Công văn 213/HTQTCT-HT 2023 về việc quán triệt yêu cầu nộp, xuất trình giấy tờ chứng minh thông tin cư trú khi giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và báo cáo kết quả số hóa sổ hộ tịch

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện quy định tại Điều 38 Luật Cư trú, Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã có Công văn đề nghị Sở Tư pháp chủ động thực hiện các phương thức theo hướng dẫn của Bộ Công an để kiểm tra thông tin nơi cư trú của công dân, không yêu cầu công dân nộp/xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú khi giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch¹, Công văn hướng dẫn Sở Tư pháp rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa CSDLQGVDC với CSDLHTĐT, nhập dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC².

Tuy nhiên, qua công tác quản lý cũng như phản ánh của các cơ quan báo chí cho thấy tình trạng yêu cầu công dân nộp/xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú khi đăng ký hộ tịch, từ chối yêu cầu đăng ký hộ tịch khi người dân không xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú vẫn xảy ra ở một số cơ quan đăng ký hộ tịch; việc triển khai số hóa sổ hộ tịch còn nhiều vướng mắc, một số địa phương mới chỉ ban hành kế hoạch, chưa được bố trí kinh phí hoặc chưa nắm được bản chất của việc số hóa, nhầm lẫn giữa số hóa theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP với việc nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC.

Để thực hiện đúng quy định pháp luật về cư trú và bảo đảm tiến độ số hóa sổ hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các nội dung như sau:

(i) Tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo UBND các cấp quán triệt công chức tư pháp thực hiện nghiêm quy định tại Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, chủ động sử dụng các phương thức để khai thác, sử dụng thông tin về cư trú của công dân trong CSDLQGVDC trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

(ii) Trong quá trình giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch (nhất là thủ tục cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn), nếu cần làm rõ tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây của công dân, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chủ động, phối hợp với cơ quan công an có thẩm quyền kiểm tra, xác minh theo quy định tại Điều 73 Luật Hộ tịch, không yêu cầu người dân nộp/xuất trình giấy tờ chứng minh thông tin về cư trú; nếu quá thời hạn không nhận được kết quả xác minh thì tiếp tục giải quyết hồ sơ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

(iii) Báo cáo tiến độ và kết quả triển khai thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch³ theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

(iv) Đối với các tỉnh, thành phố đang nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo hướng dẫn tại Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022, đề nghị Sở Tư pháp báo cáo kết quả nhập dữ liệu, việc tiếp nhận dữ liệu do Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội bàn giao và tiếp tục hoàn thiện việc số hóa (scan, đính kèm trang sổ) tương ứng để cập nhật vào CSDLHTĐT theo quy định.

(v) Trước mắt, để phục vụ hoàn thiện Báo cáo thường kỳ Tổ công tác triển khai Đề án 06 của Chính phủ, đề nghị Sở Tư pháp cập nhật tình hình tại các mục iii, iv và gửi qua địa chỉ thư điện tử: [email protected] trước ngày 20/3/2023. Định kỳ (trước ngày 15 hàng tháng) thông tin về tiến độ số hóa dữ liệu hộ tịch, kết quả nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC (qua địa chỉ thư điện tử: [email protected]).

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo về Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Phòng Quản lý hộ tịch: đồng chí Nghiêm Hà Hải - Trưởng phòng, đồng chí Đỗ Đình Chuyền - Chuyên viên, điện thoại: 024.6273.9498) để được kịp thời tháo gỡ./.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trao đổi để Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương triển khai thực hiện.

^{_______________________}

¹ Công văn số 1193/HTQTCT-HT ngày 21/12/2022.

² Công văn số 1104/HTQTCT-HT ngày 25/11/2022, Công văn số 08/HTQTCT-HT ngày 09/01/2023.

³ Cụ thể: Tổng số sổ hộ tịch cần phải số hóa theo từng loại sổ đang được lưu giữ tại địa phương; tương ứng là tổng số dữ liệu hộ tịch hiện có trong từng loại sổ; tổng số sổ, dữ liệu hộ tịch đã được tiến hành số hóa xong; tổng số dữ liệu số hóa đã được chuyển chính thức vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp.