Thông tư 12/2025/TT-BTP hướng dẫn quản lý mẫu sổ và giấy tờ quốc tịch

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch.

Điều 2. Đối tượng sử dụng mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch

1. Công dân Việt Nam, người nước ngoài có nhu cầu xin giải quyết các việc về quốc tịch;

2. Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài;

3. Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

4. Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

5. Bộ Ngoại giao;

6. Bộ Tư pháp;

7. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giải quyết các việc về quốc tịch.

Điều 5. Ban hành nội dung các mẫu quốc tịch điện tử tương tác tích hợp, phục vụ nộp hồ sơ quốc tịch trực tuyến và mẫu điện tử giấy tờ quốc tịch

Điều 6. Giá trị pháp lý của Bản điện tử giấy tờ quốc tịch

1. Bản điện tử giấy tờ quốc tịch có giá trị pháp lý và sử dụng như giấy tờ quốc tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính trực tuyến; có giá trị thay thế giấy tờ quốc tịch bản giấy khi làm các thủ tục hành chính trực tiếp liên quan đến quốc tịch.

2. Mã QRcode trên bản điện tử giấy tờ quốc tịch là địa chỉ Internet dẫn tới dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ quốc tịch tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quốc tịch, có giá trị cung cấp thông tin về tính chính xác, hợp lệ, các thông tin chi tiết của giấy tờ quốc tịch trong Cơ sở dữ liệu quốc tịch.

3. Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận Bản điện tử giấy tờ quốc tịch do người yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch xuất trình có thể kiểm tra tính chính xác, thông tin cập nhật của Bản điện tử giấy tờ quốc tịch thông qua mã QRcode trên Bản điện tử của giấy tờ đó.

Điều 7. In, sử dụng mẫu sổ quốc tịch, mẫu giấy tờ về quốc tịch

1. Mẫu sổ quốc tịch, mẫu giấy tờ về quốc tịch được ban hành tại Điều 3 và Điều 4 Thông tư này được đăng tải trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Pháp luật Quốc gia, Trang thông tin điện tử của Bộ Tư pháp. Cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ giải quyết các việc về quốc tịch truy cập, tự in để sử dụng.

2. Người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Pháp luật Quốc gia, Trang thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để in và sử dụng các mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai quy định tại Điều 4 Thông tư này. Trường hợp người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch không thể tự in thì cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ có trách nhiệm in và cung cấp cho người có yêu cầu.

Điều 8. Nguyên tắc sử dụng sổ quốc tịch

1. Công chức làm công tác quốc tịch của Sở Tư pháp, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác quốc tịch tại cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là người làm công tác quốc tịch) phải tự mình ghi vào sổ quốc tịch khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết các việc về quốc tịch bản giấy. Nội dung ghi phải chính xác, không được viết tắt, tẩy xóa; không sử dụng nhiều màu mực trong một số.

Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in sổ quốc tịch trên máy thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.

Trong trường hợp thụ lý, giải quyết các việc về quốc tịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì người làm công tác tiếp nhận hồ sơ là người ghi vào sổ quốc tịch.

2. Sổ quốc tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống. Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin thì định kỳ hàng năm phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối.

Điều 9. Nguyên tắc sử dụng mẫu giấy tờ về quốc tịch

1. Tùy theo từng loại việc, người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo các cột, mục trong mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai theo hướng dẫn cụ thể tại từng mẫu ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch đã cung cấp họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

Điều 10. Thống kê số việc đã thụ lý, giải quyết trong năm; lưu trữ sổ quốc tịch

1. Chậm nhất đến ngày 31 tháng 12 hàng năm, người làm công tác quốc tịch phải thống kê rõ tổng số trường hợp đã ghi vào sổ trong một năm; trường hợp sử dụng nhiều sổ cùng một loại việc trong một năm thì phải ghi tổng số quyển và số trường hợp đã ghi; ký, ghi rõ họ, tên và báo cáo người đứng đầu cơ quan ký xác nhận, đóng dấu.

2. Các sổ quốc tịch phải được lưu trữ vĩnh viễn, bảo quản theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Điều 11. Hiệu lực thi hành và trách nhiệm tổ chức thực hiện

1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch.

3. Bãi bỏ Điều 1 và khoản 2 Điều 3 của Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.

4. Cục trưởng Cục Hành chính tư pháp, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Điều 12. Quy định chuyển tiếp

Các mẫu sổ quốc tịch được ban hành kèm theo Thông tư số 02/2020/TT- BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT -BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT -BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025./.