Công văn 4320/LĐTBXH-TL của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế trả lương trong doanh nghiệp Nhà nước

Trong quá trình thực hiện Nghị định số 28/CP ngày 28/3/1997 của Chính phủ về đổi mới quản lý tiền lương, thu nhập trong các doanh nghiệp nhà nước, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng và thực hiện tốt quy chế trả lương trong nội bộ quản lý của mình. Tuy nhiên còn nhiều doanh nghiệp chưa có quy chế, lúng túng trong việc xây dựng hoặc quy chế trả lương chưa thể hiện được nguyên tắc phân phối theo lao động, tiền lương chưa gắn với năng suất, chất lượng và hiệu quả của từng người.

Để khắc phục tình trạng phân phối bình quân, không gắn với kết quả lao động, Bộ Lao động - Thương binh và xã hội hướng dẫn những nội dung chủ yếu về nghiệp vụ kèm theo công văn này giúp các doanh nghiệp xây dựng quy chế trả lương đối với người lao động (tài liệu kèm theo công văn này).

Căn cứ nội dung hướng dẫn, các Bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Công ty hạng đặc biệt chỉ đạo các doanh nghiệp xây dựng và thực hiện quy chế trong phạm vi doanh nghiệp của mình.

Để đảm bảo tính dân chủ, công khai, bản quy chế trả luơng phải được sự tham gia góp ý của Ban chấp hành công đoàn cùng cấp và phổ biến công khai đến người lao động, đồng thời phải đăng ký với cơ quan giao đơn giá tiền lương đối với doanh nghiệp thuộc Trung ương quản lý hoặc Sở Lao động - Thương binh và xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đối với các doanh nghiệp thuộc địa phương quản lý theo quy định tại Thông tư số 13/LĐTBXH-TT ngày 10/4/1997 của Bộ Lao động - Thương binh và xã hội.

NHỮNG NỘI DUNG CHỦ YẾU ĐỂ XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC
(Kèm theo Công văn số 4320/LĐTBXH-TL ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động - Thương binh và xã hội)

I. NHỮNG NGUYÊN TĂC CHUNG

Trong phần này quy định những nội dung chung nhất, có tính nguyên tắc, cụ thể:

1/ Thực hiện phân phối theo lao động. Tiền lương phụ thuộc vào kết quả lao động cuối cùng của từng người, từng bộ phận.

Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì được trả lương cao, có thể cao hơn lương Giám đốc.

2/ Chống phân phối bình quân, hệ số giãn cách giữa người có tền lương cao nhất và thấp nhất do doanh nghiệp lựa chọn, quyết định, nhưng tối đa không quá 2 lần so với hệ số mức lương cao nhất áp dụng trong doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định 26/NĐ-CP ngày 23/5/1993 của Chính phủ và thấp nhất bằng hệ số mức lương quy định tại Nghị định 26/CP nói trên.

3/ Quỹ tiền lương được phân phối trực tiếp cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp, không sử dụng vào mục đích khác.

4/ Tiền lương và thu nhập hàng ttháng của người lao động được ghi vào Sổ lương của doanh nghiệp quy định tại Thông tư số 15/LĐTBXH-TT ngày 10/4/1997 của Bộ Lao dộng - Thương binh và xã hội.

5/ Lãnh đạo doanh nghiệp phối hợp với tổ chức công đoàn cùng cấp để xây dựng quy chế trả lương. Quy chế trả lương được phổ biến công khai đến từng người lao động trong doanh nghiệp và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền giao đơn giá tiền lương.

II. NGUỒN HÌNH THÀNH QUỸ TIỀN LƯƠNG VÀ  SỬ DỤNG QUỸ TIỀN LƯƠNG

1/ Nguồn hình thành quỹ tiền lương:

Căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp xác định nguồn quỹ tiền lương tương ứng để trả lương cho người lao động. Nguồn bao gồm:

- Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương được giao;

- Quỹ tiền lương bổ sung theo chế độ quy định của Nhà nước;

- Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao;

- Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang.

Nguồn tiền lương nêu trên được gọi là tổng quỹ tiền lương.

2/ Sử dụng tổng quỹ tiền lương:

Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt chi so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương quá lớn cho năm sau, có thể quy định phân chia tổng quỹ tiền lương cho các quỹ sau:

a) Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động theo lương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian (ít nhất bằng76% tổng quỹ tiền lương).

b) Quỹ khen thưởng từ quỹ lương đối với người lao động có năng suất, chất lượng cao có thành tích trong công tác (Tối đa không quá 10% tổng quỹ tiền lương).

c) Quỹ khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi (tối đa không vượt quá 2% tổng quỹ tiền lương).

d) Quỹ dự phòng cho năm sau (tối đa không quá 12% tổng quỹ tiền lương)

III. QUY ĐỊNH TRẢ LƯƠNG GẮN VỚI KẾT QUẢ LAO ĐỘNG

Căn cứ vào đặc điểm về tổ chức sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, doanh nghiệp quy định chế độ trả lương cụ thể gắn với kết quả cuối cùng của từng người lao động, từng bộ phận như sau:

1/ Đối với lao dông trả lương theo thời gian (viên chức quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành phục vụ và các đối tượng khác mà không thể thực hiện trả lương theo sản phẩm hoặc lương khoán):

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách trả lương sau:

Cách 1: Trả lương theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi, mức độ hoàn thành công việc và số ngày công thực tế, không phụ thuộc vào hệ số mức lương được xếp theo Nghị định số 26/CP ngày 23/5/1993 của Chính Phủ. Công thức tính như sau:

       (1)

(i thuộc j)

Trong đó:

- T_i: là tiền lương của người thứ i được nhận;

- n_i: là ngày công thực tế trong kỳ của người thứ i;

- m: số người của bộ phận làm lương thời gian;

- V_t: là quỹ tiền lương tương ứng với mức độ hoàn thành công việc của bộ phận làm lương thời gian và được tính theo công thức:

V_t = V_c - ( V_sp + V_k )       (2), trong đó:

+ V_c: quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động (theo tiết a, điểm 2, mục II nêu trên);

+ V_sp : quỹ tiền lương của bộ phận làm lương sản phẩm;

+ V_k : quỹ tiền lương của bộ phận làm lương khoán.

- h_i: là hệ số tiền lương của người thứ i ứng với công việc được giao, mức độ phức tạp, tính trách nhiệm công việc đòi hỏi và mức độ hoàn thành công việc. Hệ số h_i do doanh nghiệp xác đinh theo công thức:

          (3), trong đó:

+ k: là hệ số mức độ hoàn thành được chia làm 3 mức: hoàn thành tốt, hệ số 1,2 (riêng Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng phải hoàn thành kế hoạch lợi nhuận mới được áp dụng hệ số 1,2); hoàn thành, hệ số 1,0; chưa hoàn thành, hệ số 0,7.

+ đ_1i: là số điểm mức độ phức tạp của công việc người thứ i đảm nhận;

+ đ_2i: là số điểm tính trách nhiệm của công việc người thứ i đảm nhận;

Tổng số điểm cao nhất của 2 nhóm yếu tố mức độ phức tạp và trách nhiệm của công việc (đ_1i , đ_2i ) là 100%, thì tỷ trọng điểm cao nhất của đ_1i là 70% và của đ_2i là 30%.

* Tỷ trọng điểm đ_1i , đ_2i được xác định theo bảng sau:

Bảng 1

* Đối với đ_1i : căn cứ vào tính tư duy, chủ động, sáng tạo, mức độ hợp tác và thâm niên công việc đòi hỏi, doanh nghiệp phân chia tỷ trọng điểm trong khung theo cấp trình độ, lập bảng điểm và đánh giá cho điểm cụ thể.

* Đối với đ_2i: căn cứ vào tính quan trọng của công việc, trách nhiệm của quá trình thực hiện, trách nhiệm đối với kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, với tài sản, tính mạng con người, quan hệ công tác,... doanh nghiệp phân chia tỷ trọng diểm trong khung theo cấp trình độ, lập bảng điểm và đánh giá cho điểm cụ thể.

+ (đ₁ + đ₂ ): là tổng số điểm mức độ phức tạp và tính trách nhiệm của công việc giản đơn nhất trong doanh nghiệp.

Cách 2: Trả lương cho người lao động vừa theo hệ số mức lương được xếp tại Nghị định số 26/CP, vừa theo kết quả cuối cung của từng người, từng bộ phận. Công thức tính như sau:

T_i = T_1i + T_2i      (4)

Trong đó:

- T_i: là tiền lương của người thứ i được nhận;

- T_1i: là tiền lương theo Nghị định số 26/CP của người thứ i, được tính như sau:

T_1i = n_i . t_i          (5), Trong đó:

+ t_i: là suất lương ngày theo Nghị định số 26/CP của người thứ i;

+ n_i: là số ngày công thực tế của người thứ i.

- T_2i: là tiền lương theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi, mức độ hoàn thành công việc và số ngày công thực tế của người thứ i, không phụ thuộc vào hệ số mức lương được xếp theo Nghị định số 26/CP. Công thức tính như sau:

    (6), trong đó:

( i thuộc j)

+ V_t: là quỹ tiền lương tương ứng với mức độ hoàn thành công việc của bộ phận làm lương thời gian;

+ V_cd: là quỹ tiền lương theo Nghị định số 26/CP của bộ phận làm lương thời gian được tính theo công thức:

                (7)

(T_1j: là tiền lương theo Nghị định số 26/CP của từng người làm lương thời gian).

- n_i: là số ngày công thực tế của người thứ i;

- h_i: là hệ số tiền lương ứng với công việc được giao, mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi và mức độ hoàn thành công việc của người thứ i, được xác định như công thức (3) của cách 1 nêu trên.

Các bước tiến hành xác định hệ số tiền lương (hi) làm cơ sở để trả lương theo 2 cách nói trên:

a) Thống kê chức danh công việc của tất cả các bộ phận làm lương thời gian;

b) Phân nhóm các chức danh công việc theo 4 cấp trình độ: từ đại học trở lên; cao đẳng và trung cấp; sơ cấp và không cần đào tạo;

c) Xác định khung hệ số giãn cách dùng để trả lương giữa công việc phức tạp nhất và đơn giản nhất (gọi tắt bội là số tiền lương);

Bội số tiền lương tối đa bằng 2 lần hệ số tiền lương của chức danh công chức phức tạp nhất được xếp theo Nghị định số 26/CP của doanh nghiệp và bội số thấp nhất bằng hệ số mức lương theo nghị định số 26/CP nói trên. Trong khung bội số này, doanh nghiệp lựa chọn bội số tiền lương cho phù hợp.

d) Theo bảng tỷ trọng điểm 1, xây dựng bảng điểm cụ thể để chấm điểm cho các chức danh công việc theo các cấp trình độ;

e) Chấm điểm và xác định hệ số mức lương cho từng chức danh công việc theo các cấp trình độ;

f) Áp dụng công thức 1 hoặc 4 để tính tiền lương được nhận của từng người.

Ví dụ: doanh nghiệp A là doanh nghiệp hạng I, các viên chức quản lý, chuyên môn, nghiệp vụ, thừa hành, phục vụ và những người hưởng lương thời gian là: m = 74 người, thời gian làm việc trong tháng như nhau (n = 26 ngày), quỹ lương tương ứng với mức độ hoàn thành công việc trong tháng là: V_t = 140 triệu đồng.

Thực hiện xây dựng quy chế trả lương theo cách 1, các bước như sau:

a) Thống kê và phân nhóm các chức danh, gồm:

+ Giám đốc: 1 người;

+ Phó Giám đốc, Kế toán trưởng: 4 người;

+ Chuyên viên chính, kỹ sư chính, kinh tế viên chính: 14 người;

+ Chuyên viên, kỹ sư, kinh tế viên: 20 người;

+ Cán sự, Kỹ thuật viên: 30 người;

+ Nhân viên phục vụ: 5 người .

b) Xác định bội số tiền lương:

Hệ số mức lương cao nhất trong doanh nghiệp là: 6,03 (Giám đốc). Bội số tiền lương tối đa là: 12,06 (6,03 x 2), bội số tiền lương thấp nhất là: 6,03.

Sau khi lập được bảng điểm cụ thể, doanh nghiệp lựa chọn bội số phù hợp trong khung bội số: 6,03 ÷ 12,06.

c) Xây dựng bảng điểm và chấm điểm theo chức danh công việc cho 74 người.

Đây là việc phức tạp, còn nhiều bước chi tiết không thể diễn giải trong ví dụ. Giả sử doanh nghiệp đã hình thành được bảng điểm (đ₁, đ₂), với số điểm tối thiếu cho công việc giản đơn nhất (nhân viên phục vụ) là 10 điểm và số điểm cao nhất cho công việc phức tạp nhất (Giám đốc) là 100 điểm thì bội số tiền lương là 10.

d) Trên cơ sở bảng điểm của doanh nghiệp, xác định hệ số tiền lương cho từng người theo công việc đảm nhận, lập được biểu sau:

e. Xác định tiền lương được nhận của từng công việc (theo công thức 1), được biểu sau:

Thực hiện xây dựng quy chế trả lương theo 2 cách, các bước như sau:

a) Xác định tiền lương theo Nghị định số 26/CP của từng người (theo công thức 5);

b) Xác định quỹ tiền lương phân phối theo hiệu quả sản xuất, kinh doanh bằng:

V_t - V_cd .

Giả sử quỹ lương theo chế độ (Nghị định số 26/CP) của doanh nghiệp 30 triệu đồng thì quỹ tiền lương để phân phối theo hiệu quả sản xuất, kinh doanh là: 110 tr. đồng (140 tr.đ - 30 tr. đ).

c) Phân phối quỹ tiền lương theo hiệu quả sản xuất, kinh doanh cho từng người, từng bộ phận như cách 1 nêu trên.

d) Lập biểu tổng hợp tiền lương của từng người.

2/ Đối với lao động trả lương theo sản phẩm hoặc lương khoán

a) Đối với lao động làm khoán và làm lương sản phẩm cá nhân trực tiếp, tiền lương được tính trả theo công thức:

T = V_đg . q         (8)

Trong đó:

- T: là tiền lương của một lao động nào đó;

- V_đg: là đơn giá tiền lương sản phẩm, đối với làm khoán là tiền lương khoán;

- q: là số lượng sản phẩm hoặc công việc khoán hoàn thành.

b) Đối với lao động làm lương khoán, lương sản phẩm tập thể thì việc trả lương được thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: trả lương theo ngày công thực tế, hệ số mức lương theo Nghị định số 26/CP và hệ số mức độ đóng góp để hoàn thành công việc, công thức tính như sau:

           (9)

j = 1 (i thuộc j)

Trong đó:

- T_i: là tiền lương của người thứ i được nhận;

- n_i: là thời gian thực tế làm của người thứ i (tính bằng giờ hoặc ngày);

- V_sp: là quỹ tiền lương sản phẩm của tập thể;

- m: số lượng thành viên trong tập thể;

- t_i : là hệ số mức lương được xếp theo Nghị định số 26/CP của người thứ i;

- h_i: là hệ số mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của người thứ i và được tính theo công thức sau:

*                            (10)

(i thuộc J)

Trong đó:

- J: là chỉ tiêu đánh giá cho điểm mức độ đóng góp để hoàn thành công việc (có thể từ 2, 3, 4,......, n chỉ tiêu);

- : là tổng số điểm đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của người thứ i theo các chỉ tiêu j;

- là tổng số điểm đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của người thấp nhất trong tập thể theo các chỉ tiêu j.

Việc đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của người lao động (h_i) phải phản ảnh chất lượng, số lượng lao động thực tế của từng người do tập thể bàn bạc dân chủ quyết định. Việc đưa ra các chỉ tiêu đánh giá bằng phương pháp cho điểm tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhưng phải thể hiện các nội dung cơ bản sau:

+ Những người được hưởng hệ số cao nhất phải là người có trình độ tay nghề cao; tay nghề vững vàng, nắm và áp dụng phương pháp lao động tiên tiến, chấp hành sự phân công của người phụ trách; ngày giờ công cao; đạt và vượt năng suất cá nhân, đảm bảo kết quả lao động của tập thể, bảo đảm chất lương sản phẩm; bảo đảm an toàn lao động;

+ Những người được hưởng hệ số trung bình là người đảm bảo ngày giờ công, chấp hành sự phân công của người phụ trách, đạt năng suất cá nhân, bảo đảm an toàn lao động;

+ Những người hưởng hệ số thấp là những người không bảo đảm ngày công quy định, chấp hành chưa nghiêm sự phân công của người phụ trách, không đạt năng suất cá nhân, chưa chấp hành kỹ thuật an toàn lao động.

Ngoài cách tính h_i theo công thức trên, có thể chọn trong bảng lập sẵn hệ số hi đang được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp.

Bảng 2

Cách 2: Trả lương theo hệ số lương cấp bậc công việc đảm nhận (không theo hệ số mức lương được xếp theo Nghị định số 26/CP) và số điểm đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc. Công thức tính như sau:

       (11)

(i thuộc j)

Trong đó:

- T_i: là tiền lương của người thứ i được nhận;

- V_sp: là quỹ tiền lương sản phẩm của tập thể;

- m: là số lượng thành viên trong tập thể;

- t_i: là hệ số lương cấp bậc công việc của người thứ i đảm nhận;

- đ_i: là số điểm đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của người thứ i. Việc xác định số điểm đ_i của từng người được đánh giá hàng ngày thông qua bình xét tập thể. Tiêu chuẩn đánh giá cụ thể như sau:

+ Đảm bảo số giờ công có ích;

+ Chấp hành nghiêm sự phân công lao động của người phụ trách;

+ Đảm bảo chất lượng công việc (sản phẩm);

+ Tiết kiệm vật tư, bảo đảm an toàn lao động.

Nếu đảm bảo đủ các tiêu chuẩn trên thì được 10 điểm. Tiêu chuẩn nào không đảm bảo thì trừ từ 1 ÷ 2 điểm.

Các tiêu chuẩn bổ sung:

+ Làm công việc có cấp bậc công việc cao hơn cấp bậc công nhân, bảo đảm chất lượng, thời gian, được cộng thêm từ 1 ÷ 2 điểm.

+ Làm công việc nặng nhọc, độc hại nhất trong tập thể, được cộng thêm từ 1 ÷ 2 điểm;

+ Làm việc khi không bố trí đủ người theo dây chuyền, nhưng vẫn bảo đảm công việc hoạt động bình thuờng, được công thêm từ 1 ÷ 2 điểm .

Các bước tiến hành trả lương sản phẩm, lương khoán theo 2 cách trên:

a) Xác định các chức danh công việc trong tập thể;

b) Xác định hệ số mức lương theo Nghị định số 26/CP hoặc xác định hệ số mức lương theo cấp bậc công việc của từng người và ngày công thực tế của từng người;

c) Nếu trả lương theo cách 1 thì xác định hệ số đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc (hi) bằng cách xây dựng bảng điểm, chấm điểm hoặc chọn hệ số h_i trong bảng 2. Nếu trả lương theo cách 2 thì xác định tổng số điểm đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của từng người;

d) Xác định tiền lương trả cho từng người theo công thức (9) hoặc công thức (11).

Ví dụ: một tổ sản xuất gồm có 9 công nhân trong kỳ có tổng thu nhập là 13.017.700 đồng. Cấp bậc công nhân, hệ số đánh giá mức độ đóng góp lao động, ngày công thực tế của từng người được tập hợp theo biểu sau:

Áp dụng công thức (9) nêu trên, tiền lương của từng người như sau:

Trường hợp trả lương theo cách 2, giả sử sau khi đánh giá chấm điểm, có số điểm của từng người, áp dụng công thức (11) thì tiền lương của từng người được nhận như sau:

Bảng 3

3/ Đối với quỹ tiền thưởng năng suất, chất lương cao và quỹ khuyến khích đối với lao dộng có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi; doanh nghiệp chủ động xây dựng quy chế cho chặt chẽ, phù hợp, thoả đáng, tránh tràn lan, bảo đảm sử dụng quỹ đúng mục đích.

IV. TỔ CHỨC XÂY DỰNG QUY CHẾ TRẢ LƯƠNG

Để đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ trong việc xây dựng và thực hiện quy chế trả lương, doanh nghiệp phải tổ chức việc xây dựng quy chế trả lương như sau:

1/ Thành lập Hội đồng xây dựng quy chế trả lương của doanh nghiệp do Giám đốc làm Chủ tịch. Thành viên Hội đồng gồm: bộ phận lao động, tiền lương là Uỷ viên thường trực, đại diện tổ chức công đoàn cùng cấp; đại diện Đảng uỷ; đại diện các Phòng và một số chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ. Số thành viên cụ thể do Giám đốc quyết định.

2/ Hội đồng có nhiệm vụ dự thảo quy chế và tổ chức lấy ý kiến rộng rãi trong doanh nghiệp, sau đó hoàn chỉnh quy chế.

Giám đốc tổ chức lấy ý kiến tại Đại hội Công nhân viên chức, hoặc đại diện các bộ phận trong doanh nghiệp, sau đó quyết định công bố chính thức.

Sau khi ban hành quy chế, bộ phận lao động - tiền lương phối hợp với tổ chức công đoàn cùng cấp và các bộ phận chuyên môn khác có liên quan giúp Giám dốc triển khai thực hiện quy chế đến từng bộ phận, từng người lao động.

3/ Đăng ký bản Quy chế trả lương của doanh nghiệp theo quy định.