Quyết định 1400/QĐ-SXD-VP TP. HCM 2021 công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng HCM

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng

^{______________________________________}

GIÁM ĐỐC SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Quyết định số 77/QĐ-UB ngày 28 tháng 02 năm 1989 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc hợp nhất Ủy ban Xây dựng cơ bản và Sở Xây dựng thành một tổ chức mới lấy tên là Sở Xây dựng;

Căn cứ Quyết định số 05/2010/QĐ-UB ngày 20 tháng 01 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Sở.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế và hủy bỏ Quyết định số 440/QĐ-SXD-VP ngày 17 tháng 4 năm 2017 về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Thủ trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc, công chức, viên chức và người lao động thuộc Sở có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP

ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Giám đốc Sở Xây dựng)

^{_________________________________}

Phần 1. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với toàn thể cán bộ, công chức, người lao động làm việc tại cơ quan Sở Xây dựng; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Xây dựng thực hiện theo Quy chế văn thư, lưu trữ tại đơn vị và thực hiện quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở khi thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Sở.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của Sở Xây dựng, các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. Văn bản chuyên ngành là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.

4. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) do cơ quan Sở và các phòng, đơn vị ban hành.

6. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản (văn bản giấy và văn bản điện tử) do cơ quan Sở và các phòng, đơn vị nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

7. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản.

8. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

9. Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

10. Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

11. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

13. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của Sở Xây dựng, các phòng, đơn vị thuộc Sở.

14. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

15. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết các công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

16. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).

17. Văn thư cơ quan: Tổ Văn thư - Văn phòng Sở, là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của Sở Xây dựng.

18. Lưu trữ cơ quan: Trung tâm Quản lý nhà và Giám định xây dựng, thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của Sở Xây dựng.

19. Lưu trữ lịch sử: Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

20. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

21. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

22. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Xây dựng được thực hiện thống nhất theo quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của Sở Xây dựng, các phòng, đơn vị thuộc Sở phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đối với các văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; đối với văn bản mật được thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Sở Xây dựng phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của Sở có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e) Con dấu của Sở Xây dựng phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của Sở Xây dựng có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 6. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Giám đốc Sở chỉ đạo thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

2. Chánh Văn phòng giúp Giám đốc Sở trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư tại Sở, đồng thời hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư cho các phòng, đơn vị.

3. Thủ trưởng các phòng, đơn vị

a) Tổ chức quán triệt và triển khai thực hiện đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong phạm vi quản lý, để chấp hành nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

b) Hàng năm, trong phạm vi được giao quản lý, Thủ trưởng các phòng, đơn vị chỉ đạo lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

4. Giám đốc Trung tâm Quản lý nhà và Giám định xây dựng

a) Giúp Giám đốc Sở trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lưu trữ tại Sở, đồng thời hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho các phòng, đơn vị.

b) Tổ chức tiếp nhận và thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Công chức, viên chức, người lao động

a) Thực hiện nghiêm các quy định về văn thư, lưu trữ theo Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

b) Trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác, đi học tập hoặc thực hiện nhiệm vụ ở nước ngoài phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm theo quy định.

c) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

6. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; các loại con dấu khác theo quy định.

7. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ

a) Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các phòng, đơn vị thuộc Sở Xây dựng, hướng dẫn các phòng chuẩn bị hồ sơ nộp vào Lưu trữ cơ quan.

b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Giao nộp hồ sơ lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ

Chương I. SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Mục 1. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 7. Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I; viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục II; chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc Sở hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định tên loại, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung trên, phải chuyển bản thảo văn bản và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.

3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến Thủ trưởng phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng phòng, đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 11. Duyệt dự thảo văn bản

1. Khi trình dự thảo văn bản ký duyệt, phải đính kèm Phiếu trình về nội dung dự thảo văn bản.

2. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

3. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì người được giao soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt bản thảo xem xét, quyết định.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Lãnh đạo phòng, đơn vị phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản (đối với văn bản giấy phải ký tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Sở ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Văn phòng Sở kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót thì trả lại cho phòng, đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện.

Điều 13. Ký ban hành văn bản

1. Giám đốc Sở có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Sở Xây dựng ban hành; Giám đốc Sở có thể giao các Phó Giám đốc ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở. Trường hợp Phó Giám đốc Sở được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện như cấp phó ký thay cho Giám đốc Sở.

2. Trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở có thể ủy quyền cho Thủ trưởng các phòng, đơn vị ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

3. Giám đốc Sở có thể giao cho Thủ trưởng các phòng, đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Những văn bản ký thừa lệnh Giám đốc được ghi cụ thể trong Quy chế làm việc của Sở hoặc của các phòng chuyên môn.

4. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do Sở Xây dựng ban hành.

5. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút mực có màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

6. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Chương II. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản đi theo trình tự sau:

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan (đối với văn bản điện tử).

4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 15. Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 16. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng Sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng Sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi, mẫu sổ đăng ký văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Gồm 05 loại Sổ cơ bản:

- Sổ 1: Dành cho nhóm các loại văn bản có tên loại như quyết định, quy định, quy chế được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

- Sổ 2: Dành cho nhóm các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

- Sổ 3: Thư mời đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

- Sổ 4: Các Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa vật liệu xây dựng nhập khẩu được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

- Sổ 5: Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

Số lượng Sổ đăng ký văn bản có thể thay đổi tùy theo tình hình thực tế hàng năm của cơ quan.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định tại Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước của Sở Xây dựng và các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 17. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, ký số và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì phòng, đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.

b) Việc đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Ký số của cơ quan đối với văn bản điện tử

Ký số của cơ quan được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của nơi ban hành văn bản.

4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Quy chế này.

Điều 19. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc của cá nhân và giao nộp theo quy định.

2. Lưu văn bản điện tử

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống.

b) Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 20. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi đến Sở Xây dựng thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

c) Văn bản giấy có mức độ khẩn đến Sở Xây dựng ngoài giào làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ: Bảo vệ, người được phân công trực vào ngày lễ, ngày nghỉ có trách nhiệm tiếp nhận và báo ngay với Lãnh đạo Văn phòng Sở để xử lý kịp thời.

2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

c) Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư cơ quan có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 22. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng Sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng Sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống, cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

4. Văn bản mật đến được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan đăng ký và trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ “khẩn” phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.

2. Căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến (Phụ lục I). Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến phòng, đơn vị hoặc cá nhân phải ký nhận văn bản.

4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2. Khi nhận được văn bản đến, phòng, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của Sở Xây dựng, theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở hoặc thời hạn yêu cầu của văn bản. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ “khẩn” phải được giải quyết ngay. Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của phòng, đơn vị, phải chuyển lại Văn thư cơ quan hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở để xử lý.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 25. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

5. Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra nội dung của bản sao đúng với nội dung của bản gốc/bản chính rồi mới làm thủ tục sao và đóng dấu sao văn bản.

Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản

1. Giám đốc Sở quyết định việc sao văn bản do Sở Xây dựng ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài những ý kiến ghi trong văn bản. Trường hợp các ý kiến ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

3. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương III. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ (Phụ lục II) do Giám đốc Sở tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

Điều 29. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Xây dựng.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

2. Mở hồ sơ

a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.

b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.

c) Trường hợp hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

4. Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ có trách nhiệm lập hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng thư kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Văn bản sau khi được Lãnh đạo Sở ký, Tổ Tổng hợp phải chuyển ngay đến Tổ Văn thư - Văn phòng Sở phát hành. Sau khi văn bản, kèm theo hồ sơ đính kèm văn bản (nếu có) được phát hành, Tổ Tổng hợp chuyển lại toàn bộ cho cá nhân thụ lý để thực hiện các quy trình tiếp theo.

2. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

3. Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục III) và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (Phụ lục 4). Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

4. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán;

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

Chương IV. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 31. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Giám đốc Sở có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tại phòng làm việc của văn thư.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cho người khác khi được phép bằng văn bản của Giám đốc Sở. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do Sở Xây dựng ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của Sở Xây dựng vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do Sở Xây dựng trực tiếp thực hiện.

đ) Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư cơ quan phải báo cáo Giám đốc Sở để làm thủ tục đối con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Điều 32. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Sở Xây dựng ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 33. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan.

1. Đối với hồ sơ điện tử

a) Chuyên viên giao nộp hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật và các quy định của Sở.

b) Lưu trữ cơ quan thực hiện việc kiểm tra tài liệu và nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử, thực hiện việc chỉnh lý hồ sơ theo theo quy định của pháp luật và các quy định của Sở.

c) Các đơn vị không sử dụng hệ thống quản lý văn bản của Sở thì việc lưu trữ sử dụng theo hệ thống đơn vị đang sử dụng và phải xây dựng quy định riêng về quản lý, lưu trữ văn bản điện tử.

2. Đối với hồ sơ giấy

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ được phê duyệt, ban hành vào đầu năm.

b) Phối hợp với các phòng, đơn vị, công chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Hướng dẫn các phòng, đơn vị, công chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo quy định tại Điều 30 của Quy chế này.

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 34. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của Sở Xây dựng phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu phải được thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật có liên quan.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ.

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Sở Xây dựng.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.

b) Được xác định thời hạn bảo quản.

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá.

d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 35. Xác định giá trị tài liệu

1. Lưu trữ cơ quan căn cứ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan và các văn bản liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu hiện hành, nhằm xác định thời hạn bảo quản tài liệu.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 36. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng.

b) Lưu trữ cơ quan là Thư ký Hội đồng.

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên.

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Giám đốc Sở quyết định.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của Quy chế này.

Điều 37. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Giám đốc Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở đề nghị Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

b) Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Giám đốc Sở quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.

d) Văn bản đề nghị Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị.

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Sở Xây dựng ít nhất 20 (hai mươi) năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 38. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Trong thời hạn 10 (mười) năm, kể từ năm công việc kết thúc, Sở Xây dựng thực hiện nộp lưu đúng danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định.

Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 39. Bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tự bảo quản. Thủ trưởng các phòng, đơn vị chịu trách nhiệm toàn diện đối với việc bảo vệ, quản lý hồ sơ lưu trữ chặt chẽ, khoa học.

2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong Kho lưu trữ. Kho lưu trữ phải đảm bảo diện tích, trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong bìa hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 40. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

2. Phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

3. Cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 (hai) bộ, mỗi bộ trên 01 (một) phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ). Việc sao lưu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

4. Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử.

Điều 41. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

a) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến tình hình an ninh - quốc phòng do Giám đốc Sở xem xét, xử lý từng trường hợp cụ thể.

b) Đối với các hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ tại phòng làm việc, Thủ trưởng các phòng, đơn vị chịu trách nhiệm toàn diện về việc bảo vệ, quản lý hồ sơ, tài liệu.

c) Đối với các hồ sơ, tài liệu của Sở Xây dựng đang lưu trữ tại Kho Lưu trữ do Trung tâm Quản lý nhà và Giám định xây dựng quản lý, thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu do Giám đốc Trung tâm quy định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở đối với việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đó.

d) Việc khai thác tài liệu chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước tại Sở Xây dựng và quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 42. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đọc tài liệu tại Phòng đọc: Sau khi nghiên cứu xong tài liệu, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu và ký nhận. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm vào sổ theo dõi, kiểm tra tài liệu sau khi hoàn trả.

2. Cho mượn tài liệu về nơi làm việc: Khi mượn tài liệu về nơi làm việc, phải điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Phần IV. KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 43. Khen thưởng, kỷ luật

1. Phòng, đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật hiện hành.

2. Phòng, đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Phòng, đơn vị, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 44. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở

a) Chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt nội dung Quy chế này tới toàn thể công chức, viên chức, người lao động của phòng, đơn vị mình.

b) Căn cứ Quy chế này, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị mình.

2. Văn phòng Sở

a) Theo dõi, tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ với Hệ thống quản lý văn bản để kịp thời kiến nghị sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản.

b) Cân đối, bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ và kinh phí duy trì Hệ thống quản lý văn bản trong kế hoạch chi ngân sách nhà nước hàng năm của Sở Xây dựng.

c) Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các phòng, đơn vị gửi ý kiến phản ánh bằng văn bản về Văn phòng Sở để tổng hợp, trình Giám đốc Sở xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC I

MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây dựng)

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

(Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành và trích yếu nội dung văn bản đến)

1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

- Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;

- Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);

- Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có);

- Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.

2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị

- Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có);

- Ngày, tháng, năm cho ý kiến.

3. Ý kiến đề xuất của người giải quyết

- Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân;

- Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến.

Phụ lục II

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây dựng)

DANH MỤC HỒ SƠ

Năm ...

(Kèm theo Quyết định số.... ngày … tháng … năm của ….)

Danh mục hồ sơ này có ……….. hồ sơ, bao gồm:

……………… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

……………… hồ sơ bảo quản có thời hạn.

Phụ lục III

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây dựng)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

………………²……………..

Năm ...

Mục lục này gồm: ………………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ………………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).

___________________

¹ Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

² Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.

³ Áp dụng đối với văn bản giấy.

⁴ Áp dụng đối với văn bản điện tử.

PHỤ LỤC IV

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 1400/QĐ-SXD-VP ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Sở Xây dựng)

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ ……… (Danh mục hồ sơ năm ..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

Ông (bà): ....................................................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh: ......................................................................................

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)

Ông (bà): ....................................................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh: ......................................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: ........................................................................................

2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: ....................................................................................

3. Số lượng tài liệu: .....................................................................................................

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

- Tổng số hộp (cặp): ....................................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………….; Quy ra mét giá: ………………….mét

b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ: .........................................................................................................

- Tổng số tệp tin trong hồ sơ: ......................................................................................

4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ......................................................................................

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.