Quyết định 3089/QĐ-BYT 2023 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Y tế

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Y tế

^{________________}

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 95/2022/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế; Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 28 tháng 01 năm 2019 của

Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 702/QĐ-VPCP, ngày 15 tháng 9 năm 2020 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Y tế.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Y tế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 4505/QĐ-BYT ngày 08 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Quy chế công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc và Quyết định số 4345/QĐ-BYT ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Quy chế công tác văn thư.

Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ Y TẾ
(Kèm theo Quyết định số 3089/QĐ-BYT ngày 02 tháng 8 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn thư, công tác lưu trữ của Bộ Y tế.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc trong các đơn vị thuộc Bộ Y tế; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ chỉ thực hiện quy chế này khi tiếp nhận và trình ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản”, “Văn bản chuyên ngành”, “Văn bản hành chính”, “Văn bản điện tử”, “Văn bản đi”, “Văn bản đến”, “Bản thảo văn bản”, “Bản gốc văn bản”, “Bản chính văn bản giấy”, “Bản sao y”, “Bản sao lục”, “Bản trích sao”, “Danh mục hồ sơ”, “Hồ sơ”, “Lập hồ sơ” được hiểu theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).

2. Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử (sau đây gọi tắt là Hệ thống) là Hệ thống thông tin được Bộ Y tế xây dựng có chức năng tin học hóa việc quản lý văn bản và điều hành công việc của Bộ Y tế. Bộ Y tế cấp tài khoản để người dùng tham gia sử dụng Hệ thống.

3. “Văn thư Bộ” là bộ phận thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư tại Phòng Tổ chức - Hành chính thuộc Văn phòng Bộ.

4. “Văn thư đơn vị” là bộ phận thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của đơn vị thuộc Bộ.

5. “Thiết bị lưu khóa bí mật” là thiết bị điện tử dùng để lưu trữ chứng thư số và khóa bí mật của người sử dụng.

6. “Ký số” là việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật kết hợp với chức năng của Hệ thống để ký các văn bản điện tử theo thẩm quyền trên Hệ thống hoặc ký trực tiếp lên văn bản điện tử để quản lý trên Hệ thống.

7. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

8. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

9. “Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

10. “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; Trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

11. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

12. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

13. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để nghiên cứu theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

14. “Tài liệu lưu trữ số hóa” là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

15. “Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ” là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.

16. “Phương tiện lưu trữ” là thiết bị vật lý được sử dụng để lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng, thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang...).

17. “Dữ liệu thông tin đầu vào” là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

Điều 4. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Y tế được thực hiện khoa học, chính xác, minh bạch, bảo đảm bí mật nhà nước và bí mật công tác theo quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của Bộ Y tế, các đơn vị thuộc Bộ phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do Thủ trưởng các đơn vị căn cứ Quy chế này, báo cáo Bộ trưởng Bộ Y tế quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Quy chế này; đối với văn bản mật được thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến đều phải được tiếp nhận, xử lý và phát hành trên Hệ thống (trừ văn bản có chế độ mật và văn bản khiếu nại, tố cáo, đơn thư, hồ sơ cán bộ công chức, viên chức). Trường hợp phát sinh văn bản giấy thì chỉ được đóng dấu phát hành sau khi văn bản được người có thẩm quyền ký và phải quét (scan) văn bản đưa vào Hệ thống.

Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn phòng Bộ (Phòng Tổ chức

- Hành chính) các đơn vị, cá nhân sẽ không có trách nhiệm giải quyết; trường hợp hỏa tốc hẹn giờ đến ngoài giờ hành chính, bảo vệ cơ quan tiếp nhận, sau đó liên hệ ngay với bộ phận Văn thư Bộ để giải quyết.

c) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của các Cục được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư của Cục để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật.

d) Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

đ) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

e) Văn bản, tài liệu có độ mật không xử lý trên Hệ thống; được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

g) Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị thực hiện từ chối nhận văn bản điện tử hoặc trả lại văn bản đến (văn bản điện tử và bản giấy nếu có) và chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, chuyển Văn thư cơ quan chậm nhất trong 01 ngày làm việc tiếp theo để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

h) Công chức, viên chức, người lao động được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

i) Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Thông tư số 185/2019/TT-BQP ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

k) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (sau đây gọi là Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số sử dụng trong văn bản điện tử là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp theo quy định.

Điều 6. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

a) Thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ.

b) Phối hợp với đơn vị liên quan hướng dẫn, tập huấn, quản lý, tạo lập tài khoản cho công chức, viên chức, người lao động trên Hệ thống và tổ chức kiểm tra, giám sát việc khai thác, sử dụng Hệ thống.

c) Rà soát, nhập thời hạn văn bản điện tử, đôn đốc các đơn vị về thời hạn hoàn thành văn bản; thống kê, báo cáo Bộ Y tế khi có yêu cầu.

d) Phối hợp với Trung tâm thông tin y tế Quốc gia và đơn vị liên quan bảo đảm về cơ sở hạ tầng kỹ thuật, quản trị hệ thống, vận hành liên tục, thông suốt trên mạng diện rộng của Bộ và trên mạng Internet; chịu trách nhiệm bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật của Hệ thống.

đ) Phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Bộ phối hợp với Trung tâm thông tin y tế Quốc gia thực hiện phương án dự phòng, lưu trữ dữ liệu, bảo đảm phục hồi cơ sở dữ liệu và Hệ thống chậm nhất trong vòng 24 giờ kể từ khi xảy ra sự cố; kiểm tra, giám sát, thông báo kịp thời cho các đơn vị khi Hệ thống gặp sự cố và sau khi khắc phục xong sự cố hoặc có sự thay đổi, nâng cấp phần mềm.

e) Phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Bộ phối hợp với Trung tâm thông tin y tế Quốc gia quản lý chữ ký số, chứng thư số gồm: Cấp, thu hồi, hướng dẫn, hỗ trợ người sử dụng chữ ký số, chứng thư số, Sim CA.

g) Văn phòng Bộ chỉ được phát hành văn bản điện tử sau khi có văn bản giấy được Lãnh đạo Bộ ký duyệt.

2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị

Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

3. Trách nhiệm của văn thư đơn vị

a) Phối hợp với Văn thư Bộ thực hiện thủ tục phát hành văn bản đi của đơn vị. b) Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến đơn vị (đối với bản giấy, văn bản mật); theo dõi, quản lý số lượng văn bản đến đơn vị (đối với cả văn bản giấy và văn bản điện tử).

c) Quản lý Sổ đăng ký văn bản đi, đến của đơn vị.

d) Giao nộp tài liệu lưu trữ trong danh mục nộp lưu của đơn vị cho Lưu trữ cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.

4. Trách nhiệm của thư ký, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ

a) Thư ký, chuyên viên giúp việc lãnh đạo bộ tiếp nhận và vào Sổ theo dõi hồ sơ trình;

b) Kiểm tra hồ sơ, nội dung phiếu trình, dự thảo văn bản trước khi trình lãnh đạo bộ. Trường hợp có ý kiến tham mưu đối với hồ sơ trình, phải trao đổi với chuyên viên chủ trì xử lý hoặc có ý kiến bằng văn bản gửi đơn vị chủ trì xử lý.

5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức và người lao động

a) Thực hiện nghiêm Quy chế này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Cập nhật nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ/Lãnh đạo đơn vị giao vào Hệ thống theo dõi chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật); tổng hợp các nhiệm vụ được giao để phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra.

b) Đảm bảo tiếp nhận, xử lý các văn bản kịp thời, đúng tiến độ theo phân công của lãnh đạo đơn vị; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến tham mưu, báo cáo kết quả xử lý văn bản với lãnh đạo đơn vị; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ về Lưu trữ cơ quan, đơn vị đúng quy định.

c) Chịu trách nhiệm cá nhân về việc sử dụng tài khoản trên Hệ thống: không truy cập vào tài khoản của người khác, không để người khác truy cập vào tài khoản của mình (trừ trường hợp được ủy quyền). Khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ phải thực hiện bàn giao quyền sử dụng Hệ thống và toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho Trưởng phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị (đối với đơn vị không có cấp phòng)

d) Chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm theo dõi tiến độ công việc trong quá trình trình ký và phát hành, gửi đi và lập hồ sơ về công việc được giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.

Chương II. CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 7. Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Thể thức văn bản

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

b) Thể thức văn bản hành chính thể hiện theo quy định tại Điều 8 và Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

c) Văn bản trao đổi đối với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, thể thức văn bản thực hiện theo các quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

2. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

a) Kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020.

b) Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Điều 9. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên, phải chuyển bản thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức văn bản và chịu trách nhiệm về tính chính xác của văn bản điện tử (nội dung, nơi nhận, Lãnh đạo để báo cáo nếu có).

3. Đối với bản thảo văn bản mật, cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải ghi rõ tên viết tắt người soạn thảo, số lượng bản phát hành, “được phép hoặc không được phép sao chụp tài liệu vật chứa bí mật nhà nước” tại phần nơi nhận của văn bản và thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định. Khi trình Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký ban hành văn bản có nội dung bí mật nhà nước phải căn cứ danh mục bí mật nhà nước của ngành, lĩnh vực để xác định mức độ mật, dự kiến số lượng bản phát hành, văn bản được phép hoặc không được phép sao chụp và có đề xuất bằng văn bản để văn thư cơ quan có căn cứ khi đóng dấu độ mật.

4. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

5. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 10. Duyệt bản thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Điều 11. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Lãnh đạo đơn vị và cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế và trước pháp luật về nội dung văn bản.

Văn phòng Bộ giúp Bộ Y tế kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ. Văn thư đơn vị giúp lãnh đạo đơn vị kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của đơn vị. Trường hợp phát hiện có sai sót thì trả lại cho đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện.

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký

Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải ký nháy/tắt vào phía bên phải chức vụ của người ký văn bản, cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình ký.

b) Văn bản do Lãnh đạo cấp Vụ ký thừa lệnh Bộ trưởng

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Vụ ký ban hành.

- Lãnh đạo Vụ chỉ được ký thừa lệnh Bộ trưởng sau khi được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ.

c) Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng 1 dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Cá nhân được giao soạn thảo văn bản thực hiện đưa bản thảo văn bản vào Hệ thống, chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết và tính chính xác của văn bản điện tử (nội dung, nơi nhận, Lãnh đạo để báo cáo nếu có); chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Điều 12. Ký ban hành văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản của Bộ trưởng, Thứ trưởng và thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ thực hiện theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc của Bộ Y tế.

2. Trong trường hợp đặc biệt, Bộ trưởng có thể uỷ quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan Bộ ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà Bộ trưởng phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được uỷ quyền. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.

3. Vụ trưởng được ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản hướng dẫn, giải quyết, thông báo các vấn đề liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của vụ và được giao lại cho cấp phó ký thay.

4. Chánh Văn phòng Bộ được ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản hành chính khi được Bộ trưởng giao; Chánh Văn phòng Bộ ký các văn bản và đóng dấu Văn phòng đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền của Văn phòng Bộ và được giao lại cho cấp phó ký thay.

5. Chánh Thanh tra Bộ được ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản hành chính khi được Bộ trưởng giao và được xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; Chánh Thanh tra Bộ ký các văn bản đóng dấu Thanh tra đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền của Thanh tra Bộ theo quy định của pháp luật thanh tra.

6. Cục trưởng được ban hành văn bản cá biệt, văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục.

7. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành.

8. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

11. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, đơn vị (đối với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 14. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, đơn vị là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

a) Văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.

c) Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, đơn vị (gọi là chung là tổ chức tư vấn) được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban, Tổ được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” thì phải lấy hệ thống số riêng, quản lý tại Văn thư cơ quan.

2. Đối với văn bản giấy việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 15. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Tất cả văn bản đi phải được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 16. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư; b) Đối với văn bản ký chữ ký số, phần nơi nhận đơn vị chủ trì soạn thảo phải liệt kê đầy đủ các nơi nhận trên Hệ thống. Đối với các đơn vị nhận văn bản không trong Hệ thống, không có trên Trục liên thông văn bản Quốc gia, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm phối hợp với Văn thư cơ quan nhân bản và phát hành;

2. Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

3. Ký số cơ quan đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Điều 17. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi được ký, đóng dấu ban hành.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

7. Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện.

a) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.

b) Trong trường hợp văn bản khẩn cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

c) Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

8. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

a) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi đúng hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Điều 18. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

b) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

c) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 17 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. Trường hợp văn bản đi bằng tiếng nước ngoài phải lưu kèm theo văn bản gốc 01 bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng Việt,

4. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến,

Điều 20. Tiếp nhận và phân loại văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Tiếp nhận văn bản giấy

- Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

- Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” và hẹn giờ đến), Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải thông báo ngay cho người chuyển văn bản đến và báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản xác nhận sự việc với người chuyển văn bản đến.

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax, Văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Đối với văn bản giấy có mức độ khẩn đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày nghỉ, ngày tết, nhân viên bảo vệ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận và báo ngay với Văn thư Bộ, văn thư đơn vị để xử lý kịp thời.

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Tất cả văn bản giấy đến gửi cơ quan, đơn vị thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì (trừ văn bản có dấu chỉ độ mật), đóng dấu “ĐẾN”.

- Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, đơn vị thì Văn thư cơ quan chuyển cả bì cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

- Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

+ Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản có nội dung cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư cơ quan phải trả lại văn bản cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan phải báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

c) Đối với văn bản điện tử yêu cầu thời gian xử lý gấp gửi đến Bộ Y tế ngoài giờ hành chính qua Trục liên thông văn bản quốc gia: Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn bản và trình Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị xử lý.

Điều 21. Đăng ký văn bản đến

1. Văn bản đến được đăng ký tại Văn thư cơ quan, việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Đối với văn bản thuộc danh mục bí mật được đăng ký riêng và nếu sử dụng phần mềm phải được quản lý trên máy vi tính không được nối mạng tại văn thư cơ quan.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

a) Đối với văn bản giấy

Các văn bản không có độ mật: Văn thư cơ quan đóng dấu “ĐẾN”; ghi số văn bản đến; cập nhật thông tin văn bản đến lên hệ thống, thực hiện số hoá văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP; Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

b) Đối với văn bản điện tử

Cập nhật vào hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định. Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống theo quy định tại phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP

c) Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

d) Đối với văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 22. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc trình, chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” (ví dụ: Chuyển: Vụ KH-TC, Vụ BHYT thì Vụ KH-TC là đơn vị chủ trì, Vụ BHYT là đơn vị phối hợp). Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải thực hiện ký nhận văn bản.

4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống, cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.

Điều 23. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo và phân công cán bộ, công chức và người lao động giải quyết kịp thời đúng thời hạn theo yêu cầu trong văn bản đến hoặc theo Quy chế làm việc của Bộ, theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.

2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

3. Đối với văn bản đến có dấu: “TÀI LIỆU THU HỒI” hoặc "XEM XONG TRẢ LẠI" thì cá nhân tiếp nhận tài liệu có trách nhiệm phối hợp với Văn thư Bộ làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi đúng thời hạn quy định.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 24. Các hình thức sao văn bản

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Điều 25, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bao gồm: Sao y, sao lục, trích sao.

2. Thể thức về kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 25. Giá trị pháp lý của bản sao

1. Bản sao y, bản sao lục và trích sao thực hiện đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

2. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Điều 26. Thẩm quyền sao văn bản

1. Lãnh đạo Văn phòng Bộ ký sao văn bản do Bộ Y tế ban hành; Lãnh đạo các Vụ ký sao các văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến thuộc chức năng, nhiệm vụ được phân công; Thủ trưởng các đơn vị có con dấu và tài khoản riêng ký sao các văn bản do đơn vị ban hành.

2. Không được sao, chụp, chuyển phát những ý kiến của Lãnh đạo Bộ ghi bên lề văn bản để gửi đến các cơ quan, tổ chức khác. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Bộ ghi ở lề của văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác, phải được cụ thể hóa bằng văn bản hành chính.

3. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Y tế.

Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 27. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do Bộ trưởng và thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ phê duyệt, ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 28. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và của Bộ.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

2. Mở hồ sơ

a) Căn cứ vào Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị được phê duyệt công chức, viên chức và người lao động có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc được giao phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ lên bìa hồ sơ đối với hồ sơ giấy, tạo file tên hồ sơ đối với hồ sơ điện tử.

b) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

a) Công chức, viên chức và người lao động có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

b) Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

4. Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Công chức, viên chức và người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

b) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

c) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 29. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Lưu trữ cơ quan chỉ thu nhận vào lưu trữ những tài liệu đã được lập thành hồ sơ và có danh mục hồ sơ.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán. d) Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu lưu trữ điện tử: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải nộp 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử: Công chức, người lao động được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Điều 30. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

a) Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan Bộ.

b) Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ;

c) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Y tế.

2. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị

a) Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị.

b) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

3. Trách nhiệm của công chức và người lao động

a) Công chức và người lao động phải nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục của Quy chế này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại trình Lãnh đạo Bộ đồng ý bằng văn bản và gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

b) Công chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị thuộc Bộ trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc đã kết thúc cho Lưu trữ cơ quan; bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc chưa kết thúc cho người kế nhiệm theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị; không giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm đôn đốc công chức và người lao động của đơn vị mình trong việc bàn giao tài liệu trước khi chuyển công tác, thôi việc, đi học tập dài ngày, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.

4. Trách nhiệm của Văn thư Bộ

Văn thư Bộ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ và công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ công việc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định..

Mục 5. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 31. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ Y tế. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu (đối với các đơn vị có con dấu riêng) và thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị.

2. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ Y tế được giao cho công chức Văn thư Bộ quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ, trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí mật tương ứng và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại phòng làm việc của công chức Văn thư Bộ trong trụ sở Bộ. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác lưu giữ khi được đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng Bộ. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu văn bản và bản sao văn bản; chủ trì, phối hợp ký số vào văn bản điện tử trên Hệ thống.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

đ) Không được đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

3. Văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu (đối với đơn vị có con dấu riêng) và thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị, trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí mật tương ứng và có trách nhiệm thực hiện những quy định của khoản 2 điều này tại đơn vị.

4. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

5. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức Văn thư Bộ phải báo cáo Chánh Văn phòng Bộ làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo cáo Chánh Văn phòng và cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, kịp thời lập biên bản.

6. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới theo quy định pháp luật.

Điều 32. Sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

đ) Dấu nổi chỉ sử dụng để đóng các văn bằng, chứng chỉ và được đóng vào góc dưới bên phải, trùm 1/3 đường kính con dấu lên ảnh chân dung của người được cấp văn bằng, chứng chỉ.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Chương III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀ LOẠI HỦY TÀI LIỆU

Điều 33. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị các kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu hướng dẫn, mỗi loại hai bản, đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Điều 34. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

1. Đối với hồ sơ điện tử:

a) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

b) Việc giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:

- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;

- Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

- Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;

- Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

- Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

c) Đơn vị, cá nhân chỉ được huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan kiểm tra, xác nhận.

2. Đối với hồ sơ giấy:

a) Lập kế hoạch giao nhận hồ sơ theo Danh mục hồ sơ được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành vào đầu năm;

b) Phối hợp với các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

c) Hướng dẫn các đơn vị, công chức, viên chức, người lao động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định tại Quy chế này.

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 35. Chỉnh lý tài liệu

1. Nguyên tắc:

a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.

b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan.

c) Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn( tính bằng số năm cụ thể).

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.

e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.

Điều 36. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

4. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b) Xác đinh tài liệu hết giá trị để tiến hành thủ tục tiêu hủy.

Điều 37. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

- Chánh Văn phòng Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ là Chủ tịch Hội đồng;

- Lãnh đạo phòng Phòng Tổ chức- Hành chính thuộc Văn phòng Bộ - Ủy viên;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

- Công chức thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của Văn phòng Bộ - Thư ký Hội đồng;

- Trong trường hợp cần thiết, Chủ tịch Hội đồng đề xuất với Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định mời thêm các chuyên gia, đại diện am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 38. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do.

2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Lãnh đạo cơ quan quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin trên tài liệu.

3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:

a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh.

c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị.

đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.

e) Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

g) Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan khác.

4. Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

5. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

6. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 39. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Trách nhiệm và thời gian giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

a) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại khoản 1, Điều 21, Mục 3, Chương II, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo Điều 22, Mục 3, Chương II, Luật Lưu trữ và theo Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo cơ quan.

b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo. d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.

2. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:

a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.

b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.

c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.

d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng

đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUA

Điều 40. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12.

3. Văn thư, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ lập báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ gửi về Văn phòng Bộ để tổng hợp theo quy định của Thông tư 03/2018/TT-BNV ngày 06/03/2018 của Bộ Nội vụ.

Điều 41. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Nguyên tắc:

a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu trữ hiện hành do các công chức, viên chức các đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

2. Chánh Văn phòng Bộ, Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính hoặc người được phân công có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; đảm bảo an toàn, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ.

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ.

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

3. Cán bộ công chức, viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm:

a) Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ.

b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.

c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.

d) Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

4. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử

a) Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

b) Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.

c) Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

d) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ). Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu được thực hiện theo quy định tại điều 9, điều 10, điều 11của Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Đơn vị được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.

đ) Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

e) Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ và Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông. Việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin theo cấp độ được quy định. Không được mang thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ Y tế

g) Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử.

Mục 3. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Điều 42. Đối tượng, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

Công chức, viên chức, người lao động trong, ngoài cơ quan và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và nhu cầu riêng chính đáng

Điều 43. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan hoặc trên phần mềm Lưu trữ điện tử.

2. Cho mượn tài liệu ra khỏi lưu trữ cơ quan (phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền, thời hạn cho mượn không quá 10 ngày; trong trường hợp cần thiết có thể gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc tiếp theo).

3. Cấp bản photo, bản sao y bản chính tài liệu lưu trữ.

Điều 44. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối với cán bộ, công chức, người lao động thuộc cơ quan Bộ Y tế

a) Lãnh đạo Phòng Tổ chức - Hành chính: phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ đối với tài liệu lưu trữ thông thường. Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao, photo (không đóng dấu).

b) Chánh Văn phòng Bộ (có thể ủy quyền Phó Chánh Văn phòng phụ trách): phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ đối với tài liệu lưu trữ có nội dung hạn chế sử dụng (tài liệu nhân sự, tài chính - kế toán, tài liệu về công tác thanh tra, tổ chức phi chính phủ…). Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao, photo (có đóng dấu).

2. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan Bộ Y tế

a) Cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan Bộ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng đồng ý.

b) Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác và phải được Chánh Văn phòng đồng ý.

3. Các trường hợp phức tạp phát sinh khác trong quá trình phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cần xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu cần).

4. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Y tế.

Chương IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 45. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ

1. Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm.

2. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ được sử dụng vào các công việc sau:

a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư, lưu trữ quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ.

d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 46. Biên chế và tiêu chuẩn công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

1. Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư do cơ sở đào tạo có thẩm quyền cấp.

2. Người được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Điều 47. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Kết quả thực hiện Quy chế này là tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm đối với các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ.

2. Đơn vị, cá nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.

Điều 48. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này tới toàn thể cán bộ công chức và người lao động của đơn vị mình.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Y tế theo các quy định của Nhà nước và của Bộ Y tế; tiến hành kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ; báo cáo, đề xuất với Lãnh đạo Bộ về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế.

3. Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia, Phòng Công nghệ Thông tin thuộc Văn phòng Bộ, đơn vị phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng quản lý, khai thác các chức năng của Hệ thống; quản lý, vận hành hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đảm bảo vận hành thông suốt, xử lý các vướng mắc liên quan đến vấn đề kỹ thuật của Hệ thống; thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu toàn bộ hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

4. Đối với các Cục và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế: Căn cứ vào quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các quy định tại Quy chế này để ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị mình phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.

5. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này và những quy định có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ.

6. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng Bộ Y tế để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.

PHỤ LỤC I. MẪU PHIẾU TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 3089/QĐ-BYT ngày 02 tháng 08 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

1. Mẫu phiếu trình Lãnh đạo Bộ ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật

- Mẫu 1.1 - Phiếu trình Bộ trưởng.

- Mẫu 1.2 - Phiếu trình Thứ trưởng.

2. Mẫu phiếu trình Lãnh đạo Bộ ban hành Văn bản hành chính

- Mẫu 2.1 - Phiếu trình Bộ trưởng.

- Mẫu 2.2 - Phiếu trình Thứ trưởng.

3. Mẫu phiếu trình ban hành Văn bản có độ Mật

- Mẫu 3.1 - Phiếu trình Bộ trưởng.

- Mẫu 3.1 - Phiếu trình Thứ trưởng.

4. Mẫu Phiếu trình xin ý kiến chỉ đạo

- Mẫu 4.1 - Phiếu trình Bộ trưởng.

- Mẫu 4.2 - Phiếu trình Thứ trưởng.

Mẫu 1.1 - Phiếu trình Bộ trưởng ban hành Văn bản quy phạm pháp luật

PHIẾU TRÌNH BỘ TRƯỞNG

(Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật)

Kính gửi: ……………………………………………………........

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA CỦA VỤ PHÁP CHẾ VÀ VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: Ý KIẾN CỦA THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH LĨNH VỰC

PHẦN IV: PHẦN XỬ LÝ CỦA BỘ TRƯỞNG

Mẫu 1.2 - Phiếu trình Thứ trưởng ban hành Văn bản quy phạm pháp luật

PHIẾU TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ

(Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật)

Kính gửi: ……………………………………………………........

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA CỦA VỤ PHÁP CHẾ VÀ VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: PHẦN XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ

Mẫu 2.1 - Phiếu trình Bộ trưởng ban hành Văn bản hành chính

PHIẾU TRÌNH BỘ TRƯỞNG

(Ban hành văn bản hành chính)

Kính gửi: ................................................................................

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN CỦA VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: Ý KIẾN CỦA THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH LĨNH VỰC

PHẦN IV: PHẦN XỬ LÝ CỦA BỘ TRƯỞNG

Mẫu 2.2 - Phiếu trình Thứ trưởng ban hành văn bản hành chính

PHIẾU TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ

(Ban hành văn bản hành chính)

Kính gửi: ……………………………………………………........

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN CỦA VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: PHẦN XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ

Mẫu 3.1 - Phiếu trình Bộ trưởng ban hành văn bản có độ Mật

PHIẾU TRÌNH BỘ TRƯỞNG

(Ban hành văn bản có độ Mật)

(KHẨN, HỎA TỐC)

Kính gửi: ................................................................................

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN CỦA VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: Ý KIẾN CỦA THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH LĨNH VỰC

PHẦN IV: PHẦN XỬ LÝ CỦA BỘ TRƯỞNG

Mẫu 3.2 - Thứ trưởng ban hành Văn bản có độ Mật

PHIẾU TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ

(Ban hành văn bản có độ Mật)

Kính gửi: ……………………………………………………........

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN CỦA VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: PHẦN XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ

Mẫu 4.1 - Phiếu trình xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng

PHIẾU TRÌNH BỘ TRƯỞNG

(Xin ý kiến chỉ đạo)

Kính gửi: .........................................................................

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN CỦA VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: Ý KIẾN CỦA THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH LĨNH VỰC

PHẦN IV: Ý KIẾN CỦA BỘ TRƯỞNG

Mẫu 4.2 - Phiếu trình xin ý kiến chỉ đạo của Thứ trưởng

PHIẾU TRÌNH LÃNH ĐẠO BỘ

(Xin ý kiến chỉ đạo)

Kính gửi: ……………………………………………………........

PHẦN I: NỘI DUNG TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ

PHẦN II: TIẾP NHẬN CỦA VĂN PHÒNG BỘ

PHẦN III: PHẦN XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO BỘ

PHỤ LỤC II. CÁC BIỂU MẪU TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

(Kèm theo Quyết định số 389/QĐ-BYT ngày 02 tháng 8 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Danh mục tài liệu hết giá trị

Phông (khối) …………

Hướng dẫn cách ghi:

Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu

(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.

(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).

(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung tài liệu bên trong.

(4): Ghi lý do huỷ tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.

(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.

BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông (khối)……………………

Thời gian của Phông (khối) tài liệu……………….

I. Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị

1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)

2. Số lượng: Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là … mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là …… mét; số lượng tài liệu loại ra ... mét (bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là …%.

3. Thời gian: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.

II. Tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...

1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do huỷ …).

2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do huỷ…

3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì?

4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?

BIÊN BẢN

Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ điều của Quyết định /QĐ-BYT ngày / /2021 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành “ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ Y tế”;

Căn cứ Quyết định số… ngày…. . . .tháng…….. năm….. của…. về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,

Hôm nay, vào hồi….giờ ngày…tháng…năm…,

Tại ………………………………………………………………………..

Hội đồng xác định giá trị của…..(cơ quan, tổ chức) gồm có:

………………………………………………………………………………..

(ghi rõ họ tên các thành viên trong Hội đồng)……………………………………

Chủ toạ:……………………………………………………………………

Thư ký:……………… ……………………….(người làm lưu trữ)

Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu ……………

Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …………………………… và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:

1………………………………………………………………………….

2………………………………………………………………………….

3…………………………………………………………………………

Chủ toạ cuộc họp thống nhất kết luận:

1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ) tài liệu số:…………, nêu lý do (nếu có).

2. Đề nghị (người có thẩm quyền)….. xem xét, quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm.

Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí: .../…(ghi rõ số lượng)

Cuộc họp kết thúc vào hồi…h ngày… ./.

Kính gửi: ……………………………………….

Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối)….được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trong quá trình xác định giá trị tài liệu). Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho phép tiêu huỷ.

Để việc tiêu huỷ tài liệu được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị của Phông (khối)………đề nghị …….thẩm tra và cho ý kiến bằng văn bản để (cơ quan, tổ chức) có cơ sở ra quyết định tiêu huỷ số tài liệu hết giá trị trên./.

QUYẾT ĐỊNH

Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

THẨM QUYỀN BAN HÀNH…………

Căn cứ …(văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức…..);

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ … (văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền);

Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Tiêu huỷ … tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…. (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị).

Điều 2. Giao cho (Lưu trữ cơ quan, tổ chức)…. thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu theo đúng quy định pháp luật.

Điều 3. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu….… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

BIÊN BẢN

Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Căn cứ Quyết định số ngày… tháng… năm… của …. về việc cho tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi …..

Tại (nơi tiêu huỷ): ……….

Chúng tôi gồm:

Bên giao:

1…………………………….cơ quan (đơn vị)………………………………….

2…………………………….cơ quan……………………………………………

3…………………………….cơ quan……………………………………………

Bên nhận:

1…………………………….cơ quan (đơn vị)……………………………………

2…………………………….cơ quan……………………………………………

3…………………………….cơ quan……………………………………………

Cùng giao và nhận khối lượng tài liệu để tiêu huỷ như sau:

- Tên phông (khối) tài liệu:………………………………………………………

- Số lượng …….. ………tập ( hồ sơ) theo Danh mục tài liệu hết giá trị.

Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục. Biên bản này lập thành 2 bản: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

BIÊN BẢN

Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số …ngày… tháng… năm…của ……….. về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi ………………………………………………………….

Tại (nơi huỷ)………………………………………………………………..

Chúng tôi gồm:

1…………………………….cơ quan, đơn vị……………………………

2…………………………….cơ quan, đơn vị……………………………

3…………………………….cơ quan, đơn vị……………………………..

4…………………………….cơ quan, đơn vị……………………………

Đã tiến hành tiêu huỷ số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)……………………… … …………

Số lượng tài liệu được tiêu huỷ …………………………………………

Phương pháp huỷ: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)…………………………

Chúng tôi đã huỷ hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.

Biên bản này lập thành 2 bản: cơ quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện tiêu huỷ tài liệu giữ một bản./.