Thông tư 12/1999/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch

Thuộc tính Nội dung VB gốc Tiếng Anh Hiệu lực VB liên quan Lược đồ Nội dung MIX Tải về
LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TƯ PHÁP SỐ 12/1999/TT-BTP NGÀY 25 THÁNG 6 NĂM 1999
HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỦA NGHỊ ĐỊNH
SỐ 83/1998/NĐ-CP NGÀY 10 THÁNG 10 NĂM 1998
CỦA CHÍNH PHỦ VỀ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

 

Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 4 tháng 6 năm 1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch;

Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số quy định về đăng ký hộ tịch như sau:

 

I. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

 

A. ĐĂNG KÝ KHAI SINH

 

Việc đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 17 đến Điều 21 của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định).

1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh quy định tại Điều 17 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã), nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu thường trú.

Trong trường hợp người mẹ không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Trong trường hợp người mẹ có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có lý do chính đáng không thể về đó để đăng ký khai sinh cho con, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ em sinh ra thực hiện việc đăng ký khai sinh; trong trường hợp này, người mẹ phải làm đơn trình bày rõ lý do không thể về đăng ký khai sinh cho con tại nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Sau khi đăng ký khai sinh, cấp một bản chính Giấy khai sinh cho trẻ em, Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, phải gửi thông báo và một bản sao Giấy khai sinh của trẻ em cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu thường trú. Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu thường trú thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh; số, ngày, tháng, năm đăng ký, họ tên, chức vụ của người ký Giấy khai sinh, họ tên của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp được ghi đúng như nội dung của bản sao Giấy khai sinh. Trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi "Đã đăng ký khai sinh tại..." và ghi rõ nơi đăng ký khai sinh cho trẻ em (xã, huyện, tỉnh). Việc cấp bản sao Giấy khai sinh sau này phải căn cứ vào Sổ này.

2. Khi đăng ký khai sinh, việc xã định dân tộc và họ của trẻ em để ghi trong Giấy khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 30 và Điều 55 của Bộ luật Dân sự.

3. Trẻ em sinh ra sống được từ 24 giờ trở lên rồi mới chết cũng phải được đăng ký khai sinh; nếu người có trách nhiệm đi đăng ký mà không đến đăng ký khai sinh cho trẻ em, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải đến đăng ký tại gia đình của họ; nếu không có yêu cầu cấp Giấy khai sinh, thì không cấp; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "Trẻ chết sơ sinh" để tiện cho việc thống kê.

4. Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, nếu nơi lập biên bản xác định tình trạng bị bỏ rơi và nơi bị bỏ rơi khác nhau, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi bập biên bản, phải phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, kiểm tra kỹ việc thực hiện các quy định tại Điều 21 của Nghị định; nếu đầy đủ thủ tục, thì thực hiện việc đăng ký.

Biên bản xác định tình trạng trẻ sơ sinh bị bỏ rơi phải có những nội dung sau đây: ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện; giới tính, cân nặng, đặc điểm nhận dạng, tài sản và đồ vật khác của trẻ (nếu có); họ tên, địa chỉ, chứng minh nhân dân của người phát hiện.

5. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày đăng ký khai sinh, nếu phát hiện có sai sót trong nội dung Giấy khai sinh do ghi chép của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, được cấp lại cho đương sự Giấy khai sinh mới; bản cũ có sai sót phải thu hồi và huỷ bỏ; số, ngày, tháng, năm đăng ký của Giấy khai sinh mới phải theo đúng như bản cũ; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi bổ sung việc điều chỉnh, ngày, tháng, năm thực hiện và đóng dấu vào những nội dung đã điều chỉnh.

Đối với những sai sót được phát hiện sau thời hạn quy định trện đây, đương sự muốn điều chỉnh, thì phải làm thủ tục cải chính hộ tịch theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định và các quy định tại điểm G Mục I Thông tư này.

 

B. ĐĂNG KÝ KẾT HÔN

 

Việc đăng ký kết hôn được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 22 đến Điều 26 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký kết hôn quy định tại Điều 22 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký kết hôn phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của một trong hai bên nam nữ.

Trong trường hợp cả hai bên nam nữ không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi bên nam hoặc bên nữ đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký kết hôn.

Trong trường hợp cả hai bên nam nữ là công dân Việt Nam đang học tập, lao động, công tác có thời hạn ở nước ngoài, đã cắt hộ khẩu khỏi nơi thường trú, nay về nước xin đăng ký kết hôn, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cha mẹ bên nam hoặc bên nữ đăng ký hộ khẩu thường trú, thực hiện việc đăng ký kết hôn.

2. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn phải do Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu thường trú thực hiện; nếu đương sự không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc xác nhận này, sau khi đã xác minh rõ tình trạng hôn nhân của đương sự trước thời điểm đến tạm trú tại địa phương.

Trong trường hợp đương sự là cán bộ, công chức, người lao động đang công tác tại các cơ quan của Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp nhà nước hoặc đang phục vụ trong các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, thì việc xã nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ quản của người đó thực hiện.

Việc xác nhận tình trạng hôn nhân cần được ghi theo nội dung như sau:
Anh (chị)..... (ghi rõ họ tên) có đăng ký hộ khẩu thường trú/tạm trú tại....... (hoặc đang công tác tại...............), hiện tại chưa kết hôn với ai. Lần này kết hôn là lần thứ....... (ghi rõ lần kết hôn).

3. Trong trường hợp cả hai bên nam nữ cùng công tác tại một cơ quan, đơn vị hoặc cùng cư trú tại một địa phương (xã, phường, thị trấn) mà yêu cầu đăng ký kết hôn, thì chỉ cần khai vào một tờ khai đăng ký kết hôn.

4. Người xin đăng ký kết hôn là công dân Việt Nam đang học tập, lao động, công tác có thời hạn ở nước ngoài, nay về nước xin đăng ký kết hôn, thì phải có xác nhận của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài mà người đó đang học tập, lao động, công tác về tình trạng hôn nhân trong thời gian ở nước ngoài và xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người đó trước đây đăng ký hộ khẩu thường trú về tình trạng hôn nhân trước khi xuất cảnh, nếu nơi đăng ký kết hôn khác với nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trước đây.

5. Bản niêm yết việc xin đăng ký kết hôn tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã phải có những nội dung sau đây: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi thường trú/ tạm trú, Chứng minh nhân dân/Giấy tờ hợp lệ thay thế của cả hai bên nam nữ và ghi rõ:

- "Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày niêm yết, nếu không có khiếu nại, tố cáo về việc kết hôn này là trái pháp luật, thì Uỷ ban nhân dân sẽ đăng ký kết hôn".

6. Trong thời hạn đang xem xét việc đăng ký kết hôn mà một trong hai bên hoặc cả hai bên nam nữ rút hồ sơ xin đăng ký kết hôn, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã trả lại hồ sơ, nhưng đương sự không được hoàn lại lệ phí.

 

C. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ

 

Việc đăng ký khai tử được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 27 đến Điều 34 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký khai tử quy định tại các khoản từ khoản 1 đến khoản 4 Điều 27 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký khai tử phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người chết đăng ký hộ khẩu thường trú; nếu người chết không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký kộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật và đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người chết đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký khai tử.

Việc đăng ký khai tử tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết, được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

- Người chết không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và cũng không có nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn;

- Không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết;

- Người chết không rõ tung tích.

2. Trẻ em sinh ra sống được từ 24 giờ trở lên rồi mới chết cũng phải đăng ký khai tử; nếu người có trách nhiệm đi đăng ký mà không đến đăng ký khai tử, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải đến đăng ký tại gia đình của họ; nếu không có yêu cầu cấp Giấy chứng tử, thì không cấp; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ "Trẻ chết sơ sinh" để tiện cho việc thống kê.

3. Khi đăng ký khai tử cho người chết không rõ tung tích, Uỷ ban nhân dân cấp xã phải thực hiện đầy đủ các thủ tục quy định tại Điều 31 của Nghị định. Biên bản xác nhận tình trạng người chết không rõ tung tích phải hợp thức và phải có những nội dung sau đây: ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện; giới tính, đặc điểm nhận dạng, tài sản và các đồ vật khác của người chết (nếu có); họ tên, địa chỉ, Chứng minh nhân dân của người phát hiện. Trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ về địa điểm mai táng người chết và số thẻ mộ (nếu có); đối với những cột không xác định được nội dung, thì để trống.

Trong trường hợp đã đăng ký khai tử và mai táng mà sau đó phát hiện được tung tích của người chết và xác định được thân nhân của người đó, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai tử, ghi bổ sung những thông tin cần thiết vào phần còn để trống trong Sổ đăng ký khai tử và cấp cho thân nhân người chết Giấy chứng tử.

4. Giấy báo tử quy định tại khoản 1 Điều 33 của Nghị định được gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai tử theo hướng dẫn tại điểm C.1 Mục I của Thông tư này.

 

D. ĐĂNG KÝ NHẬN NUÔI CON NUÔI

 

Việc đăng ký nhận nuôi con nuôi được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 35 đến Điều 40 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký nhận nuôi con nuôi quy định tại Điều 35 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký nhận nuôi con nuôi phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người xin nhận nuôi con nuôi hoặc người được xin nhận làm con nuôi.

Trong trường hợp cả hai bên không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người xin nhận nuôi con nuôi hoặc người được xin nhận làm con nuôi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký nhận nuôi con nuôi.

Nơi cư trú của trẻ sơ sinh bị bỏ rơi được xin nhận làm con nuôi được xác định theo nơi cư trú của người nuôi dưỡng hoặc nơi có trụ sở của tổ chức nuôi dưỡng.

2. Giấy thoả thuận về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi phải do cha mẹ đẻ của người được xin nhận làm con nuôi ký, kể cả trường hợp đã ly hôn; nếu cha đẻ hoặc mẹ đẻ bị Toá án tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì chỉ cần chữ ký của người kia.

Trong trường hợp cha mẹ đẻ đã chết hoặc bị Toà án ruyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì người giám hộ có quyền ký Giấy thoả thuận đó; nếu là người giám hộ cử, thì còn phải có ý kiến của người, cơ quan, tổ chức cử làm giám hộ.

Trong trường hợp người được xin nhận làm con nuôi là trẻ em bị bỏ rơi, hiện đang sinh sống trong các cơ sở y tế hoặc cơ sở nuôi dưỡng, thì Giấy thoả thuận do người đứng đầu cơ sở y tế hoặc cơ sở nuôi dưỡng ký; nếu đã phát hiện được trẻ em đó còn cha, mẹ đẻ, thì Giấy thoả thuận còn phải có cả chữ ký của cha, mẹ đẻ.

Ngoài những đối tượng trên đây, không có cá nhân hoặc tổ chức nào, kể cả cha mẹ nuôi, có quyền ký Giấy thoả thuận về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi.

3. Trước khi đăng ký việc nhận nuôi con nuôi, Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra, xác minh kỹ hồ sơ xin nhận nuôi con nuôi theo đúng quy định của pháp luật, đặc biệt chú ý các điểm sau đây:

a. Tính tự nguyện và hợp pháp của việc cho và xin nhận nuôi con nuôi;

b. Tư cách của người xin nhận nuôi con nuôi;

c. Mục đích xin nhận nuôi con nuôi;

d. Nguồn gốc của trẻ em bị bỏ rơi được xin nhận làm con nuôi.

4. Bản niêm yết tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã và thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng trong trường hợp trẻ em được nhận làm con nuôi có nguồn gốc không rõ ràng phỉ có những nội dung sau đây: ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện; giới tính, cân nặng, đặc điểm nhận dạng, tài sản và các đồ vật khác của trẻ em (nếu có) và việc trẻ em đó được xin nhận làm con nuôi. Không niêm yết hoặc thông báo thông tin về người xin nhận nuôi con nuôi.

Sự đồng ý của người được xin nhận làm con nuôi từ đủ 9 tuổi trở lên phải thể hiện bằng việc ghi "Đồng ý" và ký tên vào Giấy thoả thuận về việc cho trẻ em làm con nuôi (theo mẫu quy định); nếu trẻ em không biết chữ, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp đọc và giải thích rõ việc sẽ làm con nuôi; nếu đồng ý, thì điểm chỉ vào Giấy thoả thuận thay cho việc ký.

6. Trong trường hợp trẻ em bị bỏ rơi được xin nhận làm con nuôi, sau khi Quyết định công nhận nuôi con nuôi có hiệu lực pháp luật, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, ghi tên của người được công nhận là cha mẹ nuôi vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và trong Sổ đăng ký khai sinh của trẻ em; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "Cha, mẹ nuôi".

7. Trong trường hợp cha mẹ nuôi muốn chấm dứt việc nuôi con nuôi, thì phải làm thủ tục chấm dứt việc nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật, không được tự ý chấm dứt việc nuôi con nuôi hoặc giao con nuôi cho người khác.

 

Đ. ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ

 

Việc đăng ký giám hộ được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 41 đến Điều 46 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký giám hộ quy định tại Điều 41 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký giám hộ phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người giám hộ đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi có trụ sở của cơ quan, tổ chức đảm nhận giám hộ.

Trong trường hợp người giám hộ là cá nhân mà không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người giám hộ đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký giám hộ.

Trong trường hợp cơ quan, tổ chức cử người đứng ra đại diện cho cơ quan, tổ chức đó thực hiện việc giám hộ, thì thẩm quyền đăng ký giám hộ cũng được thực hiện theo quy định trên đây.

2. Khi đăng ký giám hộ, nếu trong Giấy cử người giám hộ có ghi về tài sản riêng của người được giám hộ, thì trong Quyết định công nhận giám hộ phải ghi rõ danh mục tài sản được giao cho người giám hộ quản lý và tình trạng của tài sản đó.

Trong trường hợp này, khi đăng ký việc thay đổi, chấm dứt giám hộ, thì Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ cũng phải ghi rõ danh mục tài sản hiện còn và tình trạng của tài sản đó; nếu tranh chấp liên quan đến tài sản của người được giám hộ chưa được Toà án giải quyết, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã không đăng ký việc thay đổi, chấm dứt giám hộ.

 

E. ĐĂNG KÝ VIỆC NHẬN CHA, MẸ, CON

 

Việc đăng ký nhận cha, mẹ, con được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 47 đến Điều 51 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con quy định tại Điều 47 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký nhận cha, mẹ, con phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người con đăng ký hộ khẩu thường trú.

Trong trường hợp người con không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người con đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Trong trường hợp người con không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và cũng không có nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người con thực tế đang sinh sống, thực hiện việc đăng ký nhận cha, mẹ, con.

2. Việc đăng ký nhận cha, mẹ, con chỉ được thực hiện trong trường hợp người xin nhận và người được nhận là cha, mẹ, con phải còn sống vào thời điểm đăng ký.

3. Cha hoặc mẹ đăng ký nhận con, thì đơn xin nhận con phải có ý kiến đồng ý của người kia, trừ trường hợp người này đã bị Toà án tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự.

4. Con đăng ký nhận cha hoặc mẹ, thì đơn xin nhận cha hoặc mẹ phải có ý kiến đồng ý của người hiện đang là mẹ hoặc cha và của người được nhận là cha hoặc mẹ; nếu người hiện đang là mẹ hoặc cha đã bị Toà án tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì không phải có ý kiến của người này.

5. Sự đồng ý của trẻ em được nhận làm con từ đủ 9 tuổi trở lên phải thể hiện bằng việc ghi "Đồng ý" và ký tên vào đơn (theo mẫu quy định); nếu trẻ em không biết chữ, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải đọc và giải thích rõ việc sẽ được nhận làm con; nếu đồng ý, thì điểm chỉ vào thay cho việc ký.

Quy định trên đây cũng được áp dụng đối với trường hợp trẻ em từ đủ 9 tuổi đến dưới 15 tuổi xin nhận cha hoặc mẹ.

6. Bản niêm yết tại Trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã phải có những nội dung sau đây: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi thường trú/tạm trú của cả hai bên người xin nhận và người được nhận là cha, mẹ, con và việc xin nhận cha, mẹ, con.

 

G. ĐĂNG KÝ VIỆC THAY ĐỔI HỌ TÊN, CHỮ ĐỆM; CẢI CHÍNH HỌ,
TÊN, CHỮ ĐỆM, NGÀY, THÁNG, NĂM SINH; XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC

 

Việc thay đổi họ tên, chữ đệm; cải chính họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; xác định lại dân tộc (sau đây gọi là thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc) được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định.

1. Quy định tại Điều 52 của Nghị định về thẩm quyền đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xã định lại dân tộc của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện như sau:

Việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây của người có đơn yêu cầu.

Trong trường hợp đương sự không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc của người đó.

2. Việc cải chính hộ tịch, đặc biệt là cải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được thực hiện đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính hộ tịch trong Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa chữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hoá các hồ sơ, giấy tờ cá nhân hiện tại, thì không giải quyết.

3. Người xin thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, về nguyên tắc phải xuất trình bản chính Giấy khai sinh; nếu đã mất bản chính Giấy khai sinh, thì có thể thay thế bằng bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc được cấp chưa quá 3 tháng. Trong trường hợp này chỉ có Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh mà tại địa hạt của tỉnh đó đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây mới thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc.

4. Khi ghi các nội dung thay đổi, cải chính trong Giấy khai sinh, cần lưu ý:

a. Chỉ ghi những nội dung được thay đổi, cải chính vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh, không được ghi vào mặt trước của Giấy khai sinh;

b. Đối với những biểu mẫu Giấy khai sinh cũ và bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc mà không có phần ghi chú việc thay đổi, cải chính ở mặt sau Giấy khai sinh, thì Sở Tư pháp căn cứ vào nội dung của biểu mẫu được ban hành kèm theo Quyết định số 1203 QĐ/TP-HT ngày 26 tháng 12 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp để ghi.

Sau khi việc thay đổi, cải chính hộ tịch đã được ghi chú vào bản chính Giấy khai sinh hoặc bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc và sổ đăng ký khai sinh, thì bản sao Giấy khai sinh được cấp theo nội dung đã được điều chỉnh.

5. Trong trường hợp người con xin thay đổi họ từ họ của cha sang họ của mẹ hoặc xin xác định lại dân tộc từ dân tộc của cha sang dân tộc của mẹ, hoặc ngược lại, thì phải có ý kiến đồng ý của cả cha và mẹ.

6. Việc thay đổi, cải chính các nội dung khác trong Giấy khai sinh cũng được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định và các quy định tại điểm G Mục I Thông tư này.

7. Yêu cầu cải chính các giấy tờ khác về hộ tịch (không phải Giấy khai sinh) không thuộc phạm vi điều chỉnh của điểm G Mục I của Thông tư này. Trong trường hợp đương sự xin cải chính các giấy tờ đó, thì Uỷ ban nhân dân nơi đã cấp các giấy tờ hộ tịch đó trước đây, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh hoặc bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc của đương sự được cấp chưa quá 3 tháng, để điều chỉnh cho phù hợp.

 

H. GHI VÀO SỔ CÁC THAY ĐỔI HỘ TỊCH KHÁC

 

Việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 56 đến Điều 58 của Nghị định.

1. Ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác, cần lưu ý một số điểm sau đây:

a. Việc ly hôn, huỷ hôn nhân trái pháp luật được ghi vào cột Ghi chú của Sổ đăng ký kết hôn;

b. Việc thay đổi quốc tịch được ghi cào cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh;

c. Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh của người con;

d. Quyết định tuyên bố mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi nhân sự, hạn chế quyền của cha, mẹ đối với con chưa thành niên, thì tạm thời không ghi vào sổ, mà chỉ lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú để quản lý và theo dõi.

2. Khi ghi vào sổ các việc nói tại điểm a, điểm b và điểm c trên đây, cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải ghi rõ các nội dung thay đổi, số quyết định, ngày, tháng, năm ra Quyết định, cơ quan ra Quyết định và người ký Quyết định.

3. Khi vào sổ việc xác định cha, mẹ, con trên cơ sở Quyết định của Uỷ ban nhân dân hoặc của Toà án, cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải bổ sung tên của cha hoặc mẹ vào Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con, nếu trước đây bỏ trống. Trong trường hợp Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh trước đây đã ghi tên người khác vào phần ghi của cha, mẹ, thì đương sự phải làm thủ tục xin thay đổi, cải chính hộ tịch theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định và các quy định tại điểm G Mục I của Thông tư này.

 

 

I. ĐĂNG KÝ QUÁ HẠN, ĐĂNG KÝ LẠI

 

Việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 59 đến Điều 67 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn quy định tại Điều 60 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu thường trú.

Trong trường hợp đương sự không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn.

2. Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi quy định tại Điều 64 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây của đương sự.

Trong trường hợp người xin đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi.

3. Khi đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại, phải đóng dấu dưới tiêu đề của giấy tờ đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại theo mẫu sau đây:

Đăng ký quá hạn

 
- Mẫu dấu đăng ký quá hạn là:

Đăng ký lại

 
- Mẫu dấu đăng ký lại là:

 

Các mẫu dấu này phải có cỡ chữ nhỏ hơn tiêu đề của giấy tờ hộ tịch.

4. Khi đăng ký khai sinh quá hạn hoặc đăng ký lại việc sinh, các nội dung khai sinh phải ghi theo đúng thời điểm sinh; riêng ngày, tháng, năm ghi trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh được ghi theo ngày, tháng, năm đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại.

 

II. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI

 

A. ĐĂNG KÝ KHAI SINH

 

Việc đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài được thực hiện theo quy định tại Điều 68, Điều 69, Điều 70 và Điều 74 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh quy định tại Điều 68 và Điều 74 của Nghị định được thực hiện như sau:

a) Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam mà có cha và mẹ đều là người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện theo đơn yêu cầu của đương sự tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký thường trú của cha mẹ trẻ em; trong trường hợp cha mẹ không có đăng ký thường trú tại Việt Nam, thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi cha mẹ đăng ký tạm trú, thực hiện;

b) Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam mà chỉ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, còn người kia là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi người mẹ hoặc người cha là công dân Việt Nam đăng ký hộ khẩu thường trú. Trong trường hợp người mẹ hoặc người cha không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi người đó đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em.

2. Khi đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân nước ngoài, còn người kia là công dân Việt Nam, cần kiểm tra văn bản thoả thuận của cha mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trong trường hợp cha mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước mà người nước ngoài là công dân về việc chọn quốc tịch nước ngoài cho con là phù hợp với pháp luật của nước đó. Văn bản xác nhận phải được hợp pháp hoá lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

 

B. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ

 

Việc đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 71 đến Điều 74 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nước ngoài quy định tại Điều 71 và cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài quy định tại Điều 74 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam được thực hiện theo đơn yêu cầu tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký thường trú của người chết; nếu người chết không có nơi đăng ký thường trú tại Việt Nam, thì đăng ký tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi người đó đăng ký tạm trú.

2. Sau khi đăng ký khai tử cho công dân nước ngoài hoặc cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam, Sở Tư pháp gửi cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao bản sao Giấy chứng tử để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của nước mà người chết là công dân hoặc để gửi cho Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước mà công dân Việt Nam định cư.

 

C. ĐĂNG KÝ KẾT HÔN GIỮA NGƯỜI NƯỚC NGOÀI VỚI NHAU

 

Việc đăng ký kết hôn giữa người nước ngoài với nhau tại Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 76, Điều 77 và Điều 78 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký kết hôn giữa người nước ngoài với nhau quy định tại Điều 76 của Nghị định được thực hiện như sau:

Việc đăng ký kết hôn giữa người nước ngoài với nhau được thực hiện theo đơn yêu cầu của đương sự tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký thường trú của bên nam hoặc bên nữ; nếu cả hai bên nam nữ không có đăng ký thường trú tại Việt Nam, thì việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi một trong hai bên có đăng ký tạm trú.

2. Hồ sơ xin đăng ký kết hôn phải được lập thành 02 bộ, nộp cho Sở Tư pháp; mỗi bộ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định) của bên nam và bên nữ;

b) Bản sao Giấy khai sinh hoặc giấy tờ xác nhận về ngày, tháng, năm sinh của bên nam và bên nữ;

c) Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà người nước ngoài là công dân về việc người đó có đủ điều kiện kết hôn và được phép đăng ký kết hôn tại Việt Nam.

Trong trường hợp người nước ngoài thường trú tại Việt Nam hoặc đã sinh sống liên tục tại Việt Nam từ trước khi đủ 18 tuổi mà vì lý do khách quan không có được các giấy xác nhận của nước ngoài quy định tại điểm b và điểm c trên đây, thì có thể thay thế bằng giấy xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người đó thường trú.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hoá lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Việc đăng ký kết hôn giữa người nước ngoài với nhau bị từ chối, nếu thuộc một trong các trường hợp cấm kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam.

 

D. ĐĂNG KÝ VIỆC THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC CHO NGƯỜI VIỆT NAM ĐỊNH CƯ Ở NƯỚC NGOÀI

 

Việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thực hiện theo quy định tại Điều 79, 80 và Điều 81 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây.

2. Người xin thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc về nguyên tắc phải xuất trình bản chính Giấy khai sinh; nếu đã mất bản chính Giấy khai sinh, thì có thể thay thế bằng bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc được cấp chưa quá 3 tháng.

3. Trong trường hợp người con xin thay đổi họ từ họ của cha sang họ của mẹ hoặc xác định lại dân tộc từ dân tộc của cha sang dân tộc của mẹ, hoặc ngược lại, thì phải có ý kiến đồng ý của cả cha và mẹ.

4. Trong trường hợp đương sự không thể về nước để trực tiếp làm thủ tục xin thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, thì có thể uỷ quyền bằng văn bản cho thân nhân ở trong nước thực hiện.

Văn bản uỷ quyền phải ghi rõ họ tên, ngày, tháng, năm sinh, nơi thường trú, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của người uỷ quyền và người được uỷ quyền; nội dung uỷ quyền; lý do uỷ quyền; quan hệ giữa người uỷ quyền với người được uỷ quyền. Văn bản uỷ quyền phải có xác nhận của Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước mà công dân Việt Nam đang định cư. Nếu là người gốc Việt Nam, thì có thể lấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà đương sự hiện là công dân; trong trường hợp này văn bản uỷ quyền phải được hợp pháp hoá lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

 

Đ. ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ QUÁ HẠN VÀ ĐĂNG KÝ LẠI
CÁC VIỆC SINH, TỬ, KẾT HÔN, NUÔI CON NUÔI CHO
NGƯỜI VIỆT NAM ĐỊNH CƯ Ở NƯỚC NGOÀI

 

Việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi (sau đây gọi là đăng ký quá hạn, đăng ký lại) cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 86 đến Điều 91 của Nghị định.

1. Thẩm quyền đăng ký quá hạn quy định tại Điều 86 và đăng ký lại quy định tại Điều 89 của Nghị định được thực hiện như sau:

- Đối với việc đăng ký quá hạn: Đăng ký quá hạn việc sinh, tử xảy ra tại Việt Nam của người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đã xảy ra sự kiện sinh, tử đó.

- Đối với việc đăng ký lại: Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi của người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh mà trong địa hạt của tỉnh đó đương sự trước đây đã đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi, hoặc nơi thường trú của người đó trước khi xuất cảnh.

2. Trong trường hợp đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại việc sinh của người gốc Việt Nam (đã thôi (mất) quốc tịch Việt Nam), thì trong Giấy khai sinh vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam. Nếu đương sự xuất trình giấy tờ chứng minh về việc đã thôi (mất) quốc tịch Việt Nam, thì ghi chú việc đó vào mặt sau của Giấy khai sinh.

3. Trong trường hợp đương sự không thể về nước để trực tiếp làm thủ tục xin đăng ký quá hạn việc sinh, tử hoặc đăng ký lại việc sinh, tử, thì có thể uỷ quyền cho thân nhân ở trong nước thực hiện. Việc uỷ quyền phải tuân theo quy định tại điểm D.4 Mục II của Thông tư này.

Không chấp nhận việc uỷ quyền thực hiện đăng ký lại việc kết hôn, nhận nuôi con nuôi.

 

E. GHI VÀO SỔ CÁC THAY ĐỔI VỀ HỘ TỊCH Đà ĐĂNG KÝ TẠI
CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGOÀI

 

Việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch do kết hôn, nuôi con nuôi, ly hôn, chấm dứt nuôi con nuôi của công dân Việt Nam đã được đăng ký hoặc giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (sau đây gọi là ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài) được thực hiện theo các quy định tại Điều 83, Điều 84 và Điều 85 của Nghị định.

1. Những trường hợp sau đây phải làm thủ tục ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài:

a) Về nước để thường trú, bao gồm cả người thuộc diện hồi hương;

b) Đã đăng ký việc kết hôn, nuôi con nuôi trước đây ở trong nước;

c) Các trường hợp khác có yêu cầu thực hiện tại Việt Nam các việc về hộ tịch mà có liên quan đến sự thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài.

Trong trường hợp đương sự yêu cầu ghi vào sổ việc ly hôn, chấm dứt nuôi con nuôi mà việc kết hôn, nuôi con nuôi trước đây chưa được ghi vào sổ tại Việt Nam, thì đương sự phải làm thủ tục ghi vào sổ việc kết hôn, nuôi con nuôi trước, sau đó mới giải quyết yêu cầu ghi vào sổ việc ly hôn hoặc chấm dứt nuôi con nuôi.

2. Thẩm quyền ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài quy định tại Điều 83 của Nghị định được thực hiện như sau:

a) Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh mà trong địa hạt của tỉnh đó trước đây đương sự đã đăng ký việc kết hôn hoặc nhận nuôi con nuôi, thực hiện việc ghi vào sổ việc ly hôn hoặc chấm dứt việc nuôi con nuôi ở nước ngoài.

b) Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự có đăng ký hộ khẩu thường trú, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài; nếu đương sự không có hoặc chưa có đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú, thực hiện.

Trong trường hợp đương sự sinh sống ở nước ngoài (không thường trú tại Việt Nam), thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu thường trú trước khi xuất cảnh, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài.

3. Hồ sơ xin ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài phải được lập thành 02 bộ, nộp cho Sở Tư pháp; mỗi bộ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Đơn xin ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài (theo mẫu quy định);

b) Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế còn giá trị sử dụng;

c) Bản sao giấy tờ hộ tịch cần ghi vào sổ (như Giấy chứng nhận kết hôn, Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Bản án/Quyết định ly hôn, chấm dứt nuôi con nuôi) có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Các giấy tờ này phải được hợp pháp hoá lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trong trường hợp đương sự không thể về nước để trực tiếp làm thủ tục xin ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài, thì có thể uỷ quyền cho thân nhân ở trong nước thực hiện. Việc uỷ quyền phải tuân theo quy định tại điểm D.4 Mục II của Thông tư này.

Sau khi kiểm tra, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp có báo cáo gửi Bộ Tư pháp, kèm theo 01 bộ hồ sơ.

4. Việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài chỉ được thực hiện sau khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tư pháp gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

5. Khi ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài, cần lưu ý một số điểm sau đây:

a) Việc kết hôn và ly hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn; việc nhận nuôi con nuôi và chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nhận nuôi con nuôi;

b) Việc ly hôn được ghi vào sổ đã đăng ký việc kết hôn trước đây; việc chấm dứt nuôi con nuôi được ghi vào sổ đã đăng ký việc nuôi con nuôi trước đây;

c) Các việc hộ tịch trước đây chưa được đăng ký tại Việt Nam, thì ghi vào sổ mới.

6. Ngay sau khi ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi đương sự thường trú, hoặc tạm trú có thời hạn, để ghi chú tiếp việc thay đổi về hộ tịch ở nước ngoài.

7. Việc ghi chú vào sổ đăng ký hộ tịch ở trong nước các giấy tờ về hộ tịch do cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp theo quy định tại khoản 2 Điều 82 của Nghị định được thực hiện như sau:

Công dân Việt Nam về nước để thường trú, bao gồm cả những người thuộc diện hồi hương, có các giấy tờ hộ tịch do Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp, phải xuất trình cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, để ghi chú vào sổ hộ tịch. Khi ghi vào sổ, phải ghi theo đúng nội dung của giấy tờ hộ tịch do Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài cấp.

8. Quy định về hợp pháp hoá lãnh sự tại các điểm A.2, C.2, D.4 và E.3 Mục II của Thông tư này không áp dụng đối với các giấy tờ của cơ quan có thẩm quyền của nước đã ký kết với nhà nước ta điều ước quốc tế, trong đó có quy định về miễn hợp pháp hoá lãnh sự.

 

III. MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ GIẤY TỜ HỢP LỆ THAY THẾ

 

1. Trong trường hợp không có Sổ hộ khẩu gia đình theo quy định tại các Điều 23, 34, 36, 43, 46, 48, 49, 53, và 65 của Nghị định, thì Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn hoặc giấy xác nhận cư trú của cơ quan Công an được coi là giấy tờ hợp lệ thay thế Sổ hộ khẩu gia đình.

Riêng trong trường hợp đăng ký kết hôn tại nơi thường trú của cha, mẹ bên nam hoặc bên nữ theo quy định tại điểm B Mục I của Thông tư này, thì Sổ hộ khẩu gia đình của cha, mẹ được coi là giấy tờ hợp lệ thay thế Sổ hộ khẩu gia đình của bên nam hoặc bên nữ.

2. Trong trường hợp không có Hộ chiếu theo quy định tại các Điều 69, 72, 80, 85, 87 và 90 của Nghị định, thì Giấy thông hành được coi là giấy tờ hợp lệ thay thế Hộ chiếu.

 

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

A. CÁN BỘ HỘ TỊCH - TƯ PHÁP CẤP Xà

 

Việc cử cán bộ Hộ tịch - Tư pháp giúp Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực quản lý hộ tịch phải theo đúng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 13 của Nghị định. Riêng đối với tiêu chuẩn đã tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên, ở các xã miền núi, vùng sâu, vùng xa, có khó khăn về nguồn cán bộ, thì có thể tạm thời cử người đã tốt nghiệp phổ thông trung học cơ sở, nhưng phải có kế hoạch đào tạo tiếp, để đạt trình độ văn hoá theo quy định.

B. BIỂU MẪU, SỔ SÁCH HỘ TỊCH

 

Đối với biểu mẫu, sổ sách hộ tịch do Bộ Tư pháp thống nhất in và phát hành theo quy định tại Quyết định số 1203 QĐ/TP-HT ngày 26 tháng 12 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, thì trước ngày 15 tháng 10 hàng năm, Sở Tư pháp phải gửi dự trù cho Bộ Tư pháp về số lượng các loại biểu mẫu, sổ sách hộ tịch cho năm sau để Bộ Tư pháp có kế hoạch in và cung cấp kịp thời. Các Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp có trách nhiệm phân phối kịp thời, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về biểu mẫu, sổ sách hộ tịch cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thuộc tỉnh, huyện mình.

Đối với biểu mẫu, sổ sách hộ tịch Bộ Tư pháp chỉ quản lý về mặt nội dung, thì các Sở Tư pháp căn cứ vào hướng dẫn của Bộ tư pháp để in và phát hành kịp cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trong tỉnh.

Cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp và Uỷ ban nhân dân cấp xã khi đăng ký hộ tịch không được tiếp nhận biểu mẫu do đương sự tự mang đến.

Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan hữu quan thực hiện việc kiểm tra và xử lý nghiêm minh đối với các cá nhân, tổ chức lưu hành các biểu mẫu hộ tịch trái với quy định của Bộ Tư pháp.

 

C. CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ SỔ SÁCH, HỒ SƠ HỘ TỊCH

 

1. Lưu trữ sổ sách hộ tịch

a) Sổ đăng ký hộ tịch là tài liệu gốc, là căn cứ pháp lý để phục vụ cho công tác tra cứu, sao lục, cấp giấy tờ chứng nhận về tình trạng nhân thân của cá nhân khi cần thiết, do đó phải được lưu trữ, bảo quản lâu dài, tuyệt đối không được làm hư hỏng, mất mát.

b) Về nguyên tắc, việc khoá sổ đăng ký hộ tịch phải được thực hiện vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng sổ ở mỗi địa phương, Giám đốc Sở Tư pháp có thể cho phép việc sử dụng tiếp cho năm sau đối với loại sổ sách mà năm trước chưa sử dụng hết 1/2 sổ. Việc sử dụng tiếp không được kéo dài quá một năm.

c) Việc lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch được thực hiện như sau:

- Đối với sổ sách hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp xã đăng ký:

Ngay sau ngày khoá sổ, Uỷ ban nhân dân cấp xã phải làm thủ tục đưa vào lưu trữ 01 quyển tại cơ quan mình; quyển thứ hai chuyển cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện (qua phòng Tư pháp) trước ngày 15 tháng 01 để gửi lưu tại Sở Tư pháp.

Uỷ ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm kiểm tra, tập hợp đầy đủ sổ đăng ký hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp xã của huyện mình chuyển về Sở Tư pháp trước ngày 31 tháng 01.

Ngay sau khi nhận được sổ đăng ký hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp xã do Uỷ ban nhân dân cấp huyện chuyển đến, Sở Tư pháp phải làm thủ tục đưa vào lưu trữ.

- Đối với sổ sách hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đăng ký:

Ngay sau khi khoá sổ, Sở Tư pháp phải làm thủ tục đưa vào lưu trữ tại cơ quan mình.

2. Lưu trữ hồ sơ hộ tịch

Hồ sơ hộ tịch là toàn bộ những giấy tờ đương sự đã nộp khi đăng ký hộ tịch.

Để phục vụ việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết, thì hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản tại cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch đó trong thời hạn 5 năm. Việc lưu trữ tiếp theo sau thời hạn 5 năm được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước về lưu trữ.

 

D. CẤP BẢN SAO CÁC GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ GỐC

 

1. Việc cấp bản sao các giấy tờ về hộ tịch phải căn cứ vào sổ gốc;

2. Cơ quan nào cấp bản chính giấy tờ về hộ tịch, thì cơ quan đó cấp bản sao từ sổ gốc, trừ trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em tại nơi sinh quy định tại điểm A.1 Mục I của Thông tư này.

Trong trường hợp Uỷ ban nhân dân cấp xã không còn lưu trữ được sổ gốc đăng ký hộ tịch, thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, nơi lưu trữ sổ gốc cấp bản sao.

3. Khi cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ gốc, cần chú ý các điểm sau đây:

- Nội dung ghi trong bản sao phải theo mẫu của bản sao hiện hành;

- Những nội dung bản sao hiện hành có, nhưng sổ gốc không có, thì để trống; những nội dung sổ gốc có, nhưng bản sao không có, thì không ghi.

 

Đ. CHẾ ĐỘ THÔNG KÊ BÁO CÁO

 

Số liệu thống kê hộ tịch có ý nghĩa quan trọng đối với việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước, cũng như của địa phương, là căn cứ để hoạch định chính sách phát triển dân số và kế hoạch hoá gia đình. Việc thực hiện chế độ thống kê báo cáo số liệu hộ tịch định kỳ 6 tháng và hàng năm theo quy định của Nghị định là bắt buộc đối với Uỷ ban nhân dân các cấp. Cơ quan Tư pháp các cấp có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ này theo hướng dẫn như sau:

1. Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ, thực chất tình hình đăng ký hộ tịch, công tác quản lý hộ tịch tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có) đối với việc bổ sung, sửa đổi pháp luật về đăng ký hộ tịch;

Kèm theo báo cáo có biểu Báo cáo thống kê số liệu đăng ký hộ tịch (theo mẫu quy định). Số liệu thống kê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 30 tháng 6; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó. Số liệu báo cáo phải đảm bảo là số thực, không lệ thuộc vào chỉ tiêu, nhất là số liệu đăng ký khai sinh. Uỷ ban nhân dân cấp trên không điều chỉnh số liệu cho Uỷ ban nhân dân cấp dưới báo cáo.

2. Thời hạn gửi báo cáo của Uỷ ban nhân dân các cấp được quy định như sau:

- Đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã, báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10 tháng 7; báo cáo hàng năm phải gửi trước ngày 15 tháng 01 của năm sau;

- Đối với Uỷ ban nhân dân cấp huyện, báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh (qua Sở Tư pháp) trước ngày 31 tháng 7; báo cáo hàng năm phải gửi trước ngày 31 tháng 01 năm sau;

- Đối với Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 31 tháng 8; báo cáo hàng năm phải gửi trước ngày 01 tháng 3 của năm sau:

 

V. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

 

Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo nhằm mục đích bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của công dân, cơ quan, tổ chức, góp phần tăng cường, củng cố chất lượng và phẩm chất của đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch từ Trung ương đến cơ sở. Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm tạo điều kiện để công dân, cơ quan, tổ chức thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo của họ theo đúng quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

 

A. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

 

Căn cứ khoản 1 Điều 1 và khoản 3 Điều 2 của Luật Khiếu nại, tố cáo, thì trong lĩnh vực hộ tịch, công dân, cơ quan, tổ chức có quyền khiếu nại quyết định từ chối đăng ký hộ tịch, khi có căn cứ cho rằng quyết định đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại được thực hiện như sau:

1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thụ lý và giải quyết khiếu nại của công dân, tổ chức đối với những quyết định từ chối đăng ký hộ tịch của mình. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại biết; trong trường hợp không thụ lý thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 36 của Luật Khiếu nại, tố cáo, mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã mà người khiếu nại không đồng ý, thì đương sự có quyền khiếu nại lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc khởi kiện hành chính tại Toà án theo quy định của pháp luật. Đối với khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa, điều kiện đi lại quá khó khăn, thì thời hạn nói trên được kéo dài, nhưng không quá 45 ngày.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện thụ lý và giải quyết khiếu nại mà Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đã giải quyết nhưng còn có khiếu nại. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã và các tài liệu liên quan (nếu có) cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đã giải quyết khiếu nại trước đó, trong trường hợp không thụ lý để giải quyết thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 43 của Luật Khiếu nại, tố cáo mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại mà người khiếu nại không đồng ý, thì có quyền tiếp tục khiếu nại đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Giám đốc Sở Tư pháp thụ lý và giải quyết khiếu nại của công dân, tổ chức về việc cán bộ hộ tịch thuộc Sở Tư pháp từ chối đăng ký hộ tịch. Thời hạn thông báo cho người khiếu nại và giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp được thực hiện như của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

4. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thụ lý và giải quyết khiếu nại trong các trường hợp sau đây:

a) Đối với quyết định từ chối đăng ký hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh;

b) Đối với quyết định giải quyết khiếu nại về hộ tịch của Giám đốc Sở Tư pháp nhưng còn khiếu nại; quyết định của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh là quyết định cuối cùng;

c) Đối với quyết định giải quyết khiếu nại về hộ tịch của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện nhưng còn có khiếu nại; quyết định của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh là quyết định cuối cùng.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại. Đối với những khiếu nại đã được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện giải quyết, nhưng còn có khiếu nại, thì phải thông báo bằng văn bản về việc khiếu nại tiếp theo cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện biết. Trường hợp không thụ lý để giải quyết, thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Thời hạn giải quyết khiếu nại tại Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại (đối với khiếu nại lần đầu) và không quá 45 ngày (đối với khiếu nại lần tiếp theo).

5. Bộ Tư pháp thụ lý và giải quyết khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nhưng còn có khiếu nại; quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định cuối cùng.

 

B. GIẢI QUYẾT TỐ CÁO

 

Căn cứ khoản 2 Điều 1 và khoản 5 Điều 2 của Luật Khiếu nại, tố cáo, thì trong lĩnh vực hộ tịch, công dân có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về hành vi trái pháp luật của cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc cán bộ hộ tịch gây thiệt hại hoặc đe doạ gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của chính mình hay của người khác.

Thẩm quyền và thời hạn giải quyết tố cáo được thực hiện như sau:

Người tố cáo phải gửi đơn đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Trong đơn tố cáo phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung tố cáo. Trong trường hợp người tố cáo đến tố cáo trực tiếp, thì người có trách nhiệm tiếp nhận việc tố cáo và phải ghi rõ nội dung tố cáo, họ tên, địa chỉ của người tố cáo; bản ghi nội dung tố cáo phải cho người tố cáo đọc lại, nghe lại và ký xác nhận.

Nếu là đơn tố cáo cán bộ hộ tịch có vi phạm pháp luật trong việc đăng ký hộ tịch, thì người đứng đầu cơ quan hộ tịch có trách nhiệm giải quyết.

Nếu là đơn tố cáo người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch có vi phạm pháp luật trong việc đăng ký hộ tịch, thì người đứng đầu cơ quan cấp trên trực tiếp của cơ quan đăng ký hộ tịch đó có trách nhiệm giải quyết.

Chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày nhận được tố cáo, cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận tố cáo phải thụ lý để giải quyết; trong trường hợp tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của mình, thì phải chuyển cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người tố cáo biết.

Trong trường hợp cấp thiết, cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận tố cáo phải thông báo ngay cho cơ quan có trách nhiệm để áp dụng biện pháp ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật; áp dụng biện pháp cần thiết để bảo đảm an toàn cho người tố cáo khi họ có yêu cầu.

Thời hạn giải quyết tố cáo không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 90 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận tố cáo và giải quyết tố cáo phải giữ bí mật cho người tố cáo; không được tiết lộ họ tên, địa chỉ, bút tích của người tố cáo và các thông tin khác có hại cho người tố cáo.

Thẩm quyền giải quyết tố cáo phải tuân theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Căn cứ vào Luật Khiếu nại, tố cáo, Bộ Tư pháp tạm thời hướng dẫn một số nội dung như sau:

1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp cấp xã.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các thành viên Uỷ ban nhân dân cấp xã được phân công phụ trách công tác hộ tịch.

3. Giám đốc Sở Tư pháp thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các cán bộ thuộc Sở Tư pháp được giao phụ trách công tác hộ tịch.

4. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các thành viên trong ban lãnh đạo Sở Tư pháp được giao phụ trách công tác hộ tịch.

5. Bộ Tư pháp thụ lý và giải quyết đơn tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các thành viên Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh được giao phụ trách công tác hộ tịch.

 

VI. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 7 năm 1999.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, các cơ quan liên quan, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp có công văn gửi Bộ Tư pháp để có văn bản hướng dẫn.

Thuộc tính văn bản
Thông tư 12/1999/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch
Cơ quan ban hành: Bộ Tư pháp Số công báo: Đã biết
Số hiệu: 12/1999/TT-BTP Ngày đăng công báo: Đang cập nhật
Loại văn bản: Thông tư Người ký: Nguyễn Đình Lộc
Ngày ban hành: 25/06/1999 Ngày hết hiệu lực: Đã biết
Áp dụng: Đã biết Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Lĩnh vực: Tư pháp-Hộ tịch
Tóm tắt văn bản
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Nội dung văn bản đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem VB liên quan.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Hiệu lực.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

THE MINISTRY OF JUSTICE
-------
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom – Happiness

----------
No: 12/1999/TT-BTP
Hanoi, June 25, 1999

 
CIRCULAR
GUIDING THE IMPLEMENTATION OF A NUMBER OF PROVISIONS OF THE GOVERNMENT’S DECREE No. 83/1998/ND-CP OF OCTOBER 10, 1998 ON CIVIL STATUS REGISTRATION
Pursuant to the Government’s Decree No.38/CP of June 4, 1993 on the functions, tasks, powers and organization of the Ministry of Justice;
Pursuant to the Government’s Decree No.83/1998/ND-CP of October 10, 1998 on civil status registration;
The Ministry of Justice hereby guides the implementation of a number of provisions on civil status registration as follows:
I. CIVIL STATUS REGISTRATION
A. BIRTH REGISTRATION
The birth registration shall comply with the provisions in Articles from 17 to 21 of the Govern-ment’s Decree No.83/1998/ND-CP of October 10, 1998 on civil status registration (hereafter referred to as the Decree).
1. The competence to register births defined in Article 17 of the Decree is effected as follows:
The registration of births for children must be made at the People’s Committees of communes, wards or district towns (hereafter referred to as the commune-level People’s Committee), where the mothers register their permanent residence.
Where a mother has no or has yet got a place of permanent residence registration, but has got a time-limited temporary residence according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee in the locality where the mother has registered her temporary residence for a given period of time shall effect the registration of birth for the child.
Where a mother has got a place of permanent residence registration, but, for plausible reasons, is unable to return to such place to register the birth for her child, the commune-level People’s Committee in the locality where the child is born shall effect the birth registration; in this case, the mother shall have to file an application clearly explaining the reasons why she could not return to her place of permanent residence registration for the registration of her child’s birth. After making the birth registration and issuing an original of the child’s birth certificate, the People’s Committee of the commune where the child’s birth has been registered shall send a notice and a copy of the child’s birth certificate to the People’s Committee of the commune where the mother has registered her permanent residence. The People’s Committee of the commune where the mother has registered her permanent residence shall make recording in the birth register; the serial number, the date of registration, the full name and title of the person who has signed the birth certificate and the full name of the juridical-civil status official must be recorded in strict accordance with the contents of the birth certificate copy. In the "Ghi chu" (notes) column of the birth register, the following "Da dang ky khai sinh tai..." (have already registered the birth at...) must be inscribed with the clear statement of the locality (commune, district and province) where the child’s birth has been registered. The subsequent issuance of copies of the birth certificate must be based on this register.
2. When registering birth, the determination of a child’s nationality and family name for writing in the birth certificate shall comply with the provisions of Article 30 and Article 55 of the Civil Code.
3. A child who is born and stays alive for 24 hours or more before he/she dies must also have his/her birth registered; if the person who has the responsibility to register the birth for the child fails to do so, the juridical-civil status official shall have to make the registration at his/her house; if the birth certificate is not requested, it shall not be issued; in the "Ghi chu" (notes) column of the birth register, the "tre chet so sinh" (the child died infant) must be clearly inscribed for statistical purposes.
4. In case of registration of birth for an abandoned child, if the place where the record of the abandonment is made is different from the place where the child is abandoned, the commune-level People’s Committee of the place where the record is made shall have to coordinate with the commune-level People’s Committee of the place where the child is abandoned in carefully inspecting the observance of the provisions of Article 21 of the Decree; if the procedures are complete, the registration shall be effected.
The record of the abandonment of a child must contain the following details: day, month, year and location of discovering the child; the sex, weight, identity characteristics, property and other objects of the child (if any); the full name, address and identity card of the person who has discovered the child.
5. Within 30 days after the birth registration, if any error is detected in the birth certificate as the result of miswriting by the juridical-civil status official or wrong declaration by the involved person, the commune-level People’s Committee of the locality where the birth is registered may issue a new birth certificate to the involved person; the former certificate with error must be recovered and destroyed; the registration number, day, month and year of the new birth certificate must be the same as those in the former certificate; in the "Ghi chu"(notes) column of the birth register, the adjustment of day, month and year of effection must be additionally inscribed and the adjusted contents shall be stamped with a seal.
For errors detected beyond the above-said time limit, if the involved person wish to adjust them, he/she shall have to fill in the procedures for civil status corrections according to the provisions in Articles from 52 to 55 of the Decree and the provisions at Point G, Section I of this Circular.
B. MARRIAGE REGISTRATION
The registration of marriage shall comply with the provisions in Articles from 22 to 26 of the Decree.
1. The competence to register marriages according to the provisions in Article 22 of the Decree shall be effected as follows:
The registration of marriage must be made at the commune-level People’s Committee in the locality where the permanent residence of either the male or female party is registered.
Where both the male and female parties have no or have not yet got their places of permanent residence registration, but have got the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee of the locality where either of the couple has registered his or her time-limited temporary residence shall effect the registration of marriage.
Where both the male and female parties are Vietnamese citizens who are studying, laboring or working for given periods of time in foreign countries, have disregarded their permanent residence registrations and now return to the country applying for registration of their marriage, the commune-level People’s Committee of the locality where the parents of either of the couple have registered their permanent residence shall effect the marriage registration.
2. The certification of marital status in the marriage certificate must be effected by the commune-level People’s Committee of the locality where the involved person registers his/her permanent residence; if the involved person has no or has not yet got a place of permanent residence registration but has got the time-limited temporary residence registration according to the provisions of the legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee of the locality where the involved person has registered his/her time-limited temporary residence shall make such certification after verifying the marital status of the involved person before the time of his/her temporary residence in the locality.
Where the involved person is an official, employee or laborer working at a Party or State agency, a socio-political organization, a State enterprise or is serving in the People’s Armed Forces unit, the certification of the marital status in the marriage certificate shall be made by the head of his/her agency or unit.
The certification of marital status should be written according to the following contents:
Mr.(Ms.)....... (writing clearly the full name) has the permanent/temporary residence registration at....... (or is working at.......), is at present not married to anyone. This is the...... marriage (clearly writing the time of marriage).
3. Where both the male and female parties work at the same agency or unit or reside in the same locality (commune, ward, district town) and request the registration of their marriage, only one declaration for marriage certificate is filled in.
4. Persons applying for marriage registration, who are Vietnamese citizens studying, laboring or working for given periods of time in foreign countries, and now return home to apply for their marriage registration, must obtain the certification by the Vietnamese diplomatic missions or consulates in the foreign countries where they are studying, laboring or working of their marital status during their stays in such foreign countries and the certification by the commune-level People’s Committees of the localities where they had previously registered their permanent residences of their marital status before leaving abroad, if the place of marriage registration is different from the place of previous permanent residence registration.
5. The public written notice on the application for marriage registration at the office of the commune-level People’s Committee must contain the following contents: the full names, dates of birth, native places, permanent/temporary residence places, identity cards/ valid substitute papers of both the male and female parties, and the following inscription:
"Within 7 days after the public notice is posted up, if no complaint or denunciation is made against this marriage as being illegal, the People’s Committee shall effect the marriage registration".
6. While the marriage registration is being processed and either party or both parties withdraw the dossiers of application for registration of their marriage, the commune-level People’s Committee shall return the dossiers, but the involved persons shall not be refunded the fees.
C. DEATH REGISTRATION
The death registration shall comply with the provisions in Articles from 27 to 34 of the Decree.
1. The death-registering competence defined in Clauses from 1 to 4 of Article 27 of the Decree shall be effected as follows:
The death registration must be effected at the commune-level People’s Committee where the dead person registered his/her permanent residence; if the dead person has had no place of permanent residence registration but the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee where the dead person made his/her time-limited temporary residence registration shall effect the registration of death.
The death registration at the commune-level People’s Committee of the locality where the person has died shall be effected in the following cases:
- The dead person has neither place of permanent residence registration nor place of time-limited temporary residence registration;
- The dead person’s place of last residence cannot be identified;
- No traces of the dead person can be found.
2. A newborn who stays alive for 24 hours or more before he/she dies must also have his/her death registered; if the person who would have to make such registration fails to do so, the juridical-civil status official shall make the registration at such person’s house; no death certificate shall be issued if it is not so requested; in the "Ghi chu" (notes) of the death register, the following " the child dies infant" must be inscribed for statistical purpose.
3. When making death registration for an unidentified dead person, the commune-level People’s Committee shall have to fully comply with the procedures defined in Article 31 of the Decree. The minutes certifying the status of the unidentified dead person must be regular and contain the following details: day, month, year and location of discovering the dead person; sex, identity characteristics, property and other objects of the dead person (if any); the full name, address and identity card of the person who discovered the dead person. In the "Ghi chu" (notes) column of the death register, the burial location and the serial number of the grave card (if any) must be clearly inscribed; columns without details shall be left blank.
Where the trace of the dead person is detected and his/her relatives are identified after the death registration and burial, the commune-level People’s Committee where the death is registered shall additionally fill the necessary information in the blank columns in the death register and issue the death certificate to the relatives of the dead person.
4. The death notice defined in Clause 1, Article 33 of the Decree, shall be sent to the commune-level People’s Committee which is competent to make the death registration under the guidance at Point C.1, Section I of this Circular.
D. REGISTRATION OF CHILD ADOPTION
The registration of child adoption shall comply with the provisions in Articles from 35 to 40 of the Decree.
1. The competence to register child adoption defined in Article 35 of the Decree shall be effected as follows:
The child adoption registration must be effected at the commune-level People’s Committee where the child adoptor or the adopted child has his/her permanent residence registered.
Where both have no or have not yet got the places of permanent residence registration, but have the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee of the locality where the child adoptor or the adopted child has his/her time-limited temporary residence registered shall effect the adoption registration.
The place of residence of an abandoned newborn who is accepted as an adopted child is determined according to the place of residence of the fostering person or organization.
2. The written consent to let the child to be adopted must be signed by the natural parents of the child to be accepted as the adoptive child, even when they have already been divorced; if the father or the mother is declared missing or losing his or her civil act capacity by the court, only the signature of the other person is needed.
Where the natural parents are dead or declared missing or losing their civil act capacity by the court, the guardian may sign such written consent; if it is the appointed guardian, the opinion of the person, agency or organization that has appointed the guardian is also required.
Where the person to be adopted is an abandoned child living in a medical establishment or a fostering center, the written consent shall be signed by the head of such medical establishment or fostering center; if it is discovered that such child still has the father and/or mother, the written consent must also be signed by the father and/or mother.
Besides the above-mentioned subjects, no one or organization, including the foster parents, have the right to sign the written consent to the child adoption.
3. Before registering the child adoption, the commune-level People’s Committee shall have to examine and verify the dossiers of application for the child adoption in accordance with the provisions of law, with special attention being paid to the following points:
a/ The voluntariness and legality of the give and take in the child adoption;
b/ The status of the child adoptor;
c/ The purpose of the child adoption;
d/ The origin of the abandoned child to be accepted as the adoptive child.
4. The notice posted up at the office of the commune-level People’s Committee and the announcement on the mass media in cases where the child to be adopted has the unclear origin must have the following details: day, month, year and location of discovery; the sex, weight, identity characteristics, property and other objects of the child (if any) and the adoption of such child. The information on the child adoptor shall not be posted up or publicized.
5. The consent of the to be-adopted person who is full 9 years or older must be evidenced with the inscription "Dong y" (consent) and the signature in the written consent to the child adoption (according to the set form); if the child is illiterate, the juridical-civil status official shall have to read and explain clearly the child adoption; if the child agrees, he/she shall have to press his/her fingerprints instead of signing on the written consent.
6. Where an abandoned child is to be adopted, after the decision on such child adoption takes effect, the commune-level People’s Committees of the locality where the child’s birth is registered shall write the names of the persons recognized to be the foster parents in the sections on the father and mother in the birth certificate and the birth register; in the "Ghi chu" (notes) column of the birth register, the following "cha, me nuoi" (foster father, mother) must be clearly inscribed.
7. Where the foster parents wish to terminate the child adoption, they must carry out the procedures for the termination thereof according to the provisions of law, and must not terminate the child adoption at their own will or hand over the adopted child to other people.
E. REGISTRATION OF GUARDIANSHIP
The registration of guardianship shall comply with the provisions in Articles from 41 to 46 of the Decree.
1. The competence for guardianship registration defined in Article 41 of the Decree shall be effected as follows:
The guardianship registration must be effected at the commune-level People’s Committee of the locality where the guardian registers his/her permanent residence or where the agency or organization undertaking the guardianship is headquartered.
Where the guardian is an individual who has no or has not yet got the place of permanent residence registration, but has the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee of the locality where the guardian registers his/her definite temporary residence shall effect the registration of guardianship.
Where an agency or organization appoints its representative to undertake the guardianship, the competence for guardianship registration shall comply with the above provision.
2. When the guardianship is registered, if the paper of guardian appointment states the personal property of the ward, the decision recognizing the guardian must inscribe the list of property handed over to the guardian for management and the status of such property.
In this case, when the guardianship is altered or terminated, the decision recognizing the termination of guardianship must also inscribe the list of existing property and their status; if the dispute over the ward’s property has not yet been settled by the court, the commune-level People’s Committee shall not register the guardianship alteration or termination.
F. REGISTRATION OF RECOGNITION OF FATHERS, MOTHERS, CHILDREN
The recognition of fathers, mothers and/or children shall comply with the provisions in Articles from 47 to 51 of the Decree.
1. The competence to register the recognition of fathers, mothers and/or children defined in Article 47 of the Decree shall be effected as follows:
The recognition of fathers, mothers and children must be registered at the commune-level People’s Committees of the localities where the children register their permanent residence.
Where the children do not have or have not yet got the place of permanent residence registration but have the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committees of the localities where the children register their time-limited temporary residence registration shall register the recognition of fathers, mothers and/or children.
Where the children have neither the place of permanent residence registration nor the place of time-limited temporary residence registration, the commune-level People’s Committees of the localities where the children are living shall register the recognition of fathers, mothers and/or children.
2. The registration of father, mother or child recognition shall only be effected in cases where the recognizer and the recognized as being father, mother or child are still alive by the time of registration.
3. Where a father or a mother registers to recognize his or her child, the application for child recognition must be evidenced with the consent of the other person except where such person has been declared missing or losing her or his civil act capacity.
4. Where a child registers to recognize his/her father or mother, the application for father or mother recognition must be evidenced with the consents of the person who is his/her current mother or father and of the person recognized as father or mother; if the current mother or father has been declared missing or losing her or his civil act capacity, the consent of such person is not required.
5. The consent of a child recognized as son or daughter aged full 9 or more must be indicated by the inscription "Dong y" (Agreed) and his or her signature in the application (according to the set form); if the child is illiterate, the juridical-civil status official shall have to read the application and explain that he or she is to be recognized as son or daughter; if the child agrees, he or she shall press his or her finger-prints on the application instead of the signature.
The above regulations also apply to cases where children aged from full 9 to under 15 apply for recognition of fathers or mothers.
6. The notice posted up at the office of the commune-level People’s Committee must contain the following details: the full names, dates of birth, native places, places of permanent/temporary residence of both the recognizer and the recognized as being the father, mother or son/daughter and the father, mother or child recognition.
G. REGISTRATION OF CHANGES OF FAMILY NAMES, GIVEN NAMES, MIDDLE NAMES; CORRECTION OF FAMILY NAMES, GIVEN NAMES, MIDDLE NAMES, DAYS, MONTHS AND/OR YEARS OF BIRTH; REDETERMINATION OF NATIONALITY
The change of family names, given names and/or middle names; the correction of family names, given names and/or middle names, days, months and/or years of birth; the redetermination of nationality (hereafter referred to as civil status change and correction, redetermination of natioinality) shall comply with the provisions in Articles from 52 to 55 of the Decree.
1. The provisions in Article 52 of the Decree on the provincial-level People’s Committee’s competence to register civil status changes and corrections as well as the redetermination of nationality shall be implemented as follows:
The registration of civil status changes and corrections as well as the redetermination of nationality shall be effected at the provincial-level People’s Committee of the locality where the applicant has registered his/her permanent residence or where he/she had his/her birth formerly registered.
Where the involved person has no or has not yet got a place of permanent residence registration, but has the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the provincial-level People’s Committee of the locality where the time-limited temporary residence is registered shall also have the competence to effect the civil status change and correction as well as the redetermination of nationality of such person.
2. The civil status correction, particularly the correction of birth days, months and/or years shall only be made for cases where there are enough grounds to confirm that the errors were made in the birth registration due to miswriting by the juridical-civil status officials or misdeclaration by the involved persons. Where a civil status correction in a birth certificate is requested by a person who deliberately makes false correction of previously registered details in order to legalize his/her available personal dossiers or papers, such request shall not be met.
3. The applicant for civil status changes and/or corrections or the redetermination of nationality shall, in principle, have to produce the original of the birth certificate; if the birth certificate original was lost, it can be replaced by the birth certificate copy made from the original book, issued for not more than 3 months. For this case, only the provincial-level People’s Committee of the locality where the involved person previously registered his/her birth can register such civil status changes and/or corrections or such redetermination of nationality.
4. When writing the changed or corrected details in the birth certificate, attention should be paid to the following:
a/ Only writing the changed and/or corrected details at the back, not at the front of the original of the birth certificate;
b/ For former model forms of birth certificate and the birth certificate copies from the original book, which have no sections for notes on civil status changes and corrections at the back of the birth certificates, the provincial/municipal Justice Services shall base themselves on the contents of the model form issued together with the Justice Minister’s Decision No.1203/QD/TP-HT of December 26, 1998 to write the changed and/or corrected details.
After the civil status changes and/or corrections are noted down in the birth certificate originals or the birth certificate copies from the original books and the birth registers, the birth certificate copies shall be issued according to the changed contents.
5. Where a child applies for the change of his/her family name from the father’s family name to his/her mother’s family name or for redetermination of his/her nationality from the father’s to the mother’s nationality, or vice versa, the consents of both his/her father and mother are required.
6. The change and/or correction of other details in the birth certificate shall also comply with the provisions in Articles from 52 to 55 of the Decree and the provisions at Point G, Section I of this Circular.
7. The requests for correction in other civil status papers (other than the birth certificate) shall not be subject to the regulation of Point G, Section I of this Circular. Where an involved person asks for the correction in such papers, the People’s Committee which previously issued such civil status papers shall base itself on the birth certificate original or the birth certificate copy from the original book of the involved person, issued for less than 3 months, to make the appropriate correction.
H. BOOK ENTRY OF OTHER CIVIL STATUS CHANGES
The book entry of other civil status changes shall comply with the provisions in Articles from 56 to 58 of the Decree.
1. When making book entry of other civil status changes, attention should be paid to some following points:
a/ Divorces and annulment of illegal marriage shall be recorded in the "Ghi chu" (Notes) column of the marriage register;
b/ The change of citizenship shall be recorded in the "Ghi chu"(Notes) column of the birth register;
c/ The determination of fathers, mothers, children shall be recorded in the "Ghi chu" (Notes) of the children’ birth registers;
d/ Decisions on declaration of missing, losing civil act capacity, the restriction of civil act capacity, the restriction of parents’ rights toward their minor children shall be temporarily not recorded in books, but only kept at the commune-level People’s Committees of the localities where the involved persons are residing for management and monitoring.
2. When recording in books things mentioned at Points a, b and c above, the juridical-civil status officials shall have to clearly record the changed contents, serial numbers of the decisions, days, months and years of issuing decisions, agencies issuing decisions and persons signing the decisions.
3. When recording in books the determination of fathers, mothers or children based on decisions of the People’s Committees or courts, the juridical-civil status officials shall have to add the names of the fathers or mothers into the children’ birth registers and the children’s birth certificates, if such have been left blank. Where such sections of the birth registers and the birth certificates had been previously filled with the names of other people, the involved persons shall have to carry out the procedures applying for civil status changes or corrections according to the provisions in Articles from 52 to 55 of the Decree and the provisions at Point G, Section I of this Circular.
I. OVERDUE REGISTRATION, RE-REGISTRATION
The overdue registration of births or deaths and the re-registration of births, deaths, marriages and child adoptions shall comply with the provisions in Articles from 59 to 67 of the Decree.
1. Competence to effect the overdue registration of births and deaths prescribed in Article 60 of the Decree shall be effected as follows:
The overdue registration of birth and death must be effected at the commune-level People’s Committee where the involved person registers his/her permanent residence.
Where the involved person has no or has not yet got the place of permanent residence registration but has the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee of the locality where the involved person registers his/her time-limited temporary residence shall effect the overdue registration of birth or death.
2. The competence to effect the re-registration of births, deaths, marriages and child adoptions defined in Article 64 of the Decree shall be effected as follows:
The re-registration of birth, death, marriage and child adoption must be effected at the commune-level People’s Committee of the locality where the involved person has registered his/her permanent residence or his/her previous civil status.
Where the applicant for the re-registration of birth, death, marriage or child adoption has no or not yet got the permanent residence registration, but has the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the commune-level People’s Committee of the locality where the involved person has registered his/her time-limited temporary residence registration shall effect the re-registration of birth, death, marriage or child adoption.
3. When effecting overdue registration or re-registration, a seal must be put under the heading of the overdue registration or the re-registration form according to the following samples:
- The overdue registration seal sample is:

OVERDUE REGISTERED

- The re-registration seal sample is:

RE REGISTERED

Such seal samples must be in smaller letters than the headings of the civil status papers.
4. When making the overdue registration or re-registration of birth, the contents of the birth declaration must be recorded strictly according to the time of birth; particularly the day, month and year recorded in the birth register and the birth certificate shall be recorded according to the day, month, year of overdue registration or re-registration.
II. CIVIL STATUS REGISTRATION INVOLVING FOREIGN ELEMENTS
A. REGISTRATION OF BIRTH
The birth registration involving foreign elements shall comply with the provisions in Articles 68, 69, 70 and 74 of the Decree
1. The competence to make birth registration prescribed in Articles 68 and 74 of the Decree shall be effected as follows:
a/ The registration of birth for an infant born in Vietnam, whose father and mother are foreigners or Vietnamese citizens residing overseas shall be effected in accordance with the applicant’s request at the provincial-level People’s Committee of the locality where the child’s parents have registered their permanent residence; in cases where the parents have no permanent residence registration in Vietnam, the provincial-level People’s Committee of the locality where the parents have registered their temporary residence shall effect the registration;
b/ The registration of birth for an infant born in Vietnam with only the father or the mother being foreigner or Vietnamese citizen residing overseas while the other person is a Vietnamese citizen permanently residing in Vietnam shall be effected at the provincial-level People’s Committee of the locality where the mother or the father, who is a Vietnamese citizen, registerers his/her permanent residence. Where the mother or the father has no or not yet got a place of permanent residence registration but the time-limited temporary residence registration according to the provisions of legislation on residence registration, the provincial-level People’s Committee of the locality where such person has the time-limited temporary residence registration shall effect the registration of birth for the child.
2. When registering birth for an infant born in Vietnam with his/her father or mother being a foreign national while the other being a Vietnamese citizen, the written agreement of the parents on the selection of nationality for their child should be checked. Where the parents select the foreign nationality for their child, there must be the certification by the competent State body of the country which the foreigner bears the nationality that the selection of such foreign citizenship for their child conforms to legislation of that country. The written certification must be consularly legalized and translated into Vietnamese; the translation must be notarized according to the provisions of Vietnamese legislation.
B. DEATH REGISTRATION
The death registration involving foreign elements shall comply with the provisions in Articles from 71 to 74 of the Decree.
1. The competence to register death for foreigners prescribed in Article 71 and for Vietnamese citizens residing overseas prescribed in Article 74 of the Decree shall be effected as follows:
The death registration for foreigners or Vietnamese citizens residing overseas who die in Vietnam shall be made according to written applications at the provincial-level People’s Committee of the locality where the dead person’s permanent residence has been registered; if the dead person has no place of permanent residence registration in Vietnam, his/her death shall be registered at the provincial-level People’s Committee of the locality where such person has registered his/her temporary residence.
2. After registering the death in Vietnam of a foreigner or a Vietnamese citizen residing overseas, the provincial/municipal Justice Service shall send to the Consular Department of the Ministry for Foreign Affairs a copy of the death certificate for notification to the competent body of the country which the dead person is the citizen of or for sending to the Vietnamese diplomatic mission and consulate in the foreign country where such Vietnamese citizen resides.
C. REGISTRATION OF MARRIAGE BETWEEN FOREIGNERS
The registration of marriage between foreigners in Vietnam shall comply with the provisions in Articles 76, 77 and 78 of the Decree.
1. The competence to register marriage between foreigners defined in Article 76 of the Decree shall be effected as follows:
The registration of marriage between foreigners shall be effected upon the request of the involved persons at the provincial-level People’s Committee of the locality where the permanent residence of the man or the woman is registered; if both the man and the woman have no permanent residence registration in Vietnam, the registration of their marriage shall be effected at the provincial-level People’s Committee of the locality where either of them has registered the temporary residence.
2. The marriage registration dossier shall be made in two sets for submission to the provincial/municipal Justice Service; each set shall comprise:
a/ The marriage registration declaration (according to the set form) by the man and the woman;
b/ The birth certificate copies or papers certifying the dates of birth of the man and the woman;
c/ The written certification by the competent body(ies)of the country(ies) which the foreigners are citizens that such persons fully meets conditions for marriage and are allowed to register their marriage in Vietnam.
Where the foreigners pemanently residing in Vietnam or having lived in Vietnam continuously till reaching full 18 years of age cannot, for objective reasons, obtain the written certifications by foreign countries as stipulated at Points b and c above, such papers can be substituted by the written certifications by the commune-level People’s Committees of the localities where such people permanently reside.
The papers issued by the foreign competent bodies must be legalized by consular offices, translated into Vietnamese and the translation must be notarized according to the provisions of Vietnamese law.
3. The registration of marriage between foreigners shall be rejected if the marriage falls into one of the cases banned from marriage according to Vietnam’s Law on the Family and Marriage.
D. REGISTRATION OF CIVIL STATUS CHANGES AND/OR CORRECTIONS AS WELL AS THE REDETERMINATION OF NATIONALITY FOR OVERSEAS VIETNAMESE
The registration of civil status changes and/or corrections as well as the redetermination of nationality for overseas Vietnamese shall comply with the provisions of Articles 79, 80 and 81 of the Decree.
1. The competence to register civil status changes and/or corrections as well as the redetermination of nationality for overseas Vietnamese rests with the provincial-level People’s Committee of the locality where the involved persons formerly registered their birth.
2. The applicants for civil status changes and/or corrections as well as the redetermination of their nationality shall, in principle, have to produce the originals of their birth certificates; if the birth certificate originals are lost, they can be substituted by the copies of birth certificates from the original books, which have been issued for not more than 3 months.
3. Where a child applies for the change of his/her family name from his/her father’s family name to his/her mother’s or for the redetermination of his/her nationality from his/her father’s nationality to his/her mother’s or vice versa, the consents of both the father and the mother are required.
4. Where the involved persons are unable to return home to personally carry out the procedures applying for civil status changes and/or corrections or nationality redetermination, they may authorize in writing their relatives in the country to do it.
The letter of authorization must clearly state the full names, dates of birth, places of permanent residence, passports or valid substitutes of the authorizer and the authorized; the authorization contents; the reasons for the authorization; the relations between the authorizer and the authorized. The letter of authorization must be certified by the Vietnamese diplomatic mission or consulate in the country where the concerned overseas Vietnamese are residing. If the involved person is of Vietnamese stock, he/she may obtain the certification from the competent agency of the country which he/she is a citizen of; for this case, the letter of authorization must be consularly legalized, translated into Vietnamese and the translation must be notarized in accordance with the provisions of Vietnamese law.
E. OVERDUE REGISTRATION OF BIRTHS AND DEATHS AND RE-REGISTRATION OF BIRTHS, DEATHS, MARRIAGES AND CHILD ADOPTION FOR OVERSEAS VIETNAMESE
The overdue registration of births and deaths as well as the re-registration of birth, death, marriage and child adoptions (hereafter referred to as the overdue registration and re-registration) for overseas Vietnamese shall comply with the provisions in Articles from 86 to 91 of the Decree.
1. The competence to make the overdue registration prescribed in Article 86 and the re-registration prescribed in Article 89 of the Decree shall be effected as follows:
- For the overdue registration: the overdue registration of birth or death occurring in Vietnam for the overseas Vietnamese shall be carried out at the provincial-level People’s Committee of the locality where such birth or death has occurred.
- For the re-registration: The re-registration of birth, death, marriage and/or child adoption for overseas Vietnamese shall be effected at the provincial-level People’s Committee of the locality where the involved person formerly registered such birth, death, marriage, child adoption or where he/she last resided before his/her departure.
2. In case of overdue registration or re-registration of birth for a person of Vietnamese origin (who has relinquished (lost) his/her Vietnamese nationality), the birth certificate is still inscribed with the Vietnamese nationality. If the involved person produces papers evidencing his/her relinquishment (loss) of Vietnamese nationality, such shall be noted down on the back of the birth certificate.
3. Where the involved person cannot return to the country to personally apply for birth or death overdue registration or re-registration, he/she may authorize his/her relative(s) in the country to do it. The authorization must comply with the provisions at Point D.4, Section II of this Circular.
No authorization for re-registration of marriage or child adoption is accepted.
E. BOOK ENTRY OF CIVIL STATUS CHANGES ALREADY REGISTERED AT FOREIGN COMPETENT BODIES.
The book recording of civil status changes due to marriage, child adoption, divorce or termination of child adoption of Vietnamese citizens, which have been registered or settled at the competent agencies of foreign country(ies) (hereafter referred to as book entry of civil status alterations in foreign countries) shall comply with the provisions in Articles 83, 84 and 85 of the Decree.
1. The following cases shall have to go through procedures of book recording of civil status changes overseas:
a/ Returning to the country for permanent residence, including repatriates;
b/ Having had one’s marriage or child adoption formerly registered in the country;
c/ Other cases at the request for settling in Vietnam the civil status matters related to the civil status changes overseas.
Where the involved person requests book entry of his/her divorce or child adoption termination but the marriage or child adoption was formerly not yet book-recorded in Vietnam, he/she shall have to fill in the procedures for book entry of the marriage or child adoption first before his/her request for book entry of the divorce or child adoption termination is met.
2. The competence to book-record civil status changes overseas prescribed in Article 83 shall be effected as follows:
a/ The provincial-level People’s Committee of the locality where the involved person previously registered his/her marriage or child adoption shall make the book entry of the divorce or child adoption termination overseas.
b/ The provincial-level People’s Committee of the locality where the involved person has registered his/her permanent residence shall make the book entry of civil status changes overseas; if the involved person has no or has not yet got the permanent residence registration but only the time-limited temporary residence registration according to the legislation on residence registration, the provincial-level People’s Committee of the locality where the involved person has registered his/her time-limited temporary residence shall make the book entry thereof.
Where the involved person lives abroad (not permanently residing in Vietnam), the provincial-level People’s Committee of the locality where the involved person had registered his/her permanent residence before leaving the country shall make the book entry of civil status changes overseas.
3. The dossier of application for book entry of civil status changes overseas shall be made in 02 sets to be submitted to the provincial/municipal Justice Service, each comprising the following papers:
a/ The application for book entry of civil status changes overseas (according to set form);
b/ The copy of the passport or the regular substitute paper which is still valid;
c/ Copies of civil status papers should be book-recorded (including marriage certificate, decision to recognize child adoption, judgement/decision on divorce or child adoption termination) with certification of competent foreign agencies. These papers must be consularly legalized, translated into Vietnamese and the translation must be notarized according to the provisions of Vietnamese law.
Where the involved person cannot return to the country to personally carry out the procedures applying for the book entry of civil status alterations overseas, he/she may authorize his/her relative in the country to do it. The authorization must comply with the provisions at Point D.4, Section II of this Circular
If deeming that the dossier, after being examined, is complete and regular, the provincial/municipal Justice Service shall make a report and send it to the Ministry of Justice together with a dossier set.
4. The book-recording of civil status changes overseas shall be effected only after the Ministry of Justice send its written consent to the provincial-level People’s Committee.
5. When book-recording civil status alterations overseas, attention should be paid to some following points:
a/ The marriage and divorce shall be recorded in the marriage register; the child adoption and termination thereof shall be recorded in the child adoption register;
b/ The divorce shall be recorded in the book where the marriage was previously registered; the child adoption termination shall be recorded in the book where the child adoption was formerly registered;
c/ Previous civil status happenings which have not been registered in Vietnam shall be book-recorded anew.
6. After book-recording civil status alterations overseas, the provincial/municipal Justice Service shall notify such in writing to the commune-level People’s Committee of the locality where the involved person formerly registered his/her civil status or where he/she registered his/her permanent residence or time-limited temporary residence for making additional notes on the civil status alterations overseas.
7. The noting in the domestic civil status register of the civil status papers issued by Vietnamese diplomatic missions or consulates overseas as prescribed in Clause 2, Article 82 of the Decree shall be effected as follows:
Vietnamese citizens returning to the country for permanent residence, including repatriates, and being granted civil status papers by Vietnamese diplomatic missions or consulates overseas, shall have to produce them to the commune-level People’s Committee of the locality where the permanent residence is registered for making notes in the civil status book. The book-recording must be made in strict accordance with the contents of the civil status papers issued by Vietnamese diplomatic missions or consulates overseas.
8. The provisions on consular legalization at Points A.2, C.2, D.4 and E.3, Section II of this Circular shall not apply to papers of the competent agencies of the foreign country(ies) which has(have ) signed with the Vietnamese State international agreement(s) which contains provisions on exemption of consular legalization.
III. SOME REGULATIONS ON SUBSTITUTE REGULAR PAPERS
1. In case of lack of the family household residence register as prescribed in Articles 23, 34, 36, 43, 46, 48, 49, 53 and 65 of the Decree, the time-limited temporary residence registration paper or written residence certification of the Police office shall be considered regular paper substituting the family household residence register.
Particularly where a marriage is registered at the place of permanent residence of the father, the mother of the male or female party according to the provisions at Point b, Section I of this Circular, the family household residence register of the father/mother is considered the regular paper substituting the family household residence register of the male or female party.
2. Where there is no passport as prescribed in Articles 69,72,80,85,87 and 90 of the Decree, the laissez- passer shall be considered the regular paper substituting the passport.
IV. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION
A. THE COMMUNE-LEVEL JURIDICAL-CIVIL STATUS OFFICIALS
The appointment of juridical-civil status officials to help the commune-level People’s Committee perform its tasks and exercise its powers in the field of civil status management shall have to comply with the criteria defined in Article 13 of the Decree. Particularly for the criterion of graduation from the senior high-education or higher, in mountain, deep-lying and far-flung communes which meet with difficulty in personnel, the junior high-school graduate may be temporarily appointed, who, however, must be further trained according to plans in order to achieve the prescribed educational level.
B. CIVIL STATUS FORMS AND BOOKS
For civil status forms and books printed and distributed by the Ministry of Justice under Decision No.1203/QD/TP-HT of December 26,1998 of the Justice Minister, before the 15th of October every year, the provincial/municipal Justice Services shall have to submit their respective estimates for the subsequent year so that the Ministry of Justice may work out plan for printing and timely distribution. The provincial/municipal Justice Services and district Justice Bureaus shall have to distribute the civil status forms and books in time, fully meeting the demands of the provincial/municipal as well as district People’s Committees.
For civil status forms and books which the Ministry of Justice only manage in term of their contents, the provincial/municipal Justice Services shall base themselves on the Ministry of Justice’s guidance to print and distribute them in time to civil status registry offices in their respective provinces.
The civil status official of the provincial/municipal Justice Services and the commune-level People’s Committees, when effecting civil status registrations, must not accept forms presented by the involved persons themselves.
The provincial/municipal Justice Services and the district Justice Bureaus shall have to coordinate with concerned agencies in inspecting and strictly dealing with individuals and organizations that circulate civil status forms in contravention of the Ministry of Justice’s regulations.
C. CIVIL STATUS BOOK AND DOSSIER-KEEPING REGIME
1. Civil status books keeping
a/ The civil status register is the original document, serving as legal bases for consultation, copying and granting certificates of personal status for individuals when necessary; hence they must be kept and preserved for a long term and must absolutely not be left damaged or lost.
b/ In principle, the civil status register shall be closed on the 31st of December every year. Basing themselves on the situation of actual use in their respective localities, the directors of the provincial/municipal Justice Services may allow the continued use of the book, half of which has not been used yet in the preceding year. The continued use of books must not last for more than 1 year.
b/ The civil status register keeping shall be effected as follows:
- For books with civil status registrations undertaken by the commune-level People’s Committees:
Right after the closing date of a book, the commune-level People’s Committee shall have to carry out procedures to put 01 of such book in its archive and send the second to the district-level People’s Committee (through the Justice Bureau) before January 15 for keeping at the provincial/municipal Justice Service.
The district-level People’s Committee shall have to examine and collect in full the civil status registers of the commune People’s Committees within the district and send them to the provincial/municipal Justice Service before January 31.
Right after receiving the civil status registers of the commune-level People’s Committees, which have been forwarded by the district-level People’s Committee, the provincial/municipal Justice Service shall have to fill in procedures for putting them into archive.
- For books with civil status registrations undertaken by the provincial-level People’s Committees:
Right after the closing date of books, the provincial Justice Services shall have to carry out the procedures for putting them in their archive
2. Civil status dossiers archiving
The civil status dossiers are all the papers submitted by the involved persons when applying for civil status registration.
In order to serve the consultation and use when necessary, the civil status registration dossiers must be kept and preserved at the registry offices for 5 years. The further archiving after 5 years shall comply with the State’s general regulations on archive.
D. ISSUING COPIES OF CIVIL STATUS PAPERS FROM THE ORIGINAL BOOKS
1. The issuing of copies of civil status papers must be based on the original books;
2. The agencies which issue the originals of civil status papers shall issue the copies thereof from the original books, except for cases where the registration of birth for infants is made at the place of birth as provided for at Point A.1, Section I of this Circular.
Where the commune-level People’s Committee has failed to keep the original of the civil status register, the provincial-level People’s Committee of the locality where the original register has been kept shall issue the copies thereof.
3. When issuing copies of civil status papers from the original books, attention should be paid to the following points:
- The details inscribed in the copies must be in line with the current model forms of copy.
- Where the current copy form contains details which are not available in the original books, such contents in the copy form shall be left blank; where the original books contains details which are not avaible in the current copy form, such details shall not be written therein.
E. STATISTICAL AND REPORTING REGIME
The civil status statistical data are of important significance for the drawing up of the socio-economic development plans of the State as well as the localities, serving as basis for the elaboration of the population and family planning policies. The implementation of regime of biannual and annual reporting on the civil status statistical data according to the provisions of the Decree is compulsory for the People’s Committees at all levels. The justice offices at all levels shall have to help their People’s Committees to perform this task under the following guidance:
1. The report contents must fully reflect the actual situation on civil status registration, the civil status management in the localities and at the same time clearly state the difficulties and problems which have arisen as well as recommendations (if any) on amendments and/or supplements to the legislation on civil status registration;
Enclosed with reports shall be tables of the statistical reports on the civil status registration data (according to set forms). The statistical data enclosed with the biannual reports shall be reckoned from January 1st to the end of June 30; the statistical data enclosed with the annual reports shall be reckoned from January 1st to the end of December 31 of that year. The reporting data must be true, without depending on norms, particularly the birth registration data. The higher-level People’s Committees must not readjust the data reported by the subordinate People’s Committees.
2. The time-limit for submitting reports by the People’s Committees at all levels is stipulated as follows:
- The commune-level People’s Committees shall have to send to their district-level People’s Committees (through the district Justice Bureaus) their biannual reports before July 10 of that year and their annual reports before January 31 of the following year;
- The district-level People’s Committees shall have to send to their provincial-level People’s Committees their biannual reports before July 31 of that year and their annual reports before January 31 of the following year;
- The provincial-level People’s Committees shall have to send to the Ministry of Justice their biannual reports before August 31 of that year and their annual reports before March 1st of the following year.
V. SETTLEMENT OF COMPLAINTS AND DENUNCIATIONS
The settlement of complaints and denunciations aims to protect the legitimate interests of citizens, agencies and organizations, thus contributing to the enhancement of the qualifications of the contingent of civil status officials from the central to grassroots levels. The competent State bodies shall have to create conditions for citizens, agencies and organizations to exercise their right to make complaints and denunciations in strict accordance with the legislation on complaints and denunciations.
A. SETTLEMENT OF COMPLAINTS
Pursuant to Clause 1, Article 1 and Clause 3 of Article 2 of the Law on Complaints and Denunciations, regarding the civil status field, citizens, agencies and organizations may complain about decisions to refuse civil status registration if having grounds to believe that such decisions are illegal, infringing upon their legitimate rights and interests.
The competence and time-limit for settling complaints shall be as follows:
1. The presidents of the commune-level People’s Committees shall accept and settle complaints of citizens and organizations about decisions to refuse their civil status registration. Within 10 days after receiving a complaint, the concerned president of the commune-level People’s Committee shall have to process and settle the complaint and notify in writing the complainant thereof; in case of refusal, a written notification shall also be sent to the complainant, clearly stating the reason(s) therefor.
Within 30 days after the expiry of the time limit for settlement as defined in Article 36 of the Law on Complaints and Denunciations, if the complaint is not settled or after the receipt of the settling decision of the president of the commune-level People’s Committee, if the complainant disagrees therewith, the involved person may lodge his/her complaint to the president of the district-level People’s Committee or initiate an administrative lawsuit at court as prescribed by law. For mountainous, deep-lying and distant regions with difficult conditions for movement, the above time-limit may be prolonged but shall not exceed 45 days.
2. The presidents of the district-level People’s Committees shall process and settle complaints already settled by presidents of the commune-level People’s Committees but further lodged. In this case, the complainant shall have to file an application enclosed with the copy of the settling decision of the president of the commune-level People’s Committee and relevant documents (if any) to the president of the district-level People’s Committee.
Within 10 days after receiving a complaint, the president of the district-level People’s Committee shall have to process and settle it and notify such in writing to the complainant and the president of the commune-level People’s Committee who earlier settled the complaint; in case of refusal, a written notification must also be sent to them, clearly stating the reason(s) therefor.
Within 30 days after the expiry of the settling time limit as defined in Article 43 of the Law on Complaints and Denunciations, if the complaint is not settled or after the receipt of the decision on settlement of the complaint, if the complainant disagrees therewith, he/she may further lodge the complaints to the president of the provincial-level People’s Committee.
3. The directors of the provincial/municipal Justice Services shall process and settle complaints of citizens and organizations about the refusal to register their civil status registrations by the civil status officials of the Justice Services. The time limit for notifying the complainant and settling the complaint by the directors of the provincial/municipal Justice Services shall comply with those prescribed for the provincial-level People’s Committee.
4. The presidents of the provincial-level People’s Committees shall accept, process and settle the following complaints:
a/ About decisions to refuse civil status registration by the provincial-level People’s Committees;
b/ About decisions on settlement of civil status complaints of directors the provincial/municipal Justice Services ,but the complaints are further lodged; the decisions of the presidents of the provincial-level People’s Committee shall be the final;
c/ About decisions on settlement of civil status complaints of presidents of the district-level People’s Committees, but the complaints are further lodged; the decisions of the presidents of the provincial-level People’s Committees shall be the final.
Within 10 days after receiving complaints, the concerned presidents of the provincial-level People’s Committees shall have to process and settle them and notify such to the complainants. For complaints already settled by presidents of the district-level People’s Committees, but further lodged, the presidents of the district-level People’s Committees shall be informed in writing of the further complaint. In case of refusal, a written notification must also be sent to them, clearly stating the reason(s) therefor.
The time limit for the settlement of a complaint at the provincial-level People’s Committee shall not exceed 30 days after the receipt of the written complaint ( for first-time complaints) and 45 days ( for second-time complaints).
5. The Ministry of Justice shall process and settle complaints about decisions on the settlement of first-time complaints by the presidents of the provincial-level People’s Committees, which have been further lodged; the decisions of the Justice Minister shall be the final.
B. SETTLEMENT OF DENUNCIATIONS
Pursuant to Clause 2, Article 1, and Clause 5, Article 2, of the Law on Complaints and Denunciations, in the civil status domain, citizens may denounce with competent bodies, organizations or individuals any illegal acts committed by civil status registries or officials, causing damage or threatening to cause damage to the legitimate interests of their own or others.
The competence and time limit for settling denunciations as follows:
The denouncers shall have to file applications to the competent bodies, organizations or individuals according to the provisions of law. The applications must clearly state their full names, addresses and the contents of denunciation. Where a denouncers personally goes to make the oral denunciation, the responsible person shall have to accept the denunciation and carefully record the contents of denunciation, the full name and address of the denouncers; the record of the contents of the denunciation must be re-read or re-heard by and signed for confirmation by the denouncers.
If a written denunciation is made against a civil status official for his/her law violations in the civil status registration, the head of the civil status registry shall have to settle it.
If a written denunciation is made against the head of a civil status registry for his/her law violation in civil status registration, the head of the immediate superior agency of such civil status registry shall have to settle it.
Within 10 days after the receipt of the denunciation, the agency, organization or individual accepting it shall have to process and settle it; where the denunciation does not fall under its or his/her settling jurisdiction, it must be forwarded to the competent body or organization for settlement, and the denouncers shall be notified of this in writing.
In case of emergency, the denunciation-accepting bodies, organizations or individuals shall have to promptly inform the responsible agencies for the application of measures to prevent in time acts of law offenses, as well as necessary measures to ensure safety for the denouncers when they so request.
The time limit for settling a denunciation shall not exceed 60 days after it is accepted and processed for settlement; for complicated cases, the time limit may be prolonged, but shall not exceed 90 days after the cases are accepted and processed for settlement.
The denunciation-accepting, - processing and- settling bodies, organizations and individuals shall have to keep confidentiality for the denouncers; must not disclose their full names, addresses, autographs and other information detrimental to them.
The competence to settle denunciations shall comply with the provisions of the legislation on complaints and denunciations. Pursuant to the Law on Complaints and Denunciations, the Ministry of Justice hereby temporarily guides a number of contents as follows:
1. The presidents of the commune-level People’s Committees shall accept, process and settle written denunciations of citizens about law violations in the field of civil status registration by commune officials in charge of civil status registration and juridical matters.
2. The presidents of the district-level People’s Committees shall accept, process and settle written denunciations by citizens about acts of law violation in the field of civil status registration by members of the commune-level People’s Committees, who have been assigned to take charge of the civil status registration.
3. The directors of the provincial/municipal Justice Services shall accept, process and settle citizens’ denunciations about acts of law violation in the field of civil status registration by the Services’ officials who have been assigned to take charge of the civil status registration.
4. The presidents of the provincial-level People’s Committees shall accept, process and settle citizens’ denunciations about acts of law violations in the field of civil status registration by leading members of the provincial/municipal Justice Services who have been assigned to take charge of the civil status registration.
5. The Ministry of Justice shall accept, process and settle denunciations about acts of law violations in the field of civil status registration by members of the provincial-level People’s Committees, who have been assigned to take charge of the civil status registration.
VI. IMPLEMENTATION PROVISIONS
1. This Circular takes effect as from July 10, 1999.
2. In the course of implementation, if any problems or matters arise, the concerned bodies, provincial-level People’s Committees and provincial/ municipal Justice Service shall report them in their official dispatches to the Ministry of Justice for written guidance.
 

 
THE MINISTRY OF JUSTICE
MINISTER




Nguyen Dinh Loc

 
Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây.
Văn bản tiếng Anh
Bản dịch tham khảo
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Văn bản đã hết hiệu lực. Quý khách vui lòng tham khảo Văn bản thay thế tại mục Hiệu lực và Lược đồ.

Tải App LuatVietnam miễn phí trên Android tại đây trên IOS tại đây. Xem thêm

Văn bản cùng lĩnh vực
Văn bản khác
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!