English
- Tổng quan
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
-
Nội dung hợp nhất
Tính năng này chỉ có tại LuatVietnam.vn. Nội dung hợp nhất tổng hợp lại tất cả các quy định còn hiệu lực của văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính... trên một trang. Việc hợp nhất văn bản gốc và những văn bản, Thông tư, Nghị định hướng dẫn khác không làm thay đổi thứ tự điều khoản, nội dung.
Khách hàng chỉ cần xem Nội dung hợp nhất là có thể nắm bắt toàn bộ quy định hiện hành đang áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Kế hoạch 155/KH-UBND Hà Nội 2025 xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu
Ngày cập nhật: Thứ Ba, 10/06/2025 10:29 (GMT+7)
| Cơ quan ban hành: | Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội |
Số công báo:
Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý.
|
Đang cập nhật |
| Số hiệu: | 155/KH-UBND | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
| Loại văn bản: | Kế hoạch | Người ký: | Nguyễn Trọng Đông |
| Trích yếu: | Triển khai Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn Thành phố Hà Nội” | ||
|
Ngày ban hành:
Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành.
|
05/06/2025 |
Ngày hết hiệu lực:
Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng).
|
Đang cập nhật |
|
Áp dụng:
Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng).
|
Đã biết
|
Tình trạng hiệu lực:
Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,...
|
Đã biết
|
| Lĩnh vực: | Hành chính | ||
TÓM TẮT KẾ HOẠCH 155/KH-UBND
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Kế hoạch 155/KH-UBND PDF (Bản có dấu đỏ) Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng hiệu lực: Đã biết
UỶ BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Số: /KH-UBND
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm 2025
KẾ HOẠCH
Triển khai Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập
trung của các cơ quan trên địa bàn Thành phố Hà Nội”
Thực hiện Quyết định số 2112/QĐ-UBND ngày 19/4/2025 của Ủy ban nhân
dân Thành phố về việc phê duyệt Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số
hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” (sau đây viết
tắt là Đề án) UBND thành phố Hà Nội ban hành kế hoch trin khai Đề án, cụ th
như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Số hóa, kết hợp với sắp xếp li hồ sơ tài liệu đ phục vụ cho việc dừng hot
động cơ quan cấp huyện, sáp nhập cơ quan cấp xã theo Kết luận số 127-KL/TW
ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về trin khai nghiên cứu,
đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
- Hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối
Đảng, khối chính quyền và khối đoàn th trên địa bàn Thành phố, đảm bảo dữ liệu
được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng.
- Nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc
không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp AI, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng.
- To nền tảng dữ liệu vững chắc đ hình thành hệ thống chính quyền điện tử,
đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội một cách nhanh
chóng, hiệu quả, minh bch, hướng đến cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục hành
chính nội bộ.
2. Yêu cầu
- Tài liệu cần số hóa phải được chỉnh lý đúng nghiệp vụ, phân loi theo khối cơ
quan (Đảng, chính quyền, đoàn th), xác định thời hn bảo quản, loi trừ trùng thừa,
hư hỏng.
- Quy trình số hóa đảm bảo đầy đủ, chính xác, rõ ràng.
- Mỗi tài liệu được quét thành file PDF/A hai lớp được bóc tách thành các
trường dữ liệu, hình thành siêu dữ liệu – metadata, cho phép truy xuất, tích hợp và
chia sẻ.
155
05
6
2
- Cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung phải đảm bảo an toàn thông tin, phân
quyền truy cập chặt chẽ, kết nối được với các các hệ thống thông tin, các nền tảng
cơ sở dữ liệu quốc gia như dân cư, đất đai, doanh nghiệp, cán bộ.
- Tận dụng nguồn lực hiện có, kết hợp thuê dịch vụ đ tăng tốc độ trin khai
nhưng vẫn đảm bảo tính bền vững và kim soát nhà nước.
II. NỘI DUNG THỰC HIỆN
1. Phạm vi thực hiện
1.1. Trong năm 2025
1.1.1. Chỉnh lý, số hóa
- Chỉnh lý, số hóa tài liệu cơ quan Đảng và chính quyền cấp huyện;
- Chỉnh lý, số hóa tài liệu cơ quan Đảng và chính quyền cấp xã;
Trong đó, tài liệu được lựa chọn số hóa trong giai đon hiện nay bao gồm: tài
liệu có thời hn bảo quản vnh viễn của hồ sơ đã chỉnh lý và sẽ chỉnh lý; và kết quả
giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực.
1.1.2. Xây dựng kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung
Kho cơ sở dữ liệu dùng chung theo Đề án chứa các dữ liệu phát sinh từ nguồn
văn bản trong quá trình hot động của các cơ quan, tổ chức; bao gồm các văn bản
trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ được số hóa đ to lập dữ
liệu, trong hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, trong các hệ thống dữ
liệu chuyên ngành, và các hệ thống quản lý văn bản, điều hành khác. Theo đó, đ
phân biệt với các cơ sở dữ liệu khác, sẽ điều chỉnh tên thành "Kho cơ sở dữ liệu hành
chính dùng chung".
Trong đó, tùy vào điều kiện thực tế, một phần của các hng mục có th được
kéo dài sang đầu năm 2026 đ đảm bảo chất lượng trin khai và các quy định có
liên quan.
1.2. Trong năm 2026
1.2.1. Chỉnh lý, số hóa
Thực hiện 03 ưu tiên còn li ti Mục 1 Phần V Đề án được phê duyệt kèm theo
Quyết định 2112/QĐ-UBND ngày 19/4/2025 của UBND Thành phố và các nhóm
tài liệu còn li sau quá trình thi công trong năm 2025 (thuộc đối tượng cần số hóa)
của ưu tiên 1 và ưu tiên 2 theo Đề án.
1.2.2. Hoàn thiện, phát triển kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung
Tiếp tục hoàn thiện, phát trin kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung về mặt
cấu trúc, thiết kế, tính năng, nguồn dữ liệu và các khía cnh khác đ khai thác sử
dụng hiệu quả.
Trong đó, việc kết nối và thu thập dữ liệu từ các hệ thống, cơ sở dữ liệu khác
về cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung được thực hiện ngay từ năm 2025 và tiếp
tục duy trì trong các năm tiếp theo.
3
2. Nguồn kinh phí
Kinh phí thực hiện Kế hoch này được đảm bảo từ nguồn ngân sách Thành phố
theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các quy định hiện hành.
III. LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI
Đ phục vụ tính cấp bách và khả thi của việc trin khai, Kế hoch này tập trung
chi tiết cho hng mục chỉnh lý, số hóa tài liệu cấp huyện, cấp xã và xây dựng kho cơ
sở dữ liệu hành chính dùng chung trong năm 2025.
1. Hạng mục chỉnh lý, số hóa tài liệu cấp huyện, cấp xã.
1.1. Giai đon chun b đu tư
1.1.1. Lựa chọn đơn vị tư vấn lập thuyết minh và dự toán chi tiết
- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Thời gian hoàn thành: Ngày 18/6/2025.
- Nguồn kinh phí thực hiện: giao Trung tâm Phục vụ hành chính công chủ
động cân đối điều chỉnh từ nguồn kinh phí đã được giao dự toán năm 2025.
1.1.2. Lập thuyết minh và dự toán chi tiết
- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Thời gian hoàn thành: Ngày 20/6/2025.
1.1.3. Thẩm định, phê duyệt thuyết minh và dự toán chi tiết
- Cơ quan chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Cơ quan phối hợp: Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ.
- Thời gian hoàn thành: Ngày 25/6/2025.
Lưu ý: Trong giai đon chuẩn bị đầu tư, trường hợp cần thuê đơn vị tư vấn,
Trung tâm Phục vụ hành chính công được phép chủ động cân đối điều chỉnh từ
nguồn kinh phí đã được giao dự toán năm 2025 đ thực hiện.
1.2. Giai đon thc hin đu tư
1.2.1. Tập trung tài liệu cơ quan cấp huyện, chuẩn bị mặt bằng thi công
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Đơn vị phối hợp: Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu ti thời đim tiến
hành bàn giao cho Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Thời hn hoàn thành: Trước 31/7/2025.
+ Trước 30/6/2025: Cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện bàn giao tài liệu
cho cơ quan có thẩm quyền tiếp quản theo quy định.
+ Sau 30/6/2025: Cơ quan có thẩm quyền tiếp quản nêu trên sẽ bàn giao tài liệu
cho cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu mới sau quá trình sắp xếp li bộ máy
(hoặc tiếp tục quản lý theo quy định).
4
Sau quá trình bàn giao nêu trên, Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ tiếp
nhận từ cơ quan đang quản lý tài liệu đ tiến hành chỉnh lý, số hóa, và hoàn trả li
cho cơ quan này sau khi hoàn thành.
Lưu ý: Các quận, huyện, thị ủy; UBND quận, huyện, thị xã (trước khi dừng
hoạt động) phối hợp bố trí mặt bằng đủ điều kiện thi công, hoàn thành trước
30/6/2025.
1.2.2. Chuẩn bị các điều kiện bảo đảm an ninh trật tự, an toàn tài liệu
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Đơn vị phối hợp: Công an Thành phố, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
trực thuộc Sở Nội vụ.
- Thời hn hoàn thành: Trước 31/7/2025.
1.2.3. Tập trung tài liệu cơ quan cấp xã
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Đơn vị phối hợp: Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu ti thời đim tiến
hành bàn giao cho Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Thời hn hoàn thành: Trước 15/8/2025.
+ Trước 30/6/2025: Cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã bàn giao tài liệu cho
cơ quan có thẩm quyền tiếp quản theo quy định.
+ Sau 30/6/2025: Cơ quan có thẩm quyền tiếp quản nêu trên sẽ bàn giao tài
liệu cho cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu mới sau quá trình sắp xếp li bộ máy
(hoặc tiếp tục quản lý theo quy định).
Sau quá trình bàn giao nêu trên, Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ tiếp
nhận từ cơ quan đang quản lý tài liệu đ tiến hành chỉnh lý, số hóa, và hoàn trả li
cho cơ quan này sau khi hoàn thành.
1.2.4. Tổ chức lựa chọn các đơn vị thi công
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Thời hn hoàn thành: Trước 31/7/2025.
1.2.5. Chuẩn bị thiết bị thi công và điều kiện đảm bảo an toàn thông tin
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công, nhà thầu thi công.
- Đơn vị phối hợp: Công an Thành phố.
- Thời hn hoàn thành: Ngày 05/8/2025.
1.3. Giai đon thi công
1.3.1. Hạng mục chỉnh lý tài liệu (Quy trnh thực hiện theo Phụ lục kèm theo)
a) Tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện dừng hot động
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công và nhà thầu thi công.
5
- Đơn vị phối hợp: Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu ti thời đim tiến
hành thi công.
- Thời hn hoàn thành: Tháng 11/2025.
b) Tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công và nhà thầu thi công.
- Đơn vị phối hợp: Cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã (sau sáp nhập).
- Thời hn hoàn thành: Tháng 12/2025.
1.3.2. Hạng mục số hóa tài liệu (Quy trnh thực hiện theo Phụ lục)
a) Tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện dừng hot động
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công và nhà thầu thi công.
- Đơn vị phối hợp: Cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu ti thời đim tiến
hành thi công.
- Thời hn hoàn thành: tháng 11/2025.
b) Tài liệu cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã
- Đơn vị chủ trì: Trung tâm Phục vụ hành chính công và nhà thầu thi công.
- Đơn vị phối hợp: Các cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã sau sáp nhập.
- Thời hn hoàn thành: Tháng 12/2025.
(Dự kiến tiến hành chỉnh lý, số hóa tài liệu cơ quan cấp huyện trước, sau đó
chỉnh lý và số hóa tài liệu cơ quan cấp xã; tuy nhiên, tùy vào điều kiện thi công thực
tế, có th lựa chọn phương án trin khai song song đ tối ưu hiệu suất).
2. Hạng mục xây dựng Kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung
Giao Trung tâm Phục vụ hành chính công trin khai và tiến hành các thủ tục
đầu tư theo quy định, bảo đảm hiệu quả, hoàn thành trong năm 2025, và chính thức
đưa vào sử dụng từ tháng 02/2026.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố
a) Là cơ quan thường trực, giúp UBND Thành phố trong việc tổ chức trin khai
thực hiện Kế hoch này;
b) Chủ trì xây dựng quy trình trin khai các hng mục trong Kế hoch;
c) Chủ trì báo cáo kết quả thực hiện Kế hoch.
2. Sở Khoa học và Công nghệ
a) Chủ trì thẩm định phương án kỹ thuật, công nghệ;
b) Đảm bảo h tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (có th mở rộng) đáp ứng yêu
cầu cài đặt kho và lưu trữ dữ liệu được to lập theo Kế hoch này.
6
3. Sở Tài chính: trên cơ sở đề xuất của Trung tâm Phục vụ hành chính công,
tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ được
giao ti Kế hoch từ nguồn ngân sách Thành phố theo quy định của Luật Ngân sách
nhà nước và các quy định hiện hành, phù hợp với yêu cầu về tiến độ trin khai Đề
án.
4. Sở Nội vụ (bao gồm Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc
Sở)
a) Chủ trì hướng dẫn cơ quan, đơn vị có thẩm quyền lập danh mục tài liệu cần
số hóa theo quy định.
b) Phối hợp, hướng dẫn các vấn đề về quy trình thực hiện, tiêu chuẩn cần đáp
ứng trong công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu;
c) Phối hợp bàn giao tài liệu cho Trung tâm Phục vụ hành chính công đ
thi công.
5. Công an Thành phố : Chủ trì kim tra, hướng dẫn đảm bảo các nội dung
liên quan đến an ninh, an toàn, bảo mật trong quá trình trin khai nhiệm vụ ti Kế
hoch.
6. Các quận, huyện, thị ủy; UBND quận, huyện, thị xã (trước khi dừng
hoạt động)
a) Chủ trì bố trí mặt bằng đáp ứng yêu cầu trin khai Kế hoch này theo đề xuất
của Trung tâm Phục vụ hành chính công (dự kiến 1-2 đim thi công trên một huyện
với tổng diện tích khoảng 1.000 m2).
b) Thực hiện bàn giao đầy đủ tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền tiếp quản theo
quy định.
7. Đề nghị các cơ quan Đảng và chính quyền cấp xã
a) Trước sáp nhập, đề nghị cơ quan Đảng, yêu cầu cơ quan chính quyền cấp xã
bàn giao đầy đủ tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền tiếp quản.
b) Sau sáp nhập, đề nghị cơ quan Đảng, yêu cầu cơ quan chính quyền cấp xã
nhận bàn giao tài liệu từ cơ quan tiếp quản nêu trên cho Trung tâm Phục vụ hành
chính công đ tiến hành chỉnh lý, số hóa, đồng thời tiếp nhận sau khi hoàn thành thi
công. Đồng thời, bố trí nhân sự tham gia phối hợp giám sát quá trình thi công và
phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện các công việc khác trong
quá trình trin khai thi công.
8. Đề nghị Văn phng Thành ủy (đơn vị lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp
Thành phố): phối hợp trong công tác tiếp nhận, bàn giao và quản lý tài liệu của các
cơ quan khối Đảng theo quy định.
9. Về trách nhiệm bảo quản tài liệu:
a) Trước khi bàn giao cho Trung tâm Phục vụ hành chính công đ thi công,
trách nhiệm thuộc về cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu;
7
b) Sau khi bàn giao cho Trung tâm Phục vụ hành chính công, Trung tâm Phục
vụ hành chính công có trách nhiệm bảo quản trong quá trình trin khai thi công chỉnh
lý, số hóa;
c) Sau khi Trung tâm Phục vụ hành chính công hoàn thành thi công và bàn giao
li cho cơ quan có thẩm quyền quản lý và tiếp tục bảo quản theo quy định./.
Nơi nhận:
- Ban Thường vụ Thành ủy;
- Chủ tịch, các PCT HĐND Thành phố;
- Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố;
- Các sở, ban, ngành Thành phố;
- UBND các quận, huyện, thị xã;
- Văn phòng UBND TP: CVP, PCVP,
các phòng, ban, trung tâm;
- Lưu: VT, NC.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Trọng Đông
8
Phụ lục
QUY TRNH THỰC HIỆN CHNH L, SỐ HÓA
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số /KH-UBND ngày / /2025)
I. QUY TRÌNH CHNH LÝ TÀI LIỆU
1. Quy trình chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan Đảng
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Hướng dẫn số 50-
HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu;
Sơ đồ quy trình như sau:
1. Tập trung tài liệu 2. Khảo sát tài liệu
3. Xây dựng kế hoạch chỉnh
lý tài liệu và các văn bản
hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
4. Chuẩn bị cơ sở vật chất
phục vụ chỉnh lý tài liệu
5. Phân loại tài liệu
6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa,
hoàn thiện hồ sơ
7. Hệ thống hóa, lập
mục lục hồ sơ
8. Đưa tài liệu vào cặp (hộp)
và sắp xếp lên giá, tủ
9. Xử lý tài liệu
hết giá trị
10. Hoàn thiện các văn
bản hướng dẫn chỉnh lý
11. Kiểm tra, đánh giá
kết quả chỉnh lý tài liệu
12. Lập hồ sơ chỉnh lý
tài liệu
Bước 1: Tập trung tài liu
Lưu trữ cơ quan tập trung toàn bộ tài liệu đưa ra chỉnh lý, bao gồm tài liệu ti
lưu trữ cơ quan, tài liệu ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức và các nguồn
khác.
Lưu trữ cơ quan làm thủ tục bàn giao toàn bộ tài liệu cho đơn vị được giao
nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu. Việc giao, nhận tài liệu lập thành biên bản có đầy đủ chữ
ký của bên giao, bên nhận và xác nhận của cơ quan, tổ chức.
Bước 2: Khảo sát tài liu
Việc khảo sát tài liệu nhằm thu thập thông tin về tình hình tài liệu đ xây dựng
kế hoch chỉnh lý tài liệu, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu và thu thập tài liệu
còn thiếu.
Cần tập trung khảo sát kỹ những tài liệu chủ yếu, như: Tài liệu đi hội, hội nghị,
sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến, các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ,
chế độ làm việc, kế hoch, chương trình công tác; báo cáo tổng kết hằng năm, nhiều
năm... của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trực thuộc.
Bước 3: Xây dng kế hoch chỉnh lý tài liu và các văn bản hướng dẫn chỉnh
lý tài liu (lch sử đơn v hình thành phông, lch sử phông, phương án phân loi
tài liu, hướng dẫn xác đnh giá tr tài liu)
9
Đ việc chỉnh lý tài liệu đúng quy định, bảo đảm mục đích, yêu cầu, phải xây
dựng kế hoch chỉnh lý tài liệu và các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, gồm:
Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loi tài liệu và
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
Khi xây dựng các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu cần lưu ý:
- Vận dụng các quy định, hướng dẫn hiện hành có liên quan của Văn phòng
Trung ương Đảng đ xây dựng các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.
- Đối với phông lưu trữ chỉnh lý lần đầu, phải biên son lịch sử đơn vị hình
thành phông và lịch sử phông chi tiết, đầy đủ, những lần chỉnh lý tài liệu sau chỉ bổ
sung những thông tin mới hoặc có sự thay đổi.
- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu gửi cơ quan quản lý nghiệp vụ cấp
trên trực tiếp thẩm định, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được uỷ
quyền phê duyệt trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu và được bổ sung, hoàn thiện
sau khi kết thúc chỉnh lý tài liệu.
Bước 4: Chun b cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý tài liu
Bố trí phòng làm việc và trang cấp đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý tài
liệu, như: Bàn, ghế, giá, tủ, cặp ba dây, hộp, bìa hồ sơ, giấy nháp, bút chì, bút bi, bút
viết bìa hồ sơ, tẩy chì, bút xoá, ghim vòng, dập ghim, dao, kéo, dây buộc, máy tính,
máy in...
Bước 5: Phân loi tài liu
- Toàn bộ tài liệu của một phông lưu trữ hoặc một khối tài liệu được phân loi
từ nhóm lớn, nhóm vừa đến nhóm nhỏ theo phương án phân loi tài liệu đã được xây
dựng và phê duyệt khi chuẩn bị chỉnh lý. Phương án phân loi tài liệu được xây dựng
dựa trên tình hình thực tế tài liệu đưa ra chỉnh lý và mẫu khung phân loi tài liệu
(nếu có).
Phương án phân loi tài liệu đối với các phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
như sau:
+ Đối với các phông lưu trữ cơ quan lãnh đo đảng cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã:
Áp dụng phương án "thời gian - cơ cấu tổ chức" đ phân loi tài liệu. Trong đó, thời
gian được tính theo nhiệm kỳ cấp uỷ, cơ cấu tổ chức gồm: Đi hội, ban chấp hành.
+ Đối với các phông lưu trữ cơ quan tham mưu, giúp việc và các đơn vị sự
nghiệp trực thuộc cấp uỷ: Áp dụng phương án "thời gian - mặt hot động" đ phân
loi tài liệu. Trong đó, thời gian được tính theo nhiệm kỳ cấp uỷ, mặt hot động theo
chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cơ quan tham mưu, giúp việc, đơn vị sự nghiệp
trực thuộc cấp uỷ.
10
+ Đối với các phông lưu trữ đảng bộ trực thuộc Trung ương, chi bộ, đảng bộ
trực thuộc cấp uỷ tỉnh, cấp uỷ huyện: Áp dụng phương án "thời gian - cơ cấu tổ
chức" đ phân loi tài liệu. Trong đó, thời gian được tính theo nhiệm kỳ cấp uỷ, cơ
cấu tổ chức gồm: Đi hội, ban chấp hành.
+ Đối với các phông lưu trữ đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp: Áp dụng
phương án "thời gian - mặt hot động" đ phân loi tài liệu. Trong đó, thời gian được
tính theo nhiệm kỳ của cấp uỷ cấp trên trực tiếp, mặt hot động theo chức năng,
nhiệm vụ chủ yếu của mỗi đảng đoàn, ban cán sự đảng.
+ Đối với các phông lưu trữ Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội:
Áp dụng phương án "thời gian - cơ cấu tổ chức" đ phân loi tài liệu. Trong đó, thời
gian được tính theo nhiệm kỳ của uỷ ban Mặt trận Tổ quốc hoặc ban chấp hành của
mỗi tổ chức chính trị - xã hội, cơ cấu tổ chức gồm: Đi hội, uỷ ban hoặc ban chấp
hành và đảng đoàn (nếu có).
- Khi phân loi tài liệu cần lưu ý:
+ Tài liệu mật (mật, tối mật, tuyệt mật) phân loi cùng với tài liệu không mật.
+ Tài liệu là bản sao phân loi theo thời gian và tác giả của bản chính.
+ Tài liệu không có tác giả, thời gian ban hành thì phải xác minh (bằng cách so
sánh, đối chiếu với tài liệu khác, dựa vào ngày tháng các sự kiện trong nội dung tài
liệu hoặc thời gian ghi trong khuôn dấu đến...), sau đó ghi vào giấy đính kèm trang
đầu của tài liệu và đ trong dấu ngoặc vuông [...].
+ Trong quá trình phân loi tài liệu, cần kết hợp xác định giá trị của tài liệu,
loi ra những tài liệu không thuộc phông lưu trữ, những tài liệu hết giá trị lưu trữ,
giấy trắng, biu mẫu chưa ghi nội dung, sách, báo, tp chí... Việc xác định giá trị tài
liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 của Văn phòng
Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị - xã hội và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của phông hoặc khối tài
liệu đưa ra chỉnh lý đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thin hồ sơ
- Trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ ở giai đon văn thư: Tiến hành lập hồ sơ.
Việc lập hồ sơ thực hiện theo Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của
Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
- Trường hợp tài liệu đã lập hồ sơ ở giai đon văn thư: Tiến hành kim tra,
chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ (đơn vị bảo quản). Trong quá trình chỉnh sửa, hoàn thiện
hồ sơ cần lưu ý:
11
+ Kim tra thành phần tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản) đã đúng với tên
hồ sơ; tài liệu trong hồ sơ có mối liên hệ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của vấn đề, sự việc hoặc theo đúng đặc trưng lựa chọn đ lập hồ sơ.
+ Kim tra thời hn bảo quản của hồ sơ (đơn vị bảo quản), loi những tài liệu
hết giá trị, tài liệu trùng ra khỏi hồ sơ (đơn vị bảo quản); trường hợp hồ sơ (đơn vị
bảo quản) chưa có thời hn bảo quản thì phải xác định thời hn bảo quản.
+ Phát hiện những tài liệu còn thiếu đ bổ sung vào hồ sơ (đơn vị bảo quản),
loi ra những tài liệu không thuộc thành phần trong hồ sơ (đơn vị bảo quản).
+ Khi thống kê tài liệu vào mục lục văn bản, tài liệu thống nhất sử dụng chương
trình Microsoft Office Excel đ thuận tiện cho việc cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ. Việc cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vận dụng Hướng dẫn số
08-HD/VPTW, ngày 10/9/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng về xây dựng cơ
sở dữ liệu văn kiện Đảng.
Bước 7: H thống hoá, lập mục lục hồ sơ
Toàn bộ hồ sơ (đơn vị bảo quản) được sắp xếp, hệ thống hoá theo phương án
phân loi tài liệu, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) được đánh một số riêng, bằng chữ số
Ả Rập và liên tục trong một mục lục hồ sơ, bắt đầu từ số 01.
Tuỳ thuộc vào khối lượng tài liệu, tình hình chỉnh lý tài liệu và đặc đim của
đơn vị hình thành phông có th lập mục lục hồ sơ theo từng nhiệm kỳ hoặc từng đợt
chỉnh lý tài liệu, trong đó: Hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vnh viễn lập mục lục
hồ sơ riêng, hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hn lập mục lục hồ sơ riêng
- Khi thống kê hồ sơ (đơn vị bảo quản) vào mục lục hồ sơ thống nhất sử dụng
chương trình Microsoft Office Excel đ thuận tiện cho việc cập nhật vào cơ sở dữ
liệu mục lục hồ sơ. Việc cập nhật vào cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ thực hiện theo
Hướng dẫn số 09-HD/VPTW, ngày 10/9/2003 của Văn phòng Trung ương Đảng về
xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.
Bước 8: Đưa tài liu vào cặp (hộp) và sắp xếp lên giá, tủ
Toàn bộ tài liệu phải được vệ sinh sch sẽ, làm phẳng, thay ghim kẹp bị gỉ sét...
trước khi đưa vào cặp (hộp).
Tài liệu đưa vào cặp (hộp) theo trật tự số hồ sơ (đơn vị bảo quản) đã được hệ
thống hoá. Trên mỗi cặp (hộp) có nhãn ghi các thông tin cần thiết, trong đó số cặp
(hộp) được đánh bằng chữ số Ả Rập theo phông lưu trữ hoặc theo từng đợt chỉnh lý,
bắt đầu từ số 01
Tất cả cặp (hộp) được sắp xếp lên giá, tủ theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ
trên xuống dưới.
12
Trước khi sắp xếp tài liệu lên giá, tủ phải làm thủ tục tiếp nhận tài liệu từ đơn
vị chỉnh lý tài liệu. Việc giao, nhận tài liệu lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của
bên giao, bên nhận và xác nhận của cơ quan, tổ chức
Bước 9: Xử lý tài liu hết giá tr
Sau khi chỉnh lý tài liệu, phải xử lý tài liệu hết giá trị. Việc xử lý tài liệu hết giá
trị thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 của Văn phòng
Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị - xã hội.
Bước 10: Hoàn thin các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Căn cứ vào thực tế tài liệu và quá trình chỉnh lý tài liệu, lưu trữ cơ quan hoặc
đơn vị (bộ phận) chỉnh lý tài liệu có nhiệm vụ hoàn thiện các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý tài liệu.
Bước 11: Kiểm tra, đánh giá kết quả chỉnh lý tài liu
Sau khi hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu, lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị được giao
nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu xây dựng báo cáo kết quả chỉnh lý.
Người đứng đầu đơn vị trực tiếp phụ trách lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổ
chức kim tra, đánh giá kết quả chỉnh lý tài liệu.
Nội dung kim tra, đánh giá gồm: Kim tra, đánh giá các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý, mục lục hồ sơ, công cụ thống kê, tra cứu, cơ sở dữ liệu, hồ sơ xét huỷ tài
liệu hết giá trị và kim tra, đánh giá thực tế tài liệu đã chỉnh lý.
Bước 12: Lập hồ sơ chỉnh lý tài liu
- Hồ sơ chỉnh lý tài liệu gồm:
+ Kế hoch chỉnh lý tài liệu.
+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.
+ Các bản mục lục hồ sơ.
+ Các tệp Microsoft Office Excel của mục lục văn bản, tài liệu và mục lục hồ
sơ; các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.
+ Tài liệu về xét huỷ tài liệu hết giá trị.
+ Các biên bản giao, nhận tài liệu (nếu có).
+ Báo cáo kết quả chỉnh lý tài liệu.
+ Các tài liệu liên quan khác (nếu có).
- Hồ sơ chỉnh lý tài liệu lưu ti lưu trữ cơ quan.
13
2. Quy trình chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan chính quyền
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 16/2023/TT-
BNV ngày 15/11/2023 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý
tài liệu giấy; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục trưởng Cục
Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
ISO 9001:2000 và Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Sơ đồ quy trình như sau:
1. Giao nhận tài liệu và lập
biên bản giao nhận tài liệu
2. Vận chuyn tài liệu từ
kho bảo quản đến địa
đim chỉnh lý
3. Vệ sinh sơ bộ
tài liệu
4. Khảo sát và biên son
các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý
5. Phân loi tài liệu theo
Hướng dẫn phân loi
6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn
thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin:
số hồ sơ (số tm); tiêu đề hồ sơ; thời gian
của tài liệu; thời hn bảo quản
8. Kim tra, chỉnh sửa hồ
sơ và phiếu tin
9. Hệ thống hóa phiếu tin
theo phương án phân loi
10. Hệ thống hóa hồ sơ theo
phiếu tin
11. Biên mục hồ sơ
12. Kim tra và chỉnh
sửa việc biên mục hồ sơ
13.Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu
tin và lên bìa hồ sơ
14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp,
làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ
15. Đưa hồ sơ vào
hộp (cặp)
16. Viết/in và dán nhãn
hộp (cặp)
17. Vận chuyn tài liệu
vào kho và xếp lên giá
18. Giao, nhận tài liệu
sau chỉnh lý và lập biên
bản giao, nhận tài liệu
19. Nhập phiếu tin vào
cơ sở dữ liệu
20. Kim tra, chỉnh sửa việc nhập
phiếu tin
21. Lập mục lục hồ sơ
22. Thống kê, bó gói, lập
danh mục và viết thuyết
minh tài liệu loi
23. Kết thúc chỉnh lý
Bước 1: Giao nhận tài liu và lập biên bản giao nhận tài liu
Khi xuất tài liệu ra khỏi kho đ chỉnh lý hai bên phải tiến hành giao nhận tài
liệu. Số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với các phông
hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng
hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản giao nhận
Bước 2: Vận chuyển tài liu từ kho bảo quản đến đa điểm chỉnh lý
Vận chuyn tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp
hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các cặp tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc
bao gói ; đồng thời, không làm hư hi tài liệu.
Bước 3: V sinh sơ bộ tài liu
Đ hn chế tác hi do bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối với người thực hiện, trước
khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loi chổi lông
14
thích hợp đ quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng
tập tài liệu.
Khi vệ sinh và vận chuyn tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp
các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi
cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hi tài liệu.
Bước 4: Khảo sát và biên son các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Khảo sát tài liệu:
Mục đích, yêu cầu
Mục đích của việc khảo sát tài liệu là nhằm thu thập thông tin cần thiếtvề tình
hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên son các
văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài
liệu chủ yếu còn thiếu đ bổ sung cho phông và thực hiện chỉnh lý tài liệu đt yêu
cầu nghiệp vụ đặt ra.
Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ những vấn đề sau:
- Tên phông; giới hn thời gian: thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu
trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá; số cặp, gói tài liệu và số lượng
hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ);
- Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loi văn bản, giấy tờ
chủ yếu gì; ngoài ra, trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn có những
loi tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...); …
- Nội dung của tài liệu: tài liệu của những đơn vị hay thuộc về những mặt hot
động nào; những lnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng trong hot động của
cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu;
- Tình trng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:
+ Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;
+ Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loi lập hồ sơ, xác định giá trị…;
+ Tình trng vật lý của phông hoặc khối tài liệu;
- Tình trng công cụ thống kê, tra cứu.
Trình tự tiến hành
Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân vào
lưu trữ đ nắm được thông tin ban đầu về tài liệu.
15
Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân
công mỗi người khảo sát một phần.
Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát
Thu thập, bổ sung tài liệu
Qua khảo sát tài liệu, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn thiếu,
cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phm vi và thành phần
tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ các yếu tố sau:
- Mục đích, yêu cầu và phm vi giới hn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông, của các
đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan;
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân được
giao giải quyết công việc; những người đã nghỉ hưu hoặc chuyn công tác; cơ quan,
tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc...
Biên son các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hot động
của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.
Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc đim của phông tài liệu.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên son chi
tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung
thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hot động của đơn vị hình thành phông và
về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý nhằm mục đích:
- Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoch chỉnh lý phù hợp;
- Làm căn cứ cho việc biên son các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ th trong
chỉnh lý như: hướng dẫn phân loi, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và
phương án phân loi tài liệu;
- Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cách khái
quát về lịch sử và hot động của đơn vị hình thành phông và về tình hình của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
16
Khi biên son các văn bản này, cần tham khảo tư liệu liên quan về đơn vị và về
phông tài liệu sau:
- Các văn bản quy phm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia
tách, sáp nhập…; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hn và cơ cấu tổ chức của
đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành;
- Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư
của đơn vị hình thành phông;
- Các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống
kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các tư liệu khác có liên quan.
Ngoài ra, có th thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, đơn vị.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có th biên son riêng
hoặc gộp làm một, bao gồm 2 phần với những nội dung cụ th theo Đề cương biên
son được hướng dẫn ti Công văn số 283/VTLTNN-NVTW
Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo
một phương án phân loi nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn
cứ đ những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loi tài liệu, lập hồ sơ và
hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất.
Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm
và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
Nội dung bản hướng dẫn phân loi, lập hồ sơ
- Hướng dẫn phân loi tài liệu
+ Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loi tài liệu và những hướng
dẫn cụ th trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp.
+ Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loi tài liệu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc,
phương pháp phân loi tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc
khối tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông và báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; đồng thời, căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp
17
xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này. Tuỳ thuộc từng phông hoặc khối tài liệu
cụ th, có th lựa chọn một trong những phương án phân loi tài liệu sau:
++ Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận
tương đối rõ ràng, ổn định;
++ Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;
++ Phương án “mặt hot động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm vụ
tương đối ổn định;
++ Phương án “thời gian - mặt hot động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ
ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hot động theo nhiệm kỳ;
++ Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối với tài
liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá
nhân và các sưu tập tài liệu lưu trữ.
+ Theo phương án phân loi đã lựa chọn, các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm
nhỏ như sau: các đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phông; năm; các lnh vực
hoặc nội dung hot động lớn của các đơn vị tổ chức
- Hướng dẫn lập hồ sơ
+ Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo đặc
trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian
v.v.. thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trng lộn
xộn, chưa được lập hồ sơ.
+ Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài
liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đt yêu cầu nghiệp
vụ đặt ra).
+ Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ
bản, phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nhưng cần
ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và được th hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Các yếu tố
thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loi văn bản, tác giả, nội dung,
địa đim, thời gian. Trật tự các yếu tố trên có th thay đổi tuỳ theo từng loi hồ sơ.
Dưới đây là một số dng tiêu đề hồ sơ tiêu biu:
++ Tên loi văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ
là chương trình, kế hoch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan
18
++ Tên loi văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ
là chương trình, kế hoch, báo cáo chuyên đề.
++ Tập lưu (quyết định, chỉ thị, thông tư, công văn v.v...) - thời gian - tác giả:
áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan
++ Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ
quan chủ trì) - địa đim - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo
++ Hồ sơ - vấn đề - địa đim - thời gian: áp dụng đối với loi hồ sơ việc mà
văn bản về quá trình giải quyết công việc còn lưu được khá đầy đủ.
++ Hồ sơ – tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự
+ Hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ: Tuỳ theo từng loi hồ
sơ mà biên son hướng dẫn cụ th về việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi loi hồ
sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá
trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế. Sau đây là một số cách sắp xếp văn
bản, tài liệu trong hồ sơ:
++ Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập theo
đặc trưng chủ yếu là tên loi văn bản.
++ Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải
quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc.
++ Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC... tên gọi tác giả, tên
địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác
giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng
thuộc nhiều địa phương khác nhau.
Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên son chi tiết, cụ th đối
với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung
cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị bao gồm 2 phần chính: Phần bản kê
các nhóm tài liệu cần giữ li bảo quản hoặc loi ra khỏi phông và phần hướng dẫn
cụ th được dùng làm căn cứ đ những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác
định giá trị và định thời hn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất.
- Căn cứ đ biên son bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:
+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;
+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hn bản quản tài liệu;
19
+ Các bảng thời hn bảo quản tài liệu như bảng thời hn bảo quản văn kiện
mẫu; bảng thời hn bảo quản tài liệu của ngành hoặc của cơ quan (nếu có);
+ Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử các cấp;
+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);
+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫn phân
loi, lập hồ sơ;
+ Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong
cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.
Lập kế hoch chỉnh lý
Kế hoch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân
lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý .
Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực
hiện, cần phải xây dựng kế hoch chỉnh lý chi tiết, cụ th.
Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoch chỉnh lý phải được người có thẩm
quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có th bổ sung, hoàn thiện
trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế.
Bước 5: Phân loi tài liu theo hướng dẫn phân loi
Căn cứ bản hướng dẫn phân loi, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành
các nhóm theo trình tự sau:
- Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn
- Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa: Tùy vào khối lượng
tài liệu cụ th của cơ quan, tổ chức đ phân chia thành các nhóm vừa cho phù hợp.
- Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy có bản
chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải đ
riêng và lập thành danh mục đ bổ sung cho phông đó.
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập
hồ sơ
Trong phm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loi, lập hồ sơ và
bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá
trị và định thời hn bảo quản cho hồ sơ.
20
Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét
loi ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết giá trị, cũng
phải viết tiêu đề tóm tắt đ thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu trùng
thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ
được loi ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kim tra.
Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, cần phân chia thành các
đơn vị bảo quản một cách hợp lý (Độ dày mỗi hồ sơ khoảng 3cm và không quá 200
tờ, trừ trường hợp hồ sơ đã được đóng quyn)
Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tm); tiêu đề hồ
sơ; thời gian của tài liu; thời hn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng;
dấu chỉ mức độ mật; tình trng tài liu; ghi chú
Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ sơ dữ liệu (CSDL) quản lý và tra
tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá có th tiến hành một cách độc lập đối với các
phông tài liệu đã được chỉnh lý. Tuy nhiên, đối với các phông tài liệu chưa được
chỉnh lý, nội dung này nên được kết hợp trong quá trình chỉnh lý.
Phiếu tin hồ sơ hay phiếu mô tả hồ sơ là biu ghi tổng hợp các thông tin về một
hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản. Mỗi thông tin hoặc nhóm thông tin được ghi trên
một ô mục (hay còn gọi là trường) của phiếu tin. Phiếu tin được dùng đ nhập tin và
xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá. Ngoài
ra, phiếu tin còn được sử dụng thay thế cho thẻ tm đ hệ thống hoá hồ sơ của phông.
Các thông tin cơ bản về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản trên phiếu tin
gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu
thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hn bảo quản và chế độ
sử dụng.
Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu của mỗi cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, tra tìm
hồ sơ, tài liệu lưu trữ, có th bổ sung các thông tin như ngôn ngữ; bút tích; tình trng
vật lý; v.v...
Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tm); tiêu đề hồ sơ; thời
gian của tài liệu; thời hn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức
độ mật; tình trng tài liệu; ghi chú
Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin
- Kim tra so sánh đối chiếu trùng khớp giữa phiếu tin và nội dung hồ sơ
đã lập;
- Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin.
Bước 9: H thống hóa phiếu tin theo phương án phân loi
21
Sắp xếp các phiếu tin trong phm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ
trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong
phông theo phương án phân loi tài liệu và đánh số thứ tự tm thời lên phiếu tin.
- Đối với tài liệu có thời hn bảo quản vnh viễn: Nội dung hoặc các lnh vực
lớn của cơ quan; năm (từ năm nhỏ nhất đến năm lớn nhất).
- Đối với tài liệu bảo quản có thời hn (5 năm đến 10 năm, 15 năm, 20 năm và
trên 20 năm): Các bước cũng được tiến hành tương tự như tài liệu có thời hn bảo
quản vnh viễn.
Bước 10: H thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo số thứ tự tm thời
của phiếu tin.
- Đối với tài liệu có thời hn bảo quản vnh viễn: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ (đơn
vị bảo quản) của phông theo số thứ tự tm thời của phiếu tin
- Đối với tài liệu bảo quản có thời hn (5 năm đến 10 năm, 15 năm, 20 năm và
trên 20 năm): các bước cũng được tiến hành tương tự như tài liệu bảo quản vnh viễn.
Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kim tra và tiến hành chỉnh sửa đối với
những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn
bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác
hoặc không thống nhất.
Bước 11: Biên mục hồ sơ
Đánh số tờ
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số đ đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ
đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng
chữ số Ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì
gch đi và đánh li ở bên cnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số
trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung
vào thẻ tm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
Khi đánh số tờ cần chú ý một số đim sau đây:
- Nếu đánh sót số thì phải thêm các ký hiệu a, b, c … vào sau các số sót.
- Nếu đánh nhảy số, phải ghi chú vào Mục lục văn bản.
- Nếu văn bản có ảnh đi kèm đ minh họa cho nội dung tài liệu, phải cho ảnh
vào phong bì và đính kèm với văn bản.
Viết mục lục văn bản
22
Mục lục văn bản có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội
dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ đ tra cứu được thuận
lợi. Ngoài ra còn nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ
sơ nhằm bảo quản được tốt.
Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào Mục lục văn bản
trong hồ sơ được in sẵn ở trang 02 hoặc trang 03 của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ
riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ. (Tham khảo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
9251:2012 “Ba hồ sơ lưu trữ”).
Lưu ý:
- Nếu Mục lục văn bản có nhiều trang thì phải đánh số cho mục lục nhằm to
điều kiện cho việc theo dõi, quản lý.
- Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin phải được th hiện
chính xác, đúng theo văn bản, không được tùy tiện thêm bớt hoặc sửa đổi. Những
yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì đ trống, nếu một yếu tố thông tin nào
đó ở văn bản không có, nhưng người biên mục xác minh được thì có th ghi vào
nhưng phải chú thích.
Ví dụ: Trong văn bản không đề ngày tháng ban hành nhưng người biên mục đã
xác minh được ngày tháng ban hành văn bản thì ghi vào cột 3, nhưng phải chú thích
rõ đó là ngày tháng xác minh ở cột 7.
Viết chứng từ kết thúc
Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ đ phục
vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. Các thông tin cần đưa vào chứng từ kết thúc gồm:
số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trng thái các văn bản
của hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, người lập hố sơ.
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản trong hồ sơ hoặc đơn vị
bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được
in sẵn trong bìa hồ sơ.
Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và xếp sau các văn bản của
hồ sơ, hoặc viết lên trang 03 (hoặc trang 04) của tờ bìa hồ sơ.
Viết ba hồ sơ (tiêu đề hồ sơ)
Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm to điều
kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.
Viết tiêu đề hồ sơ tức là giới thiệu khái quát thành phần, nội dung các văn bản
trong hồ sơ lên bài hồ sơ. Đây là phần việc quan trọng và khó nhất trong biên mục
hồ sơ. Vì vậy khi viết tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yếu cầu sau:
23
- Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát được nội dung bên trong với ngôn
ngữ hiện đi và bảo đảm quan đim chính trị đúng đắn. Một mặt do khuôn khổ bìa
hồ sơ có hn, không cho phép viết dài. Mặt khác, nếu viết theo lối liệt kê từng tài
liệu, thì sẽ không tóm lược được nội dung cơ bản của hồ sơ, như vậy không giúp ích
được nhiều trong việc tra tìm tài liệu.
- Tiêu đề hồ sơ phải phản ánh được các đặc trưng đã chọn đ lập hồ sơ đó. Việc
phản ánh các đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề là điều kiện quan trọng đ th hiện
chính xác thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ.
Trong viết tiêu đề hồ sơ, có khi còn dùng thuật ngữ “Hồ sơ” đ thay thế cho
các loi văn bản cụ th. Đó là trường hợp các loi văn bản trong hồ sơ có liên quan
chặt chẽ với nhau về trình tự giải quyết.
Khi viết bìa hồ sơ, không những phải th hiện chính xác các thông tin trên bìa
hồ sơ mà còn phải chú ý về kỹ thuật trình bày, sao cho rõ ràng, sáng sủa và làm nổi
bật được những yếu tố thông tin chủ yếu.
- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ:
+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ, được ghi ngay dưới tiêu đề hồ sơ đ
tra tìm văn bản được nhanh, hệ thống hó tài liệu được thuận lợi.
+ Ngày tháng bắt đầu là ngày tháng của văn bản lập sớm nhất, còn ngày tháng
kết thúc là ngày tháng của văn bản ban hành muộn nhất trong hồ sơ. Thông thường
đó là giới hn thời gian hình thành và kết thúc quá trình giải quyết vấn đề, sự việc
được phản ánh trong hồ sơ.
+ Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm; giữa ngày, tháng, năm cách nhau bằng dấu
chấm; đối với những ngày dưới 10 và các tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước. Ngày
tháng bắt đầu và kết thúc phải ghi chính xác, nếu ghi sai sẽ làm ảnh hưởng đến việc
tra tìm và sử dụng tài liệu.
- Số tờ
+ Số tờ tức là số lượng tờ văn bản của hồ sơ, được viết ở góc trái phía dưới bìa
hồ sơ. Ghi số tờ ở bìa hồ sơ chủ yếu là đ kim tra và bảo quản văn bản trong hồ sơ
được thuận lợi.
+ Căn cứ vào chứng từ kế thúc của hồ sơ đ ghi số tờ ở bìa hồ sơ.
- Thời hạn bảo quản
+ Thời hn bảo quản của hồ sơ được ghi ở góc phải phía dưới của hồ sơ nhằm
phục vụ cho việc thống kê và bảo quản hồ sơ. Thời hn bảo quản của hồ sơ: Vnh
viễn hoặc số năm cụ th.
- Khi viết ba hồ sơ cần lưu ý:
24
+ Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những
đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng,
nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện đ lập phông mới) thì lấy tên
phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;
+ Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt
những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
+ Mực đ viết bìa hồ sơ dùng loi mực đen, bền màu.
Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa vic biên mục hồ sơ
Kim tra, sửa chữa lỗi nếu có trong khâu biên mục.
Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ
Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối
tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được
đánh liên tục trong toàn phông:
- Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho
đến hết;
- Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục
lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.
Bước 14: V sinh tài liu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liu vào
bìa hồ sơ
- Vệ sinh tài liệu: Dùng bàn chải thích hợp đ quét chải làm sch tài liệu
- Tháo bỏ ghim kẹp cũ, vuốt phẳng tài liệu, xếp ngay ngắn: Dùng các dụng cụ
như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… đ gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu.
- Làm phẳng tài liệu, dán tài liệu bị rách: Làm phẳng tài liệu đối với những tờ
tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.
- Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Đưa hồ sơ vào hộp tài liệu theo thứ tự đã hệ thống hóa,có ghi chép rõ ràng cho
các hồ sơ trong hộp đ đưa các thông tin lên nhãn hộp thật chính xác.
Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp)
- Khi viết nhãn hộp, phải dùng loi mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ
ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo quy chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Có th in trực tiếp lên gáy hộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy
của hộp được dùng đ đựng tài liệu.
25
Bước 17: Vận chuyển tài liu vào kho và xếp lên giá
- Vận chuyn vào kho, xếp lên giá theo thứ tự, theo đúng quy định.
- Cách xếp: Từ trái qua phải, từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, xếp dọc theo
hướng cửa sổ.
Bước 18: Giao, nhận tài liu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liu
- Bàn giao tài liệu:
+ Tài liệu giữ li bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ;
+ Tài liệu loi ra đ tiêu huỷ được bàn giao theo danh mục tài liệu loi;
+ Tài liệu chuyn phông khác hoặc đ bổ sung cho phông.
- Lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý; Biên bản gồm:
+ Tổng số hồ sơ có thời hn bảo quản vnh viễn;
+ Tổng số hồ sơ có thời hn bảo quản (5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm và trên
20 năm);
+ Tổng số hộp tài liệu có thời hn bảo quản vnh viễn;
+ Tổng số hộp tài liệu có thời hn bảo quản (5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm
và trên 20 năm);
+ Tổng số lượng tài liệu giữ li (mét hoặc bó gói);
+ Tổng số lượng tài liệu loi ra (mét hoặc bó gói).
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liu
Nhập phiếu tin (cơ sở dữ liệu), (phiếu tin đã được hệ thống hóa) vào phần mềm
đã được cài đặt hoặc trên file Excel, Phông chữ Unicode – Times New Roman, cỡ
chữ 14.
Theo dõi việc nhập đầy đủ thông tin từ phiếu tin vào cơ sở dữ liệu, tránh sai
sót, nhầm lẫn, gây khó khăn cho việc quản lý và khai thác.
Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa vic nhập phiếu tin
Đối chiếu cơ sở dữ liệu với phiếu tin, nếu phiếu tin chưa đt yêu cầu thì chỉnh
sửa, bổ sung cho hoàn chỉnh.
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ
Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm những nội dung sau:
- Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông; phương án phân loi tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
26
- Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên
người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.
- Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tm, đánh máy và in bảng thống kê hồ
sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL
quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông (nếu CSDL được xây dựng kết hợp với
việc chỉnh lý tài liệu).
- In và đóng quyn mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) đ phục vụ cho việc
quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.
Bước 22: Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liu loi
Thống kê tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị loi ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các
nhóm theo phương án phân loi và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị
Khi thống kê tài liệu loi cần lưu ý:
- Các bó, gói tài liệu loi ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01
đến hết trong phm vi toàn phông;
- Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, từ 01 đến hết.
Viết thuyết minh tài liệu loại
Viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị theo mẫu Phụ lục II Công văn số
2623/SNV-CCVTLT ngày 17/10/2017 của Sở Nội vụ v/v hướng dẫn hủy hồ sơ, tài
liệu hết giá trị.
Bước 23: Kết thúc chỉnh lý
Kim tra kết quả chỉnh lý
- Căn cứ đ kim tra gồm:
+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý;
+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành;
+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
+ Hợp đồng chỉnh lý (nếu có);
+ Biên bản giao nhận tài liệu đ chỉnh lý;
+ Kế hoch chỉnh lý.
- Nội dung kim tra:
27
+ Kim tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu
và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) và danh mục tài liệu loi của phông hoặc
khối tài liệu chỉnh lý;
+ Kim tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.
- Lập biên bản kim tra, nghiệm thu chỉnh lý (nếu cần).
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
* Những kết quả đạt được
+ Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trng tài liệu trước khi chỉnh lý;
+ Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó:
++ Số lượng tài liệu giữ li bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vnh viễn, có
thời hn bảo quản lâu dài, tm thời (hoặc bảo quản có thời hn);
++ Số lượng tài liệu loi ra đ tiêu huỷ: bó hoặc gói, tập và tính theo mét giá;
++ Số lượng tài liệu chuyn phông khác hoặc đ bổ sung cho phông;
+ Chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ.
*Nhận xét, đánh giá:
+ Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoch;
+ Những ưu đim, khuyết đim trong quá trình chỉnh lý;
+ Kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.
- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý
*Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm:
+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoch chỉnh lý;
+ Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có);
+ Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo
bản thuyết minh;
+ Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý.
II. Quy trình số hóa
II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN SỐ HÓA
1. Quy trình thực hiện số hóa tại các cơ quan Đảng
Quy trình thực hiện số hóa tài liệu tuân thủ theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW
ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về số hóa tài liệu ti các cơ quan,
28
tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và Công văn số 14748-CV/VPTW ngày
06/5/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc sửa đổi, bổ sung một số đim
của Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 về số hóa tài liệu:
Chuẩn bị tài liệu
Thực hiện số hóa
- Lựa chọn tài liệu
- Giao nhận tài liệu
- Xử lý tài liệu trước số hóa
- Công tác chuẩn bị
- Số hóa tài liệu
- Lưu tên tệp tin số
- Lưu tệp tin số vào thư mục
Kiểm tra chất lượng
- Kim tra chất lượng số hóa
- Quét li tài liệu chưa đt yêu cầu
- Bàn giao tài liệu đã thực hiện xong
Không đt
Tập trung dữ liệu
- Sao lưu dữ liệu số hóa
Cập nhật dữ liệu số hóa
vào CSDL
- Xuất tệp tin số định dng TIFF sang tệp tin
số định dng PDF
- Sử dụng chữ ký số đ chứng thực lưu trữ
- Cập nhật vào CSDL
Đt
Lập hồ sơ về việc số hóa
phông/khối tài liệu
Bước 1. Chun b tài liu
a) Lựa chọn tài liệu
Tài liệu lưu trữ cho số hoá đ lập bản sao bảo him bao gồm tất cả các tài liệu
lưu trữ giấy có thời hn bảo quản vnh viễn trong Lưu trữ lịch sử. Việc lựa chọn tài
liệu thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức. Lựa chọn tài liệu theo thứ tự ưu
tiên gồm: Giá trị thông tin, tình trng vật lý, tần suất khai thác tài liệu (trong đó giá
trị thông tin là yếu tố quyết định, tình trng vật lý và tần suất khai thác tài liệu là yếu
tố bổ sung).
b) Giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ và bộ phận số hoá tài liệu theo quy
định của cơ quan, tổ chức.
Khi giao nhận phải:
- Kim đếm số lượng hồ sơ, số lượng tài liệu, số lượng tờ, số lượng trang trong
từng hồ sơ;
29
- Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu kèm Danh mục thống kê số lượng tài
liệu (gồm các thông tin: Hồ sơ, số đơn vị bảo quản, số tài liệu, số tờ, số trang).
c) Xử lý tài liệu trước khi số hoá
- Căn cứ tình trng vật lý cùa tài liệu, có th phải xử lý tài liệu trước khi số hoá
như: Bóc, tách từng tờ tài liệu nếu tài liệu được đóng quyn; loi bỏ ghim, kẹp (nếu
có);
- Làm phẳng khi tài liệu bị nhăn, gấp nếp hoặc phục chế nếu có khi tài liệu có
tình trng vật lý kém (cháy xém, rách nát, hư hỏng nặng, mốc, mờ chữ, mối mọt,
ghim sắt gỉ lâu ngày, giấy ố vàng, tài liệu bị nhiễm axit nặng).
Bước 2. Thc hin số hoá
a) Công tác chuẩn bị
- Vệ sinh máy quét bằng cồn và giẻ sch.
- Kim tra nguồn điện, bật thiết bị lưu điện, bật máy quét, máy tính.
b) Số hoá tài liệu
Yêu cầu quét:
- Quét lần lượt từng trang tài liệu theo thứ tự trong hồ sơ (theo chiều đứng của
chữ), không xáo trộn trật tự sắp xếp trong tài liệu;
- Đối với tài liệu có tình trng vật lý tốt, đặt tài liệu trong máy quét cuốn (hay
máy quét cuộn - Sheet feed scanner) đ máy tự động quét.
- Đối với tài liệu có kích thước không đồng đều, mỏng, giòn dễ rách, đặt nằm
từng trang tài liệu trong máy quét phẳng (hay máy quét tnh - Flatbed scanner) đ
quét;
- Đối với tài liệu có kích cỡ vượt quá khổ: Nếu không có máy quét tương ứng
với khổ tài liệu có th sử dụng máy quét phẳng khổ A4 (hoặc A3 nếu có) và chia tài
liệu gốc thành từng phần A4 (hoặc A3 nếu có) và quét lần lượt từ trái qua phải, từ
trên xuống dưới theo chiều kim đồng hồ, các phần liền kề gối lên nhau ít nhất 10
mm. Số thứ tự của ảnh được xác định theo số thứ tự quét.
Đặt chế độ ảnh trước khi thực hiện lệnh quét:
- Định dng tệp tin (Format File): Quét đồng thời 2 định dng Tag Image File -
TIFF (.tif, phiên bản 6.0 trở lên) và Portable Document Format - PDF hoặc PDF/A
(.pdf).
* TIFF: Phải là một trang, không chấp nhận tệp tin có nhiều trang.
* PDF, PDF/A: Tệp tin có th có một trang hoặc nhiều trang tương ứng với số
trang của tài liệu lưu trữ giấy.
30
- Độ phân giải (Resolution): 300 dpi trở lên (hoặc 300 ppi), 600 dpi đối với tài
liệu có khổ giấy nhỏ hơn A4 hoặc cỡ chữ văn bản dưới 8.
- Chế độ màu sắc (Colour):
* Nếu tài liệu giấy có các thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy màu: Ảnh
màu (Colour); độ sâu màu (Bit-depth) tối thiu là 24 bit (8 bit cho mỗi kênh màu);
không gian màu (Colour space) là sRGB.
* Nếu tài liệu giấy không có các thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy
không màu: Độ sâu bit (Bit depth) là 8 bit thang độ xám (greyscale); không gian
màu (Colour space) là thang độ xám (greyscale).
- Độ nén (Compression):
* Đối với định dng TIFF: Chế độ không nén (Uncompressed, None, Type 0);
* Đối với định dng PDF hoặc PDF/A: Có th sử dụng hệ thống mã hoá lõi
JPEG 2000 phần 1 nén không mất dữ liệu (LZW) với lượng nén ít nhất với chất
lượng hình ảnh tối đa.
- Tỉ lệ quét (Scanning ratio): 100% (tức là kích thước gốc), tỉ lệ ảnh 1:1.
- PDF, PDF/A có khả năng tìm kiếm (Searchability): Sử dụng nhận dng ký tự
quang học (OCR) đ tìm kiếm tài liệu theo ngôn ngữ tiếng Việt (OCR tuân thủ PDF
hoặc PDF/A).
Ngoài ra, tuỳ theo tình trng vật lý của tài liệu đ điều chỉnh độ tương phản
sáng tối, độ bóng của chữ, mức độ mầu, chất lượng hình ảnh… hoặc có th đặt chế
độ mặc định theo máy.
Lưu ý:
- Việc quét tài liệu theo tệp tin số định dng (.tif) là cho mục đích bảo him và
do cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ quyết định.
- Thiết bị quét có th hỗ trợ 1 lần quét có th xuất (lưu) đồng thời 2 tệp tin số
định dng Tag Image File - TIFF (.tif) và định dng Portable Document Format -
PDF hoặc PDF/A (.pdf).
- Thiết bị quét có th chưa hỗ trợ định dng PDF/A, định dng PDF sẽ được chấp
nhận đ số hoá với đầy đủ thông số kỹ thuật và sau đó sử dụng các phần mềm thương
mi đ chuyn đổi từ định dng PDF sang định dng PDF/A.
- Trường hợp tài liệu lưu trữ đã được số hoá theo tệp tin số định dng Portable
Document Format (.pdf) và cập nhật dữ liệu thông qua việc thu thập (giao nộp) từ
văn thư cơ quan, lưu trữ cơ quan hoặc trong quá trình hot động nghiệp vụ lưu trữ
31
thì chỉ phải quét tài liệu theo tệp tin số định dng Tag Image File (.tif) cho mục đích
bảo him.
c) Lưu tên tệp tin số
Tên tệp tin được đặt thống nhất theo ký hiệu, mã định danh đ bảo đảm là duy
nhất, có khả năng tham chiếu và nhận diện mối liên hệ giữa tài liệu lưu trữ số với tài
liệu lưu trữ giấy.
- Đối với tệp tin số định dng (.pdf), mỗi tệp tin tương ứng với một tài liệu giấy
(tài liệu một trang hoặc nhiều trang). Có th đặt tên tệp tin (.pdf) gồm các thông tin:
Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu; phông số (nhập đủ 3 số); mục lục số
(nhập đủ 2 số); đơn vị bảo quản số (nhập đủ 4 số và ký tự số trùng nếu có); số thứ
tự tài liệu trong đơn vị bảo quản (nhập đủ 3 số). Các thông tin nếu chưa đủ số thì
thêm các số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi dấu gch ngang không cách (-
).
Ví dụ: A38-011-07-0123a-001.pdf
Ngoài ra, tên tệp tin có th bổ sung các thông tin siêu dữ liệu, như: Ký hiệu tên
loi văn bản; số văn bản; năm văn bản…
Ví dụ: A38-011-07-0123-001-BC-0001-1998.pdf
- Đối với tệp tin số định dng (.tif), mỗi tệp tin tương ứng với một trang tài liệu
giấy. Có th đặt tên tệp tin (.tif) gồm các thông tin: Mã định danh của cơ quan quản
lý tài liệu; phông số (nhập đủ 3 số); mục lục số (nhập đủ 2 số); đơn vị bảo quản số
(nhập đủ 4 số và ký tự số trùng nếu có); trang số (nhập đủ 3 số). Các thông tin nếu
chưa đủ số thì thêm các số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi dấu gch ngang
không cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123-001.tif
A38-011-07-0123-002.tif
A38-011-07-0123-003.tif
…
d) Lưu tệp tin số vào thư mục
- Sau khi số hoá xong toàn bộ các trang tài liệu của một hồ sơ và lưu tên tệp tin
số (file), thực hiện việc xuất các tệp tin số (file) vào thư mục hồ sơ;
- Thư mục hồ sơ: Đặt tên thư mục hồ sơ theo thông tin của địa chỉ bảo quản;
Cách thức to lập thư mục hồ sơ theo địa chỉ bảo quản: Tên thư mục hồ sơ được
đặt theo quy tắc gồm các thông tin: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu, Phông
32
số, Mục lục số, Đơn vị bảo quản số. Các thông tin được nối với nhau bởi dấu gch
ngang không cách (-), cụ th:
- Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu: thực hiện theo quy định về mã
định danh của các cơ quan đảng trên mng máy tính
- Phông số: Nhập đủ 3 số, nếu phông số chưa đủ 3 số thì thêm các số 0 ở phía
trước;
- Mục lục số: Nhập đủ 2 số, nếu mục lục sổ chưa đủ 2 số thì thêm các số 0 ở
phía trước;
- Đơn vị bảo quản số: Nhập đủ 4 số, nếu đơn vị bảo quản số chưa đủ 4 số thì
thêm các số 0 ở phía trước. Đối với những đơn vị bảo quản có số trùng a, b thì phần
ký tự a, b đó được đánh ngay sau phần số thứ tự đơn vị bảo quản (0123a);
Ví dụ: A38-011-07-0123
- Trong thư mục hồ sơ, có th to lập các thư mục tài liệu theo danh mục tài
liệu bên trong hồ sơ và xuất các tệp tin số (file) theo thư mục tài liệu;
Cách thức to lập thư mục tài liệu trong thư mục hồ sơ: Tên thư mục tài liệu.
được đặt theo quy tắc gồm các thông tin: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu,
Phông số, Mục lục số, Đơn vị bảo quản số, Số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản.
Các thông tin được cách nhau bởi dấu gch ngang không cách (-). Cụ th:
- Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu: thực hiện theo quy định về mã
định danh của các cơ quan đảng trên mng máy tính
- Phông số: Nhập đủ 3 số, nếu chưa đủ 3 số thì thêm các số 0 ở phía trước;
- Mục lục số: Nhập đủ 2 số, nếu chưa đủ 2 số thì thêm các số 0 ở phía trước;
- Đơn vị bảo quản số: Nhập đủ 4 số, nếu chưa đủ 4 số thì thêm các số 0 ở phía
trước. Đối với những đơn vị bảo quản có số trùng a, b thì phần ký tự a, b đó được
đánh ngay sau phần số thứ tự đơn vị bảo quản (0123a).
- Số thứ tự tài liệu được đơn vị bảo quản: Nhập đủ 3 số, nếu chưa đủ 3 số thì
thêm các số 0 ở phía trước.
Ví dụ: Hồ sơ có số đơn vị bảo quản 123, thuộc mục lục số 7, phông số 11, có 4
văn bản, 12 trang. Trong đó văn bản thứ nhất có 3 trang, văn bản thứ 2 có 4 trang,
văn bản thứ 3 có 3 trang, văn bản thứ 4 có 2 trang. Đặt tên các thư mục tài liệu như
sau:
- Tài liệu 1 có 3 trang, đặt tên thư mục như sau: A38-011-07-0123-001
+ Thư mục tài liệu 1 lưu các tệp (file) tương ứng với trang của tài liệu:
A38-011-07-0123-001.tif
33
A38-011-07-0123-002.tif
A38-011-07-0123-003.tif
- Tài liệu 2 có 4 trang, đặt tên thư mục như sau: A38-011-07-0123-002
+ Thư mục tài liệu 2 lưu các tệp (file) tương ứng với trang của tài liệu:
A38-011-07-0123-004.tif
A38-011-07-0123-005.tif
A38-011-07-0123-006.tif
A38-011-07-0123-007.tif
- Tài liệu 3 có 3 trang, đặt tên thư mục như sau: A38-011-07-0123-003
+ Thư mục tài liệu 3 lưu các tệp (file) tương ứng với trang của tài liệu:
A38-011-07-0123-008.tif
A38-011-07-0123-009.tif
A38-011-07-0123-010.tif
- Tài liệu 4 có 2 trang, đặt tên thư mục như sau: A38-011-07-0123-004
+ Thư mục tài liệu 4 lưu các tệp (file) tương ứng với trang của tài liệu:
A38-011-07-0123-011.tif
A38-011-07-0123-012.tif
Các thư mục tài liệu được đặt trong thư mục hồ sơ A38-011-07-0123.
Lưu ý: Khuyến khích lưu tệp tin số định dng PDF (.pdf) cùng thư mục với tệp
tin số định dng (tif).
Bước 3. Kiểm tra chất lượng số hoá, bàn giao tàỉ liu
a) Kim tra chất lượng số hoá
- Phải kim tra chất lượng màn hình trước khi kim tra hình ảnh của tài liệu,
đặt chế độ phân giải màn hình phù họp, chế độ xem ảnh ở tỉ lệ 1:1 (100%).
- Tiến hành kim tra hình ảnh trên màn hình và đối chiếu với tài liệu gốc theo
một số thuộc tính sau:
+ Kim tra tính đầy đủ: Kim tra các ảnh của tài liệu theo thứ tự sắp xếp trong
tài liệu. Chú ý kim tra các tờ tài liệu có hai mặt, các trang tài liệu quá khổ...
+ Kim tra hình ảnh: Hình ảnh tài liệu bị xiên, lệch; chữ bị cắt ở các lề; độ
tương phản, chữ bị mất nét; sự khác biệt so với tài liệu gốc...
+ Kim tra các thông số kỹ thuật theo chế độ quét đã thiết lập.
34
b) Quét li các tài liệu chưa đt yêu cầu (nếu có)
Trang tài liệu quét li phải được kim tra, đặt tên tệp tin số (file) theo quy định
nêu trên.
c) Bàn giao tài liệu giấy
Việc bàn giao tài liệu giữa bộ phận số hoá và bộ phận lưu trữ theo quy định của
cơ quan, đơn vị.
Khi bàn giao phải:
- Sắp xếp tài liệu theo đúng trật tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ.
- Căn cứ Biên bản giao nhận và Danh mục thống kê số lượng tài liệu đ kim
đếm từng trang tài liệu trong hồ sơ, giao nộp số lượng hồ sơ.
- Lập biên bản giao tài liệu (gồm các thông tin: số đơn vị bảo quản, số tài liệu,
số tờ, số trang, thứ tự sắp xếp của tài liệu trong hồ sơ).
Bước 4. Tập trung dữ liu
- Sau mỗi ngày số hoá, phải sao lưu toàn bộ tệp tin số (gồm tệp tin số Tập tin
chủ (Master File) theọ tiêu chuẩn định dạng TIFF (.tif) và thư mục) từ máy tính
dùng đ số hoá sang lưu trữ trong phương tiện lưu trữ điện tử đ lưu trữ và bảo quản
lâu dài. Tiến hành kim tra thông tin dữ liệu đã sao lưu trên phương tiện lưu trữ điện
tử và xoá dữ liệu ảnh lưu trong máy tính dùng đ số hoá;
- Căn cứ Danh mục thống kê số lượng tài liệu đ kim đếm số lượng thư mục
theo hồ sơ, số lượng thư mục tài liệu trong hồ sơ, số lượng tệp tin số trong hồ sơ;
kim tra chất lượng hình ảnh và cách đặt tên;
- Lập danh mục thống kê số lượng tệp tin số theo hồ sơ (gồm các thông tin: Số
đơn vị bảo quản, tổng số trang, tổng số lượng tệp tin số, tổng dung lượng theo hồ sơ,
địa chỉ thư mục theo hồ sơ, thời gian số hoá);
Bước 5. Cập nhật dữ liu số hoá vào cơ sở dữ liu
a) Xuất tệp tin số định dạng (.tif) sang tệp tin số định dạng (.pdf)
Từ tệp tin số định dng (.tif) có th to lập bản sao tài liệu thành tệp tin số định
dng (.pdf) bằng cách chuyn đổi định dng (hay di trú) mà không phải số hoá tài
liệu.
+ Cách thức chuyn đổi định dng thực hiện như sau: Sử dụng phần mềm
thương mi đ chuyn đổi tệp tin số định dng (.tif) sang tệp tin số định dng (.pdf).
Trường hợp tài liệu có 1 trang thì chuyn đổi 1 tệp tin số định dng (.tif) tương ứng
thành 1 tệp tin số định dng (.pdf). Trường hợp tài liệu có nhiều trang thì chuyn đổi
mỗi tệp tin số định dng (.tif) tương ứng thành một tệp tin số định dng (.pdf) và
35
ghép (gộp) các tệp tin số định dng (.pdf) thành một tệp tin số định dng (.pdf) tương
ứng với tài liệu giấy có nhiều trang.
+ Đặt tên tệp tin số: Tên tệp tin số (file) định dng (.pdf) gồm các thông tin: Mã
định danh của cơ quan quản lý tài liệu; phông số (nhập đủ 3 số); mục lục số (nhập
đủ 2 số); đơn vị bảo quản số (nhập đủ 4 số và ký tự số trùng nếu có); số thứ tự tài
liệu trong đơn vị bảo quản (nhập đủ 3 số). Các thông tin nếu chưa đủ số thì thêm các
số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi dấu gch ngang không cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123-001.pdf
Ngoài ra, tên tệp có th bổ sung các thông tin siêu dữ liệu mô tả tài liệu lưu trữ
giấy đ tra cứu, như: Ký hiệu tên loi văn bản; số văn bản; năm văn bản…
Ví dụ: A38-011-07-0123-001-BC-0001-1998.pdf.
Lưu ý:
+ Sử dụng ứng dụng phần mềm nhận dng ký tự quang học (OCR) đ hỗ trợ
tìm kiếm tài liệu (văn bản) theo ngôn ngữ tiếng Việt (OCR tuân thủ PDF, PDF/A);
+ Có th sử dụng các ứng dụng phần mềm thương mi đ chuyn đổi định dng
PDF sang định dng PDF/A.
b) Sử dụng chữ ký số để chứng thực lưu trữ đối với tài liệu
Sử dụng chữ ký số của lưu trữ đ chứng thực lưu trữ đối với tệp tin số (file)
định dng PDF (.pdf).
c) Cập nhật cơ sở dữ liệu
- Cập nhật thông tin cấp 2 của tài liệu vào cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu
trữ;
- To siêu dữ liệu liên kết hay gắn tệp tin số (file) định dng PDF (.pdf) đã
tích hợp chữ ký số vào cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ;
- Kim tra li các thông tin đã cập nhật và thông tin tệp toàn văn tài liệu.
Lưu ý:
+ Có th sử dụng các phần mềm chuyên dụng đ tự động cập nhật thông tin cấp
2 vào cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lƣu trữ;
Bước 6. Lập hồ sơ về vic số hoá phông/khối tài liu
Hồ sơ gồm các văn bản:
- Kế hoch về số hoá phông/khối tài liệu;
- Biên bản giao nhận (kèm theo Danh mục thống kê số lượng tài liệu, Danh
mục thống kê số lượng tệp tin số theo hồ sơ);
36
- Các loi văn bản, giấy tờ khác có liên quan.
2. Quy trình thực hiện số hóa tại các cơ quan chính quyền
Quy trình số hóa tài liệu thực hiện theo hướng dẫn ti Công văn số 851/BNV-
CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về việc số hóa tài liệu trong quá trình
sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và Thông tư số 05/2025/TT-BNV
ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số:
Khảo sát đánh giá tổng
thể và bàn giao tài liệu
lưu trữ để số hóa
Vệ sinh tài liệu
Chuẩn hóa và
chuyển đổi dữ liệu
Số hóa tài liệu
Kiểm tra sản phẩm Ký số
Đóng gói tài liệu số hóa
và dữ liệu chủ của tài
liệu số hóa, chuyển dữ
liệu chủ và tài liệu lưu
trữ số hóa vào phần mềm
Nghiệm thu và bàn
giao sản phẩm
Bước 1: Khảo sát đánh giá tổng thể và bàn giao tài liu lưu trữ để số hóa
- Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ, xây dựng, trình duyệt kế hoch
thu thập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ chuẩn bị số hóa
+ Cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa phải khảo sát thực trng, xác định vị trí
các phông lưu trữ, khối tài liệu lưu trữ cần đưa ra khỏi kho đ số hóa; lập phương
án và kế hoch thực hiện số hóa; xây dựng phương án phục vụ khai thác nhằm
bảo đảm đầy đủ và kịp thời khối lượng tài liệu của từng phông đưa ra số hóa; đánh
giá thực trng dữ liệu chủ của tài liệu đưa ra số hóa
- Lấy hồ sơ, tài liệu từ trên giá xuống chuyn đến nơi bàn giao tài liệu
+ Khu vực bàn giao tài liệu cần được bố trí có đủ diện tích đ kim đếm
trước khi bàn giao tài liệu. Khi lấy hồ sơ phải bảo đảm trật tự sắp xếp các cặp,
hộp, hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ, đồng thời chú ý không làm hư hi tài liệu
37
- Giao tài liệu lưu trữ cho bộ phận thực hiện số hóa
+ Việc giao tài liệu lưu trữ được thực hiện bằng cách kim đếm số lượng
từng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu và kim tra tình trng vật lý của tài liệu. Trường hợp
cần thiết chụp ảnh hiện trng hồ sơ, tài liệu
+ Việc giao tài liệu được lập thành biên bản, lưu hồ sơ làm căn cứ đ nhận
li tài liệu sau khi số hóa. Số lượng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu bộ phận số hóa đã nhận
sẽ được đối chiếu khi bàn giao tài liệu sau khi số hóa cho kho lưu trữ.
- Vận chuyn tài liệu từ kho bảo quản đến nơi số hóa
+ Việc vận chuyn tài liệu từ kho đến nơi số hóa bằng phương tiện bảo đảm
an toàn tài liệu, an toàn phòng cháy chữa cháy, bảo đảm không có xáo trộn vị trí
sắp xếp tài liệu
Bước 2: V sinh tài liu
- Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loi chổi lông phù hợp
đ quét, chải bụi bẩn trên hộp tài liệu, sau đó đến từng hồ sơ
- Khi vệ sinh tài liệu không được làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp
cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu; không làm hư hi tài liệu
Bước 3: Chun hóa và chuyển đổi dữ liu (nếu có)
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyn đổi dữ liệu.
- Thực hiện chuẩn hóa và chuyn đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các
nội dung: chuẩn hóa định dng tệp tin tài liệu, chuẩn hóa định dng dữ liệu chủ,
chuyn đổi mã ký tự của tài liệu và dữ liệu chủ, chuyn đổi cấu trúc dữ liệu chủ,
đóng gói tài liệu số hóa
- Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kim tra
- Bàn giao dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa
Bước 4: Số hóa tài liu
- Bóc tách, làm phẳng tài liệu
- Kim tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu chủ (nếu có)
- Thực hiện số hóa
+ Đưa tài liệu vào máy quét hoặc thiết bị chụp ảnh hoặc thiết bị khác phù
hợp và thiết lập các thông số kỹ thuật đầu ra cho tài liệu số hóa: định dng tệp tin,
độ phân giải, chế độ nén ảnh, th thức, hình thức, kỹ thuật trình bày bản số hóa,
vị trí lưu tệp tin ảnh quét và cách thức đặt tên tệp tin ảnh quét.
+ Sau khi quét, chụp cần kim tra chất lượng ảnh quét, chụp và so sánh với
38
tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa không đt yêu cầu, hiệu chỉnh cấu hình máy quét,
thiết bị chụp ảnh hoặc chuyn đổi đ số hóa li tài liệ
- To lập dữ liệu chủ của tài liệu số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu
chủ
- Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa và kim tra kết nối dữ liệu chủ với tài
liệu số hóa
- Trả tài liệu cho đơn vị bảo quản sau khi số hóa: kim đếm số lượng tài liệu
và kim tra tình trng tài liệu khi trả li; ghi li biên bản và lưu hồ sơ
- Vận chuyn tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá
Bước 5: Kiểm tra sản phm
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn kim tra sản phẩm
+ Tài liệu hướng dẫn kim tra sản phẩm cần th hiện rõ các nội dung cần
kim tra bao gồm lỗi ảnh quét và lỗi biên mục, có lưu ý cụ th đổi với từng trường
hợp sai lỗi phổ biến đã từng hoặc có nguy cơ cao xảy ra
+ Tài liệu hướng dẫn cần được phổ biến đến từng nhân sự trin khai làm
công tác kim tra trước khi thực hiện
- Thực hiện kim tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kim tra; thực
hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kim tra
Bước 6: Ký số
Bước 7: Đóng gói tài liu số hóa và dữ liu chủ của tài liu số hóa, chuyển
dữ liu chủ và tài liu lưu trữ số hóa vào Phn mềm
Bước 8: Nghim thu và bàn giao sản phm
- Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ
+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép bảo đảm tuân thủ các quy định về
an ninh, an toàn, bảo mật thông tin; th hiện rõ các yêu cầu khi sao chép sản phẩm
vào các thiết bị lưu trữ; thiết bị lưu trữ cần được kim tra bảo đảm an ninh, an
toàn thông tin trước khi đưa vào sử dụng
+ Tiến hành sao chép và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền quản lý được thực hiện nhiều lần hoặc một lần sau khi hoàn tất
quá trình số hóa; mỗi lần bàn giao sẽ được lập biên bản xác nhận giữa các bên liên
quan
- Kim tra số lượng, chất lượng tài liệu số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu
số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu số hóa
39
- Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu
+ Căn cứ trên các biên bản bàn giao tài liệu, dữ liệu, các tiêu chuẩn nghiệp
vụ, kỹ thuật, yêu cầu đầu ra của sản phẩm, thực hiện nghiệm thu và bàn giao sản
phẩm.
3. Quy trình thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính cn hiệu
lực
Theo quy định ti Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/04/2023 của Văn
phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ
sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi
trường điện tử
Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:
- Sao chụp giấy tờ, chuyn sang bản điện tử.
- Bóc tách dữ liệu.
- Cấp mã kết quả số hóa.
- Lưu kết quả số hóa.
Do Thông tư 01/2023/TT-VPCP không quy định chi tiết cách thức thực hiện
từng bước công việc nên thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn
hiệu lực theo quy trình số hóa ti các cơ quan chính quyền theo hướng dẫn ti Công
văn số 851/BNV-CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ.
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Kế hoạch 155/KH-UBND Hà Nội 2025 xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài
phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Yêu cầu hỗ trợ