Thông tư 005/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 Luật Lưu trữ, bao gồm:

1. Thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.

2. Thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy.

3. Thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Tổ chức, cá nhân thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số quy định tại điểm a khoản 3 Điều 36 và các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ.

3. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quyết định việc áp dụng quy định của Thông tư này đối với tài liệu lưu trữ tư phù hợp với từng điều kiện cụ thể.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong phạm vi Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Gói hồ sơ, tài liệu nộp (Submission Information Package - SIP) là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu của hồ sơ, tài liệu được chuẩn bị tại lưu trữ hiện hành để nộp vào lưu trữ lịch sử hoặc để chuyển giao giữa các hệ thống lưu trữ.

2. Gói hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Archival Information Package - AIP) là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu của hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong hệ thống tại lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.

3. Gói tài liệu lưu trữ sử dụng (Dissemination Information Package - DIP) là gói tin chứa tài liệu và dữ liệu tài liệu lưu trữ được lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử cung cấp cho người dùng.

4. Đối tượng thông tin (Information Object) là phông, công trình, sưu tập lưu trữ; hồ sơ; văn bản, tài liệu; tài liệu ảnh (dương bản), ghi âm, ghi hình (phim âm bản) hoặc ghi âm và ghi hình (video).

5. Tài liệu lưu trữ gốc là tài liệu lưu trữ được đưa ra số hóa hoặc chuyển đổi.

6. Tài liệu lưu trữ số hết giá trị là tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp trong Hệ thống.

Điều 4. Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số

1. Dữ liệu tài liệu lưu trữ số gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ

a) Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phống; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

b) Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

c) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

d) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều này) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

e) Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm c khoản 1 Điều này) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

2. Dữ liệu của tài liệu lưu trữ số được đóng thành các gói khác nhau theo cấu trúc dữ liệu cụ thể phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ.

Chương II

QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ THỂ THỨC,

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ HÓA

Điều 5. Lập kế hoạch số hóa

1. Xác định mục đích

Số hóa tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản lâu dài, hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu lưu trữ gốc; tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng cho tài liệu lưu trữ gốc và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

2. Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa

a) Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Lưu trữ; tài liệu phục vụ hoạt động điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức và người dân.

b) Tài liệu lưu trữ khác không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản này, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ quyết định việc số hóa.

c) Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hoá của các cơ quan, tổ chức phải bảo đảm đúng thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày

a) Thể thức, kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ giấy, ảnh (dương bản), ghi âm, ghi hình (phim âm bản) hoặc ghi âm và ghi hình (video) thực hiện theo quy định tại Thông tư này.

b) Thể thức, kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ khác điểm a khoản này tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định; tại lưu trữ lịch sử do người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định.

4. Chuẩn bị các điều kiện để số hóa tài liệu lưu trữ

a) Địa điểm thực hiện số hóa.

b) Phương tiện vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến địa điểm thực hiện số hóa.

c) Các giải pháp bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa.

d) Trang thiết bị, phần mềm phục vụ số hoá.

đ) Trang thiết bị, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số hoá.

e) Nhân lực thực hiện số hóa.

Điều 6. Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa

1. Không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa.

2. Không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ.

3. Trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (sau đây gọi tắt là Hệ thống) thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc trong kho lưu trữ.

4. Không số hoá tài liệu lưu trữ có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung thông tin; các tài liệu này phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.

5. Tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng.

Điều 7. Bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình số hóa

1. Quy trình xuất tài liệu lưu trữ ra khỏi kho để số hóa và hoàn trả tài liệu lưu trữ lại kho sau khi số hóa là quy trình khép kín, phải được cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ phê duyệt trước khi thực hiện số hóa.

2. Trang thiết bị thực hiện số hóa

a) Trang thiết bị sử dụng trong quá trình số hóa phải được cơ quan chức năng kiểm tra an ninh, an toàn thông tin trước khi thực hiện số hóa và phải bảo đảm hủy toàn bộ dữ liệu trước khi vận chuyển ra khỏi khu vực số hóa.

b) Phần mềm số hóa được cài đặt vào thiết bị công nghệ thông tin phải có đầy đủ các lớp bảo mật, các tài khoản quản trị bắt buộc truy cập hai cấp đồng thời, có phân quyền và phân cấp từng vai trò, từng chức năng, từng mô đun của phần mềm và được kiểm tra trước khi thực hiện số hóa.

c) Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu đề phòng rủi ro thất thoát dữ liệu, mất an toàn thông tin.

d) Thực hiện các giải pháp khác bảo đảm an toàn thông tin mạng, bảo vệ, bảo mật dữ liệu số hoá theo quy định.

3. Địa điểm số hóa

a) Đáp ứng các yêu cầu: cung cấp đầy đủ bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí; ưu tiên bố trí tại các phòng rộng, có đủ diện tích, không có nguy cơ bị ngập nước, không bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết như mưa, bão, độ ẩm cao.

b) Hệ thống giám sát phải được lắp đặt để ghi lại, lưu trữ, có khả năng trích xuất toàn bộ dữ liệu về hoạt động diễn ra trong suốt thời gian thực hiện số hóa tại địa điểm số hóa, các lối vào, ra và khu vực liên quan 24/7.

c) Bảo đảm hệ thống phòng cháy, chữa cháy tại địa điểm thực hiện số hóa đang hoạt động tốt, tuân thủ quy định về phòng cháy, chữa cháy.

4. Nhân sự vào, ra địa điểm số hóa phải tuân thủ các yêu cầu sau:

a) Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, an toàn thông tin, bảo mật tài liệu lưu trữ, dữ liệu liên quan đến quá trình thực hiện số hóa. Trường hợp sử dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện số hóa phải có cam kết bằng văn bản.

b) Sử dụng trang phục bảo hộ và găng tay để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. c) Xuất trình giấy tờ tùy thân khi vào, ra địa điểm số hóa.

d) Cấm hút thuốc, sử dụng lửa và chất lỏng dễ cháy tại địa điểm số hóa.

đ) Cấm mang thức ăn, nước uống, chất kích thích vào địa điểm số hóa.

e) Cấm mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi, chụp hình, phát sóng và các đồ dùng cá nhân khác vào địa điểm số hóa.

g) Không tự ý mang tài liệu lưu trữ số hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa.

h) Tắt thiết bị điện, khóa và niêm phong các cửa ra, vào địa điểm số hóa khi người cuối cùng rời khỏi địa điểm số hóa.

5. Căn cứ quy định tại Thông tư này và quy định khác của pháp luật có liên quan, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có trách nhiệm quy định nội quy, quy chế thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

Điều 8. Thể thức, kỹ thuật trình bày và cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa

1. Yêu cầu chung

a) Tỷ lệ số hóa: 100%; trường hợp cần phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác, tỷ lệ tương ứng với tài liệu lưu trữ gốc.

b) Chất lượng: rõ ràng, trung thực với bản gốc, đủ sáng để nhận dạng các ký tự và nội dung tài liệu.

c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc trên tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa, thông tin hiển thị gồm: tên cơ quan, tổ chức, cá nhân; thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601); được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen; không hiển thị hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức.

d) Tên tệp tin tối thiểu gồm: mã hồ sơ và số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm; trường hợp hồ sơ không tách từng tài liệu khi số hóa, tên tệp tin là mã hồ sơ.

2. Yêu cầu cụ thể

a) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ giấy: định dạng PDF/A hai lớp; màu sắc: ảnh màu, theo màu tài liệu đáp ứng yêu cầu nhận dạng thông tin (text, sinh trắc…) trên dữ liệu số hóa; độ sâu màu tối thiểu 24 bit; độ phân giải tối thiểu: 200 dpi đối với tài liệu hành chính, 300 dpi đối với tài liệu bản đồ, bản vẽ; thông tin chữ ký số hiển thị tại góc trên, bên phải, trang đầu tệp tin tài liệu số hóa.

b) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ảnh (dương bản) hoặc phim âm bản: định dạng: .JPEG, .PDF, .TIFF, .PNG; màu sắc: theo màu tài liệu gốc; độ phân giải tối thiểu: 200 dpi. Thông tin chữ ký số hiển thị tại góc trên, bên phải của tệp tin tài liệu số hóa.

c) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ghi âm và ghi hình (video): định dạng: MPEG-4, .AVI, .WMA; .WAV không nén; bit rate tối thiểu: 1500 kbps; màu sắc: theo màu tài liệu gốc. Thông tin chữ ký số hiển thị đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

d) Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ghi âm: định dạng: .MP3, .wma; bit rate tối thiểu: 128kbps. Thông tin chữ ký số hiển thị đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

3. Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa thực hiện theo cấu trúc dữ liệu tài liệu gói AIP_hoso quy định tại Phụ lục I hoặc AIP_tailieu quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

Điều 9. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy

1. Khảo sát, đánh giá tổng thể và bàn giao tài liệu lưu trữ để số hóa

a) Khảo sát, thống kê tài liệu lưu trữ, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ chuẩn bị số hóa

Cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa phải khảo sát thực trạng, xác định vị trí các phông lưu trữ, khối tài liệu lưu trữ cần đưa ra khỏi kho để số hóa; lập phương án và kế hoạch thực hiện số hóa; xây dựng phương án phục vụ khai thác nhằm bảo đảm đầy đủ và kịp thời khối lượng tài liệu lưu trữ của từng phông đưa ra số hóa; đánh giá thực trạng dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ đưa ra số hóa.

b) Lấy tài liệu lưu trữ từ trên giá xuống và chuyển đến nơi bàn giao

Khi lấy tài liệu lưu trữ từ trên giá xuống và chuyển đến nơi bàn giao phải bảo đảm trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ, không làm hỏng tài liệu lưu trữ; khu vực bàn giao tài liệu lưu trữ cần được bố trí có đủ diện tích để kiểm đếm trước khi bàn giao tài liệu.

c) Giao tài liệu lưu trữ cho bộ phận thực hiện số hóa

Việc giao tài liệu lưu trữ được thực hiện bằng cách kiểm đếm số lượng từng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu và kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu. Trường hợp cần thiết chụp ảnh hiện trạng hồ sơ, tài liệu; việc giao tài liệu lưu trữ được lập thành biên bản, lưu hồ sơ làm căn cứ để nhận lại tài liệu lưu trữ sau khi số hóa. Số lượng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu bộ phận số hóa đã nhận sẽ được đối chiếu khi bàn giao tài liệu sau khi số hóa cho kho lưu trữ.

d) Vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến nơi số hóa

Việc vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến nơi số hóa phải được thực hiện bằng phương tiện bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn phòng cháy, chữa cháy, bảo đảm không làm xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu.

2. Vệ sinh tài liệu lưu trữ

a) Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu lưu trữ bằng cách dùng các loại chổi lông phù hợp để quét, chải bụi bẩn trên hộp tài liệu, sau đó đếm từng hồ sơ, tài liệu.

b) Khi vệ sinh tài liệu lưu trữ không được làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu; không làm hỏng tài liệu.

3. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có)

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.

b) Thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các nội dung: chuẩn hóa định dạng tệp tin tài liệu, chuẩn hóa định dạng dữ liệu chủ, chuyển đổi mã ký tự của tài liệu và dữ liệu chủ, chuyển đổi cấu trúc dữ liệu chủ, đóng gói tài liệu số hóa.

c) Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

d) Bàn giao dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa.

4. Số hóa tài liệu lưu trữ

a) Bóc tách, làm phẳng tài liệu.

b) Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu chủ (nếu có).

c) Thực hiện số hóa

Đưa tài liệu vào máy quét hoặc thiết bị chụp ảnh hoặc thiết bị khác phù hợp và thiết lập các thông số kỹ thuật đầu ra cho tài liệu số hóa: định dạng tệp tin, độ phân giải, chế độ nén ảnh, thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày bản số hóa, vị trí lưu tệp tin ảnh quét và cách thức đặt tên tệp tin ảnh quét; sau khi quét, chụp cần kiểm tra chất lượng ảnh quét, chụp và so sánh với tài liệu lưu trữ gốc. Nếu tài liệu số hóa không đạt yêu cầu, hiệu chỉnh cấu hình máy quét, thiết bị chụp ảnh hoặc chuyển đổi để số hóa lại tài liệu.

d) Tạo lập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu chủ.

đ) Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa.

e) Trả tài liệu lưu trữ gốc về kho sau khi số hóa: kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu khi trả lại; ghi biên bản và lưu hồ sơ.

g) Vận chuyển tài liệu lưu trữ gốc về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

5. Kiểm tra sản phẩm

a) Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm

Tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm cần thể hiện rõ các nội dung bao gồm: lỗi ảnh quét và lỗi biên mục, có lưu ý cụ thể đối với từng trường hợp sai lỗi phổ biến đã từng hoặc có nguy cơ cao xảy ra; tài liệu hướng dẫn cần được phổ biến đến từng nhân sự triển khai làm công tác kiểm tra trước khi thực hiện.

b) Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

6. Ký số tài liệu lưu trữ số hóa theo quy định tại điểm c khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 8 Thông tư này.

7. Đóng gói tài liệu lưu trữ số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa và chuyển vào Hệ thống.

8. Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

a) Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ

Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép bảo đảm tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin; thể hiện rõ các yêu cầu khi sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ; thiết bị lưu trữ cần được kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trước khi đưa vào sử dụng; tiến hành sao chép và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý được thực hiện nhiều lần hoặc một lần sau khi hoàn tất quá trình số hóa; mỗi lần bàn giao sẽ được lập biên bản xác nhận giữa các bên liên quan.

b) Kiểm tra số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa.

c) Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ số hóa và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu để phòng rủi ro thất thoát dữ liệu.

d) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu

Căn cứ trên các biên bản bàn giao tài liệu, dữ liệu, các tiêu chuẩn nghiệp vụ, kỹ thuật, yêu cầu đầu ra của sản phẩm, thực hiện nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

Điều 10. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ảnh

1. Chuẩn bị ảnh để số hóa

a) Lựa chọn và sắp xếp ảnh theo thứ tự hoặc chủ đề.

b) Sử dụng các thiết bị, dung dịch, hoá chất chuyên dụng để loại bỏ bụi bẩn bảo đảm chất lượng ảnh không bị ảnh hưởng trong quá trình số hoá.

2. Quét hoặc chụp lại ảnh

a) Lựa chọn máy quét hoặc máy chụp chuyên dụng, có độ phân giải cao để bảo đảm chất lượng hình ảnh tốt nhất.

b) Cài đặt máy quét và máy chụp theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.

3. Xử lý hậu kỳ

a) Xử lý ảnh bằng thiết bị, phần mềm chuyên dụng.

b) Kiểm tra chất lượng của ảnh số hóa.

c) Xử lý kỹ thuật khác bảo đảm tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.

4. Ký số tệp tin số hóa theo quy định tại điểm c khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư này.

5. Thực hiện các bước công việc theo quy định tại các khoản 3, 5, 7, 8 và các điểm d, đ, e, g khoản 4 Điều 9 Thông tư này.

Điều 11. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ phim âm bản

1. Chuẩn bị phim âm bản để số hóa

a) Xem xét phim âm bản để phát hiện dấu hiệu hỏng hóc, bụi bẩn, mốc hoặc vết nứt hoặc tình trạng vật lý khác của phim âm bản.

b) Khắc phục các dấu hiệu hư hỏng nhẹ, xử lý bụi bẩn hoặc xử lý chuyên sâu để bảo đảm chất lượng của tài liệu gốc được số hóa.

2. Quét phim âm bản hoặc chụp lại phim âm bản

a) Sử dụng máy quét phim âm bản chuyên dụng hoặc máy chụp phim âm bản chuyên dụng để quét hoặc chụp lại phim âm bản, bảo đảm chất lượng quét cao với độ phân giải và màu sắc chính xác.

b) Cài đặt máy quét hoặc máy chụp theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.

3. Xử lý hậu kỳ

a) Xử lý phim âm bản thành ảnh định dạng số bằng thiết bị chuyên dụng.

b) Kiểm tra chất lượng của ảnh định dạng số.

c) Xử lý kỹ thuật bảo đảm tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.

4. Ký số tệp tin số hóa theo quy định tại điểm c khoản 1 và điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư này.

5. Thực hiện các bước công việc theo quy định tại các khoản 3, 5, 7, 8 và các điểm d, đ, e, g khoản 4 Điều 9 Thông tư này.

Điều 12. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ghi âm hoặc video

1. Chuẩn bị tài liệu ghi âm hoặc video để số hóa

a) Kiểm tra, đánh giá tình trạng thiết bị ghi âm hoặc video.

b) Sử dụng các thiết bị, dung dịch, hoá chất chuyên dụng để loại bỏ bụi và cặn bẩn từ đầu đọc hoặc trục băng.

2. Chuyển đổi tài liệu ghi âm hoặc video sang định dạng số

a) Sử dụng thiết bị chuyển đổi âm thanh, hình ảnh chất lượng cao để chuyển tín hiệu âm thanh từ định dạng vật lý (Analog) sang định dạng số (Digital).

b) Bảo đảm thiết bị hỗ trợ định dạng âm thanh, hình ảnh chất lượng cao, giữ nguyên chất lượng âm thanh, hình ảnh gốc hoặc làm rõ nét hơn so với chất lượng âm thanh, hình ảnh gốc.

3. Xử lý hậu kỳ

a) Sử dụng các công cụ chỉnh sửa chuyên dụng để loại bỏ tiếng ồn, cân bằng âm thanh và chỉnh sửa độ sáng, độ phân giải.

b) Lưu trữ các tệp ghi âm hoặc video đã xử lý ở định dạng chất lượng cao.

4. Ký số tệp tin số hoá theo quy định tại điểm c khoản 1 và điểm c hoặc điểm d khoản 2 Điều 8 Thông tư này.

5. Thực hiện các bước công việc theo quy định tại các khoản 3, 5, 7, 8 và các điểm d, đ, e, g khoản 4 Điều 9 Thông tư này.

Chương III

THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY KHI CHUYỂN ĐỔI

TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ SANG TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY

Điều 13. Yêu cầu đối với việc chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy

1. Bảo đảm không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được chuyển đổi.

2. Bảo đảm thông tin trong tài liệu lưu trữ chuyển đổi phải đầy đủ, chính xác như thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc được chuyển đổi.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số gốc quy định loại giấy in, chế độ in, mực in phù hợp với mục đích, yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số dạng văn bản, ảnh, ghi âm, phim âm bản sang tài liệu lưu trữ giấy thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều 15, Điều 16 Thông tư này.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số khác khoản 4 Điều này sang tài liệu lưu trữ giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Điều 14. Thể thức và kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng văn bản

1. Khổ giấy: theo thực tế khổ của tài liệu số đã căn chỉnh trong Hệ thống.

2. Tỷ lệ in: 100%, trường hợp phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm tỷ lệ tương ứng với tài liệu lưu trữ gốc và bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác của tài liệu chuyển đổi so với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Các thành phần thể thức của tài liệu lưu trữ chuyển đổi

a) Địa danh, ngày tháng năm thực hiện chuyển đổi tài liệu lưu trữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi.

c) Dấu hiệu nhận biết tài liệu lưu trữ chuyển đổi: ghi rõ “TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHUYỂN ĐỔI” trên tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

d) Thông tin chỉ rõ địa chỉ lưu trữ của tài liệu gốc trong Hệ thống: hiển thị Mã lưu trữ tài liệu gốc trên tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

đ) Họ và tên, chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.

4. Vị trí trình bày các yếu tố thể thức: sau phần nội dung tại trang cuối của tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

5. Mẫu trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng văn bản quy định tại Mục 1 Phụ lục VI Thông tư này.

Điều 15. Thể thức và kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ảnh, phim âm bản

1. Khổ giấy: theo thực tế khổ của tài liệu lưu trữ ảnh gốc.

2. Tỷ lệ in: 100%, trường hợp phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm tỷ lệ tương ứng với tài liệu lưu trữ gốc và bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác của tài liệu chuyển đổi so với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Các thành phần thể thức của tài liệu chuyển đổi theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư này và được trình bày mặt sau trang tài liệu chuyển đổi.

4. Mẫu trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ảnh, phim âm bản quy định tại Mục 1 Phụ lục VI Thông tư này.

Điều 16. Thể thức và kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ghi âm

1. Khổ giấy: A4, cỡ chữ 13 - 14, phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, màu đen.

2. Phương thức chuyển đổi: sử dụng phần mềm chuyển đổi thông tin từ dạng ghi âm sang dạng chữ hoặc đánh máy nội dung tài liệu ghi âm, bảo đảm nội dung chính xác, sau đó in ra giấy.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số gốc quy định loại giấy in, chế độ in, mực in phù hợp với mục đích, yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chuyển đổi.

4. Các thành phần thể thức của tài liệu chuyển đổi và vị trí trình bày theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 14 Thông tư này.

5. Mẫu trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ghi âm quy định tại Mục 2 Phụ lục VI Thông tư này.

Chương IV

THU NỘP TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

Điều 17. Cấu trúc của hồ sơ, tài liệu nộp

1. Cấu trúc của hồ sơ nộp

Trường hợp cơ quan, tổ chức đã thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc, thực hiện thu nộp hồ sơ lưu trữ số.

a) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso quy định tại Phụ lục I Thông tư này.

b) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói SIP_hoso quy định tại Phụ lục III Thông tư này.

2. Cấu trúc của tài liệu nộp

Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc và Hệ thống có tính năng tìm kiếm thông minh bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ và hiển thị theo chủ đề, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo yêu cầu của người dùng thì thực hiện thu nộp tài liệu.

a) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_tailieu quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

b) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp theo cấu trúc gói SIP_tailieu theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư này.

Điều 18. Cách thức thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số

1. Thu nộp trực tiếp

Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp sử dụng Hệ thống khác với Hệ thống của cơ quan, tổ chức thu và chưa kết nối hoặc đã kết nối nhưng chưa có giải pháp bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

2. Thu nộp trực tuyến

Thu nộp trực tuyến thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp và cơ quan, tổ chức thu sử dụng chung Hệ thống hoặc sử dụng Hệ thống khác nhau nhưng đã thống nhất giải pháp kết nối và tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

Điều 19. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành

1. Thời hạn nộp

a) Đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc.

b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn 360 ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

2. Lưu trữ hiện hành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện:

a) Rà soát tiêu đề hồ sơ, tài liệu; thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu; thành phần tài liệu trong hồ sơ; các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

b) Hiệu chỉnh lại các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu nộp bảo đảm đúng quy định của pháp luật, quy định của cơ quan về hồ sơ, tài liệu nộp.

c) Xác nhận “đồng ý” đối với hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu và “trả lại” đối với hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, nêu rõ lý do và yêu cầu để đơn vị, cá nhân nộp hoàn thiện, thực hiện nộp lại.

3. Thời gian xác nhận của lưu trữ hiện hành không quá 60 ngày kể từ ngày đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành phù hợp với chức năng, năng lực xử lý của Hệ thống.

Điều 20. Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống

1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu phải được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống của lưu trữ lịch sử trước khi đăng ký nộp.

2. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống của lưu trữ lịch sử chậm nhất trước 12 tháng tính đến thời điểm tài liệu đến hạn nộp.

3. Các thông tin khai báo trên Hệ thống

a) Mã yêu cầu, gồm các thông tin: số thứ tự đăng ký trong năm, ký hiệu nộp (nếu có); ký hiệu viết tắt tên cơ quan, đơn vị nộp; số lần nộp; năm đăng ký nộp.

b) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

c) Mã cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp.

d) Thông tin về việc đã hoặc chưa nộp tài liệu giấy vào lưu trữ (Hệ thống hiển thị sự lựa chọn “đã nộp” hoặc “chưa nộp” hoặc thông tin liên quan khác).

đ) Số lần nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ (Hệ thống tự động cập nhật và hiển thị).

e) Tóm tắt nội dung và thời gian của khối tài liệu nộp.

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu nộp.

h) Tổng số trang (nếu có).

i) Tổng số dung lượng.

k) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

Mục lục hồ sơ nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, số trang, mức độ tiếp cận, ghi chú.

Mục lục tài liệu nộp gồm các thông tin: số thứ tự, mã gói tài liệu, tiêu đề gói tài liệu (tóm tắt nội dung và thời gian tài liệu), nguồn gốc, tổng số tài liệu trong gói, ghi chú.

l) Dự kiến thời gian tiến hành nộp.

m) Cách thức nộp: cơ quan, tổ chức nộp chọn “trực tiếp” hoặc “trực tuyến”.

n) Địa chỉ liên hệ: cơ quan, tổ chức nộp cung cấp họ và tên, chức vụ hoặc chức danh nghề nghiệp, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của người đại diện thực hiện quy trình thu nộp tài liệu.

o) Ghi chú đặc biệt (nếu có).

p) Phông lưu trữ: tự động lấy tến phông lưu trữ theo cơ quan, tổ chức nộp hoặc cơ quan, tổ chức nộp khai báo tên phông lưu trữ.

q) Phương án phân loại: cơ quan, tổ chức nộp lựa chọn các phương án phân loại đã được áp dụng cho khối tài liệu nộp theo hướng dẫn của Hệ thống.

4. Hồ sơ đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

a) Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).

Điều 21. Xác nhận yêu cầu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống

1. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận đăng ký và hồ sơ đề nghị nộp của cơ quan, tổ chức nộp, thực hiện:

a) Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trên Hệ thống.

b) Có ý kiến bằng văn bản trên Hệ thống về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (nếu có).

c) Trả lời xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý thu hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống.

2. Đồng ý thu hồ sơ, tài liệu

Lưu trữ lịch sử thống nhất với cơ quan, tổ chức nộp về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; yêu cầu, phương tiện, cách thức nộp; thời gian nộp và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

3. Từ chối thu hồ sơ, tài liệu

Lưu trữ lịch sử từ chối thu hồ sơ, tài liệu trong các trường hợp sau:

a) Không đúng thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử.

b) Thông tin khai báo chưa rõ ràng, chưa đầy đủ.

c) Tổng dung lượng hồ sơ, dự kiến thu nộp vượt quá năng lực xử lý của Hệ thống. Trường hợp này, lưu trữ lịch sử có phương án xử lý và thông báo kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đến cơ quan, tổ chức nộp.

d) Trường hợp khác, lưu trữ lịch sử ghi rõ lý do từ chối.

4. Thời gian trả lời của lưu trữ lịch sử không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống tiếp nhận đăng ký nộp của cơ quan, tổ chức nộp.

Điều 22. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống

1. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

a) Cơ quan, tổ chức nộp chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (theo kết quả từ giai đoạn đăng ký nộp); đóng gói hồ sơ, tài liệu theo quy định; lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu có đồng thời cả tài liệu số và tài liệu giấy, thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu giấy thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Thu nộp trực tiếp

a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu và thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu, dữ liệu.

b) Cơ quan, tổ chức nộp trực tiếp chuyển thiết bị lưu trữ gói tin và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp và phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói tin.

c) Lưu trữ lịch sử tải (upload) gói tin và các tài liệu kèm theo vào Hệ thống.

d) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp phối hợp thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói tin; kiểm tra tổng thể các gói tin, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói tin với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất; cập nhật thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”.

đ) Lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu, gồm các thông tin sau: mã đăng ký yêu cầu (nếu có); mã cơ quan, tổ chức nộp; tên cơ quan, tổ chức nộp; số lần nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu nộp theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu giao nhận; tổng số dung lượng; tổng số thiết bị, tình trạng, mô tả chi tiết thiết bị; thời gian giao nhận; người giao, nhận; ghi chú khác (nếu có).

3. Thu nộp trực tuyến khác Hệ thống

a) Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống của lưu trữ lịch sử cập nhật hồ sơ nộp vào Hệ thống;

b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kết nối hệ thống.

c) Thực hiện nộp gói SIP vào Hệ thống và nhập các thông tin mô tả từng gói SIP: mã đăng ký yêu cầu thu nộp; mã định danh gói SIP; mã phông (nếu có); tổng số hồ sơ, tài liệu trong gói SIP (theo thứ tự Mục lục hồ sơ, tài liệu); số thứ tự hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (từ số… đến số…); thời gian nộp (Hệ thống tự cập nhật thời gian thực và các lần upload gói SIP).

d) Hệ thống tự động thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói SIP; kiểm tra tổng thể các gói SIP, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói SIP với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất, cập nhật cụ thể thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”; đưa toàn bộ gói SIP hợp lệ vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

4. Thu nộp trực tuyến cùng Hệ thống

a) Cơ quan, tổ chức nộp đăng nhập vào Hệ thống; nhập mới hoặc cập nhật thông tin về đơn vị hình thành phống và khối tài liệu thu nộp: lịch sử đơn vị hình thành phống (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp đối với cơ quan, tổ chức thực hiện thu nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu và thực hiện thao tác “Nộp vào lưu trữ lịch sử” trên Hệ thống.

b) Hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu với Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp và xác nhận: “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu” và đưa toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu nộp vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

Điều 23. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống

1. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra, xác nhận thông tin trên Hệ thống:

a) Mã đăng ký yêu cầu thu nộp.

b) Mã cơ quan, tổ chức thu nộp.

c) Tên cơ quan, tổ chức thu nộp.

d) Tổng số gói tin.

đ) Tổng số hồ sơ, tài liệu theo đăng ký.

e) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã được duyệt nộp (tính toán các lần).

g) Tổng số hồ sơ, tài liệu đã đưa vào Hệ thống.

h) Tổng dung lượng.

i) Số lần thu nộp (số thứ tự).

k) Thời gian tiếp nhận.

2. Hệ thống tự động cập nhật trạng thái tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến tài khoản cơ quan, tổ chức nộp và các tài khoản liên quan (nếu có).

Điều 24. Xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống

1. Kiểm tra sự trùng lặp của hồ sơ, tài liệu

a) Hệ thống thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu trong cùng lần nộp.

b) Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống, Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết Mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, viên chức xử lý nghiệp vụ sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đối với từng trường hợp cụ thể.

2. Kiểm tra dữ liệu gói tin và chi tiết dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chi tiết nội dung tệp tin đính kèm của văn bản, tài liệu; kết quả đối với từng văn bản, tài liệu: đạt, không đạt (nêu rõ lý do).

3. Kiểm tra nội dung và thời hạn lưu trữ

Viên chức nghiệp vụ rà soát từng hồ sơ, tài liệu và đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; rà soát từng văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

4. Viên chức nghiệp vụ tổng hợp kết quả và hoàn thành Báo cáo xử lý nghiệp vụ, gồm các thông tin: tổng số hồ sơ, tài liệu đề xuất thu nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả đạt; tổng số hồ sơ, tài liệu không đạt (nêu rõ lý do); đề xuất đối với cơ quan thu nộp (nếu có); đề xuất đối với người phê duyệt; trình Báo cáo đến người có thẩm quyền phê duyệt.

Điều 25. Phê duyệt hồ sơ, tài liệu nộp và hoàn thành việc thu nộp vào lưu trữ lịch sử

1. Phê duyệt hồ sơ, tài liệu nộp

a) Lưu trữ lịch sử ban hành Quyết định phê duyệt hồ sơ, tài liệu nộp kèm theo Báo cáo kết quả xử lý nghiệp vụ; Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp được phê duyệt; Danh sách hồ sơ, tài liệu không đạt.

b) Trả kết quả đến cơ quan, tổ chức nộp.

2. Lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu gồm các thông tin: mã đăng ký yêu cầu (nếu có); mã cơ quan, tổ chức; tên cơ quan, tổ chức nộp; số lần nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu thu nộp theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu được duyệt; tổng số hồ sơ, tài liệu trả lại; thời gian thu nộp; người thu nộp; ghi chú khác (nếu có).

3. Chuyển hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ

a) Trường hợp thu nộp khác Hệ thống: lưu trữ lịch sử thực hiện việc chuyển gói SIP thành gói AIP.

b) Trường hợp thu nộp cùng Hệ thống: lưu trữ lịch sử chuyển gói AIP vào Kho để thực hiện các bước xử lý nghiệp vụ tiếp theo.

4. Trả lại hồ sơ, tài liệu không được duyệt

a) Đối với hình thức thu nộp trực tiếp: lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ, tài liệu trả lại theo danh sách vào thiết bị lưu trữ để bàn giao cho cơ quan, tổ chức nộp.

b) Đối với hình thức thu nộp trực tuyến: Hệ thống cho phép tải toàn bộ hồ sơ, tài liệu trả lại theo danh sách từ tài khoản của cơ quan, tổ chức nộp.

c) Đối với hình thức thu nộp trong cùng Hệ thống: Hệ thống thực hiện trả lại hồ sơ, tài liệu về tài khoản của cơ quan, tổ chức nộp.

5. Hoàn thành thu nộp

a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp thống nhất lập các biên bản sau: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; Biên bản hồ sơ, tài liệu trả lại theo Danh sách hồ sơ, tài liệu không được phê duyệt vào lưu trữ lịch sử.

b) Thống nhất ký các biên bản.

c) Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước.

d) Lập hồ sơ quá trình thu nộp hồ sơ, tài liệu.

6. Thời gian xử lý nghiệp vụ và ban hành Quyết định phê duyệt hồ sơ, tài liệu nộp của lưu trữ lịch sử không quá 60 ngày kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã được phê duyệt.

Chương V

BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

Điều 26. Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ số

1. Tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật cùng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

2. Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

3. Thiết bị, phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quản lý và bảo quản an toàn theo quy định về Kho lưu trữ số.

4. Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật, chia sẻ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Điều 27. Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số

1. Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

2. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

4. Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện đồng bộ với quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

5. Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm bảo quản tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định về Kho lưu trữ số.

Điều 28. Cấu trúc hồ sơ, tài liệu lưu trữ số dùng để bảo quản

Cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số dùng để bảo quản thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso hoặc AIP_tailieu quy định tại Phụ lục I và Phụ lục II Thông tư này.

Điều 29. Kiểm tra tài liệu lưu trữ số

1. Hằng năm cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

2. Định kỳ và trong thời hạn 03 năm, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý.

3. Nội dung kiểm tra

a) Kiểm tra khả năng tiếp cận, sử dụng, cập nhật của thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số.

b) Kiểm tra quá trình bảo quản và bảo đảm an toàn thông tin đối với tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

c) Kiểm tra tính chính xác thông tin về dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số với tệp tin tài liệu lưu trữ kèm theo (nếu có).

4. Kiểm tra tài liệu lưu trữ số được thực hiện như sau:

a) Xác định và phân loại nguồn tài liệu lưu trữ số kiểm tra (chọn phông lưu trữ để chọn điểm và chọn xác suất cơ sở dữ liệu trong phông).

b) Khởi động hệ thống trang thiết bị, phần mềm phục vụ kiểm tra.

c) Kết nối hệ thống phục vụ kiểm tra với phương tiện lưu trữ.

d) Kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

đ) Thống kê danh mục tài liệu kiểm tra gồm tên tệp tin kiểm tra, địa chỉ lưu trữ tệp tin bị lỗi.

e) Ghi biên bản theo quy định tại Mục 1 Phụ lục VII Thông tư này.

g) Thực hiện phương án khắc phục lỗi (bổ sung các trường tin bị lỗi, bổ sung dữ liệu từ các nguồn dự phòng, số hóa lại tài liệu bị lỗi và bổ sung vào Hệ thống).

h) Lập hồ sơ về quá trình kiểm tra.

Điều 30. Sao lưu tài liệu lưu trữ số

1. Thời gian và phương thức sao lưu

a) Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu hằng ngày theo phương thức sao lưu gia tăng, định kỳ hằng tháng phải sao lưu theo phương thức sao lưu đầy đủ.

b) Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải sao lưu 03 năm/01 lần theo phương thức sao lưu đầy đủ; dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sao lưu.

2. Hệ thống sao lưu cần được kiểm tra định kỳ mỗi quý và phải báo cáo cơ quan quản lý để dự báo tình huống, kịp thời xử lý các sự cố và có giải pháp khắc phục hư hỏng.

3. Thực hiện việc sao lưu định kỳ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau

a) Xác định nguồn dữ liệu sao lưu.

b) Chuẩn bị, kiểm tra phương tiện sao lưu.

c) Thực hiện sao lưu đối với mã nguồn phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vào phương tiện lưu trữ.

d) Kiểm tra kết quả sao lưu sau khi hoàn thành sao lưu. Trường hợp kết quả sao lưu không đạt yêu cầu thì đề xuất biện pháp khắc phục lỗi và báo cáo người có trách nhiệm xử lý. Trường hợp việc sao lưu đạt yêu cầu thì chuyển phương tiện lưu trữ chứa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu vào nơi bảo quản.

đ) Bảo quản phương tiện lưu trữ chứa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu theo quy định của cơ quan, tổ chức.

e) Ghi nhật ký và lập Biên bản sao lưu theo quy định tại Mục 2 và Mục 3 Phụ lục VII Thông tư này.

h) Lập hồ sơ quá trình sao lưu.

4. Chuyển đổi phương tiện lưu trữ

Tài liệu lưu trữ số phải được chuyển đổi phương tiện lưu trữ trong thời hạn ngắn hơn ít nhất 01 năm so với thời hạn độ bền của phương tiện lưu trữ hoặc theo khuyến cáo của nhà sản xuất phương tiện lưu trữ.

Điều 31. Xử lý sự cố và phục hồi tài liệu lưu trữ số

1. Khi có sự cố tin học, cơ quan, tổ chức cần xác định nguyên nhân xảy ra sự cố do lỗi phần cứng hoặc lỗi phần mềm để tìm giải pháp khắc phục.

2. Thực hiện cách ly tài liệu lưu trữ số với nguồn gây hỏng dữ liệu, khắc phục sự cố phần cứng, chặn tấn công xâm nhập mạng, tắt tiến trình phần mềm bảo đảm hệ thống vận hành bình thường.

3. Kiểm tra lỗi phần mềm đối với hệ điều hành, kiểm tra cơ sở dữ liệu Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số để xác định các biện pháp phục hồi.

4. Khi đã xác định nguồn tài liệu lưu trữ số cần phục hồi, người được giao nhiệm vụ xử lý lấy tệp tin sao lưu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố để tiến hành phục hồi.

a) Trường hợp tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ gặp sự cố, người được giao nhiệm vụ thực hiện khôi phục lại dữ liệu bằng cách sử dụng tệp tin sao lưu dữ liệu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố bằng chức năng Backup/Restore của hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoặc chức năng phục hồi dữ liệu của phần mềm ứng dụng.

b) Trường hợp phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu gặp sự cố thì thực hiện lưu lại dữ liệu tài liệu lưu trữ và tiến hành cài đặt lại hệ quản trị cơ sở dữ liệu, sử dụng chức năng Attach Database của hệ quản trị cơ sở dữ liệu để phục hồi lại dữ liệu đã lưu lại ở bước trên hoặc sử dụng dữ liệu sao lưu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố để tiến hành phục hồi dữ liệu.

c) Trường hợp phần mềm ứng dụng gặp sự cố thì thực hiện khôi phục lại bằng cách sử dụng phần mềm ứng dụng đã được sao lưu gần nhất trước thời điểm xảy ra sự cố.

5. Khi hệ thống hoạt động trở lại, người được giao xử lý sự cố thực hiện kiểm tra dữ liệu để bảo đảm dữ liệu sau khi phục hồi hoàn toàn đầy đủ, chính xác so với trước thời điểm xảy ra sự cố.

6. Lập biên bản xử lý sự cố và phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định tại Mục 4 Phụ lục VII Thông tư này.

7. Lập hồ sơ về xử lý sự cố và phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Chương VI

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

Mục 1

QUY ĐỊNH CHUNG VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

Điều 32. Yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ số

1. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số được thực hiện trên cổng thông tin điện tử hoặc Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

2. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng (người dùng) bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

3. Bản dành cho người sử dụng của tài liệu lưu trữ số được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số, theo định dạng gói tin sử dụng (DIP) để cung cấp cho người dùng theo mục đích sử dụng.

4. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của người dùng được thực hiện sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống bởi cơ quan, tổ chức quản lý Hệ thống.

5. Đối với tài liệu lưu trữ giấy hoặc tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác đã có dữ liệu chủ trong Hệ thống nhưng chưa được số hóa, thủ tục đăng ký, tiếp nhận, xét duyệt yêu cầu đọc, cấp bản sao được thực hiện trên Hệ thống.

Điều 33. Sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành

1. Tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành được sử dụng để đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức và nhu cầu thông tin của công dân theo quy định của pháp luật về lưu trữ và tiếp cận thông tin.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành phục vụ hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức .

3. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành phục vụ nhu cầu của công dân thực hiện theo quy định tại Mục 2, Mục 3 và Mục 4 Chương VI Thông tư này.

Điều 34. Sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử

1. Thủ tục thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại Mục 2, Mục 3 và Mục 4 Chương VI Thông tư này.

Mục 2

ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

Điều 35. Tra cứu thông tin và đăng ký yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ số

1. Cách thức tra tìm tài liệu lưu trữ số trong Hệ thống.

a) Theo từ khóa.

b) Theo phông.

c) Theo hồ sơ.

d) Theo tài liệu.

đ) Theo các chuyên đề (nếu có).

2. Đăng ký tài khoản

a) Người dùng khai báo thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, số định danh cá nhân (số giấy tờ tùy thân theo quy định của pháp luật), thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, cơ quan công tác (nếu có), chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

b) Thời gian cấp tài khoản cho người dùng không quá 01 ngày làm việc.

3. Người dùng lựa chọn những hồ sơ, tài liệu cần đọc và gửi yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ.

4. Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu đọc của người dùng, yêu cầu người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ.

5. Người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu, cung cấp bằng chứng trong trường hợp đặc biệt hoặc được ưu tiên, rà soát thông tin về yêu cầu đọc và gửi yêu cầu đọc trên Hệ thống.

Điều 36. Tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ số

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

a) Tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp tiếp cận có điều kiện.

b) Xét duyệt yêu cầu đọc tài liệu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: hồ sơ, tài liệu được duyệt; thời gian đọc (không quá 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt); hồ sơ, tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do; phí đọc tài liệu theo quy định và được tính theo hồ sơ (AIP_hoso), tài liệu lưu trữ độc lập (AIP_tailieu) hoặc tính theo phút tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

d) Có ý kiến trực tiếp đối với từng hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện và trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt. Lưu trữ hiện hành trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền xét duyệt trong Hệ thống. Lưu trữ lịch sử trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ xét duyệt thông qua Hệ thống hoặc bằng công văn hành chính.

đ) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

e) Trả kết quả cho người dùng theo từng đợt xét duyệt.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Có ý kiến trực tiếp đối với từng hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện hoặc có ý kiến xét duyệt tổng thể đối với cả yêu cầu.

3. Người dùng

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

Điều 37. Bản dành cho người sử dụng đọc trên Hệ thống

1. Được nhân bản từ tài liệu lưu trữ gốc.

2. Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Tên cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

4. Không cho phép người dùng tải tài liệu.

5. Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn đọc tài liệu của người dùng.

Mục 3

CẤP BẢN SAO TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

Điều 38. Đăng ký yêu cầu

1. Người dùng lựa chọn tài liệu cần nhận bản sao và gửi yêu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu cấp bản sao, mục đích sử dụng tài liệu, hình thức nhận bản sao (định dạng số hoặc định dạng giấy), loại bản sao (không có xác thực hoặc có xác thực).

3. Người dùng có thể nhận bản sao định dạng số thông qua tài khoản trong Hệ thống, thư điện tử hoặc nhận bản sao định dạng giấy tại cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử hoặc tại địa chỉ cụ thể.

Điều 39. Tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

a) Tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng tài liệu không thuộc trường hợp tiếp cận có điều kiện.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: tài liệu được duyệt; tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do; phí sao tài liệu (Hệ thống tự động tính phí). Phí cấp bản sao được tính theo trang tài liệu văn bản; phút tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

d) Có ý kiến trực tiếp đối với từng tài liệu tiếp cận có điều kiện và trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 36 Thông tư này.

đ) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

e) Trả kết quả cho người dùng theo từng đợt xét duyệt.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Có ý kiến trực tiếp đối với từng tài liệu tiếp cận có điều kiện hoặc có ý kiến xét duyệt tổng thể đối với cả yêu cầu.

3. Người dùng

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

Điều 40. Bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực

1. Được nhân bản từ tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm định dạng phù hợp với định dạng của tài liệu lưu trữ gốc.

2. Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

3. Tên cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

4. Hiển thị chữ “BẢN SAO” tại góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Quy định này không áp dụng đối với bản sao từ tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

5. Cho phép người dùng tải tài liệu từ tài khoản được cấp trong Hệ thống hoặc gửi cho người dùng qua địa chỉ thư điện tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt.

6. Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn tải tài liệu.

Điều 41. Bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày của bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực như bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 40 Thông tư này và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử.

2. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu lưu trữ số văn bản, tài liệu ảnh thể hiện bằng thông tin là chữ “BẢN SAO” như quy định tại khoản 4 Điều 40 Thông tư này.

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu ghi âm hoặc video đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

Điều 42. Bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực dạng gói tin DIP

1. Được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số và bảo đảm các yếu tố xác thực đối với tài liệu lưu trữ gốc.

2. Được gán trong tệp tin văn bản xác thực của lưu trữ lịch sử định dạng .pdf/a, gồm các thông tin:

a) Mã xác thực lưu trữ.

b) Tên lưu trữ lịch sử.

c) Thông tin người nhận: họ và tên, mã định danh công dân hoặc số giấy tờ tùy thân theo quy định của pháp luật.

d) Mã lưu trữ của tài liệu gốc.

đ) Số và ký hiệu của tài liệu gốc (nếu có).

e) Tên loại tài liệu.

g) Trích yếu nội dung hoặc tiêu đề tài liệu.

h) Mục đích sử dụng.

i) Ngày cấp.

k) Thời hạn sử dụng.

l) Số lượng bản.

3. Được đóng gói theo cấu trúc gói tin DIP quy định tại Phụ lục V Thông tư này.

Điều 43. Bản sao tài liệu lưu trữ số định dạng giấy

1. Được in ra từ tài liệu lưu trữ số.

2. Thể thức, kỹ thuật trình bày thực hiện theo quy định về cấp bản sao tài liệu lưu trữ giấy của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

Mục 4

CUNG CẤP THÔNG TIN TỪ TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 44. Các hình thức cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Cung cấp Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Danh mục tài liệu lưu trữ từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (viết tắt là Danh mục tài liệu lưu trữ) được hình thành theo từng chủ đề cụ thể do người dùng yêu cầu trên Hệ thống, được trích xuất từ Hệ thống và được sắp xếp theo một trình tự logic nhất định.

b) Thông tin về hồ sơ, tài liệu được thống kê trong Danh mục tài liệu lưu trữ được cung cấp cho người dùng tối đa không vượt quá bốn trường tin.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, Danh mục tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

2. Cung cấp thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số

a) Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng tài liệu thống kê nội dung về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; mỗi nội dung được trích xuất nguyên văn từ tài liệu lưu trữ số; có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc.

b) Thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được xác thực bởi cơ quan, tổ chức quản lý Hệ thống khi cung cấp cho người dùng.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

3. Cung cấp thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số được thể hiện bằng báo cáo tổng hợp về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của người dùng; được trích xuất từ Hệ thống; được tổng hợp và biên tập tự động bởi Hệ thống; mỗi đoạn nội dung trong báo cáo có chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ và giữ được liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc; có xác thực của cơ quan quản lý Hệ thống.

b) Thông tin tổng hợp từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng báo cáo thống kê số liệu thông minh có định hướng về tài liệu lưu trữ, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ và đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ; được trích xuất từ Hệ thống theo yêu cầu của người dùng.

c) Trường hợp Hệ thống có chức năng đa ngôn ngữ, thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác nhau theo yêu cầu của người dùng.

4. Tùy thuộc vào năng lực xử lý của Hệ thống, người đứng đầu cơ quan quản lý Hệ thống quyết định số lượng hồ sơ, tài liệu cung cấp đối với từng hình thức quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này cho một lần yêu cầu.

5. Thẩm quyền cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 45. Đăng ký yêu cầu

1. Người dùng truy cập vào Hệ thống, tạo lập tài khoản và chọn hình thức quy định tại Điều 44 Thông tư này.

2. Người dùng tạo và gửi yêu cầu trên Hệ thống.

3. Hệ thống yêu cầu người dùng khai báo mục đích sử dụng.

4. Người dùng khai báo và xác nhận phương thức nhận kết quả bản số thông qua tài khoản trong Hệ thống, thư điện tử hoặc bản giấy tại lưu trữ lịch sử hoặc tại địa chỉ cụ thể.

Điều 46. Tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Thông báo kết quả xét duyệt và phí cung cấp thông tin đối với trường hợp được xét duyệt hoặc lý do không xét duyệt.

d) Trường hợp yêu cầu của người dùng liên quan đến thông tin trong tài liệu tiếp cận có điều kiện, lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử phải trình cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xét duyệt theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 36 Thông tư này.

đ) Trả kết quả cho người dùng.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân xét duyệt

a) Tiếp nhận yêu cầu.

b) Xét duyệt yêu cầu.

c) Trả kết quả xét duyệt.

3. Người dùng

a) Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

b) Thanh toán phí.

4. Hệ thống xác nhận việc thanh toán phí của người dùng.

5. Thời gian tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu không quá 06 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống tiếp nhận yêu cầu.

Điều 47. Xử lý nghiệp vụ và trả kết quả cho người dùng

1. Kết quả được kết xuất từ Hệ thống theo hình thức quy định tại Điều 44 Thông tư này.

2. Rà soát kết quả, biên tập kết quả.

3. Phê duyệt kết quả.

4. Trả kết quả cho người dùng.

Chương VII

HUỶ TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ HẾT GIÁ TRỊ

Điều 48. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị

1. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị là tập hợp một số thông tin cơ bản về hồ sơ, tài liệu trùng lặp và hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ trong Hệ thống.

2. Trường hợp Hệ thống phát hiện hồ sơ, tài liệu trùng lặp, Hệ thống tự động đưa hồ sơ, tài liệu trùng lặp vào Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, chuyển trạng thái những hồ sơ, tài liệu này thành “Xem xét hủy” và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.

3. Định kỳ hằng năm, Hệ thống tự động thông báo hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ và đưa vào Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, chuyển trạng thái “Xem xét hủy” trong Hệ thống và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.

4. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị

a) Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống theo định kỳ hằng năm để làm thủ tục hủy.

b) Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với hồ sơ gồm: số thứ tự, mã lưu trữ hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, tổng số tài liệu trong hồ sơ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.

c) Thông tin trên Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị đối với tài liệu gồm: số thứ tự, mã lưu trữ tài liệu, tên loại và trích yếu nội dung, thời hạn lưu trữ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.

5. Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị được kết xuất từ Hệ thống có tài liệu giấy hoặc tài liệu trên vật mang tin khác, cơ quan, tổ chức phải ghi chú vào Danh mục.

Điều 49. Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống tại lưu trữ hiện hành

1. Lưu trữ hiện hành rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống, thực hiện thủ tục thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

2. Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị làm việc trong Hệ thống

a) Căn cứ quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, người được giao nhiệm vụ tạo tài khoản và gán quyền xem xét danh mục, tài liệu cho các thành viên Hội đồng trong Hệ thống.

b) Các thành viên Hội đồng xem xét danh mục, thực hiện việc kiểm tra tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống.

c) Kết quả làm việc của Hội đồng được tổng hợp và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong Hệ thống làm căn cứ để ra quyết định.

3. Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị và thời gian thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

4. Cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định tài liệu lưu trữ số hết giá trị thông qua Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính.

5. Cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thiết lập tài khoản và cấp quyền để đại diện cơ quan thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống.

6. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.

7. Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống

a) Căn cứ Quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ hiện hành thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống.

b) Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

8. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

Điều 50. Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống tại lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử rà soát Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị trong Hệ thống, trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định trong Hệ thống hoặc bằng văn bản hành chính.

2. Công chức được giao nhiệm vụ thẩm định truy cập vào Hệ thống, thực hiện các thao tác nhập ý kiến thẩm định trong Hệ thống và kết xuất kết quả thẩm định từ Hệ thống, thực hiện thủ tục báo cáo người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

3. Hủy tài liệu hết giá trị trong Hệ thống

a) Căn cứ vào quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị của người có thẩm quyền, lưu trữ lịch sử thực hiện thao tác hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị trong Hệ thống.

b) Hệ thống lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu hết giá trị.

Chương VIII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 51. Điều khoản thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

2. Bãi bỏ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Trường hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đã hình thành trong Hệ thống có cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV vẫn tiếp tục được lưu trữ cho đến khi được chuyển đổi sang cấu trúc dữ liệu theo quy định tại Thông tư này.

4. Trường hợp Hệ thống đã được xây dựng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nâng cấp đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư này, bảo đảm thực hiện phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến toàn trình.

5. Trường hợp nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số chưa được quy định tại Thông tư này, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Luật Lưu trữ, các quy định của pháp luật khác có liên quan và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 52. Trách nhiệm thực hiện

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ để được hướng dẫn, giải quyết./.