Quyết định 1562/QĐ-BNG 2026 công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao, thay thế cho các thủ tục hành chính tại Quyết định số 407/QĐ-BNG ngày 26 tháng 02 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan, đơn vị có liên quan, các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài hoạt động tại Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÁC TỔ CHỨC HỢP TÁC, NGHIÊN CỨU CỦA NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA BỘ NGOẠI GIAO

I. Thủ tục Cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

1. Trình tự thực hiện:

a. Tổ chức nước ngoài đề nghị lập Văn phòng đại diện nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và yêu cầu tổ chức sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải có số theo dõi và trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

b. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi hồ sơ đề nghị lập Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài cho Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan, trong đó: Bộ, cơ quan liên quan cho ý kiến về tình hình hoạt động của tổ chức nước ngoài có các chương trình, dự án thuộc phạm vi theo dõi của bộ, cơ quan; Cơ quan chủ quản phía Việt Nam cho ý kiến về đề nghị lập Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài; Bộ Công an cho ý kiến đối với người dự kiến làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

c. Sau khi nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan gửi ý kiến trong thời hạn 09 ngày làm việc. Trường hợp Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và các cơ quan liên quan có ý kiến khác nhau, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có văn bản xin ý kiến của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an. Ý kiến của các cơ quan gửi về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định về việc cấp Giấy phép cho Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài trên cơ sở ý kiến thống nhất của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an.

d. Trong thời hạn không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho tổ chức nước ngoài. Trong trường hợp từ chối cấp Giấy phép, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo bằng văn bản cho tổ chức nước ngoài và nêu rõ lý do.

đ. Khi cấp Giấy phép cho Văn phòng đại diện, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo cho Cơ quan chủ quản, các bộ, cơ quan liên quan để các cơ quan biết và thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hoạt động của Văn phòng đại diện.

e. Tổ chức cử đại diện đến nhận kết quả trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sau 14 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Cách thức thực hiện: Nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (thời gian từ 08h00 - 17h00 các ngày làm việc) hoặc gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Thành phần hồ sơ:

- Văn bản đề nghị lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài theo Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hoá thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao;

- Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động của Tổ chức: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến;

- Văn bản của Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách cho phép Tổ chức nước ngoài lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam; Văn bản xác nhận tư cách pháp nhân của Tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi đặt trụ sở chính cấp: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến;

- Hồ sơ của Trưởng Văn phòng đại diện: Lý lịch (tự khai) của người dự kiến được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện, Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam của người đứng đầu bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương phụ trách tổ chức nước ngoài: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

4. Thời hạn giải quyết: 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài là đơn vị trực thuộc bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương của nước ngoài, tiến hành các hoạt động phi lợi nhuận tại Việt Nam nhằm hỗ trợ hợp tác, quản lý các chương trình, dự án và nghiên cứu trong các lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, y tế, xã hội với các đối tác là bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam.

6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy phép lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo Mẫu số 03 quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.

8. Phí, lệ phí: Không có.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Văn bản đề nghị lập Văn phòng đại diện của tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

Tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài đáp ứng các điều kiện sau:

- Có điều kiện, tôn chỉ, mục đích hoạt động rõ ràng, phù hợp với lĩnh vực hợp tác, nghiên cứu với Cơ quan chủ quản phía Việt Nam;

- Có dự kiến chương trình, dự án hoạt động trong vòng 05 năm tại Việt Nam;

- Có tư cách pháp nhân theo pháp luật của nước nơi tổ chức nước ngoài đặt trụ sở chính;

- Được bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách cho phép lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Nghị định số 06/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ quy định về việc lập và hoạt động của Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam.

- Nghị định số 62/2026/NĐ-CP ngày 13 tháng 02 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung, Nghị định số 06/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ về việc lập và hoạt động của Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam.

- Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hoá thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

II. Thủ tục sửa đổi, bổ sung, gia hạn giấy phép lập Văn phòng đại diện cho các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài

1. Trình tự thực hiện:

a. Tổ chức nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt Văn phòng đại diện. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và yêu cầu tổ chức sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ.

b. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét gia hạn, sửa đổi, bổ sung Giấy phép cho Văn phòng đại diện sau khi tham khảo ý kiến Cơ quan chủ quản phía Việt Nam, các bộ, cơ quan liên quan, trong đó: Bộ, cơ quan liên quan cho ý kiến về tình hình hoạt động của tổ chức nước ngoài có các chương trình, dự án liên quan tới bộ, cơ quan mình; Cơ quan chủ quản phía Việt Nam cho ý kiến về đề nghị gia hạn, sửa đổi, bổ sung Giấy phép của Văn phòng đại diện; Cơ quan có thẩm quyền cho ý kiến đối với người dự kiến làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam nếu tổ chức nước ngoài đề nghị thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện.

c. Sau khi nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan gửi ý kiến trong thời hạn 09 ngày làm việc. Trường hợp Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và các cơ quan liên quan có ý kiến khác nhau, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có văn bản xin ý kiến của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an. Ý kiến của các cơ quan gửi về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định về việc gia hạn, sửa đổi, bổ sung Giấy phép cho Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài trên cơ sở ý kiến thống nhất của Cơ quan chủ quản phía Việt Nam và Bộ Công an.

d. Trong thời hạn không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét gia hạn, sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối gia hạn, sửa đổi, bổ sung Giấy phép lập Văn phòng đại diện cho tổ chức nước ngoài. Trong trường hợp từ chối gia hạn, sửa đổi, bổ sung Giấy phép, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo bằng văn bản cho tổ chức nước ngoài và nêu rõ lý do.

đ. Tổ chức cử đại diện đến nhận kết quả trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sau 14 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Cách thức thực hiện: Nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (thời gian từ 08h00 - 17h00 các ngày làm việc) hoặc gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

Văn bản đề nghị sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép theo Mẫu số 02 quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hoá thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao;

- Các tài liệu giải trình kèm theo nhằm đảm bảo tính khả thi của việc sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép. Cụ thể:

+ Lý lịch (tự khai) của người dự kiến được cử làm Trưởng Văn phòng đại diện nếu thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện; Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam của người đứng đầu bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương phụ trách tổ chức nước ngoài: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

+ Văn bản các chương trình, dự án hoặc văn bản cam kết sửa đổi hoặc bổ sung về hợp tác giữa tổ chức nước ngoài với Cơ quan chủ quản phía Việt Nam nếu mở rộng phạm vi và thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện: Bản chính hoặc bản sao nếu nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, bản sao điện tử nếu nộp trực tuyến.

4. Thời hạn giải quyết: 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài là đơn vị trực thuộc bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương của nước ngoài, tiến hành các hoạt động phi lợi nhuận tại Việt Nam nhằm hỗ trợ hợp tác, quản lý các chương trình, dự án và nghiên cứu trong các lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, y tế, xã hội với các đối tác là bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương của Việt Nam.

6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy phép lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo Mẫu số 03 quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hoá thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

8. Phí, lệ phí: Không có.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài đã được cấp Giấy phép lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Nghị định số 06/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ quy định về việc lập và hoạt động của Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam;

- Nghị định số 62/2026/NĐ-CP ngày 13 tháng 02 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 06/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ về việc lập và hoạt động Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam

- Thông tư số 04/2026/TT-BNG ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về phân cấp, cắt giảm, đơn giản hoá thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao./.