Quyết định 2500/QĐ-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư

QUY CHẾ

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

(Ban hành kèm theo Quyết định số  2500/QĐ-BGDĐT

ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

----------------------------

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm và tổ chức hoạt động công tác văn thư; quy định về trình tự, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản  của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị, tổ chức có chức năng quản lý nhà nước thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây được gọi tắt là các đơn vị thuộc cơ quan Bộ).

Điều 2.Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Nội dung của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sao văn bản, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ.

Điều 3.Trách nhiệm quản lý

1. Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan.

2. Chánh Văn phòng Bộ có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư; trực tiếp chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác văn thư tại cơ quan Bộtheo các quy định hiện hành của Nhà nước.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và quản lý công tác văn thư của đơn vị mình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư.

4. Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.

5. Mỗi cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư.

Điều 4.Tổ chức văn thư cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo

1. Văn thư cơ quanBộ Giáo dục và Đào tạo là một bộ phận của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ. Văn thư cơ quan Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính quản lý và tổ chức các hoạt động về công tác văn thư theo các quy định hiện hành, đồng thời thực hiệnchức năng văn thư của Văn phòng Bộ.

2. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc cơ quan Bộ có tài khoản riêng, có con dấu riêng phải tổ chức bộ phận văn thư chuyên trách.

3. Các đơn vị, tổ chức khác thuộc cơ quan Bộ phải bố trí cán bộ làm công tác văn thư theo chế độ kiêm nhiệm.

Điều 5.Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ văn thư

Cán bộ văn thư của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị có tài khoản riêng và con dấu riêng thuộc cơ quan Bộ phải có một trong các trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sau:

1. Bằng tốt nghiệp đại học; có chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

2. Có bằng trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc tương đương trở lên.

Hàng năm, cán bộ, công chức làm công tác văn thư được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Điều 6.Kinh phí cho hoạt động văn thư

1. Kinh phí dùng cho công tác văn thư được sử dụng từ nguồn ngân sách của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Các đơn vị phải dự trù kinh phí cho công tác văn thư và đưa vào kế hoạch tài chính hàng năm.

2. Kinh phí, trang bị thiết bị kỹ thuật chuyên dùng phục vụ cho công tác văn thư của cơ quan do Chánh Văn phòng đề xuất. Sử dụng và quản lý kinh phí dùng cho hoạt động văn thư được thực hiện theo các quy định hiện hành của nhà nước.

Điều 7.Bảo vệ bí mật trong công tác văn thư

Mọi hoạt động trong lĩnh vực công tác văn thư của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN, SAO VĂN BẢN

Điều 8.Hình thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục và đào tạo là văn bản thuộc thẩm quyền ký ban hành của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, bao gồm: thông tư, thông tư liên tịch.

2. Văn bản hành chính bao gồm: chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, thông cáo, thông báo, công điện, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy uỷ quyền, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ,  phiếu nhắc việc, phiếu gửi, phiếu chuyển.

3. Văn bản chuyên ngành trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định sau khi thỏa thuận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

Điều 9.Thể thức, kỹ thuật, phông chữ trình bày văn bản

Thể thức, kỹ thuật, phông chữ trình bày văn bản phải được thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước và các quy định của Quy chế này.

Điều 10.Quốc hiệu

Quốc hiệu được ghi trên văn bản với 2 dòng chữ in đậm. Dưới dòng chữ thứ hai có gạch chân bằng nét liền mảnh:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------------

Điều 11.Tên cơ quan, đơn vị tổ chức ban hành văn bản

1. Tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ theo quyết định thành lập, in hoa, tô đậm, gạch chân bằng nét liền mảnh:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

-----------------------

2. Tên đơn vị thuộc Bộ được sử dụng con dấu riêng, có thẩm quyền ban hành văn bản được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức trong quyết định thành lập, in hoa, đậm và được ghi bên dưới tên của Bộ Giáo dục và Đào tạo (đơn vị chủ quản trực tiếp cấp trên). Tên của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo in hoa, không đậm; dưới tên đơn vị gạch chân bằng nét liền mảnh, ví dụ:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

3. Tên viết tắt củaBộ Giáo dục và Đào tạo trong ký hiệu văn bản làBGDĐT. Tên viết tắt của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ được áp dụng theo quy định tại phụ lục số III ban hành kèm theo Quy chế này.

Điều 12. Số, ký hiệu văn bản

Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành được thực hiện như sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành nhất thiết phải ghi năm ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên loại văn bản (ký hiệu văn bản) được ghi tại phụ lục số II ban hành kèm theo Quy chế này.

2. Cách ghi số, ký hiệu, năm ban hành của văn bản quy phạm pháp luật: Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến là số đăng ký văn bản, năm ban hành văn bản, ký hiệu văn bản. Giữa số đăng ký, năm ban hành và ký hiệu văn bản là dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm từ ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không dấu cách. Ví dụ:

Số: 02/2009/TT-BGDĐT

3. Trường hợp thông tư liên tịch do Bộ Giáo dục và Đào tạo chủ trì soạn thảo thì số của thông tư liên tịch được ghi theo số thứ tự văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Sau ký hiệu tên loại văn bản ghi chữ viết tắt tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (ghi trước), tiếp đến là chữ viết tắt tên cơ quan phối hợp (ghi sau); giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không dấu cách. ví dụ:

Số: 02/2009/TTLT-BGDĐT- ...(BNV)...

3. Quy định ghi số, ký hiệu của quyết định, chỉ thị và các loại văn bản hành chính có tên loại khác bao gồm: từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường. Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt tên loại văn bản, gạch ngang “-”, chữ viết tắt tên Bộ Giáo dục và Đào tạo “BGDĐT”, không dấu cách. Ví dụ:

Quyết định                               Số: 01/QĐ-BGDĐT

Chỉ thị                                     Số: 01/CT-BGDĐT

5. Cách ghi số, ký hiệu của công văn bao gồm: từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt (tên) Bộ Giáo dục và Đào tạo “BGDĐT”, gạch ngang “-”, tên viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo, không dấu cách. ví dụ:

Số: 01/BGDĐT-VP

Điều 13. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1. Địa danh trên văn bản của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành được ghi là Hà Nội.

2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được ghi bằng chữ số Ả - Rập và ghi đầy đủ các chữ số ngày … tháng … năm …. Đối với những chữ số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và các tháng một, tháng hai phải ghi thêm chữ số 0 ở phía trước.

Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày bằng kiểu chữ in thường, nghiêng, không đậm;

Hà Nội, ngày      tháng      năm 200...

3. Địa danh ghi trên văn bản của các đơn vị có chức năng quản lý nhà nước trực thuộc cơ quan Bộ, có tài khoản riêng và con dấu riêng, được ghi:

a. Văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng: Đóng dấu quốc huy của Bộ, ghi Hà Nội.

b. Văn bản ký theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, đóng dấu của đơn vị: Ghi theo địa danh tỉnh, thành phố, nơi đóng trụ sở chính của đơn vị.

Điều 14. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành phải ghi rõ tên loại.

2. Công văn của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành nhất thiết phải ghi trích yếu. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Điều 15.Nội dung, bố cục văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu, trọng tâm của một văn bản, thể hiện các vấn đề có tính quy phạm (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định, các yêu cầu được đặt ra.

1. Nội dung văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

a. Phù hợp với các quy định hiện hành về hình thức văn bản;

b. Phù hợp với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước có liên quan đến lĩnh vực giáo dục và các chủ trương, chỉ đạo của Bộ giáo dục và Đào tạo;

c. Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

d. Sử dụng ngôn ngữ viết, cách thức diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

đ. Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương; Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. Trong trường hợp thực sự cần thiết có thể dùng từ ngữ nước ngoài thì dùng từ nguyên bản;

e. Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

g. Viết hoa trong văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành được thực hiện đúng cách viết thông dụng trong ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông và những quy định viết hoa được quy định tại điều khoản 6, điều 22 của Quy chế này.

h. Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

2. Bố cục của văn bản do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành được bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Phụ lục số I, mẫu trình bày văn bản theo Phụ lục số IV, Phụ lục số V ban hành hành kèm theo Quy chế này.

Điều 16. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1. Quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

a. Trường hợp ký thay thủ trưởng cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ, sau dấu chấm “.” có dấu cách. Thẩm quyền được ký thay văn bản là người cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và được ghi như sau:

KT. BỘ TRƯỞNG          KT. CỤC TRƯỞNG           KT. CHÁNH THANH TRA

b. Trường hợp văn bản ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ, sau dấu chấm có dấu cách, ví dụ.

TL. BỘ TRƯỞNG                                             TL. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ                         CHÁNH VĂN PHÒNG

c. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chữ Bộ trưởng, sau dấu chấm có dấu cách. Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức của người ký thừa ủy quyền. Người được ký thừa uỷ quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký, ví dụ:

TUQ. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

2. Chức vụ của người ký

a. Chức vụ ghi trên văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành là chức danh chính thức của người ký. Văn bản do Bộ trưởng ký ban hành ghi “Bộ trưởng”, văn bản ký thay ghi “Thứ trưởng”,  không ghi lại tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành;

BỘ TRƯỞNG                            KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

b. Chức vụ ghi trên văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức và tên đơn vị, tổ chức, ví dụ:

TL. BỘ TRƯỞNG                                      TL. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ                         CHÁNH VĂN PHÒNG

Trường hợp cần thiết, người được ký thừa lệnh văn bản hành chính có thể ủy nhiệm để cấp phó của người đứng đầu ký thay; chức vụ ghi trên văn bản ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức, không ghi lại tên của đơn vị tổ chức, ví dụ:

TL. BỘ TRƯỞNG

KT. VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ

PHÓ VỤ TRƯỞNG

c. Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn là Hội đồng, Ban chỉ đạo nhà nước thuộc lĩnh vực, phạm vi giáo dục và đào tạo là chức danh lãnh đạo trong Ban hoặc Hội đồng của người ký văn bản.

- Hội đồng, Ban chỉ đạo không được phép sử dụng con dấu của Bộ Giáo dục và Đào tạo ghi chức danh chính thức theo quyết định thành lập Ban hoặc Hội đồng đó;

- Trường hợp các Ban, Hội đồng được Bộ trưởng cho phép sử dụng con dấu của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo thì người ký văn bản ghi chức danh chính thức theo quyết định thành lập Ban hoặc Hội đồng đó, đồng thời dưới chữ ký có thể ghi chức danh lãnh đạo trong cơ quan Bộ;

- Văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo làm Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch; Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau:

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ)

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Nguyễn Văn A

KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ)

THỨ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Nguyễn Văn B

- Trường hợp văn bản của Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo làm Trưởng ban hoặc Chủ tịch Hội đồng và lãnh đạo các đơn vị thuộc cơ quan Bộ làm Phó Trưởng ban hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì chức danh của người ký văn bản được ghi như sau;

3. Họ và tên ghi trên văn bản bao gồm: họ, tên đệm (nếu có) và tên của người có thẩm quyền ký, ban hành văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Trong trường hợp cần thiết khác, văn bản của các tổ chức nghiên cứu khoa học có thể ghi thêm học hàm, học vị.

Điều 17. Dấu đóng trên văn bản

Dấu đóng trên văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành được áp dụng theo điều 36, điều 39 của Quy chế này.

Điều 18. Nơi nhận

1. Nơi nhận xác định cụ thể những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Nơi nhận phải ghi cụ thể, chính xác tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân tại phần “kính gửi” và phần “nơi nhận” của văn bản.

2. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được Bộ trưởng giao và mối quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

3. Văn bản ký thừa uỷ quyền, ký thay, ký thừa lệnh Thủ trưởng, cấp có thẩm quyền ký phải gửi văn bản Thủ trưởng cấp đó để báo cáo: Văn bản do Thứ trưởng ký phải gửi Bộ trưởng để báo cáo; Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì phải gửi Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách để báo cáo.

4. Đối với văn bản có ghi tên loại: Nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

5. Đối với văn bản hành chính có nơi nhận, phần “kính gửi” và “nơi nhận” được ghi như sau:

a. Từ “Kính gửi” được trình bày bằng chữ in thường, sau từ kính gửi có dấu “:” không dấu cách. Sau dấu “:” là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc, chữ in thường, đứng, không đậm;

- Văn bản gửi cho một đối tượng cụ thể

Kính gửi: Văn phòng Chính phủ

Kính gửi: Ông Nguyễn Văn A

- Văn bản gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định, phần kính gửi được ghi chung, sau chữ cuối cùng của một đối tượng hoặc một nhóm đối tượng có dấu “;”:

+ Gửi một nhóm đối tượng, được ghi:

Kính gửi:  Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

+ Gửi nhiều nhóm đối tượng, sau kính gửi xuống hàng:

Kính gửi:

- Các Sở Giáo dục và Đào tạo;

- Các đơn vị trực thuộc Bộ;

- Các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp.

b. “Nơi nhận:” được trình bày bằng chữ in thường, nghiêng, đậm; sau dấu “:” xuống hàng, phía dưới là “- Như trên;” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan khác để báo cáo (để b/c); để phối hợp (để p/h); để thực hiện (để t/h); để Lưu: VT, …) và được in thường, đứng, không đậm:

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lãnh đạo Bộ (để b/c);

- (Các đơn vị) Vụ ...; Cục… (để t/h);

- Lưu: VT, đơn vị chủ trì soạn thảo.

Điều 19. Mức độ khẩn, mật

1. Mức độ khẩn, dấu chỉ độ khẩn.

a. Văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo được xác định 3 mức độ khẩn: Hỏa tốc, Thượng khẩn, Khẩn.

b. Căn cứ tính chất, mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định theo độ khẩn cần thiết.

c. Trường hợp văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất độ khẩn, trình người có thẩm quyền ký văn bản quyết định. Khi đó, văn bản được đóng dấu độ khẩn tương ứng được quy định tại khoản a, điều này.

2. Mật, dấu chỉ độ mật:

a. Văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành có nội dung nằm trong các phạm vi quy định tại điều 1, Quyết định số 32/2005/QĐ-TTg ngày 07/02/2005 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước độ “Tối mật” trong ngành giáo dục phải được đóng dấu  “Tối mật”.

b.  Văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành có nội dung nằm trong các phạm vi quy định tại điều 1 Quyết định số 160/2005/QĐ-BCA(A11) ngày 23/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ “Mật” trong ngành giáo dục phải được đóng dấu  “Mật”.

c. Việc xác định và yêu cầu đóng dấu độ tuyệt mật, tối mật, mật và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 20. Các thành phần thể thức khác

Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm:

1. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ.

2. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ...”; có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản.

3. Những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành thì ghi ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành vào phía cuối dòng lưu của nơi nhận hoặc dòng cuối cùng của các trang văn bản.

4. Khi văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn “Phụ lục kèm theo”. Phụ lục kèm theo văn bản phải được trình bày trên trang giấy riêng và được thực hiện theo thể thức trình bày như sau:

- Từ “Phụ lục” căn giữa trang,  ghi bằng chữ in thường, đậm; văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự “Phụ lục số . . . .”, số thự tự phụ lục được đánh bằng chữ số La Mã; tiêu đề (tên) của phụ lục ghi bằng chữ in hoa, đứng, đậm; phía dưới tên của phụ lục ghi trong dấu ngoặc đơn kèm theo văn bản số . . . / . . ., ngày/ tháng/ năm đơn vị, tổ chức ban hành văn bản.

PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

(Kèm theo văn bản số: …./ngày/tháng/năm của . . . .)

- Sau chữ cuối cùng của bản phụ lục hoặc dưới dòng chữ cuối cùng của bản phụ lục có chữ ký nhỏ của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản; trong trường hợp đặc biệt là chữ ký nhỏ của người ký văn bản.

- Số trang: phụ lục gồm nhiều trang nhất thiết phải được đánh số thứ tự của từng trang. Số thứ tự của trang được ghi bằng chữ số Ả-rập. Đối với văn bản có nhiều phụ lục thì số trang của phụ lục được đánh riêng theo từng phụ lục.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành; văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:Do các đơn vị đề xuất, Văn phòng chịu trách nhiệm điều chỉnh hoặc thống nhất ý kiến với các đơn vị về từng thể loại cụ thể, sau đó trao đổi, thống nhất với Bộ Nội vụ và trình Bộ trưởng ký quyết định quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản này.

Điều 21. Sao văn bản

1. Các hình thức sao văn bản bao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

a. “Sao y bản chính” là bản sao từ văn bản chính và được saođầy đủ, chính xác nội dung của văn bảnkể cả chữ ký, con dấu, nơi nhận.

b. "Sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản “Sao y bản chính”;có đầy đủ 2 chữ ký, 2 con dấu và nơi nhận.

c. "Trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được thực hiện từ bản chính.

2. Thể thức bản sao

Bản sao văn bản phải có đủ các thể thức: ghi rõ hình thức sao; tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; số và ký hiệu bản sao; địa danh, ngày tháng, năm thực hiện bản sao; chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền sao; dấu của cơ quan Bộ; nơi nhận bản sao.

3. Quy định về bản sao

a. Ký hiệu bản sao:

- Sao y bản chính   - ký hiệu: SY

- Sao lục                       - ký hiệu: SL

- Trích sao                     - ký hiệu: TS

b. Bản sao y bản chính, bản sao lục và bản trích sao thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.

c. Bản chụp cả dấu và chữ ký của văn bản (bản photocopy) chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. Khi gửi bản Photocopy kèm theo văn bản chính thì trong văn bản chính phải ghi rõ “bản photocopy kèm theo”.

4. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

a. Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, là một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. Dưới đường nét kẻ liền là phần thể thức bản sao, gồm:

- Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được in hoa, chữ đứng, in đậm;

- Tên bản sao in hoa, chữ đứng, in đậm;

- Số và ký hiệu bản sao: sau “Số:” là số bản sao, nét gạch chéo “/”, ký hiệu bản sao, không dấu cách;

- Địa danh, ngày, tháng, năm thực hiện bản sao;

- Chức danh của người có thẩm quyền ký bản sao,

- Chữ ký, họ và tên của người ký;

- Con dấu của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Nơi nhận bản sao.

b. Chức danh và chữ ký trên bản sao được áp dụng theo khoản 1, khoản 2 điều 16 của quy chế này; con dấu được áp dụng theo khoản 1, điều 36 và nơi nhận được thực hiện theo điểm b, khoản 4, điều 18 của Quy chế này.

c. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao trên trang giấy khổ A4 được thực hiện như sau:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO                               SAO Y BẢN CHÍNH

Số:       /SYHà Nội, ngày    tháng    năm 200...

TL. BỘ TRƯỞNG

Nơi nhận:CHÁNH VĂN PHÒNG

-                     Lãnh đạo Bộ;

-                     Các đơn vị . . .;

-     Lưu: VT, VP.Nguyễn Văn A

Điều 22.Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực giáo dục được thực hiện theo Quyết định số 18/2008/QĐ-BGDĐT ngày 18 tháng 4 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định, ban hành, rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục.

2. Đối với văn bản hành chính, Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo chịu trách nhiệm về trình tự, thể thức, nội dung và tính pháp lý của văn bản. Văn phòng Bộ trực tiếp là Phòng Hành chính có trách nhiệm rà soát, kiểm tra, nhân bản, làm thủ tục để ban hành văn bản và bảo quản bản lưu. Khi phát hiện văn bản có sai sót về trình tự, thể thức, tính pháp lý hoặc nội dung, Văn phòng sẽ trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo để thực hiện việc sửa chữa theo quy định. Đối với văn bản mắc lỗi sai sót đã ban hành, đơn vị chủ trì soạn thảo cần ra văn bản đính chính hoặc ban hành văn bản mới để thay thế.

3.Văn bản chính thức gửi đi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân người nước ngoài phải được viết bằng tiếng Việt và kèm theo bản dịch không chính thức bằng tiếng nước ngoài tương ứng.

4. Các văn bản, tài liệu mang tính trao đổi thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một trong các thứ tiếng thông dụng quốc tế: Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Tây Ban Nha. Trường hợp này không nhất thiết kèm theo bản tiếng Việt.

5. Việc soạn thảo văn bản hành chính được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu các đơn vị giao cho cá nhân, một nhóm soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

b) Đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

-Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo;

- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;

- Bản dự thảo phải được trình bày đúng thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc.

6.Viết hoa trong văn bản do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành được thực hiện đúng cách viết thông dụng cơ bản sau đây:

a. Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết: đầu câu, tiêu đề, các chương, mục, điều, kết luận . . . ; đầu câu sau dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!); đầu dòng sau dấu chấm (.), sau dấu chấm phẩy (;) xuống dòng (căn cứ để ban hành nghị định, quyết định, …); đầu tiên trong dấu hai chấm mở, đóng ngoặc kép: “. . .” (đoạn trích dẫn đầy đủ nguyên văn lời nói, câu văn của tác giả, văn bản quy phạm pháp luật, tác phẩm . . .).

b. Đối với danh từ riêng chỉ tên người, chỉ địa danh; tên riêng các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các tổ chức thuộc Chính phủ và tổ chức chính trị - xã hội: Được viết hoa theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.

Điều 23.Duyệt bản dự thảo, sửa chữa bản dự thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung bản dự thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, quyết định.

Điều 24.Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện thấy có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản dự thảo đó.

2. Nhân bản đúng số lượng quy định.

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

4. Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 25.Kiểm tra văn bản

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chuẩn xác của nội dung văn bản.

2. Văn bản thuộc thẩm quyền Thủ trưởng các đơn vị ký thì cán bộ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản.

3. Văn bản thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Bộ ký thì Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải ký nháy vào phía bên phải chức vụ của người ký.

4. Khi trình Lãnh đạo Bộ ký các văn bản phải kèm theo đầy đủ các hồ sơ, tài liệu có liên quan.

5. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ phải được ghi số vào sổ đăng ký tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ.

6. Thư ký của Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự, thể thức văn bản theo đúng quy định tại Quy chế này.

7. Văn bản gửi cấp trên phải là văn bản được ký trực tiếp của người có thẩm quyền (không là văn bản photocopy chữ ký).

8. Khi trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản “Mật”, đơn vị soạn thảo (trình) phải cho vào phong bì dán kín, ngoài bì có ghi số theo dõi của đơn vị trình và ghi đầy đủ chức vụ, họ, tên của Lãnh đạo Bộ cần trình. Khi trả lại, phải dán kín giao cho Phòng Hành chính thực hiện các quy trình nhận, chuyển văn bản mật theo quy định.

Điều 26. Trách nhiệm và thẩm quyền ký văn bản

1. Người ký ban hành văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung, trình tự, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đã ban hành.

2. Bộ trưởng ký các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản gửi Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ và các văn bản về những vấn đề trọng yếu của ngành. Trong một số trường hợp cụ thể và cần thiết, Bộ trưởng có thể ủy quyền cho Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các văn bản nói trên.

3. Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng ban hành các văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực đã được Bộ trưởng phân công phụ trách.

4. Trong một số trường hợp cần thiết, Bộ trưởng có thể uỷ quyền cho Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ ký thừa uỷ quyền một số văn bản. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.

5.Bộ trưởng ủy nhiệm cho Chánh Văn phòng, Chánh thanh tra, Cục trưởng, Vụ trưởng ký thừa lệnhmột số văn bản hành chính về chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi được phân công.

6. Chánh Văn phòng thừa lệnh Bộ trưởng ký các văn bản triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp trong phạm vi ngành; đăng ký con dấu cơ quan Bộ, giới thiệu chữ ký lãnh đạo; ký các bản sao y, sao lục, trích sao.

7. Thủ trưởng các đơn vị được thừa lệnh ký, ban hành văn bản hành chính về chuyên môn, nghiệp vụ có thể ủy nhiệm để cấp phó ký thay trong các trường hợp cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

8. Lãnh đạo các đơn vị ký giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức của đơn vị mình (kể cả cán bộ trưng tập, hợp đồng) trong phạm vi, lĩnh vực được phân công phụ trách. Giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung công tác và phải đăng ký lấy số, vào sổ tại văn thư cơ quan Bộ.

9.Chánh Văn phòng có thể ủy nhiệm cho cấp Trưởng phòng, các chức danh tương đương ký thừa lệnh một số văn bản hành chính thuộc phạm vi, lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được giao, trong các trường hợp cụ thể sau đây: ký văn bản, thông báo nội bộ cơ quan; Trưởng phòng Hành chính ký phiếu nhắc việc, phiếu giao việc (hồ sơ, tài liệu, văn bản), phiếu nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển. Chức danh ghi trên văn bản ký thừa lệnh Chánh Văn phòng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức tên đơn vị, tổ chức. Trong trường hợp này, con dấu đóng trên văn bản là con dấu của Văn phòng;

10. Khi ký văn bản không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.

CHƯƠNG III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI

Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 27.Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản mật, được gửi trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc chuyển qua mạng Internet, Email, bản Fax và đơn, thư gửi đến cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo được gọi chung là văn bản đến.

2. Văn bản đến, trừ các loại văn bản đặc biệt có quy định riêng của pháp luật đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan Bộ và được thực hiện theo trình tự sau:

a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

b. Trình, chuyển giao văn bản đến.

c. Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản đến.

Điều 28. Tiếp nhận văn bản đến

1.Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, email, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.

2. Phân loại, xử lý sơ bộ, bóc bì văn bản đến

a. Loại văn bản không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan Bộ; các bì văn bản gửi đích danh người nhận; các bì gửi theo chức danh Bộ trưởng, Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra ...

b. Loại văn bản do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo; Lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo; gửi các đơn vị  Cục, Vụ, Văn phòng, Thanh tra; gửi lãnh đạo các đơn vị thuộc cơ quan Bộ.

c. Đối với bì văn bản ghi “Mật, Tuyệt mật, Tối mật”, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

d. Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

đ. Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

e. Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

g. Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

h. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

3.Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

- Tất cả văn bản đến thuộc loại đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).

- Văn bản gửi các tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến ngoài bì.

- Đối với những văn bản gửi đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết.

- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Điều 29. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản và cơ sở dữ liệu quản lý, theo dõi văn bản trên máy vi tính. Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ phải có tối thiểu các loại sổ đăng ký văn bản đến như sau:

-Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ; ngành; UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương  và cơ quan trung ương;

- Sổ đăng ký văn bản đến của các Sở GD&ĐT, các trường và các cơ sở giáo dục và đào tạo khác;

-Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

- Sổ đăng ký văn bản giải quyết theo quy trình một cửa;

-Sổ đăng ký văn bản mật đến.

2. Đăng ký văn bản bằng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính

-  Đăng ký văn bản bằng cơ sở dữ liệu máy tính được thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.

- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm “quản lý văn bản” của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 30.Trình và chuyển giao văn bản đến

1. Trình văn bản đến

- Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền xử lý.

- Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan Bộ, cho ý kiến chuyển phát văn bản, ý kiến chỉ đạo và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì và những đơn vị hoặc cá nhân tham gia, phối hợp .

- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến được ghi vào phiếu riêng.

- Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định.

2. Chuyển giao văn bản đến

a. Căn cứ vào ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển giao tới các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết . Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp;

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng đơn vị, đúng người nhận;

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn”,  “Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ” thì cần ghi rõ thời gian chuyển.

b. Cán bộ làm công tác văn thư hoặc người có trách nhiệm nhận văn bản của các đơn vị, sau khi nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị và  trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp xử lý, theo dõi, giải quyết theo nhiệm vụ.

c. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. Bản chính chuyển cho đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết.

d. Phòng Hành chính cần lập sổ chuyển giao văn bản đến cho mỗi đơn vị thuộc cơ quan Bộ. Sổ chuyển giao văn bản đến được quản lý tại văn thư cơ quan.

Điều 31.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a. Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết đều phải được theo dõi, đôn đốc, đảm bảo giải quyết đúng hạn.

b. Trưởng phòng Hành chính, có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được ấn định.

c. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đã được giải quyết; văn bản đến quá thời hạn giải quyết, báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính.

2. Trường hợp văn bản có thời hạn giải quyết, trong thời hạn hai ngày làm việc, sau khi hết thời hạn giải quyết mà chưa có kết quả, cần lập “phiếu nhắc việc” để đôn đốc. Sau thời hạn hai ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày gửi phiếu nhắc việc lần một mà vẫn chưa có kết quả, cần gửi phiếu nhắc việc lần hai.

3. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - QUẢN LÝ CON DẤU

Điều 32.  Trình tự quản lý văn bản đi

1. Tất cả các loại văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi đi các cơ quan, tổ chức, cá nhân được gọi chung là văn bản đi.

2. Văn bản đi, trừ các loại văn bản đặc biệt có quy định riêng của pháp luật đều phải được quản lý và thực hiện theo trình tự sau:

a. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

c. Đăng ký văn bản;

d. Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát và đăng tải trên Wibsite Bộ Giáo dục và Đào tạo;

đ. Lưu văn bản đi.

Điều 33. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đi

1. Công tác kiểm tra văn bản cần được tuân thủ theo các quy định ghi tại điều 25 của Quy chế này.

2. Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, thẩm quyền ký và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Điều 34. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và đăng nhập cơ sở dữ liệu quản lý, theo dõi văn bản đi trên máy vi tính. Khi đăng ký, vào số văn bản đi cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ phải có tối thiểu các loại sổ đăng ký văn bản đi như sau:

a.Sổ ghi số đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định, chỉ thị;

b. Sổ ghi số đăng ký văn bản hành chính, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển;

c.Sổ đăng ký văn bản trình lãnh đạo Bộ ký, phê duyệt;

d. Sổ ghi số đăng ký các loại bản sao;

e. Sổ đăng ký văn bản giải quyết quy trình một cửa;

f.Sổ đăng ký văn bản mật đi.

2. Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính: sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Đồng thời, thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 35. Ghi số, ngày, tháng văn bản đi

1. Ghi số của văn bản

a. Văn bản đi của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, trừ các trường hợp pháp luật có quy định riêng, đều được đánh số theo một hệ thống, thống nhất chung của cơ quan Bộ  và được vào sổ đăng ký do văn thư cơ quan Bộ quản lý.

b. Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm khoản 1, khoản 2, khoản 3, điều 12 của Quy chế này.

c. Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 4, khoản 5, điều 12 của Quy chế này.

2. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2, điều 13 của Quy chế này.

Điều 36.  Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1.  Đóng dấu cơ quan

a. Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3, Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

b. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

2. Đóng dấu độ khẩn, mật

a. Việc đóng dấu các độ khẩn “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

b. Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

c. Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Điều 37. Chuyển phát văn bản đi

1. Lập thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a. Lập thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì, có độ dày và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

- Trình bày bì và viết bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục số VI ban hành kèm theo Quy chế này.

- Bỏ văn bản vào bì thư và dán bì. Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.

b. Dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì phải được đóng đúng như dấu đóng trên văn bản trong bì.

c. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu, chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

2. Chuyển phát văn bản đi

a. Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Bộ

- Việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư, văn bản chuyển giao cho đơn vị nào cần được ghi vào sổ chuyển giao của đơn vị đó.

- Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

b. Văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo quy định của nhà nước.

c. Chuyển phát văn bản đi qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo quy định của nhà nước.

d.Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng và địa chỉ email sẽ được quy định cụ thể tại văn bản khác.

e. Chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a. Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b. Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn;

c. Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

d. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Điều 38. Lưu văn bản đi

1. Văn bản đi của cơ quan Bộ phải được lưu đầy đủ tại bộ phận văn thư, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ. Bản lưu tại văn thư, là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ban hành. Lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Văn bản lưu tại văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký của từng loại văn bản.

3. Bộ phận văn thư cơ quan Bộ được trang bị đầy đủ tủ, giá, kệ và các phương tiện cần thiết khác để bảo vệ, bảo quản an toàn văn bản lưu.

4. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và đáp ứng kịp thời các yêu cầu khai thác, tra cứu bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định tại quy chế này.

5. Đối với các bản lưu có đóng dấu các độ mật, công tác lưu, giữ, bảo vệ, bảo quản, khai thác và tra cứu phải tuân thủ theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 39.Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý con dấu và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thuộc cơ quan Bộ phải được thực hiện theo điều 25, điều 26, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các quy định hiện hành vể bảo quản, quản lý, sử dụng con dấu của pháp luật.

1. Quản lý con dấu

a. Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý con dấu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và dấu của Văn phòng Bộ.

b. Trưởng phòng Hành chính và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu.

2. Sử dụng con dấu

a. Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

b. Dấu đóng trên văn bản phải chính xác, đúng chiều, rõ ràng và đúng vị trí, trùm 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía trái;

c. Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, Văn thư đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang từ 1/3 đến 1/4 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.

d. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

e. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ đối với tất cả các loại văn bản.

CHƯƠNG IV

LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN BỘ

Điều 40.  Lập hồ sơ công việc

1. Tất cả cán bộ, công chức thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo khi soạn thảo văn bản, giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc. Hồ sơ công việc phải phản ánh đầy đủ thực trạng, quy trình xử lý và giải quyết công việc. Hồ sơ công việc bao gồm các văn bản, tài liệu, các ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền và được sắp xếp khoa học, thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản.

2. Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập hồ sơ. Những bản sao các công văn, tài liệu do cơ quan khác gửi đến để biết; những văn bản giao dịch không liên quan trực tiếp đến công việc hoặc không có giá trị để tham khảo về sau, thì không đưa vào hồ sơ.

Điều 41. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ

a. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu hành chính vào lưu trữ cơ quan Bộ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.

b. Thời hạn, giao nộp hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học - công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu.

c. Tài liệu, hồ sơ xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.

d.  Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình (băng, đĩa) và các thiết bị lưu giữ thông tin khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

Điều 42. Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Bộ, phải thực hiện đầy đủ các thủ tục: lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” nộp lưu; lập “Biên bản giao nhận” tài liệu nộp lưu. Mỗi loại được ghi thành hai bản. Đơn vị, cá nhân nộp tài liệu giữ một bản và lưu trữ cơ quan Bộ giữ một bản.

Điều 43. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ khi tiến hành giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác hàng năm, các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ công việc cần phải lập. Khi có những công việc phát sinh ngoài dự kiến, cán bộ, công chức cần bổ sung kịp thời vào bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cuối năm, các đơn vị đánh giá và xác định số hồ sơ công việc và thực hiện nộp lưu trữ hiện hành theo quy định.

3. Trưởng phòng Hành chính và Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng, hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thuộc cơ quan Bộ thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ hiện hành hằng năm theo quy định.

CHƯƠNG V

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 44. Khen thưởng

1. Kết quả xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản là một tiêu chí thi đua được xem xét, đánh giá công nhận thành tích của tập thể, đơn vị, cá nhân hằng năm.

2. Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan, định kỳ hàng tháng, hàng năm có những tổng hợp, đánh giá chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan Bộ.

3. Những tập thể, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư sẽ được Bộ trưởng xem xét tặng thưởng theo quy định.

Điều 45. Kỷ luật

Cá nhân nào do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc vi phạm Quy chế này và các quy định của Nhà nước về công tác văn thư để gây ra hậu quả nghiệm trọng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ luật và truy cứu trách nhiệm theo các quy định hiện hành của pháp luật./.