Quyết định 109/QĐ-VSD 2021 Quy chế về thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế về thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán

 tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam

^{________________}

TỔNG GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 26 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Doanh nghiệp ngày 17 tháng 06 năm 2020;

Căn cứ Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán;

Căn cứ Nghị định số 153/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định về chào bán, giao dịch trái phiếu doanh nghiệp riêng lẻ tại thị trường trong nước và chào bán trái phiếu doanh nghiệp ra thị trường quốc tế;

Căn cứ Nghị định số 95/2018/NĐ-CP ngày 30 tháng 06 năm 2018 của Chính phủ quy định về phát hành, đăng ký, lưu ký, niêm yết và giao dịch công cụ nợ của Chính phủ trên thị trường chứng khoán;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 09 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;

Căn cứ Quyết định số 171/2008/QĐ-TTg ngày 18 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 2396/QĐ-BTC ngày 21 tháng 11 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ Thông tư số 119/2020/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định hoạt động đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán giao dịch chứng khoán;

Căn cứ Thông tư số 30/2019/TT-BTC ngày 28 tháng 05 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn đăng ký, lưu ký, niêm yết, giao dịch và thanh toán giao dịch công cụ nợ của Chính phủ, Trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh do ngân hàng chính sách phát hành và trái phiếu chính quyền địa phương;

Căn cứ Thông tư số 111/2018/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn phát hành và thanh toán công cụ nợ của Chính phủ tại thị trường trong nước;

Căn cứ Thông tư số 110/2018/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mua lại, hoán đổi công cụ nợ của Chính phủ, trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh và trái phiếu chính quyền địa phương tại thị trường trong nước;

Căn cứ Thông tư số 81/2020/TT-BTC ngày 15 tháng 09 năm 2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 110/2018/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn mua lại, hoán đổi công cụ nợ của Chính phủ, trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh và trái phiếu chính quyền địa phương tại thị trường trong nước và Thông tư số 342/2016/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 122/2020/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ công bố thông tin và báo cáo theo quy định của Nghị định số 153/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định về chào bán, giao dịch trái phiếu doanh nghiệp riêng lẻ tại thị trường trong nước và chào bán trái phiếu doanh nghiệp ra thị trường quốc tế;

Căn cứ Nghị quyết số 09/2021/NQ-HĐQT ngày 28 tháng 01 năm 2021 của Hội đồng quản trị VSD thông qua việc ban hành Quy chế về thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Căn cứ công văn số 4527/UBCK-PTTT ngày 13 tháng 08 năm 2021 của UBCKNN về việc chấp thuận ban hành các quy chế hoạt động nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;

Theo đề nghị của Trường phòng Đăng ký Chứng khoán.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế về thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 02/QĐ-VSD ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam ban hành về việc ban hành Quy chế thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán.

Điều 3. Giám đốc Chi nhánh tại Tp.HCM, Trường phòng Hành chính Quản trị, Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán, Chánh văn phòng Hội đồng Quản trị, Trưởng các phòng thuộc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam; các cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ THỰC HIỆN QUYỀN CHO NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN TẠI TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 109/QĐ-VSD ngày 20 tháng 8 năm 2021 của Tổng Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này hướng dẫn các nội dung liên quan đến quy trình, thủ tục phối hợp thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán giữa Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (sau đây viết tắt là VSD), Tổ chức phát hành và Thành viên lưu ký (sau đây viết tắt là TVLK), Tổ chức mở tài khoản trực tiếp bao gồm:

- Thực hiện lấy ý kiến cổ đông/nhà đầu tư/người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp bằng văn bản, tham dự đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư quỹ đầu tư chứng khoán (sau đây viết tắt là Đại hội nhà đầu tư)/hội nghị người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp;

- Trả lãi, vốn gốc trái phiếu doanh nghiệp, công cụ nợ và cổ tức, lợi tức bằng tiền;

- Trả cổ tức bằng cổ phiếu, trả lợi tức bằng chứng chỉ quỹ, phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu;

- Thực hiện quyền mua chứng khoán;

- Chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi;

- Hoán đổi cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp; hoán đổi, mua lại công cụ nợ;

- Thanh toán tiền cho cổ đông khi doanh nghiệp giải thể hoặc thanh toán tiền cho người sở hữu chứng chỉ quỹ khi đóng quỹ;

- Thực hiện hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông hiện hữu để giảm vốn điều lệ;

- Tổ chức phát hành sử dụng cổ phiếu quỹ để chia thưởng cho cổ đông hiện hữu;

- Thực hiện mua lại cổ phiếu của cổ đông hiện hữu/mua lại trái phiếu doanh nghiệp trước hạn của người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp;

- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Tại Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Tổ chức phát hành (sau đây viết tắt là TCPH) quy định tại Quy chế này là tổ chức có chứng khoán đã đăng ký tại VSD theo quy định pháp luật.

2. Công cụ nợ quy định tại Quy chế này bao gồm trái phiếu Chính phủ, tín phiếu Kho bạc, công trái xây dựng Tổ quốc, trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh do ngân hàng chính sách phát hành và trái phiếu chính quyền địa phương theo quy định pháp luật về quản lý nợ công.

3. Chữ ký số: là một dạng chữ ký điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử mà người có thẩm quyền của VSD hoặc TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, TCPH sử dụng để xác thực thông tin dữ liệu mà mình gửi đi.

4. Chứng từ điện tử: là thông tin về hoạt động nghiệp vụ tại VSD được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính thông qua cổng giao tiếp điện tử hoặc cổng giao tiếp trực tuyến hoặc thông qua mạng toàn cầu bằng giao diện trên trang thông tin điện tử của VSD và đã được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền của VSD hoặc TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, TCPH. Chứng từ điện tử trong Quy chế này bao gồm các loại sau:

Hồ sơ, tài liệu, báo cáo điện tử và giao dịch điện tử: là các báo cáo, các hồ sơ, tài liệu, các giao dịch được tạo ra và thực hiện trên hệ thống của VSD thông qua cổng giao tiếp điện tử của VSD;

Điện nghiệp vụ (điện MT) và Tệp tin dữ liệu đính kèm: Là file dữ liệu chứa các thông tin về hoạt động nghiệp vụ có cấu trúc theo chuẩn ISO 15022 được trao đổi qua cổng giao tiếp trực tuyến của VSD. File dữ liệu chứa các thông tin thông báo hoạt động thực hiện quyền của TCPH gửi thông qua mạng toàn cầu bằng giao diện trên trang thông tin điện tử.

5. Cổng giao tiếp điện tử với TVLK và tổ chức mở tài khoản trực tiếp: là môi trường phần mềm ứng dụng trong đó cho phép các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp và VSD trao đổi các thông tin về hoạt động nghiệp vụ dưới dạng hồ sơ, tài liệu, báo cáo điện tử, giao dịch điện tử một cách gián tiếp thông qua các máy trạm đặt tại trụ sở chính hoặc chi nhánh của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đã được cài đặt phần mềm của VSD.

6. Cổng giao tiếp điện tử với TCPH: là môi trường ứng dụng cho phép các TCPH và VSD trao đổi các thông tin về hoạt động nghiệp vụ dưới dạng hồ sơ, tài liệu, báo cáo điện tử, giao dịch điện tử thông qua mạng toàn cầu bằng giao diện trên trang thông tin điện tử.

7. Cổng giao tiếp trực tuyến: là môi trường phần mềm ứng dụng trong đó cho phép các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp và VSD trao đổi các thông tin hoạt động nghiệp vụ dưới dạng điện MT, điện xác nhận trực tiếp giữa hệ thống nghiệp vụ của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp và hệ thống của VSD.

8. Bản sao hợp lệ: là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều 3. Tổ chức thực hiện quyền

1. Căn cứ vào hiệu lực các bút toán ghi sổ được hạch toán từ các hoạt động gửi, rút, chuyển khoản, thanh toán bù trừ, chuyển quyền sở hữu…trên tài khoản lưu ký của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, khách hàng của TVLK đối với chứng khoán lưu ký và hiệu lực ghi trên sổ đăng ký chứng khoán tại VSD từ hoạt động điều chỉnh sở hữu, chuyển quyền sở hữu… của người sở hữu đối với chứng khoán chưa lưu ký, VSD lập Danh sách người sở hữu chứng khoán tại ngày đăng ký cuối cùng theo thông báo của TCPH và chỉ những người có tên trên Danh sách này mới được nhận các quyền phát sinh liên quan đến chứng khoán thực hiện quyền.

2. VSD thực hiện tính toán và phân bổ quyền cho người sở hữu chứng khoán lưu ký và chưa lưu ký theo tỷ lệ thực hiện do TCPH thông báo.

3. Người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký nhận quyền, lợi ích được phân bổ trực tiếp tại TCPH hoặc tổ chức được TCPH ủy quyền. Trường hợp TCPH ủy quyền cho VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký, việc thực hiện tuân theo quy định tại văn bản thoả thuận hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký kết giữa VSD và TCPH.

4. Người sở hữu chứng khoán đã lưu ký nhận quyền, lợi ích được phân bổ thông qua VSD và các TVLK nơi người sở hữu chứng khoán mở tài khoản lưu ký chứng khoán.

5. Hoạt động thực hiện quyền thanh toán lãi, vốn gốc, hoán đổi, mua lại đối với các công cụ nợ giao dịch tại Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội được thực hiện theo văn bản thoả thuận giữa TCPH và VSD và các quy định tại Quy chế này.

6. Việc thực hiện quyền cho các tổ chức mở tài khoản trực tiếp tại VSD được thực hiện theo văn bản thỏa thuận giữa VSD và tổ chức mở tài khoản trực tiếp và các quy định tại Quy chế này.

7. VSD không chịu trách nhiệm về các thiệt hại của người sở hữu chứng khoán và các đối tượng khác có liên quan do TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, khách hàng của TVLK không thực hiện đúng các quy định của pháp luật và Quy chế này.

Điều 4. Xử lý hồ sơ thực hiện quyền

1. VSD thực hiện quyền cho người sở hữu chứng khoán căn cứ vào bản chính, bản fax, chứng từ điện tử và file dữ liệu (theo định dạng do VSD quy định) các hồ sơ thực hiện quyền liên quan của TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp và người sở hữu chứng khoán. Các bên liên quan có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong hồ sơ theo yêu cầu của VSD.

2. Hồ sơ thực hiện quyền phải có đầy đủ chứng từ theo quy định. Trường hợp hồ sơ thực hiện quyền được giao, nhận trực tiếp giữa TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp với VSD, VSD căn cứ vào ngày ký nhận trên sổ giao nhận công văn của VSD để xử lý. Trường hợp hồ sơ chuyển bằng đường bưu điện, VSD căn cứ vào ngày nhận theo dấu công văn đến của VSD để xử lý. Trường hợp hồ sơ gửi dưới dạng chứng từ điện tử qua cổng giao tiếp điện tử/cổng giao tiếp trực tuyến/thông qua mạng toàn cầu bằng giao diện trên trang thông tin điện tử, VSD căn cứ vào thời gian nhận được chứng từ điện tử để xử lý.

3. Nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài có trụ sở tại nước ngoài được sử dụng chỉ thị bằng điện SWIFT gửi cho TVLK để thay thế cho các giấy tờ nhà đầu tư phải lập trong hồ sơ thực hiện quyền (ví dụ như Giấy đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi…) khi đáp ứng các điều kiện sau:

a. Nội dung trên điện SWIFT phải bao gồm đầy đủ các thông tin trên các mẫu biểu đối với hoạt động nghiệp vụ cụ thể quy định tại Quy chế này;

b. TVLK phải dịch và xác nhận về nội dung, tính xác thực của điện SWIFT.

Trường hợp nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài không sử dụng con dấu, trên cơ sở thông tin nhận biết khách hàng quản lý tại TVLK, TVLK phải có văn bản gửi VSD nêu rõ việc tổ chức nước ngoài không sử dụng con dấu và xác nhận đã kiểm tra chữ ký trên hồ sơ thực hiện quyền là chữ ký của người có thẩm quyền của tổ chức nước ngoài đã đăng ký với TVLK.

4. VSD có quyền từ chối thực hiện thông báo của TCPH về thực hiện quyền nếu thông báo có nội dung không phù hợp với các quy định pháp luật; vi phạm quyền lợi của người sở hữu chứng khoán hoặc thông báo gửi đến VSD không đúng thời gian theo quy định.

5. Trong thời hạn 01 ngày làm việc (ngoại trừ trường hợp thực hiện quyền đại hội cổ đông bất thường do cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đại diện cho công ty triệu tập theo quy định của Luật Doanh nghiệp là trong thời hạn 03 ngày làm việc) kể từ ngày liền sau ngày nhận được hồ sơ thực hiện quyền, VSD xem xét và xử lý theo quy định tại các Chương II, III Quy chế này. Trường hợp có sai sót, VSD gửi thông báo cho TCPH, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có liên quan, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp để sửa đổi, bổ sung.

6. Các thông tin, danh sách thực hiện quyền áp dụng dưới dạng chứng từ điện tử trong Quy chế này được gửi và nhận giữa VSD và TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp được quy định chi tiết tại Phụ lục 01 đính kèm Quy chế này. Các hoạt động nghiệp vụ giữa VSD và TCPH áp dụng việc gửi và nhận hồ sơ qua cổng giao tiếp điện tử của VSD được thực hiện theo hợp đồng thỏa thuận giữa TCPH và VSD. Trong trường hợp cần thiết, VSD hoặc TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, TCPH chuyển đổi các hồ sơ, tài liệu thực hiện quyền dưới dạng chứng từ điện tử sang chứng từ giấy theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính và các văn bản hướng dẫn.

Các chứng từ điện tử của VSD khi chuyển đổi sang chứng từ giấy được đóng dấu có ký hiệu như sau:

7. Trường hợp TCPH, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp không thể gửi, nhận các thông tin, danh sách thực hiện quyền dưới dạng chứng từ điện tử theo quy định tại Quy chế này do chưa hoàn tất việc kết nối hoặc bị ngắt kết nối cổng giao tiếp điện tử/cổng giao tiếp trực tuyến/mạng toàn cầu bằng giao diện trên trang thông tin điện tử với VSD, việc gửi, nhận các thông tin, danh sách này được thực hiện qua địa chỉ thư điện tử có gắn chữ ký số nêu tại Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng và xác nhận danh sách người sở hữu chứng khoán của VSD và địa chỉ thư điện tử mà TCPH, TVLK, Tổ chức mở tài khoản trực tiếp đã đăng ký với VSD.

Điều 5. Trách nhiệm của TCPH

1. Gửi thông báo thực hiện quyền cho VSD theo đúng thời gian quy định hiện hành về công bố thông tin và thời gian quy định tại Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ và hợp lệ của các thông tin trong thông báo và hồ sơ tài liệu thực hiện quyền liên quan khác gửi cho VSD.

3. Có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong hồ sơ theo yêu cầu của VSD.

4. Trường hợp có thay đổi/bổ sung nội dung thông báo (không áp dụng đối với các nội dung liên quan đến tỷ lệ thực hiện và ngày đăng ký cuối cùng), TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD chậm nhất 05 ngày làm việc liền trước ngày đăng ký cuối cùng, trong đó nêu rõ lý do thay đổi/bổ sung. Trường hợp hủy không thực hiện các nội dung thông báo, TCPH phải có văn bản gửi VSD nêu rõ lý do hủy.

5. Gửi văn bản xác nhận đối với các thông tin trong danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán thực hiện quyền do VSD cung cấp đúng thời gian quy định trong Quy chế này. Trường hợp TCPH không gửi văn bản xác nhận hoặc gửi chậm thì danh sách VSD gửi cho TCPH được xem là chính xác và TCPH chịu trách nhiệm nếu có tranh chấp, khiếu kiện phát sinh có liên quan.

6. Trường hợp chi trả cổ tức, lợi tức bằng tiền, TCPH phải tự chịu trách nhiệm về nguồn tiền chi trả và đảm bảo thanh toán đầy đủ cổ tức, lợi tức theo đúng quy định pháp luật. Việc chi trả cổ tức/lợi tức phải đảm bảo phù hợp với tỷ lệ chi trả mà Đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư do công ty Quản lý quỹ triệu tập đã thông qua và các quy định của Luật Doanh nghiệp. Trường hợp tạm ứng cổ tức trong kỳ, Hội đồng quản trị của TCPH phải tự cân đối nguồn tiền chi trả đảm bảo phù hợp với tỷ lệ theo kế hoạch mà Đại hội đồng cổ đông trước đó đã thông qua.

7. Chuyển tiền thanh toán cổ tức, lợi tức, lãi và vốn gốc trái phiếu doanh nghiệp, công cụ nợ theo đúng thời gian quy định tại Chương II, III Quy chế này. Trường hợp không chuyển tiền đúng hạn hoặc thay đổi ngày thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền/thay đổi ngày thanh toán chậm nhất 01 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán và chịu trách nhiệm đối với mọi thiệt hại, tranh chấp phát sinh liên quan đến việc chậm chuyển tiền hoặc thay đổi ngày thanh toán.

8. Thanh toán tiền giá dịch vụ cho VSD theo quy định của Bộ Tài chính.

Điều 6. Trách nhiệm của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp

1. Thông báo đầy đủ, kịp thời, chính xác các nội dung trong thông báo về ngày đăng ký cuối cùng để thực hiện quyền và chứng khoán lưu ký sở hữu có liên quan đến đợt thực hiện quyền cho các nhà đầu tư mở tài khoản lưu ký tại TVLK.

2. Kiểm tra và đối chiếu thông tin về người sở hữu chứng khoán lưu ký do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp quản lý với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền do VSD cung cấp trong quá trình thực hiện quyền có liên quan.

3. Gửi Thông báo xác nhận dưới dạng chứng từ điện tử đối với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền cho VSD đúng thời gian quy định tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp gửi Thông báo xác nhận chậm hoặc không gửi xác nhận theo quy định thì danh sách do VSD cung cấp cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp được xem là chính xác và đã được TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp xác nhận. Trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc gây thiệt hại cho người sở hữu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các tranh chấp hoặc thiệt hại phát sinh có liên quan.

4. Có trách nhiệm giải trình các nội dung cần làm rõ trong các hồ sơ tài liệu gửi VSD theo yêu cầu của VSD.

5. Tuân thủ đúng các quy trình, thủ tục, thời gian thực hiện quyền được quy định chi tiết tại Chương II, Chương III Quy chế này. Trường hợp vi phạm sẽ bị xử lý theo Quy chế Thành viên của VSD (đối với TVLK) hoặc theo hợp đồng giữa VSD và tổ chức mở tài khoản trực tiếp (đối với tổ chức mở tài khoản trực tiếp).

Chương II. THỰC HIỆN QUYỀN CỦA NGƯỜI SỞ HỮU CÔNG CỤ NỢ

Điều 7. Thực hiện thanh toán lãi và vốn gốc công cụ nợ

1. VSD lập Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng và xác nhận danh sách người sở hữu chứng khoán (Mẫu 01/THQ) chậm nhất 06 ngày làm việc liền trước ngày đăng ký cuối cùng và gửi Thông báo này cho các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, Sở Giao dịch Chứng khoán (SGDCK) liên quan, TCPH, đồng thời đăng tin trên trang thông tin điện tử của VSD. 

2. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu công cụ nợ lưu ký nhận thanh toán lãi, gốc công cụ nợ (Mẫu 02A/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách.

Trường hợp không chấp thuận các thông tin trong danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm văn bản cho VSD trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

4. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi cho TCPH các chứng từ sau:

a. Công văn đề nghị thanh toán lãi, gốc công cụ nợ (Mẫu 04/THQ).

b. Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận lãi, gốc công cụ nợ (Mẫu 05A/THQ).

5. Chậm nhất vào 11h sáng ngày thanh toán, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán lãi, gốc công cụ nợ cho người sở hữu chứng khoán lưu ký vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD. Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán lãi, gốc công cụ nợ, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD trước 15h ngày thanh toán nêu rõ lý do chậm chuyển tiền. Căn cứ vào công văn của TCPH hoặc đến thời hạn VSD không nhận được công văn nêu lý do chậm chuyển tiền của TCPH, VSD thông báo cho các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan.

6. Vào ngày thanh toán lãi, gốc công cụ nợ, VSD chuyển tiền thanh toán vào tài khoản tiền của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan (trừ trường hợp TCPH không thực hiện đúng nghĩa vụ theo khoản 5 nêu trên). Ngay trong ngày nhận được tiền thanh toán do VSD chuyển đến, TVLK có trách nhiệm phân bổ tiền cho nhà đầu tư sở hữu công cụ nợ lưu ký theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận thanh toán lãi, gốc công cụ nợ.

7. Trường hợp thanh toán lãi, gốc công cụ nợ do đáo hạn, đối với các công cụ nợ đang lưu ký để thực hiện nghiệp vụ thị trường tiền tệ tại Ngân hàng Nhà nước, VSD thanh toán tiền lãi, gốc công cụ nợ cho nhà đầu tư sở hữu công cụ nợ sau khi có xác nhận của Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước về việc nhà đầu tư sở hữu công cụ nợ đó đã hoàn tất nghĩa vụ tại Ngân hàng Nhà nước hoặc thanh toán theo đề nghị của Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào thỏa thuận giữa VSD và Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.

Điều 8. Thực hiện quyền hoán đổi, mua lại công cụ nợ

VSD thực hiện quyền hoán đổi, mua lại công cụ nợ đối với các trường hợp công cụ nợ thực hiện hoán đổi, mua lại theo quy định tại Thông tư số  110/2018/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mua lại, hoán đổi công cụ nợ của Chính phủ, trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh và trái phiếu chính quyền địa phương tại thị trường trong nước (sau đây viết tắt là Thông tư 110/2018/TT-BTC) và Thông tư 81/2020/TT-BTC ngày 15 tháng 09 năm 2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 110/2018/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn mua lại, hoán đổi công cụ nợ của Chính phủ, trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh và trái phiếu chính quyền địa phương tại thị trường trong nước và Thông tư số 342/2016/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước.

1. Hoán đổi, mua lại công cụ nợ theo phương thức thỏa thuận

a. Chậm nhất 05 ngày làm việc liền trước ngày tổ chức đợt hoán đổi, mua lại công cụ nợ, TCPH gửi văn bản cho VSD thông báo về các thông tin liên quan đến đợt hoán đổi, mua lại công cụ nợ. Nội dung Thông báo thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư 110/2018/TT-BTC (trường hợp hoán đổi) và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 110/2018/TT-BTC (trường hợp mua lại). Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được thông báo của TCPH, VSD thực hiện công bố thông tin văn bản của TCPH về đợt hoán đổi, mua lại công cụ nợ trên trang thông tin điện tử của VSD.

b. Phong toả công cụ nợ bị hoán đổi, mua lại

-  Sau ngày cuối cùng đăng ký bán lại/đăng ký hoán đổi công cụ nợ các  công cụ nợ đang lưu hành được đăng ký hoán đổi, bán lại được VSD phong toả trên tài khoản lưu ký của chủ sở hữu công cụ nợ theo đề nghị của TCPH.

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được văn bản đề nghị của TCPH, VSD thực hiện phong tỏa công cụ nợ đăng ký hoán đổi/đăng ký bán lại và gửi văn bản xác nhận việc phong tỏa cho TCPH (mẫu 06A/THQ) và TVLK nơi nhà đầu tư sở hữu công cụ nợ lưu ký để TVLK thực hiện phong tỏa tương ứng tại TVLK (mẫu 06B/THQ).

c. Trường hợp hoán đổi, mua lại thành công

TCPH gửi cho VSD văn bản thông báo chi tiết kết quả hoán đổi, mua lại. Nội dung Thông báo thực hiện theo quy định tại Thông tư 110/2018/TT-BTC.

d. Trường hợp hoán đổi, mua lại không thành công

-  TCPH gửi cho VSD văn bản ngừng phong tỏa số công cụ nợ đăng ký hoán đổi, mua lại trên tài khoản lưu ký của chủ sở hữu công cụ nợ.

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được văn bản đề nghị của TCPH, VSD thực hiện giải tỏa công cụ nợ đăng ký hoán đổi, mua lại và gửi văn bản xác nhận việc giải tỏa cho TCPH và TVLK nơi nhà đầu tư sở hữu công cụ nợ lưu ký để TVLK thực hiện giải tỏa tương ứng tại TVLK (Mẫu 06C/THQ).

2. Hoán đổi, mua lại công cụ nợ theo phương thức đấu thầu

a. Kết thúc phiên đấu thầu hoán đổi, mua lại, SGDCK thông báo kết quả đấu thầu cho VSD. Nội dung thông báo thực hiện theo quy định tại Thông tư 110/2018/TT-BTC.

b. Phong tỏa công cụ nợ bị hoán đổi, mua lại

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được thông báo kết quả đấu thầu của SGDCK, VSD thực hiện phong tỏa công cụ nợ bị hoán đổi, mua lại đã trúng thầu hoán đổi, mua lại và gửi văn bản xác nhận việc phong tỏa cho TCPH (mẫu 06A/THQ) và TVLK nơi nhà đầu tư sở hữu công cụ nợ lưu ký để TVLK thực hiện phong tỏa tương ứng tại TVLK (mẫu 06B/THQ).

3. Thanh toán tiền mua lại công cụ nợ

a. Chậm nhất vào 11h30 phút ngày mua lại công cụ nợ, TCPH công cụ nợ phải đảm bảo toàn bộ tiền mua lại công cụ nợ (bao gồm cả tiền mua lại công cụ nợ của khách hàng của nhà tạo lập thị trường) đã được thanh toán và ghi có vào tài khoản của VSD.

b. Trong ngày mua lại công cụ nợ, VSD thực hiện chuyển tiền thanh toán cho chủ sở hữu công cụ nợ theo danh sách thông báo của TCPH. VSD thông báo cho SGDCK sau khi hoàn thành việc thanh toán để thực hiện hủy niêm yết.

4. VSD thực hiện đăng ký, lưu ký đối với các công cụ nợ được hoán đổi và hủy đăng ký, rút lưu ký đối với các công cụ nợ bị hoán đổi, mua lại. Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký, hủy đăng ký và gửi, rút các công cụ nợ thực hiện theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán và Quy chế hoạt động lưu ký chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

Chương III. THỰC HIỆN QUYỀN CỦA NGƯỜI SỞ HỮU CỔ PHIẾU, TRÁI PHIẾU DOANH NGHIỆP VÀ CHỨNG CHỈ QUỸ

Điều 9. Thông báo thực hiện quyền

1. Quy định chung

1.1. TCPH phải gửi hồ sơ thông báo thực hiện quyền đầy đủ, hợp lệ theo quy định tại Khoản 2 Điều này đến VSD chậm nhất 08 ngày làm việc liền trước ngày đăng ký cuối cùng (ngoại trừ trường hợp thực hiện quyền đại hội cổ đông bất thường do cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đại diện cho công ty triệu tập theo quy định của Luật Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo thực hiện quyền đầy đủ, hợp lệ đến VSD chậm nhất 10 ngày làm việc liền trước ngày đăng ký cuối cùng), trong đó phải nêu rõ các thông tin cơ bản sau:

- Thông tin về ngày đăng ký cuối cùng

(Ngày đăng ký cuối cùng là ngày làm việc do TCPH hoặc VSD trên cơ sở ủy quyền của TCPH ấn định để xác định danh sách người sở hữu chứng khoán được hưởng quyền phù hợp với thông báo của TCPH, VSD và quy định của pháp luật)

- Thông tin về ngày thanh toán đối với trường hợp thực hiện quyền trả cổ tức, lợi tức bằng tiền/trả lãi, gốc trái phiếu doanh nghiệp

(Ngày thanh toán là ngày làm việc do TCPH lựa chọn để trả cổ tức, lợi tức/lãi, gốc trái phiếu doanh nghiệp cho người sở hữu chứng khoán)

- Mục đích sử dụng danh sách

- Nội dung cụ thể về thông tin quyền thực hiện (tỷ lệ thực hiện, ngày thực hiện, địa điểm thực hiện…).

1.2. Trường hợp thanh toán tiền cho cổ đông khi doanh nghiệp giải thể hoặc thanh toán tiền cho người sở hữu chứng chỉ quỹ khi đóng quỹ, ngoài việc thực hiện quy định tại điểm 1.1 Điều này, tổ chức giải thể, công ty quản lý quỹ phải có văn bản cam kết đã thanh toán hết các khoản nợ, bảo hiểm, thuế, phí và các chi phí giải thể doanh nghiệp, chi phí đóng quỹ và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật nếu có khiếu kiện phát sinh do chưa thanh toán các khoản nêu trên theo quy định.

2. Hồ sơ thông báo thực hiện quyền

TCPH gửi cho VSD hồ sơ thông báo thực hiện quyền, bao gồm:

2.1. Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng (Mẫu 07/THQ)

2.2. Bản sao tài liệu chứng minh đã công bố thông tin về ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu tối thiểu 10 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng (ngoại trừ trường hợp thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu để tham dự họp Đại hội đồng cổ đông thì phải gửi bản sao tài liệu chứng minh đã công bố thông tin về ngày đăng ký cuối cùng tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng) (áp dụng đối với TCPH là công ty đại chúng)/Văn bản của TCPH xác nhận chưa là công ty đại chúng (áp dụng đối với trường hợp TCPH là doanh nghiệp cổ phần hóa không phải là công ty đại chúng).

2.3. Các tài liệu kèm theo như sau:

a. Trường hợp thực hiện tham dự Đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư/hội nghị người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp, lấy ý kiến cổ đông/nhà đầu tư/người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp bằng văn bản

- Các tài liệu liên quan đến nội dung họp Đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư Hội nghị người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp, lấy ý kiến cổ đông/nhà đầu tư/người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp bằng văn bản (bản cứng và file dữ liệu) (nếu có).

- Trường hợp Đại hội đồng cổ đông bất thường do Hội đồng quản trị triệu tập, lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản: Nghị quyết của Hội đồng quản trị thông qua việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường/lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.

 - Trường hợp thực hiện quyền tổ chức hội nghị người sở hữu trái phiếu và lấy ý kiến người sở hữu trái phiếu bằng văn bản: Nghị quyết Hội đồng quản trị/Quyết định của Hội đồng thành viên thông qua việc tổ chức hội nghị người sở hữu trái phiếu/lấy ý kiến người sở hữu trái phiếu bằng văn bản;

- Trường hợp Đại hội nhà đầu tư bất thường do Công ty quản lý quỹ hoặc Ban đại diện quỹ/Ngân hàng giám sát triệu tập hoặc do yêu cầu của nhà đầu tư hoặc nhóm nhà đầu tư:

+ Bản sao Nghị Quyết của Ban đại diện quỹ/Bản sao Văn bản của Ngân hàng giám sát/nhà đầu tư hoặc nhóm nhà đầu tư yêu cầu triệu tập Đại hội nhà đầu tư bất thường.

+ Tài liệu chứng minh nhà đầu tư hoặc nhóm nhà đầu tư sở hữu 5% trở lên tổng số chứng chỉ quỹ đang lưu hành hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ quỹ (trường hợp triệu tập do yêu cầu của nhà đầu tư hoặc nhóm nhà đầu tư).

- Trường hợp Đại hội đồng cổ đông bất thường do Ban Kiểm soát triệu tập:

+ Văn bản của Ban Kiểm soát thông báo cho VSD về việc thay thế Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường kèm theo các tài liệu chứng minh Hội đồng quản trị không thực hiện đúng quy định của Luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty về việc triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường;

+ Biên bản họp của Ban Kiểm soát về việc thống nhất thay thế Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường.

- Trường hợp Đại hội đồng cổ đông bất thường do cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đại diện cho công ty triệu tập theo quy định của Luật Doanh nghiệp:

+ Văn bản của cổ đông hoặc nhóm cổ đông có thẩm quyền bao gồm các nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020 thông báo cho VSD về việc thay thế Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường kèm theo các tài liệu chứng minh Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát không thực hiện đúng quy định của Luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty về việc triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường;

+ Tài liệu, chứng cứ để chứng minh Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao/trường hợp khác theo quy định của Điều lệ công ty.

+ Tài liệu chứng minh cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty.

- Trường hợp các tài liệu trên do cổ đông là cá nhân/tổ chức không có con dấu lập và ký xác nhận phải kèm theo bản sao hợp lệ chứng thực chữ ký của cá nhân/người đại diện của tổ chức đó có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

b. Trường hợp thực hiện quyền trả cổ tức, lợi tức bằng tiền; trả lãi, gốc trái phiếu doanh nghiệp:

- Đối với trường hợp chi trả cổ tức, lợi tức năm:

+ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư trong đó có thông qua tỷ lệ trả cổ tức/lợi tức bằng tiền.

- Đối với trường hợp tạm ứng cổ tức, lợi tức trong kỳ:                  

+ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư trước đó có thông qua kế hoạch chi trả cổ tức;

+ Nghị quyết Hội đồng quản trị/Ban đại diện quỹ về mức cổ tức/lợi tức tạm ứng.

- Đối với trường hợp trả lãi, gốc trái phiếu doanh nghiệp:

+ Văn bản thông báo lãi suất cho kỳ tính lãi/gốc của mã trái phiếu gửi cơ quan cấp trên;

+ Bản công bố thông tin của TCPH về lãi suất của kỳ tính lãi/gốc trái phiếu kèm bản thông báo lãi suất của các ngân hàng liên quan;

+ Thông báo của tổ chức đại diện người sở hữu trái phiếu gửi TCPH về lãi suất của kỳ tính lãi/gốc trái phiếu kèm bản thông báo lãi suất của các ngân hàng liên quan (trường hợp TCPH ký Hợp đồng đại diện người sở hữu trái phiếu với công ty chứng khoán).

c. Trường hợp trả cổ tức bằng cổ phiếu, trả lợi tức bằng chứng chỉ quỹ, phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu:

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Đại hội nhà đầu tư trong đó có thông qua phương án phát hành thêm cổ phiếu để trả cổ tức bằng cổ phiếu/phát hành thêm chứng chỉ quỹ để trả lợi tức bằng chứng chỉ quỹ/phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu và phương án xử lý cổ phiếu/chứng chỉ quỹ lẻ;

- Bản sao tài liệu chứng minh UBCKNN đã nhận đầy đủ hồ sơ phát hành thêm để trả cổ tức bằng cổ phiếu/trả lợi tức bằng chứng chỉ quỹ/phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu (áp dụng đối với trường hợp TCPH là công ty đại chúng);

- Văn bản của TCPH xác nhận chưa là công ty đại chúng và thực hiện phát hành thêm cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu theo quy định của Luật Doanh nghiệp (áp dụng đối với trường hợp TCPH là doanh nghiệp cổ phần hóa không phải là công ty đại chúng).

d. Trường hợp chào bán cổ phiếu/chứng chỉ quỹ/trái phiếu doanh nghiệp/trái phiếu chuyển đổi thông qua việc thực hiện quyền mua cho cổ đông/nhà đầu tư hiện hữu:

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/Nghị quyết Đại hội nhà đầu tư, Nghị quyết Hội đồng quản trị/Nghị quyết Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty thông qua phương án phát hành, phương án xử lý chứng khoán không được đặt mua hết, cổ phiếu lẻ…;

- Bản sao Giấy chứng nhận chào bán ra công chúng do UBCKNN cấp (áp dụng đối với trường hợp chào bán cổ phiếu ra công chúng của công ty đại chúng/chào bán chứng chỉ quỹ ra công chúng/TCPH chào bán trái phiếu ra công chúng);

- Bản sao Bản cáo bạch đã được UBCKNN phê duyệt (áp dụng đối với trường hợp chào bán cổ phiếu ra công chúng của công ty đại chúng/chào bán chứng chỉ quỹ ra công chúng/TCPH chào bán trái phiếu ra công chúng);

- Văn bản của TCPH xác nhận chưa là công ty đại chúng và thực hiện chào bán cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu theo quy định của Luật Doanh nghiệp (áp dụng đối với trường hợp TCPH là doanh nghiệp cổ phần hóa không phải là công ty đại chúng).

đ. Trường hợp thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi:

- Nghị quyết Đại hội cổ đông/Quyết định của Hội đồng thành viên thông qua phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi kèm tài liệu liên quan đến phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi; tài liệu báo cáo về kết quả phát hành trái phiếu chuyển đổi;

- Nghị quyết Đại hội cổ đông/Nghị quyết Hội đồng quản trị/Quyết định của Hội đồng thành viên thông qua việc chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi kèm theo phương án phát hành thêm cổ phiếu để thực hiện chuyển đổi (nếu có).

e. Trường hợp hoán đổi cổ phiếu:

- Nghị quyết Đại hội cổ đông của TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi và Nghị quyết Đại hội cổ đông của TCPH nhận hoán đổi (trường hợp TCPH nhận hoán đổi đã được thành lập) thông qua phương án hoán đổi cổ phiếu, phương án làm tròn, phương án xử lý cổ phiếu lẻ không được hoán đổi…;

- Quyết định hủy niêm yết/văn bản thông báo hủy đăng ký giao dịch của SGDCK (trường hợp cổ phiếu bị hoán đổi đã niêm yết/đăng ký giao dịch);

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký phát hành cổ phiếu để thực hiện hoán đổi cổ phiếu do UBCKNN cấp.

g. Trường hợp mua lại trái phiếu doanh nghiệp trước hạn của TCPH

- Nghị quyết Đại hội cổ đông/Quyết định của Hội đồng quản trị/Quyết định của Hội đồng thành viên/Chủ sở hữu doanh nghiệp phê duyệt phương án mua lại trái phiếu doanh nghiệp (cấp có thẩm quyền thông qua phương án phát hành trái phiếu doanh nghiệp cũng là cấp có thẩm quyền phê duyệt, chấp thuận phương án mua lại trái phiếu doanh nghiệp);

- Phương án mua lại trái phiếu doanh nghiệp và Công ty chứng khoán được chỉ định làm Đại lý thực hiện việc mua lại trái phiếu doanh nghiệp (nếu có chỉ định);

- Điều lệ doanh nghiệp (trường hợp quy định thẩm quyền phê duyệt phương án phát hành);

- Hợp đồng đại diện người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp trong đó có điều khoản thỏa thuận về việc mua lại trái phiếu doanh nghiệp trước hạn (nếu có);

- Bản sao các tài liệu công bố thông tin theo quy định (nếu có).

h. Trường hợp thanh toán tiền cho cổ đông khi doanh nghiệp giải thể

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định giải thể, phương án giải thể bao gồm các nội dung theo quy định của Luật Doanh nghiệp, trong đó nêu rõ nội dung về số tiền thanh toán cổ phần cho cổ đông và các đợt thanh toán tiền cổ phần cho cổ đông giải thể công ty (trường hợp tiền thanh toán cổ phần được chia thành nhiều đợt);

- Văn bản cam kết đã thanh toán hết các khoản nợ về thuế, phí, bảo hiểm xã hội cũng như chịu trách nhiệm giải quyết các quyền lợi cho người lao động;

- Giấy xác nhận của cơ quan thuế về việc đã hoàn thành các nghĩa vụ về thuế;

- Bản sao Quyết định hủy niêm yết/văn bản thông báo hủy đăng ký giao dịch của SGDCK (trường hợp chứng khoán đã niêm yết/đăng ký giao dịch);

- Bản sao Quyết định của UBCKNN về việc chấp thuận cho Công ty cổ phần thực hiện thủ tục giải thể theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật chứng khoán (đối với trường hợp giải thể là công ty chứng khoán).

i. Trường hợp thanh toán tiền cho người sở hữu chứng chỉ quỹ khi đóng quỹ:

- Nghị quyết Đại hội nhà đầu tư thông qua quyết định đóng quỹ, phương án xử lý tài sản và thanh toán cho nhà đầu tư sở hữu chứng chỉ quỹ;

- Bản sao Quyết định hủy niêm yết/văn bản thông báo hủy đăng ký giao dịch của SGDCK (trường hợp chứng khoán đã niêm yết/đăng ký giao dịch).

k. Trường hợp TCPH thực hiện hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông hiện hữu để giảm vốn điều lệ:

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua việc TCPH hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của cổ đông trong công ty để giảm vốn điều lệ trong đó có nêu rõ phương án hoàn trả vốn góp cho cổ đông để giảm vốn điều lệ;

- Tài liệu pháp lý liên quan đến việc giảm vốn của TCPH (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Sở Kế hoạch và Đầu tư, văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giảm vốn điều lệ);

- Bản sao văn bản của UBCKNN thông báo về việc đã nhận được hồ sơ báo cáo về việc TCPH thực hiện hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông hiện hữu để giảm vốn điều lệ (áp dụng đối với trường hợp  TCPH là công ty đại chúng);

- Văn bản của TCPH xác nhận chưa là công ty đại chúng và thực hiện hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông hiện hữu theo quy định của Luật Doanh nghiệp (áp dụng đối với trường hợp TCPH là doanh nghiệp cổ phần hóa không phải là công ty đại chúng);

- Bản sao văn bản của SGDCK thông báo về việc tạm ngừng giao dịch chứng khoán có liên quan do TCPH hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông hiện hữu để giảm vốn điều lệ (trường hợp TCPH đã niêm yết/đăng ký giao dịch trên SGDCK)

- Tài liệu chứng minh việc TCPH bảo đảm  thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông.

l. Trường hợp TCPH thực hiện mua lại cổ phiếu của cổ đông hiện hữu

- Phương án mua lại cổ phiếu và công ty chứng khoán được chỉ định làm Đại lý thực hiện mua lại cổ phiếu (nếu có);

- Nghị quyết ĐHĐCĐ/NQHĐQT về việc thông qua phương án mua lại cổ phiếu của cổ đông hiện hữu;

- Bản sao văn bản của UBCKNN thông báo về việc đã nhận được đầy đủ hồ sơ mua lại cổ phiếu (áp dụng đối với trường hợp mua lại cổ phiếu của công ty đại chúng);

- Văn bản của TCPH xác nhận chưa là công ty đại chúng và thực hiện mua lại cổ phiếu của cổ đông hiện hữu theo quy định của Luật Doanh nghiệp (áp dụng đối với trường hợp TCPH là doanh nghiệp cổ phần hóa không phải là công ty đại chúng).

m. Trường hợp TCPH là công ty đại chúng sử dụng cổ phiếu quỹ (đã mua trước thời điểm Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 có hiệu lực) để chia thưởng cho cổ đông hiện hữu:

- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông/ Nghị quyết Hội đồng quản trị về việc thông qua phương án tổ chức phát hành phân phối cổ phiếu quỹ chia thưởng cho cổ đông hiện hữu;

- Bản sao văn bản của UBCKNN thông báo đã nhận đầy đủ hồ sơ báo cáo về việc sử dụng cổ phiếu quỹ để chia thưởng cho cổ đông hiện hữu;

- Bản sao tài liệu chứng minh cổ phiếu quỹ dùng để chia thưởng cho cổ đông hiện hữu đươc mua trước thời điểm Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 có hiệu lực;

- Bản sao các tài liệu công bố thông tin theo quy định.

3. Trong thời hạn 01 ngày làm việc (ngoại trừ trường hợp thực hiện quyền đại hội cổ đông bất thường do cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền đại diện cho công ty triệu tập theo quy định của Luật Doanh nghiệp là trong thời hạn 03 ngày làm việc) kể từ ngày liền sau ngày nhận được hồ sơ Thông báo thực hiện quyền đầy đủ, hợp lệ của TCPH, VSD lập và gửi Thông báo về ngày đăng ký cuối cùng và xác nhận danh sách người sở hữu chứng khoán (Mẫu 01/THQ) cho các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, SGDCK có liên quan, đồng thời đăng tin trên trang thông tin điện tử của VSD.

4. TVLK có trách nhiệm thông báo đầy đủ, chính xác nội dung thông báo về ngày đăng ký cuối cùng đến các nhà đầu tư sở hữu chứng khoán lưu ký có liên quan mở tài khoản lưu ký tại TVLK trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo của VSD.

Điều 10. Thực hiện quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông/đại hội nhà đầu tư/hội nghị người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp, lấy ý kiến cổ đông/nhà đầu tư/người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp bằng văn bản

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được phân bổ quyền bỏ phiếu (Mẫu 08/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm văn bản cho VSD nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch và phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp cho người sở hữu chứng khoán (Mẫu 09/THQ).

4. Trường hợp TCPH không chấp thuận thông tin trong Danh sách tổng hợp phân bổ quyền bỏ phiếu cho người sở hữu chứng khoán, trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Trường hợp TCPH ủy quyền VSD trong việc gửi thư mời hoặc làm đại lý thực hiện việc bỏ phiếu điện tử hoặc các công việc khác liên quan đến việc tổ chức đại hội cổ đông/Đại hội nhà đầu tư/hội nghị người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp, lấy ý kiến cổ đông/nhà đầu tư/người sở hữu trái phiếu doanh nghiệp bằng văn bản… việc tổ chức triển khai được thực hiện theo quy định tại thỏa thuận ký kết giữa VSD và TCPH.

Điều 11. Thực hiện quyền nhận cổ tức, lợi tức bằng tiền, thanh toán lãi/gốc trái phiếu doanh nghiệp

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận cổ tức, lợi tức bằng tiền (Mẫu 10/THQ)/Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận thanh toán lãi/gốc trái phiếu doanh nghiệp (Mẫu 02B/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận cổ tức, lợi tức bằng tiền (Mẫu 11/THQ)/Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận lãi/gốc trái phiếu doanh nghiệp (Mẫu 05B/THQ).

4. TCPH phải gửi Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán (Mẫu 12/THQ) cho VSD trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng và trước ngày thanh toán ít nhất là 02 ngày làm việc. Trường hợp không đồng ý với thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày thanh toán cổ tức, lợi tức bằng tiền, thanh toán lãi, gốc trái phiếu doanh nghiệp, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD. Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán hoặc thay đổi thời gian thanh toán, chậm nhất 01 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền/lý do thay đổi thời gian thanh toán và chịu trách nhiệm về việc chậm chuyển tiền/thay đổi thời gian thanh toán. Căn cứ vào công văn của TCPH hoặc đến thời hạn VSD không nhận được công văn của TCPH, VSD thông báo cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

6. Tiền thanh toán cổ tức/lợi tức/lãi/gốc trái phiếu doanh nghiệp cho người sở hữu chứng khoán lưu ký được VSD phân bổ vào tài khoản của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan trong ngày làm việc liền trước ngày thanh toán (trừ trường hợp TCPH không thực hiện đúng nghĩa vụ theo khoản 5 nêu trên). TVLK chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho khách hàng sở hữu chứng khoán lưu ký trong ngày thanh toán.

7. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, TCPH thực hiện thanh toán tiền cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

Điều 12. Thực hiện quyền mua chứng khoán

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được phân bổ quyền mua chứng khoán (Mẫu 13/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu được phân bổ quyền mua chứng khoán (Mẫu 14/THQ).

4. TCPH phải gửi Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán (Mẫu 15/THQ) cho VSD trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng và trước ngày bắt đầu chuyển nhượng quyền mua ít nhất là 02 ngày làm việc. Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày bắt đầu chuyển nhượng quyền mua, TVLK phải gửi cho người sở hữu chứng khoán lưu ký Thông báo về việc sở hữu quyền mua chứng khoán (Mẫu 17/THQ). TCPH gửi cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký Thông báo về việc sở hữu quyền mua chứng khoán.

6. Chuyển nhượng quyền mua chứng khoán lưu ký

a. Việc chuyển nhượng quyền mua chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký được thực hiện tại TVLK bên chuyển nhượng mở tài khoản lưu ký. TVLK bên chuyển nhượng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác về thông tin chuyển nhượng quyền mua của các bên. Trường hợp bên nhận chuyển nhượng chưa mở tài khoản lưu ký thì phải mở tài khoản lưu ký tại một TVLK;

b. Việc xác nhận chuyển nhượng quyền mua chứng khoán lưu ký giữa các khách hàng do VSD thực hiện;

c. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua chứng khoán của khách hàng (03 bản) (Mẫu 18/THQ), TVLK bên chuyển nhượng phải xác nhận và gửi đến VSD Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua chứng khoán nêu trên (03 bản) đồng thời nhập giao dịch chuyển nhượng quyền mua của khách hàng dưới dạng chứng từ điện tử vào hệ thống của VSD;

d. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được hồ sơ chuyển nhượng quyền mua đầy đủ và hợp lệ, VSD xác nhận vào Giấy đề nghị chuyển nhượng quyền mua chứng khoán và gửi cho TVLK liên quan, đồng thời xác nhận giao dịch chuyển nhượng quyền mua đã được thực hiện dưới dạng chứng từ điện tử.

7. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, thủ tục chuyển nhượng quyền mua và đăng ký đặt mua chứng khoán do TCPH trực tiếp thực hiện.

8. Người sở hữu chứng khoán không chuyển nhượng quyền mua thực hiện đăng ký đặt mua chứng khoán theo thông báo của TCPH và VSD.

9. Đăng ký đặt mua chứng khoán lưu ký

a. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký đặt mua chứng khoán, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi cho VSD Danh sách nhà đầu tư đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 20/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử và Giấy đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 19/THQ);

b. Trường hợp không có nhà đầu tư đặt mua chứng khoán, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi công văn thông báo với VSD về việc không đặt mua chứng khoán phát hành thêm.

c. Trường hợp quá trình đăng ký và nộp tiền đặt mua chứng khoán được TCPH chia thành nhiều đợt, thủ tục nộp tiền đặt mua chứng khoán của các đợt được thực hiện tương tự như trên. Sau mỗi đợt nộp tiền đặt mua chứng khoán, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp gửi cho VSD Danh sách nhà đầu tư đặt mua chứng khoán và chứng từ xác nhận chuyển tiền đặt mua chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD theo từng đợt.

10. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đặt mua chứng khoán phát hành thêm, VSD gửi Danh sách tổng hợp nhà đầu tư đăng ký mua chứng khoán phát hành thêm đối với chứng khoán lưu ký cho TCPH (Mẫu 21/THQ) và chuyển tiền đặt mua vào tài khoản phong tỏa mà TCPH đã thông báo..

11. Trong thời hạn 12 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đặt mua chứng khoán phát hành thêm, TCPH phải gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp nhà đầu tư mua chứng khoán phát hành thêm (Mẫu 22/THQ). Trường hợp không chấp thuận, TCPH phải gửi công văn thông báo trong đó nêu rõ lý do.

12. Trường hợp các chứng khoán đặt mua đăng ký tập trung tại VSD, TCPH nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung chứng khoán theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

13. Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung, phần chứng khoán phát hành thêm được phân bổ như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm vào tài khoản lưu ký của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp, đồng thời gửi cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm kèm Danh sách nhà đầu tư được phân bổ chứng khoán phát hành thêm do đặt mua (Mẫu 23/THQ);

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

Điều 13. Thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi   

A.  Trường hợp đợt phát hành quy định toàn bộ trái phiếu chuyển đổi được chuyển đổi 1 lần thành cổ phiếu khi đến hạn chuyển đổi

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu trái phiếu chuyển đổi được phân bổ cổ phiếu (Mẫu 24/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu trái phiếu chuyển đổi được phân bổ cổ phiếu (Mẫu 25/THQ).

4. Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi đến VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán do VSD cung cấp (Mẫu 26/THQ). Trường hợp không đồng ý với thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. TCPH nộp hồ sơ hủy đăng ký trái phiếu chuyển đổi theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

6. Trường hợp cổ phiếu phát sinh do chuyển đổi trái phiếu đăng ký tập trung tại VSD, TCPH nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký cổ phiếu theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

7. Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung, phần cổ phiếu phát hành thêm được phân bổ như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm cho nhà đầu tư vào tài khoản lưu ký của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp theo Danh sách người sở hữu trái phiếu chuyển đổi được phân bổ cổ phiếu (Mẫu 24/THQ) VSD đã gửi dưới dạng chứng từ điện tử, đồng thời gửi Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp;

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

B. Trường hợp đợt phát hành quy định người sở hữu trái phiếu chuyển đổi lựa chọn chuyển đổi thành cổ phiếu hoặc nhận tiền khi đến hạn chuyển đổi

1. Trường hợp việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi được thực hiện qua VSD:

1.1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu lưu ký trái phiếu chuyển đổi được quyền chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 27/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

1.2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

1.3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu trái phiếu chuyển đổi được quyền chuyển đổi (Mẫu 28/THQ).

1.4. Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu được quyền chuyển đổi do VSD cung cấp (Mẫu 15/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

1.5. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Thông báo xác nhận của TCPH, VSD gửi văn bản thông báo cho Thành viên xác nhận việc được thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 29/THQ).

1.6. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Thông báo của VSD, Thành viên phải gửi cho người sở hữu chứng khoán lưu ký Thông báo về việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 30/THQ). TCPH gửi cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký Thông báo về việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi.

1.7. Đăng ký thực hiện quyền trái phiếu chuyển đổi

a. Nhà đầu tư gửi Giấy đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 31A/THQ) cho TVLK nơi lưu ký trái phiếu trong thời gian đăng ký chuyển đổi theo thông báo của TCPH;

b. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi trái phiếu, Thành viên phải gửi Danh sách người sở hữu lưu ký đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 32A/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử và Giấy tổng hợp đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 33A/THQ) đến VSD;

c. Đối với các trái phiếu chuyển đổi chưa lưu ký, người sở hữu trái phiếu đăng ký việc chuyển đổi với TCPH hoặc tổ chức được TCPH ủy quyền.

1.8. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi trái phiếu, VSD gửi cho TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu lưu ký thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 34A/THQ) trong đó nêu rõ số lượng trái phiếu đề nghị chuyển đổi thành cổ phiếu và số lượng trái phiếu đề nghị nhận lại bằng tiền.

1.9. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi trái phiếu, TCPH phải gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách người sở hữu thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu (Mẫu 35/THQ). Trường hợp không chấp thuận, TCPH phải gửi công văn thông báo trong đó nêu rõ lý do.

1.10. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Thông báo xác nhận của TCPH, VSD gửi cho TVLK, Tổ chức mở tài khoản trực tiếp Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 36/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử.

1.11. TCPH nộp hồ sơ hủy đăng ký đối với các trái phiếu chuyển đổi theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

1.12. Thanh toán tiền đối với trường hợp đăng ký nhận lại bằng tiền

a. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày thanh toán, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán cho người sở hữu trái phiếu chuyển đổi lưu ký đăng ký nhận lại bằng tiền vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD. Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán, chậm nhất 01 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền. Căn cứ vào công văn của TCPH hoặc đến thời hạn VSD không nhận được công văn nêu lý do chậm chuyển tiền của TCPH, VSD thông báo cho các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan.

b. Tiền thanh toán cho người sở hữu trái phiếu lưu ký được VSD phân bổ vào tài khoản của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan trong ngày làm việc liền trước ngày thanh toán. TVLK chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho người sở hữu chứng khoán lưu ký trong ngày thanh toán theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 36/THQ) VSD đã gửi dưới dạng chứng từ điện tử.

1.13. Trường hợp cổ phiếu phát sinh do chuyển đổi trái phiếu đăng ký tập trung tại VSD, TCPH nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký cổ phiếu theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

1.14. Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung, phần cổ phiếu phát hành thêm được phân bổ như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ cổ phiếu phát hành thêm cho nhà đầu tư vào tài khoản lưu ký của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 36/THQ) VSD đã gửi dưới dạng chứng từ điện tử, đồng thời gửi Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp;

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

2. Trường hợp TCPH tự thực hiện việc đăng ký chuyển đổi trái phiếu.

2.1. Thực hiện tương tự theo các bước từ Mục 1.1 đến Mục 1.6 Khoản 1 Phần B Điều này.

2.2. Việc thanh toán tiền đối với trái phiếu không thực hiện chuyển đổi đề nghị nhận lại bằng tiền do TCPH chịu trách nhiệm thực hiện.

2.3. Việc phân bổ cổ phiếu được nhận do chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi và hủy đăng ký đối với trái phiếu chuyển đổi được thực hiện tương tự theo Mục 1.11, 1.13 và Mục 1.14 Khoản 1 Phần B Điều này.

C. Trường hợp đợt phát hành quy định trái phiếu chuyển đổi một phần theo nhiều đợt khác nhau

1. Thực hiện tương tự theo các bước từ Mục 1.1 đến Mục 1.6 Khoản 1 Phần B Điều này.

2. Đăng ký chuyển đổi trái phiếu thành cổ phiếu

2.1. Các trái phiếu mà nhà đầu tư đăng ký chuyển đổi thành cổ phiếu sẽ bị phong tỏa trong quá trình làm thủ tục chuyển đổi.

2.2. Quy trình đăng ký chuyển đổi

a. Nhà đầu tư gửi Giấy đề nghị phong tỏa và đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 31B/THQ) cho TVLK nơi lưu ký trái phiếu trong thời gian đăng ký chuyển đổi theo thông báo của TCPH;

b. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi Danh sách người sở hữu lưu ký đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 32A/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử và Giấy tổng hợp đề nghị phong tỏa và đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi đến VSD (Mẫu 33B/THQ);

c. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, VSD thực hiện phong toả trái phiếu và gửi Thông báo xác nhận việc phong tỏa (Mẫu 32B/THQ) cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan;

d. Trường hợp không có nhà đầu tư chuyển đổi trái phiếu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi công văn thông báo với VSD về việc không có nhà đầu tư đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi;

đ. Đối với các trái phiếu chuyển đổi chưa lưu ký, người sở hữu trái phiếu đăng ký việc chuyển đổi với TCPH hoặc tổ chức được TCPH ủy quyền. TCPH có trách nhiệm thu giữ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu trái phiếu của người sở hữu trái phiếu đăng ký chuyển đổi để làm các thủ tục chuyển đổi.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi, VSD gửi cho TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu lưu ký đăng ký chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 34B/THQ).

4. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký chuyển đổi trái phiếu, TCPH phải gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 35/THQ). Trường hợp không chấp thuận, TCPH phải gửi công văn thông báo trong đó nêu rõ lý do.

5. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Thông báo xác nhận của TCPH, VSD gửi cho TVLK, Tổ chức mở tài khoản trực tiếp Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 36/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử.

6. TCPH nộp hồ sơ hủy đăng ký đối với các trái phiếu chuyển đổi theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

7. Trường hợp cổ phiếu phát sinh do chuyển đổi trái phiếu đăng ký tập trung tại VSD, TCPH nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký cổ phiếu theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

8. Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung, phần cổ phiếu phát hành thêm được phân bổ như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ cổ phiếu phát hành thêm cho nhà đầu tư vào tài khoản lưu ký của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi (Mẫu 36/THQ) VSD đã gửi dưới dạng chứng từ điện tử, đồng thời gửi Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp;

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

Điều 14. Thực hiện quyền mua lại trái phiếu doanh nghiệp trước hạn của TCPH

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu trái phiếu lưu ký được quyền bán lại trái phiếu cho TCPH (Mẫu 27A/THQ) bằng văn bản cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) bằng văn bản chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh bằng văn bản cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu trái phiếu được quyền bán lại cho TCPH (Mẫu 28A/THQ).

4. Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu được quyền bán lại trái phiếu do VSD cung cấp (Mẫu 15/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Thông báo xác nhận của TCPH, VSD gửi văn bản thông báo cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp xác nhận việc được thực hiện quyền bán lại trái phiếu cho TCPH của người sở hữu chứng khoán lưu ký (Mẫu 29A/THQ).

6. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Thông báo của VSD, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi cho người sở hữu chứng khoán lưu ký Thông báo về việc được thực hiện quyền bán lại trái phiếu cho TCPH (Mẫu 30A/THQ). TCPH gửi cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký Thông báo về việc được thực hiện quyền bán lại trái phiếu cho TCPH.

7. Đăng ký thực hiện quyền bán lại trái phiếu

Các trái phiếu mà nhà đầu tư đăng ký bán lại cho TCPH bị phong tỏa trong quá trình làm thủ tục bán lại.

a. Nhà đầu tư gửi Giấy đề nghị phong tỏa và đăng ký bán lại trái phiếu cho TCPH (Mẫu 31C/THQ) cho TVLK nơi lưu ký trái phiếu trong thời gian đăng ký bán lại theo thông báo của TCPH;

b. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký bán lại trái phiếu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi Danh sách người sở hữu trái phiếu lưu ký đăng ký bán lại trái phiếu cho TCPH (Mẫu 32C/THQ) bằng văn bản và Giấy tổng hợp đề nghị phong tỏa và đăng ký bán lại trái phiếu đến VSD (Mẫu 33C/THQ);

c. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, VSD thực hiện phong toả trái phiếu và gửi Thông báo xác nhận phong tỏa trái phiếu đăng ký bán lại (Mẫu 32D/THQ) cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan;

Trường hợp không có nhà đầu tư đăng ký bán lại trái phiếu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi công văn thông báo với VSD về việc không có nhà đầu tư đăng ký bán lại trái phiếu;

Đối với các trái phiếu chưa lưu ký, người sở hữu trái phiếu đăng ký việc bán lại với TCPH hoặc tổ chức được TCPH ủy quyền. TCPH có trách nhiệm thu giữ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu trái phiếu của người sở hữu trái phiếu đăng ký bán lại để làm các thủ tục thanh toán tiền cho nhà đầu tư.

8. Chốt danh sách nhà đầu tư thực hiện quyền bán trái phiếu:

a. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký bán lại trái phiếu, VSD gửi cho TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu trái phiếu lưu ký đăng ký thực hiện quyền bán lại trái phiếu cho TCPH (Mẫu 34C/THQ).

b. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày hết hạn đăng ký bán lại trái phiếu, TCPH gửi cho VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu thực hiện quyền bán lại trái phiếu (Mẫu 35A/THQ). Trường hợp không chấp thuận, TCPH phải gửi công văn thông báo trong đó nêu rõ lý do.

c. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày nhận được Thông báo xác nhận của TCPH, VSD gửi cho TVLK, Tổ chức mở tài khoản trực tiếp Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền bán lại trái phiếu cho TCPH (Mẫu 36A/THQ) bằng văn bản.

9. Thanh toán tiền mua lại trái phiếu và hủy đăng ký đối với trái phiếu được mua lại

- Đối với các nhà đầu tư đã lưu ký trái phiếu: Chậm nhất 02 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán, TCPH phải chuyển đủ số tiền phải thanh toán cho nhà đầu tư vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD. Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán, chậm nhất 01 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền. Căn cứ vào công văn của TCPH hoặc đến thời hạn VSD không nhận được công văn nêu lý do chậm chuyển tiền của TCPH, VSD thông báo cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan.

- Đối với các nhà đầu tư chưa lưu ký trái phiếu: Việc thanh toán tiền mua lại trái phiếu được TCPH và Đại diện người sở hữu trái phiếu thực hiện theo các quy định tại Hợp đồng Đại diện người sở hữu trái phiếu.

10. TCPH nộp hồ sơ hủy đăng ký trái phiếu được mua lại cho VSD theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán của VSD.

Điều 15. Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu/lợi tức bằng chứng chỉ quỹ/nhận cổ phiếu phát hành để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận cổ tức bằng cổ phiếu/lợi tức bằng chứng chỉ quỹ/nhận cổ phiếu phát hành để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu (Mẫu 37/THQ, 38/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu nhận cổ tức bằng cổ phiếu/lợi tức bằng chứng chỉ quỹ/nhận cổ phiếu phát hành để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu (Mẫu 39/THQ, 40/THQ).

4. Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu do VSD cung cấp (Mẫu 26/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. TCPH nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung cổ phiếu/chứng chỉ quỹ theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

6. Sau khi TCPH đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung, phần cổ phiếu/chứng chỉ quỹ phát hành thêm được phân bổ như sau:

a. Đối với chứng khoán lưu ký: VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm cho nhà đầu tư vào tài khoản lưu ký của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu/lợi tức bằng chứng chỉ quỹ/nhận cổ phiếu phát hành để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu (Mẫu 37, 38/THQ) VSD đã gửi dưới dạng chứng từ điện tử, đồng thời gửi Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp;

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký và thanh toán tiền chi trả cổ phiếu/chứng chỉ quỹ lẻ (nếu có) cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

7. Đối với tiền thanh toán cổ phiếu/chứng chỉ quỹ lẻ cho các chứng khoán lưu ký (nếu có), khi nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung, TCPH phải chuyển đủ tiền thanh toán vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD. Vào ngày phân bổ chứng khoán lưu ký phát hành thêm, VSD chuyển tiền thanh toán cổ phiếu/chứng chỉ quỹ lẻ cho các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có liên quan. TVLK có trách nhiệm chuyển tiền thanh toán cổ phiếu/chứng chỉ quỹ lẻ vào tài khoản của khách hàng ngay sau khi nhận được tiền của VSD.

Điều 16. Hoán đổi cổ phiếu

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký hoán đổi cổ phiếu (Mẫu 41/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi Danh sách tổng hợp người sở hữu hoán đổi cổ phiếu (Mẫu 42/THQ).

4. Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu hoán đổi cổ phiếu do VSD cung cấp (Mẫu 43/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH có cổ phiếu bị hoán đổi phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Việc hủy đăng ký đối với cổ phiếu bị hoán đổi thực hiện theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

6. Trường hợp cổ phiếu phát hành thêm để nhận hoán đổi đã đăng ký tập trung tại VSD, TCPH phát hành thêm cổ phiếu để nhận hoán đổi nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung cổ phiếu phát hành thêm theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

7. Sau khi TCPH phát hành cổ phiếu để nhận hoán đổi đã được VSD chấp thuận đăng ký bổ sung, phần cổ phiếu phát hành thêm để nhận hoán đổi được phân bổ như sau:

a. VSD phân bổ chứng khoán phát hành thêm cho nhà đầu tư vào tài khoản lưu ký của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp theo Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký hoán đổi cổ phiếu (Mẫu 41/THQ) VSD đã gửi dưới dạng chứng từ điện tử, đồng thời gửi Thông báo xác nhận ký gửi chứng khoán phát hành thêm cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

b. Đối với chứng khoán chưa lưu ký: TCPH phát hành cổ phiếu để hoán đổi chịu trách nhiệm cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký và thanh toán tiền cổ phiếu lẻ (nếu có) cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

8. Đối với tiền thanh toán cổ phiếu lẻ cho các chứng khoán lưu ký (nếu có), khi nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán do đăng ký bổ sung, TCPH phải chuyển đủ tiền thanh toán vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD. Vào ngày phân bổ chứng khoán lưu ký phát hành thêm, VSD chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ cho các TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có liên quan. TVLK có trách nhiệm chuyển tiền thanh toán cổ phiếu lẻ vào tài khoản của khách hàng ngay sau khi nhận được tiền của VSD.

Điều 17. Thanh toán tiền cho cổ đông trong trường hợp doanh nghiệp giải thể/thanh toán tiền cho người sở hữu chứng chỉ quỹ trong trường hợp đóng quỹ

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách thanh toán tiền cho người sở hữu chứng khoán lưu ký do doanh nghiệp giải thể/đóng quỹ (Mẫu 44/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận tiền thanh toán do giải thể doanh nghiệp/đóng quỹ (Mẫu 45/THQ).

4. TCPH phải gửi Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận tiền thanh toán do giải thể doanh nghiệp/đóng quỹ (Mẫu 46/THQ) cho VSD trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng và trước ngày thanh toán ít nhất là 02 ngày làm việc. Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Chậm nhất 02 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD.

Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền trong thời hạn 01 ngày làm việc liền trước ngày thanh toán. Căn cứ vào công văn của TCPH hoặc đến thời hạn VSD không nhận được công văn nêu lý do chậm chuyển tiền của TCPH, VSD thông báo cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan.

6. Tiền thanh toán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký được VSD phân bổ vào tài khoản của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan trong ngày  làm việc liền trước ngày thanh toán. TVLK chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho khách hàng sở hữu chứng khoán lưu ký trong ngày thanh toán.

7. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, TCPH thực hiện thanh toán tiền cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

Điều 18. TCPH mua lại cổ phiếu của cổ đông hiện hữu

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký được bán cổ phiếu cho TCPH (Mẫu 47/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử/chứng từ giấy cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử/chứng từ giấy theo yêu cầu của VSD chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu được bán chứng khoán cho TCPH (Mẫu 48/THQ).

4. TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu được bán chứng khoán cho TCPH do VSD cung cấp (Mẫu 49/THQ) trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng và trước ngày nhà đầu tư bắt đầu đăng ký đặt bán ít nhất là 02 ngày làm việc. Trường hợp không đồng ý với thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Quy trình, thủ tục chuyển quyền sở hữu chứng khoán và chuyển tiền cho các bên liên quan được thực hiện theo quy định hiện hành tại Quy chế hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

Điều 19. TCPH là công ty đại chúng sử dụng cổ phiếu quỹ (đã mua trước thời điểm Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 có hiệu lực) để chia thưởng cho cổ đông hiện hữu

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký nhận cổ phiếu quỹ (Mẫu 38/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu được nhận cổ phiếu quỹ (Mẫu 40/THQ).

4. Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu do VSD cung cấp (Mẫu 26/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. TCPH nộp hồ sơ chuyển quyền sở hữu cổ phiếu quỹ cho cổ đông hiện hữu theo quy định hiện hành tại Quy chế hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

Điều 20. TCPH thực hiện hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông hiện hữu để giảm vốn điều lệ

1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD chuyển Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký thực hiện quyền nhận hoàn trả một phần vốn góp để TCPH giảm vốn điều lệ (Mẫu 50/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử/chứng từ giấy cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

2. TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có trách nhiệm đối chiếu thông tin người sở hữu chứng khoán trong Danh sách do VSD cung cấp với thông tin do TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp đang quản lý và gửi cho VSD Thông báo xác nhận (Mẫu 03/THQ) dưới dạng chứng từ điện tử/chứng từ giấy theo yêu cầu của VSD chậm nhất vào 10h30 ngày làm việc thứ hai kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng để xác nhận chấp thuận hoặc không chấp thuận các thông tin trong Danh sách. Trường hợp không chấp thuận do có sai sót hoặc sai lệch số liệu, TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp phải gửi thêm cho VSD văn bản trong đó nêu rõ các thông tin sai sót hoặc sai lệch để phối hợp với VSD điều chỉnh. Ngay sau khi điều chỉnh, VSD cung cấp lại Danh sách đã hiệu chỉnh dưới dạng chứng từ điện tử cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, VSD gửi TCPH Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán thực hiện quyền nhận hoàn trả một phần vốn góp (Mẫu 51/THQ).

4. Trong thời hạn 08 ngày làm việc kể từ ngày liền sau ngày đăng ký cuối cùng, TCPH phải gửi VSD Thông báo xác nhận Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán nhận tiền do hoàn trả một phần vốn góp do VSD cung cấp (Mẫu 52/THQ). Trường hợp không chấp thuận thông tin trong Danh sách, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do.

5. Chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày thanh toán, TCPH phải chuyển đủ số tiền thanh toán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký vào tài khoản tiền theo thông báo của VSD. Trường hợp chậm chuyển tiền thanh toán, chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày thanh toán, TCPH phải gửi công văn thông báo cho VSD nêu rõ lý do chậm chuyển tiền. Căn cứ vào công văn của TCPH hoặc đến thời hạn VSD không nhận được công văn nêu lý do chậm chuyển tiền của TCPH, VSD thông báo cho TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp có liên quan.

6. Tiền thanh toán cho người sở hữu chứng khoán lưu ký được VSD phân bổ vào tài khoản của TVLK, tổ chức mở tài khoản trực tiếp liên quan trong ngày làm việc liền trước ngày thanh toán. TVLK chịu trách nhiệm phân bổ tiền cho khách hàng sở hữu chứng khoán lưu ký trong ngày thanh toán.

7. Đối với chứng khoán chưa lưu ký, TCPH thực hiện thanh toán tiền cho người sở hữu chứng khoán chưa lưu ký.

8. Việc hủy đăng ký chứng khoán do TCPH giảm vốn điều lệ do hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông hiện hữu được thực hiện theo quy định hiện hành tại Quy chế về hoạt động đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán do Tổng Giám đốc VSD ban hành.

Chương IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Điều khoản thi hành

1. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các bên liên quan liên hệ với VSD để được hướng dẫn, giải quyết.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Tổng Giám đốc VSD quyết định sau khi được Hội đồng Quản trị VSD thông qua và có ý kiến chấp thuận của UBCKNN.