Công văn 547/VP của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về thực hiện công tác lưu trữ

Ngày 26/8/1999 Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã có công văn số 1780/VP về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong ngành KSND gửi các Viện kiểm sát tỉnh, thành phố và các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Từ đó đến nay nhiều Viện kiểm sát địa phương và một số đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao đã nghiêm chỉnh thực hiện tốt theo công văn trên. Qua nghiên cứu 55 báo cáo của các đơn vị kết hợp kiểm tra trực tiếp tại 24 Viện kiểm sát tỉnh, thành trong năm 2000, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhận thấy một số vấn đề sau :

1/ Một số hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ trong thời gian qua :

- Hầu hết các Viện kiểm sát nhân dân địa phương thực hiện hoạt động thu thập hồ sơ tài liệu về bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan tương đối đầy đủ và đã phân loại chỉnh lý để phục vụ khai thác đúng như hướng dẫn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Tuy nhiên còn một số Viện kiểm sát địa phương mặc dù đã tổ chức thu thập về lưu trữ cơ quan nhưng còn theo phương thức ở dạng bó gói, chất đống mà chưa thực hiện đúng nội dung, trình tự đã hướng dẫn tại công văn số 1780/VP và công văn số 1474/VP ngày 24/8/1997 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Do đó gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và phục vụ khai thác nghiên cứu.

- Một số đơn vị do được các đồng chí lãnh đạo Viện, lãnh đạo Văn phòng và Thủ trưởng đơn vị quan tâm đến hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nên đã thực sự có một bước chuyển biến về chất. Đó là Viện kiểm sát tỉnh Quảng Ninh, Vĩnh Phúc, Tuyên Quang, Lạng Sơn, Lào Cai, Bình Định, Đồng Tháp, thành phố Đà Nẵng, Nam Định, Thừa Thiên-Huế, TP Hồ Chí Minh, Viện KSXX phúc thẩm 1, 2, Vụ KSXX dân sự (Vụ 5)... Vì có thành tích thực hiện tốt công tác lưu trữ trong năm 2000 nên trong số các đơn vị trên có 1 số đơn vị đã được Bộ trưởng, Trưởng Ban tổ chức cán bộ Chính phủ, Cục trưởng Cục lưu trữ Nhà nước khen thưởng, tặng bằng khen. Riêng Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được Thủ tướng Chính phủ tặng bằng khen.

- Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hoặc hết giá trị sử dụng thực hiện nghiêm túc, đầy đủ theo đúng qui trình nghiệp vụ như: Viện kiểm sát tỉnh Tây Ninh, Đồng Tháp, Lạng Sơn v.v...

Song bên cạnh đó một số Viện kiểm sát thực hiện hoạt động công tác lưu trữ còn hạn chế như: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thanh Hoá, Yên Bái, Quảng Ngãi, Bà Rịa - Vũng Tàu v.v... một số Viện kiểm sát nhân dân địa phương không gửi báo cáo thống kê hàng năm về Viện kiểm sát nhân dân tối cao như: Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thái Nguyên, Bắc Giang, Gia Lai, Vĩnh Long, An Giang, Trà Vinh. Do đó việc tổng hợp để báo cáo lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Cục lưu trữ Nhà nước không thực hiện đúng theo thời gian quy định.

2/ Một số đề nghị các Viện kiểm sát địa phương và các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao lưu ý về công tác lưu trữ trong thời gian tới:

a/ Nghiêm chỉnh thực hiện đúng nội dung tinh thần công văn số 1474/VP ngày 28/7/1997 về chấn chỉnh công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Chỉ thị số 726/TTg ngày 4/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cương công tác lưu trữ trong thời gian tới.

b/ Thu thập hồ sơ :

- Thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 1999 về trước đưa vào lưu trữ cơ quan để bảo quản.

Hàng năm hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc 1 năm phải được tập trung bảo quản tại kho lưu trữ. Cán bộ lưu trữ cần thường xuyên tiến hành các chế độ vệ sinh tài liệu, thực hiện chế độ bảo quản theo đúng quy định chung.

c/ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu :

- Tiếp tục chỉnh lý hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng ở dạng bó gói.

- Tiến hành đánh giá, xác định giá trị các hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại chỉnh lý.

- Những hồ sơ, tài liệu trùng thừa hoặc hết giá trị về mọi phương diện đã được loại ra cần phải có thống kê đầy đủ, ghi rõ lý do loại. Tiến hành tiêu huỷ tài liệu phải thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và của ngành (theo tinh thần nội dung công văn số 1780//VP ngày 26/8/1999 về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong ngành KSND) và theo quy định tại bản danh mục tài liệu hồ sơ để bảo quản và lưu trữ trong ngành KSND (ban hành kèm theo quyết định số 67/VTC ngày 24/9/1996 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao).

Văn phòng xin sao gửi tới các đơn vị bản danh mục hồ sơ, tài liệu cần bảo quản trong ngành KSND để các đồng chí nghiên cứu vận dụng, thực hiện.