Bản sao điện tử được sử dụng thay bản chính trong tố tụng từ 01/3/2026

Từ 01/3/2026, theo Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, bản sao điện tử chính thức được công nhận có giá trị pháp lý thay thế bản chính trong nhiều trường hợp khi thực hiện thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số.

Theo khoản 1 Điều 11 Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc và có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, trong hoạt động tố tụng, đương sự có thể sử dụng bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc mà không bắt buộc phải xuất trình bản giấy tương ứng, nếu không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu khác.

Theo khoản 2 Điều 11 Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy:

- Có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực;

- Được công nhận giá trị pháp lý trong các giao dịch theo quy định

Điều này có nghĩa là sau khi được chứng thực điện tử hợp lệ, bản sao điện tử có thể được sử dụng thay bản giấy trong quá trình nộp hồ sơ, giao nộp tài liệu, chứng cứ tại Tòa án.

Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 11 Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP, cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu Tòa án:

- Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;

- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu

Ngoài quy định riêng về bản sao điện tử, Nghị quyết còn khẳng định:

- Hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng được gửi và nhận bằng phương thức điện tử, nếu đáp ứng điều kiện theo Nghị quyết và pháp luật liên quan, có giá trị pháp lý như văn bản giấy

- Thủ tục tố tụng, hành chính tư pháp thực hiện trên môi trường số có giá trị pháp lý như phương thức truyền thống

Mặc dù bản sao điện tử được công nhận giá trị thay thế, theo Điều 24 Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP, Tòa án có thể yêu cầu cung cấp bản gốc, bản chính nếu:

- Có căn cứ cho rằng tài liệu điện tử có dấu hiệu bị chỉnh sửa, sai lệch, không bảo đảm tính toàn vẹn;

- Nội dung không rõ ràng, không đầy đủ, hình thức không đúng quy chuẩn