Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 13142-4:2020 ISO 34101-4:2019 Cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc - Phần 4: Yêu cầu đối với các chương trình chứng nhận

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 13142-4:2020

ISO 34101-4:2019

CACAO ĐƯỢC SẢN XUẤT BỀN VỮNG VÀ CÓ THỂ TRUY XUẤT NGUỒN GỐC - PHẦN 4: YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH CHỨNG NHẬN

Sustainable and traceable cocoa - Part 4: Requirements for certification schemes

Lời nói đầu

TCVN 13142-4:2020 hoàn toàn tương đương với ISO 34101-4:2019;

TCVN 13142-4:2020 do Tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC/F16/SC2 Cacao và sản phẩm cacao biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố;

Bộ TCVN 13142 (ISO 34101) Cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc, gồm các phần sau:

- TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019), Phần 1: Yêu cầu đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững;

- TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019), Phần 2: Yêu cầu đối với kết quả thực hiện (về các khía cạnh kinh tế, xã hội và môi trường);

- TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019), Phần 3: Yêu cầu về truy xuất nguồn gốc;

- TCVN 13142-4:2020 (ISO 34101-4:2019), Phần 4: Yêu cầu đối với các chương trình chứng nhận.

Lời giới thiệu

Bộ TCVN 13142 (ISO 34101) quy định các yêu cầu đối với việc sản xuất hạt cacao bền vững, truy xuất nguồn gốc cacao sản xuất bền vững và chương trình chứng nhận cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc.

Hạt cacao sản xuất bền vững thu được do đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý theo TCVN 13142-1 (ISO 34101-1), hoặc Phụ lục A hoặc Phụ lục B của tiêu chuẩn này và các yêu cầu đối với kết quả thực hiện của TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

Cách tiếp cận từng bước của bộ TCVN 13142 (ISO 34101) bao gồm ba mức yêu cầu: mức ban đầu, mức trung bình và mức cao. Các yêu cầu về ba mức của kết quả thực hiện được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2). Các yêu cầu về ba mức của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững được quy định trong TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) hoặc trong tiêu chuẩn này như sau:

- mức ban đầu: Phụ lục A trong tiêu chuẩn này;

- mức trung bình: Phụ lục B trong trong tiêu chuẩn này;

- mức cao: TCVN 13142-1 (ISO 34101-1).

Tổ chức sản xuất cacao bền vững có thể xin chứng nhận ban đầu cho mức bất kỳ và sau đó hướng tới và đạt được mức cao hơn. Thời gian từ mức ban đầu đến mức trung bình có thể mất 60 tháng. Từ mức trung bình đến mức cao có thể mất 60 tháng.

Các yêu cầu đối với kết quả thực hiện được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) là các yêu cầu bổ sung cho các yêu cầu của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững. Chỉ các tổ chức đáp ứng được cả các yêu cầu hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững [theo TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) này hoặc Phụ lục A hoặc Phụ lục B] và các yêu cầu đối với kết quả thực hiện theo TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) mới được phép công bố sản phẩm cacao của họ được sản xuất bền vững.

TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) quy định các yêu cầu về truy xuất nguồn gốc cacao sản xuất bền vững [đáp ứng các yêu cầu của bộ TCVN 13142 (ISO 34101)] từ một tổ chức sản xuất cacao bền vững và toàn bộ chuỗi cung ứng cacao đó.

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu về chương trình chứng nhận cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc phù hợp với các yêu cầu của bộ TCVN 13142 (ISO 34101), bao gồm các yêu cầu về mức ban đầu, mức trung bình đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững.

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với mức ban đầu và mức trung bình của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững. TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) quy định các yêu cầu đối với mức cao.

Trong tiêu chuẩn này, sử dụng các từ sau đây:

- “phải” chỉ sự yêu cầu;

- “cần” chỉ sự khuyến nghị;

- “có thể” chỉ sự cho phép, khả năng hoặc năng lực.

Thông tin nêu trong “CHÚ THÍCH” nhằm hướng dẫn để hiểu hoặc làm rõ các yêu cầu nêu trong tiêu chuẩn này.

CACAO ĐƯỢC SẢN XUẤT BỀN VỮNG VÀ CÓ THỂ TRUY XUẤT NGUỒN GỐC - PHẦN 4: YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH CHỨNG NHẬN

Sustainable and traceable cocoa - Part 4: Requirements for certification schemes

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với các chương trình chứng nhận đối với cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc, bao gồm chứng nhận các cơ sở sản xuất hạt cacao và các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao. Tiêu chuẩn này được sử dụng cùng với TCVN 13142-1 (ISO 34101-1), TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) và/hoặc TCVN 13142-3 (ISO 34101-3).

Tiêu chuẩn này cũng quy định các yêu cầu đối với các hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững:

- ở mức ban đầu, xem Phụ lục A:

- ở mức trung bình, xem Phụ lục B.

CHÚ THÍCH: TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững ở mức cao.

Chỉ các tổ chức đáp ứng cả các yêu cầu của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững trong TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) hoặc Phụ lục A hoặc Phụ lục B của tiêu chuẩn này và các yêu cầu về kết quả thực hiện trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) mới được công bố rằng hạt cacao của họ được sản xuất bền vững.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019), Cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc - Phần 1: Yêu cầu đối với các hệ thống quản lý sản xuất bền vững

TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019), Cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc - Phần 2: Yêu cầu về kết quả thực hiện (liên quan đến các khía cạnh kinh tế, xã hội và môi trường)

TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019), Cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc - Phần 3: Yêu cầu về truy xuất nguồn gốc

TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004), Đánh giá sự phù hợp - Từ vựng và các nguyên tắc chung

TCVN ISO/IEC 17011 (ISO/IEC 17011), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu chung đối với tổ chức công nhận các tổ chức đánh giá sự phù hợp

TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý - Phần 1: Các yêu cầu

TCVN ISO/IEC 17030:2011 (ISO/IEC 17030:2003), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu chung về dấu phù hợp của bên thứ ba

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Trong tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau:

3.1

Công nhận (accreditation)

Xác nhận sự phù hợp của bên thứ ba đối với tổ chức đánh giá sự phù hợp thể hiện chính thức rằng tổ chức đó có đủ năng lực để tiến hành các công việc cụ thể về đánh giá sự phù hợp

[NGUỒN: 5.6 của TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004)]

3.2

Cơ quan công nhận (accreditation body)

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoạt động công nhận (3.1)

CHÚ THÍCH: Thẩm quyền của cơ quan công nhận thường được chính phủ giao.

[NGUỒN: 2.6 của TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004)]

3.3

Chứng nhận (certification)

Xác nhận sự phù hợp của bên thứ ba đối với các sản phẩm, quá trình, hệ thống hoặc chuyên gia

CHÚ THÍCH 1: Chứng nhận hệ thống quản lý đôi khi còn được gọi là đăng ký.

CHÚ THÍCH 2: Chứng nhận áp dụng cho tất cả các đối tượng đánh giá sự phù hợp ngoại trừ các tổ chức đánh giá sự phù hợp là các đối tượng của công nhận (3.1).

[NGUỒN: 5.5 của TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004)]

3.4

Tổ chức chứng nhận (certification body)

Bên thứ ba thực hiện đánh giá sự phù hợp theo chương trình chứng nhận (3.6)

3.5

Yêu cầu chứng nhận (certification requirement)

Yêu cầu cụ thể được đáp ứng bởi khách hàng (3.9) như một điều kiện để thiết lập hoặc duy trì chứng nhận (3.3)

CHÚ THÍCH 1: Yêu cầu chứng nhận bao gồm các yêu cầu áp đặt cho khách hàng của tổ chức chứng nhận (3.4), thường thông qua thỏa thuận chứng nhận để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này và cũng có thể bao gồm các yêu cầu áp dụng cho khách hàng theo chương trình chứng nhận (3.6)

3.6

Chương trình chứng nhận (certification scheme)

Hệ thống đánh giá sự phù hợp liên quan đến các sản phẩm, quy trình, dịch vụ và hệ thống quản lý xác định, theo đó các yêu cầu quy định giống nhau, các quy tắc và thủ tục cụ thể được áp dụng

CHÚ THÍCH 1: Thuật ngữ “hệ thống đánh giá sự phù hợp” được định nghĩa trong TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004), 2.7.

CHÚ THÍCH 2: Các quy tắc, thủ tục và quản lý để thực hiện chứng nhận sản phẩm, quy trình, dịch vụ và hệ thống quản lý chứng nhận (3.3) được quy định bởi chương trình chứng nhận.

CHÚ THÍCH 3: Hướng dẫn chung đối với việc xây dựng các chương trình chứng nhận được nêu trong TCVN ISO/IEC 17067 (ISO/IEC 17067), kết hợp với TCVN ISO/IEC TR 17026 (ISO/IEC TR 17026).

3.7

Chuỗi cung ứng cacao (cocoa supply chain)

Trình tự các giai đoạn và các hoạt động liên quan đến sự di chuyển và chế biến cacao, từ trang trại đến điểm ra khỏi cửa nhà máy của cơ sở sản xuất sản phẩm bán lẻ cuối cùng

[NGUỒN: 3.5 của TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019)]

3.8

Đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao (cocoa supply chain actor)

Tổ chức nắm quyền sở hữu hợp pháp hoặc đưa ra công bố về cacao sản xuất bền vững

[NGUỒN: 3.6 của TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019), đã sửa đổi - lược bỏ Chú thích 1)

3.9

Khách hàng (client)

Tổ chức hoặc người chịu trách nhiệm trước tổ chức chứng nhận (3.4) để đảm bảo rằng các yêu cầu chứng nhận (3.5) được đáp ứng

CHÚ THÍCH 1: Thuật ngữ “khách hàng” được sử dụng trong tiêu chuẩn này, nhằm áp dụng cho cả “người đăng ký áp dụng”, trừ khi có quy định khác

3.10

Tiền thưởng cho nông dân (farmer premium)

Việc chuyển tiền từ tổ chức cho nông dân đã đăng ký cacao sản xuất bền vững ngoài giá cacao quy ước tương đương

CHÚ THÍCH 1: Tiền thưởng được cấp cho nông dân đã đăng ký để thưởng cho những nỗ lực của họ hoặc khuyến khích nông dân đã đăng ký đáp ứng tất cả các yêu cầu của TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) hoặc Phụ lục A hoặc Phụ lục B của tiêu chuẩn này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

CHÚ THÍCH 2: Nếu tiền thưởng được trả bằng hiện vật theo các cuộc đàm phán được lập thành văn bản (xem 5.11) thì bên thanh toán phải chứng minh tương đương với tiền mặt.

[NGUỒN: 3.26 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019)]

3.11

Tính khách quan (impartiality)

Sự thể hiện của tính vô tư

CHÚ THÍCH 1: Vô tư có nghĩa là không có xung đột về lợi ích hoặc xung đột lợi ích được giải quyết sao cho không ảnh hưởng bất lợi đến các hoạt động tiếp theo.

CHÚ THÍCH 2: Các thuật ngữ khác có thể dùng để truyền đạt cấu thành của tính khách quan là: độc lập, không có xung đột lợi ích, không thiên lệch, không thành kiến, không định kiến, trung lập, công bằng, cởi mở, không thiên vị, tách bạch, cân bằng.

[NGUỒN: 3.2 của TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015), đã sửa đổi - lược bỏ “của tổ chức chứng nhận” ra khỏi Chú thích 1.]

3.12

Sự không phù hợp nặng (major nonconformity)

Sự không phù hợp ảnh hưởng đến khả năng của hệ thống quản lý trong việc đạt được các kết quả dự kiến.

CHÚ THÍCH 1: Sự không phù hợp có thể được phân loại thành sự không phù hợp nặng trong các trường hợp sau:

- nếu có nghi ngờ rõ rệt đối với việc kiểm soát có hiệu lực các quá trình hoặc nghi ngờ rõ rệt việc sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng các yêu cầu quy định;

- nhiều sự không phù hợp nhẹ liên quan đến cùng một yêu cầu hoặc vấn đề có thể chứng tỏ sai lỗi mang tính hệ thống và vì vậy tạo ra sự không phù hợp nặng

[NGUỒN: 3.12 của TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015)]

3.13

Chủ chương trình (scheme owner)

Tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì chương trình chứng nhận (3.6) cụ thể

3.14

Phạm vi chứng nhận (scope of certification)

Việc xác định:

- sản phẩm, quá trình, dịch vụ, vườn cacao hoặc trang trại cacao hoặc các hệ thống quản lý được cấp chứng nhận (3.3);

- áp dụng chương trình chứng nhận (3.6);

- tiêu chuẩn và tài liệu quy định khác, bao gồm cả ngày xuất bản, quy định sản phẩm, quá trình, dịch vụ hoặc hệ thống quản lý phải tuân thủ

3.15

Hội đồng giám sát (supervisory council)

Tổ chức được thành lập bởi chủ chương trình (3.13) bao gồm các thành viên độc lập đại diện cho các bên quan tâm

3.16

Giám sát (surveillance)

Việc lặp lại có hệ thống các hoạt động đánh giá sự phù hợp làm cơ sở cho việc duy trì tính hiệu lực của tuyên bố về sự phù hợp

[NGUỒN: 6.1 của TCVN ISO/IEC 17000:2007 (ISO/IEC 17000:2004)]

3.17

Dấu phù hợp của bên thứ ba (third-party mark of conformity)

Dấu được bảo hộ, do một tổ chức tiến hành đánh giá sự phù hợp của bên thứ ba cấp, chỉ ra rằng đối tượng đánh giá sự phù hợp (sản phẩm, quá trình, con người, hệ thống hoặc tổ chức) phù hợp với các yêu cầu quy định.

CHÚ THÍCH 1: Dấu được bảo hộ là dấu được bảo vệ về mặt pháp lý chống việc sử dụng trái phép.

CHÚ THÍCH 2: Yêu cầu quy định thường được nêu trong các tài liệu “quy định” như tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia hoặc khu vực, quy chuẩn, quy định kỹ thuật.

[NGUỒN: 3.1 của TCVN ISO/IEC 17030:2011 (ISO/IEC 17030:2003), 3.1, đã sửa đổi - lược bỏ Ví dụ.]

3.18

Kiểm tra xác nhận (verification)

Việc xác nhận, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan, rằng các yêu cầu xác định được thực hiện.

[NGUỒN: 3.8.12 của TCVN ISO 9000:2017 (ISO 9000:2015), đã sửa đổi - lược bỏ các Chú thích].

4  Yêu cầu đối với chủ chương trình

4.1  Chủ chương trình phải là một trong những thực thể pháp lý sau:

a) một nhóm các tổ chức chứng nhận; hoặc

b) một tổ chức, ví dụ cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức phi chính phủ hoặc hiệp hội thương mại (không phải là tổ chức chứng nhận, tổ chức đó xây dựng chương trình chứng nhận trong đó một hoặc nhiều tổ chức chứng nhận tham gia.

CHÚ THÍCH: Trong trường hợp chủ chương trình là cơ quan quản lý nhà nước, thì được coi là một thực thể pháp lý.

4.2  Chủ chương trình phải độc lập với khách hàng được chứng nhận và không có khả năng tác động đến quyết định chứng nhận.

4.3  Chủ chương trình phải xác định mọi rủi ro đối với tính khách quan. Nếu xác định được rủi ro đối với tính khách quan thì chủ chương trình phải chứng minh cách loại trừ hoặc giảm thiểu rủi ro đó. Điều này phải bao gồm những rủi ro phát sinh từ các hoạt động, hoặc từ các mối quan hệ của các hoạt động hoặc từ các mối quan hệ cá nhân.

Lãnh đạo cao nhất của chủ chương trình phải có chính sách về sự khách quan và thể hiện cam kết của họ đối với sự khách quan.

CHÚ THÍCH: Một mối quan hệ đe dọa sự khách quan của chủ chương trình có thể căn cứ trên quyền sở hữu, quản trị, quản lý, nhân sự, các nguồn lực chia sẻ, tài chính, hợp đồng, tiếp thị (bao gồm cả thương hiệu) và thanh toán hoa hồng bán hàng hoặc khuyến khích khác cho việc giới thiệu khách hàng mới, v.v...

4.4  Chủ chương trình phải thành lập một hội đồng giám sát độc lập, được thành lập với sự cân đối các đại diện của các bên quan tâm, bao gồm các bên quan tâm bên ngoài chịu ảnh hưởng trực tiếp của chương trình. Thành phần của hội đồng giám sát độc lập phải minh bạch.

CHÚ THÍCH: Các bên quan tâm bị ảnh hưởng trực tiếp là những đối tượng sẽ bị ảnh hưởng khi áp dụng bộ TCVN 13142 (ISO 34101). Những đối tượng này bao gồm nông dân trồng cacao và/hoặc các tổ chức sản xuất hạt cacao, khách hàng, các nhóm cộng đồng bị ảnh hưởng bởi việc áp dụng tiêu chuẩn này và các tổ chức môi trường, xã hội, kinh tế-xã hội quan tâm đến việc áp dụng bộ TCVN 13142 (ISO 34101).

4.5  Hội đồng giám sát không được tham gia vào bất kỳ hoạt động nào có thể mâu thuẫn với tính độc lập và phán quyết của họ liên quan đến hoạt động của chủ chương trình, hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả của các quyết định chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Ví dụ về xung đột như sự liên quan cá nhân trong khiếu nại, kháng cáo, tài chính, hợp đồng, tiếp thị (bao gồm cả thương hiệu) và thanh toán hoa hồng bán hàng, v.v...

4.6  Trách nhiệm của hội đồng giám sát bao gồm:

a) đảm bảo tính khách quan và độc lập của chương trình, bao gồm đảm bảo chương trình không cho phép áp lực thương mại, tài chính, chính trị hoặc các áp lực khác làm tổn hại sự khách quan;

b) theo dõi các chính sách quản lý rủi ro và các quá trình liên quan đến việc đảm bảo sự khách quan và độc lập;

c) phê duyệt khung hoạt động của chương trình;

d) giải quyết các khiếu nại và kháng cáo chưa được xử lý, và các hành động của chủ chương trình để giải quyết chúng, bao gồm đề xuất cho chủ chương trình các hành động tiếp theo để giải quyết;

e) xem xét và xác nhận hiệu lực của báo cáo hàng năm từ chủ chương trình về các hoạt động của chủ chương trình;

f) xem xét các hoạt động của chương trình hàng năm và cung cấp phản hồi cho chủ chương trình; mọi khuyến nghị được đưa ra trong báo cáo phải được công khai.

4.7  Chủ chương trình phải đảm bảo rằng hội đồng giám sát có đủ năng lực, bao gồm:

a) kiến thức chuyên sâu về các yêu cầu của bộ TCVN 13142 (ISO 34101);

b) sự hiểu biết về các mục tiêu của bộ TCVN 13142 (ISO 34101) và đặc biệt là các vấn đề kinh tế, xã hội và môi trường quan trọng của chuỗi cung ứng cacao;

c) thẩm quyền để đánh giá xem các hệ thống, chính sách, các thủ tục, các quy tắc của hệ thống và các hoạt động khác của chủ chương trình có đạt được các mục tiêu của bộ TCVN 13142 (ISO 34101) hay không.

5  Xây dựng và quản lý chương trình

5.1  Chủ chương trình phải chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì chương trình chứng nhận của mình theo tiêu chuẩn này. Chủ chương trình phải thiết lập cấu trúc để xây dựng, vận hành và quản lý chương trình và cung cấp hướng dẫn khi được yêu cầu.

CHÚ THÍCH: Hướng dẫn chung cho việc xây dựng và vận hành các chương trình được nêu trong TCVN ISO/IEC 17067 (ISO/IEC 17067).

5.2  Chủ chương trình phải tạo lập, kiểm soát và duy trì thông tin dạng văn bản về hoạt động, bảo trì và cải tiến chương trình. Thông tin dạng văn bản phải quy định các quy tắc, quy trình vận hành chương trình và đặc biệt là trách nhiệm quản trị chương trình.

5.3  Chủ chương trình phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các mục tiêu, nội dung và tính toàn vẹn của chương trình.

5.4  Chủ chương trình phải đánh giá và quản lý các rủi ro phát sinh từ các hoạt động của mình.

CHÚ THÍCH: Rủi ro đối với tính toàn vẹn của chương trình là những rủi ro có thể sẽ làm suy yếu tính nhất quán, chặt chẽ, năng lực, sự khách quan, tính minh bạch của chương trình và các hoạt động đánh giá sự phù hợp đang diễn ra. Phụ lục C đưa ra các ví dụ về rủi ro cần được đánh giá.

5.5  Chủ chương trình phải thiết lập các yêu cầu cho các tổ chức chứng nhận liên quan đến quá trình chứng nhận. Những yêu cầu này phải bao gồm:

a) công nhận các tổ chức chứng nhận theo TCVN ISO/IEC 17021-1 (ISO/IEC 17021-1) bởi tổ chức công nhận hoạt động theo TCVN ISO/IEC 17011 (ISO/IEC 17011);

b) công nhận các tổ chức chứng nhận theo tiêu chuẩn này khi việc công nhận đó có sẵn.

Chủ chương trình phải xác định bất kỳ yêu cầu nào khác liên quan đến các tổ chức công nhận (ví dụ: cơ quan công nhận là thành viên của thỏa thuận công nhận lẫn nhau giữa các cơ quan công nhận).

5.6  Chủ chương trình phải thiết lập các chuẩn mực để các tổ chức chứng nhận và khách hàng tiếp cận chương trình đánh giá. Chủ chương trình phải quy định những gì các tổ chức chứng nhận và khách hàng phải báo cáo cho chủ chương trình.

5.7  Chủ chương trình phải thiết lập nội dung hợp đồng giữa chủ chương trình và tổ chức chứng nhận, giữa chủ chương trình và khách hàng, giữa tổ chức chứng nhận và khách hàng. Quyền, trách nhiệm và trách nhiệm pháp lý của các bên khác nhau cần được xác định rõ trong các hợp đồng.

5.8  Chủ chương trình phải đảm bảo tính nhất quán của các cuộc đánh giá được thực hiện bởi các tổ chức chứng nhận. Chủ chương trình phải xác định những gì được coi lá không phù hợp nặng. Chủ chương trình phải thiết lập chính sách xử phạt đối với các tổ chức chứng nhận.

5.9  Chủ chương trình phải xác định các thủ tục kiểm soát và xem xét các tổ chức chứng nhận. Các thủ tục này phải đảm bảo tính nhất quán, chặt chẽ, năng lực và sự khách quan của các hoạt động chứng nhận và có thể bao gồm quan sát đánh giá, đánh giá trong thời hạn ngắn, xem xét các quá trình đánh giá hoặc xem xét các đánh giá năng lực của chuyên gia đánh giá. Các thủ tục này phải xác định các hành động cần được thực hiện và biện pháp phạt bất kỳ nào sẽ được áp dụng, nếu các tổ chức chứng nhận không đáp ứng các yêu cầu của chương trình.

CHÚ THÍCH: Phụ lục D đưa ra hướng dẫn về kiểm soát và xem xét dựa trên rủi ro của các tổ chức chứng nhận.

5.10  Chủ chương trình phải thiết lập và duy trì hệ thống truy xuất nguồn gốc để giám sát và xác nhận các giao dịch trong cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc. Hệ thống truy xuất nguồn gốc phải phân biệt giữa các hình thức truy xuất nguồn gốc theo quy định trong TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) [định danh được duy trì (IP), phân tách, cân bằng khối lượng]. Hệ thống truy xuất nguồn gốc phải cho phép chủ chương trình kiểm tra xác nhận sự đối chiếu giữa đầu vào và đầu ra của các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao vận hành các hệ thống truy xuất nguồn gốc cân bằng khối lượng. Hệ thống truy xuất nguồn gốc phải cho phép chủ chương trình kiểm soát việc sử dụng chứng chỉ, khiếu nại hoặc nhãn hiệu tuân thủ của bên thứ ba theo tiêu chuẩn này. Hệ thống truy xuất nguồn gốc có thể bao gồm các quy định và thủ tục để xác nhận các giao dịch được theo dõi bởi chương trình khác.

5.11  Chủ chương trình phải có thủ tục và giám sát việc thực hiện thủ tục đó để đàm phán về tiền thưởng cho nông dân, cơ chế thu hồi chi phí và quyền từ chối đầu tiên giữa:

a) người mua đầu tiên và tổ chức sản xuất hạt cacao;

b) tổ chức sản xuất hạt cacao và nông dân đã đăng ký.

Thủ tục phải cung cấp kết quả của các cuộc đàm phán được ghi lại và được cả hai bên xác nhận, các khoản thanh toán cơ chế hoàn trả chi phí và tiền thưởng cho nông dân được ghi lại và xác nhận. Nếu tiền thưởng được trả bằng hiện vật thì người mua đầu tiên phải chứng minh số tiền tương đương.

CHÚ THÍCH: Về yêu cầu đối với tổ chức và nông dân đã đăng ký, xem 4.5.1 g) của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

5.12  Chủ chương trình phải bảo vệ tính bảo mật của thông tin được cung cấp bởi các bên liên quan trong chương trình.

5.13  Chủ chương trình phải có sự ổn định tài chính và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành vai trò của mình trong hoạt động của chương trình.

5.14  Chủ chương trình phải bố trí phù hợp để trang trải các khoản chi phí phát sinh từ các hoạt động của mình. Sự sắp xếp phải phù hợp, ví dụ, đối với phạm vi hoạt động, các chương trình được thực hiện và trong các khu vực địa lý nơi chương trình hoạt động.

5.15  Chủ chương trình phải xác định quá trình để định kỳ xem xét hoạt động của chương trình. Việc xem xét này phải xác định các khía cạnh cần cải tiến, có tính đến phản hồi từ các bên quan tâm, bao gồm nông dân, các tổ chức sản xuất hạt cacao và các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao. Việc xem xét phải bao gồm các quy định để đảm bảo rằng các yêu cầu của chương trình đang được áp dụng một cách nhất quán.

5.16  Chủ chương trình phải xây dựng và áp dụng kế hoạch giám sát và đánh giá bao gồm tất cả các bước cần thiết để đánh giá đóng góp của họ đối với tác động kinh tế, xã hội và môi trường. Các bước này bao gồm việc xác định tác động mà họ đang tìm cách đạt được, xác định chiến lược, chọn chỉ số và thu thập dữ liệu, tiến hành phân tích và báo cáo dữ liệu thường xuyên, cũng như các đánh giá tác động bổ sung và thiết lập các vòng phản hồi để cải tiến chương trình theo thời gian.

5.17  Chủ chương trình phải theo dõi các thay đổi của các yêu cầu trong TCVN 13142 (ISO 34101) và các tài liệu quy định khác xác định các yêu cầu được sử dụng trong chương trình. Chủ chương trình phải có một quá trình thực hiện các thay đổi cần thiết trong chương trình bất cứ khi nào có thay đổi trong các tài liệu này và để quản lý việc thực hiện các thay đổi (ví dụ: giai đoạn chuyển đổi) của các tổ chức chứng nhận, khách hàng và các bên quan tâm khác, khi cần.

5.18  Chủ chương trình cần tiến hành đánh giá ngang hàng định kỳ chương trình theo các nguyên tắc của TCVN ISO/IEC 17040 (ISO/IEC 17040). Kết quả của đánh giá ngang hàng này của chương trình cũng phải có sẵn cho hội đồng giám sát.

Chủ chương trình phải mô tả các hành động cụ thể được thực hiện hoặc lên kế hoạch thực hiện, trong một thời gian xác định, để khắc phục mọi sự không phù hợp và thông báo cho hội đồng giám sát tương ứng.

6  Thông tin công khai có sẵn

Chủ chương trình phải đảm bảo các thông tin sau đây được duy trì và cung cấp công khai kịp thời, bởi chủ chương trình hoặc bởi tổ chức chứng nhận, nếu phù hợp:

a) khung hoạt động và cơ cấu tổ chức của chương trình;

b) chính sách về tính khách quan, các chính sách quản lý rủi ro và các quá trình liên quan đến việc đảm bảo tính khách quan và độc lập;

c) tác động của chương trình đối với ngành cacao sản xuất bền vững, xem 5.16:

d) loại hình đánh giá quá trình được sử dụng, bao gồm phương pháp luận, yêu cầu lấy mẫu và tần suất đánh giá;

e) danh sách tổ chức chứng nhận được phê duyệt để chứng nhận cho khách hàng các yêu cầu của chương trình;

f) danh sách tổ chức công nhận đã công nhận các tổ chức chứng nhận nêu trên;

g) thủ tục kiểm soát và xem xét của các tổ chức chứng nhận;

h) danh sách khách hàng hiện tại, bao gồm cả ngày cấp, ngày hết hạn của giấy chứng nhận;

i) danh sách khách hàng bị thu hồi giấy chứng nhận;

j) kết quả đánh giá ngang hàng bất kỳ của chương trình;

k) chính sách giám sát và xác nhận giá trị sử dụng các giao dịch về cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc, bao gồm các điều khoản đã thỏa thuận với các chương trình khác, khi áp dụng;

l) chính sách về đàm phán tiền thưởng, đàm phán thu thu hồi chi phí và các thủ tục;

m) chính sách xử phạt đối với các mức độ không phù hợp khác nhau.

CHÚ THÍCH: Những yêu cầu này được bổ sung cho các yêu cầu liên quan đến thông tin có sẵn công khai được tìm thấy trong các điều khác của tiêu chuẩn này [ví dụ, trong 4.4, 4.6 f), 7.1, 7.5 và 9.1].

7  Phàn nàn và khiếu nại chủ chương trình

7.1  Chủ chương trình phải xác định và cung cấp công khai thủ tục để xử lý khiếu nại và gửi phàn nàn của khách hàng đến tổ chức chứng nhận hoặc chủ chương trình. Thủ tục phải cung cấp ít nhất:

a) các khiếu nại về nghĩa vụ hợp đồng giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận, khiếu nại về khách hàng và kháng cáo quyết định của tổ chức chứng nhận phải được gửi đến tổ chức chứng nhận trong trường hợp đầu tiên và được giải quyết theo các quá trình xử lý khiếu nại và phàn nàn của tổ chức chứng nhận [xem 9.7 và 9.8 của TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015)];

b) khiếu nại về hoạt động chứng nhận của tổ chức chứng nhận phải được gửi đến tổ chức chứng nhận trong trường hợp đầu tiên và tổ chức chứng nhận phải cung cấp một bản sao cho chủ chương trình khi nhận và giải quyết khiếu nại;

c) các khiếu nại và kháng cáo chưa được hoặc không thể giải quyết của tổ chức chứng nhận phải được gửi đến chủ chương trình;

d) khiếu nại và kháng cáo về sự không phù hợp với chính sách, thủ tục và yêu cầu chứng nhận của chủ chương trình, bao gồm các khiếu nại liên quan đến tuyên bố sai lệch hoặc gian lận tiềm tàng, phải được gửi trực tiếp đến chủ chương trình;

e) chủ chương trình phải tạo điều kiện cho các khiếu nại (từ khách hàng và công chúng) liên quan đến các chính sách, thủ tục, hệ thống và yêu cầu chứng nhận của chủ chương trình

7.2  Chủ chương trình phải điều tra và thực hiện hành động thích hợp liên quan đến khiếu nại, bao gồm xem xét và thực hiện bất kỳ hành động khắc phục cần thiết nào đối với các chính sách, thủ tục, hệ thống và yêu cầu chứng nhận của mình.

7.3  Chủ chương trình phải lưu giữ thông tin dạng văn bản tất cả các khiếu nại và kháng cáo, bao gồm các hành động được thực hiện để giải quyết chúng.

7.4  Chủ chương trình phải đảm bảo rằng việc đệ trình, điều tra, quyết định về khiếu nại và kháng cáo không được dẫn đến bất kỳ hành động phân biệt đối xử nào đối với người khiếu nại hoặc kháng cáo.

7.5  Chủ chương trình xác định người khiếu nại hoặc người kháng cáo và tổ chức chứng nhận, ở chừng mực nào đó là đối tượng khiếu nại hoặc kháng cáo và công khai cách giải quyết.

7.6  Chủ chương trình phải cung cấp bản báo cáo tóm tắt hàng năm cho hội đồng giám sát, làm phương tiện hỗ trợ vai trò của nó như quy định trong 4.6.

8  Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận

8.1  Khái quát

8.1.1  Các tổ chức chứng nhận phải đáp ứng các yêu cầu quy định trong TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015). Các tổ chức chứng nhận phải cho phép khách hàng công bố về sự phù hợp của sản phẩm khi được cho phép và được kiểm soát bằng chương trình hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn này.

8.1.2  Các tổ chức chứng nhận phải áp dụng cách tiếp cận đánh giá dựa trên rủi ro xem 4.8 của TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015). Tổ chức chứng nhận phải xác định rủi ro và thiết lập các thủ tục quản lý rủi ro được áp dụng trong quá trình đánh giá.

8.2  Yêu cầu về các quá trình bổ sung cho các quá trình quy định trong TCVN ISO/IEC 17021-1 (ISO/IEC 17021-1)

8.2.1  Tổ chức chứng nhận phải có thỏa thuận pháp lý với từng khách hàng trong việc cung cấp các hoạt động chứng nhận, phù hợp với các yêu cầu liên quan của tiêu chuẩn này, bao gồm phạm vi chứng nhận, khung thời gian và phí chứng nhận.

8.2.2  Tổ chức chứng nhận phải xác định thông tin cần thiết cho việc đăng ký chứng nhận và phải thông báo cho các bên quan tâm.

Trong trường hợp thay đổi tổ chức chứng nhận, khách hàng phải thông báo cho tổ chức chứng nhận mới trước khi đánh giá chứng nhận về việc hoàn thành mức yêu cầu và tình trạng, kết quả đạt được của sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này, TCVN 13142-1 (ISO 34101-1), TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) và/hoặc TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) trong thời gian chứng nhận trước đây.

CHÚ THÍCH: Ví dụ về thông tin được chia sẻ với tổ chức chứng nhận mới là các báo cáo chứng nhận và các báo cáo đánh giá nội bộ.

8.2.3  Trước khi đánh giá chứng nhận, khách hàng là tổ chức sản xuất hạt cacao phải thông báo cho tổ chức chứng nhận những yêu cầu nào, bao gồm các mức dự định được chứng nhận cho các hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững:

- yêu cầu mức ban đầu: được quy định trong Phụ lục A của tiêu chuẩn này: hoặc

- yêu cầu mức trung bình: được quy định trong Phụ lục B của tiêu chuẩn này: hoặc

- yêu cầu mức cao: được quy định trong TCVN 13142-1 (ISO 34101-1); và về kết quả thực hiện:

- yêu cầu mức ban đầu: được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2); hoặc

- yêu cầu mức trung bình: được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2); hoặc

- yêu cầu mức cao: được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

Tổ chức sản xuất hạt cacao có thể nộp đơn đăng ký chứng nhận ban đầu cho bất kỳ mức nào và sau đó phải tiếp tục tiến lên mức cao hơn cho đến khi đạt được mức cao. Thời gian chuyển đổi từ mức ban đầu đến mức trung bình có thể mất tới 60 tháng. Thời gian chuyển từ mức trung bình đến mức cao có thể mất tới 60 tháng.

Tổ chức chứng nhận phải lập kế hoạch đánh giá theo yêu cầu được công bố (mức ban đầu, mức trung bình hoặc mức cao). Bảng 1 đưa ra ví dụ về chu kỳ đánh giá cho một tổ chức sản xuất hạt cacao bắt đầu từ các yêu cầu ở mức ban đầu.

Bảng 1 - Ví dụ về chu trình đánh giá từ mức ban đầu đến mức cao

8.2.4  Tổ chức chứng nhận phải xác định:

a) thời gian cần thiết cho việc xem xét các đăng ký chứng nhận từ khách hàng chứng nhận cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc;

b) thời gian cần thiết cho việc lập kế hoạch và thực hiện đánh giá khách hàng đầy đủ và hiệu quả;

c) thông tin cần thiết từ khách hàng trước khi tiến hành lập kế hoạch đánh giá.

Tổ chức chứng nhận phải thông báo cho khách hàng và phải thực hiện kịp thời khi khách hàng đã nộp đơn đăng ký chứng nhận.

Khách hàng có thể yêu cầu tổ chức chứng nhận chấp nhận thay đổi phạm vi chứng nhận (ví dụ: thay đổi về khối lượng, số lượng nông dân đã tham gia hoặc số địa điểm áp dụng). Để đáp lại đơn đăng ký mở rộng phạm vi chứng nhận đã được cấp, tổ chức chứng nhận phải tiến hành xem xét đơn và xác định các hoạt động đánh giá cần thiết để quyết định xem có thể mở rộng hay không. Điều này có thể được thực hiện kết hợp với đánh giá giám sát. Tổ chức chứng nhận có thể từ chối mở rộng nếu khách hàng không cung cấp đủ bằng chứng cho thấy sự thay đổi trong phạm vi là hợp lý.

8.3  Chu trình đánh giá đối với tổ chức sản xuất hạt cacao

Tổ chức chứng nhận phải tiến hành đánh giá chứng nhận để đánh giá tất cả các yêu cầu được quy định trong TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) (hoặc trong Phụ lục A hoặc Phụ lục B của tiêu chuẩn này) và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) và TCVN 13142-3 (ISO 34101-3), khi phù hợp (xem 8.4).

Tổ chức chứng nhận phải tiến hành đánh giá xác nhận trong vòng 12 tháng kể từ lần đánh giá chứng nhận ban đầu để đánh giá:

a) các yêu cầu quy định trong TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) (hoặc Phụ lục A hoặc Phụ lục B của tiêu chuẩn này) liên quan đến việc xây dựng kế hoạch và quy trình thiết lập CFDP đối với tất cả nông dân đã tham gia;

b) các yêu cầu quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) được biểu thị bằng số “12” làm mức ban đầu.

Tổ chức chứng nhận phải tiến hành đánh giá giám sát trong vòng 30 tháng kể từ lần đánh giá chứng nhận hoặc đánh giá chứng nhận lại trước đó, tùy theo điều kiện nào gần hơn.

Tổ chức chứng nhận phải tiến hành đánh giá chứng nhận lại trong vòng 60 tháng kể từ lần đánh giá chứng nhận hoặc đánh giá chứng nhận lại trước đó, tùy theo lần nào gần hơn.

Xem ví dụ được nêu trong Bảng 1 về chu kỳ đánh giá tối thiểu.

Tổ chức chứng nhận cần tiến hành đánh giá các khách hàng được chứng nhận trong thời gian ngắn hoặc không báo trước theo phương pháp dựa trên rủi ro, hoặc để điều tra các khiếu nại, hoặc phản hồi các thay đổi, hoặc theo dõi các khách hàng đang bị đình chỉ.

Để tổ chức tiến tới cấp độ yêu cầu tiếp theo, tổ chức chứng nhận phải thực hiện đánh giá trong tổ chức để chứng minh sự phù hợp với yêu cầu tại mức đó. Theo TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) và Phụ lục A và Phụ lục B của tiêu chuẩn này, tổ chức không được duy trì quá 60 tháng ở cả mức ban đầu hoặc mức trung bình.

Tổ chức chứng nhận phải xác định, tham khảo ý kiến của tổ chức sản xuất cacao, liệu khách hàng có chu kỳ sản xuất theo mùa hay không và phải lập kế hoạch đánh giá chứng nhận và chứng nhận lại cho phù hợp để diễn ra trong vòng bốn tháng trước hoặc sau khi bắt đầu giai đoạn thu hoạch.

Tổ chức chứng nhận có thể kết hợp giai đoạn 1 và giai đoạn 2 của đánh giá chứng nhận ban đầu (như quy định trong 9.1.3.2 của TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015).

Trong trường hợp đánh giá chứng nhận lần đầu trong một chu kỳ sản xuất theo mùa dẫn đến quyết định chứng nhận tích cực thì cacao bắt đầu được thu hoạch có thể được chứng nhận.

Trong trường hợp đánh giá chứng nhận lần đầu trong một chu kỳ sản xuất liên tục dẫn đến quyết định chứng nhận tích cực, cacao được thu hoạch sau ngày quyết định này có thể được chứng nhận.

8.4  Chu kỳ đánh giá đối với các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao

8.4.1  Yêu cầu chung

Tổ chức chứng nhận phải tiến hành đánh giá chứng nhận để đánh giá tất cả các yêu cầu quy định trong TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) đối với các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao tuyên bố về sự phù hợp với TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) và:

a) có quyền sở hữu hợp pháp cacao đã được chứng nhận; hoặc

b) xử lý vật lý cacao đã được chứng nhận: tất cả các hoạt động được thực hiện (bởi chính đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao hoặc thuê ngoài cho nhà thầu phụ) đối với các sản phẩm không đóng gói, chưa đóng gói hoặc không niêm phong được coi là hoạt động xử lý vật lý.

Chứng nhận theo TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) không áp dụng cho các tổ chức sản xuất hạt cacao, trừ trường hợp tổ chức sản xuất hạt cacao có quyền sở hữu hợp pháp một tổ chức cacao được sản xuất bền vững hoặc chế biến các sản phẩm cacao.

Chủ chương trình phải xây dựng và thực hiện quá trình đánh giá rủi ro truy xuất nguồn gốc, cho phép đánh giá rủi ro của từng đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao và các nhà thầu. Sau đó, kết quả của đánh giá rủi ro phải xác định loại hoạt động đánh giá (ví dụ: đánh giá tại chỗ, đánh giá trên tài liệu) và tần suất phù hợp (ví dụ: hàng năm, hai năm một lần).

Đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao phải nộp bản đánh giá rủi ro truy xuất nguồn gốc mới sau năm năm hoặc bất cứ khi nào có sự thay đổi đáng kể về phạm vi.

8.4.2  Đánh giá chứng nhận hoặc chứng nhận lại

Trong trường hợp khi đánh giá rủi ro truy xuất nguồn gốc cho thấy cần phải đánh giá chứng nhận hoặc chứng nhận lại khi bắt đầu chu kỳ đánh giá, thì áp dụng như sau:

a) Đối với các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao hoạt động theo các mức truy xuất nguồn gốc IP và phân tách thì đánh giá chứng nhận phải được tiến hành không quá bốn tháng sau khi họ nhận được lô cacao mua lần đầu tiên đã được chứng nhận theo chương trình đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Sản phẩm nhận được hơn bốn tháng trước ngày đánh giá không được công bố là đã được chứng nhận theo chương trình quy định trong tiêu chuẩn này.

b) Đối với các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao hoạt động ở mức truy xuất nguồn gốc cân bằng khối lượng, thì việc đánh giá chứng nhận phải được thực hiện không quá bốn tháng sau lần mua cacao đầu tiên đã được chứng nhận đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Sản phẩm được mua hơn bốn tháng trước ngày đánh giá không được công bố đã được chứng nhận theo chương trình quy định trong tiêu chuẩn này

Đối với các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao hoạt động theo mức truy xuất nguồn gốc cân bằng khối lượng và bán sản phẩm có công bố về nguồn gốc cụ thể thì tổ chức chứng nhận phải kiểm tra xác nhận đầu vào của cacao dạng lỏng để đáp ứng các yêu cầu 9.2 của TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019).

Các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao không được công bố sự phù hợp với chương trình trong tiêu chuẩn này cho đến khi nhận được chứng nhận hợp lệ.

Tổ chức chứng nhận có thể kết hợp giai đoạn 1 và giai đoạn 2 của đánh giá chứng nhận ban đầu [như quy định trong 9.1.3.2 của TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015)].

8.4.3  Đánh giá giám sát

Trong các trường hợp đánh giá rủi ro truy xuất nguồn gốc cho thấy cần phải đánh giá giám sát trong chu kỳ đánh giá, thì các cuộc đánh giá này phải được thực hiện trong khoảng thời gian từ bốn tháng trước đến bốn tháng sau ngày của giấy chứng nhận hàng năm cho tất cả các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao.

8.5  Lấy mẫu

Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng đánh giá vật lý phải được tiến hành với các cỡ mẫu tối thiểu như sau:

a) trong trường hợp một nông dân là một tổ chức sản xuất hạt cacao: căn bậc hai của tổng số vườn cacao (được làm tròn lên) hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững và vị trí nơi văn bản được lập;

b) trong trường hợp các nông dân đã đăng ký trong một tổ chức sản xuất hạt cacao: căn bậc hai của tổng số nông dân (được làm tròn lên), hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững và vị trí nơi văn bản được lập;

c) trong các trường hợp của một đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao: căn bậc hai của tổng số vị trí (được làm tròn lên), quản trị cân bằng khối lượng (cho một vị trí hoặc một nhóm các vị trí) và vị trí nơi văn bản được lập.

Mẫu phải được chọn theo các thủ tục quản lý rủi ro.

8.6  Phương pháp thu thập thông tin trong quá trình đánh giá

Các phương pháp của tổ chức chứng nhận để thu thập thông tin, bổ sung cho các phương pháp quy định trong 9.4.4.2 của TCVN ISO/IEC 17021-1:2015 (ISO/IEC 17021-1:2015), phải bao gồm:

a) đánh giá tại chỗ, bao gồm quan sát các hoạt động;

b) kiểm tra cơ sở vật chất;

c) phỏng vấn nông dân đã đăng ký và nhân cõng được họ thuê trong các trường hợp của các tổ chức sản xuất hạt cacao, cũng như với các công nhân của tổ chức sản xuất hạt cacao hoặc đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao;

d) xác nhận dữ liệu (ví dụ: thực hành nông nghiệp tốt, điều kiện làm việc, sự không phù hợp);

e) xem xét các khiếu nại và cáo buộc.

8.7  Thời gian cần thiết cho một cuộc đánh giá

Đối với các tổ chức sản xuất hạt cacao, thời gian tối thiểu sau đây đối với các hoạt động đánh giá tại chỗ (cần phân bổ thêm thời gian, nếu cần) phải được đáp ứng:

a) đối với vườn cacao, tối thiểu một phần sáu ngày công;

b) đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững, tối thiểu nửa ngày công.

Đối với các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao, thời gian tối thiểu sau đây đối với các hoạt động đánh giá tại chỗ (nếu cần, cần phân bổ thêm thời gian):

- đối với đánh giá tại nơi chế biến, tối thiểu một phần tư ngày công.

8.8  Thời gian để giải quyết sự không phù hợp

Trong trường hợp xác định được sự không phù hợp trong quá trình chứng nhận, kiểm tra xác nhận 12 tháng, đánh giá giám sát hoặc đánh giá chứng nhận lại, cả tổ chức chứng nhận và khách hàng phải thống nhất về khung thời gian trong đó việc khắc phục, hành động khắc phục phải được thực hiện, tối đa là sáu tháng kể từ ngày lập báo cáo đánh giá. Trừ khi giấy chứng nhận bị đình chỉ hoặc thu hồi, thì khách hàng và cacao của họ được coi là được chứng nhận trong khung thời gian này với điều kiện đó không phải là đánh giá chứng nhận ban đầu.

Nếu tổ chức chứng nhận không thẩm định tính hiệu lực của việc khắc phục và hành động khắc phục của bất kỳ sự không phù hợp nào trong vòng sáu tháng kể từ ngày báo cáo đánh giá chứng nhận hoặc đánh giá chứng nhận lại thì tổ chức chứng nhận không được cấp giấy chứng nhận hoặc chứng nhận lại cho tổ chức đó.

Nếu tổ chức chứng nhận không thể đánh giá việc thực hiện khắc phục và hành động khắc phục của bất kỳ sự không phù hợp nào trong vòng sáu tháng kể từ ngày báo cáo đánh giá sau khi kiểm tra xác nhận 12 tháng hoặc đánh giá giám sát thì tổ chức chứng nhận sẽ thu hồi giấy chứng nhận.

Để được chứng nhận lại, khách hàng phải nhận được cuộc đánh giá chứng nhận mới. Việc chứng nhận có thể được khôi phục chỉ 12 tháng trở lên sau khi kiểm ra xác nhận hoặc đánh giá giám sát dẫn đến việc rút giấy chứng nhận.

8.9  Thời hiệu của giấy chứng nhận

Khi giấy chứng nhận của khách hàng hết hạn, tổ chức chứng nhận phải thông báo cho khách hàng rằng kể từ ngày hết hạn của chứng nhận họ không thể công bố rằng cacao của họ được chứng nhận theo chương trình quy định trong tiêu chuẩn này.

8.10  Sử dụng lại giấy chứng nhận

Trong trường hợp khách hàng sử dụng lại chứng nhận, tổ chức chứng nhận không cho phép công bố rằng cacao của họ được sản xuất theo giấy chứng nhận đã hết hạn trong tiêu chuẩn này.

8.11  Yêu cầu về năng lực của chuyên gia đánh giá bổ sung cho những yêu cầu được quy định trong TCVN ISO/IEC 17021-1 (ISO/IEC 17021-1)

Ngoài các yêu cầu được quy định trong TCVN ISO/IEC 17021-1 (ISO/IEC 17021-1), tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng năng lực của chuyên gia đánh giá bao gồm:

a) kiến thức về nông học và các kỹ năng để xác định việc áp dụng thực hành nông nghiệp và môi trường tốt;

b) kiến thức về nhân quyền, bao gồm quyền lao động, kỹ năng đánh giá các chính sách, chương trình nhân quyền và kỹ năng xác định vi phạm nhân quyền, bao gồm các hình thức lao động trẻ em và lao động cưỡng bức tồi tệ nhất;

c) kiến thức để xác định xem khách hàng có nhận biết và đánh giá sự tuân thủ của mình với tất cả các yêu cầu theo luật định, quy định hiện hành hay không và sự phù hợp của nó với các yêu cầu khác trong khía cạnh cụ thể được đánh giá.

CHÚ THÍCH 1: Các yêu cầu luật định và quy định có thể được thể hiện dưới dạng các yêu cầu pháp lý.

CHÚ THÍCH 2: Đối với báo cáo về môi trường, các yêu cầu khác có thể bao gồm các quy tắc quốc gia, quốc tế và ngành cụ thể.

Người tham gia đánh giá năng lực phải có năng lực tối thiểu, tương đương với các chức năng được đánh giá.

9  Công bố

9.1  Yêu cầu chung

Công bố hoặc dấu phù hợp của bên thứ ba về sự phù hợp cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc theo bộ TCVN 13142 (ISO 34101) là tùy chọn.

Nếu chủ chương trình cho phép công bố hoặc dấu phù hợp của bên thứ ba thì phải là các công bố hoặc dấu phù hợp của sản phẩm (nghĩa là các công bố hoặc dấu của cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc) và chủ chương trình phải kiểm soát việc sử dụng các công bố hoặc dấu phù hợp của bên thứ ba. Chủ chương trình phải xác định chính sách, thủ tục liên quan đến việc sử dụng sai các giấy chứng nhận, các dấu hoặc các công bố và đối với các tình huống trong đó cacao không còn đáp ứng các yêu cầu.

Chủ chương trình phải thiết lập các quy tắc cho việc sử dụng công bố hoặc dấu phù hợp của bên thứ ba. Các quy tắc này phải đáp ứng các yêu cầu và điều kiện của tiêu chuẩn này và phải công khai.

CHÚ THÍCH: Các công bố có thể được sử dụng cho giao tiếp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) cũng như thông tin liên lạc giữa doanh nghiệp với người tiêu dùng (B2C).

9.2  Điều kiện để khách hàng có thể sử dụng việc công bố

Chủ chương trình phải giúp các khách hàng đáp ứng tất cả các yêu cầu của chương trình để tuyên bố rằng cacao của họ đã được chứng nhận là bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc theo tiêu chuẩn này.

Chương trình phải xác nhận số lượng cacao được sản xuất bền vững và có thể truy xuất nguồn gốc mà khách hàng công bố phù hợp với tiêu chuẩn này.

Công bố IP chỉ có thể được thực hiện nếu 100 % cacao trong sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này, bao gồm:

- các yêu cầu của TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) liên quan đến truy xuất nguồn gốc IP; hoặc

- các yêu cầu của TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) hoặc Phụ lục A hoặc Phụ lục B của tiêu chuẩn này liên quan đến sự phân tách

Việc công bố phân tách chỉ có thể được đưa ra nếu 100 % cacao trong sản phẩm (với 10 % dung sai cho việc trộn không thể tránh khỏi bởi các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao) đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này, bao gồm:

- các yêu cầu của TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) liên quan đến truy xuất nguồn gốc phân tách; hoặc

- các yêu cầu của TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) hoặc Phụ lục A hoặc Phụ lục B của tiêu chuẩn này liên quan đến sự phân tách.

Yêu cầu cân bằng khối lượng chỉ có thể được đưa ra bởi đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao nếu 100 % cacao trong sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này, bao gồm các yêu cầu TCVN 13142-3 (ISO 34101-3) liên quan đến truy xuất nguồn gốc cân bằng khối lượng (nghĩa là 100 % cacao trong đầu ra tương ứng với đầu vào).

CHÚ THÍCH 1: Vì chương trình yêu cầu chứng nhận của bên thứ ba, nên việc đánh giá sự phù hợp của bên thứ nhát và bên thứ hai không thể công bố phù hợp với chương trình này. Ngoài ra, theo Điều 8, sự phù hợp với lựa chọn các yêu cầu không thể công bố về sự phù hợp với chương trình này.

CHÚ THÍCH 2: Việc thực hiện mức yêu cầu (mức ban đầu, mức trung bình, mức cao) không ảnh hưởng đến công bố hoặc thể loại công bố được sử dụng.

9.3  Công bố giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B)

Việc công bố B2B phải được thực hiện như sau:

a) câu ngắn gọn: “TCVN 13142-4:2020 (ISO 34101-4:2019) đã được chứng nhận theo [tên chương trình] bởi [tên tổ chức chứng nhận], [kiểu loại truy xuất nguồn gốc];

b) câu dài:

1) “TCVN 13142-4:2020 (ISO 34101-4:2019) đã được chứng nhận theo [tên chương trình] bởi [tên tổ chức chứng nhận]:

i) “TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019) và TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019)”; hoặc

ii) “TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019) và TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019) và TCVN 13142-3 (ISO 34101-3:2019) [kiểu loại truy xuất nguồn gốc]”; hoặc

iii) “TCVN 13142-4:2020 (ISO 34101-4:2019), Phụ lục A và TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019), hoặc

iv) “TCVN 13142-4:2020 (ISO 34101-4:2019), Phụ lục A và TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019) và TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019) [kiểu loại truy xuất nguồn gốc], hoặc

v) “TCVN 13142-4:2020 (ISO 34101-4:2019), Phụ lục B và TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019), hoặc

vi) “TCVN 13142-4:2020 (ISO 34101-4:2019), Phụ lục B và TCVN 13142-2:2020 (ISO 34101-2:2019) và TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019) [kiểu loại truy xuất nguồn gốc]”; hoặc

vii) TCVN 13142-3:2020 (ISO 34101-3:2019) [kiểu loại truy xuất nguồn gốc]”.

Việc công bố có thể được nêu trong loại tài liệu thương mại bất kỳ. Công bố B2B không được truy cập công khai.

CHÚ THÍCH: Đối với tổ chức sản xuất hạt cacao, kiểu loại truy xuất nguồn gốc được phân tách [xem 8.5 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019)].

9.4  Công bố từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng (B2C)

Bất kỳ công bố nào có thể truy cập công khai, bao gồm trao đổi thông tin trực tuyến và trao đổi thông tin trên bao bì tiêu dùng cuối cùng, phải đáp ứng các yêu cầu B2C trong điều này.

Nếu thực hiện công bố B2C được thực hiện, phải áp dụng một trong những công bố nêu trong Bảng 2. kiểu loại truy xuất nguồn gốc cũng có thể được ghi lại.

Bảng 2 - Công bố B2C khi được chứng nhận theo TCVN 13142 (ISO 34101) bởi bên thứ ba

10  Dấu phù hợp do bên thứ ba cấp

Chủ chương trình phải đảm bảo rằng việc sử dụng dấu phù hợp của bên thứ ba cấp là phù hợp với các yêu cầu quy định trong TCVN ISO/IEC 17030 (ISO/IEC 17030).

11  Cấp phép và kiểm soát

11.1  Trong trường hợp chương trình quy định việc sử dụng giấy chứng nhận, dấu phù hợp của bên thứ ba hoặc các tuyên bố khác về sự phù hợp, thì chương trình phải kiểm soát việc sử dụng đó thông qua giấy phép hoặc hình thức thỏa thuận khác với khách hàng.

Giấy phép có thể nằm trong khoảng từ hai hoặc nhiều hơn:

a) chủ chương trình;

b) tổ chức chứng nhận;

c) khách hàng của tổ chức chứng nhận.

11.2  Giấy phép phải bao gồm các điều khoản để đảm bảo rằng các tuyên bố về sự phù hợp là phù hợp với các yêu cầu quy định trong Điều 9.

11.3  Giấy phép phải bao gồm các điều khoản liên quan đến việc sử dụng giấy chứng nhận, dấu phù hợp do bên thứ ba cấp hoặc tuyên bố khác về sự phù hợp trong thông tin về sản phẩm được chứng nhận và các yêu cầu phải được thực hiện khi chứng nhận bị đình chỉ, thu hồi, hết hạn hoặc không còn hiệu lực.

Phụ lục A

(quy định)

Yêu cầu đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững ở mức ban đầu

A.1  Yêu cầu chung

Phụ lục này quy định các yêu cầu mức ban đầu đối với các hệ thống quản lý để sản xuất cacao bền vững, bao gồm các quá trình sau thu hoạch và truy xuất nguồn gốc hạt cacao sản xuất bền vững trong một tổ chức sản xuất hạt cacao (sau đây gọi là “tổ chức”), nếu áp dụng.

CHÚ THÍCH 1: Các quy trình sau thu hoạch bao gồm tách vỏ, lên men, làm khô, phân loại, đóng gói, vận chuyển và bảo quản hạt cacao.

Các yêu cầu mức ban đầu được quy định trong Phụ lục này áp dụng cho một tổ chức kể từ ngày đầu tiên chứng nhận theo phụ lục này. Các yêu cầu mức ban đầu được áp dụng trong 60 tháng kể từ ngày đầu tiên chứng nhận.

CHÚ THÍCH 2: Các yêu cầu mức trung bình đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững được quy định trong Phụ lục B của tiêu chuẩn này.

CHÚ THÍCH 3: Các yêu cầu mức cao đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững được quy định trong TCVN 13142-1 (ISO 34101-1).

CHÚ THÍCH 4: Để hiểu rõ hơn về bối cảnh, phụ lục này bao gồm các viện dẫn chéo đến điều tương ứng trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

Nếu tổ chức áp dụng các yêu cầu trong phụ lục này, thì tổ chức phải ghi lại ngày chứng nhận đầu tiên theo các yêu cầu hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững được quy định trong phụ lục này.

A.2  Xác định phạm vi của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững

Tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững để thiết lập phạm vi của hệ thống.

Tổ chức phải xác định những vườn cacao nào nằm trong phạm vi. Trong trường hợp một nông dân đã đăng ký có các vườn cacao tách biệt với nhau về mặt địa lý, thì phải chỉ định những vườn cacao nào nằm trong phạm vi và vườn nào không nằm trong phạm vi. Trong trường hợp chúng không tách được, thì tất cả các vườn cacao phải nằm trong phạm vi của hệ thống.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 4.3 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.3  Điều khoản bên ngoài các quá trình, sản phẩm và dịch vụ

Tổ chức phải đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoài phù hợp với các yêu cầu hiện hành. Các yêu cầu về kết quả thực hiện liên quan đến các khía cạnh kinh tế, xã hội và môi trường được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

Tổ chức phải xác định các hoạt động thẩm tra xác nhận hoặc các hoạt động khác cần thiết để đảm bảo các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài đáp ứng các yêu cầu.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 8.4 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.4  Việc đăng ký của nông dân để trở thành thành viên của tổ chức

A.4.1  Trao đổi thông tin cụ thể đến nông dân việc xem xét đăng ký để trở thành một phần của tổ chức (quá trình nhạy cảm)

Trước khi đăng ký của nông dân trở thành thành viên của tổ chức, tổ chức phải thông báo cho nông dân về:

a) các mục tiêu và phạm vi của TCVN 13142-1 (ISO 34101-1) và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2);

b) quá trình phát triển trang trại cacao (CFDP);

c) các hoạt động sản xuất cacao bền vững của cả hai bên để đáp ứng các yêu cầu được quy định trong phụ lục này [và đồng thời Phụ lục B của tiêu chuẩn này, TCVN 13142-1 (ISO 34101-1)] và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2), bao gồm:

1) các dịch vụ được cung cấp bởi tổ chức cho nông dân khi đăng ký;

2) các yêu cầu phải được đáp ứng bởi người nông dân sau khi đăng ký, bao gồm các yêu cầu về kinh tế, xã hội và môi trường được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2);

d) ước tính chung về chi phí và lợi ích mà người nông dân nhận được là kết quả của việc đáp ứng các yêu cầu được quy định trong phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2);

e) thông tin dự kiến được chia sẻ, bao gồm cả lý do để chia sẻ:

1) tất cả thông tin được thu thập trong quá trình đăng ký và các quá trình đánh giá trang trại cacao

2) cách xử lý đáng tin cậy thông tin về nông dân và các hoạt động của họ;

3) những rủi ro tiềm ẩn của việc chia sẻ thông tin cá nhân;

4) quyền của nông dân truy cập thông tin của họ;

5) việc sử dụng dữ liệu của họ bởi các bên quan tâm khác;

f) thực tế là nông dân đã đăng ký sẽ phải chịu đánh giá nội bộ và có thể phải chịu đánh giá bên ngoài;

g) các thỏa thuận tài chính của tổ chức với người mua đầu tiên hoặc các bên quan tâm khác;

CHÚ THÍCH: Các thỏa thuận tài chính có thể bao gồm tiền thưởng của nông dân hoặc chi phí thực hiện, bao gồm cả các cơ chế thu hồi chi phí.

h) các điều kiện và cơ chế mà nông dân đã đăng ký có thể sở hữu hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững mà không ảnh hưởng đến kết quả thực hiện, nếu phần lớn nông dân đã đăng ký mong muốn;

i) các cơ hội và rủi ro liên quan khác.

A.4.2  Đăng ký của nông dân

A.4.2.1  Quá trình

Tổ chức phải đăng ký cho các nông dân để trở thành một phần của tổ chức. Tổ chức phải lập văn bản về:

a) nông dân đã đăng ký được biết về thông tin quy định trong A.4.1 tại thời điểm đăng ký;

b) nông dân đã đăng ký được biết về các điều kiện để rời khỏi tổ chức;

c) ngày đăng ký của từng nông dân.

Nếu cần, tổ chức phải đảm bảo rằng người nông dân được một nhân chứng có năng lực đọc và viết hỗ trợ.

A.4.2.2  Thông tin

Tổ chức phải đảm bảo rằng các thông tin sau được thu thập và duy trì cho mỗi nông dân đã đăng ký:

a) họ tên;

b) bản sao thẻ căn cước công dân (ID), nếu có;

c) ngày sinh hoặc, nếu không biết, ngày sinh dự kiến;

d) giới;

e) thành phần hộ gia đình, bao gồm tên, ngày sinh và tình trạng giáo dục;

f) số lượng, giới và tuổi của người làm thuê thường xuyên, bao gồm cả người làm việc trong gia đình;

g) con của hộ gia đình, bao gồm giới, ngày sinh, tên của cha mẹ và chi tiết về trường học;

h) quy mô của trang trại cacao (sử dụng hình thức đo lường hiệu quả nhất có sẵn cho tổ chức) và tỷ lệ phần trăm đất được trồng cây cacao;

i) số lượng và vị trí của các vườn cacao (sử dụng hình thức đo lường hiệu quả nhất có sẵn cho tổ chức theo thông lệ quốc gia);

j) sản lượng vụ mùa năm trước;

k) quyền sở hữu hợp pháp đối với đất, nếu có, hoặc, nếu không áp dụng, thì hồ sơ chứng nhận của nông dân đã đăng ký và/hoặc người cho thuê đất về các quyền liên quan đến đất.

Đối với bất kỳ thông tin cá nhân nào khác được thu thập như một phần của quá trình đăng ký thì tổ chức phải chứng minh. Nông dân phải được biết về biện minh và những rủi ro tiềm ẩn của việc chia sẻ thông tin cá nhân.

Tài liệu dạng văn bản phải bao gồm chữ ký nông dân đã đăng ký. Trường hợp không ký được thì có thể dùng dấu vân tay.

A.4.3  Xác nhận đăng ký của nông dân

Để xác nhận đăng ký của nông dân, nông dân phải quyết định giữ lại bản đăng ký và tổ chức phải ghi lại rằng:

a) CFDP của nông dân đăng ký đã được thiết lập (xem A.13) và phải có sự chấp thuận của người cho thuê đất để thực hiện bất kỳ công việc nào được quy định trong CFDP trên mảnh đất đó, nếu áp dụng;

b) thông tin quy định trong A.4.1 được cập nhật (ví dụ: bằng cách tính đến các ứng dụng CFDP của nông dân đã đăng ký) và được cung cấp cho nông dân đã đăng ký.

Tổ chức phải xác nhận hoặc chấm dứt đăng ký của nông dân trong vòng ba tháng kể từ khi CFDP được thiết lập.

Tài liệu phải bao gồm chữ ký của nông dân đã đăng ký. Trường hợp không có chữ ký thì phải có dấu vân tay.

Nếu cần, tổ chức phải đảm bảo rằng người nông dân được một nhân chứng có khả năng đọc và viết hỗ trợ.

A.4.4  Quyền sở hữu dữ liệu

Nông dân giữ quyền sở hữu dữ liệu cá nhân của họ. Nếu một nông dân rời khỏi tổ chức, thì tổ chức phải xóa dữ liệu của họ trong vòng hai năm. Trong trường hợp người nông dân muốn trở thành nông dân đăng ký trong một tổ chức khác thì tổ chức phải cung cấp tất cả dữ liệu của mình với định dạng phù hợp cho nông dân.

Tổ chức chỉ được chia sẻ thông tin cá nhân khi nhận được sự chấp thuận bằng văn bản từ từng nông dân. Sự chấp thuận này có thể được lấy như một phần của quá trình đăng ký.

Theo yêu cầu của các bên liên quan và với sự chấp nhận của tổ chức, thông tin sẽ được cung cấp để theo dõi kết quả thực hiện và kiểm tra xác nhận sự phù hợp với phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 4.5 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.5  Lãnh đạo và cam kết

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải thể hiện sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững bằng cách đảm bảo rằng các yêu cầu theo luật định và quy định hiện hành được xác định, hiểu và đáp ứng nhất quán.

Lãnh đạo cao nhất phải giao trách nhiệm và quyền hạn cho một cá nhân để đảm bảo rằng:

a) chi phí thực hiện các yêu cầu trong phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) được tính toán rõ ràng và các thủ tục minh bạch được thiết lập, thực hiện và duy trì để hạch toán, lưu giữ hồ sơ chi phí thực hiện, bao gồm cả cung cấp bên ngoài

b) nông dân đã đăng ký được hỗ trợ đầy đủ để đáp ứng các yêu cầu của phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2); điều này bao gồm đảm bảo rằng các thủ tục được thực hiện minh bạch và được duy trì để hạch toán và lưu giữ hồ sơ liên quan đến bất kỳ giao dịch tài chính nào (ví dụ: phân phối và hóa đơn tiền thưởng của nông dân đã đăng ký).

CHÚ THÍCH: Các điều tương ứng là 5.1 k) và 5.3.2 g) và h) của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.6  Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức

Lãnh đạo cao nhất phải giao trách nhiệm và quyền hạn cho một cá nhân để đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết được cung cấp để vận hành các quá trình của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 5.3.2 i) của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.7  Đại diện của nông dân và không phân biệt đối xử

Tổ chức phải thiết lập và duy trì các quá trình tổ chức để đảm bảo rằng việc tuyển dụng và lựa chọn tất cả nhân viên là không phân biệt đối xử. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng quá trình lựa chọn quản lý thúc đẩy sự tham gia của phụ nữ. Nếu có thể, tổ chức phải đảm bảo bầu cử dân chủ cho các đại diện nông dân đã đăng ký tham gia quản lý.

CHÚ THÍCH: Các điều tương ứng là 5.3.1 và 5.4 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.8  Đào tạo và huấn luyện

Tổ chức phải cung cấp việc giáo dục, đào tạo và huấn luyện cho nông dân đã đăng ký để đáp ứng các yêu cầu quy định trong phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2), bao gồm các yêu cầu quy định trong các CFDP riêng lẻ.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 5.3.2 c) của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.9  Xác định các nguồn lực, chi phí và cơ chế thu hồi

Tổ chức phải đánh giá năng lực của mình và chuẩn bị kế hoạch dạng văn bản để xây dựng năng lực nhằm đáp ứng các yêu cầu của phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2). Đánh giá này phải được ghi lại và bao gồm:

a) những gì cần phải được lấy từ các nhà cung cấp bên ngoài;

b) đàm phán tài chính với người mua đầu tiên hoặc các bên quan tâm khác;

CHÚ THÍCH 1: Tài chính có thể được thương lượng cho chi phí khởi đầu thực hiện.

c) thỏa thuận thương lượng với người mua đầu tiên.

CHÚ THÍCH 2: Các thỏa thuận có thể về tiền thưởng của nông dân.

CHÚ THÍCH 3: Điều tương ứng là 7.1.1 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.10  Năng lực

Tổ chức phải xác định các năng lực cần thiết để hỗ trợ tổ chức và nông dân đã đăng ký của mình trong việc đáp ứng các yêu cầu trong phụ lục này và các yêu cầu của TCVN 13142-2 (ISO 34101-2). Tổ chức phải đảm bảo rằng những người làm việc dưới sự kiểm soát của mình đáp ứng các năng lực này và phải ghi lại mọi hoạt động đã được thực hiện để có được năng lực yêu cầu hoặc tăng năng lực cần thiết.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 7.2 b), c) và d) của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.11  Thông tin dạng văn bản

Tổ chức phải tạo lập, cập nhật và kiểm soát thông tin dạng văn bản liên quan đến việc thực hiện các yêu cầu quy định trong phụ lục này và trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 7.5 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.12  Kế hoạch hoạt động hàng năm và trao đổi thông tin

Tổ chức phải xây dựng, giám sát và báo cáo các hoạt động theo kế hoạch hoạt động hàng năm để hỗ trợ các yêu cầu thực hiện của TCVN 13142-2 (ISO 34101-2). Các kế hoạch và báo cáo này phải được thông báo cho nông dân đã đăng ký. Tổ chức phải thiết lập một cơ chế phản hồi cho nông dân đã đăng ký.

CHÚ THÍCH: Các điều tương ứng là 7.4 và 8.2.1 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.13  Kế hoạch phát triển trang trại cacao (CFDP)

CFDP phải được thiết lập để hỗ trợ nông dân đã đăng ký đưa ra các lựa chọn sáng suốt và có trách nhiệm trong việc quản lý, cải tạo hoặc cải tạo trang trại của họ.

Tổ chức phải thiết lập CFDP cho từng nông dân đã đăng ký, giải quyết các vườn cacao nằm trong phạm vi của hệ thống. Mỗi kế hoạch phải được thiết lập với sự hợp tác, tham khảo ý kiến của từng nông dân đã đăng ký và phải được ghi lại.

CFDP phải đáp ứng các yêu cầu quy định trong Phụ lục D của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019). Hướng dẫn bổ sung được đưa ra trong Phụ lục E của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

Ngoài ra, CFDP phải bao gồm:

a) đánh giá chi phí và đầu tư để hoàn thành CFDP;

b) đánh giá các cơ hội và rủi ro tài chính cho nông dân đã đăng ký, bao gồm mọi thỏa thuận tài chính được thiết lập giữa nông dân đã đăng ký và tổ chức.

Khi thiết lập CFDP, từng nông dân đã đăng ký phải tham gia đánh giá trang trại cacao và đồng ý với các quan sát được thực hiện. Nông dân đã đăng ký cá nhân phải được thông báo về các lựa chọn khác nhau để quản lý trang trại cacao đến mức kinh doanh mong muốn. Các tùy chọn ít nhất phải giải quyết các cơ hội để phục hồi hoặc cải tạo trang trại, nếu phù hợp. Nông dân đã đăng ký cá nhân phải quyết định các hoạt động và đầu tư được đưa vào và ghi lại trong CFDP.

Trong vòng 12 tháng sau khi công bố đầu tiên về sự phù hợp với phụ lục này, tổ chức phải xây dựng quá trình và kế hoạch thiết lập CFDP cho tất cả nông dân đã đăng ký.

Trong vòng 30 tháng sau khi công bố đầu tiên về sự phù hợp với phụ lục này, tổ chức phải thiết lập CFDP cho tối thiểu 10 % số nông dân đã đăng ký.

Trong vòng 60 tháng sau công bố đầu tiên về sự phù hợp với phụ lục này hoặc đến ngày yêu cầu tuân thủ các yêu cầu mức trung bình của TCVN 13142-2 (ISO 34101-2), bất cứ khi nào sớm hơn, CFDP phải được thiết lập cho tất cả nông dân đã được đăng ký hơn 12 tháng.

Sau đó, CFDP phải được thiết lập cho bất kỳ nông dân nào đã đăng ký trong vòng 12 tháng sau khi đăng ký.

Tổ chức phải huấn luyện cho các nông dân đã đăng ký thực hiện CFDP. Cứ 12 tháng huấn luyện ít nhất một buổi tại trang trại.

Tổ chức và từng nông dân đã đăng ký phải đánh giá kết quả thực hiện phát triển trang trại cacao so với CFDP của họ. Các điểm quan sát cacao áp dụng cho đánh giá trang trại phải được đưa vào đánh giá. Dựa trên đánh giá, tổ chức và nông dân đã đăng ký phải xác định, đồng ý, cải tiến tài liệu và mọi hành động cần thiết để hoàn thành CFDP và/hoặc sửa đổi nội dung của nó.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 8.2.2, Phụ lục C, D và E của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.14  Truy xuất nguồn gốc

A.14.1  Khi nông dân đã đăng ký có các trang trại hoặc vườn tách biệt với nhau về mặt địa lý mà một hoặc nhiều vườn không thuộc phạm vi của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững, tổ chức phải đảm bảo rằng nông dân đã đăng ký tách riêng cacao sản xuất bền vững phù hợp với các yêu cầu trong phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

A.14.2  Tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản về cacao sản xuất bền vững được cung cấp ở tất cả các giai đoạn logistic trong tổ chức, như các hoạt động sau thu hoạch, thu thập, vận chuyển và lưu trữ.

Thông tin dạng văn bản phải bao gồm ít nhất như sau:

a) Định danh của đơn vị vận tải (ví dụ: số vận đơn, thông báo, chứng từ);

b) chọn địa điểm/tên;

c) tên và số thẻ căn cước công dân (ID) của nông dân đã đăng ký giao hàng;

d) tên của tổ chức

e) số lượng (số bao gói, tổng/khối lượng tịnh);

f) thông tin của hãng vận chuyển, bao gồm ngày giao hàng, biển đăng ký xe và địa điểm/tên giao hàng.

A.14.3  Từng cơ sở bảo quản/kho bảo quản nằm trong tổ chức phải tách riêng cacao sản xuất bền vững theo các yêu cầu quy định trong phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2).

Từng cơ sở bảo quản/kho bảo quản nằm trong tổ chức phải đảm bảo quy trình quản lý kho để quản lý lượng nhập và lượng xuất của cacao sản xuất bền vững bằng cách ghi lại:

a) khối lượng nhập và xuất;

b) khối lượng tổng số/khối lượng tịnh xuất ra;

c) tên nông dân đã đăng ký;

d) số lượng bao (nếu sử dụng);

e) số lượng bưu kiện bán hàng duy nhất;

f) ngày vận chuyển;

g) tên của bên mua và bên bán;

h) tên cơ sở bảo quản;

i) tài liệu vận chuyển [biển đăng ký xe tải, vận đơn (B/L)];

j) xử lý bằng biện pháp vật lý (lên men, làm khô, phối trộn/trộn, làm sạch, đóng bao) bao gồm cả loại tái ổn định, khối lượng tịnh trước và sau khi tái ổn định, lý do sai khác, quy trình quản lý cacao tái ổn định liên quan đến sự phân tách cacao phù hợp

A.14.4  Hồ sơ bán hàng và biên nhận của nông dân đã đăng ký phải ghi lại các thông tin sau:

a) họ tên và số thẻ căn cước công dân (ID) của nông dân đã đăng ký;

b) tên tổ chức;

c) số lượng và khối lượng;

d) ngày bán;

e) giá cả;

f) số hồ sơ bán hàng;

g) thông tin bên mua.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 8.5 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.15  Đánh giá kết quả thực hiện

Tổ chức phải thiết lập hệ thống giám sát tài liệu cho phép tổ chức kiểm soát sự phù hợp với các yêu cầu cửa phụ lục này, TCVN 13142-2 (ISO 34101-2) và đo sản lượng thực tế so với sản xuất ước tính.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng cụ thể là 1) a) trong 9.1.1 của TCVN (ISO 34101-1:2019).

A.16  Đánh giá nội bộ

Tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ theo các khoảng thời gian dự kiến không quá 12 tháng để đánh giá việc thực hiện các yêu cầu được quy định trong phụ lục này và trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2). Đánh giá nội bộ phải bao gồm đánh giá tại chỗ tại các vườn cacao.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 9.2.1 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.17  Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất phải xem xét hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững của tổ chức, trong khoảng thời gian lên kế hoạch không quá 12 tháng, để đảm bảo tính phù hợp, tính thỏa đáng và hiệu lực liên tục của tổ chức.

Tổ chức phải tính đến nhu cầu hỗ trợ thêm cho nông dân đã đăng ký, cũng như phản hồi nhận được từ nông dân đã đăng ký sau khi chia sẻ kết quả từ việc xem xét.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 9.3 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.18  Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Khi xảy ra sự không phù hợp, tổ chức phải phản ứng với sự không phù hợp và khi có thể:

a) hành động để kiểm soát và khắc phục nó;

b) giải quyết hậu quả.

Tổ chức phải đánh giá nhu cầu hành động để loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp, để nó không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác.

Nếu hành động khắc phục chỉ có thể được thực hiện bởi một cá nhân (ví dụ: nông dân đã đăng ký), thì tổ chức phải đảm bảo rằng cá nhân này hiểu trách nhiệm của mình liên quan đến việc thực hiện các hành động khắc phục nhằm giải quyết sự không phù hợp.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 10.2 của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

A.19  Cải tiến

Tổ chức phải liên tục cải tiến sự thích hợp, đầy đủ và hiệu lực của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 10.3 trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

Phụ lục B

(quy định)

Yêu cầu đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững tại mức trung bình

B.1  Yêu cầu chung

Phụ lục này quy định các yêu cầu mức trung bình đối với các hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững, bao gồm các quá trình sau thu hoạch và truy xuất nguồn gốc hạt cacao trong tổ chức sản xuất hạt cacao (sau đây gọi là “tổ chức”), nếu áp dụng.

CHÚ THÍCH 1: Các quá trình sau thu hoạch bao gồm tách vỏ, lên men, làm khô, phân loại, đóng gói, vận chuyển và bảo quản hạt cacao.

Tổ chức phải thiết lập và duy trì một hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững đáp ứng các yêu cầu quy định trong Phụ lục A và các yêu cầu bổ sung được quy định trong phụ lục này.

Các yêu cầu mức trung bình được áp dụng trong 60 tháng kể từ ngày chứng nhận đầu tiên đến các yêu cầu quy định trong phụ lục này.

CHÚ THÍCH 2: Các yêu cầu mức ban đầu đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững quy định trong Phụ lục A.

CHÚ THÍCH 3: Các yêu cầu mức cao đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững quy định trong TCVN 13142-1 (ISO 34101-1).

CHÚ THÍCH 4: Để hiểu rõ hơn về bối cảnh, phụ lục này bao gồm các tham chiếu chéo đến các điều tương ứng trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

Nếu tổ chức áp dụng các yêu cầu trong phụ lục này, thì tổ chức phải ghi lại ngày chứng nhận đầu tiên đối với các yêu cầu hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững quy định trong phụ lục này.

B.2  Bối cảnh của tổ chức

Tổ chức phải xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến sản xuất cacao bền vững và xác định các điểm yếu trong kết nối này.

Tổ chức phải xác định rằng các bên quan tâm có liên quan đến sản xuất cacao bền vững.

CHÚ THÍCH: Các điều tương ứng là 4.1 a) và 4.2 trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019). Xem thêm TCVN 7519 (ISO 2451).

B.3  Chính sách

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách sản xuất cacao bền vững:

a) hỗ trợ mục đích và bối cảnh của tổ chức;

b) bao gồm cam kết đáp ứng trách nhiệm của tổ chức, tôn trọng, thúc đẩy sự tôn trọng và bảo vệ nhân quyền và môi trường.

B.4  Hoạch định để đạt được các mục tiêu sản xuất cacao bền vững

Tổ chức phải xác định các mục tiêu sản xuất cacao bền vững và lập kế hoạch để đạt được những mục tiêu này, bao gồm các nguồn lực, người chịu trách nhiệm và đánh giá kết quả.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 6.2 trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

B.5  Nhận thức

Tổ chức phải làm cho nhân viên của họ nhận thức được chính sách sản xuất cacao bền vững, mục tiêu và ý nghĩa của sự không phù hợp.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 7.3 a), b) và d) trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

B.6  Thay đổi các yêu cầu đối với sản xuất cacao bền vững

Tổ chức phải lập tài liệu dạng văn bản và kiểm soát các thay đổi về sản xuất cacao bền vững. Tổ chức phải đảm bảo rằng những người có liên quan được biết về các yêu cầu đã thay đổi.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 8.3 trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

B.7  Đánh giá kết quả thực hiện

Tổ chức phải xác định các nhu cầu cần được giám sát và đo lường cho từng nông dân đã đăng ký, tổ chức và cộng đồng được tổ chức xác định. Giám sát và đo lường ít nhất phải bao gồm như sau:

a) rằng nông dân đã đăng ký đang thực hiện các thực hành nông nghiệp tốt, họ đã được đào tạo;

b) những yêu cầu phải được theo dõi và đo lường trong phụ lục này và TCVN 13142-2 (ISO 34101-2), ví dụ: tiến trình về các kế hoạch hành động được quy định trong TCVN 13142-2 (ISO 34101-2);

c) các chỉ số chính về kết quả thực hiện áp dụng cho các mục đích nội bộ và bên ngoài.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 9.1.1 a) 2), a) 3) và b) trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

B.8  Đánh giá nội bộ

Tổ chức phải đảm bảo rằng các chuyên đánh giá nội bộ không gặp phải các tác động tiêu cực khi báo cáo sự không phù hợp, bao gồm quấy rối, áp lực, giáng chức hoặc chấm dứt việc làm.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 9.2.1 trong TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

B.9  Xem xét của lãnh đạo

Việc xem xét của lãnh đạo phải được lập kế hoạch và tiến hành xem xét thông tin về kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững, bao gồm các xu hướng và các chỉ số về:

a) mức độ mà các mục tiêu sản xuất cacao bền vững đã đáp ứng được;

b) mức độ mà CFDP đã được thực hiện.

CHÚ THÍCH: Điều tương ứng là 9.3.1 c) 1) và c) 2) của TCVN 13142-1:2020 (ISO 34101-1:2019).

Phụ lục C

(tham khảo)

Ví dụ về các rủi ro cần được đánh giá

C.1  Rủi ro liên quan đến tiêu chuẩn

a) Tiêu chuẩn được viết khó hiểu và mơ hồ dẫn đến những cách hiểu khác nhau.

b) Ý định của các tiêu chuẩn không rõ ràng hoặc bị thiếu.

c) Thường xuyên thay đổi các tiêu chuẩn, hướng dẫn diễn giải hoặc phương pháp đánh giá.

d) Thiếu sự lãnh đạo của chủ hệ thống tiêu chuẩn về nhu cầu làm rõ tiêu chuẩn.

C.2  Đánh giá rủi ro liên quan đến quá trình

a) Thiếu sự hiểu biết của khách hàng hoặc thiếu khuyến khích sự tuân thủ.

b) Thiếu năng lực nhân sự (kỹ năng, kiến thức).

c) Người đánh giá quá quen thuộc với khách hàng, dẫn đến thiếu khách quan.

d) Việc chuẩn hóa không đầy đủ giữa các chuyên gia đánh giá (dẫn đến kết quả đánh giá không nhất quán).

e) Thiếu năng lực của chuyên gia đánh giá có liên quan (không đủ chuyên gia đánh giá được đào tạo và thông thạo ngôn ngữ địa phương trong một vùng).

f) Hoạch định đánh giá không nhất quán và thiếu sự phối hợp.

g) Sự không phù hợp của phương pháp lấy mẫu.

h) Thiếu kiến thức về thái độ văn hóa đối với đánh giá sự phù hợp.

C.3  Rủi ro liên quan đến hệ thống

a) Cạnh tranh về giá giữa các tổ chức chứng nhận có thể dẫn đến giảm chất lượng đánh giá sự phù hợp.

b) Khách hàng thay đổi tổ chức chứng nhận để được đánh giá nhẹ hơn.

c) Khả năng tham nhũng (chuyên gia đánh giá, khách hàng, tổ chức chứng nhận).

d) Thiếu các biện pháp bảo vệ đầy đủ để ngăn chặn sự thiên vị tích cực hoặc tiêu cực của đánh giá viên.

e) Khó thu hút các bên quan tâm khi đầu vào của họ là cần cho quá trình đánh giá sự phù hợp (thiếu quan tâm, thiếu nguồn lực).

f) Đại diện không đúng cho sản phẩm và dịch vụ (khiếu nại và vấn đề ghi nhãn).

g) Hệ thống khiếu nại không đầy đủ.

h) Hệ thống giám sát không đầy đủ.

i) Thiếu theo dõi sự không phù hợp.

Phụ lục D

(tham khảo)

Kiểm soát dựa trên rủi ro và xem xét của tổ chức chứng nhận

D.1  Chủ chương trình quy định cách tiếp cận dựa trên rủi ro để xác định tần suất và cường độ giám sát của các tổ chức chứng nhận cần xây dựng một thủ tục riêng đặc trưng về các yếu tố và loại rủi ro phù hợp để giám sát và có các yếu tố giống như được mô tả trong tần suất và cường độ đánh giá.

Các yếu tố rủi ro cần xem xét khi xây dựng quy tắc lấy mẫu bao gồm:

a) lai lịch của tổ chức chứng nhận trong chương trình chứng nhận;

b) tốc độ tăng trưởng của các tổ chức chứng nhận;

c) lịch sử của các cuộc đánh giá có chất lượng thấp trong các lần đánh giá của các tổ chức chứng nhận (ví dụ, có sự không phù hợp đã được nêu ra trước đó về chất lượng đánh giá của các tổ chức chứng nhận);

d) khiếu nại.

D.2  Chủ chương trình cần đảm bảo rằng các quá trình giám sát bao gồm việc xem xét các kết quả thực hiện của các tổ chức chứng nhận và của các chuyên gia đánh giá trên vườn.

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] TCVN 7519 (ISO 2451), Hạt cacao - Các yêu cầu về chất lượng và đặc tính kỹ thuật

[2] TCVN ISO 9000:2017 (ISO 9000:2015), Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

[3] TCVN ISO/IEC TR 17026 (ISO/IEC TR 17026), Đánh giá sự phù hợp - Ví dụ về chương trình chứng nhận sản phẩm hữu hình

[4] TCVN ISO/IEC 17040 (ISO/IEC 17040), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu chung về đánh giá đồng đẳng của tổ chức đánh giá sự phù hợp và tổ chức công nhận

[5] TCVN ISO/IEC 17067 (ISO/IEC 17067), Đánh giá sự phù hợp - Nguyên tắc cơ bản trong chứng nhận sản phẩm và hướng dẫn về chương trình chứng nhận sản phẩm

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Lời giới thiệu

1  Phạm vi áp dụng

2  Tài liệu viện dẫn

3  Thuật ngữ và định nghĩa

4  Yêu cầu đối với chủ chương trình

5  Xây dựng và quản lý chương trình

6  Thông tin công khai có sẵn

7  Phàn nàn và khiếu nại chủ chương trình

8  Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận

8.1  Khái quát

8.2  Yêu cầu về các quá trình bổ sung cho các quá trình quy định trong TCVN ISO/IEC 17021-1 (ISO/IEC 17021-1)

8.3  Chu trình đánh giá đối với tổ chức sản xuất hạt cacao

8.4  Chu kỳ đánh giá đối với các đối tác tham gia chuỗi cung ứng cacao

8.5  Lấy mẫu

8.6  Phương pháp thu thập thông tin trong quá trình đánh giá

8.7  Thời gian cần thiết cho một cuộc đánh giá

8.8  Thời gian để giải quyết sự không phù hợp

8.9  Thời hiệu của giấy chứng nhận

8.10  Sử dụng lại giấy chứng nhận

8.11  Yêu cầu về năng lực của chuyên gia đánh giá bổ sung cho những yêu cầu được quy định trong TCVN ISO/IEC 17021-1 (ISO/IEC 17021-1)

9  Công bố

9.1  Yêu cầu chung

9.2  Điều kiện để khách hàng có thể sử dụng việc công bố

9.3  Công bố giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B)

9.4  Công bố từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng (B2C)

10  Dấu phù hợp do bên thứ ba cấp

11  Cấp phép và kiểm soát

Phụ lục A (quy định) Yêu cầu đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững ở mức ban đầu

Phụ lục B (quy định) Yêu cầu đối với hệ thống quản lý sản xuất cacao bền vững tại mức trung bình.

Phụ lục C (Tham khảo) Ví dụ về các rủi ro cần được đánh giá

Phụ lục D (tham khảo) Kiểm soát dựa trên rủi ro và xem xét của tổ chức chứng nhận

Thư mục tài liệu tham khảo