Công văn 2165/BHXH-QLT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng dẫn thực hiện quy định về cấp, quản lý và sử dụng sổ Bảo hiểm xã hội

Kính gửi: Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 28/9/1999 Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quy định cấp, quả lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội (sổ BHXH) kèm theo Quyết định số 2352/BHXH-QLT, nhằm cụ thể hoá các biện pháp tổ chức thực hiện, nay hướng dẫn như sau:

1. Cấp phát, giao nhận sổ BHXH chưa sử dụng

1.1. bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Bảo hiểm xã hội Bộ Quóc phòng, Bộ Công an căn cứ nhu cầu về sổ bảo hiểm xã hội, lập kế hoạch đăng ký sử dụng cho năm sau gửi Bảo hiểm xã hội Việt Nam vào đầu tháng 10 hàng năm (mẫu số 06/SBH kèm theo) để tổng hợp, tổ chức in ấn và cấp phát sổ bảo hiểm xã hội.

1.2. Khi giao nhận sổ BHXH phải thực hiểm, đếm, lập “Biên bản giao nhân sổ BHXH” (Mẫu số 03/SBH kèm theo) và đảm bảo các thủ tục, chứng từ theo đúng quy định. Sổ BHXH không đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng in ấn như: sứt chỉ, in nhoè, rách, bẩn, thiếu trang, đính ngược… phải lập biên bản báo cáo BHXH Việt Nam để xử lý. Đồng thời, phải mở sổ theo dõi và thực hiện thanh quyết toán kịp thời sổ BHXH.

1.3. Sổ BHXH trước khi cấp cho BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an được đóng dấu giáp lai bằng con dấu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

2. Kê khai, xác nhận “Tờ khai cấp sổ BHXH”

2.1. “Tờ khai cấp sổ BHXH” gồm 02 trang được bố trí trong các trang theo mẫu số 01/SBH kèm theo. Các trang của Tờ khai được in cùng trên một tờ giấy, không in rời từng trang. Trường hợp người lao động có thời gian tham gia BHXH dài phải dùng thêm tờ đệm, khi duyệt tờ khai cơ quan BHXH đóng dấu giáp lai giữa tờ khai chính và tờ đệm (đặt so le trang 1 tờ khai chính và trang 1 tờ khai thêm rồi đóng dấu vào giữa gáy 2 tờ khai).

Tờ khai do BHXH tỉnh in hoặc giao cho người sử dụng lao động lập trên máy vi tính theo mẫu quy định.

2.2. Khi hướng dẫn người lao động kê khai trên “Tờ khai cấp sổ BHXH” cần lưu ý:

2.2.1. Kê khai phần nhân thân

Họ và tên được viết chữ in hoa. Nam ghi số 1, nữ ghi số 2 vào trong ô vuông.

Địa chỉ thường trú ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu.

Số sổ BHXH do cơ quan BHXH ghi sau khi Tờ khai được duyệt.

2.2.2. Phần kê khai quá trình làm việc có đóng BHXH được ghi tách giai đoạn theo các hợp đồng lao động, quyết định hoặc các văn bản pháp lý khác có liên quan đến các thời điểm bắt đầu hay tạm ngừng tham gia BHXH, thay đổi về đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng, thay đổi về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, căn cứ đóng BHXH (tiền lương, tiền công, phụ cấp), thay đổi về cơ chế, chính sách của Nhà nước (mức lương tối thiểu, tỷ lệ đóng BHXH).

- Thời gian kê khai trên cột 1, cột 2 được ghi theo tháng, năm, không ghi ngày và phải ghi nối tháng, không được ghi chồng tháng.

- Cột 3 được kê khai đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc… Trường hợp có thời gian nghỉ việc không đóng BHXH do thôi việc chưa hưởng BHXH, đi học, đi ra nước ngoài (tự túc), đi tù… thì ghi rõ lý do giãn đoạn. Đối với người lao động có các thời kỳ làm công việc nặng nhọc, độc hại hoặc ở nơi có phụ cấp khu vực cần kê khai đầy đủ, rõ ràng từng giai đoạn.

2.2.3. Khi kê khai mức tiền lương, phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH, nếu người lao động vừa có thời gian làm việc, hưởng tiền lương theo thang bảng lương của Nhà nước, vừa có thời gian hưởng lương không theo thang bảng lương của Nhà nước thì phải ghi đủ mức lương làm căn cứ tham gia BHXH của 5 năm cuối theo lương khu vực Nhà nước và tất cả các mức lương trong toàn bộ thời gian không theo thang bảng lương của Nhà nước.

Đối với cán bộ xã, phường, căn cứ đóng BHXH ghi trên cột 6 là mức sinh hoạt phí mà mỗi chức danh được hưởng theo mức quy định tại Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 của Chính phủ; Nếu cán bộ xã, phường, thị trấn được hưởng phụ cấp thêm 5% mức sinh hoạt phí hàng tháng đang hưởng do được tái cử thì ghi trên cột 7.

2.3. Khi thẩm định “Tờ khai cấp sổ BHXH” nếu người lao động trong lý lịch gốc khai chưa rõ về điều kiện nào đó hoặc mất lý lịch gốc, cơ quan BHXH hướng dẫn người sử dụng lao động và người lao động thực hiện theo các quy định tại tiết a, điểm I, Mục III của Thông tư số 09/LĐ-TBXH-TT ngày 26/4/1996 hướng dẫn cấp và ghi sổ BHXH; điểm 2, 3 của công văn số 3392/LĐ-TBXH- BHXH ngày 28/8/1994 quy định về hồ sơ để xét hưởng BHXH và tiết a, điểm 2, mục D của Thông tư số 06/LĐ-TBXH ngày 04/4/1995 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành Nghị định số 12/CP của Chính phủ.

3. Ghi số trên sổ BHXH

3.1. Việc ghi số trên sổ BHXH được áp dụng phwong pháp đóng số nhảy, kích cỡ số thống nhất là (2mm x 5mm) khoảng cách giữa các số 02mm và khi đóng số dùng mực dấu mầu đỏ. Khi đóng dấu số phải đảm bảo in một lần, rõ ràng, không mất nét, không bị mờ, nhoè. Trường hợp ghi số sai, hỏng phải thay cả quyển sổ đó bằng sổ mới. Không được đóng số chồng đè, đóng lần hai, hay không đúng chỗ quy định.

3.2. Sổ BHXH trước khi cấp phát cho người sử dụng lao động đều được ghi số. Số ghi trên sổ BHXH khi cấp ra không được trùng lắp, không ngắt quãng, phân đoạn hay chia cụm trong năm phát hành. Năm của số sổ phải trùng với năm duyệt trên tờ khai và “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH”. Số sổ BHXH được quả lý, ghi đảm bảo trùng khớp trong tất cả các hồ sơ theo dõi: Tờ khai, sổ BHXH, danh sách lao động đề nghị cấp sổ, sổ theo dõi cấp phát sổ (Mộu số 04/SBH kèm theo).

4. Ghi, xác nhận trên sổ BHXH

4.1. Căn cứ để ghi sổ BHXH

- Tờ khai cấp sổ BHXH đã được duyệt.

- Hồ sơ lý lịch gốc của người lao động cho các lần ghi bổ sung.

- Danh sách lao động được duyệt cấp sổ.

- Danh sách lao động và quỹ tiền lương tham gia BHXH, danh sách lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp BHXH, bảng đối chiếu nộp BHXH.

4.2. Trong quá trình ghi khi cấp sổ BHXH lưu ý nếu ghi sai ở một dòng thì dùng bút mức màu đỏ gạch chính giữa toàn bộ dòng viết ai và ghi vào dòng tiếp theo; nếu bị nhoè, dây bẩn, ghi hỏng, ghi sai từ 03 dòng trở lên trong một tran phải đổi sổ.

4.3. Khi ghi bổ sung, thẩm tra, xác nhận trên sổ BHXH cần chú ý một số trường hợp như sau:

- Nếu người lao động di chuyển đơn vị, địa bàn làm việc phải căn cứ vào quyết định thuyên chuyển, giấy thôi trả lương và đối chiếu với tiến độ nộp BHXH của người sử dụng lao động để ghi và xác nhận trên sổ BHXH.

- Trường hợp sổ BHXH đã được xác nhận, nhưng sau đó có quyết định điều chỉnh tiền lương, phụ cấp (hoặc Nhà nước có thay đổi về chính lương tiền lương) mà thời điểm thực hiện trước thời điểm đã các nhận trên sổ BHXH thì ghi số chênh lệch giữa mức cũ và mức mới từ tháng, năm (cột 1) có thay đổi theo quyết định đến tháng, năm (cột 2) đã các nhận, đồng thời trên cột 3 sau khi ghi các nội dung đã quy định, ghi thêm dòng chữ “chênh lệch do điều chỉnh”.

4.4. Ghi, xác nhận khi cấp lại sổ BHXH.

4.4.1. Người sử dụng lao động và người lao động đóng BHXH đến thời điểm nào thì được ghi và xác nhận thời gian tham gia BHXH tính đến thời điểm đó khi lập lại sổ BHXH.

4.4.2. Trường hợp người lao động đang ngừng việc do thôi việc, chưa hưởng chế độ BHXH; chưa có nơi làm việc mới mà bị mất, hỏng sổ BHXH; người sử dụng lao động cũ không còn (giải thể, sát nhập, phá sản), người lao động nộp đơn và các giấy tờ liên quan cho cơ quan BHXH, nơi xác nhận trên sổ trước khi nghỉ việc. Cơ quan BHXH có trách nhiệm kiểm tra, xem xét hồ sơ của đương sự đang lưu tại cơ quan BHXH để cấp cho người lao động giấy ghi nhận có lưu giữ hồ sơ tham gia BHXH. Khi có chỗ làm việc mới, người lao động thông qua người sử dụng lao động để cơ quan BHXH cấp lại sổ BHXH.

4.4.3. Đối với các trường hợp sổ BHXH bị hỏng do mối xông, ẩm mốc, nhoè, rách… vẫn đọc được chữ, xác định được nội dung đầy đủ, chính xác thì người lao động hoặc người sử dụng lao động có đơn (công văn) xin đổi sổ nộp cho cơ quan BHXH cùng với sổ hỏng. Cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ lưu, tình hình thu nộp BHXH và các vấn đề có liên qua, lập biên bản thu hồi sổ hỏng và tiến hành cấp lại sổ BHXH cho người lao động theo quy định.

4.4.4. Đối với những sổ BHXH bị sửa chữa, tẩy xoá, làm sai lệch nội dung, không xác định được đầy đủ, chính xác những nội dung đã được ghi trên sổ hoặc cố tình huỷ hoại sổ như xé rách các trang liên quan quá trình làm việc có đóng BHXH, các chế độ BHXH đã hưởng… Khi cơ quan BHXH tiếp nhận để cấp lại sổ BHXH mới phải có công văn (hoặc đơn) của người sử dụng lao động (hoặc người lao động) nêu rõ nguyên nhân, lý do, trách nhiệm; cơ quan BHXH phải lập biên bản ghi rõ số lượng, số sổ BHXH hỏng, tình trạng hỏng của sổ BHXH (bị xé, cắt, bôi bẩn, gạch xoá, tẩy sửa…) xác định nguyên nhân, người giao nhận…

Lưu ý: Sổ BHXH thu hồi theo các điểm 4.4.3, 4.4.4 không được huỷ

4.4.5. Dòng chữ dùng chốt đến thời điểm cấp lại sổ BHXH “Thời gian đóng BHXH tính đến tháng… năm… là ….. năm ….tháng” được ghi bằng tay hoặc khắc dấu bắt đầu ngay dưới dòng kẻ mực đỏ, chỉ ghi tại trang số lẻ từ cột 5 đến cột 9 và không quá 04 dòng kẻ. Ký, đóng dấu, ghi họ tên, chức danh người xác nhận tại cột 10 không thấp hơn dòng xác nhận cuối cùng.

5. Công tác quản lý, sử dụng sổ BHXH

5.1. Khi giải quyết chế độ BHXH

5.1.1. Người sử dụng lao động nộp BHXH cho người lao động đến thời điểm nghỉ hưởng chế độ BHXH theo quyết định và tiến hành ghi, xác nhận trên sổ BHXH sau đó mang đến cơ quan BHXH để kiểm tra, xác nhận sổ hoàn chỉnh trước khi lập, nộp hồ sơ giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động.

5.1.2. Đối với các trường hợp người lao động chưa được cấp sổ BHXH nhưng phải giải quyết chế độ BHXH ngay, sau khi kiểm tra, xác nhận, ghi số sổ BHXH vào “bản xác nhận quá trình tham gia BHXH” thì phòng quản lý thu BXHH sao một bản để lưu và làm căn cứ ghi vào “Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH” của đơn vị (ghi vào cột ghi chú ngày, tháng, năm, lý do).

5.1.3. Cơ quan BHXH sau khi xét duyệt, giải quyết chế độ BHXH cho người lao động, phải ghi đầy đủ nội dung và ký, đóng dấu xác nhận và các phần liên quan trên sổ BHXH: Trưởng phòng thu các tỉnh, giám đốc BHXH quận, huyện ghi chốt thời gian, ký, xác nhận trên cột 10 trong các trang ghi thời gian làm việc có đóng BHXH; Phòng quản lý chế độ chính sách ghi số, ngày, tháng, năm, nội dung quyết định chế độ hưởng ở phần các chế độ BHXH đã hưởng, Giám đốc BHXH tỉnh ký, xác nhận.

5.2. Trường hợ đơn vị, doanh nghiệp bị giải thể, phá sản, sát nhập, cổ phần hoá thì người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp BHXH đầy đủ theo quy định và hoàn chỉnh sổ BHXH để giải quyết chế độ BHXH hoặc trao lại cho người lao động để tiếp tục sử dụng. Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại đơn vị thì người sử dụng lao động cũ xác nhận trên sổ BHXH cho người lao động đến thời điểm ngừng nộp BHXH mang đến cơ quan BHXH xác nhận như trường hợp di chuyển đơn vị làm việc, sau đó bàn giao sổ BHXH cho người sử dụng lao động mới tiếp tục quản lý, theo dõi (không phải trả lại cho người lao động).

5.3. Quản lý sổ BHXH bị hỏng, không sử dụng.

5.3.1. Cơ quan BHXH tỉnh tổ chức quản lý, mở sổ theo dõi riêng sổ BHXH thu hồi, bị hỏng (Mẫu số 05/SBH kèm theo) do người sử dụng lao động, người lao động nộp và số sổ BHXH bị hỏng do đóng dấu, xác nhận, làm mẫu…

5.3.2. Định kỳ 01 năm tổ chức huỷ sổ hỏng 01 lần. Khi huỷ sổ phải thành lập Hội đồng xử lý sổ BHXH không sử dụng được do Giám đốc BHXH tỉnh làm chủ tịch, gồm Trưởng hay phó phòng quản lý thu (hoặc quản lý sổ BHXH) và chuyên viên các Phòng liên quan. Khi huỷ sổ phải kiểm tra, lập bảng kê chi tiết số lượng, loại, tình trạng của sổ hỏng, không sử dụng được; lập biên bản và gửi kèm theo quyết định, bản kê chi tiết sổ huỷ về BHXH Việt Nam (Mẫu số 07/SBH kèm theo).

6. Thông tin, báo cáo

6.1. Định kỳ 6 tháng, một năm BHXH các cấp có trách nhiệm lập báo cáo “Tổng hợp tình hình cấp, quản lý sổ BHXH” (Mẫu số 08/SBH):

- Đối với báo cáo 6 tháng: BHXH huyện lập và gửi về BHXH tỉnh trước ngày 05 tháng 7; BHXH tỉnh tổng hợp, lập và gửi báo cáo về BHXH Việt Nam trước ngày 10 tháng 7.

- Đối với báo cáo năm: BHXH huyện lập và gửi về BHXH tỉnh trước ngày 10 của tháng đầu năm sau, BHXH tỉnh tổng hợp, lập và gửi báo cáo về BHXH Việt Nam trước ngày 15 của tháng đầu năm sau.

6.2. Khi cần thiết BHXH các cấp phải báo cáo chuyền đề, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

7. Tổ chức thực hiện

Giám đốc BHXH các cấp có trách nhiệm tổ chức kiểm tra những sổ BHXH đã cấp cho người lao động, đối chiếu với các quy định hiện hành và xử lý theo hướng sau:

- Nếu sổ BHXH có sai sót về nội dung như sai họ, tên, ngày tháng năm sinh, sai về mốc thời gian đầu tiên, nghề nghiệp, tiền lương, mã số tỉnh… thì lập biên bản, thu hồi sổ sai và cấp lại sổ BHXH cho người lao động.

- Nếu sổ BHXH sai về phương pháp ghi, phương pháp xác nhận như viết tắt, viết chồng tháng, viết thiếu nghề nghiệp, chức vụ, chức danh nghề… hay xác nhận dọc cột, các nhận đầu trang… thì được ghi tiếp đến thời điểm kiểm tra hoặc khi có yếu tố thay đổi và thực hiện xác nhận như trường hợp cấp lại sổ BHXH.

Trong quá trình thực hiện nếu còn khó khăn, vướng mắc, báo cáo kịp thời về BHXH Việt Nam để xem xét giải quyết.