Quyết định 3012/QĐ-BHXH 2022 Quy chế công tác văn thư ngành BHXH

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_____________________

STT

Nội dung

I

Văn bản đến sử dụng hình thức văn bản giấy (trình giải quyết và chuyển giao bản giấy, không số hóa)

1 1.

Văn bản, tài liệu mật

2

- Đơn khiếu nại, tố cáo; phản ánh, kiến nghị về công tác tổ chức, cán bộ, thực thi công vụ, những vấn đề chưa được xác minh, làm rõ liên quan đến ngành ...

- Kết luận điều tra về nhân sự, tài chính ...

- Văn bản thuộc lĩnh vực đầu tư quỹ, tài chính: kết quả đấu thầu, tiền gửi, sao ký, thông tin số dư, sao kê tài khoản, chứng từ ngân hàng .

3 2.

Chứng từ tài chính yêu cầu dùng bản giấy theo quy định của nhà nước: Đối chiếu số dư, đối chiếu số liệu thanh toán, xác nhận số liệu kiểm toán, chứng từ ngân hàng; ...

4 3.

Văn bản, tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan

5 4.

Văn bản, tài liệu có dung lượng trên 50MB

II

Văn bản đi

A

Văn bản sử dụng hình thức văn bản giấy

1

Văn bản, tài liệu mật.

2

Tài liệu họp, lấy ý kiến, thông tin có nội dung liên quan bí mật nhà nước đang trong quá trình dự thảo hoặc thông tin, số liệu chưa công bố

3

Văn bản về lĩnh vực đầu tư quỹ: hợp đồng tiền gửi, đối chiếu số dư đầu tư tài chính, ...

4

Văn bản, tài liệu khác theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan.

B

Văn bản điện tử

1

Trình ký và phát hành văn bản điện tử

- Tất cả văn bản đi đều phải trình ký và phát hành điện tử (trừ văn bản sử dụng hình thức văn bản giấy)

- Hồ sơ trình ký: Nếu hồ sơ dung lượng trên 50MB thì phiếu trình, tờ trình, dự thảo văn bản, văn bản đến (nếu có), tiếp thu giải trình (nếu có) trình ký điện tử; hồ sơ còn lại trình bản giấy đồng thời với bản trình ký điện tử

2

Văn bản điện tử kèm văn bản giấy

- Lĩnh vực tổ chức: thành lập, giải thể đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp, Văn phòng.

- Lĩnh vực cán bộ: liên quan đến hồ sơ cán bộ, cá nhân cần lưu giữ: bổ nhiệm, điều động, kỷ luật, nghỉ hưởng chế độ BHXH, nâng lương; tuyển dụng, nâng ngạch, thăng hạng, xét chuyển chức danh nghề nghiệp ...

- Công tác đầu tư xây dựng, tài chính, tài sản: văn bản về phê duyệt đầu tư, quyết toán công trình, xây dựng, sửa chữa trụ sở, giao dự toán, thanh lý, chuyển giao tài sản, .

- Các văn bản, chứng từ tài chính khác theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan và cơ quan, đơn vị liên quan

3

Khi phát hành văn bản cần lưu ý một số nội dung sau:

- Nếu nơi nhận văn bản chưa đủ điều kiện về kỹ thuật để nhận văn bản điện tử thì phải gửi văn bản giấy theo địa chỉ nơi nhận.

- Đối với văn bản có chữ ký của nhiều bên liên quan (quy chế phối hợp, biên bản, .): phát hành văn bản điện tử, hồ sơ trình ký bản giấy.

Người thực hiện

Nội dung công việc

Văn thư

- Thường xuyên cập nhật Hệ thống QLVB.

- Kịp thời tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản.

- Kịp thời phân phối và chuyển đơn vị giải quyết đối với loại văn bản chuyển thẳng đơn vị giải quyết.

- Đề xuất việc trình và giao đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết (nếu có).

- Trình Chánh Văn phòng phân phối văn bản ngoài ngành và văn bản trong ngành còn lại.

- Chuyển giao văn bản giấy cho văn thư đơn vị, lưu văn bản (nếu có).

Chánh Văn phòng

- Thường xuyên cập nhật Hệ thống QLVB.

- Kịp thời nhận và xử lý văn bản.

- Tùy theo nội dung và tính chất văn bản, Chánh Văn phòng chuyển đơn vị chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ để giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề xuất đơn vị chủ trì, phối hợp, trình Lãnh đạo cơ quan, đồng thời chuyển đơn vị để kịp thời tham mưu giải quyết.

Lãnh đạo cơ quan

Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, phê duyệt hoặc điều chỉnh đề xuất phân phối văn bản của Chánh Văn phòng, giao thời hạn giải quyết (nếu có), chuyển đơn vị, cá nhân xử lý.

Thủ trưởng đơn vị trực thuộc

- Thường xuyên cập nhật Hệ thống QLVB;

- Kịp thời nhận văn bản, phân phối văn bản, giao thời hạn giải quyết văn bản, giao đơn vị (nếu có cấp phòng), cá nhân chủ trì, phối hợp.

- Tùy theo tính chất, nội dung văn bản, kịp thời tham mưu, đề xuất, báo cáo Lãnh đạo cơ quan phương án giải quyết.

- Theo dõi, đôn đốc CCVC xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc.

Trưởng phòng, Tổ trưởng

- Thường xuyên cập nhật Hệ thống QLVB.

- Kịp thời nhận văn bản, phân phối văn bản, giao thời hạn giải quyết văn bản, giao cá nhân chủ trì, phối hợp.

- Theo dõi, đôn đốc cá nhân xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc.

- Cập nhật trạng thái xử lý văn bản (nếu có).

Công chức, viên chức

- Thường xuyên cập nhật Hệ thống QLVB; kịp thời nhận văn bản.

- Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, nghiên cứu nội dung văn bản để giải quyết.

- Cập nhật trạng thái xử lý văn bản.

- Lập hồ sơ công việc, lưu giữ, bảo quản và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Người thực hiện

Nội dung công việc

Công chức, viên chức

- Căn cứ nội dung, xác định mức độ mật, mức độ khẩn (nếu có), nơi nhận văn bản.

- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản.

- Soạn thảo văn bản, đề xuất lấy ý kiến của đơn vị, cá nhân liên quan (nếu có), nghiên cứu tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia, hoàn thiện dự thảo văn bản... đảm bảo đúng quy trình ban hành văn bản

- Cập nhật các trường thông tin dự thảo văn bản (đối với văn bản điện tử).

- Ký Phiếu trình; ký tắt tờ trình, dự thảo văn bản (nếu đơn vị không có cấp phòng)

- Đề xuất gia hạn thời gian giải quyết (nếu có).

- Trình Lãnh đạo phòng duyệt dự thảo văn bản.

- Lập hồ sơ công việc, lưu giữ, bảo quản và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Cập nhật trạng thái văn bản.

Lãnh đạo phòng

- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ trình.

- Kiểm tra, phê duyệt nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

- Đề xuất gia hạn thời gian giải quyết (nếu có).

- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa trực tiếp vào dự thảo văn bản.

- Nghiên cứu tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia dự thảo văn bản; ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo cơ quan và chuyển cá nhân hoàn thiện hoặc trực tiếp sửa dự thảo văn bản.

- Ký tắt dự thảo văn bản (nếu văn bản ký thừa lệnh).

- Trình Lãnh đạo đơn vị duyệt dự thảo văn bản.

Lãnh đạo đơn vị

- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ trình.

- Kiểm tra, phê duyệt nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

- Gia hạn thời gian giải quyết văn bản hoặc đề xuất Lãnh đạo cơ quan gia hạn thời gian giải quyết (nếu có).

- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa trực tiếp vào dự thảo văn bản.

- Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan, ý kiến tham gia của đơn vị liên quan và chuyển cá nhân hoàn thiện hoặc trực tiếp sửa dự thảo văn bản.

- Chuyển đơn vị thẩm định (nếu có).

- Ký Phiếu trình, Tờ trình, ký tắt dự thảo văn bản, trình Lãnh đạo cơ quan.

- Ký số cá nhân, ký văn bản giấy (nếu có) đối với văn bản ký thừa lệnh, chuyển Văn phòng kiểm tra, phát hành.

Vụ Pháp chế

- Nhận hồ sơ thẩm định.

- Thẩm định dự thảo văn bản theo quy định.

- Gửi ý kiến thẩm định để đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, bổ sung hồ sơ trình Lãnh đạo cơ quan.

Lãnh đạo Văn phòng

- Đối với Đề án, hồ sơ công việc trình Lãnh đạo cơ quan giải quyết theo hình thức văn bản giấy

+ Nhận dự thảo văn bản, hồ sơ trình, kiểm tra thủ tục, hồ sơ, thể thức, kỹ thuật trình bày.

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định ký tắt dự thảo văn bản trình Lãnh đạo cơ quan.

+ Nếu hồ sơ trình không đúng, đủ theo quy định, trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo, nêu rõ lý do.

- Ký tắt đối với văn bản Lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh.

- Đối với văn bản điện tử không thực hiện ký tắt khi phát hành văn bản.

Lãnh đạo cơ quan

- Nhận dự thảo văn bản và hồ sơ trình.

- Phê duyệt dự thảo văn bản.

- Gia hạn thời gian giải quyết văn bản (nếu có).

- Trường hợp có ý kiến sửa đổi, bổ sung, chuyển đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, hoàn thiện dự thảo.

- Trường hợp thống nhất với dự thảo văn bản.

+ Ký số cá nhân, ký văn bản giấy (nếu có), chuyển phát hành.

+ Chuyển đơn vị chủ trì ký văn bản (đối với văn bản Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh).

Văn thư

1. Đối với văn bản giấy

- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, đăng ký, ghi số, ngày tháng năm, nhân bản, đóng dấu, phát hành, chuyển phát và lưu văn bản theo quy định.

- Văn bản ký giấy, phát hành điện tử: scan, ký sao và phát hành theo “nơi nhận”.

2. Đối với văn bản điện tử

- Tiếp nhận văn bản điện tử đã ký số của người có thẩm quyền.

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và thông tin xác thực chữ ký số cá nhân.

- In văn bản giấy từ văn bản điện tử, đăng ký thông tin, ký số cơ quan, đơn vị và phát hành theo “nơi nhận”.

- Đóng dấu bản chính, lưu theo quy định.

Mẫu 01

Phiếu trình giải quyết công việc

Mẫu 02

Phiếu trình giải quyết văn bản đến

Mẫu 03

Danh mục hồ sơ

Mẫu 04

Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu

Mẫu 05

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Mẫu 06

Mục lục văn bản trong hồ sơ

Mẫu 07

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

ĐƠN VỊ ...

______

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

…., ngày….tháng.... năm.......

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

VĂN PHÒNG

______

Số đến: .....................

Ngày đến: ..................

□ Văn bản phải trả lời

□ Thời hạn giải quyết....

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký và ghi rõ họ và tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên)