Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 6939:2019 Mã số vật phẩm - Mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 6939:2019

MÃ SỐ VẬT PHẨM - MÃ SỐ THƯƠNG PHẨM TOÀN CẦU 13 CHỮ SỐ - YÊU CẦU KỸ THUẬT

Article number - The Global Trade Item Number of 13-digit – Specification

Lời nói dầu

TCVN 6939:2019 thay thế TCVN 6939:2007.

TCVN 6939:2019 được xây dựng trên cơ sở tham khảo Quy định kĩ thuật chung của tổ chức GS1 quốc tế (GS1 General Specifications).

TCVN 6939:2019 do Tiểu Ban kĩ thuật Tiêu chuẩn TCVN/JTC1/SC31 "Thu thập dữ liệu tự động" biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

MÃ SỐ VẬT PHẨM - MÃ SỐ THƯƠNG PHẨM TOÀN CẦU 13 CHỮ SỐ - YÊU CẦU KỸ THUẬT

Article number - The Global Trade Item Number of 13-digit – Specification

1  Phạm vi áp dụng

1.1  Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu kĩ thuật và cấu trúc đối với mã số thương phẩm toàn cầu loại 13 chữ số (GTIN-13).

1.2  GTIN-13 được sử dụng cho mọi vật phẩm có kích thước tương đối lớn kể cả đơn vị tiêu dùng hay đơn vị thương mại.

CHÚ THÍCH  Vật phẩm có kích thước tương đối lớn là:

- vật phẩm có đường kính lớn hơn 3 cm; hoặc

- vật phẩm có thể thiết kế nhãn in với diện tích lớn hơn 40 cm² hoặc có tổng diện tích có thể in lớn hơn 80 cm².

1.3  Tiêu chuẩn này không quy định các yêu cầu kĩ thuật đối với mã vạch dùng để thể hiện GTIN-13.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

TCVN 6512:2007 Mã số mã vạch vật phẩm - Mã số đơn vị thương mại - Yêu cầu kĩ thuật.

TCVN 6754:2019 Mã số mã vạch vật phẩm - Số phân định ứng dụng GS1.

TCVN 7825:2019 (ISO/IEC 15420:2009) Công nghệ thông tin - Kĩ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động - Yêu cầu kĩ thuật mã vạch EAN/UPC.

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau:

3.1

Thương phẩm (trade item)

Vật phẩm (sản phẩm hoặc dịch vụ) có nhu cầu truy xuất thông tin đã được xác định từ trước và có thể được báo giá, đặt hàng hoặc lập hóa đơn tại bất kì điểm nào trong chuỗi cung ứng.

3.2

Nhóm thương phẩm (trade item grouping)

Một nhóm các thương phẩm tiêu dùng bán lẻ không nhằm để quét tại điểm bán hàng. Nhóm thương phẩm được phân định bằng một mã GTIN-14, GTIN-13 hoặc GTIN-12 đơn nhất.

3.3

Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN - global trade item number)

Mã số vật phẩm được cấu tạo từ mã doanh nghiệp GS1, bao gồm các loại mã số GTIN-8, GTIN-12 (UPC), GTIN-13 và GTIN-14.

3.4

Mã vạch (bar code)

Một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thẻ đọc được.

3.5

Thương phẩm tiêu dùng để bán lẻ (retail consumer trade item)

Thương phẩm nhằm để bán cho người tiêu dùng ở khâu cuối tại điểm bán lẻ. Phân định những thương phẩm này bằng mã số GTIN-8, GTIN-12 hoặc GTIN-13 sử dụng mã vạch EAN/UPC.

3.6

Đơn vị logistic (logistic unit)

Một vật phẩm có thành phần bất kì được thiết lập để vận chuyển và / hoặc lưu kho cần được quản lý suốt chuỗi cung ứng.

3.7

Định dạng GTIN (global trade item number format)

Dạng cấu trúc, trong đó mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) phải được thể hiện thành trường (khóa) tham chiếu mười bốn chữ số trong các tệp dữ liệu của máy vi tính để đảm bảo tính đơn nhất của các mã số phân định.

4  Yêu cầu chung

4.1  Mỗi tổ chức khi đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có thể tự lập GTIN-13 cho các vật phẩm của mình và khai báo với GS1 quốc gia thành viên để quản lý chung.

4.2  Không được thay đổi GTIN-13 đã cấp nếu thương phẩm không có sự thay đổi đến mức mà nó cần được phân biệt với thương phẩm gốc trong quá trình đặt hàng, lưu kho và lập hóa đơn. Tuy nhiên, có thể có các ngoại lệ khi có những yêu cầu pháp luật và chế định tại địa phương, quốc gia hoặc khu vực.

4.3  GTIN-13 không được mang bất kì thông tin nào liên quan đến vật phẩm mà nó phân định. GTIN-13 chỉ được dùng làm chìa khóa truy cập thông tin trong máy vi tính. Không khuyến khích việc nhúng mã nội bộ vào GTIN vì thông thường quy tắc thay đổi mã nội bộ khác với quy tắc thay đổi GTIN.

4.4  Tổ chức cấp GTIN-13 phải thông báo thông tin về vật phẩm gắn mã cho tất cả các đối tác kinh doanh liên quan biết.

5  Yêu cầu kĩ thuật

5.1  Cấu trúc

5.1.1  Cấu trúc của GT1N-13 được chia làm bốn phần như nêu trong Bảng 1.

Bảng 1 - Cấu trúc của GTIN-13

trong đó:

Mã doanh nghiệp GS1 do tổ chức GS1 quốc gia thành viên cấp cho người sử dụng Hệ thống GS1. Mã doanh nghiệp GS1 có tác dụng làm cho GTIN-13 trở thành đơn nhất trên toàn cầu, nhưng không phân định nguồn gốc xuất xứ của vật phẩm.

P thể hiện Mã quốc gia GS1: gồm hai đến ba chữ số do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Tổ chức thành viên GS1 (đối với GS1 Việt Nam P là 893);

M thể hiện Số phân định doanh nghiệp: gồm từ bốn đến bảy chữ số do GS1 quốc gia thành viên quản trị và cấp cho các công ty/ tổ chức có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch;

I thể hiện Số phân định vật phẩm: gồm từ năm đến hai chữ số do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;

C thể hiện Số kiểm tra: là chữ số thứ 13 được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán thống nhất như các bước quy định tại Phụ lục A. Việc kiểm tra xác nhận số kiểm tra được thực hiện tự động bởi đầu đọc mã vạch, đảm bảo GTIN-13 được tạo thành chính xác.

5.1.2  Khi sử dụng, GTIN-13 thường đứng sau số phân định ứng dụng AI (01), cấu trúc số phân định ứng dụng AI được quy định trong TCVN 6754:2019. Đặt sau số phân định ứng dụng AI (01), định dạng vùng dữ liệu của GTIN-13 trong máy vi tính được tạo thành từ mã doanh nghiệp GS1, số phân định vật phẩm và số kiểm tra.

Định dạng vùng dữ liệu AI (01) của GTIN-13 được nêu trong Bảng 2.

Bảng 2 - Định dạng vùng dữ liệu của GTIN-13

trong đó:

AI (01) chỉ ra rằng các trường dữ liệu có chứa GTIN-13.

5.1.3  Định dạng GTIN-13 để xử lý trong trường 14 chữ số được nêu trong Bảng 3.

Bảng 3 - Định dạng GTIN-13

trong đó:

T thể hiện vị trí của mỗi số riêng rẽ trong định dạng một tệp của máy tính;

N thể hiện vị trí của mỗi số riêng rẽ trong một cấu trúc dữ liệu đã cho;

0 là kí tự chèn,

5.2  Nguyên tắc cấp mã

5.2.1  Việc cấp GTIN-13 là tùy thuộc vào tổ chức sử dụng để phân định vật phẩm trên toàn cầu. Để dễ quản lý, hệ thống GS1 khuyến nghị cấp các mã số một cách liên tục và không phân nhóm. Tổ chức lập mã số GS1 phải lập theo đúng cấu trúc và duy trì các GTIN-13 của mình để tạo thuận lợi cho các bên tham gia phân biệt hiệu quả các sản phẩm trong suốt chuỗi cung ứng.

5.2.2  Phải cấp một GTIN-13 riêng biệt, đơn nhất cho mỗi vật phẩm khác biệt với vật phẩm khác về bất kì một đặc tính nào và phải duy trì mã số đó trong suốt thời gian tồn tại của nó.

5.2.3  Phải cấp cùng một GTIN-13 đơn nhất cho các vật phẩm có những đặc tính chính giống nhau. Các mã số như vậy cần được xem xét, sử dụng với trạng thái toàn vẹn của chúng trong suốt chuỗi cung ứng.

5.2.4  Khi vật phẩm, đã được phân định bằng một GTIN-13 nhất định, có sự thay đổi về bất kì đặc tính cơ bản nào (như tên gọi, mô tả, đặc tính, loại hình, biến thể hoặc cấu tạo) thì phải cấp mới cho vật phẩm đó một GTIN-13 khác.

5.3  Nguyên tắc sử dụng

5.3.1  Có thể sử dụng GTIN-13 vào các ứng dụng đơn giản như để phân định đơn nhất bất kì vật phẩm nào trên toàn cầu.

5.3.2  Có thể dùng GTIN-13 để lập mã cho đơn vị thương mại như được quy định trong TCVN 6512:2007.

5.3.3  Yêu cầu về việc sử dụng lại GTIN

Không sử dụng lại GTIN đã cấp, trừ các trường hợp sau:

- Nếu GTIN đã cấp cho một vật phẩm, vật phẩm này sau đó không bao giờ được sản xuất nữa, thì có thể ngay lập tức xóa GTIN đó khỏi tất cả các cơ sở dữ liệu không bị đánh dấu là bị ngừng. Trong trường hợp ngoại lệ này, GTIN có thể được sử dụng lại 12 tháng sau khi xóa khỏi cơ sở dữ liệu của người bán.

- Vật phẩm sau khi rút khỏi thị trường và được giới thiệu lại có thể sử dụng GTIN gốc nếu không có bất kì sửa đổi hoặc thay đổi nào tới mức phải yêu cầu GTIN mới.

5.4  Trách nhiệm cấp GTIN

5.4.1  Trách nhiệm đối với các mặt hàng có thương hiệu

Chủ thương hiệu, tổ chức sở hữu các quy định kĩ thuật về thương phẩm bất kể nó ở đâu và do ai sản xuất, thường chịu trách nhiệm cấp GTIN. Khi gia nhập Tổ chức thành viên GS1, chủ thương hiệu được cấp Mã doanh nghiệp GS1 duy nhất cho mục đích sử dụng của công ty mà người chủ đó được chỉ định.

5.4.2  Ngoại lệ về trách nhiệm và các mặt hàng không mang thương hiệu

Có một số ngoại lệ đối với các quy tắc liên quan đến trách nhiệm như sau:

- Các mặt hàng không mang thương hiệu (ví dụ như hoa quả, thạch cao, nến, ly nước v.v...) và các mặt hàng chung (không có nhãn riêng) vẫn được nhà sản xuất cấp GTIN.

- Các vật phẩm riêng biệt của khách hàng: Nếu thương phẩm được tạo riêng cho một khách hàng thương mại (người mua) và chỉ có thể đặt hàng bởi khách hàng này, thì người mua đó sẽ cấp GTIN. Trong trường hợp này, GTIN phải được tạo thành từ Mã doanh nghiệp GS1 của khách hàng đó. Nếu nhà cung cấp (người bán) bán thương phẩm cho nhiều người mua hoặc dự định bán cho nhiều người mua thì người bán sẽ cấp GTIN.

- Các trường hợp ngoại lệ khác: Nếu chủ thương hiệu không cấp GTIN, nhà nhập khẩu hoặc người trung gian khác có thể cấp một GTIN tạm thời. Điều này có nghĩa là nhà nhập khẩu đảm nhận vai trò của chủ sở hữu thương hiệu và có thể, ví dụ như đăng kí sản phẩm trong cơ sở dữ liệu. GTIN tạm thời này có thể được sử dụng cho đến khi GTIN được cấp theo cách thông thường. Ngoài ra, tổ chức bán lẻ có thể cấp mã số nội bộ cho vật phẩm chưa có GTIN được chỉ định cho tổ chức nếu vật phẩm đó được sử dụng trong phạm vi các cửa hàng của riêng tổ chức đó.

6  Mã vạch thể hiện

Mã vạch dùng để thể hiện GTIN-13 là mã vạch EAN-13 như được quy định trong TCVN 7825:2019.

Hệ thống quét sẽ nhận dạng vùng dữ liệu này nhờ kí tự phân định mã vạch ]E0 và ]e0 và một mã doanh nghiệp GS1 có hiệu lực.

Dữ liệu được truyền từ đầu đọc mã vạch báo hiệu rằng một thương phẩm số đo cố định có GTIN-13 đã được thu nhận.

7  Yêu cầu khác về liên kết dữ liệu

Khi cấp một GTIN-13 mới cho thương phẩm, tổ chức sử dụng hệ thống GS1 nhất thiết phải cung cấp các thông tin chi tiết cho đối tác thương mại về những đặc tính của thương phẩm này. Thông tin đó cần được cung cấp càng sớm càng tốt trước khi đưa thương phẩm vào kinh doanh trong thực tiễn.

Việc cung cấp thông tin về GTIN-13 cho người mua góp phần làm giảm khối lượng công việc liên quan đến xử lý đơn hàng và giảm thời gian đưa hàng đến nơi bán.

Phụ lục A

(quy định)

Cách tính số kiểm tra tiêu chuẩn cho các cấu trúc dữ liệu của GS1

Thuật toán này là thống nhất cho tất cả các cấu trúc dữ liệu của GS1 có chiều dài số kí tự cố định cần có chữ số kiểm tra.

Ví dụ cách tính số kiểm tra cho trường gồm 18 kí tự

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] GS1 General Specification (Quy định kĩ thuật chung của GS1).