Công văn 405/BGDĐT-TTr của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn thanh tra thi

Trong những năm qua, việc tổ chức các kỳ thi theo quy chế thi của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) đã có nhiều tiến bộ. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng vi phạm quy chế, làm ảnh hưởng đến chất lượng kỳ thi. Để khắc phục và tiến tới chấm dứt cơ bản tình trạng trên, cần thực hiện đồng bộ các giải pháp, trong đó có giải pháp tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát (sau đây gọi chung là thanh tra). Đồng thời để giúp các Đoàn thanh tra và cán bộ thanh tra thực hiện tốt nhiệm vụ, Bộ GD&ĐT hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Quy định về tổ chức và hoạt động thanh tra các kỳ thi ban hành theo Quyết định số 41/2006/QĐ-BGDĐT ngày 16/10/2006 của Bộ GD&ĐT.

A. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Mục đích, yêu cầu của thanh tra thi

1.1. Mục đích

Hoạt động thanh tra thi nhằm chủ động phòng ngừa, phát hiện và kiến nghị xử lý sai phạm, đồng thời giúp các cơ quan quản lý, chỉ đạo thu thập thông tin chính xác, kịp thời để đề ra giải pháp khắc phục khó khăn, vướng mắc, ứng phó với mọi tình huống bất thường có thể xẩy ra, bảo đảm cho kỳ thi diễn ra an toàn, nghiêm túc, đúng quy chế.

1.2. Yêu cầu

Hoạt động thanh tra thi phải bảo đảm chính xác, khách quan, trung thực, công khai, dân chủ và kịp thời; đúng nội dung, đối tượng ghi trong quyết định thanh tra; không làm cản trở hoạt động bình thường của đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia kỳ thi.

2. Hình thức, tổ chức thanh tra thi

2.1. Hình thức thanh tra

Thanh tra thi được tiến hành bởi các Đoàn thanh tra hoặc cán bộ thanh tra (sau đây gọi chung là Đoàn thanh tra) và theo hai hình thức: thanh tra theo chương trình, kế hoạch và thanh tra đột xuất.

2.2. Tổ chức thanh tra thi

Đoàn thanh tra gồm có Trưởng đoàn và các thành viên. Trong trường hợp cần thiết có thêm Phó Trưởng đoàn để giúp Trưởng đoàn tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Đoàn thanh tra.

3. Quyền hạn, trách nhiệm của Đoàn thanh tra

3.1. Quyền hạn và trách nhiệm của Trưởng đoàn thanh tra

Quyền hạn và trách nhiệm của Trưởng đoàn thanh tra thi thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 12 của Quy định về tổ chức và hoạt động thanh tra các kỳ thi ban hành theo Quyết định số 41/2006/QĐ-BGDĐT ngày 16/10/2006 của Bộ GD&ĐT.

3.2. Quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ thanh tra

Quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ thanh tra thi thực hiện theo quy định tại Điều 9 và Điều 11 của Quy định về tổ chức và hoạt động thanh tra các kỳ thi ban hành theo Quyết định số 41/2006/QĐ-BGDĐT ngày 16/10/2006 của Bộ GD&ĐT.

4. Thời gian và địa điểm làm việc của Đoàn thanh tra thi

- Thời gian thanh tra thi thực hiện theo quyết định thanh tra do cấp có thẩm quyền ký ban hành.

- Trong thời gian thanh tra thi, Đoàn thanh tra trực tiếp làm việc tại địa điểm đặt ban chỉ đạo thi hoặc tại nơi tổ chức hội đồng thi.

B. NỘI DUNG THANH TRA

Hoạt động thanh tra các kỳ thi được tiến hành theo quy định tại văn bản “Quy định về tổ chức và hoạt động thanh tra các kỳ thi ” ban hành theo Quyết định số 41/2006/QĐ-BGDĐT ngày 16/10/2006 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT.

1. Thanh tra thi

1.1. Thanh tra công tác chuẩn bị thi

Nhiệm vụ trọng tâm là thanh tra phương án tổ chức kỳ thi, các văn bản chỉ đạo thi, hồ sơ thi; việc chuẩn bị cơ sở vật chất, kinh phí; việc bảo đảm bí mật, an toàn của đề thi; việc bố trí lực lượng tham gia kỳ thi và các công tác khác có liên quan.

a) Thanh tra công tác tổ chức, chỉ đạo kỳ thi

- Kiểm tra phương án tổ chức kỳ thi.

- Kiểm tra các văn bản chỉ đạo kỳ thi, hồ sơ thi.

- Kiểm tra việc phối hợp với các cơ quan để bảo vệ, phục vụ kỳ thi.

- Kiểm tra phương án bố trí lực lượng làm nhiệm vụ coi thi, giám sát phòng thi, lực lượng bảo vệ, nhân viên y tế, phục vụ.

b) Thanh tra việc đảm bảo an toàn cho kỳ thi.

- Kiểm tra lịch thi, giờ thi từng môn (các hội đồng sử dụng đề thi chung phải áp dụng thống nhất lịch thi, giờ thi theo quy định của Bộ GD&ĐT).

- Kiểm tra điều kiện đảm bảo an toàn cho các địa điểm ra đề thi, sao in đề thi; bảo quản, vận chuyển và giao nhận đề thi, bài thi; việc thực hiện quy định đối với các cơ sở sao in đề thi chung của Bộ GD&ĐT.

- Kiểm tra các hội đồng thi, điểm thi về điều kiện đảm bảo an ninh cho kỳ thi.

- Kiểm tra phương án, phương tiện thông tin liên lạc giữa các cơ quan chỉ đạo cấp trên với các địa phương, các hội đồng thi và giữa hội đồng thi với các điểm thi để phục vụ yêu cầu chỉ đạo thông suốt trong mọi tình huống khi tiến hành kỳ thi.

c) Thanh tra việc chuẩn bị cơ sở vật chất và kinh phí

- Kiểm tra phòng thi, bàn ghế, ánh sáng, bố trí phòng thi để đảm bảo quy định về số lượng thí sinh trong phòng thi và khoảng cách giữa 2 thí sinh.

- Kiểm tra việc thu lệ phí thi theo quy định chung.

Kết thúc thanh tra công tác chuẩn bị thi, Đoàn thanh tra phải dự thảo, thông qua Hội đồng thi hoặc địa phương tổ chức kỳ thi báo cáo (mẫu 1) và biên bản (mẫu 2) kết quả thanh tra công tác chuẩn bị thi .

1.2. Thanh tra công tác coi thi

Thanh tra công tác coi thi gồm một số công việc chủ yếu sau đây:

a) Thanh tra hoạt động của hội đồng coi thi

- Kiểm tra các quyết định về hội đồng coi thi; phương án phân công cán bộ coi thi hoặc giám thị (sau đây gọi chung là cán bộ coi thi), cán bộ giám sát phòng thi hoặc giám thị hành lang (sau đây gọi chung là cán bộ giám sát phòng thi), công an và nhân viên bảo vệ, phục vụ theo yêu cầu bảo đảm tính khách quan, bí mật, đúng quy định.

- Kiểm tra việc chuẩn bị sẵn các mẫu biên bản cho cán bộ coi thi, cán bộ giám sát phòng thi.

- Giám sát việc thực hiện quy định về môn thi, giờ thi; giao đề thi, bảo quản và mở bì đựng đề thi; phương án xử lý tình huống bất thường về đề thi.

- Kiểm tra danh sách thí sinh của mỗi phòng thi và phương án đánh số báo danh trong từng buổi thi theo quy định.

- Giám sát, đôn đốc việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ của các thành viên hội đồng (ban) coi thi, nhân viên bảo vệ, phục vụ kỳ thi.

b) Thanh tra việc bảo đảm an toàn cho kỳ thi

- Giám sát việc gọi thí sinh vào phòng thi và việc thực hiện yêu cầu tuyệt đối không để thí sinh mang vào phòng thi các tài liệu, vật dụng, phương tiện đã bị cấm theo quy định của quy chế.

- Giám sát, đôn đốc cán bộ coi thi thực hiện nghiêm quy định về ký và ghi rõ họ tên vào giấy thi và giấy nháp của thí sinh.

- Giám sát, đôn đốc cán bộ coi thi, cán bộ giám sát phòng thi ngăn chặn, xử lý kịp thời thí sinh vi phạm quy chế.

- Giám sát việc tuân thủ quy chế thi của thí sinh. Khi phát hiện thí sinh vi phạm quy chế thi cần yêu cầu cán bộ coi thi hoặc cán bộ giám sát phòng thi lập biên bản xử lý và ghi nhận lại yêu cầu này bằng Biên bản ghi nhớ (mẫu 4). Trong trường hợp yêu cầu đó không được thực hiện hoặc thực hiện không đúng theo quy định của quy chế thi thì Đoàn thanh tra trực tiếp lập biên bản ghi nhớ (mẫu 5).

c) Thanh tra việc kết thúc buổi thi

- Giám sát cán bộ coi thi thực hiện đúng quy định về việc ngừng làm bài và thu bài thi khi hết giờ thi.

- Giám sát, đôn đốc việc thực hiện đúng quy định về bàn giao bài thi sau mỗi môn thi, thực hiện quy định về ký và dán niêm phong túi đựng bài thi.

- Kiểm tra việc xử lý cán bộ, nhân viên và thí sinh vi phạm quy chế. Cuối mỗi buổi thi, Đoàn thanh tra cần kiểm tra lại biên bản ghi nhớ các trường hợp vi phạm quy chế. Những trường hợp vi phạm quy chế nhưng chưa được lập biên bản xử lý kỷ luật hoặc xử lý kỷ luật không đúng quy định của quy chế, cán bộ thanh tra lập biên bản ghi nhớ các vấn đề cần được khắc phục (mẫu 3).

Kết thúc thanh tra công tác coi thi, Đoàn thanh tra phải dự thảo, thông qua Hội đồng thi hoặc địa phương tổ chức kỳ thi báo cáo kết quả thanh tra công tác coi thi (mẫu 1) và biên bản thanh tra công tác coi thi (mẫu 2).

1.3. Thanh tra công tác chấm thi

Thanh tra chấm thi cần tập trung xem xét quy trình làm phách của hội đồng chấm thi hoặc ban chấm thi (sau đây gọi chung là hội đồng chấm thi), việc bảo mật số phách của bài thi, việc xử lý các biên bản do hội đồng coi thi hoặc ban coi thi đã lập; trực tiếp chấm thanh tra một số bài thi để đánh giá chất lượng chấm thi.

a) Thanh tra công tác chuẩn bị chấm thi

- Kiểm tra việc chỉ đạo chấm thi, làm phách và việc lập biểu mẫu chấm thi, các biên bản (hoặc sổ theo dõi) bàn giao bài thi giữa Ban thư ký và Tổ trưởng hoặc Trưởng môn chấm (sau đây gọi chung là trưởng môn chấm), giữa Trưởng môn chấm với cán bộ chấm thi hoặc giám khảo (sau đây gọi chung là cán bộ chấm thi), phiếu chấm thi và biên bản chấm thi; in sổ điểm và phiếu báo điểm cho thí sinh và việc chấp hành các quy định về bảo mật các tài liệu, hồ sơ của kỳ thi.

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về tiêu chuẩn, điều kiện đối với cán bộ chấm thi và thủ tục mời người ngoài cơ sở đến chấm thi (nếu có).

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về ký hợp đồng chấm thi (nếu có).

- Kiểm tra việc xử lý kết quả thi của thí sinh vi phạm quy chế thi qua các biên bản đã lập khi coi thi.

b) Thanh tra chấm thi

- Kiểm tra việc tổ chức thảo luận đáp án, thang điểm, chấm tập thể (chấm chung) một số bài thi và quy trình giao nhận bài thi.

- Kiểm tra công việc của cán bộ chấm thi trên bài thi theo quy định; việc phát hiện và xử lý các bài thi có dấu hiệu vi phạm quy chế thi (bài có dấu hiệu đánh dấu như: viết 2 mầu mực, dùng bút xoá, có nếp gấp hoặc dấu hiệu khác thường, dùng loại giấy khác...).

- Kiểm tra việc thực hiện bố trí phòng chấm lần 1 và lần 2, quy trình chấm, việc thống nhất điểm, lập biên bản chấm thi theo quy định của quy chế.

- Kiểm tra việc chấp hành các quy định về ghi điểm và độ chính xác của việc ghi điểm vào phiếu chấm thi, biên bản chấm thi.

Khi cần thiết, Đoàn thanh tra tiến hành chấm một số bài đã chấm xong để đánh giá chất lượng chấm thi. Việc chấm thanh tra phải thực hiện trên phiếu chấm riêng, không chấm trực tiếp vào bài thi. Thời điểm chấm thanh tra có thể tiến hành đồng thời hay sau khi đã kết thúc công tác chấm thi.

Việc kiến nghị với hội đồng chấm thi xử lý những sai lệch phát hiện qua chấm thanh tra thực hiện theo quy định tại các điểm a và b, khoản 2, Điều 10 của“Quy định về tổ chức và hoạt động thanh tra các kỳ thi” ban hành theo Quyết định số 41/2006/QĐ-BGDĐT ngày 16/10/2006 của Bộ GD&ĐT. Nếu kiến nghị đó không được đối tượng thanh tra chấp nhận thì thực hiện theo khoản 2, Điều 12 của Quy định nói trên.

Kết thúc thanh tra công tác chấm thi, Đoàn thanh tra phải dự thảo, thông qua Hội đồng chấm thi hoặc địa phương tổ chức kỳ thi báo cáo kết quả thanh tra chấm thi (mẫu 6) và biên bản thanh tra chấm thi (mẫu 7).

1.4. Thanh tra việc chấm lại (phúc khảo) và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến kỳ thi

Thanh tra việc chấm lại, xét trúng tuyển và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến kỳ thi bao gồm:

- Kiểm tra việc bố trí người chấm lại và điều hành chấm lại;

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về chấm lại thể hiện trên từng bài thi, độ chính xác của chấm lại, việc lập biên bản đối thoại giữa các cặp chấm (nếu có) và danh sách thí sinh trúng tuyển, tốt nghiệp do chấm lại;

- Kiểm tra việc giải quyết khiếu nại và tố cáo liên quan đến kỳ thi;

- Thanh tra việc kiểm tra kết quả thi của số thí sinh trúng tuyển, tính hợp pháp của tất cả các bài thi và các loại công việc khác của khâu chấm thi theo quy định của quy chế.

2. Thanh tra xét tuyển, cử tuyển, xét tốt nghiệp

2.1. Thanh tra xét tuyển

a) Xét tuyển vào đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp

- Thanh tra xét tuyển vào đại học, cao đẳng bao gồm thanh tra việc thực hiện quy định về xét tuyển, kiểm tra kết quả thi của số thí sinh trúng tuyển do xét tuyển từ kết quả thi của các hội đồng thi khác; việc tuyển thẳng (nếu có).

-Thanh tra xét tuyển vào trung cấp chuyên nghiệp bao gồm thanh tra việc thực hiện quy định về xét tuyển theo quy chế tuyển sinh trung cấp chuyên nghiệp hiện hành, việc thực hiện chỉ tiêu tuyển sinh.

Kết thúc thanh tra công tác xét tuyển, Đoàn thanh tra phải thông qua Hội đồng tuyển sinh dự thảo biên bản thanh tra.

b) Xét tuyển vào dự bị đại học

Thanh tra xét tuyển vào dự bị đại học được thực hiện theo quy chế tuyển chọn, tổ chức đào tạo học sinh hệ dự bị đại học và xét tuyển vào đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp đối với học sinh hệ dự bị đại học, hiện hành, bao gồm:

- Thanh tra về đối tượng và điều kiện tuyển chọn vào học dự bị đại học hoặc học tại trường dự bị đại học dân tộc, trường dự bị đại học;

- Thanh tra về thủ tục và hồ sơ trúng tuyển;

- Thanh tra việc thực hiên chỉ tiêu và quy trình tuyển chọn;

- Thanh tra việc xét tuyển vào đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp đối với học sinh đã kết thúc học dự bị đại học.

2.2. Thanh tra cử tuyển

Thanh tra cử tuyển vào đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp được thực hiện theo Nghị định số 134/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 của Chính phủ Quy định chế độ cử tuyển vào các cơ sở giáo dục trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, bao gồm:

- Thanh tra đối tượng và tiêu chuẩn được hưởng chế độ cử tuyển;

- Thanh tra việc thực hiện quy trình tổ chức cử tuyển, việc thực hiện chỉ tiêu cử tuyển được giao.

2.3. Thanh tra xét tốt nghiệp, tuyển sinh vào trung học

a) Thanh tra xét tốt nghiệp trung học cơ sở

Thanh tra xét tốt nghiệp trung học cơ sở thực hiện theo quy chế xét công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở hiện hành, bao gồm:

- Kiểm tra điều kiện dự xét tốt nghiệp;

- Kiểm tra hồ sơ dự xét tốt nghiệp;

- Kiểm tra điều kiện và tiêu chuẩn công nhận tốt nghiệp;

- Kiểm tra việc xếp loại tốt nghiệp;

- Kiểm tra quy trình, thủ tục xét công nhận tốt nghiệp.

b) Thanh tra tuyển sinh trung học cơ sở, trung học phổ thông

Thanh tra tuyển sinh trung học cơ sở, trung học phổ thông thực hiện theo Quy chế tuyển sinh trung học cơ sở và trung học phổ thông hiện hành, bao gồm:

- Kiểm tra đối tượng dự tuyển, điều kiện dự tuyển;

- Kiểm tra hồ sơ dự tuyển;

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về phương thức tuyển sinh;

- Kiểm tra việc xét trúng tuyển và sắp xếp học sinh vào các ban, lớp.

Kết thúc thanh tra, Đoàn thanh tra phải dự thảo, thông qua địa phương hoặc Hội đồng xét tuyển báo cáo kết quả thanh tra xét tuyển và biên bản thanh tra xét tuyển.

C. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của cấp quản lý giáo dục

Bộ GD&ĐT, UBND cấp tỉnh, cơ quan chủ quản và các cơ sở giáo dục đại học, các trường trung cấp chuyên nghiệp có trách nhiệm thành lập Đoàn thanh tra để tiến hành thanh tra thi tại các địa phương, các hội đồng thi theo quy định tại Điều 8 của Quy định về tổ chức và hoạt động thanh tra các kỳ thi ban hành theo Quyết định số 41/2006/QĐ-BGDĐT ngày 16/10/2006 của Bộ GD&ĐT.

2. Trách nhiệm của Đoàn thanh tra thi

2.1. Công việc chung của Đoàn thanh tra

Đoàn (cán bộ) thanh tra trực tiếp kiểm tra các khâu của kỳ thi, giám sát việc thực hiện quy định của quy chế đối với cán bộ, nhân viên phục vụ kỳ thi và thí sinh. Nếu phát hiện sai sót hoặc hành vi vi phạm quy chế, phải xử lý nghiêm theo chức trách được giao, kiến nghị với người có thẩm quyền thông qua các biên bản sau đây:

- Biên bản về thanh tra công tác chuẩn bị thi (mẫu 2).

- Biên bản ghi nhớ về các vấn đề cần khắc phục (mẫu 3).

- Biên bản ghi nhớ về việc yêu cầu xử lý thí sinh vi phạm quy chế thi (mẫu 4).

- Biên bản ghi nhớ về việc yêu cầu xử lý cán bộ, nhân viên phục vụ vi phạm quy chế thi (mẫu 5).

- Biên bản thanh tra coi thi (mẫu 2)

Kết thúc đợt thanh tra, các Đoàn thanh tra báo cáo kết quả thanh tra coi thi (mẫu 1), kết quả thanh tra chấm thi (mẫu 6), kết quả thanh tra xét tuyển (mẫu 9) với cơ quan ra quyết định thanh tra.

2.2. Lề lối làm việc của Đoàn thanh tra

- Đoàn thanh tra có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, kiến nghị các đơn vị, tổ chức và cá nhân thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật và quy chế thi. Trong trường hợp đối tượng thanh tra cố tình không thực hiện kiến nghị đó thì lập Biên bản ghi nhớ (mẫu 3) để báo cáo với cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

- Đoàn thanh tra không điều hành thay chức trách của hội đồng thi. Khi phát hiện vấn đề cần giải quyết thì kiến nghị với người có trách nhiệm bằng Biên bản ghi nhớ (mẫu 3).

- Cán bộ thanh tra phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật của kỳ thi; khi chưa được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền, không tự ý vào khu vực cách ly làm đề thi, sao in đề thi, làm phách bài thi; không được yêu cầu người khác cung cấp tài liệu mật của kỳ thi; không tuỳ tiện phát ngôn, đánh giá, nhận xét, đưa tin làm nhiễu loạn thông tin, gây trở ngại cho công tác điều hành của hội đồng thi và công tác chỉ đạo của cấp trên..

- Trong suốt thời gian thanh tra (đã ghi trong quyết định), cán bộ thanh tra phải có mặt tại nơi công tác, nếu vắng mặt, phải báo cáo với Trưởng đoàn thanh tra hoặc cơ quan cử đi thanh tra. Khi gặp tình huống bất thường phải thông tin, báo cáo theo quy định và liên hệ ngay với Trưởng đoàn thanh tra hoặc hội đồng chỉ đạo thi của địa phương (nếu đi riêng một người) để được chỉ đạo giải quyết.

3. Chế độ thông tin, báo cáo

Ngoài các báo cáo đột xuất (nếu có), khi kết thúc thanh tra, Đoàn thanh tra phải gửi báo cáo kết luận thanh tra cho cơ quan ra quyết định thanh tra. Khi có tình huống đặc biệt, dù đã thống nhất hay chhưa thống nhất biện pháp giải quyết cũng phải báo ngay về Ban chỉ đạo thi cấp trên bằng phương tiện thông tin nhanh nhất.

Đoàn thanh tra phải chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo cũng như việc không báo cáo hoặc báo cáo không đầy đủ, không chính xác, không kịp thời về các tình huống xảy ra tại nơi đến thanh tra, nhất là những vấn đề liên quan đến công tác chỉ đạo chung.

4. Điều kiện bảo đảm hoạt động của Đoàn thanh tra

Các đơn vị có cán bộ tham gia công tác thanh tra thi chịu trách nhiệm chi trả công tác phí, cung cấp phương tiện đi lại cho Đoàn thanh tra đến nơi công tác. Cơ sở nơi Đoàn thanh tra đến công tác chịu trách nhiệm chi trả các khoản bồi dưỡng thanh tra thi theo quy định hiện hành, cung cấp phương tiện đi lại (nếu cần), bảo đảm điều kiện làm việc, thông tin liên lạc cho Đoàn thanh tra.

Trên đây là hướng dẫn thanh tra các kỳ thi theo quy chế của Bộ GD&ĐT. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị báo cáo về Bộ GD&ĐT (qua Thanh tra) để kịp thời xem xét, giải quyết./.