Công văn 526/BHXH-QLT 2025 của Bảo hiểm xã hội khu vực XXVII về hướng dẫn đăng ký, kê khai bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI KHU VỰC XXVII ________ Số: 526/BHXH-QLT V/v hướng dẫn đăng ký, kê khai BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _____________________ TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2025

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) số 41/2024/QH15 ngày 29/6/2024; Luật Bảo hiểm y tế (BHYT) ngày 14/11/2008; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật BHYT ngày 13/6/2014 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật BHYT ngày 27/11/2024 (Luật BHYT 2024);

Căn cứ Nghị định số 02/2025/NĐ-CP ngày 01/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 146/2018/NĐ-CP ngày 17/10/2018 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn biện pháp thi hành Luật BHYT, đã được sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số 75/2023/NĐ-cP ngày 19/10/2023 của Chính phủ;

Căn cứ Thông tư số 01/2025/TT-BYT ngày 01/01/2025 của Bộ Y tế quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHYT;

Thực hiện Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 và sửa đổi, bổ sung Điều 1 của Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020. Quyết định số 490/QĐ-BHXH được đăng tải tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Khu vực XXVII (https://tphcm.baohiemxahoi.gov.vn/), đề nghị các đơn vị sử dụng lao động tải toàn văn nội dung quy trình và mẫu biểu để tham khảo và thực hiện.

Bảo hiểm xã hội Khu vực XXVII hướng dẫn một số nội dung về đăng ký, kê khai BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN); cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT và một số lưu ý khi thực hiện như sau:

1. Phân cấp quản lý các đơn vị sử dụng lao động:
- Đơn vị mới thành lập đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ- BNN lần đầu tại BHXH thành phố, quận, huyện, thị xã nơi đơn vị đăng ký kinh doanh.
- Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào ở Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Bà Rịa - Vũng Tàu thì đăng ký, kê khai BHXH tại địa bàn đó. Trường hợp không thể thực hiện được thì đăng ký, kê khai BHXH tại Công ty mẹ và thông báo cho cơ quan BHXH trên địa bàn trụ sở chi nhánh trú đóng được biết.
- Khi đơn vị thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh sang địa bàn khác (quận/huyện/thị xã/tỉnh/thành phố): chậm nhất 3 tháng kể từ ngày đăng ký thay đổi trụ sở kinh doanh phải thông báo với cơ quan BHXH nơi đang tham gia để chuyển địa bàn theo quy định, trường hợp đơn vị không thông báo chuyển địa bàn thì cơ quan BHXH nơi đơn vị đang tham gia sẽ giảm thu BHXH và phối hợp với cơ quan BHXH nơi đơn vị có địa chỉ trú đóng theo Giấy phép đăng ký kinh doanh mới để lập thủ tục chuyển nơi tham gia.

2. Đối tượng, mức đóng, phương thức đóng:
Theo phụ lục đính kèm văn bản này, trong đó lưu ý một số nội dung:

2.1. Người lao động đồng thời có từ 02 hợp đồng lao động (HĐLĐ) trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHYT, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên, đóng BHTNLĐ- BNN theo từng HĐLĐ. (Quy định tại khoản 4, Điều 13, Nghị định số 143/2018/NĐ-CP).

2.2. Người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên như người lao động làm việc tại các công ty xây dựng, nhà hàng, bảo vệ... thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN. (Quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 2, Luật BHXH số 41/2024/QH15)

2.3. Đối tượng quy định tại các điểm a, b, c, d và i khoản 1 và khoản 2 Điều 2 của Luật BHXH mà không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì người lao động không phải đóng BHXH tháng đó, trừ trường hợp người sử dụng lao động và người lao động có thỏa thuận về việc có đóng BHXH cho người lao động tháng đó với căn cứ đóng bằng căn cứ đóng BHXH tháng gần nhất.(Quy định tại khoản 5, Điều 33, Luật BHXHsố 41/2024/QH15)

2.4. Trường hợp trong tháng đầu làm việc hoặc trong tháng đầu trở lại làm việc mà người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên thì vẫn phải đóng BHXH của tháng đó. (Quy định tại khoản 6, Điều 33, Luật BHXH số 41/2024/QH15)

2.5. Trường hợp thời gian đóng BHXH bắt buộc còn thiếu tối đa 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hằng tháng thì người lao động hoặc thân nhân của người lao động được đóng tiếp một lần cho số tháng còn thiếu với mức đóng hằng tháng bằng tổng mức đóng của người lao động và người sử dụng lao động trước khi người lao động nghỉ việc hoặc chết vào quỹ hưu trí và tử tuất. Thời gian đóng tiếp không được tính là thời gian làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thuộc danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm do Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành hoặc thời gian làm việc ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
Trường hợp người lao động chấm dứt đóng BHXH bắt buộc mà thời gian đóng BHXH còn thiếu trên 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu thì có quyền đóng tiếp BHXH tự nguyện.

2.6. Đối tượng chủ hộ kinh doanh và người quản lý điều hành không hưởng tiền lương; Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương. BHXH Khu vực XXVII sẽ hướng dẫn bổ sung ngay khi có Nghị định và Thông tư hướng dẫn.

2.7. Đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng từ ngày 01/7/2025 thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc. Đề nghị đơn vị rà soát, nếu người lao động chưa tham gia thì lập hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, trường hợp đang tham gia BHXH thì đăng ký tham gia thêm BHYT.

4.1. Mỗi người lao động chỉ được cấp một mã số BHXH duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.
Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên thì phải chuyển toàn bộ sổ cho cơ quan BHXH nơi người lao động đang làm việc, nộp hồ sơ thông qua đơn vị theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 626 hoặc cơ quan BHXH nơi đang sinh sống nếu tất cả các sổ đã được bảo lưu quá trình (cá nhân tự nộp hồ sơ theo PGNHS 626) để được gộp quá trình vào một mã số duy nhất.
Trường hợp các sổ BHXH có quá trình đóng trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động) thông qua đơn vị hoặc trực tiếp vào tài khoản của người lao động, không bao gồm tiền lãi.

4.2. Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH theo quy định của Luật BHXH.
Khi người lao động nghỉ việc, dừng đóng, đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600.
- Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.
- Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH, BHTN theo hồ sơ điện tử 600, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo PGNHS 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.
- Trường hợp đơn vị chậm đóng tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, đơn vị có trách nhiệm nộp đủ số tiền chậm đóng và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.
Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN: đơn vị chỉ nộp hồ sơ 600 điện tử với các trường hợp đang tham gia tại đơn vị và cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh, các trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh.

4.3. Trường hợp đơn vị di chuyển trong địa bàn khu vực, đơn vị thay đổi tên không thực hiện xác nhận sổ BHXH.

5.1. Thẻ BHYT có giá trị sử dụng tương ứng số tiền đóng BHYT, thời điểm thẻ BHYT có giá trị sử dụng kể từ ngày đóng BHYT. Các cơ sở KCB khi tiếp nhận thẻ BHYT của người tham gia đến khám bệnh thực hiện tra cứu thông tin về dữ liệu thẻ BHYT trên cổng tiếp nhận dữ liệu hệ thống thông tin giám định BHYT để xác định giá trị sử dụng của thẻ BHYT.

5.2. Người tham gia BHYT được đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu theo danh sách cơ sở khám chữa bệnh nhận đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu được cơ quan BHXH thông báo hằng quý tại trang thông tin điện tử https://tphcm.baohiemxahoi.gov.vn/. Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu vào 15 ngày đầu của tháng đầu quý.

5.3. Cơ quan BHXH không cấp thẻ giấy cho người tham gia, khi đi khám chữa bệnh người tham gia sử dụng hình ảnh thẻ trên ứng dụng VSSID hoặc VNEID hoặc CCCD để xuất trình cho cơ sở khám chữa bệnh.

5.4. Người lao động bị tạm giam, tạm giữ hoặc tạm đình chỉ công tác để điều tra, xem xét kết luận có vi phạm hay không vi phạm pháp luật thì người lao động và đơn vị được tạm dừng đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn phải đóng BHYT hằng tháng bằng 4,5% của 50% mức tiền lương tháng mà người lao động được hưởng theo quy định của pháp luật.
Sau thời gian tạm giam, tạm giữ hoặc tạm đình chỉ công tác nếu được cơ quan có thẩm quyền xác định bị oan, sai, không vi phạm pháp luật thì thực hiện việc đóng bù BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trên tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc và truy đóng BHYT trên số tiền lương được truy lĩnh, không tính lãi đối với số tiền truy đóng; trường hợp cơ quan có thẩm quyền xác định người lao động là có tội thì không thực hiện việc đóng bù BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN và không phải truy đóng BHYT cho thời gian bị tạm giam.

5.5. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó.
Ví dụ: Người lao động thôi việc 28/01/2025, đơn vị báo giảm vào ngày 01/02/2025 thì đóng BHYT hết tháng 2/2025; không đóng BHXH, BHTN tháng 2/2025.

5.6. Đơn vị thông báo cho người lao động thôi việc nếu không thuộc đối tượng tham gia BHYT bắt buộc khác thì đăng ký tham gia BHYT hộ gia đình để được khám chữa bệnh và đảm bảo quyền lợi tham gia 5 năm liên tục theo quy định của Luật BHYT.
Lưu ý: Nếu đăng ký gia hạn thẻ trước 10 ngày khi thẻ cũ hết giá trị sử dụng thì thẻ BHYT hộ gia đình có giá trị tiếp theo thẻ cũ, trường hợp thẻ cũ hết hạn không quá 3 tháng mới đăng ký tham gia thì thẻ BHYT hộ gia đình có giá trị từ ngày đóng tiền.

6.1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động theo quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (trừ đối tượng tại điểm m, n Khoản 1 Điều 2).

6.2. Đơn vị nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng kịp thời (chậm nhất ngày 28 hàng tháng), không để dồn vào những ngày cuối cùng của tháng. Đối với đơn vị lớn, phát sinh tăng giảm trong tháng nhiều thì thực hiện nộp không quá 03 bộ hồ sơ/tháng (trừ trường hợp cần thiết khác), chuyển nộp tiền chậm nhất ngày cuối cùng của tháng.
- Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt HĐLĐ (không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng), sau đó, đơn vị vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ tăng/giảm, điều chỉnh lương trong tháng khi có phát sinh.
Ví dụ: Đối với người lao động thôi việc ngày 31/5/2025, ngày 25/5/2025 đơn vị ra quyết định chấm dứt HĐLĐ thì lập hồ sơ giảm nghỉ việc tháng 6/2025 gửi qua hồ sơ giao dịch điện tử, đồng thời nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của tháng 5/2025 ngay trong ngày 25/5/2025 thì khi cơ quan BHXH xử lý hồ sơ giảm sẽ in tờ rời đóng đủ tiền BHXH, BHTN đến hết tháng 5/2025 để đơn vị chuyển trả cho người lao động kịp thời hưởng các chế độ BHXH, BHTN.

7. Một số nội dung mới về chế độ BHXH có hiệu lực từ 01/7/2025:
- Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định (năm 2025: nam 61 tuổi 3 tháng, nữ 56 tuổi 8 tháng) có thời gian đóng BHXH từ đủ 15 năm trở lên thì được hưởng lương hưu.
- Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ điều kiện hưởng lương hưu (do chưa đủ thời gian đóng BHXH theo quy định) và chưa đủ điều kiện về tuổi để hưởng trợ cấp hưu trí xã hội, nếu không hưởng BHXH một lần, có yêu cầu thì được hưởng trợ cấp hằng tháng.
- Người lao động có thời gian đóng BHXH tự nguyện hoặc vừa có thời gian đóng BHXH bắt buộc vừa có thời gian đóng BHXH tự nguyện từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con được hưởng trợ cấp thai sản khi sinh con. Mức trợ cấp là 2 triệu đồng/ mỗi con sinh ra và mỗi thai từ 22 tuần tuổi trở lên chết trong tử cung, thai chết trong khi chuyển dạ. Trợ cấp thai sản do ngân sách Nhà nước chi trả.
- Lao động nữ đã đóng BHXH bắt buộc từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng liền kề trước khi sinh con đối với trường hợp phải nghỉ việc để điều trị vô sinh thì được hưởng chế độ thai sản.
Đề nghị các đơn vị sử dụng lao động thực hiện theo đúng nội dung hướng dẫn trên (Đính kèm các biểu mẫu), trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được giải quyết. Văn bản này có hiệu lực từ ngày ký, các hướng dẫn trước đây trái văn bản này đều bị bãi bỏ./.