Tiêu chuẩn TCVN 14159-2:2024 Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 2

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-2:2024: Quy định mới về định dạng tài liệu điện tử PDF/A-2 ảnh hưởng đến tổ chức lưu trữ

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-2:2024, tương đương với ISO 19005-2:2011, được Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đề nghị và chính thức công bố ngày 01/01/2024. Tiêu chuẩn này có hiệu lực ngay từ ngày ban hành. TCVN 14159-2 quy định về việc sử dụng định dạng PDF/A-2 cho tài liệu điện tử với mục tiêu bảo quản lâu dài.

Tiêu chuẩn này ảnh hưởng đến những tổ chức và cá nhân có nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử, bao gồm các cơ quan chính phủ, thư viện, doanh nghiệp và cơ quan lưu trữ. Cụ thể, tiêu chuẩn đưa ra những hướng dẫn về định dạng và lưu trữ tài liệu điện tử dưới dạng PDF/A-2. Các tài liệu này cần đảm bảo khả năng tiếp cận và sử dụng qua nhiều thế hệ công nghệ khác nhau.

Một trong những điểm nổi bật đáng chú ý là tiêu chuẩn này yêu cầu tài liệu được lưu trữ phải tuân thủ cấu trúc logic và các thuộc tính ngữ nghĩa của nó, nhằm đảm bảo khả năng tồn tại và truy xuất nội dung theo thời gian. Ngoài ra, các tệp định dạng PDF/A-2 phải chứa thông tin siêu dữ liệu cần thiết cho việc quản lý và bảo quản tài liệu.

TCVN 14159-2 cũng nêu rõ các yêu cầu về mức độ phù hợp cho các tệp tài liệu:

• Mức độ A: bao gồm và đảm bảo tất cả các yêu cầu về hình thức và cấu trúc nội dung.
• Mức độ B: chỉ yêu cầu đảm bảo hình thức, nhưng có thể thiếu thông tin cần thiết về cấu trúc.
• Mức độ U: các tệp cần đảm bảo hình thức trực quan và có khả năng trích xuất văn bản dưới dạng Unicode.

Chính sách áp dụng tiêu chuẩn này sẽ giúp các tổ chức đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất của tài liệu điện tử trong dài hạn. Việc thực hiện thành công tiêu chuẩn còn phụ thuộc vào các chính sách và quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ của mỗi tổ chức.

TCVN 14159-2 là một phần không thể thiếu trong môi trường lưu trữ điện tử của các tổ chức, hỗ trợ cho việc bảo quản lâu dài tài liệu và đảm bảo rằng việc truy cập tài liệu trong tương lai không bị gián đoạn do thay đổi công nghệ hoặc phương thức quản lý. Tiêu chuẩn này sẽ giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả trong việc quản lý tài liệu điện tử, đồng thời hỗ trợ việc thực hiện yêu cầu pháp lý đối với các tài liệu lưu trữ.