Mẫu Bảng chấm công chuẩn trên Excel, Word mới nhất năm 2024

Với mục tiêu đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện nhưng vẫn đảm bảo công khai, minh bạch, LuatVietnam sẽ cung cấp Mẫu Bảng chấm công chuẩn trên excel, word với những hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp tham khảo.

1. Các mẫu bảng chấm công chuẩn năm 2023

Bảng chấm công là một loại bảng biểu dùng trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhằm theo dõi ngày công thực tế của nhân viên (bao gồm cả người đang làm việc, nghỉ làm hoặc nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội trong tháng).

Đây sẽ là cơ sở để cơ quan, doanh nghiệp trả lương cho nhân viên cũng như đánh giá mức độ siêng năng, chăm chỉ và tích cực, hiệu quả công việc của từng người.

Sau đây là các mẫu bảng chấm công mới nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mình.

1.1. Mẫu bảng chấm công trên Excel
https://image.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2023/01/05/Bang-cham-cong_2503145125_0501143832.xls

1.2. Mẫu bảng chấm công trên Word
https://image.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2023/01/05/bang-cham-cong_0501143928.doc

1.3. Mẫu bảng chấm công hàng ngày
https://image.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2023/01/05/Bang_cham_cong_hang_ngay_0501144135.xls

Ngoài ra để có thể theo dõi chấm công chính xác đến từng giờ ra vào của nhân viên, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo mẫu bảng chấm công theo giờ.

2. Cách tạo bảng chấm công đơn giản, dễ hiểu

Để tạo bảng chấm công theo đúng tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể tham khảo 03 bước sau:

Bước 1: Tạo danh sách cho nhân viên.

Quá trình này yêu cầu lập ít nhất 02 cột chứa tên và mã của nhân viên. Khi nhập thông tin cần kiểm tra chính xác để tránh trường hợp nhiều người trùng tên gây từ đó dẫn tới sai sót trong việc toán ngày công, tiền lương.

Ngoài ra, có thể bổ sung thêm các cột thông tin như chức danh, phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ...

Bước 2: Tạo các cột thời gian để đếm số ngày làm việc trong tháng và ghi chú (nếu có).

Bước 3: Đặt và thống nhất biểu tượng chấm công.

Doanh nghiệp cần lựa chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày làm việc. Ví dụ, ngày làm việc thực tế đánh dấu bằng “X”, ngày nghỉ đánh dấu bằng “NL” và ngày nghỉ phép đánh dấu bằng “P”.

Bước 4: Kiểm tra lại.

Sau khi hoàn tất quá trình tạo bảng chấm công cá nhân trong Excel hoặc Word thì kiểm xem và xác nhận lại thông tin để những lần sau chỉ việc coppy, tránh sai sót cả hệ thống sau này.

3. Có những phương pháp chấm công nào phổ biến?

Tùy vào mô hình hoạt động, tính chất công việc mà mỗi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức lại chọn những phương pháp chấm công khác nhau sao cho phù hợp. Nhìn chung, các doanh nghiệp, cơ quan thường áp dụng các phương pháp chấm công sau đây:

- Chấm công theo ngày: 

Nhân viên phải chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày của mình. Mỗi ngày công được xác nhận bởi ký hiệu đã quy ước trước đó ở trong bảng chấm công.

Doanh nghiệp chọn phương pháp chấm công này thường là những nơi sử dụng người lao động làm việc theo giờ hành chính, 8 tiếng một ngày.

Hằng tháng, dựa vào bảng chấm công theo ngày thì người phụ trách sẽ tập hợp lại và tính ra bảng chấm công theo tháng để tính lương cho người lao động.

- Chấm công theo giờ (hoặc theo ca):

Người lao động làm bao nhiêu công thì sẽ được chấm công theo các ký hiệu quy ước về ca làm và ghi số giờ làm bên cạnh theo ký hiệu tương ứng. Phương pháp chấm công này chỉ áp dụng cho những nhân viên làm việc theo giờ hoặc theo ca. Họ sẽ tiến hành chấm công theo quy định để doanh nghiệp dựa vào đó tính công và trả lương.

4. Các hình thức chấm công được sử dụng

Để có căn cứ xác nhận việc người lao động đi làm, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức chấm công sau sau đây:

- Vân tay.

Sử dụng máy chấm công điện tử có khả năng nhận diện vân tay của từng nhân viên.

- Nhận diện khuôn mặt.

Trang bị máy chấm công có khả năng nhận diện khuôn mặt. Máy này sẽ dựa vào các điểm trên khuôn mặt để xác nhận thông tin.

- Thẻ từ.

Để chấm công bằng thẻ từ, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc. Sau khi quẹt xong, tương ứng thông tin ngày giờ ra vào của từng nhân viên sẽ được lưu lại và đưa về hệ thống.

- Chấm công online.

Sử dụng nền tảng điện toán đám mây, tự động hóa dữ liệu để chấm công và quản lý nhân sự được đơn giản, dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm chấm công nhờ kết nối wifi hoạc định vị GPS.

5. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng bảng chấm công?

Đối với một số mô hình doanh nghiệp, chấm công không quá quan trọng. Nhưng để hoạt động ổn định, lâu dài thì doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng bảng chấm công.

Nhất là với những đơn vị đông nhân viên thì việc theo dõi việc đi làm, chấm công là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng và khá rắc rối nếu chỉ xác nhận thủ công.

Để đảm bảo việc chấm công cho nhân viên được chính xác và minh bạch nhất thì mọi người có thể tham khảo và sử dụng bảng chấm công ngày mới nhất cho nhân viên được LuatVietnam đề cập ở phần trước.

Với bảng chấm công này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi được số ngày công đi làm của công nhân viên và bảo đảm được sự minh bạch, rõ ràng, công bằng đối với tất cả nhân viên, từ đó tính toán lương được chính xác hơn.

Trên đây là mẫu bảng chấm công mới nhất. Nếu gặp vướng mắc pháp lý liên quan đến chế độ tiền lương, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6192 để được tư vấn chi tiết.