Công văn 1371/HTQTCT-CT 2023 hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực

Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh/thành phố: Hải Phòng, Bạc Liêu, Bến Tre, Ninh Thuận, Quảng Ngãi, Thừa Thiên-Huế, Bà Rịa- Vũng Tàu, Bình Dương, Quảng Trị, Điện Biên

Qua tổng hợp kết quả rà soát các Thông tư, Thông tư liên tịch thuộc lĩnh vực quản lý, Bộ Tư pháp nhận được phản ánh của một số địa phương về vướng mắc của Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Thông tư số 01/2020/TT-BTP). Để thống nhất cách hiểu và thực hiện, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn, quán triệt các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thực hiện một số nội dung sau:

1. Về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

- Bản chất của ủy quyền là hợp đồng, giao dịch (có bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền). Tại khoản 4 Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định một trong các trường hợp không được chứng thực chữ ký là “giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại điểm d, khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác”. Như vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (điểm d khoản 4 Điều 24) cho phép thực hiện chứng thực chữ ký đối với Giấy ủy quyền chỉ là đơn giản hóa thủ tục đối với một số trường hợp ủy quyền có nội dung đơn giản, phổ biến để tạo điều kiện, tiết kiệm chi phí cho người dân. Tuy nhiên, quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP còn chung chung, chưa có hướng dẫn cụ thể, thống nhất về việc ủy quyền phải thỏa mãn đầy đủ các yếu tố quy định tại khoản 4 Điều 24 (không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền, không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất bất động sản) thì mới được chứng thực chữ ký, dẫn đến tình trạng một số văn bản ủy quyền có nội dung liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản ( như ủy quyền định đoạt, quản lý tài sản là nhà ở, quyền sử dụng đất; ủy quyền vay vốn ngân hàng, thực hiện nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi, cơ cấu nợ, quyết định thực hiện các khuyến nghị của ngân hàng…) thuộc diện không được chứng thực chữ ký thì vẫn được cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký, tiềm ẩn rủi ro, nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quan hệ giao dịch dân sự, hành chính.

Căn cứ vào tình hình thực tiễn, Thông tư số 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, tạo hành lang cụ thể, thống nhất cho cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện trách nhiệm của mình, đồng thời người dân có cơ sở để thực hiện quyền một cách rõ ràng, minh bạch. Khoản 2 và khoản 3 Điều 14 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Các ủy quyền không thỏa mãn đủ các yếu tố quy định tại Khoản 4 Điều 24 thì phải thực hiện chứng thực theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch. Người dân có thể thực hiện chứng thực hợp đồng ủy quyền tại bất cứ Phòng Tư pháp, UBND cấp xã nào (trừ trường hợp liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở thì phải thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nơi có nhà, có đất).

- Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, thì một trong các trường hợp được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền là ủy quyền về nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ. Trường hợp người dân ủy quyền nhận hộ các thông tin, hồ sơ liên quan đến yêu cầu bảo hiểm, ủy quyền nhận hộ các khoản trợ cấp/cấp dưỡng... thì có thể yêu cầu chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền. Việc “nộp hộ, nhận hộ” theo quy định này được hiểu bao gồm việc kê khai hộ khi nộp, ký nhận và nộp phí/lệ phí khi nhận hộ hồ sơ, giấy tờ; việc nhận hộ và nộp hộ có thể thực hiện trong cả quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Về việc cho phép trẻ em đi máy bay, đi du lịch cùng người thân: bản chất là việc cam kết, đồng ý của chủ thể, không phải là ủy quyền do đó đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn người yêu cầu chứng thực lập giấy tờ, văn bản cam kết của mình về việc đồng ý/cho phép trẻ đi máy bay, đi du lịch cùng người khác và thực hiện chứng thực chữ ký.

- Về chứng thực Giấy ủy quyền khiếu nại: Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Khiếu nại: "Việc ủy quyền quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này phải bằng văn bản và được chứng thực hoặc công chứng". Nghị định không quy định cụ thể hình thức chứng thực, việc chứng thực Giấy ủy quyền khiếu nại thực hiện theo pháp luật về chứng thực.

Khoản 2 Điều 14 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền. Khoản 3 Điều 14 quy định: “Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch”. Như vậy, việc thực hiện chứng thực trên Giấy ủy quyền khiếu nại phải phù hợp với quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP

2. Về chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản

Hiện nay, pháp luật hộ tịch và chứng thực không quy định thủ tục xác nhận về mối quan hệ gia đình là ông, bà nội, ngoại, cha, mẹ, vợ, chồng, con và anh, chị, em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột…chỉ có quy định về thủ tục chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân (điểm b khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ- CP), do đó, cơ quan có thẩm quyền chứng thực có thể thực hiện thủ tục này để giải quyết yêu cầu xác nhận quan hệ nuôi dưỡng, phụ thuộc.

3. Về giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản do công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật

Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì không có giá trị pháp lý. Như vậy, kể cả các giấy tờ, văn bản do công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì cũng không có giá trị pháp lý.

Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP không quy định cách thức xử lý giấy tờ, văn bản do công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định nhưng Điều 34 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã có quy định liên quan đến việc xử phạt các hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của công chứng viên, buộc các tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở về văn bản đã được chứng thực không đúng quy định. Vì vậy, khi phát hiện các giấy tờ, văn bản do công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì cần xem xét xử lý theo quy định của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP .

4. Về mẫu lời chứng

- Lời chứng thể hiện nội dung chứng thực, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực đối với từng loại việc chứng thực. Lời chứng là nội dung bắt buộc của văn bản chứng thực (Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), phải được thể hiện đầy đủ theo đúng mẫu quy định. Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định bổ sung một số mẫu lời chứng cụ thể, đặc biệt là các mẫu lời chứng khi thực hiện chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông; không làm thay đổi bản chất của lời chứng, phạm vi trách nhiệm của người yêu cầu và người thực hiện chứng thực. Đề nghị các cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện nghiêm các quy định về mẫu lời chứng, đóng dấu giáp lai.

- Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) là giấy tờ cần thiết cung cấp các đặc điểm nhận dạng, giúp xác định/xác thực (định danh) đúng chủ thể yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính. Giấy tờ tùy thân phải còn giá trị sử dụng khi thực hiện các thủ tục về chứng thực. Trường hợp giấy tờ tùy thân của cá nhân không còn giá trị pháp lý (hết hạn, bị tẩy xóa, sửa chữa...), thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực từ chối làm thủ tục chứng thực và hướng dẫn người dân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để làm thủ tục cấp đổi/cấp lại giấy tờ tùy thân theo quy định.

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trao đổi để Sở Tư pháp thực hiện./.