Công văn 2962/BHXH-QLT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng dẫn xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng

I. Đối tượng áp dụng

1. Người sử dụng lao động (đơn vị) không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01 tháng 7 năm 2024 theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP ngày 25/6/2025 của Chính phủ.

2. Người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01/7/2024, bao gồm:

- Đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đang tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện.

- Đang hưởng chế độ hưu trí.

- Đã hưởng chế độ tử tuất (thân nhân người lao động).

- Đã hưởng BHXH một lần.

II. Căn cứ xác nhận

1. Căn cứ xác định người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động.

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP ngày 25/6/2025 của Chính phủ.

2. Căn cứ xác định thời gian người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động trong thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc.

Căn cứ xác định, gồm: tiền lương, tiền công của người lao động đã đăng ký tham gia BHXH; thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH chưa được xác nhận; tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ (bao gồm thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian đóng BHXH bắt buộc).

III. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

1. Nộp hồ sơ

a) Người lao động hoặc thân nhân của người lao động trong trường hợp người lao động đã chết có thể nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh quản lý đơn vị hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công, Dịch vụ công (trực tuyến), gửi qua dịch vụ bưu chính.

b) Hồ sơ gồm:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS, ban hành kèm theo Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 của BHXH Việt Nam);

2. Xử lý hồ sơ

2.1. Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính

Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuyển Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia.

2.2. Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia

a) Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính, đối chiếu với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ đang lưu tại cơ quan BHXH theo quy định:

- Căn cứ vào dữ liệu đang quản lý, trạng thái của đơn vị sử dụng lao động và quá trình đóng BHXH của người lao động trên phần mềm nghiệp vụ, thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHXH đến thời điểm người lao động nghỉ việc; trình Giám đốc BHXH tỉnh ký phê duyệt và in tờ rời, chuyển bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để trả người lao động; điều chỉnh giảm số tiền chậm đóng, trốn đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất của đơn vị, đồng thời gửi thông báo kết quả đã xử lý cho Phòng Kế hoạch - Tài chính để hạch toán (Mẫu 03).

- Trường hợp các thông tin không trùng khớp: chuyển lại hồ sơ cho bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để hướng dẫn người lao động hoặc thân nhân người lao động bổ sung (Mẫu số 02, ban hành kèm theo Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam).

b) Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: căn cứ hồ sơ do người lao động cung cấp; BHXH tỉnh lập danh sách (Mẫu 01) kèm theo hồ sơ, báo cáo Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh chỉ đạo [1] và thông báo kết quả xử lý để người lao động biết.

IV. Thời hạn xác nhận

1. Trường hợp đủ điều kiện xác nhận: trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của người lao động, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động.

2. Trường hợp cần phải xác minh lại quá trình đóng BHXH: thời hạn không quá 45 ngày.

3. Trường hợp không đủ điều kiện xác nhận thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

4. Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: Trong thời hạn 05 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ do người lao động cung cấp, BHXH tỉnh phải báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo.

V. Trách nhiệm thực hiện

1. Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện của BHXH tỉnh.

b) Hàng quý, tổng hợp Danh sách người lao động đã được xác nhận thời gian tham gia BHXH, báo cáo Giám đốc BHXH Việt Nam trước ngày 05 của tháng đầu quý sau.

2. Ban Thực hiện chính sách BHXH

Hướng dẫn BHXH tỉnh đối với các vướng mắc phát sinh liên quan đến việc giải quyết, điều chỉnh hưởng các chế độ BHXH.

3. Ban Tài chính - Kế toán

Hướng dẫn BHXH tỉnh hạch toán kinh phí đảm bảo thời gian đóng BHXH cho người lao động được xác nhận do phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia chuyển đến.

4. Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số

Hướng dẫn BHXH tỉnh cập nhật, bổ sung vào phần mềm TST đối với người lao động chưa có trong dữ liệu đang quản lý.

5. BHXH tỉnh

a) Tham mưu cho UBND tỉnh; Ban Chỉ đạo thực hiện chính sách BHXH, BHYT chỉ đạo các ngành liên quan phối hợp với cơ quan BHXH triển khai thực hiện hiệu quả.

b) Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện của viên chức các phòng nghiệp vụ; kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý vi phạm (nếu có); truy thu vào quỹ BHXH và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật khi phát hiện người sử dụng lao động vẫn còn khả năng đóng BHXH cho người lao động.

c) Định kỳ, hàng tháng tổng hợp Danh sách lao động đã được xác nhận thời gian tham gia BHXH (Mẫu 02) gửi BHXH Việt Nam (qua Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia), thời hạn gửi: trước ngày 02 của tháng sau liền kề sau tháng báo cáo.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc kịp thời báo cáo BHXH Việt Nam để được hướng dẫn./.