Tiếng Anh 
Quyết định 599/QĐ-BHXH 2018 quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của BHXH Việt Nam
- Tóm tắt
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
- Nội dung MIX
- Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…
- Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.
Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.
thuộc tính Quyết định 599/QĐ-BHXH
| Cơ quan ban hành: | Bảo hiểm xã hội Việt Nam | Số công báo: Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý. | Đang cập nhật |
| Số hiệu: | 599/QĐ-BHXH | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
| Loại văn bản: | Quyết định | Người ký: | Nguyễn Đình Khương |
Ngày ban hành: Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành. | 15/05/2018 | Ngày hết hiệu lực: Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng). | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày hết hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
Áp dụng: Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng). | Tình trạng hiệu lực: Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,... | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! | |
| Lĩnh vực: | Bảo hiểm |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Quy định tạm thời về quản lý văn bản, hồ sơ điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Ngày 15/5/2018, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ra Quyết định 599/QĐ-BHXH ban hành Quy chế quy định tạm thời việc quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Theo đó, việc trao đổi văn bản điện tử phải tuân theo các nguyên tắc sau: đảm bảo độ tin cậy, tính chính xác, kịp thời và an toàn, an ninh thông tin; tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và các quy định khác về bảo vệ bí mật Nhà nước, công nghệ thông tin, văn thư, lưu trữ. Ngoài ra, khi nhận được văn bản điện tử, người nhận có trách nhiệm xác thực chữ ký số trên Phần mềm quản lý văn bản, bao gồm: thông tin chữ ký số; chi tiết xác thực; thông tin dấu thời gian trên chữ ký. Đáng chú ý, trường hợp một trong các nội dung trên được phát hiện là không hợp lệ thì văn bản điện tử được coi là không có giá trị.
Mặt khác, văn bản điện tử đã ký số được lưu trữ trên máy chủ Phần mềm Quản lý văn bản ở dạng nguyên bản, không bị thay đổi, sai lệch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử đảm bảo việc tìm kiến, tra cứu dễ dàng và thuận tiện.
Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/6/2018.
Xem chi tiết Quyết định 599/QĐ-BHXH tại đây
tải Quyết định 599/QĐ-BHXH
Quyết định 599/QĐ-BHXH DOC (Bản Word) Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Quyết định 599/QĐ-BHXH PDF (Bản có dấu đỏ) Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 599/QĐ-BHXH |
Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2018 |
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUY ĐỊNH TẠM THỜI VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VĂN BẢN, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
_____________
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05/01/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ thông tin truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 54/QĐ-BHXH ngày 05/01/2018 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong ngành Bảo hiểm xã hội;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng,
QUYẾT ĐỊNH:
|
Nơi nhận: |
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC |
QUY CHẾ
QUY ĐỊNH TẠM THỜI VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VĂN BẢN, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 599/QĐ-BHXH ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
QUY ĐỊNH CHUNG
QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT
Khi nhận được văn bản điện tử, người nhận có trách nhiệm xác thực chữ ký số trên Phần mềm quản lý văn bản, bao gồm:
- Thông tin chữ ký số.
- Chi tiết xác thực.
- Thông tin dấu thời gian trên chữ ký.
Trường hợp một trong các nội dung nêu trên được phát hiện là không hợp lệ thì văn bản điện tử được coi là không có giá trị.
QUẢN LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN VÀ THEO DÕI ĐÔN ĐỐC CÔNG VIỆC
Chữ ký số của cơ quan, đơn vị vào góc trái, bên trên trang đầu của văn bản để xác thực tính pháp lý của văn bản đến điện tử hoặc văn bản đến được số hóa từ văn bản giấy.
Chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền (màu xanh) và con dấu của cơ quan, đơn vị (màu đỏ) được thể hiện ở vị trí ký, đóng dấu như đối với văn bản giấy.
(Phụ lục số 01 kèm theo)
- Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao, giải quyết theo quy định của BHXH Việt Nam.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của BHXH Việt Nam.
- Được số hóa (scan), đăng ký, xác thực bằng chữ ký số của cơ quan, đơn vị; trình, chuyển giao giải quyết như văn bản điện tử (trừ văn bản quy định tại Mục II, Phần A, Phụ lục số 03).
- Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản trên Phần mềm quản lý văn bản, văn thư chuyển bản giấy đến đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết; đơn vị, cá nhân phối hợp nhận bản điện tử.
- Văn bản có dung lượng file trên 30MB (khoảng 20 trang A4 trở lên) sử dụng bản giấy, không số hóa. Trường hợp văn bản có phụ lục hoặc hồ sơ kèm theo thì chỉ số hóa phần văn bản chính; phụ lục và hồ sơ không số hóa.
- Tất cả văn bản đi gửi trong ngành BHXH được ký số cá nhân, cơ quan, đơn vị, đăng ký và phát hành trên Phần mềm quản lý văn bản (trừ văn bản quy định tại Mục I, Phần B, Phụ lục số 03).
- Trường hợp văn bản gửi đi ngoài ngành hoặc văn bản giấy gửi song song văn bản điện tử thì văn bản giấy được in từ bản điện tử (trước khi ký số cơ quan, đơn vị), đóng dấu và gửi đúng “nơi nhận” theo quy định.
- Văn phòng không thực hiện ký tắt khi phát hành văn bản.
- Văn thư lưu song song văn bản giấy và văn bản điện tử.
+ Văn bản giấy (bản gốc hoặc bản in từ văn bản điện tử) được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Văn bản điện tử được lưu trên Phần mềm quản lý văn bản.
- Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản: nhận bản giấy và lưu hồ sơ công việc (đối với văn bản phát hành song song giấy và điện tử)
- Tại BHXH Việt Nam: Văn phòng là đầu mối cập nhật, phân loại công việc để chuyển các đơn vị; đồng thời tổng hợp theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện của các đơn vị để báo cáo Lãnh đạo Ngành.
- Tại các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam: Bộ phận tổng hợp của đơn vị và Thủ trưởng đơn vị theo dõi, quản lý; định kỳ hàng tháng cập nhật tiến độ thực hiện lên Phần mềm quản lý văn bản cùng với báo cáo thực hiện công tác tháng của đơn vị.
- Tại BHXH tỉnh: Văn phòng BHXH tỉnh và Giám đốc BHXH tỉnh theo dõi, quản lý; định kỳ hàng tháng cập nhật tiến độ thực hiện lên Phần mềm quản lý văn bản cùng với báo cáo thực hiện công tác tháng của BHXH tỉnh.
- Tại BHXH huyện: Bộ phận Văn thư và Giám đốc BHXH huyện theo dõi, quản lý; định kỳ hàng tháng cập nhật tiến độ thực hiện lên Phần mềm quản lý văn bản cùng với báo cáo thực hiện công tác tháng của BHXH huyện.
Các đơn vị sau khi trình trên Phần mềm, xin ý kiến và được phê duyệt lịch làm việc với Lãnh đạo Ngành gửi về Văn phòng trước 16h00 các ngày thứ Sáu hằng tuần để tổng hợp, ban hành lịch công tác tuần của lãnh đạo Ngành tuần tiếp theo. Đối với các lịch làm việc phát sinh, Văn phòng sẽ cập nhật và điều chỉnh hằng ngày.
LƯU TRỮ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐÃ KÝ SỐ
- Mã định danh của cơ quan, đơn vị
- Năm hình thành hồ sơ.
- Số và ký hiệu hồ sơ.
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Văn phòng BHXH Việt Nam có trách nhiệm:
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, Thủ trưởng đơn vị kịp thời báo cáo Lãnh đạo Ngành (qua Văn phòng) xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
PHỤ LỤC SỐ 01
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
|
MINH HỌA HÌNH ẢNH HIỂN THỊ CHỮ KÝ SỐ
1. Chữ ký số cơ quan, đơn vị
- Văn bản đến
|
|
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Số đến: 9797 Ngày đến: 16/05/2018 |
|
Văn phòng BHXH Việt Nam Số đến: 2292 Ngày đến: 15/05/2018 |
- Văn bản đi
2. Chữ ký số cá nhâ
|
PHỤ LỤC SỐ 02 |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
|
……….., ngày …. tháng …. năm …… |
PHIẾU XIN Ý KIẾN GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính gửi: ………………………….
1. Nội dung cần báo cáo, xin ý kiến:
2. Ý kiến đề xuất:
|
|
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
|
PHỤ LỤC SỐ 02 |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
|
……….., ngày …. tháng …. năm …… |
PHIẾU ĐỀ NGHỊ
Đơn vị đề nghị:
Nội dung đề nghị:
|
|
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
|
PHỤ LỤC SỐ 02 |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
|
……….., ngày …. tháng …. năm …… |
PHIẾU THAM GIA Ý KIẾN
Lãnh đạo Ngành/ Đơn vị tham gia:
Nội dung tham gia:
|
|
LÃNH ĐẠO NGÀNH/LÃNH ĐẠO
Nguyễn Văn A
|
|
|
PHỤ LỤC SỐ 02 |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: / |
……….., ngày …. tháng …. năm …… |
Kính gửi: ……………..
Nội dung văn bản
|
Nơi nhận: |
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
|
PHỤ LỤC SỐ 02 |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: / |
…………, ngày …. tháng … năm …… |
PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Trình lần thứ 1
Kính gửi: ……………………………
Vấn đề trình: …………………………………………
Hồ sơ trình: ……………………………………………
1. Tóm tắt nội dung:
2. Ý kiến đề xuất của chuyên viên/ Lãnh đạo phòng:
3. Ý kiến đề xuất của Lãnh đạo đơn vị:
4. Ý kiến của Phó Tổng Giám đốc phụ trách:
5. Ý kiến của Tổng Giám đốc (Tùy phiếu trình có thể có hoặc không)
|
|
PHỤ LỤC SỐ 02 |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
|
…………, ngày …. tháng … năm …… |
Về việc …………………………
Kính gửi: …………………………………………………….
Các căn cứ pháp lý
Diễn giải nội dung (Tùy từng công việc cụ thể, soạn mẫu Tờ trình theo quy định các Thông tư/ Văn bản hướng dẫn....)
Ý Kiến đề xuất
|
Nơi nhận: |
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
Nguyễn Văn A
|
|
|
PHỤ LỤC SỐ 02 |
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
|
…………, ngày …. tháng … năm …… |
BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN THAM GIA CỦA CÁC ĐƠN VỊ
|
STT |
Tên đơn vị tham gia |
Nội dung tham gia |
Ý kiến của đơn vị chủ trì |
|
1 |
Đơn vị A |
Nội dung 1 |
Tiếp thu/ không tiếp thu/Tiếp thu một phần; và các diễn giải |
|
2 |
Đơn vị B |
Nội dung 2 |
Tiếp thu/ không tiếp thu/Tiếp thu một phần; và các diễn giải |
|
3 |
Đơn vị C |
Nội dung 3 |
Tiếp thu/ không tiếp thu/Tiếp thu một phần; và các diễn giải |
|
... |
... |
... |
... |
PHỤ LỤC SỐ 03
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
|
DANH MỤC VĂN BẢN, HÌNH THỨC SỬ DỤNG VÀ GỬI, NHẬN VĂN BẢN TRONG NGÀNH BHXH
A. VĂN BẢN ĐẾN
|
STT |
Loại văn bản |
Trình Lãnh đạo ngành |
Hình thức chuyển giao |
||
|
Điện tử |
Bản giấy và điện tử |
Bản giấy |
|||
|
I |
Văn bản ngoài ngành đến không số hóa |
|
|
|
|
|
1 |
Văn bản, tài liệu mật (mật, tối mật, tuyệt mật) của cơ quan, tổ chức gửi đến |
Bản giấy |
|
|
x |
|
2 |
Đơn thư khiếu nại tố cáo, phản ánh, kiến nghị về công tác tổ chức, cán bộ, thực thi công vụ |
Bản giấy |
|
|
x |
|
3 |
Văn bản đặc thù: Kết luận điều tra về nhân sự, tài chính; giao dự toán, giao vốn; phản ánh của báo, đài, cá nhân, tổ chức về những vấn đề chưa được xác minh, làm rõ liên quan đến ngành ... |
Bản giấy |
|
|
x |
|
4 |
Chứng từ: Đối chiếu số dư, đối chiếu số liệu thanh toán, xác nhận số liệu kiểm toán, chứng từ ngân hàng; hợp đồng kinh tế ... |
|
|
|
x |
|
II |
Văn bản ngoài ngành đến được số hóa |
|
|
|
|
|
1 |
Văn bản có thời hạn: Giấy mời họp, cử cán bộ, văn bản đề nghị tham gia ý kiến, yêu cầu báo cáo, bố trí lịch làm việc (trừ văn bản gửi đích danh cá nhân, đơn vị)... |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
2 |
Văn bản quy phạm pháp luật liên quan trực tiếp đến ngành: chính sách, nghiệp vụ BHXH, BHYT, tài chính, đầu tư, chức năng, nhiệm vụ đến Ngành và về nghiệp vụ ngành |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
3 |
Văn bản quy phạm pháp luật gửi chung các bộ, ngành, cơ quan; văn bản có nội dung thuộc các lĩnh vực, ngành khác |
Điện tử |
|
x |
|
|
|
Văn bản của Chính phủ, Bộ, Ngành trả lời, tham gia ý kiến về các vấn đề quan trọng của ngành: Công văn cho ý kiến về tổ chức hội nghị, công tác nước ngoài; tham gia ý kiến đề án, báo cáo quyết toán tài chính hàng năm, cơ chế tài chính, ... |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
5 |
Văn bản của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
6 |
Văn bản thuộc lĩnh vực đầu tư quỹ |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
7 |
Văn bản hành chính thông thường: Công văn trả lời, trao đổi, đề nghị giải đáp chế độ chính sách |
|
|
x |
|
|
8 |
Văn bản bằng tiếng nước ngoài, văn bản của các đối tác quốc tế trong và ngoài nước gửi BHXH Việt Nam |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
9 |
- Đơn thư khiếu nại, tố cáo về chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
|
- Đơn đề nghị giải quyết chế độ, chính sách BHXH, BHYT, BHTN và các nghiệp vụ khác của ngành; đóng góp ý kiến ... |
|
|
x |
|
|
|
- Văn bản điện tử ngoài ngành đến |
|
x |
|
|
|
II |
Văn bản trong ngành đến |
|
|
|
|
|
1 |
Văn bản hoàn toàn điện tử (Mục II, Phần B) |
|
x |
|
|
|
2 |
Văn bản giấy song song điện tử (Mục III, Phần B) |
|
|
x |
|
|
|
Văn bản thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ: đề nghị điều động, bổ nhiệm cán bộ quản lý,.... |
Bản điện tử |
|
|
|
|
3 |
Một số loại văn bản, tài liệu đặc thù khác |
Bản giấy |
|
|
x |
B. VĂN BẢN ĐI
|
STT |
Loại văn bản |
Hồ sơ trình ký |
Hình thức phát hành |
||
|
Điện tử |
Bản giấy và điện tử |
Bản giấy |
|||
|
I |
Sử dụng văn bản giấy (không gửi trên Phần mềm quản lý văn bản) |
|
|
|
|
|
1 |
Văn bản mật |
|
|
|
|
|
|
- Thuộc danh mục bí mật nhà nước ngành BHXH theo Quyết định số 109/2005/ QĐ-BCA(A11) ngày 01/02/2005 của Bộ Công an |
Bản giấy |
|
|
x |
|
|
- Theo độ mật của các cơ quan, tổ chức: Văn bản BHXH Việt Nam báo cáo hoặc trả lời, giải trình ... theo yêu cầu tại văn bản có độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) của cơ quan, tổ chức gửi đến |
Bản giấy |
|
|
x |
|
2 |
Một số loại văn bản, tài liệu đặc thù: Tài liệu họp, lấy ý kiến, thông tin có nội dung liên quan bí mật nhà nước đang trong quá trình dự thảo; quyết định phê duyệt liên quan đến đầu tư, xây dựng cơ bản, dự án, đấu thầu phân bổ kinh phí, mua sắm; quyết toán niên độ hàng năm, phân bổ vốn, kinh phí; quyết định giao biên chế, báo cáo số liệu về biên chế; số liệu về đầu tư quỹ ... |
Bản giấy |
|
|
x |
|
II |
Văn bản sử dụng hoàn toàn điện tử |
|
|
|
|
|
1 |
Văn bản chỉ đạo, điều hành |
|
|
|
|
|
|
- Quy định, Quy chế + Do hồ sơ trình gồm nhiều tài liệu kèm theo nên quá trình nghiên cứu, xây dựng sử dụng bản giấy. + Ký 01 bản giấy (để lưu) và 01 bản điện tử (ký số cá nhân, cơ quan, đơn vị). Bản điện tử gửi theo thành phần “nơi nhận” văn bản |
Bản giấy và điện tử |
x |
|
|
|
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn |
Điện tử |
x |
|
|
|
|
- Chương trình, kế hoạch, thông báo |
Điện tử |
x |
|
|
|
2 |
Quy chế phối hợp, biên bản ... có chữ ký của nhiều bên tham gia (*) Nếu chỉ phát hành và lưu 01 bản giấy thì văn thư scan, xác thực và gửi theo “nơi nhận” trên phần mềm, không sao y và nhân bản giấy (**) Nếu phát hành đủ số lượng bản giấy theo nơi nhận thì văn thư vừa gửi bản giấy, vừa scan gửi bản điện tử trên phần mềm |
Bản giấy |
x |
|
|
|
3 |
Văn bản trả lời, tham gia ý kiến, kiến nghị, văn bản phối hợp công tác, trao đổi nghiệp vụ |
Điện tử |
x |
|
|
|
4 |
Giấy mời, triệu tập, tài liệu họp |
Điện tử |
x |
|
|
|
5 |
Thông tin, báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm), báo cáo đột xuất, văn bản gửi để báo cáo, để biết |
Điện tử |
x |
|
|
|
III |
Văn bản sử dụng song song giấy và điện tử |
|
|
|
|
|
1 |
Đề án, Dự án. - Do hồ sơ trình gồm nhiều tài liệu kèm theo nên quá trình nghiên cứu, xây dựng sử dụng bản giấy. - Quyết định công nhận: ký 01 bản giấy và 01 bản điện tử (ký số cá nhân, cơ quan, đơn vị). Bản điện tử gửi theo thành phần nơi nhận trên văn bản |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
2 |
Công tác tổ chức, cán bộ: Văn bản về bổ nhiệm, điều động, tiếp nhận, kỷ luật, nghỉ hưởng chế độ BHXH, quy hoạch, nâng lương; nhận xét, đánh giá cán bộ hàng năm; tuyển dụng viên chức; thi nâng ngạch công chức, thăng hạng viên chức, thi hoặc xét chuyển chức danh nghề nghiệp của viên chức; cử cán bộ đi công tác nước ngoài, nghỉ phép đi nước ngoài; thông báo nghỉ hưu ... |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
3 |
Công tác thi đua, khen thưởng: Tờ trình đề nghị xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng định kỳ, đột xuất |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
4 |
Công tác tài chính, tài sản: Đề nghị cấp, tạm ứng kinh phí; mua sắm, thanh lý, điều chuyển tài sản, trang thiết bị; sửa chữa máy móc, thiết bị; sửa chữa trụ sở từ nguồn kinh phí chi bộ máy ... |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
5 |
Công tác đầu tư xây dựng: Tờ trình, văn bản đề nghị BHXH Việt Nam phê duyệt đầu tư, quyết toán, điều chỉnh, bổ sung hạng mục, xây dựng sửa chữa trụ sở từ nguồn vốn đầu tư xây dựng ... |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
6 |
Công tác thanh tra, kiểm tra; chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN: thanh tra, kiểm tra thực hiện pháp luật về BHXH, BHYT; |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
|
Văn bản chuyển đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị; hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo về chế độ chính sách, cấp mã cơ sở khám chữa bệnh... |
|
|
|
|
|
7 |
Văn bản về hợp tác quốc tế: Văn bản bằng tiếng nước ngoài, văn bản gửi các đối tác quốc tế trong và ngoài nước |
Bản giấy và điện tử |
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Ngoài văn bản quy định theo danh mục trên, tùy theo tính chất, nội dung quan trọng của mỗi văn bản Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định hình thức gửi, nhận cho phù hợp./.
PHỤ LỤC SỐ 04
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
|
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Sơ đồ
2. Mô tả chi tiết
|
Người thực hiện |
Nội dung công việc |
|
Văn thư cơ quan, đơn vị |
Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản lý văn bản, tiếp nhận, đăng ký văn bản. |
|
- Văn thư cơ quan BHXH Việt Nam + Kịp thời phân phối và chuyển đơn vị giải quyết đối với các loại báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất + Đề xuất việc trình và giao đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết (nếu có). + Trình Chánh Văn phòng phân phối văn bản ngoài ngành và văn bản trong ngành còn lại. + Chuyển giao văn bản giấy cho văn thư đơn vị |
|
|
- Văn thư đơn vị trực thuộc: kịp thời trình Thủ trưởng đơn vị cho ý kiến phân phối văn bản, chỉ đạo giải quyết. |
|
|
- Văn thư BHXH tỉnh: kịp thời trình Giám đốc BHXH tỉnh cho ý kiến phân phối văn bản, chỉ đạo giải quyết. |
|
|
- Văn thư BHXH huyện: kịp thời trình Giám đốc BHXH huyện cho ý kiến phân phối văn bản, chỉ đạo giải quyết. |
|
|
Chánh Văn phòng BHXH Việt Nam |
Tùy theo nội dung và tính chất văn bản, Chánh Văn phòng chuyển đơn vị chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ để giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề xuất đơn vị chủ trì, phối hợp, trình Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, đồng thời chuyển đơn vị để kịp thời tham mưu giải quyết. |
|
Lãnh đạo Ngành |
Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, phê duyệt hoặc điều chỉnh đề xuất phân phối văn bản của Chánh Văn phòng, giao thời hạn giải quyết (nếu có), chuyển đơn vị, cá nhân xử lý. |
|
Thủ trưởng đơn vị trực thuộc |
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản lý văn bản để kịp thời nhận văn bản. - Phân phối văn bản, cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. - Trong quá trình xử lý tùy theo tính chất, nội dung văn bản, kịp thời tham mưu, báo cáo lãnh đạo ngành hướng giải quyết. - Căn cứ quy trình giải quyết công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã được ban hành để giao thời hạn giải quyết văn bản cho cấp phòng và cá nhân. - Theo dõi, đôn đốc CCVC xử lý văn bản. |
|
Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện |
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản lý văn bản để kịp thời nhận văn bản. - Phân phối văn bản, cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. - Căn cứ quy trình giải quyết công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã được ban hành để giao thời hạn giải quyết văn bản cho cấp phòng (tổ, bộ phận đối với cấp huyện) và cá nhân. - Theo dõi, đôn đốc CCVC xử lý văn bản. |
|
Trưởng phòng, Tổ trưởng |
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản lý văn bản để kịp thời nhận văn bản. - Phân phối văn bản, giao cá nhân chủ trì, phối hợp. - Giao thời hạn giải quyết văn bản. - Theo dõi, đôn đốc cá nhân xử lý văn bản. - Cập nhật trạng thái xử lý văn bản (nếu có). |
|
Công chức, viên chức |
- Thường xuyên cập nhật Phần mềm quản lý văn bản để kịp thời nhận văn bản. - Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, nghiên cứu nội dung văn bản để giải quyết. - Trường hợp văn bản yêu cầu phải trả lời thì soạn thảo văn bản, tổng hợp ý kiến tham gia và trình giải quyết theo quy định. Đối với cá nhân được giao phối hợp giải quyết gửi ý kiến tham gia, kết quả xử lý cho cá nhân chủ trì. - Cập nhật trạng thái xử lý văn bản. - Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao, lập hồ sơ công việc điện tử. |
PHỤ LỤC SỐ 05
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
|
QUY TRÌNH SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT, PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI
1. Sơ đồ
2. Mô tả chi tiết
|
Người thực hiện |
Nội dung công việc |
|
Công chức, viên chức |
- Căn cứ nội dung, xác định mức độ mật, mức độ khẩn (nếu có), nơi nhận văn bản - Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản - Soạn thảo văn bản, đề xuất lấy ý kiến của đơn vị, cá nhân liên quan (nếu có), nghiên cứu tiếp thu ý kiến, hoàn thiện dự thảo |
|
Lãnh đạo phòng |
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ trình - Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa trực tiếp vào dự thảo văn bản - In bản giấy (nếu có) và ký tắt (nếu văn bản ký thừa lệnh) - Trình Lãnh đạo đơn vị duyệt dự thảo văn bản điện tử và giấy (nếu có) - Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo Ngành và chuyển cá nhân hoàn thiện hoặc trực tiếp sửa vào dự thảo văn bản |
|
Lãnh đạo đơn vị |
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ trình - Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa trực tiếp vào dự thảo văn bản - In bản giấy (nếu có) và ký tắt (nếu văn bản trình Lãnh đạo Ngành ký) - Ký số cá nhân và ký văn bản giấy (nếu có) đối với văn bản ký thừa lệnh, chuyển Văn phòng kiểm tra - Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ngành, ý kiến tham gia của đơn vị kiểm soát văn bản và chuyển cá nhân hoàn thiện hoặc trực tiếp sửa vào dự thảo văn bản - Trường hợp văn bản ký thừa lệnh nhưng phải xin ý kiến Lãnh đạo Ngành trước khi ký, nếu Lãnh đạo Ngành đồng ý thì ký văn bản, chuyển Văn phòng kiểm tra, phát hành - Trường hợp văn bản trình Lãnh đạo Ngành ký, chuyển Vụ Pháp chế thẩm định (nếu có). |
|
Vụ Pháp chế |
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ trình - Thẩm định dự thảo văn bản theo quy định - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển đơn vị chủ trì soạn thảo - Trường hợp thống nhất với dự thảo, trình Lãnh đạo Ngành phê duyệt |
|
Lãnh đạo Văn phòng |
- Thực hiện ký tắt đối với văn bản giấy trước khi trình Lãnh đạo Ngành - Đối với văn bản điện tử không thực hiện ký tắt khi phát hành văn bản. |
|
Lãnh đạo Ngành |
- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ trình - Phê duyệt dự thảo văn bản - Trường hợp có ý kiến sửa đổi, bổ sung, chuyển đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, hoàn thiện dự thảo - Trường hợp thống nhất với dự thảo văn bản: + Ký số cá nhân và ký văn bản giấy (nếu có), chuyển Văn thư phát hành + Chuyển đơn vị chủ trì ký văn bản (đối với văn bản Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh xin ý kiến Lãnh đạo Ngành trước khi ký) |
|
Văn thư |
a) Đối với văn bản giấy: tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký, ghi số, ngày tháng năm, phát hành và lưu theo quy định b) Đối với văn bản điện tử - Tiếp nhận văn bản điện tử đã ký số của người có thẩm quyền ký văn bản. - Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và thông tin xác thực chữ ký số cá nhân; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết hoặc trả lại văn bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn thiện - Đăng ký thông tin văn bản, ký số, ngày tháng năm ban hành văn bản. - In văn bản giấy từ văn bản điện tử, đóng dấu, phát hành theo quy định đối với văn bản giấy. - Ký số cơ quan, đơn vị trên văn bản điện tử và phát hành theo “nơi nhận” trên phần mềm. - Văn bản lưu tại Văn thư được sắp xếp thứ tự, lưu theo quy định |
Văn bản gốc có dấu (PDF) Văn bản gốc (Word)
