Quyết định 1989/QĐ-BTNMT 2021 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
- Thuộc tính
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
- Nội dung MIX
- Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…
- Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.
Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.
thuộc tính Quyết định 1989/QĐ-BTNMT
Cơ quan ban hành: | Bộ Tài nguyên và Môi trường | Số công báo: Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý. | Đang cập nhật |
Số hiệu: | 1989/QĐ-BTNMT | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
Loại văn bản: | Quyết định | Người ký: | Trần Hồng Hà |
Ngày ban hành: Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành. | 18/10/2021 | Ngày hết hiệu lực: Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng). | Đang cập nhật |
Áp dụng: Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng). | Tình trạng hiệu lực: Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,... | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! | |
Lĩnh vực: | Hành chính, Tài nguyên-Môi trường |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
tải Quyết định 1989/QĐ-BTNMT
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: 1989/QĐ-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày 18 tháng 10 năm 2021 |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của Bộ Tài nguyên và Môi trường
______________________
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Nghị định số 36/2017/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 2888/QĐ-BTNMT ngày 15 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế làm việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.
QUYẾT ĐỊNH:
Nơi nhận: |
BỘ TRƯỞNG |
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 10 năm 2021
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)
______________
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo các nội dung tại Quy chế này và đảm bảo theo các quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo xử lý văn bản theo đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng; đôn đốc, kiểm tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về kết quả và thời hạn xử lý văn bản của đơn vị;
- Quyết định đối với đề xuất của chuyên viên về việc không phải xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức gửi để biết hoặc báo cáo và chịu trách nhiệm về quyết định của mình;
- Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại đơn vị;
- Định kỳ hoặc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, báo cáo kết quả tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản tại đơn vị; kịp thời đề xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc.
- Xử lý và phối hợp xử lý văn bản theo phân công của lãnh đạo đơn vị; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến tham mưu, báo cáo kết quả xử lý văn bản với lãnh đạo đơn vị;
- Quản lý văn bản; lập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
- Cập nhật nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ giao vào Hệ thống theo dõi chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật); tổng hợp các nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ giao tại các văn bản để phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra;
- Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.
- Giao, nhận và lập Sổ theo dõi văn bản, hồ sơ trình (đối với văn bản mật).
- Kiểm tra hồ sơ, phiếu trình và nội dung dự thảo văn bản; trình Lãnh đạo Bộ.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản thực hiện theo quy định tại Phần I Phụ lục III Quy chế này, quy tắc viết hoa được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản (không ghi số, ngày, tháng văn bản);
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ (hoặc Lãnh đạo đơn vị) tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (hình thức lấy ý kiến có thể bằng văn bản hoặc đăng tải thông tin lên Cổng thông tin điện tử của Bộ); nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm tài liệu có liên quan cho người có thẩm quyền.
Văn thư Bộ có trách nhiệm kiểm tra, rà soát lần cuối trước khi đóng dấu phát hành; trường hợp phát hiện sai sót về thể thức văn bản, thẩm quyền ký, nội dung văn bản trả lại đơn vị soạn thảo và ghi rõ lý do trả lại văn bản.
Văn bản mật đi được đánh số riêng và đăng ký sổ mật theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đối với văn bản giấy được ký trực tiếp, thực hiện số hóa và ký số của Bộ để phát hành;
- Đối với văn bản điện tử được ký số trên Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ điện tử, ký số Bộ để phát hành.
- Đối với văn bản kèm theo cùng một tệp tin với nội dung văn bản điện tử: Văn thư Bộ chỉ thực hiện ký số cơ quan lên văn bản điện tử và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo có trong tệp tin đó (lý do: văn bản kèm theo đã được chữ ký số xác thực).
- Đối với văn bản kèm theo không trong cùng tệp tin của văn bản điện tử: Văn thư Bộ thực hiện ký số của cơ quan lên văn bản điện tử và ký số trên văn bản kèm theo không cùng một tệp tin.
- Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên trên Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ điện tử hoặc bản được số hóa từ văn bản giấy trên Hệ thống.
- Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường có trách nhiệm sao lưu bản gốc văn bản điện tử theo quy định.
Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư Bộ báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
Số đến của văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của năm. Vào tháng 01 của năm tiếp theo, toàn bộ văn bản đến của năm liền trước được in và đóng thành sổ quản lý văn bản đến có chữ ký của Trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính và văn thư, lưu trữ hoặc người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở trang cuối cùng và có đóng dấu giáp lai giữa các trang.
Văn bản đến phải được Văn thư Bộ trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý (trừ trường hợp có quy định khác). Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được văn bản.
Văn thư Bộ có trách nhiệm cập nhật văn bản đến từ Trục liên thông văn bản quốc gia vào Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ điện tử, trình chuyển Lãnh đạo Văn phòng Bộ xem xét, có ý kiến phân phối hoặc ý kiến chỉ đạo giải quyết, thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Văn thư Bộ có trách nhiệm scan văn bản và cập nhật dữ liệu thông tin vào Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ điện tử trình chuyển Lãnh đạo Văn phòng Bộ để phân phối văn bản.
Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
Bản sao y, bản sao lục, bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Bộ ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định.
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định theo mẫu tại Mục I Phụ lục 8 Quy chế này.
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
Văn bản, tài liệu được số hóa từ văn bản, tài liệu giấy phải được chứng thực bằng chữ ký số trước khi đưa vào hồ sơ.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giải quyết xong, sắp xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
- Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
- Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
- Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
- Chánh Văn phòng Bộ là Chủ tịch Hội đồng;
- Trưởng phòng Kiểm soát Thủ tục hành chính và văn thư, lưu trữ là ủy viên thư ký;
- Đại diện đơn vị có tài liệu là ủy viên Hội đồng.
Trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng Bộ đề xuất với Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định mời thêm các chuyên gia, đại diện các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoạt động theo nguyên tắc tập thể và biểu quyết theo đa số, các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh đạo Bộ.
Đơn vị có tài liệu đề nghị tiêu hủy trình Lãnh đạo Bộ hồ sơ gồm:
- Tờ trình và bản thuyết minh xin hủy;
- Bản kê tài liệu xin hủy;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Các văn bản khác có liên quan.
Lãnh đạo Bộ ký quyết định thành lập Hội đồng xác định tài liệu hết giá trị.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp và tư vấn cho Lãnh đạo Bộ ra quyết định đối với khối tài liệu xin hủy.
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng quyết định cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu mật.
Trưởng đơn vị thuộc Văn phòng Bộ phụ trách giao phân công nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu thường.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
PHỤ LỤC I
CÁCH GHI KÝ HIỆU TRONG VĂN BẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 10 năm 2021
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)
Ký hiệu các văn bản hành chính (cá biệt):
TT |
Cấp ban hành |
Tên văn bản |
Ký hiệu |
1 |
Bộ trưởng |
Công văn |
..../BTNMT-Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo |
2 |
Bộ trưởng |
Quyết định cá biệt |
............ /QĐ-BTNMT |
3 |
Bộ trưởng |
Chỉ thị cá biệt |
............ /CT-BTNMT |
4 |
Bộ trưởng |
- Thông báo - Tờ trình - Báo cáo |
…/TB-BTNMT …/TTr-BTNMT …/BC-BTNMT |
5 |
Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ |
Công văn |
…/Tên viết tắt của đơn vị trực thuộc Bộ-Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo |
6 |
Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ |
Quyết định cá biệt |
........... /QĐ-Tên viết tắt của đơn vị trực thuộc Bộ |
7 |
Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ |
Chỉ thị cá biệt |
.......... /CT-Tên. viết tắt của đơn vị trực thuộc Bộ |
8 |
Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ |
- Thông báo - Tờ trình - Báo cáo |
…./TB-Tên viết tắt của đơn vị trực thuộc Bộ …./TTr-Tên viết tắt của đơn vị trực thuộc Bộ …./BC-BTNMT- Tên viết tắt của đơn vị trực thuộc Bộ |
PHỤ LỤC II
TÊN VIẾT TẮT CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC BỘ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 10 năm 2021
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)
STT |
Tên đầy đủ của đơn vị |
Tên viết tắt |
1. |
Bộ Tài nguyên và Môi trường |
BTNMT |
2. |
Vụ Hợp tác quốc tế |
HTQT |
3. |
Vụ Kế hoạch - Tài chính |
KHTC |
4. |
Vụ Khoa học và Công nghệ |
KHCN |
5. |
Vụ Pháp chế |
PC |
6. |
Vụ Thi đua, Khen thưởng và Tuyên truyền |
TĐKTTT |
7. |
Vụ Tổ chức cán bộ |
TCCB |
8. |
Thanh tra Bộ |
TTr |
9. |
Văn phòng Bộ |
VP |
10. |
Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam |
TCBHĐVN |
11. |
Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam |
ĐCKS |
12. |
Tổng cục Quản lý đất đai |
TCQLĐĐ |
13. |
Tổng cục Môi trường |
TCMT |
14. |
Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn |
TCKTTV |
15. |
Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường |
CNTT |
16. |
Cục Đo đạc, Bản đồ và Thông tin địa lý Việt Nam |
ĐĐBĐ |
17. |
Cục Biến đổi khí hậu |
BĐKH |
18. |
Cục Quản lý tài nguyên nước |
TNN |
19. |
Cục Viễn thám quốc gia |
VTQG |
20. |
Báo Tài nguyên và Môi trường |
BAO |
21. |
Tạp chí Tài nguyên và Môi trường |
TAPCHI |
22. |
Trung tâm Quy hoạch và Điều tra tài nguyên nước quốc gia |
QHTNN |
23. |
Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng |
BQLDA |
24. |
Trung tâm Điều dưỡng và Phục hồi chức năng |
PHCN |
25. |
Trung tâm Truyền thông tài nguyên và môi trường |
TTTT |
26. |
Viện Chiến lược, Chính sách tài nguyên và môi trường |
VCLCSTNMT |
27. |
Viện Khoa học Khí tượng thủy văn và Biến đổi khí hậu |
VKTTVBĐKH |
28. |
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản |
VĐCKS |
29. |
Viện Khoa học Đo đạc và Bản đồ |
VĐĐBĐ |
30. |
Viện Khoa học tài nguyên nước |
VTNN |
31. |
Văn phòng Hội đồng đánh giá trữ lượng khoáng sản Quốc gia |
VPTLKS |
32. |
Văn phòng Thường trực Ủy ban sông Mê Công Việt Nam |
VPUBSMC |
33. |
Văn phòng Đảng - Đoàn thể |
VPĐ-ĐT |
34. |
Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội |
TĐHHN |
35. |
Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Thành phố Hồ Chí Minh |
ĐHTPHCM |
36. |
Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ tài nguyên và môi trường |
ĐTBDCB |
37. |
Quỹ Bảo vệ môi trường Việt Nam |
QBVMT |
38. |
Công ty TNHH MTV Tài nguyên và Môi trường Việt Nam |
CTTNMT |
39. |
Công ty TNHH MTV Tài nguyên và Môi trường miền Nam |
TMN |
40. |
Công ty TNHH MTV Nhà xuất bản Tài nguyên - Môi trường và Bản đồ Việt Nam |
NXB |
PHỤ LỤC III
THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
Phần I: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I. Quy định chung
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm X 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm.
4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục II Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
II. Các thành phần thể thức
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức
Ô số |
: |
Thành phần thể thức văn bản |
1 |
: |
Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
2 |
: |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
3 |
: |
Số, ký hiệu của văn bản |
4 |
: |
Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
5a |
: |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
5b |
: |
Trích yếu nội dung công văn |
6 |
: |
Nội dung văn bản |
7a, 7b, 7c |
: |
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
8 |
: |
Dấu của cơ quan, tổ chức |
9a, 9b |
: |
Nơi nhận |
10a |
: |
Dấu chỉ độ mật (nếu có) |
10b |
: |
Dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có) |
11 |
: |
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (nếu có) |
12 |
: |
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản (nếu có) |
13 |
: |
Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành |
14 |
: |
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
2. Sơ đồ
III. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(ban hành kèm theo Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 10 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)
STT |
Thành phần thể thức và chi tiết trình bày |
Loại chữ |
Cỡ chữ1 |
Kiểu chữ |
Ví dụ minh họa |
||||
Phông chữ Times New Roman |
Cỡ chữ |
||||||||
1 |
Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
|
|
|
|
|
|||
|
- Quốc hiệu |
In hoa |
12 - 13 |
Đứng, đậm |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
12 |
|||
|
- Tiêu ngữ |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
13 |
|||
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
_____________________________________ |
|
|||
2 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
|
|
|
|
|
|||
|
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp |
In hoa |
12 - 13 |
Đứng |
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG |
12 |
|||
|
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
In hoa |
12 - 13 |
Đứng, đậm |
TỔNG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI |
12 |
|||
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
_____________ |
|
|||
3 |
Số, ký hiệu của văn bản |
In thường |
13 |
Đứng |
Số: 10/QĐ-BTNMT; Số: 10/BTNMT-VP |
13 |
|||
4 |
Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
In thường |
13 - 14 |
Nghiêng |
Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2021 |
13 |
|||
5 |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
|
|
|
|
|
|||
a |
Đối với văn bản có tên loại |
|
|
|
|
|
|||
|
- Tên loại văn bản |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
QUYẾT ĐỊNH |
14 |
|||
|
- Trích yếu nội dung |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ |
14 |
|||
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
_____________ |
|
|||
b |
Đối với công văn |
|
|
|
|
|
|||
|
Trích yếu nội dung |
In thường |
12 - 13 |
Đứng |
V/v nâng bậc lương năm 2021 |
12 |
|||
6 |
Nội dung văn bản |
In thường |
13 - 14 |
Đứng |
Trong công tác chỉ đạo... |
14 |
|||
a |
Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm |
|
|
|
|
|
|||
|
- Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Phần I |
Chương I |
14 |
||
|
- Tiêu đề của phần, chương |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
QUY ĐỊNH CHUNG |
QUY ĐỊNH CHUNG |
14 |
||
|
- Từ “Mục” và số thứ tự |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Mục 1 |
14 |
|||
|
- Tiêu đề của mục |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN |
14 |
|||
|
- Từ “Tiểu mục” và số thứ tự |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Tiểu mục 1 |
14 |
|||
|
- Tiêu đề của tiểu mục |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN |
14 |
|||
|
- Điều |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Điều 1. |
14 |
|||
|
- Khoản |
In thường |
13 - 14 |
Đứng |
1. Các hình thức... |
14 |
|||
|
- Điểm |
In thường |
13 - 14 |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
|||
b |
Gồm phần, mục, khoản, điểm |
|
|
|
|
|
|||
|
- Từ “Phần” và số thứ tự |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Phần I |
14 |
|||
|
- Tiêu đề của phần |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ... |
14 |
|||
|
- Số thứ tự và tiêu đề của mục |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
I. NHỮNG KẾT QUẢ... |
14 |
|||
|
- Khoản: |
|
|
|
|
|
|||
|
Trường hợp có tiêu đề |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng |
14 |
|||
|
Trường hợp không có tiêu đề |
In thường |
13 - 14 |
Đứng |
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... |
14 |
|||
|
- Điểm |
In thường |
13 - 14 |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
|||
7 |
Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền |
|
|
|
|
|
|||
|
- Quyền hạn của người ký |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
KT. BỘ TRƯỞNG |
14 |
|||
|
- Chức vụ của người ký |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
THỨ TRƯỞNG |
14 |
|||
|
- Họ tên của người ký |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Trần Văn B |
14 |
|||
8 |
Nơi nhận |
|
|
|
|
|
|||
a |
Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
In thường |
13 -14 |
Đứng |
|
14 |
|||
|
- Gửi một nơi |
|
|
|
Kính gửi: Văn phòng Chính phủ |
14 |
|||
|
- Gửi nhiều nơi |
|
|
|
Kính gửi: - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Tài chính; - Bộ Kế hoạch và Đầu tư. |
14 |
|||
b |
Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
|
|
|
|
|
|||
|
- Từ “Nơi nhận” |
In thường |
12 |
Nghiêng, đậm |
Nơi nhận: |
Nơi nhận: (đối với công văn) |
12 |
||
|
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
In thường |
11 |
Đứng |
- Các bộ, cơ quan ngang bộ,...; - …………….; - Lưu: VT, TCCB.Ha9 |
- Như trên; - ………....; - Lưu: VT, HTQT. Ha9. |
11 |
||
9 |
Phụ lục văn bản |
|
|
|
|
|
|||
|
- Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phụ lục I |
14 |
|||
|
- Tiêu đề của phụ lục |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT |
14 |
|||
10 |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
|
13 |
|||
|
|||||||||
11 |
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
In thường |
11 |
Đứng |
PL.(300) |
11 |
|||
12 |
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax |
In thường |
11 - 12 |
Đứng |
Số:................................................................................. ĐT:................................. ; Fax:...................................... E-Mail:............................. Website:....................................... |
11 |
|||
13 |
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
XEM XONG TRẢ LẠI |
LƯU HÀNH NỘI BỘ |
13 |
||
14 |
Số trang |
In thường |
13 - 14 |
Đứng |
2, 7, 13 |
14 |
|||
Phần II: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 10 năm 2021
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)
I. Bản sao sang định dạng điện tử
1. Hình thức sao “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
b) Ảnh màu.
c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.
d) Tỷ lệ số hóa: 100%.
3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử
a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục II Phần I Phụ lục này.
b) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
c) Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
II. Bản sao sang định dạng giấy
1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục IV Quy chế này; số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Địa danh và thời gian sao văn bản.
đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.
e) Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.
g) Nơi nhận.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy
a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh hoạ tại Phụ lục IV Quy chế này.
3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy
a. Vị trí trình bày các thể thức thành phần sao
Ô số |
: |
Thành phần thể thức bản sao |
1 |
: |
Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO” |
2 |
: |
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản |
3 |
: |
Số, ký hiệu bản sao |
4 |
: |
Địa danh và ngày, tháng, năm sao |
5a, 5b, 5c |
: |
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
6 |
: |
Dấu của cơ quan, tổ chức |
7 |
: |
Nơi nhận |
b. Sơ đồ
PHỤ LỤC IV
MẪU MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH,
PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1989/QĐ-BTNMT ngày 18 tháng 10 năm 2021
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)
I. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
TT |
Tên loại văn bản hành chính |
Chữ viết tắt |
1. |
Nghị quyết (cá biệt) |
NQ |
2. |
Quyết định (cá biệt) |
QĐ |
3. |
Chỉ thị (cá biệt) |
CT |
4. |
Quy chế |
QC |
5. |
Quy định |
QyĐ |
6. |
Thông báo |
TB |
7. |
Thông cáo |
TC |
8. |
Hướng dẫn |
HD |
9. |
Chương trình |
CTr |
10. |
Kế hoạch |
KH |
11. |
Phương án |
PA |
12. |
Đề án |
ĐA |
13. |
Dự án |
DA |
14. |
Báo cáo |
BC |
15. |
Biên bản |
BB |
16. |
Tờ trình |
TTr |
17. |
Hợp đồng |
HĐ |
18. |
Công văn |
CV |
19. |
Công điện |
CĐ |
20. |
Bản ghi nhớ |
BGN |
21. |
Bản cam kết |
BCK |
22. |
Bản thỏa thuận |
BTT |
23. |
Giấy chứng nhận |
GCN |
24. |
Giấy ủy quyền |
GUQ |
25. |
Giấy mời |
GM |
26. |
Giấy giới thiệu |
GGT |
27. |
Giấy nghỉ phép |
GNP |
28. |
Giấy đi đường |
GĐĐ |
29. |
Giấy biên nhận hồ sơ |
GBN |
30. |
Phiếu gửi |
PG |
31. |
Phiếu chuyển |
PC |
32. |
Phiếu báo |
PB |
33. |
Phiếu trình |
PT |
34. |
Thư công |
ThC |
|
Bản sao văn bản |
|
1. |
Bản sao y |
SY |
2. |
Bản trích sao |
TrS |
3. |
Bản sao lục |
SL |
II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
1. Mẫu trình bày văn bản hành chính |
|
Mẫu số 1.1 |
Quyết định (cá biệt) của Bộ trưởng quy định trực tiếp |
Mẫu số 1.2 |
Quyết định (cá biệt) của Bộ trưởng ban hành văn bản kèm theo (quy chế, quy định, điều lệ, kế hoạch, chương trình . . .) |
Mẫu số 1.3 |
Chỉ thị (cá biệt) của Bộ trưởng |
Mẫu số 1.4 |
Quyết định của Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ |
Mẫu số 1.5 |
Công văn của Bộ |
Mẫu số 1.6 |
Công văn của đơn vị thuộc Bộ |
Mẫu số 1.7 |
Giấy mời |
Mẫu số 1.8 |
Thông báo |
Mẫu số 1.9 |
Báo cáo |
Mẫu số 1.10 |
Tờ trình |
Mẫu số 1.11 |
Công điện |
2. Mẫu trình bày phụ lục văn bản |
|
Mẫu số 2.1 |
Phụ lục văn bản hành chính giấy |
Mẫu số 2.2 |
Phụ lục văn bản hành chính điện tử |
3. Mẫu trình bày bản sao văn bản |
|
Mẫu số 3.1 |
Bản sao sang định dạng giấy |
Mẫu số 3.2 |
Bản sao sang định dạng điện tử |
Mẫu số 1.1: Quyết định (cá biệt) của Bộ trưởng quy định trực tiếp
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./QĐ-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc............................................... (1)
_______________
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Căn cứ Nghị định số 36/2017/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ …………………………………………………………;
Căn cứ …………………………………………………………;
Theo đề nghị của ……………………………………………..(2)
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ………………………………….. (3)
Điều 2. ………………………………
Điều 3. ……………………………..chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
BỘ TRƯỞNG (7) (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của Quyết định
(2) Theo đề nghị của đơn vị có thẩm quyền trình
(3) Tuỳ theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1, 2, 3...Nếu Điều dài có thể chia thành các Khoản 1, 2, 3... và các điểm a, b, c...
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo
(5) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.)
Mẫu số 1.2: Quyết định (cá biệt) của Bộ trưởng ban hành văn bản kèm theo
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./QĐ-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành............................ (1).............................
_______________
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Căn cứ Nghị định số 36/2017/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ …………………………………………………………;
Căn cứ …………………………………………………………;
Theo đề nghị của ……………………………………………..(2)
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này.................... (3)................................................................................................
Điều 2. ............................................................................................................................
Điều … ………………………………………………………………………………………………../.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
BỘ TRƯỞNG (7) (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Tên của văn bản kèm theo (quy chế, quy định, điều lệ, kế hoạch, chương trình . . .) được ban hành.
(2) Theo đề nghị của đơn vị có thẩm quyền trình
(3) Nội dung của quyết định
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo
(5) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.)
Mẫu số 1.3: Chỉ thị (cá biệt) của Bộ trưởng
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./CT-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
CHỈ THỊ
…….………….(1)……….………
_________________
......................................... (2).........................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (3) (4) (5) |
BỘ TRƯỞNG (6) (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung chỉ thị
(2) Nội dung chỉ thị
(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo
(4) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(5) Vị trí ký tắt
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.)
Mẫu số 1.4: Quyết định của Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỤC QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN NƯỚC Số: ……./QĐ-TNN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc...................................................... (1)
_______________
CỤC TRƯỞNG QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN NƯỚC
Căn cứ Quyết định /QĐ-BTNMT ngày tháng năm của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý tài nguyên nước;
Căn cứ …………………………………………………………; (2)
Căn cứ …………………………………………………………;
Theo đề nghị của ……………………………………………..
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ………………………………….. (3)
Điều 2. ………………………………
Điều 3. ……………………………..chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
BỘ TRƯỞNG (7) (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của Quyết định
(2) Theo đề nghị của đơn vị có thẩm quyền trình
(3) Tuỳ theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều 1, 2, 3...Nếu Điều dài có thể chia thành các Khoản 1, 2, 3... và các điểm a, b, c...
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo
(5) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, Cấp phó ký thay (KT.) hoặc người được ủy quyền ký Thừa ủy quyền (TUQ.)
Mẫu số 1.5: Công văn của Bộ (Ví dụ: Công văn do Vụ Kế hoạch - Tài chính soạn thảo)
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./BTNMT-KHTC V/v………………………..(1) |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
Kính gửi:.................... (2).........................
................................................. (3).................................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
TL. BỘ TRƯỞNG (7) KT. VỤ TRƯỞNG VỤ KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH PHÓ VỤ TRƯỞNG (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung công văn
(2) Cơ quan, đơn vị nhận công văn (chỉ ghi cơ quan xử lý chính, những cơ quan có liên quan khác ghi ở phần nơi nhận)
(3) Nội dung công văn
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là KH-TC
(5) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo công văn ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 1.6: Công văn của đơn vị trực thuộc Bộ (Ví dụ: Công văn của Tổng cục Môi trường, do Vụ Kế hoạch - Tài chính soạn thảo)
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG Số: ……./TCMT-KHTC V/v………………………..(1) |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
Kính gửi:.................... (2).........................
................................................. (3).................................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG (7) PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Chú giải :
(1) Trích yếu nội dung công văn
(2) Cơ quan, đơn vị nhận công văn (chỉ ghi cơ quan xử lý chính, những cơ quan có liên quan khác ghi ở phần nơi nhận)
(3) Nội dung công văn
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là KH-TC
(5) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, Cấp phó ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo cấp Vụ soạn thảo công văn ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 1.7: Giấy mời (Ví dụ: Giấy mời họp của Bộ do Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ soạn thảo).
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./GM-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
GIẤY MỜI
Kính gửi:......................... (1)..............................
Bộ Tài nguyên và Môi trường trân trọng kính mời ông (bà) ... tham dự cuộc họp về:
................................................................ (2)..................................................................................
Thành phần:................................................................................................................
Thời gian:................................................................................................................
Địa điểm:................................................................................................................
Đề nghị...................................... (3)..................................................................
Nếu không tham dự được đề nghị Ông (bà) báo trước giờ... ngày ... tháng ... năm ... theo địa chỉ..…./.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
TL. BỘ TRƯỞNG (7) CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Cơ quan, đơn vị nhận công văn
(2) Nội dung cuộc họp
(3) Những đề nghị người tham gia dự họp chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý kiến
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là VP (TH)
(5) Vị trí ghi ký hiệu tên người soạn thảo và số lượng bản phát hành.
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Giấy mời ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 1.8: Thông báo (Ví dụ: Mẫu Thông báo của Bộ do Văn phòng Bộ soạn thảo)
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./TB-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
THÔNG BÁO
Về (1)
___________
...................................................... (2)......................................................................
.................................................................................................... ................................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (3) (4) (5) |
TL. BỘ TRƯỞNG (6) CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung đề cập của thông báo.
(2) Nội dung thông báo
(3) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là VP
(4) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(5) Vị trí ký tắt
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Thông báo ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 1.9: Báo cáo (Ví dụ mẫu Báo cáo Bộ do Vụ Tổ chức cán bộ soạn thảo)
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./BC-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
BÁO CÁO
Về (1)
___________
Kính gửi: ………………………………….(2)
............................................................ (3).............................................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
TL. BỘ TRƯỞNG (7) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung của báo cáo
(2) Cơ quan, đơn vị nhận báo cáo (chỉ ghi cơ quan xử lý chính, những cơ quan có liên quan khác ghi ở phần nơi nhận)
(3) Nội dung báo cáo
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là TCCB
(5) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Báo cáo ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 1.10: Tờ trình (Ví dụ: Mẫu Tờ trình của Bộ do Vụ Pháp chế soạn thảo)
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./TTr-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
TỜ TRÌNH
Về (1)
___________
Kính gửi: ………………………………….(2)
............................................................ (3).............................................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (4) (5) (6) |
KT. BỘ TRƯỞNG (7) THỨ TRƯỞNG (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu: Tóm tắt nội dung của Tờ trình
(2) Cơ quan, đơn vị nhận Tờ trình (chỉ ghi cơ quan xử lý chính, những cơ quan có liên quan khác ghi ở phần nơi nhận)
(3) Nội dung Tờ trình
(4) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, trường hợp này là PC
(5) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(6) Vị trí ký tắt
(7) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT.) hoặc Lãnh đạo đơn vị soạn thảo Báo cáo ký thừa lệnh (TL.).
Mẫu số 1.11: Công điện của Bộ trưởng
(Mẫu Công điện do Cục Biến đổi khí hậu soạn thảo)
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./CĐ-BTNMT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
CÔNG ĐIỆN
…………………(1)
___________
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG điện:
- ………………………………..
- ………………………………...
....................................... (2)........................................................
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ………..; - ………..; - Lưu: VT, (3) (4) (5) |
BỘ TRƯỞNG (6) (Chữ ký, dấu/ chữ ký số)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung điện.
(2) Nội dung điện
(3) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
(4) Vị trí ghi tên người soạn thảo và số bản phát hành
(5) Vị trí ký tắt
(6) Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay (KT).
Mẫu 2.1: Phụ lục văn bản hành chính giấy
Phụ lục……………..(1)…………………
……………………(2)……………………
(Kèm theo công văn số..(3)..ngày..(4)..tháng... (4)...năm... (4)..của..(5)...)
________________________
................................................................. (6).................................................................................
....................................................................................................
............................................................................................... ./.
Ghi chú:
1. Số thứ tự của Phụ lục.
2. Tiêu đề của Phụ lục.
3. Số và ký hiệu của văn bản.
4. Thời gian ban hành văn bản
5. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
6. Nội dung của Phụ lục.
Mẫu 2.2: Phụ lục văn bản hành chính điện tử
số:...(5)....; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây…(6)..
Phụ lục……………..(1)…………………
……………………(2)……………………
(Kèm theo công văn số..(3)..ngày..(3)..tháng... (3)...năm... (3)..của..(4)...)
________________________
................................................................. (7).................................................................................
....................................................................................................
............................................................................................... ./.
Ghi chú:
1. Số thứ tự của Phụ lục.
2. Tiêu đề của Phụ lục.
3. Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại vị trí này.
4. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
5. Số, ký hiệu văn bản
6. Thời gian ký số của cơ quan, tổ chức (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).
7. Nội dung của Phụ lục.
Mẫu 3.1 Bản sao sang định dạng giấy
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Số: ……./…………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
……………………………
___________
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ……….. - ……….. - Lưu: VT,………. |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
Nguyễn Văn A |
_____________________________________________________________
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) __________ Số:…(3)/…(4) - …(5)…. |
................(1)…….. ………..(6)….., ngày…tháng…năm |
Nơi nhận: - ……….. - ……….. - Lưu: VT,………. |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7) (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
1. Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”
2. Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao
3. Số bản sao
4. Ký hiệu bản sao
5. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
6. Địa danh
7. Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký sao văn bản.
Mẫu 3.2 Bản sao sang định dạng điện tử
...(1)...;…(2)...;ngày/tháng/năm; giờ:phút:giây (3)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN __________ Số: …/…. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ____________________________ Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
………………………………………….
___________
....................................................................................................
....................................................................................................
.................................................................................................. /.
Nơi nhận: - ……….. - ……….. - Lưu: VT,………. |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
Nguyễn Văn A |
Ghi chú:
1. Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”
2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3. Thời gian, ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.
PHỤ LỤC V
MẪU PHIẾU TRÌNH
Mẫu số 1. Phiếu trình rút gọn
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ĐƠN VỊ TRÌNH Số: ……… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính gửi: ....................................
1. PHẦN GHI DÀNH CHO ĐƠN VỊ TRÌNH |
|
A. NỘI DUNG CÔNG VIỆC VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT:
B. HỒ SƠ KÈM THEO:
|
|
CÁN BỘ THỰC HIỆN (ký, ghi rõ họ tên) |
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, ghi rõ họ tên) |
2. Ý KIẾN PHÊ DUYỆT CỦA BỘ TRƯỞNG (HOẶC THỨ TRƯỞNG ĐƯỢC BỘ TRƯỞNG ỦY QUYỀN):
KÝ TÊN
|
Mẫu số 2. Phiếu trình đầy đủ
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ĐƠN VỊ TRÌNH Số: ……… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà Nội, ngày tháng năm 202… |
PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính gửi: ....................................
1. PHẦN GHI DÀNH CHO ĐƠN VỊ TRÌNH |
|
A. NỘI DUNG CÔNG VIỆC VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT:
B. HỒ SƠ KÈM THEO:
|
|
CÁN BỘ THỰC HIỆN (ký, ghi rõ họ tên) |
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, ghi rõ họ tên) |
2. Ý KIẾN TÓM TẮT CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN (trong trường hợp việc phối hợp hoặc lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, đơn vị khác là yêu cầu bắt buộc theo quy định hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; Ý kiến tham gia bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị phải gửi kèm trong Hồ sơ trình):
|
|
3. Ý KIẾN CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG (Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Quy chế làm việc)
KÝ TÊN
|
|
4. Ý KIẾN CỦA THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH LĨNH VỰC (đối với những vấn đề theo quy định trước khi trình Bộ trưởng phải có ý kiến của Thứ trưởng)
KÝ TÊN
|
|
5. Ý KIẾN PHÊ DUYỆT CỦA BỘ TRƯỞNG
KÝ TÊN
|
PHỤ LỤC VI
PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
_____________
PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Số VB đến: ngày tháng năm 202...
□ Kèm theo hồ sơ công việc
KÍNH TRÌNH: □ Bộ trưởng ………………………... □ Thứ trưởng ………………………. □ Thứ trưởng ………………………. □ ……………………………………… |
Ý KIẾN CHỈ ĐẠO
|
Kính chuyển:............................................... Đề nghị Đơn vị chủ trì, phối hợp với: ……………………………………………………. ……………………………………………………. □ Trình Bộ phương án giải quyết □ Xử lý theo thẩm quyền của đơn vị □ Lưu và theo dõi Thời hạn giải quyết:..................................... CHÁNH VĂN PHÒNG (Ký, ghi rõ họ tên) |
PHỤ LỤC VII
MẪU VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
I. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường)
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày như sau:
……………….(1)……………… ……………….(2)………………
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:….(3)…..
Từ ngày…….đến ngày….(4)….. Từ số……..đến số……(5)………
Quyển số:…(6)… |
Ghi chú:
(1) : Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2) : Tên đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3) : Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4) : Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5) : Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6) : Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số...và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn bản đến
phần đăng ký văn bản đến bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày đến |
Số đến |
Tác giả |
Số, ký hiệu |
Ngày tháng |
Tên loại và trích yếu nội dung |
Đơn vị hoặc người nhận |
Ngày chuyển |
Ký nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
Ghi chú:
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/16, 31/12/16.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ngày chuyển văn bản
Cột 10: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
2. Sổ đăng ký , văn bản mật đến
Số thứ tự |
Ngày đến |
Số đến |
Cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu, vật chứa BMNN |
Số, ký hiệu |
Ngày tháng |
Tên loại và trích yếu nội dung |
Độ mật |
Đơn vị hoặc người nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
Ghi chú:
Cột 1: Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển số.
Cột 2: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu đến.
Cột 3: Ghi theo số được ghi trên dấu đến.
Cột 4: Ghi cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Cột 5: Ghi số và ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến.
Cột 6: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản mật đến; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 7: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của tài liệu, bí mật nhà nước đến.
Cột 8: Ghi rõ độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).
Cột 9: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến.
Cột 10: Ghi những nội dung cần thiết khác.
II. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
1. Sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường)
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”
b) Phần chuyển giao văn bản đến
Phần chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều dọc hoặc theo chiều dài bao gồm 05 cột như sau:
Ngày chuyển |
Số đến |
Đơn vị hoặc người nhận |
Ký nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
|
|
|
Ghi chú:
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...).
2. Sổ chuyển giao văn bản mật
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày Sổ đăng ký bí mật nhà nước, chỉ khác tên gọi là “SỔ CHUYỂN GIAO BÍ MẬT NHÀ NƯỚC”.
Ngày chuyển |
Số đến hoặc số đi |
Độ mật |
Đơn vị hoặc người nhận |
Ký nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
III. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
1. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi bao gồm 10 cột như sau:
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Người ký |
Nơi nhận văn bản |
Đơn vị, người nhận bản lưu |
Số lượng bản |
Ngày chuyển |
Ký nhận |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
Ghi chú:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi ngày chuyển, phát hành văn bản
Cột 9: Ghi đơn vị, cá nhân ký nhận văn bản
Cột 10: Ghi những điểm cần thiết khác.
2. Sổ đăng ký văn bản mật đi
STT |
Số, ký hiệu tài liệu, vật chứa BMNN |
Ngày tháng xác định tài liệu, vật chứa BMNN |
Tên loại và trích yếu nội dung tài liệu, vật chứa BMNN |
Độ mật |
Người ký |
Nơi nhận |
Đơn vị lưu |
Số lượng |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
IV. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
1. Sổ chuyển giao văn bản đi (loại thường)
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày là “Sổ chuyển giao văn bản đi”.
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi gồm 05 cột như sau:
Ngày chuyển |
Số, ký hiệu văn bản |
Nơi nhận văn bản |
Chữ ký |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
|
|
|
Ghi chú:
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì.
2. Sổ gửi văn bản đi bưu điện
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày là “Sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện”.
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi bưu điện gồm 06 cột như sau:
Ngày chuyển |
Số, ký hiệu văn bản |
Nơi nhận văn bản |
Số lượng bì |
Ký nhận và dấu bưu điện |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân ngoài Bộ nhận văn bản.
Cột 4: Số lượng bì gửi đi.
Cột 5: Chữ ký và dấu bưu điện nhận văn bản.
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác.
2. Sổ chuyển giao văn bản mật đi
Cơ quan, đơn vị phải lập sổ chuyển giao văn bản mật đi riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đi tương tự như sổ chuyển giao văn bản đi (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số, ký hiệu văn bản” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường), riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đi.
V. SỔ QUẢN LÝ SAO, CHỤP BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Công an)
1. Mẫu sổ
Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước được trình bày theo hình minh họa dưới đây:
……………….(1)……………… ……………….(2)………………
SỔ QUẢN LÝ SAO, CHỤP BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
Năm:….(3)…..
Từ ngày…….đến ngày….(4)…..
Quyển số:…(5)… |
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).
(2): Tên cơ quan, tổ chức.
(3): Năm mở sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước.
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc.
(5): Số thứ tự của quyển sổ.
b) Phần quản lý sao, chụp bí mật nhà nước
Phần quản lý sao, chụp bí mật nhà nước được trình bày trên trang giấy khổ A4 (210mm x 297mm) bao gồm 09 cột theo mẫu sau:
2. Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước
Số thứ tự |
Ngày, tháng, năm sao, chụp tài liệu, vật chứa BMNN |
Tên loại và trích yếu nội dung tài liệu, vật chứa BMNN được sao, chụp |
Độ mật |
Số lượng bản sao, chụp |
Nơi nhận bản sao, chụp |
Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp |
Người thực hiện sao, chụp |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
Cột 1: Ghi số thứ tự từ 01 đến khi sử dụng hết quyển sổ.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm sao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được sao.
Cột 4: Ghi rõ độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được sao (Tuyệt mật, Tối mật, Mật hoặc ghi ký hiệu A, B, C).
Cột 5: Ghi rõ số lượng bản sao.
Cột 6: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận bản sao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Cột 7: Ghi tên, chức vụ của người có thẩm quyền cho phép sao.
Cột 8: Ghi rõ họ tên và chữ ký xác nhận của người thực hiện sao.
Cột 9: Ghi những nội dung cần thiết khác.
PHỤ LỤC VIII
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
I. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ,
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ___________________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _____________________________ |
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm...
(Kèm theo Quyết định số... ngày... tháng... năm…………….của................. )
__________________
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN |
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ |
|
|
|
01.TCCB |
Tiêu đề hồ sơ |
20 năm |
Họ và tên |
|
|
|
|
|
|
Danh mục hồ sơ này có................................... hồ sơ, bao gồm:
…………………. hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
…………………..hồ sơ bảo quản có thời hạn.
II. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ1 ___________________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _____________________________ |
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
......................2………………
Năm...
_____________
Số TT |
Số, ký hiệu hồ sơ |
Tiêu đề hồ sơ |
Thời gian tài liệu |
Thời hạn bảo quản |
Số tờ3/ Số trang4 |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:……………………………..hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: …………………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản).
|
……………ngày……tháng……năm….... Người lập (Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ) |
_________________________________
1 Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2 Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.
3 Áp dụng đối với văn bản giấy.
4 Áp dụng đối với văn bản điện tử.
5Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
III. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ 5
MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Số, ký hiệu hồ sơ:
Năm...
___________
STT |
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng năm văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Tác giả văn bản |
Tờ số/ Trang số |
Ghi chú |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ___________________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _____________________________ ……,ngày……tháng……năm….... |
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu
___________
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ ................. (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà):................................................................................................................
Chức vụ công tác:................................................................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)
Ông (bà):................................................................................................................
Chức vụ công tác:................................................................................................................
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu:
3. Số lượng tài liệu:
a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
- Tổng số hộp (cặp):
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):........................ Quy ra mét giá:. mét.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử
- Tổng số hồ sơ:
- Tổng số tệp tin trong hồ sơ:
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký và ghi rõ họ và tên) |
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký và ghi rõ họ và tên) |
PHỤLỤC IX
MẪU SỔ GIẤY GIỚI THIỆU
Được in ngang trên khổ giấy A5 và đóng thành sổ
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ______________ Số: |
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ______________ Số: /GT |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _____________________________ |
||
GIẤY GIỚI THIỆU Giới thiệu đồng chí:............................................. …………………………………………………………. Chức vụ:.......................................................................... ………………………………………………………….. Đến gặp: .......................................................................... …………………………………………………………. …………………………………………………………. Về việc.......................................................................... ………………………………………………………….. …………………………………………………………. Giá trị hết ngày / /202… Ngày tháng năm 202... Người ký |
GIẤY GIỚI THIỆU Kính gửi:.......................................................................................................................
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Giới thiệu đồng chí: ............................................................................................................... Chức vụ:…………………………………………………………………………………………………….. Được cử đến:.............................................................................................................................................. Về việc:.............................................................................................................................................. ………………………………………………………………………………………………………………… Đề nghị cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ đồng chí:.............................................................................................................................................. hoàn thành nhiệm vụ.
|
PHỤ LỤC X
MẪU SỔ GIẤY BIÊN NHẬN VĂN BẢN
(Sử dụng khi tổ chức, cá nhân gửi văn bản trực tiếp và yêu cầu có giấy biên nhận)
Được in ngang trên khổ giấy A5 và đóng thành sổ
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ______________ Số: /GBN |
|
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG ______________ Số: /GBN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _____________________________ Hà Nội, ngày tháng năm 202…. |
GIẤY BIÊN NHẬN (Liên 2 lưu, theo dõi) Ngày tháng năm 202… Số đến (nếu có):…………………… Tiếp nhận văn bản, về việc: ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ………………………………………………..
NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI NHẬN XỬ LÝ (Ký, ghi rõ họ tên) |
|
GIẤY BIÊN NHẬN (Liên 1 giao tổ chức/cá nhân) Phòng Kiểm soát Thủ tục hành chính và Văn thư - Lưu trữ, - Tổ chức/cá nhân:……………………………………………………………………………………………… - Địa chỉ:................................................................................................................................................... - Số CCCD (hộ chiếu): ……………………….Ngày cấp:…………………Nơi cấp:…………...………….. - Điện thoại cố định:................................................. Điện thoại di động: - Về việc:................................................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………… - Ghi chú: ……………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………
NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký, ghi rõ họ tên)
(Điện thoại liên hệ: 0243.7956868 - Fax: 0243.8359221) |