Công văn 2415/BGDĐT-VP của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác lưu trữ

Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định vai trò của công tác lưu trữ cũng như sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với công tác này. Thời gian qua, tại nhiều cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, công tác lưu trữ đã được quan tâm. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ còn thiếu về số lượng và hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ; cơ sở vật chất, trang thiết bị, kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn phân tán. Thực tế này đã làm ảnh hưởng phần nào đến chất lượng, giá trị của hồ sơ tài liệu và khả năng khai thác sử dụng tài liệu của đơn vị.

Để tổ chức thực hiện thống nhất công tác lưu trữ theo Luật Lưu trữ và các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu các Cục thuộc Bộ, Cơ quan đại diện của Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, Học viện Quản lý giáo dục, Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh, Báo Giáo dục và Thời đại, Tạp chí Giáo dục, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ xây dựng Quy chế công tác lưu trữ theo mẫu gửi kèm. Căn cứ tình hình thực tế, đơn vị điều chỉnh một số nội dung cho phù hợp. Quy chế công tác lưu trữ có thể xây dựng riêng hoặc kết hợp với Quy chế công tác văn thư. Đối với đơn vị đã ban hành Quy chế công tác lưu trữ nhưng nội dung chưa phù hợp với Luật Lưu trữ hoặc việc quy định còn chung chung, cần xây dựng Quy chế công tác lưu trữ mới. Quy chế được ban hành kèm theo Quyết định của người đứng đầu cơ quan.

Yêu cầu thủ trưởng các đơn vị quan tâm chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình triển khai, nếu có vướng mắc, đề nghị đơn vị liên hệ trực tiếp với Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo (Phòng Lưu trữ-Thư viện) theo số điện thoại: 04.3868.1440, email: [email protected].

Biểu mẫu 1

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Tổng cộng bản Mục lục này có:…………….. (viết bằng chữ) hồ sơ

Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1): Ghi thứ tự số hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan bằng chữ số Ả rập bắt đầu từ số 1 đến hết;

(2): Ghi theo tên của tiêu đề hồ sơ đã được viết lên bìa hồ sơ hoặc ghi tóm tắt nội dung của hồ sơ;

(3): Ghi thời gian của tài liệu có trong hồ sơ, ví dụ: 2008 hoặc 2008-2009;

(4): Ghi khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ tính từ khi công việc kết thúc đến khi hồ sơ hết giá trị (vĩnh viễn hoặc tính bằng số năm cụ thể);

(5): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức cũng như nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.

Biểu mẫu 2

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

Căn cứ Điều 12 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Quy chế công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số……..ngày…… tháng…… năm…….. của……. (tên cơ quan);

Căn cứ …… (chương trình công tác, kế hoạch thu thập tài liệu …),

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại….(tên cơ quan) chúng tôi gồm:

Bên giao: (Tên đơn vị nộp tài liệu)

Đại diện:           1. Ông (bà): ……………………………………………

Chức vụ công tác: …………………………………….

2. Ông (bà): ……………………………………………

Chức vụ công tác: ……………………………………..

Bên nhận: (Tên Lưu trữ cơ quan)

Đại diện:           1. Ông (bà): ……………………………………………

Chức vụ công tác: …………………………………….

2. Ông (bà): ……………………………………………

Chức vụ công tác: ……………………………………..

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………...

2. Thời gian của tài liệu: ………………………………………………..

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp: ……………….

- Tổng số hồ sơ: ……………... Quy ra mét giá là: ……… mét

4. Tình trạng tài liệu giao nộp: (mô tả tóm tắt về tình trạng của khối tài liệu nộp lưu như mức độ phân loại, lập hồ sơ, tình trạng vật lý của tài liệu).

5. Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ nộp lưu (tổng số……. trang).

Biên bản này được lập thành hai bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị như nhau.

Biểu mẫu 3

MẪU BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ THUỘC MỤC LỤC HỒ SƠ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN

BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ

Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu bằng chữ số Ả rập. Số hộp tài liệu được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.

(2): Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.

(3): Ghi theo tên của hồ sơ đã được viết lên bìa hồ sơ hoặc trong phiếu tin;

(4): Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ, ví dụ: 05/8/1999 – 30/10/2000;

(5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau khi đã được sắp xếp và đánh số thứ tự;

(6): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.

Biểu mẫu 4

MẪU BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ THUỘC MỤC LỤC HỒ SƠ BẢO QUẢN CÓ THỜI HẠN

BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ

Hướng dẫn cách ghi các cột:

(1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu bằng chữ số Ả rập. Số hộp tài liệu được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.

(2): Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.

(3): Ghi theo tên của hồ sơ đã được viết lên bìa hồ sơ hoặc trong phiếu tin;

(4): Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và muộn nhất trong hồ sơ, ví dụ: 05/8/1999 – 30/10/2000 (hoặc 1999-2000).

(5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau khi đã được sắp xếp và đánh số thứ tự (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên);

(6): Ghi khoảng thời gian cần thiết bằng số năm cụ thể để lưu giữ hồ sơ kể từ khi công việc kết thúc cho đến khi hồ sơ hết giá trị;

(7): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.

Biểu mẫu 5

MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông (Khối) tài liệu: ……………………………

Hướng dẫn cách ghi:

Phông (khối) tài liệu: Ghi tên phông hoặc khối tài liệu

(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.

(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).

(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung tài liệu bên trong.

(4): Ghi lý do huỷ tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.

(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.

Biểu mẫu 6

MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông (khối)………………………

Thời gian của Phông (khối) tài liệu……………………

I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị:

Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)

2. Số lượng:

- Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là …..… mét;

- Hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là …..… mét;

- Số lượng tài liệu loại ra …….. mét (bó, gói);

- Tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là ……..%.

3. Thời gian của khối tài liệu hết giá trị:

- Thời gian bắt đầu:

- Thời gian kết thúc:

II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...

1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do huỷ .

2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do huỷ.

3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì?

4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?

Biểu mẫu 7

MẪU BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ

BIÊN BẢN

Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Căn cứ  Điều 18, 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Quy chế công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm… của……. (tên cơ quan);

Căn cứ Quyết định số… ngày…. tháng….. năm….. của….. (người đứng đầu cơ quan) về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,

Hôm nay, vào hồi….giờ ngày…tháng…năm…,

Tại ……………………..

Hội đồng xác định giá trị của…..(tên cơ quan) gồm có: …/… người.

Vắng…../….. người.

Chủ toạ:……………….

Thư ký:………………

Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu ……

Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …………………………… và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:

1……………………..

2…………………….

3……………………..

Chủ toạ cuộc họp thống nhất  kết luận:

1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ) tài liệu số:……………, nêu lý do (nếu có).

2. Đề nghị……. (người đứng đầu cơ quan) xem xét, quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm.

Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí….../…. người.

Cuộc họp kết thúc vào hồi…h ngày… ./.

Các ủy viên Hội đồng có mặt:

1...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký);

2...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký);

3...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký);

4...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký);

5...................................... (họ tên, chức danh, chữ ký);

Biểu mẫu 8

MẪU QUYẾT ĐỊNH TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

QUYẾT ĐỊNH

Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN

Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ … (văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan);

Căn cứ Quy chế công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm… của……. (tên cơ quan);

Căn cứ …..… (văn bản có ý kiến của Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước);

Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Tiêu hủy … bó (tập) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) …. (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị).

Điều 2. Giao cho Văn phòng (hoặc Phòng Lưu trữ, Phòng Hành chính) thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định pháp luật.

Điều 3. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, … chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Biểu mẫu 9

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

BIÊN BẢN

Bàn giao tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số ..…….. ngày ..… tháng … năm ..… của (người đứng đầu cơ quan) về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi ….

Tại (nơi huỷ)…………………………………………..

Chúng tôi gồm:

Bên giao:

1……………………………., đơn vị……………………………………

2……………………………., đơn vị……………………………………

Bên nhận:

1……………………………., đơn vị……………………………………

2……………………………., đơn vị……………………………………

Cùng giao và nhận khối tài liệu hết giá trị để tiêu hủy như sau:

- Tên Phông (khối) tài liệu: .…………………………………………….

- Số lượng: ……… bó (tập) theo Danh mục tài liệu hết giá trị.

Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục.

Biên bản này lập thành hai bản: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

Biểu mẫu 10

MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

BIÊN BẢN

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số ..….. ngày ..… tháng … năm ..… của (người đứng đầu cơ quan) về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị,

Hôm nay, vào hồi ….

Tại (nơi hủy)…………………………………………..

Chúng tôi gồm:

1……………………………., đơn vị……………………………………

2……………………………., đơn vị……………………………………

3……………………………., đơn vị……………………………………

4……………………………., đơn vị……………………………………

Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) ………...

………………………………………………………………………………….

Số lượng tài liệu được tiêu hủy …………………… mét

Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, xén nhỏ…) ………………….

Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.

Biên bản này lập thành hai bản: cơ quan có tài liệu tiêu hủy giữ một bản, đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu giữ một bản./.