Quyết định 3634/QĐ-UBND Huế 2025 Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HUẾ _________	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _________________
Số: 3634 /QĐ-UBND	Huế, ngày 28 tháng 11 năm 2025

 

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Huế

^{_________________}

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HUẾ

 

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Luật Tiếp cận thông tin ngày 06 tháng 4 năm 2016;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 1396/QĐ-UBND ngày 11 tháng 6 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 5311/TTr-SNV ngày 14 tháng 11 năm 2025.

 

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Huế”.

Điều 2. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký; thay thế Quyết định số 2673/QĐ- UBND ngày 13 tháng 11 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế (nay là thành phố Huế).

Điều 3. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - CT, các PCT UBND thành phố; - Các Sở, ban, ngành thuộc UBND thành phố; - UBND các phường, xã; - VP UBND: CVP, PCVP, CV; - Lưu: VT, CCHC.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Trần Hữu Thùy Giang

 

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HUẾ _________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________________

 

QUY CHẾ
Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Huế
(Kèm theo Quyết định 3634/QĐ-UBND ngày 28/11/2025 của UBND thành phố)

 

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định thủ tục, trình tự, thẩm quyền, quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Huế (gọi tắt là Trung tâm Lưu trữ).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước khi sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ.

 

Chương II
HÌNH THỨC, THỦ TỤC VÀ TRÌNH TỰ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ

 

Điều 3. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.

2. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Điều 4. Thẻ, tài khoản độc giả

1. Trung tâm Lưu trữ cấp Thẻ độc giả cho người sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc của Trung tâm từ 05 ngày trở lên (Mẫu Thẻ độc giả tại Phụ lục I).

2. Trung tâm Lưu trữ cấp tài khoản độc giả cho người sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến. Thông tin tài khoản độc giả gồm: họ và tên, số định danh cá nhân/số thẻ Căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, thư điện tử, cơ quan công tác, số điện thoại liên hệ, đối tượng ưu tiên (nếu có).

3. Trung tâm Lưu trữ quy định thời hạn sử dụng thẻ, tài khoản độc giả.

4. Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trả phí cấp thẻ, tài khoản độc giả theo quy định của pháp luật.

5. Thời gian cấp thẻ, tài khoản độc giả không quá 01 ngày làm việc.

Chương III
QUY TRÌNH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ

Điều 5. Thủ tục và trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

b) Đăng ký sử dụng tài liệu

- Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc, độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên (Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phụ lục II);

- Trường hợp đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, độc giả truy cập vào hệ thống theo tài khoản đã được cấp, tạo Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên.

c) Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, Trung tâm Lưu trữ xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả và cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc Sổ đăng ký độc giả.

2. Trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu

a) Tùy theo hình thức sử dụng tài liệu, viên chức phục vụ độc giả hướng dẫn độc giả tra tìm lập phiếu yêu cầu gồm:

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đọc tài liệu lưu trữ) (Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tại Phụ lục III);

- Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ (trong trường hợp cần sao và xác thực tài liệu lưu trữ) (Mẫu Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu tại Phụ lục IV); Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ được quản lý trên hệ thống hoặc Sổ Đăng ký.

b) Viên chức phục vụ độc giả trình phiếu yêu cầu của độc giả cho Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ xem xét, phê duyệt. Đối với tài liệu tiếp cận có điều kiện, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ xin ý kiến cho phép sử dụng tài liệu trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt.

c) Sau khi phiếu yêu cầu của độc giả được duyệt, viên chức phục vụ độc giả bàn giao hoặc cấp quyền đọc tài liệu cho độc giả. Đối với tài liệu giấy, độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu lưu trữ.

d) Độc giả nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định hiện hành.

Điều 6. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

1. Số lượng tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả trong mỗi lần sử dụng không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản) và được sử dụng không quá 15 ngày. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ mới được nhận tài liệu lần tiếp theo.

2. Độc giả chỉ được sử dụng bản số hóa đối với tài liệu lưu trữ đã được số hóa, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; không được sử dụng tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý yếu và tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu lưu trữ.

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có quyền sử dụng và phát huy giá trị tài liệu đã được Trung tâm Lưu trữ cung cấp vào các mục đích hợp pháp, dưới các hình thức hợp pháp và thực hiện các nghĩa vụ quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.

Điều 7. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

1. Trung tâm Lưu trữ cấp bản sao tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền quản lý.

2. Tài liệu lưu trữ được sao dưới các hình thức: nhân bản, sao chụp, in hoặc trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ gốc.

3. Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực và bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực trên định dạng giấy hoặc định dạng số.

4. Độc giả có nhu cầu được cấp bản sao tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

Điều 8. Xác thực bản sao tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

1. Hình thức xác thực bao gồm: Xác thực bản sao nguyên văn toàn bộ tài liệu lưu trữ và xác thực bản sao một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ.

2. Nội dung xác thực

a) Trung tâm Lưu trữ xác thực các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu bao gồm: Tờ số, hồ sơ số, số mục lục hồ sơ, tên phông;

b) Thông tin xác thực trên bản sao định dạng giấy được thể hiện trên Dấu xác thực tài liệu lưu trữ. Dấu xác thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu lưu trữ. Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với bản sao có từ 02 tờ trở lên, sau khi xác thực phải được đóng dấu giáp lai.

3. Việc xác thực bản sao tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác, được thống kê, quản lý trên hệ thống hoặc Sổ xác thực tài liệu lưu trữ. Viên chức được giao nhiệm vụ xác thực và người ký xác thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác thực.

Điều 9. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

1. Thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ; chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

2. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

Điều 10. Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, cá nhân phục vụ sử dụng và sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ

a) Tổ chức phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ và trực tuyến;

b) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt quy trình, thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả có nhu cầu;

c) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ;

d) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, bao gồm việc bố trí phòng đọc, xây dựng và vận hành hệ thống phần mềm quản lý, tra cứu tài liệu;

đ) Niêm yết tại trụ sở cơ quan Trung tâm Lưu trữ và đăng tải công khai các quy định, biểu mẫu về sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của viên chức phục vụ độc giả

a) Cấp thẻ, tài khoản độc giả;

b) Hướng dẫn và phục vụ độc giả tại phòng đọc; tương tác, phản hồi với độc giả trong quá trình sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ;

c) Quản lý tài liệu lưu trữ trong quá trình đưa ra phục vụ độc giả;

d) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả.

3. Trách nhiệm của độc giả

a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định của pháp luật và nội quy của Trung tâm Lưu trữ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Cung cấp thông tin chính xác để làm thẻ, tài khoản độc giả theo yêu cầu của Trung tâm Lưu trữ;

c) Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, độc giả không được tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ hoặc có các hành vi khác làm ảnh hưởng đến nội dung, hình thức, giá trị của tài liệu;

d) Thanh toán phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Chương IV
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ

Điều 11. Yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ số

1. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Trang thông tin điện tử Trung tâm Lưu trữ.

2. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng (người dùng) bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

3. Bản dành cho người sử dụng của tài liệu lưu trữ số được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số, theo định dạng gói tin sử dụng (DIP) để cung cấp cho người dùng theo mục đích sử dụng.

4. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của người dùng được thực hiện sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống bởi cơ quan, tổ chức quản lý Hệ thống.

5. Đối với tài liệu lưu trữ giấy hoặc tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác đã có dữ liệu chủ trong Hệ thống nhưng chưa được số hóa, thủ tục đăng ký, tiếp nhận, xét duyệt yêu cầu đọc, cấp bản sao được thực hiện trên Hệ thống.

Điều 12. Sử dụng tài liệu lưu trữ số tại Trung tâm Lưu trữ

1. Thủ tục thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại Điều 5 của Quy chế này.

2. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại Trung tâm Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Chương IV của Quy chế này.

Điều 13. Tra cứu thông tin và đăng ký yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ số

1. Cách thức tra tìm tài liệu lưu trữ số trong Hệ thống.

a) Theo từ khóa.

b) Theo phông.

c) Theo hồ sơ.

d) Theo tài liệu.

đ) Theo các chuyên đề (nếu có).

2. Đăng ký tài khoản

a) Người dùng khai báo thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, số định danh cá nhân (số giấy tờ tùy thân theo quy định của pháp luật), thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, cơ quan công tác (nếu có), chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

b) Thời gian cấp tài khoản cho người dùng không quá 01 ngày làm việc.

3. Người dùng lựa chọn những hồ sơ, tài liệu cần đọc và gửi yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ.

4. Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu đọc của người dùng, yêu cầu người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ.

5. Người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu, cung cấp bằng chứng trong trường hợp đặc biệt hoặc được ưu tiên, rà soát thông tin về yêu cầu đọc và gửi yêu cầu đọc trên Hệ thống.

Điều 14. Tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ số

1. Trung tâm Lưu trữ

a) Tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp tiếp cận có điều kiện.

b) Xét duyệt yêu cầu đọc tài liệu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: hồ sơ, tài liệu được duyệt; thời gian đọc (không quá 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt); hồ sơ, tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do; phí đọc tài liệu theo quy định và được tính theo hồ sơ (AIP_hoso), tài liệu lưu trữ độc lập (AIP_tailieu) hoặc tính theo phút tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

d) Có ý kiến trực tiếp đối với từng hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện và trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt. Trung tâm Lưu trữ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền xét duyệt trong Hệ thống. Trung tâm Lưu trữ trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ xét duyệt thông qua Hệ thống hoặc bằng công văn hành chính.

đ) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

e) Trả kết quả cho người dùng theo từng đợt xét duyệt.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Có ý kiến trực tiếp đối với từng hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện hoặc có ý kiến xét duyệt tổng thể đối với cả yêu cầu.

3. Người dùng

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

Điều 15. Bản dành cho người sử dụng đọc trên Hệ thống

1. Được nhân bản từ tài liệu lưu trữ gốc.

2. Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Tên cơ quan, tổ chức hoặc Trung tâm Lưu trữ được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

4. Không cho phép người dùng tải tài liệu.

5. Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn đọc tài liệu của người dùng.

Điều 16. Đăng ký yêu cầu

1. Người dùng lựa chọn tài liệu cần nhân bản sao và gửi yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu cấp bản sao, mục đích sử dụng tài liệu, hình thức nhận bản sao (định dạng số hoặc định dạng giấy), loại bản sao (không có xác thực hoặc có xác thực).

3. Người dùng có thể nhận bản sao định dạng số thông qua tài khoản trong Hệ thống, thư điện tử hoặc nhận bản sao định dạng giấy tại cơ quan, tổ chức, Trung tâm Lưu trữ hoặc tại địa chỉ cụ thể.

Điều 17. Tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu

1. Trung tâm Lưu trữ

a) Tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng tài liệu không thuộc trường hợp tiếp cận có điều kiện.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: tài liệu được duyệt; tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do; phí sao tài liệu (Hệ thống tự động tính phí). Phí cấp bản sao được tính theo trang tài liệu văn bản; phút tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

d) Có ý kiến trực tiếp đối với từng tài liệu tiếp cận có điều kiện và trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 14 Quy chế này.

đ) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

e) Trả kết quả cho người dùng theo từng đợt xét duyệt.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Có ý kiến trực tiếp đối với từng tài liệu tiếp cận có điều kiện hoặc có ý kiến xét duyệt tổng thể đối với cả yêu cầu.

3. Người dùng

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

Điều 18. Bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực

1. Được nhân bản từ tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm định dạng phù hợp với định dạng của tài liệu lưu trữ gốc.

2. Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Tên cơ quan, tổ chức hoặc Trung tâm Lưu trữ được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

4. Hiển thị chữ “BẢN SAO” tại góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Quy định này không áp dụng đối với bản sao từ tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

5. Cho phép người dùng tải tài liệu từ tài khoản được cấp trong Hệ thống hoặc gửi cho người dùng qua địa chỉ thư điện tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt.

6. Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn tải tài liệu.

Điều 19. Bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày của bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực như bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 18 Quy chế này và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc Trung tâm Lưu trữ.

2. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc Trung tâm Lưu trữ trên bản sao tài liệu lưu trữ số văn bản, tài liệu ảnh thể hiện bằng thông tin là chữ “BẢN SAO” như quy định tại khoản 4 Điều 18 Quy chế này.

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc Trung tâm Lưu trữ trên bản sao tài liệu ghi âm hoặc video đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.

Điều 20. Bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực dạng gói tin DIP

1. Được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số và bảo đảm các yếu tố xác thực đối với tài liệu lưu trữ gốc.

2. Được gán trong tệp tin văn bản xác thực của Trung tâm Lưu trữ định dạng.pdf/a, gồm các thông tin:

a) Mã xác thực lưu trữ.

b) Tên Trung tâm Lưu trữ.

c) Thông tin người nhận: họ và tên, mã định danh công dân hoặc số giấy tờ tuỳ thân theo quy định của pháp luật.

d) Mã lưu trữ của tài liệu gốc.

đ) Số và ký hiệu của tài liệu gốc (nếu có).

e) Tên loại tài liệu.

g) Trích yếu nội dung hoặc tiêu đề tài liệu.

h) Mục đích sử dụng.

i) Ngày cấp.

k) Thời hạn sử dụng.

l) Số lượng bản.

3. Được đóng gói theo cấu trúc gói tin DIP quy định tại Phụ lục V Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Điều 21. Bản sao tài liệu lưu trữ số định dạng giấy

1. Được in ra từ tài liệu lưu trữ số.

2. Thể thức, kỹ thuật trình bày thực hiện theo quy định về cấp bản sao tài liệu lưu trữ giấy quy định tại Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

Điều 22. Các hình thức cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Cung cấp Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (viết tắt là Danh mục tài liệu lưu trữ) được hình thành theo từng chủ đề cụ thể do người dùng yêu cầu trên Hệ thống, được trích xuất từ Hệ thống và được sắp xếp theo một trình tự logic nhất định.

b) Thông tin về hồ sơ, tài liệu được thống kê trong Danh mục tài liệu lưu trữ được cung cấp cho người dùng tối đa không vượt quá bốn trường tin.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, Danh mục tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

2. Cung cấp thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số

a) Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng tài liệu thống kê nội dung về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; mỗi nội dung được trích xuất nguyên văn từ tài liệu lưu trữ số; có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc.

b) Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được xác thực bởi cơ quan, tổ chức quản lý Hệ thống khi cung cấp cho người dùng.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

3. Cung cấp thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng báo cáo tổng hợp về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; được trích xuất từ Hệ thống; được tổng hợp và biên tập tự động bởi Hệ thống; mỗi đoạn nội dung trong báo cáo có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc; có xác thực của cơ quan quản lý Hệ thống.

b) Thông tin tổng hợp từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng báo cáo thống kê số liệu thông minh có định hướng về tài liệu lưu trữ, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ và đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ; được trích xuất từ Hệ thống theo yêu cầu của người dùng.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

4. Tùy thuộc vào năng lực xử lý của Hệ thống, người đứng đầu cơ quan quản lý Hệ thống quyết định số lượng hồ sơ, tài liệu cung cấp đối với từng hình thức quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này cho một lần yêu cầu.

5. Thẩm quyền cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 23. Đăng ký yêu cầu

1. Người dùng truy cập vào Hệ thống, tạo lập tài khoản và chọn hình thức quy định tại Điều 22 Quy chế này.

2. Người dùng tạo và gửi yêu cầu trên Hệ thống.

3. Hệ thống yêu cầu người dùng khai báo mục đích sử dụng.

4. Người dùng khai báo và xác nhận phương thức nhận kết quả bản số thông qua tài khoản trong Hệ thống, thư điện tử hoặc bản giấy tại Trung tâm Lưu trữ hoặc có thể gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ cụ thể.

Điều 24. Tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu

1. Trung tâm Lưu trữ

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt và phí cung cấp thông tin đối với trường hợp được xét duyệt hoặc lý do không xét duyệt.

d) Trường hợp yêu cầu của người dùng liên quan đến thông tin trong tài liệu tiếp cận có điều kiện, Trung tâm Lưu trữ phải trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 14 Quy chế này.

đ) Trả kết quả cho người dùng.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân xét duyệt

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Trả kết quả xét duyệt.

3. Người dùng

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

5. Thời gian tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống tiếp nhận yêu cầu.

Chương V
TIẾP CẬN THÔNG TIN TRONG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 25. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có các quyền sau đây:

a) Được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật;

b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và nhu cầu hợp pháp khác;

c) Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Trả phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

c) Tuân thủ quy định của Luật Lưu trữ, quy chế này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 26. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại Trung tâm Lưu trữ

1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện sau khi có sự đồng ý của Sở Nội vụ.

2. Tài liệu lưu trữ tư đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ được tiếp cận khi có sự đồng ý của chủ sở hữu.

3. Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại Trung tâm Lưu trữ.

Điều 27. Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại Trung tâm Lưu trữ

Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại Trung tâm Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Chương V Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và theo Quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương VI
KHEN THƯỞNG VÀ KHIẾU NẠI TỐ CÁO

Điều 28. Khen thưởng

1. Viên chức, người lao động có thành tích phục vụ sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hoặc phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của Nhà nước.

2. Tổ chức, cá nhân phát hiện, giao nộp, tặng cho Trung tâm Lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm được xét khen thưởng theo quy định của Nhà nước.

Điều 29. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo

1. Người khai thác có quyền khiếu nại về việc từ chối phục vụ, chất lượng tài liệu hoặc các hành vi vi phạm.

2. Khiếu nại được thực hiện bằng văn bản gửi lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ hoặc cấp có thẩm quyền.

3. Việc giải quyết khiếu nại thực hiện theo quy định pháp luật về tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Điều 30. Các hành vi bị nghiêm cấm, tạm ngừng việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Các hành vi bị nghiêm cấm

a) Sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích, không đúng đối tượng theo quy định;

b) Làm mất, hư hỏng, tráo đổi, tiêu hủy tài liệu lưu trữ;

c) Sửa chữa, tẩy xóa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ;

d) Tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật đời tư, bí mật kinh doanh hoặc các thông tin thuộc danh mục bí mật khác được pháp luật bảo vệ;

đ) Mang tài liệu ra khỏi phòng đọc khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

e) Sử dụng tải khoản truy cấp trực tuyến của người khác trái phép.

2. Tạm ngừng việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ có quyền tạm ngừng phục vụ khai thác tài liệu trong các trường hợp sau:

a) Khi phát hiện hành vi vi phạm quy định khai thác;

b) Khi tài liệu đang trong quá trình bảo quản, tu sửa;

c) Khi có thiên tai, dịch bệnh hoặc các lý do bất khả kháng khác;

d) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

3. Xử lý vi phạm trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Người có hành vi vi phạm nội quy phòng đọc, làm hỏng, thất lạc tài liệu sẽ bị lập biên bản xử lý;

b) Tùy mức độ vi phạm, người vi phạm sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định;

c) Trung tâm Lưu trữ từ chối phục vụ trong trường hợp người khai thác tái phạm hoặc vi phạm nghiêm trọng.

Chương VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 31. Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo, kiểm tra Trung tâm Lưu trữ triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ và Quy chế này.

2. Viên chức, người lao động tại Trung tâm Lưu trữ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến sử dụng tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng các nội dung tại quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./

 

 

PHỤ LỤC I
MẪU THẺ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số: 3634/QĐ-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2025 của UBND thành phố)

^{________________}

 

SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HUẾ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ

 

PHỤ LỤC II
MẪU PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số: 3634/QĐ-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2025 của UBND thành phố)

^{______________________}

 

SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HUẾ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Họ và tên độc giả:……………………………………………………………………..

Ngày, tháng, năm sinh:………………………………………………………………..

Quốc tịch:.……………………………………………………………………………..

Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu:………………………………………………

Cơ quan công tác:……………………………………………………………………..

Địa chỉ liên hệ:………………………………………………………………………...

Số điện thoại:………………………………………………………………………….

Mục đích sử dụng tài liệu:…………………………………………………………….

Đối tượng ưu tiên:……………………………………………………………………..

Chủ đề nghiên cứu:……………………………………………………………………

Văn bản liên quan kèm theo: đề cương nghiên cứu…

Tôi cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của lưu trữ lịch sử và quy định của pháp luật lưu trữ hiện hành có liên quan./.

 

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS

Huế, ngày ……..tháng……….năm 2025 Người đăng ký (ký, họ và tên)

 

PHỤ LỤC III
MẪU PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số: 3634/QĐ-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2025 của UBND thành phố)

^{______________________}

 

SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HUẾ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Số:…………………………

Họ và tên độc giả:……………………………………………………………………

Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu:……………………………………………..

Chủ đề nghiên cứu:…………………………………………………………………..

STT	Tên phông/khối tài liệu, mục lục số	Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu	Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

 

	Huế, ngày ……..tháng……….năm 2025
XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS	Ý kiến của Phòng đọc	Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

PHỤ LỤC IV
MẪU PHIẾU YÊU CẦU SAO VÀ XAC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số: 3634/QĐ-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2025 của UBND thành phố)

^{_________________}

 

SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HUẾ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ

PHIẾU YÊU CẦU SAO VÀ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Số:…………………………

Họ và tên độc giả:……………………………………………………………………

Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu:……………………………………………..

TT	Tên phông hoặc khối tài liệu, mục lục số	Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu	Tên văn bản/ tài liệu	Từ tờ đến tờ	Tổng số	Hình thức xác thực	Định dạng bản sao

 

	Huế, ngày ……..tháng……….năm 2025
XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS	Ý kiến của Phòng đọc	Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)