English
- Tổng quan
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
-
Nội dung hợp nhất
Tính năng này chỉ có tại LuatVietnam.vn. Nội dung hợp nhất tổng hợp lại tất cả các quy định còn hiệu lực của văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính... trên một trang. Việc hợp nhất văn bản gốc và những văn bản, Thông tư, Nghị định hướng dẫn khác không làm thay đổi thứ tự điều khoản, nội dung.
Khách hàng chỉ cần xem Nội dung hợp nhất là có thể nắm bắt toàn bộ quy định hiện hành đang áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Quyết định 410/QĐ-TCKTTV 2024 sửa đổi bổ sung Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục Khí tượng Thủy văn
Ngày cập nhật: Thứ Năm, 29/05/2025 20:27 (GMT+7)
| Cơ quan ban hành: | Tổng cục Khí tượng Thủy văn |
Số công báo:
Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý.
|
Đang cập nhật |
| Số hiệu: | 410/QĐ-TCKTTV | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
| Loại văn bản: | Quyết định | Người ký: | Đặng Thanh Mai |
| Trích yếu: | Sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Khí tượng Thủy văn được ban hành tại Quyết định 210/QĐ-TCKTTV ngày 30/6/2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn | ||
|
Ngày ban hành:
Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành.
|
21/10/2024 |
Ngày hết hiệu lực:
Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng).
|
Đang cập nhật |
|
Áp dụng:
Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng).
|
Đã biết
|
Tình trạng hiệu lực:
Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,...
|
Đã biết
|
| Lĩnh vực: | Hành chính | ||
TÓM TẮT QUYẾT ĐỊNH 410/QĐ-TCKTTV
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Quyết định 410/QĐ-TCKTTV PDF (Bản có dấu đỏ) Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng hiệu lực: Đã biết
QUYẾT ĐỊNH
Sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Khí tượng
Thủy văn được ban hành tại Quyết định số 210/QĐ-TCKTTV ngày 30
tháng 6 năm 2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
Căn cứ Quyết định số 10/2023/QĐ-TTg ngày 24 tháng 4 năm 2023 của Thủ
tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Tổng cục Khí tượng Thủy văn;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-
CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính
phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ
trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà
nước;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ
tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ
thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Bộ
trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ Quyết định số 2018/QĐ-BTNMT ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Bộ
trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng
văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Bộ Tài nguyên và Môi trường;
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỔNG CỤC KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ-TCKTTV
Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2024
410
21
Ký bởi: Trung tâm Thông tin và Dữ liệu
Khí tượng thủy văn
Email: [email protected]
Cơ quan: Tổng cục Khí tượng Thủy văn,
Bộ Tài nguyên và Môi trường
Ngày ký: 25.10.2024 09:28:16 +07:00
Căn cứ Quyết định số 210/QĐ-TCKTTV ngày 30 tháng 6 năm 2022 của Tổng
cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của Tổng cục Khí tượng Thủy văn;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung Điều 12, Điều 19 và Phụ lục II Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của Tổng cục Khí tượng Thủy văn được ban hành tại Quyết định
số 210/QĐ-TCKTTV ngày 30 tháng 6 năm 2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục
Khí tượng Thủy văn, như sau:
“Điều 12. Trình tự giải quyết văn bản đi
1. Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản giấy chi tiết tại mục I Phụ
lục II ban hành kèm theo Quyết định này.
2. Quy trình quản lý văn bản đi đối với văn bản điện tử chi tiết tại mục II Phụ
lục II ban hành kèm theo Quyết định này.
Điều 19: Quy trình quản lý văn bản đến
Quy trình quản lý văn bản đến chi tiết tại Phụ lục III ban hành kèm theo
Quyết định này.
Phụ lục II: Tên viết tắt của các đơn vị chi tiết tại Phụ lục I ban hành kèm
theo Quyết định này”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Các nội dung khác trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Khí
tượng Thuỷ văn tiếp tục thực hiện theo Quyết định số 210/QĐ-TCKTTV ngày 30
tháng 6 năm 2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn.
Điều 3. Tổng cục trưởng, các Phó Tổng cục trưởng, Thủ trưởng các đơn vị
thuộc Tổng cục, công chức, viên chức, ngưi lao động thuộc Tổng cục và các tổ
chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Thứ trưởng Lê Công Thành (để báo cáo);
- Các đơn vị thuộc Tổng cục;
- Lưu: VT, VP (HC).V.
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Đặng Thanh Mai
PHỤ LỤC I
TÊN VIẾT TẮT CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC
STT
Tên đầy đủ của đơn vị
Tên viết tắt
1
Tổng cục Khí tượng Thủy văn
TCKTTV
2
Vụ Quản lý dự báo khí tượng thủy văn
QLDB
3
Vụ Quản lý mạng lưới khí tượng thủy văn
QLML
4
Vụ Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế
KHQT
5
Vụ Kế hoạch – Tài chính
KHTC
6
Vụ Tổ chức cán bộ
TCCB
7
Văn phòng Tổng cục
VP
8
Trung tâm Mạng lưới khí tượng thủy văn quốc gia
MLQG
9
Trung tâm Dự báo khí tượng thủy văn quốc gia
DBQG
10
Trung tâm Thông tin và Dữ liệu khí tượng thủy văn
TTDL
11
Trung tâm Công nghệ khí tượng thủy văn
TTCN
12
Trung tâm Hải văn
TTHV
13
Liên đoàn Khảo sát khí tượng thủy văn
LĐKS
14
Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Miền núi phía Bắc
ĐMNPB
15
Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Đồng bằng và
Trung du Bắc Bộ
ĐĐBTDBB
16
Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Bắc Trung Bộ
ĐBTB
17
Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Trung Trung Bộ
ĐTTB
18
Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Nam Trung Bộ
ĐNTB
19
Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Nam Bộ
ĐNB
20
Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Tây Nguyên
ĐTN
21
Ban Quản lý các dự án khí tượng thủy văn
QLCDA
PHỤ LỤC II
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA TỔNG CỤC
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-TCKTTV ngày tháng năm 2024
của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn)
I. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐỐI VỚI VĂN BẢN GIẤY
1. Lưu đồ
BƯỚC
LƯU ĐỒ
TRÁCH NHIỆM
GHI CHÚ
1
Chuyên viên
2
Lãnh đạo đơn vị
3
Văn thư Tổng cục
4
Lãnh đạo Văn
phòng
5
Lãnh đạo Tổng
cục
6
Văn thư Tổng cục
7
Văn thư Tổng cục,
Chuyên viên, Văn
thư đơn vị phối
hợp thực hiện
8
Văn thư Tổng cục
Dự thảo văn bản
Lưu hồ sơ
Kiểm tra văn bản và ký nháy
Kiểm tra nội dung, tính
pháp lý và ký nháy ban
hành văn bản
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản và đăng ký trình
Xem xét văn bản và ký
ban hành
Kiểm tra lại thể thức văn
bản. Đăng ký văn bản đi.
Phát hành và gửi văn bản
Văn thư đơn v
ị
2. Diễn giải lưu đồ
Bước
Mô tả
Trách nhiệm
Thời gian
Ghi
chú
1
Dự thảo văn bản
- Văn bản phải được soạn thảo rõ ràng, dễ đọc, nội dung
giải quyết đúng mục đích, đảm bảo yêu cầu thể thức và
kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-
CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Ngưi soạn thảo phải chịu trách nhiệm về độ chính xác
của nội dung, tính pháp lý của văn bản.
- Đối với văn bản có hình thức ký Thừa lệnh (TL), Thừa
ủy quyền (TUQ): Chuyên viên thực hiện ký nháy văn bản,
cách thức thực hiện ký TL, TUQ thực hiện tương tự như
đối với văn bản điện tử.
- Đối với văn bản mật: chuyên viên được giao nhiệm vụ
thực hiện xử lý văn bản mật tại Phòng xử lý văn bản mật.
(Đơn vị chịu trách nhiệm về việc xử lý văn bản mật tại
máy tính của đơn vị theo quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước).
Chuyên viên
Tùy thuộc
vào nội
dung văn
bản/ Thi
hạn xử lý
văn bản
2
Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy/ban hành
văn bản
- Văn thư đơn vị (chuyên viên được giao nhiệm vụ công
tác văn thư) tiếp nhận hồ sơ từ chuyên viên được giao
nhiệm vụ xử lý văn bản.
- Lãnh đạo đơn vị kiểm tra nội dung và ký nháy/ký ban
hành văn bản.
+ Lãnh đạo đơn vị kiểm tra và chịu trách nhiệm về thẩm
quyền, nội dung và tính pháp lý của văn bản.
+ Ký ban hành đối với văn bản có hình thức ký TL hoặc
TUQ vào dự thảo văn bản đi đã hoàn chỉnh.
Lãnh đạo đơn
vị, Văn thư
đơn vị
Tùy thuộc
vào nội
dung văn
bản/ Thi
hạn xử lý
văn bản
3
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và đăng
ký trình
- Văn thư Tổng cục tiếp nhận hồ sơ và phiếu trình từ Văn
thư đơn vị (chuyên viên được giao nhiệm vụ công tác văn
thư), kiểm tra thể thức đối với văn bản đi, nếu sai thể thức
hoặc thiếu chữ ký nháy thì trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn
chỉnh; nếu phát hiện lỗi khác thì trao đổi với chuyên viên
soạn thảo hoặc báo cáo ngưi có thẩm quyền.
- Văn bản đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày, Văn thư
Tổng cục thực hiện đăng ký vào “Sổ Đăng ký Văn bản
trình” để theo dõi và trình Lãnh đạo Văn phòng.
- Đối với Văn bản có nội dung mật, kiểm tra thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản, cấp số ký hiệu văn bản, đóng bì
và đóng dấu chỉ các mức độ mật tương ứng với văn bản.
Văn thư
Tổng cục
Tùy thuộc
vào nội
dung văn
bản/ Thi
hạn xử lý
văn bản
Bước
Mô tả
Trách nhiệm
Thời gian
Ghi
chú
Làm thủ tục trình ký theo quy định, đảm bảo bảo mật
thông tin tài liệu, trình Lãnh đạo Văn phòng.
4
Kiểm tra văn bản và ký nháy
Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; tham gia ý kiến pháp
lý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do Tổng
cục trình cấp có thẩm quyền ban hành; tham mưu, tham
gia ý kiến các nội dung quản lý nhà nước bằng pháp luật
về lĩnh vực KTTV đối với dự thảo các văn bản hành chính
do Tổng cục KTTV ban hành và ký nháy văn bản.
- Ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận” đối với văn
bản đi đã hoàn chỉnh theo quy định.
- Trưng hợp không đảm bảo yêu cầu theo quy định, Lãnh
đạo Văn phòng trả lại để đơn vị hoàn thiện.
Lãnh đạo
Văn phòng
Tùy thuộc
vào nội
dung văn
bản/ Thi
hạn xử lý
văn bản
5
Lãnh đạo Tổng cục xem xét văn bản và ký ban hành.
- Văn thư Tổng cục tiếp nhận văn bản từ Lãnh đạo Văn
phòng trình Lãnh đạo Tổng cục xem xét, ký ban hành.
- Lãnh đạo Tổng cục thực hiện ký ban hành văn bản đi đã
hoàn chỉnh theo quy định. Trưng hợp văn bản đi không
đúng quy định và không đáp ứng yêu cầu về nội dung…
Lãnh đạo Tổng cục trả lại và yêu cầu đơn vị soạn thảo
hoàn thiện.
Lãnh đạo
Tổng cục,
Văn thư
Tổng cục,
Tùy thuộc
vào nội
dung văn
bản/ Thi
hạn xử lý
văn bản
6
Kiểm tra lại thể thức văn bản. Đăng ký văn bản đi
Văn thư Tổng cục kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản,
thực hiện thủ tục đăng ký số:
- Sau khi Lãnh đạo Tổng cục ký ban hành, Văn thư Tổng
cục tiếp nhận và vào “Sổ Đăng ký Văn bản trình”, trả lại
hồ sơ và phiếu trình cho đơn vị để đơn vị thực hiện thủ
tục phát hành hoặc lưu hồ sơ.
+ Văn bản được Lãnh đạo Tổng cục ký ban hành vào cuối
gi chiều cùng ngày sẽ được phát hành chậm nhất vào
ngày làm việc tiếp theo (Trừ văn bản Khẩn). Văn bản đi
được đăng ký vào “Sổ đăng ký Văn bản đi” của Tổng cục
(loại thưng).
- Văn bản mật: Thực hiện theo quy định của pháp luật về
bảo vệ Bí mật nhà nước, văn bản mật đi được đăng ký vào
“Sổ đăng ký Văn bản mật đi”.
- Đơn, thư khiếu nại, tố cáo: Văn thư Tổng cục đăng ký
vào “Sổ Đơn thư khiếu nại, tố cáo”.
Văn thư
Tổng cục,
Văn thư đơn
vị (chuyên
viên được
giao nhiệm
vụ công tác
văn thư)
Ban hành
sau khi có
chữ ký của
ngưi có
thẩm quyền,
trong thi
gian làm
việc, chậm
nhất trong
ngày làm
việc tiếp
theo.
7
Phát hành và gửi văn bản
-Văn bản phải được phát hành sau khi có đầy đủ chữ ký
hợp lệ. Văn thư Tổng cục số hóa văn bản giấy thành văn
Văn thư
Tổng cục,
Chuyên viên/
Tùy thuộc
vào nội
Bước
Mô tả
Trách nhiệm
Thời gian
Ghi
chú
bản điện tử và phát hành trên Hệ thống Quản lý văn bản
và Hồ sơ điện tử (QLVB&HSĐT).
- Chuyên viên/ Văn thư đơn vị (chuyên viên được giao
nhiệm vụ công tác văn thư) căn cứ vào nơi nhận, số lượng
bản phát hành để nhân bản (phô tô) đủ số lượng đúng quy
định chuyển Văn thư Tổng cục để phát hành.
- Đơn vị soạn thảo cung cấp địa chỉ cá nhân, tổ chức nơi
nhận văn bản để Văn thư Tổng cục gửi văn bản giấy theo
quy định.
- Văn bản có thể được gửi bằng đưng bưu điện, email
hoặc trực tiếp tùy theo mức độ quan trọng, nơi nhận văn
bản và yêu cầu của đơn vị soạn thảo.
- Văn bản gửi đi là văn bản chính.
- Khi gửi văn bản đi ưu tiên gửi văn bản có đóng dấu
“MẬT”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”
trước.
- Văn bản đi được chuyển phát qua đưng bưu điện được
ghi vào “Sổ gửi văn bản đi bưu điện” và có chữ ký nhận
của nhân viên bưu điện.
- Văn thư Tổng cục theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
đến địa chỉ nơi nhận của văn bản. Những văn bản bưu
điện chuyển hoàn phải chuyển trả lại đơn vị.
Văn thư đơn
vị
dung văn
bản
8
Lưu hồ sơ
- Văn thư Tổng cục lưu bản gốc các văn bản đi.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu, hồ sơ vào lưu
trữ của Tổng cục.
Văn thư
Tổng cục,
Chuyên viên
Sau khi có
bản gốc của
văn bản
II. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐỐI VỚI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
1. Lưu đồ
BƯỚC
LƯU ĐỒ
TRÁCH NHIỆM
GHI CHÚ
1
Chuyên viên
2
Lãnh đạo đơn vị
3
Văn thư đơn vị
trình
4
Đơn vị cho ý kiến
5
Lãnh đạo Văn
phòng
6
Lãnh đạo Tổng
cục cho ý kiến
7
Lãnh đạo Tổng
cục phê duyệt
8
Văn thư Tổng
cục, chuyên viên
Tạo dự thảo văn bản, phiếu trình
Cấp số, ngày tháng phiếu trình;
ký số con dấu (nếu có)
Kiểm tra nội dung, tính
pháp lý và ký số
Xem xét, cho ý kiến về nội dung và ký số
vào phiếu trình
Kiểm tra văn bản và ký
nháy
Xem xét, cho ý kiến và ký
số vào phiếu trình
Phát hành văn bản
Xem xét, phê duyệt và ký
số vào phiếu trình, văn bản
phát hành
2. Diễn giải lưu đồ
Bước
Mô tả
Trách nhiệm
Thời gian
Ghi chú
1
Tạo dự thảo văn bản, phiếu trình
Chuyên viên tạo dự thảo văn bản trên Hệ thống
QLVB&HSĐT:
- Nhập các trưng thông tin bắt buộc tại chức năng “tạo
phiếu trình” và lựa chọn đúng hình thức ký, đính các
file vào đúng tệp phiếu trình, tệp dự thảo và văn bản
liên quan (nếu có).
- Ký số phiếu trình, ký số dự thảo văn bản (nếu có).
- Đối với văn bản ký TL, TUQ: chuyên viên thực hiện
tạo phiếu trình, trong đó:
+ Tệp Phiếu trình: đính file phiếu trình giải quyết công
việc về việc xin chủ trương, ý kiến của Tổng cục
trưởng đối với nội dung cần trình.
+ Tệp dự thảo: đính file dự thảo văn bản ký TL, TUQ,
chuyên viên thực hiện ký nháy.
+ Tệp văn bản khác: đính file các văn bản khác có liên
quan.
- Chuyển lãnh đạo đơn vị.
* Lưu ý:
- Đặt tên file văn bản cần ngắn gọn, xúc tích, bao quát
nội dung trích yếu của văn bản.
- Mỗi lượt trình văn bản trên Hệ thống QLVB&HSĐT
chỉ dùng để phát hành 01 văn bản đi, không thực hiện
đính kèm nhiều tệp văn bản đi trong cùng một lượt
trình; không đính vào mục “tệp dự thảo” các văn bản
không phát hành.
- Văn bản trình đảm bảo thống nhất theo một đưng
trình. Trong trưng hợp văn bản cần chỉnh sửa (bị trả
lại), chuyên viên soạn thảo thực hiện chỉnh sửa văn bản
theo yêu cầu và trình lại theo đúng đưng trình cũ.
- Khi đính các file: phải đính đúng vào các mục tệp
phiếu trình, tệp dự thảo, tệp văn bản khác (Ví dụ: Đối
với phiếu trình xin ý kiến, chủ trương…(không có
công văn, quyết định ban hành kèm theo) thì các văn
bản đính kèm phiếu trình phải đính vào mục văn bản
khác, không đính vào mục tệp dự thảo).
- Văn bản dự thảo phải rõ ràng, dễ đọc, nội dung giải
quyết đúng mục đích, đảm bảo yêu cầu thể thức và kỹ
thuật trình bày theo quy định.
- Chuyên viên phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung, tính pháp lý của văn bản.
Chuyên viên
Tùy thuộc
vào nội dung
văn bản/ Thi
hạn xử lý văn
bản
Bước
Mô tả
Trách nhiệm
Thời gian
Ghi chú
2
Lãnh đạo đơn vị kiểm tra nội dung, tính pháp lý dự
thảo văn bản và ký số
- Kiểm tra và chịu trách nhiệm về thẩm quyền, nội
dung và tính pháp lý của văn bản. Trưng hợp không
đạt yêu cầu, lãnh đạo đơn vị trả lại ngưi trình tại chức
năng “trả lại”. Trưng hợp đồng ý, ký số phiếu trình,
dự thảo văn bản (nếu có) và chuyển văn thư.
- Đối với các văn bản ký TL, TUQ: Lãnh đạo đơn vị
thực hiện ký chính thức vào văn bản dự thảo (khi được
Tổng cục trưởng đồng ý), chuyển Văn thư Tổng cục để
phát hành văn bản).
Lãnh đạo đơn
vị
Tùy thuộc
vào nội dung
văn bản/ Thi
hạn xử lý văn
bản
3
Cấp số, ngày tháng phiếu trình; ký số con dấu (nếu
có)
Văn thư đơn vị hoặc chuyên viên được giao nhiệm vụ
công tác văn thư thực hiện cấp số, ngày/tháng phiếu
trình; ký số con dấu (nếu đơn vị có con dấu):
- Văn thư đơn vị ký số phiếu trình: Cấp số, ghi ngày/
tháng và ký số con dấu (nếu có).
- Thực hiện chức năng “gửi phiếu trình” để chuyển văn
bản sang bước tiếp theo quy trình.
+ Trưng hợp xin ý kiến của các đơn vị có liên quan:
Văn thư đơn vị hoặc chuyên viên được giao nhiệm vụ
công tác văn thư chọn đơn vị để chuyển hồ sơ trình.
+ Trưng hợp trình lãnh đạo Tổng cục xin ý kiến chỉ
đạo, văn thư đơn vị hoặc chuyên viên được giao nhiệm
vụ công tác văn thư chọn thư ký (Lãnh đạo Văn phòng)
để chuyển hồ sơ trình.
Văn thư đơn vị
(chuyên viên
được giao
nhiệm vụ công
tác văn thư)
Tùy thuộc
vào nội dung
văn bản/ Thi
hạn xử lý văn
bản
4
Đơn vị cho ý kiến xem xét, cho ý kiến về nội dung và
ký số vào phiếu trình (nếu có)
- Xem xét nội dung:
- Trực tiếp cho ý kiến hoặc chuyển cho chuyên viên
cho ý kiến.
- Ký số phiếu trình.
Đơn vị cho ý
kiến
Tùy thuộc
vào nội dung
văn bản/ Thi
hạn xử lý văn
bản
5
Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra và ký nháy vào dự
thảo (nếu có)
- Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; tham gia ý kiến
pháp lý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật
do Tổng cục trình cấp có thẩm quyền ban hành; tham
mưu, tham gia ý kiến các nội dung quản lý nhà nước
bằng pháp luật về lĩnh vực KTTV đối với dự thảo các
Lãnh đạo Văn
phòng
Tùy thuộc
vào nội dung
văn bản/ Thi
hạn xử lý văn
bản
Bước
Mô tả
Trách nhiệm
Thời gian
Ghi chú
văn bản hành chính do Tổng cục KTTV ban hành và
ký nháy văn bản.
- Trả lại đơn vị trình nếu chưa phù hợp và nhập lý do
trả lại vào phần “ý kiến” của phần mềm để đơn vị có
căn cứ chỉnh sửa.
- Ký số dự thảo văn bản đính kèm (nếu có) và chuyển
phiếu trình đến Lãnh đạo Tổng cục.
6
Xem xét, cho ý kiến và ký số vào phiếu trình
Lãnh đạo Tổng cục xem xét, ký số vào phiếu trình xin
ý kiến (nếu có):
- Xem xét, cho ý kiến về nội dung;
- Ký số vào phiếu trình xin ý kiến.
Lãnh đạo Tổng
cục
Tùy thuộc
vào nội dung
văn bản/ Thi
hạn xử lý văn
bản
7
Lãnh đạo Tổng cục xem xét, phê duyệt và ký số vào
phiếu trình, văn bản phát hành
- Xem xét, phê duyệt nội dung;
- Trả lại đơn vị trình nếu chưa phù hợp; hoặc lấy thêm
ý kiến của lãnh đạo khác, lấy thêm ý kiến của đơn vị
(nếu cần);
- Ký số vào văn bản;
- Chuyển Văn thư Tổng cục phát hành văn bản điện tử;
hoặc duyệt thông qua đối với phiếu trình xin chủ
trương.
Lãnh đạo Tổng
cục
Tùy thuộc
vào nội dung
văn bản/ Thi
hạn xử lý văn
bản
8
Phát hành văn bản:
- Đối với các văn bản cần phát hành bản giấy (theo yêu
cầu của đơn vị soạn thảo, nơi nhận văn bản không có
tên trên Hệ thống QLVB&HSĐT, các đề tài, dự án…):
Chuyên viên soạn thảo in văn bản có đầy đủ chữ ký
hợp lệ chuyển Văn thư Tổng cục để phát hành.
- Xác thực chữ ký số;
- Rà soát, kiểm tra thể thức văn bản điện tử;
- Cấp số, ngày tháng phát hành văn bản;
- Ký số con dấu của đơn vị;
- Nhập thông tin của văn bản đi theo quy định, phát
hành văn bản điện tử đến các đơn vị nhận trên hệ thống
QLVB&HSĐT.
- Thực hiện đính kèm văn bản đến vào văn bản trả li
của Tổng cục khi phát hành.
- Theo dõi thông tin hồi báo văn bản trên phần mềm
QLVB&HSĐT.
Văn thư Tổng
cục, chuyên
viên
Phát hành sau
khi có chữ ký
của ngưi có
thẩm quyền,
trong thi
gian làm
việc, chậm
nhất trong
ngày làm
việc tiếp
theo.
Bước
Mô tả
Trách nhiệm
Thời gian
Ghi chú
- Văn thư Tổng cục in văn bản đi đã ký số và đóng dấu
của Tổng cục để tạo bản chính văn bản phục vụ công
tác lưu trữ.
* Lưu ý: Đối với những văn bản được Lãnh đạo Tổng
cục ký ban hành vào cuối giờ chiều cùng ngày sẽ được
phát hành chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
PHỤ LỤC III
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA TỔNG CỤC
(Kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCKTTV ngày tháng năm 2024
của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn)
I. NỘI DUNG QUY TRÌNH
1. Lưu đồ
BƯỚC
LƯU ĐỒ
TRÁCH NHIỆM
BIỂU MẪU
1
Văn thư Tổng cục
2
Văn thư Tổng cục
3
Văn thư Tổng cục
4
Văn thư Tổng cục
5
Lãnh đạo Văn phòng
6
Lãnh đạo Tổng cục
7
Văn thư Tổng cục,
Đơn vị thực hiện
Tiếp nhận và phân loại
văn bản đến
Kiểm tra sơ bộ
văn bản
Vào sổ Văn bản đến
Trình Lãnh đạo
Văn phòng
Trình Lãnh đạo Tổng cục
Lãnh đạo Tổng cục phân công, chỉ đạo
Chuyển giao cho Đơn vị
thực hiện
2. Diễn giải lưu đồ
Bước
Mô tả
Trách
nhiệm
Thời gian
Ghi chú
1
Tiếp nhận và phân loại văn bản đến:
1. Phân loại văn bản đến
Văn bản đến bao gồm các loại sau:
- Văn bản điện tử (Văn bản đến qua Hệ thống Quản
lý văn bản và Hồ sơ điện tử, email,…).
- Văn bản giấy (văn bản mật, đơn, thư khiếu nại,
tố cáo, văn bản đến qua đưng bưu điện, trực
tiếp,…).
2. Bóc bì thư văn bản đến
2.1. Văn thư Tổng cục thực hiện bóc bì thư đối với
các bì thư có nơi nhận là Tổng cục Khí tượng
Thủy văn. Các bì thư mật sẽ do Văn thư phụ trách
Bí mật nhà nước bóc bì.
2.2. Bì thư gửi đích danh cá nhân, tổ chức, đoàn
thể trong cơ quan Văn thư Tổng cục vào sổ theo
dõi và chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những
bì thư gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại
cho Văn thư Tổng cục để đăng ký vào sổ văn bản
đến.
(Lưu ý: Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được bóc trước để giải quyết kịp thời); Nếu
trong quá trình kiểm tra bì thư phát hiện sai sót,
hoặc có dấu hiệu bất thường, Văn thư Tổng cục
báo cho người có trách nhiệm giải quyết và thông
báo cho nơi gửi văn bản.
Văn thư
Tổng cục,
tổ chức, cá
nhân có
liên quan
2
Kiểm tra sơ bộ văn bản
1. Kiểm tra văn bản đến:
- Đối với văn bản giấy : Văn thư Tổng cục kiểm
tra số lượng, tình trạng bì thư, dấu niêm phong,
dấu chỉ độ mật (nếu có). Văn thư giữ lại bì và đính
kèm với văn bản.
- Đối với văn bản điện tử: Văn thư Tổng cục kiểm
tra tính xác thực và thể thức văn bản nếu không
đảm bảo quy định Văn thư Tổng cục từ chối tiếp
nhận trên hệ thống.
2. Đối chiếu số, ký hiệu
- Đối với văn bản giấy: Văn thư đối chiếu số, ký
hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản
trong bì.
Văn thư
Tổng cục
Bước
Mô tả
Trách
nhiệm
Thời gian
Ghi chú
- Đối với văn bản điện tử: Đối chiếu số, ký hiệu ghi
trên Hệ thống với số, ký hiệu ghi trong văn bản.
3. Đối với văn bản điện tử: Từ chối tiếp nhận đối
với những văn bản đến mà ngày nhận cách xa
ngày, tháng ban hành văn bản.
3
Vào sổ văn bản đến
1. Đối với văn bản điện tử đến trên Hệ thống
QLVB&HSĐT: Văn thư Tổng cục tiếp nhận văn
bản đến từ trục liên thông văn bản. Thực hiện ký
số văn bản đến điện tử.
2. Đối với văn bản giấy :
- Scan văn bản để chuyển thành văn bản điện tử và
đưa lên Hệ thống QLVB&HSĐT.
- Thực hiện Vào sổ văn bản như đối với Văn bản
điện tử.
3. Đối với văn bản mật và đơn, thư khiếu nại, tố
cáo:
- Ghi số đến, trích yếu, ngày tháng, nơi (ngưi)
gửi vào Sổ Văn bản đến mật/Sổ Đơn, thư khiếu
nại, tố cáo.
- Đóng dấu "Đến" vào phía trên, bên phải của văn
bản sau đó điền số đến và ngày đến.
- Gắn Phiếu xử lý văn bản đến, ghi số đến trên
Phiếu và đóng dấu ký hiệu độ mật tương ứng với
độ mật của văn bản (nếu có).
Văn thư
Tổng cục
.
4
Trình Lãnh đạo Văn phòng
- Văn bản điện tử: Văn thư Tổng cục thực hiện
chuyển Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục tại chức
năng của Hệ thống.
- Văn bản mật, đơn, thư khiếu nại, tố cáo: Văn thư
Tổng cục trình văn bản đến Lãnh đạo Văn phòng.
Văn thư
Tổng cục
5
Trình Lãnh đạo Tổng cục
Căn cứ nội dung của văn bản và phân công công
tác của Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo Văn phòng
chọn trình Lãnh đạo Tổng cục để chỉ đạo xử lý văn
bản hoặc chuyển các đơn vị trực thuộc theo chức
năng, nhiệm vụ.
Lãnh đạo
Văn phòng
6
Lãnh đạo Tổng cục phân công, chỉ đạo
Căn cứ nội dung văn bản và chức năng, nhiệm vụ
của các đơn vị trực thuộc, Lãnh đạo Tổng cục phân
Lãnh đạo
Tổng cục
Bước
Mô tả
Trách
nhiệm
Thời gian
Ghi chú
công cho đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân xử lý,
thực hiện.
7
Chuyển giao cho đơn vị thực hiện
- Văn thư Tổng cục ghi quá trình xử lý văn bản vào
sổ văn bản mật / Đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
- Văn thư Tổng cục chuyển cho đơn vị thực hiện.
Ngưi nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản. Sổ chuyển giao văn bản mật đến
được ký nhận vào sổ riêng theo quy định.
Văn thư
Tổng cục,
Đơn vị
thực hiện
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Quyết định 410/QĐ-TCKTTV 2024 sửa đổi bổ sung Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tổng cục Khí tượng Thủy văn
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài
phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Yêu cầu hỗ trợ