Công văn 3238/BHXH-LT 2024 hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, hồ sơ điện tử theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH

Căn cứ Quyết định số 3012/QĐ-BHXH ngày 28/10/2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sau đây gọi là Quyết định số 3012/QĐ-BHXH), Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam hướng dẫn một số nội dung về lập Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử như sau:

I. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ

Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH Việt Nam/BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh)/BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố (gọi chung là BHXH huyện) được ban hành hàng năm là căn cứ để lập hồ sơ công việc nền giấy hoặc điện tử (gọi chung là Danh mục hồ sơ của cơ quan).

Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan theo các bước sau:

Bước 1. Công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam/các phòng thuộc BHXH tỉnh/các tổ nghiệp vụ thuộc BHXH huyện (gọi chung là đơn vị) dự kiến hồ sơ cần lập trong năm của đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam)/bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng của BHXH tỉnh/bộ phận lưu trữ thuộc Tổ nghiệp vụ của BHXH huyện (gọi chung là Lưu trữ cơ quan) tập hợp thành Danh mục hồ sơ của đơn vị rồi gửi Lưu trữ cơ quan.

Bước 2. Lưu trữ cơ quan tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan. Danh mục hồ sơ của cơ quan gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ theo Mẫu số 03 - Phụ lục IV Quy chế công tác văn thư ngành BHXH Việt Nam kèm theo Quyết định số 3012/QĐ-BHXH. Trình tự như sau:

a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan

Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH các cấp được xây dựng theo cơ cấu tổ chức. Tên các đơn vị trong cơ quan làm đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

Ví dụ 1: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH Việt Nam được xây dựng theo cơ cấu tổ chức như sau:

Ví dụ 2: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH tỉnh được xây dựng theo cơ cấu tổ chức như sau:

Ví dụ 3: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH huyện có thành lập Tổ nghiệp vụ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức như sau:

Ví dụ 4: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH huyện không thành lập Tổ nghiệp vụ được xây dựng theo các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ như sau:

b) Xác định hồ sơ cần lập

- Xác định những hồ sơ cần lập: Căn cứ Khoản 2 Điều 25 của Quyết định số 3012/QĐ-BHXH để xác định những hồ sơ cần lập.

- Dự kiến tiêu đề hồ sơ: Theo hướng dẫn tại Mẫu số 04 Phụ lục IV Quyết định số 3012/QĐ-BHXH.

- Trách nhiệm lập hồ sơ: Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc hoặc chủ trì giải quyết công việc.

Ví dụ 5: Về xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và trách nhiệm lập hồ sơ

c) Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được dự kiến theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành BHXH Việt Nam.

Ví dụ 6: Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã (Ví dụ: I. VĂN PHÒNG, II. VỤ PHÁP CHẾ, III. TRUNG TÂM LƯU TRỮ…). Các đề mục nhỏ được đánh số riêng bằng chữ số Ả - rập (Ví dụ: 1. Phòng Tổng hợp hoặc 1. Công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo…).

Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Ví dụ 7: Hồ sơ xây dựng kế hoạch cải cách hành chính của ngành thuộc lĩnh vực Công tác cải cách hành chính của Ngành của Vụ Pháp chế sẽ được đánh số và ký hiệu như sau: 30.PC, trong đó:

Số 30: Số thứ tự của hồ sơ

Ký hiệu PC: ký hiệu chữ viết tắt của đề mục lớn “VỤ PHÁP CHẾ”

Cụ thể:

Bước 3. Hoàn thiện Danh mục hồ sơ của cơ quan

Lưu trữ cơ quan lấy ý kiến đóng góp của đơn vị có liên quan; bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo trình lãnh đạo BHXH Việt Nam (BHXH tỉnh, BHXH huyện) phê duyệt.

Bước 4. Căn cứ Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan đã được ban hành, Văn thư đơn vị tạo cây Danh mục hồ sơ của đơn vị dự kiến hình thành trong năm vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (viết tắt là QLVB&ĐH) của từng đơn vị theo Quyết định số 3012/QĐ-BHXH.

II. LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Lập hồ sơ điện tử trên hệ thống QLVB&ĐH theo các bước sau:

Bước 1. Mở hồ sơ

Công chức, viên chức, người lao động được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc mở hồ sơ phát sinh không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành.

- Mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ: Người lập hồ sơ mở hồ sơ bằng cách chọn mã hồ sơ, các trường thông tin cơ bản về hồ sơ sẽ được điền tự động dựa theo Danh mục hồ sơ đã ban hành đầu năm bao gồm:

+ Mã hồ sơ điện tử (Mã hồ sơ điện tử của văn bản này không áp dụng đối với mã hồ sơ thủ tục hành chính);

+ Tiêu đề hồ sơ;

+ Thời hạn bảo quản;

+ Người lập hồ sơ;

+ Ghi chú (Nếu có).

- Mở hồ sơ phát sinh không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành: Công chức, viên chức, người lao động xác định các thông tin của hồ sơ cần mở như: Tiêu đề hồ sơ (ghi cụ thể theo nội dung công việc), số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu như hướng dẫn tại điểm c, điểm d mục I và bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ.

Bước 2. Cập nhật thông tin chi tiết về hồ sơ

Người lập hồ sơ thực hiện nhập các trường thông tin số 6, 8, 9, 10, 11, 12 (theo Phụ lục đính kèm).

Bước 3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, cá nhân lập hồ sơ thực hiện liên kết, cập nhật các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. Khi phát sinh văn bản, tài liệu liên quan đến hồ sơ công việc đã được lập, cập nhật đầy đủ vào hồ sơ đến khi kết thúc công việc. Thành phần hồ sơ điện tử bao gồm:

- Phiếu trình giải quyết công việc: bao gồm vấn đề trình, cơ quan trình, người quyết định, nội dung trình, ý kiến các cơ quan liên quan, ý kiến đơn vị chủ trì, ý kiến của các cơ quan đơn vị liên quan (nếu có), quyết định của người có thẩm quyền. Một hồ sơ điện tử có thể bao gồm nhiều phiếu trình xuyên suốt quá trình xử lý công việc.

- Văn bản dự thảo: Dự thảo văn bản kèm theo Phiếu trình trong trường hợp trình người có thẩm quyền ký văn bản. Văn bản dự thảo bao gồm tối thiểu các trường thông tin sau: Loại văn bản, trích yếu, người ký, ngày tạo, đơn vị soạn thảo, file dự thảo văn bản, file phụ lục, tài liệu kèm theo.

- Phối hợp xử lý: Xin ý kiến phối hợp của cá nhân, cơ quan, đơn vị trong quá trình xử lý hồ sơ công việc. Thời hạn phối hợp xử lý công việc theo quy định tại quy chế làm việc của từng bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức.

- Văn bản, tài liệu liên quan: Tập hợp các file văn bản đến, tài liệu liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ công việc.

- Các thành phần khác theo quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.

Trường hợp có văn bản, tài liệu nằm trong thành phần hồ sơ nhưng không được phát hành bản điện tử trên hệ thống QLVB&ĐH thì cá nhân lập hồ sơ thực hiện scan màu văn bản, tài liệu đó để cập nhật văn bản dưới dạng file PDF vào hồ sơ. Nếu tài liệu có dạng file hình ảnh, âm thanh thì thực hiện đính kèm các file đó dưới dạng điện tử vào hồ sơ bằng các chức năng của hệ thống QLVB&ĐH.

Bước 4. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Sắp xếp các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, thẩm quyền của cơ quan ban hành...

Bước 5. Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp.

- Xem xét, chỉnh sửa lại các thông tin đã nhập về hồ sơ tại bước 1 và bước 2 cho chính xác, phù hợp.

Bước 6. Nhập Mục lục văn bản trong hồ sơ

Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, người lập hồ sơ có trách nhiệm liệt kê văn bản, tài liệu vào Mục lục văn bản trong hồ sơ theo đúng trình tự sắp xếp văn bản trong hồ sơ. Những văn bản, tài liệu phát hành điện tử trên hệ thống QLVB&ĐH khi được liên kết, cập nhật vào hồ sơ thì các trường thông tin về văn bản như số, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nội dung, tác giả và số trang sẽ được cập nhật tự động vào Mục lục văn bản trong hồ sơ. Những văn bản, tài liệu được thêm vào hồ sơ bằng các hình thức khác như số hóa, đính kèm file thì người lập hồ sơ thực hiện nhập thủ công các thông tin về văn bản, tài liệu vào Mục lục văn bản trong hồ sơ.

Bước 7. Kết thúc hồ sơ

Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ cập nhật vào Hệ thống QLVB&ĐH các trường thông tin số 5, 7, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 22 (theo Phụ lục đính kèm).

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trung tâm Công nghệ thông tin

Điều chỉnh, bổ sung chức năng hệ thống QLVB&ĐH và phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ việc lập Danh mục hồ sơ và lập hồ điện tử theo quy định, đồng thời có giải pháp kỹ thuật kết nối liên thông giữa hệ thống QLVB&ĐH, các phần mềm nghiệp vụ với phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử trong việc tiếp nhận, nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

2. Trung tâm Lưu trữ

- Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện triển khai xây dựng Danh mục hồ sơ và Lập hồ sơ điện tử.

- Phối hợp với Văn phòng và Trung tâm Công nghệ thông tin trong việc hoàn thiện các chức năng trên Hệ thống QLVB&ĐH và phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử.

3. Thủ trưởng đơn vị trực thuộc, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện

Yêu cầu các đơn vị quán triệt, chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động thực hiện nghiêm túc các quy định về lập Danh mục hồ sơ và Lập hồ sơ điện tử.

Trong quá trình triển khai, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về BHXH Việt Nam (qua Trung tâm Lưu trữ) để phối hợp giải quyết./.