Quyết định 4765/QĐ-SYT TP. HCM 2021 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

của Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh

^{______________________________________________}

GIÁM ĐỐC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan đảng, nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội;

Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 01/2018/QĐ-UBND ngày 16 tháng 01 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Y tế thành phố Hồ Chí Minh;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Y tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thay thế Quyết định số 3340/QĐ-SYT ngày 22 tháng 7 năm 2015 về quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Y tế.

Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Y tế, Trưởng các phòng chức năng thuộc Sở Y tế và cán bộ, công chức Cơ quan Sở Y tế có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quyết định này./.

QUY CHẾ

Công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4765/QĐ-SYT

ngày 28 tháng 7 năm 2021 của Giám đốc Sở Y tế)

^{__________________________________}

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Công tác văn thư bao gồm các công việc về tiếp nhận, soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản mật và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Sở Y tế; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, quy trình xử lý văn bản mật, hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử.

2. Công tác lưu trữ gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về công tác văn thư và lưu trữ tại cơ quan Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh. Mọi hoạt động liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và quy chế này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình hoạt động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh.

2. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

3. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

4. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

5. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

6. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do Sở Y tế phát hành.

7. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi đến Sở Y tế.

8. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản.

9. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

10. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

11. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

13. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

14. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.

15. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

16. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

17. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

18. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

19. “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

20. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

21. “Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

22. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

23. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

24. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật và theo quy chế này.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của cơ quan phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, đối với văn bản mật được đăng ký riêng theo quy trình xử lý văn bản mật.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 6. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Giám đốc Sở chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.

2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

4. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ

a) Hướng dẫn công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê hồ sơ, tài liệu.

d) Lựa chọn các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố và làm thủ tục hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.

đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

e) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.

Chương II. CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 7. Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Sở Y tế giao cho một phòng chức năng, nghiệp vụ hoặc một cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Phòng chức năng, nghiệp vụ hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo phòng chức năng, nghiệp vụ chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 11. Duyệt bản thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Lãnh đạo phòng chức năng, nghiệp vụ soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở và trước pháp luật về nội dung văn bản.

2. Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 13. Ký ban hành văn bản

1. Giám đốc Sở có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan ban hành. Các Phó giám đốc Sở Y tế ký thay Giám đốc các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được Giám đốc phân công phụ trách.

2. Chánh Văn phòng ký thừa lệnh một số loại văn bản. Chánh Văn phòng được giao lại cho Phó Chánh Văn phòng ký thay.

3. Trưởng phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở Y tế ký thừa ủy quyền Giám đốc Sở Y tế. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền, Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan.

4. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Giám đốc Sở phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Chương III. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 15. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của Sở Y tế là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 16. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống điện tử

a) Đăng ký văn bản bằng sổ

- Văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định Thông tư số 24/2020/TT-BCA ban hành ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ Công an về Ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống điện tử

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của Sở và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.

b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

2. Ký số đối với văn bản điện tử

Ký số được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Điều 19. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

2. Lưu văn bản điện tử

Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản.

Điều 20. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

b) Tất cả văn bản giấy đến gửi Sở thuộc diện đăng ký tại Văn thư. Văn thư có trách nhiệm bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

c) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một vấn đề gì đó, hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại phong bì kèm với văn bản để làm chứng.

d) Những văn bản do công chức, viên chức, người lao động đi họp mang về hay nhận trực tiếp phải đăng ký ở văn thư trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản không đăng ký ở văn thư không được xem là văn bản hành chính được tiếp nhận xử lý theo quy chế này. Những văn bản do tổ chức, cá nhân dự thảo và không thực hiện theo quy định này thì tự chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.

e) Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

f) Đối với văn bản đến mà bì thư có ký hiệu độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật) thì được xử lý theo quy trình văn bản mật.

g) Văn bản “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” và “Hỏa tốc hẹn giờ” đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ có trách nhiệm ký nhận và báo ngay với cán bộ trực theo lịch trực của ngày hôm đó hoặc Chánh Văn phòng để xử lý. Lãnh đạo trực hoặc Chánh Văn phòng khi nhận được thông tin phải nắm được nội dung của văn bản đồng thời báo cáo Giám đốc Sở để xử lý, thực hiện.

h) Đối với các công văn, giấy tờ, thư mời đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ có trách nhiệm ký nhận, bảo quản và chuyển giao cho bộ phận văn thư vào ngày làm việc tiếp theo để xử lý.

i) Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư nếu nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

Điều 22. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống, cập nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

4. Văn bản mật được đăng ký vào sổ riêng theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho các phòng ban chuyên môn. Trường hợp đã xác định rõ phòng chức năng, nghiệp vụ xử lý, Văn thư chuyển văn bản đến phòng ban theo quy chế công tác văn thư của Sở. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

2. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho các phòng chức năng, nghiệp vụ phải ký nhận văn bản.

3. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: phòng chức năng, nghiệp vụ hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho phòng chức năng, nghiệp vụ được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến các phòng chức năng, nghiệp vụ, đồng thời chuyển trên phần mềm quản lý văn bản. Đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều phòng, phòng chức năng, nghiệp vụ nào được bút phê đầu tiên sẽ được nhận bản chính, bản gốc (trừ một số trường hợp khác). Phòng chức năng, nghiệp vụ có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo theo bút phê sau khi nhận văn bản trên phần mềm quản lý văn bản để phối hợp xử lý.

Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, các Phó Giám đốc được phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các văn bản đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Chánh Văn phòng,Trưởng phòng chức năng phân cho chuyên viên thuộc phòng mình nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn và yêu cầu của văn bản. Văn bản khẩn, có yêu cầu thời gian phải giải quyết gấp; văn bản thường giải quyết không quá 10 ngày.

Điều 25. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

2. Sao lục.

3. Trích sao.

Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020 ngày 05/3/2020 có giá trị pháp lý như bản chính

Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản

1. Giám đốc Sở quyết định sao văn bản do Sở Y tế ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IV. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 28. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do Giám đốc Sở phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các phòng chức năng, nghiệp vụ liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 29. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Sở Y tế và phòng chức năng, nghiệp vụ hình thành hồ sơ.

b) Cá nhân khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc mình đã làm, đến thời hạn quy định phải nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Sở.

c) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.

d) Bìa hồ sơ sau khi được tạo lập phải có đầy đủ các thành phần bao gồm: Tiêu đề hồ sơ; năm hồ sơ; Mục lục văn bản phải ghi đầy đủ thông tin các văn bản, tài liệu được thu thập trong quá trình dự thảo văn bản; người lập hồ sơ phải ký tên, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm tạo lập hồ sơ.

2. Mở hồ sơ

a) Căn cứ vào Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị được phê duyệt và thực tế công việc được giao, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ đối với hồ sơ giấy, tạo file tên hồ sơ đối với hồ sơ điện tử.

b) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

a) Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu, phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

b) Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

4. Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bao bì thư không cần thiết; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

c) Người lập hồ sơ căn cứ vào quyết định của Sở Y tế về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Y tế và các văn bản liên quan khác để xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ.

d) Đối với hồ sơ giấy: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên người lập hồ sơ phải đánh số tờ; đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn người lập hồ sơ phải đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc.

đ) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

3. Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (hoặc file Excel) và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ trên Hệ thống.

Bộ phận lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Điều 31. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở

a) Phê duyệt Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan.

b) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở

a) Tham mưu giúp Giám đốc Sở trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở.

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Sở Y tế.

3. Trách nhiệm Trưởng các phòng chức năng, nghiệp vụ và cá nhân trong cơ quan Sở Y tế

a) Trưởng các phòng chức năng, nghiệp vụ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc được giao và phải chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định.

c) Cá nhân có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

d) Trường hợp cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Giám đốc Sở đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của phòng chức năng, nghiệp vụ, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

đ) Cá nhân trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc đã kết thúc cho Lưu trữ cơ quan Sở; bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc chưa kết thúc cho người kế nhiệm.

Trưởng các phòng chức năng, nghiệp vụ chịu trách nhiệm đôn đốc công chức, người lao động của đơn vị mình trong việc bàn giao tài liệu trước khi chuyển công tác, thôi việc, đi học tập dài ngày, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.

4. Trách nhiệm của Văn thư Sở

Văn thư Sở có trách nhiệm hướng dẫn công chức, người lao động cơ quan Sở Y tế và đơn vị trực thuộc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Chương IV. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Giám đốc có trách nhiệm giao cho Văn thư quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan.

2. Văn thư được giao nhiệm vụ giữ, bảo quản con dấu và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu tại trụ sở làm việc.

b) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do Sở Y tế ban hành.

c) Chỉ giao con dấu cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu phải được lập biên bản.

d) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do Sở Y tế trực tiếp thực hiện.

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiếu và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản hành hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy được thực hiện như sau:

(*) Đóng dấu treo

- Dùng con dấu Sở Y tế đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, hoặc tên phụ lục kèm theo văn bản chính do Sở Y tế ban hành. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính.

- Đóng dấu treo các văn bản đã được Sở Y tế ban hành trong các trường hợp yêu cầu của các phòng chức năng.

- Các thông báo tiền điện, tiền nước của các đơn vị liên quan, các phiếu thu, phiếu chi.

(*) Đóng dấu giáp lai

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Trừ trường hợp văn bản, tài liệu chuyên ngành có quy định cụ thể về việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đó.

Chương VI. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 34. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Sở Y tế

Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan.

1. Đối với hồ sơ điện tử

a) Chuyên viên giao nộp hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định.

b) Lưu trữ cơ quan thực hiện việc kiểm tra tài liệu và tiếp nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử.

2. Đối với hồ sơ giấy

a) Thu thập hồ sơ, tài liệu theo Danh mục hồ sơ đã được Giám đốc Sở phê duyệt, ban hành vào đầu năm.

b) Phối hợp với các phòng chức năng, nghiệp vụ xác định hồ sơ, tài liệu cần thu.

c) Hướng dẫn các phòng chức năng, nghiệp vụ, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (hoặc file Excel).

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện tiếp nhận tài liệu.

e) Tổ chức tiếp nhận tài liệu tại kho lưu trữ và lập “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.

Điều 35. Chỉnh lý tài liệu

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu; sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.

đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 36. Xác định giá trị tài liệu

1. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào quyết định của Giám đốc Sở Y tế về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Y tế và các văn bản liên quan khác để xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số năm cụ thể.

b) Xác định tài liệu hết giá trị để hủy.

Điều 37. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ; lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở Quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng theo Điều 18 của Luật Lưu trữ.

3. Phương thức làm việc của Hội đồng

a) Đối với việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố: Hội đồng xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình Giám đốc Sở quyết định.

b) Đối với việc hủy tài liệu hết giá trị: Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu đối với Danh mục tài liệu hết giá trị.

c) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.

d) Thông qua biên bản cuộc họp, trình Giám đốc Sở quyết định.

Điều 38. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị

Giám đốc Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến bằng văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, thống nhất Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy.

b) Có văn bản đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy.

c) Căn cứ vào ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Văn phòng Sở trình Giám đốc Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:

a) Quyết định thành lập Hội đồng.

b) Tờ trình về việc hủy tài liệu hết giá trị.

c) Danh mục tài liệu hết giá trị, bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

đ) Văn bản đề nghị thẩm định của Sở Y tế.

e) Văn bản thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

g) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của Giám đốc Sở Y tế.

h) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.

k) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 39. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Văn phòng Sở có trách nhiệm trình Giám đốc Sở Danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo hướng dẫn của Lưu trữ lịch sử.

Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN SỞ

Điều 40. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và công chức, người lao động làm công tác lưu trữ.

2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.

3. Báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

4. Các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ phải đảm bảo theo dõi, quản lý được từng loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ; nội dung, thời gian, hình thức và danh sách những người khai thác sử dụng.

Điều 41. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử

a) Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

b) Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.

c) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ).

d) Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử.

2. Đối với hồ sơ lưu trữ giấy

a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc chưa nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do các phòng chức năng, cá nhân bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tập trung trong kho lưu trữ của cơ quan Sở. Kho lưu trữ được trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

3. Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc Sở chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu; tổ chức vệ sinh kho theo định kỳ hàng tháng.

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

4. Công chức phụ trách công tác lưu trữ có trách nhiệm

a) Thực hiện đúng các quy định của pháp luật và Quy chế của Sở về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ.

b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu để trong hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để thuận tiện cho việc thống kê, kiểm tra và tra cứu.

c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.

Mục 3. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ

Điều 42. Đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong, ngoài cơ quan và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và nhu cầu riêng chính đáng.

Điều 43. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan.

2. Mượn tài liệu về nơi làm việc: Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác, công chức, người lao động thuộc Sở mượn tài liệu về nơi làm việc phải được Chánh Văn phòng đồng ý. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.

3. Cấp bản sao, bản photo tài liệu lưu trữ.

Điều 44. Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối với công chức, người lao động thuộc cơ quan Sở phải làm phiếu chuyển (hoặc công văn) có ý kiến của Lãnh đạo phòng, ý kiến của Chánh Văn phòng cho phép được sử dụng những tài liệu có liên quan.

2. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan Sở

a) Cơ quan, tổ chức khi đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu (hoặc công văn) ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng đồng ý.

b) Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác và phải được Chánh Văn phòng đồng ý.

c) Trường hợp cấp bản sao, sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng, công chức lưu trữ tra cứu hồ sơ lưu trữ, photo và chuyển tài liệu cho Văn thư thực hiện cấp bản sao.

d) Đối với những hồ sơ, tài liệu cung cấp cho Công an, Thanh tra, ... thì phải có ý kiến của Lãnh đạo phòng chức năng, Chánh Văn phòng.

3. Tất cả các trường hợp đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải ký tên vào “Sổ cho mượn hồ sơ, tài liệu”, “Sổ ký nhận văn bản” (đối với cấp bản sao văn bản).

4. Các trường hợp phức tạp phát sinh khác trong quá trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cần xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc Sở (nếu cần).

5. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Sở Y tế.

Điều 45. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Văn phòng Sở có trách nhiệm thực hiện và hướng dẫn người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đúng theo quy định.

2. Công chức được phân công thực hiện nhiệm vụ lưu trữ sử dụng các công cụ quản lý phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: “Sổ cho mượn hồ sơ, tài liệu”, chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

Chương VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 46. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Việc thực hiện các nội dung của Quy chế này là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể, công chức, người lao động.

2. Đơn vị, cá nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật.

Điều 47. Khiếu nại, tố cáo

1. Công chức, người lao động có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Sở.

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 48. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể công chức, người lao động tại cơ quan Sở và đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung Chánh Văn phòng đề xuất Giám đốc sửa đổi, bổ sung Quy chế này phù hợp tình hình thực tế./.