Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-1:2024 Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1)

TCVN 14159-1:2024 ISO 19005-1:2005: Các quy định mới tác động đến người sử dụng tài liệu điện tử

TCVN 14159-1:2024 ISO 19005-1:2005 về "Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1)" được ban hành bởi Bộ Khoa học và Công nghệ, có hiệu lực từ năm 2024 và thống nhất với tiêu chuẩn quốc tế ISO 19005-1:2005. Tiêu chuẩn này quy định các thông số kỹ thuật cần thiết nhằm bảo tồn hình thức ban đầu của tài liệu điện tử bằng định dạng PDF/A, một phiên bản bảo quản lâu dài của định dạng PDF.

Đối tượng chính bị ảnh hưởng bởi tiêu chuẩn này bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, và các cá nhân liên quan đến việc lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử. Tiêu chuẩn này yêu cầu rằng các tài liệu PDF phải có khả năng đọc và sử dụng phù hợp trên nhiều hệ thống công nghệ khác nhau trong suốt thời gian dài, đảm bảo thông tin không bị mất mát và vẫn giữ nguyên được tính dễ tiếp cận cho người dùng.

Một số điểm chính trong tiêu chuẩn quy định bao gồm:

• Định dạng PDF/A: Các tài liệu điện tử phải tuân thủ quy định của định dạng PDF/A để đảm bảo sự bền vững và khả năng truy cập lâu dài.
• Yêu cầu về tính năng: Tiêu chuẩn quy định rõ ràng rằng các tệp PDF/A không được chứa bất kỳ thông tin nào có thể gây tác động ngoài định dạng của tài liệu, như việc mã hóa hay sử dụng tệp nhúng.
• Yêu cầu về siêu dữ liệu: Các tệp tài liệu phải được kèm theo siêu dữ liệu đầy đủ để lưu giữ lịch sử và bối cảnh liên quan đến tài liệu, đảm bảo việc truy cập nội dung trong tương lai.
• Mức độ tuân thủ: Có hai mức độ phù hợp bao gồm mức độ A (tối ưu cho lưu trữ cả cấu trúc và nội dung) và mức độ B (chỉ đảm bảo tính hoàn thiện hình thức mà không phủ nhận cấu trúc).

Ngày ban hành: Theo quy định của văn bản, TCVN 14159-1:2024 được ban hành vào năm 2024, có hiệu lực ngay sau đó và thay thế các tiêu chuẩn trước đây liên quan đến định dạng PDF trong việc bảo quản tài liệu điện tử lâu dài.

Nhìn chung, tiêu chuẩn này không chỉ giúp cải thiện khả năng truy cập và bảo quản tài liệu mà còn hướng tới việc giữ gìn thông tin quan trọng cho các thế hệ tương lai, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tài liệu tại các tổ chức.