Nghị định 31/CP của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước

Thuộc tính Nội dung VB gốc Tiếng Anh Hiệu lực VB liên quan Lược đồ Nội dung MIX Tải về
LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam
LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng: Đã biết

NGHỊ ĐỊNH

CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 31/CP NGÀY 18 THÁNG 5 NĂM 1996 VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC

CHÍNH PHỦ

 

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;

Để tăng cường công tác hành chính - tư pháp và quản lý xã hội bằng pháp luật;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ tư pháp,

NGHỊ ĐỊNH:

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.- Công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Các hợp đồng và giấy tờ đã được Công chứng Nhà nước chứng nhận hoặc Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Toà án Nhân dân tuyên bố là vô hiệu.

Điều 2.- Khi thực hiện công chứng, công chứng viên phải tuân theo các nguyên tắc, trình tự, thủ tục quy định trong Nghị định này, các quy định khác của pháp luật và các điều ước quốc tế mà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tham gia hoặc ký kết.

Điều 3.- Tiếng nói, chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt, chữ Việt.

Người nước ngoài yêu cầu công chứng mà không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.

Điều 4.- Công chứng viên, các nhân viên khác của Phòng Công chứng Nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ của mình phải bảo đảm công minh, đúng pháp luật; có trách nhiệm giữ bí mật về người đến yêu cầu công chứng, nội dung công chứng, những sự việc mà mình được biết có liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của người đến yêu cầu công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều 5.- Công dân, tổ chức có thể yêu cầu công chứng tại bất kỳ Phòng Công chứng Nhà nước nào, trừ việc công chứng mà theo quy định của pháp luật phải thực hiện tại một Phòng Công chứng Nhà nước nhất định.

Việc công chứng được thực hiện tại trụ sở của Phòng Công chứng Nhà nước, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng không thể đến trụ sở của Phòng Công chứng Nhà nước vì lý do chính đáng hoặc do pháp luật quy định.

 

Điều 6.- Người yêu cầu công chứng phải là người có năng lực hành vi theo quy định của pháp luật và phải xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu hợp pháp cho việc thực hiện công chứng.

Điều 7.- Nội dung công chứng phải được thể hiện rõ ràng và theo đúng mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp quy định.

Các văn bản công chứng phải được công chứng viên ký, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng.

Điều 8.- Người yêu cầu công chứng phải nộp lệ phí công chứng khi việc công chứng đã được thực hiện.

Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định mức thu lệ phí đối với từng loại việc công chứng cụ thể và phương thức quản ký, sử dụng lệ phí công chứng.

CHƯƠNG II

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC CÔNG CHỨNG

Điều 9.- Chính phủ thống nhất quản lý Nhà nước về công chứng trong phạm vi cả nước.

Bộ Tư pháp thực hiện quản lý Nhà nước đối với công tác công chứng và có những quyền hạn, nhiệm vụ sau đây:

1. Trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản hướng dẫn về tổ chức và hoạt động công chứng;

2. Hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức, hoạt động nhiệp vụ công chứng;

3. Bổ nhiệm công chứng viên theo dề nghị của Giám đốc sở Tư pháp và cấp thẻ công chứng viên;

4. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho công chứng viên;

5. Ban hành các mẫu văn bản công chứng và các mẫu sổ công chứng. Quy định việc in, phát hành các mẫu đó;

6. Kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng;

7. Hợp tác quốc tế về công chứng;

Điều 10.- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có quyền hạn, nhiệm vụ sau đây:

1. Ra quyết định thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp; bổ nhiệm, miễm nhiệm trưởng phòng công chứng. ở những thành phố trực thuộc Trung ương và tỉnh lớn có nhiều yêu cầu công chứng thì có thể thành lập một số Phòng Công chứng Nhà nước thuộc sở Tư pháp.

2. Định biên chế cho phòng công chứng trong phạm vi địa phương mình, bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện cho hoạt động công chứng Nhà nước .

Điều 11.- Giám đốc Sở Tư pháp có quyền hạn, nhiệm vụ sau đây:

1. Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp, đề nghị bổ nhiệm, miễm nhiệm Trưởng phòng Công chứng.

2. Bổ nhiệm, miễm nhiệm Phó trưởng Phòng Công chứng Nhà nước;

3. Quản lý, kiểm tra tổ chức và hoạt động của Phòng Công chứng Nhà nước;

4. Bảo đảm chế độ, chính sách đối với công chứng viên và các nhân viên khác của Phòng Công chứng;

5. Giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ của công chứng viên;

6. Định kỳ 6 tháng và hàng năm báo cáo về công tác công chứng với Bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

CHƯƠNG III

TỔ CHỨC CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC

Điều 12.- Phòng Công chứng Nhà nước thuộc Sở Tư pháp có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng và có con dấu riêng theo quy dịnh của Chính phủ.

Điều 13.- Phòng Công chứng Nhà nước có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, các công chứng viên và các nhân viên khác.

Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng Công chứng Nhà nước phải được tuyển chọn và bổ nhiệm trong số các công chứng viên.

Điều 14.- Trưởng Phòng Công chứng Nhà nước chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Phòng, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Lập và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch công tác của Phòng;

2. Điều hành công việc hàng ngày của Phòng;

3. Định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo về tổ chức và hoạt động của Phòng với Giám đốc Sở Tư pháp.

Khi thực hiện công chứng, trưởng phòng, Phó trưởng phòng công chứng Nhà nước ký các văn bản công chứng với tư cách công chứng viên.

Điều 15.- Uỷ ban nhân dân cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện) thực hiện việc chứng thực đối với những việc quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định này và các việc khác do pháp luật quy định.

Điều 16.- Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thực hiện các yêu cầu công chứng của công dân, tổ chức của Việt Nam ở nước ngoài theo quy dịnh tại Pháp lệnh Lãnh sự.

CHƯƠNG IV

CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 17.- Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam có đủ các tiêu chuẩn sau đây được xem xét tuyển chọn và bổ nhiệm làm công chứng viên:

1. Có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, công minh, trung thực, liêm khiết, khách quan.

2. Tốt nghiệp Đại học Luật;

3. Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên;

4. Đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.

Công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác tại các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, và không được hành nghề tự do.

Điều 18.- Phòng Công chứng Nhà nước thực hiện các việc sau đây:

1. Chứng nhận hợp đồng kinh tế, hợp đồng bán đấu giá bất động sản, hợp đồng gửi giữ tài sản, hợp đồng dân sự có yếu tố nước ngoài; chứng nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu của chủ doanh nghiệp tư nhân; chứng nhận việc trình kháng nghị hàng hải; chứng nhận bản dịch đơn yêu cầu, bản án và quyết định dân sự của Toà án nước ngoài, quyết định của Trọng tài nước ngoài có liên quan đến công dân hoặc tổ chức Việt Nam để toà án Việt Nam xem xét, công nhận và cho thi hành tại Việt Nam; chứng nhận bản dịch các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài về việc người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam, nhận người Việt Nam là con ngoài giá thú, nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi, nhận đỡ đầu người Việt Nam, chứng nhận bản dịch di chúc bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt.

2. Chứng nhận các việc theo quy định của pháp luật phải được công chứng.

3. Chứng nhận theo yêu cầu của đương sự các việc mà pháp luật giao cho công chứng chứng nhận hoặc Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền chứng thực.

Điều 19.- Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này.

Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định.

Điều 20.- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính giấy tờ như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác cũng có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó cho đương sự.

Điều 21.- Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có nhiệm vụ:

1. Phổ biến trình tự, thủ tục thực hiện công chứng cho đương sự theo quy định của pháp luật;

2. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do đương sự xuất trình.

3. Trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện;

4. Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng.

Điều 22.- Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có quyền:

1. Yêu cầu đương sự xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện công chứng.

2. Yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc làm tư vấn khi thấy cần thiết.

3. Từ chối thực hiện công chứng đối với các trường hợp quy định tại Điều 23 của Nghị định này.

Điều 23.- Công chứng viên không được thực hiện việc chứng nhận trong các trường hợp sau đây:

1. Việc không thuộc phạm vi hoạt động công chứng;

2. Yêu cầu công chứng trái Pháp luật;

3. Việc liên quan đến bản thân mình, đến những người trong gia đình mình là: vợ hoặc chồng, anh chị em ruột (kể cả anh, chị em vợ hoặc chồng, anh, chị em nuôi), cha, mẹ (kể cả cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng, cha, mẹ nuôi), ông bà nội, ông bà ngoại, con (kể cả con nuôi, con dâu, con rể), cháu (các con của con trai, con gái, con nuôi).

Điều 24.- Phó Chủ tịch thường trực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân cấp huyện là Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Nghị định này và đóng dấu Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Phòng Tư pháp cấp huyện giúp Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc chứng thực này.

Phó Chủ tịch thường trực Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân cấp huyện là Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc chứng thực phải tuân theo các Điều 21, Điều 22 và 23 của Nghị định này.

Điều 25.- Viên chức được giao thực hiện các việc chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài phải tuân theo các Điều 21, 22 và 23 của Nghị định này.

Các văn bản chứng nhận do cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài thực hiện có giá trị như các văn bản công chứng và chứng thực ở trong nước.

CHƯƠNG V

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THỰC HIỆN CÁC VIỆC CÔNG CHỨNG

Điều 26.- Công chứng viên chứng nhận các thoả thuận về những nội dung trong hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng mua bán bất động sản bán đấu giá, hợp đồng trao đổi tài sản, tặng cho bất động sản, hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng thuê khoán tài sản, hợp đồng gửi giữ tài sản, hợp đồng uỷ quyền.

Việc chứng nhận hợp đồng chuyển quyền sở hữu tài sản phải được thực hiện trước khi sang tên trước bạ tài sản.

Các hợp đồng chuyển quyền sở hữu bất động sản phải được chứng nhận tại Phòng Công chứng Nhà nước hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi có bất động sản đó.

Khi yêu cầu công chứng chứng nhận hợp đồng có liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì đương sự phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân và giấy chứng nhận quyền sở hữu của mình đối với tài sản đó.

Điều 27.- Công chứng viên chứng nhận văn bản thế chấp tài sản, văn bản cầm cố, bảo lãnh.

Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu thì việc chứng nhận văn bản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh được thực hiện tại Phòng Công chứng Nhà nước nơi đăng ký tài sản đó.

Điều 28.- Công chứng viên chứng nhận di chúc của công dân do chính họ yêu cầu, không chứng nhận di chúc thông qua người đại diện.

Người lập di chúc tuyên bố nội dung của di chúc trước công chứng viên. Công chứng viên phải ghi chép lại nội dung mà người lập di chúc đã tuyên bố. Người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc sau khi xác nhận bản di chúc đã được ghi chép chính xác và thể hiện đúng ý chí của mình. Công chứng viên ký vào bản di chúc.

Người lập di chúc có thể yêu cầu Công chứng viên tới chỗ ở của mình để lập di chúc. Việc Công chứng viên lập di chúc tại chỗ ở của người lập di chúc phải có ít nhất hai người làm chứng.

Trong trường hợp người lập di chúc yêu cầu sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hay toàn bộ di chúc đã được công chứng, thì thực hiện công chứng lại.

Điều 29.- Người yêu cầu công chứng chứng nhận việc từ chối nhận di sản phải nộp đơn và các giấy tờ cần thiết khác cho Phòng Công chứng Nhà nước.

Sau khi có quyết định xác định người để lại di sản đã chết, xác định đương sự là người thuộc hàng thừa kế nào, Công chứng viên chứng nhận việc từ chối nhận di sản của đương sự theo các quy định của pháp luật về thừa kế.

Điều 30.- Người lập di chúc có thể yêu cầu Phòng Công chứng Nhà nước giữ bản di chúc của mình. Khi nhận giữ, Công chứng viên phải lập hai bản có nội dung như nhau, một bản giao cho người lập di chúc và một bản lưu tại Phòng Công chứng Nhà nước.

Trong trường hợp bản di chúc được lưu giữ tại Phòng Công chứng Nhà nước, thì Công chứng viên là người công bố di chúc. Việc công bố di chúc phải có biên bản. Sau thời điểm mở thừa kế, Công chứng viên phải gửi bản sao di chúc tới tất cả những người có liên quan đến nội dung di chúc. Bản sao di chúc này phải có chứng nhận của công chứng viên.

Điều 31.- Công chứng viên chỉ chứng nhận biên bản của Hội đồng định giá tài sản bằng hiện vật đầu tư ban đầu của chủ doanh nghiệp tư nhân khi chủ doanh nghiệp tư nhân yêu cầu công chứng và có giấy chứng nhận sở hữu tài sản.

Hội đồng định giá được thành lập theo quyết định của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bao gồm các thành phần sau:

- Đại diện cơ quan quản lý Nhà nước về giá của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là Chủ tịch Hội đồng.

- Các chuyên gia về từng loại tài sản cần định giá, là thành viên.

- Đại diện cơ quan đã cấp đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp tư nhân đó, là thành viên.

Phòng công chứng không tham gia trong thành phần Hội đồng định giá.

Điều 32.- Việc dịch đơn yêu cầu và bản án, quyết định dân sự của Toà án nước ngoài, quyết định của Trọng tài nước ngoài có liên quan đến công dân hoặc tổ chức Việt Nam để Toà án Việt Nam xem xét, công nhận và cho thi hành tại Việt Nam, việc dịch các giấy tờ từ tiếng nước ngoài về việc người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam, nhận người Việt Nam làm con ngoài dã thú, nhận trẻ em Việt Nam làm con nuôi, nhận đỡ đầu người Việt Nam, di chúc và giấy tờ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại, phải do người có trình độ đại học ngoại ngữ hoặc đại học Luật mà thông thạo thứ tiếng đó thực hiện.

Người yêu cầu công chứng có đủ trình độ ngoại ngữ theo quy định trên đây cũng có thể tự dịch và đề nghị công chứng chứng nhận bản dịch của mình.

Danh sách người dịch là cộng tác viên thường xuyên của Phòng Công chứng do Giám đốc Sở Tư pháp công nhận theo đề của Trưởng phòng Công chứng.

Người dịch phải ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch trên bản dịch đó.

Điều 33.- Công chứng viên tiếp nhận bản kháng nghị hàng hải do thuyền trưởng lập về sự kiện xảy ra trong thời gian tàu đi trên biển hoặc đỗ ở cảng.

Sau khi xem xét bản kháng nghị hàng hải, những giải thích thêm của thuyền trưởng có thể hỏi hai nhân chứng của tàu (một người trong Ban chỉ huy tàu, một người trong đội thuỷ thủ của tàu), Công chứng viên chứng nhận việc trình kháng nghị này .

Theo đề nghị của thuyền trưởng, công chứng viên có thể yêu cầu cơ quan chuyên môn thực hiện giám định.

Điều 34.- Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp phường, xã, thị trấn, khi chứng thực các việc được quy định tại Điều 19 của Nghị định này phải tuân theo trình tự, thủ tục quy định tại chương V Nghị định này và được thu lệ phí như đối với các việc chứng nhận của Phòng Công chứng.

Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp các bản sao giấy tờ cũng được thu lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp.

 

CHƯƠNG VI

ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

Điều 35.- Công dân, tổ chức có quyền khiếu nại với Trưởng phòng Công chứng về việc từ chối thực hiện công chứng hoặc về nội dung công chứng mà Công chứng viên đã thực hiện và có quyền tố cáo hành vi công chứng trái pháp luật.

Khiếu nại, tố cáo việc công chứng được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 36.- Người nào vi phạm pháp luật trong khi thi hành nhiệm vụ, về công chứng thì tuỳ theo mức độ nặng hoặc nhẹ mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại về vật chất thì phải bồi thường.

Điều 37.- Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức hoạt động công chứng Nhà nước.

Điều 38.- Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn thi hành Nghị định này.

Điều 39.- Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Thuộc tính văn bản
Nghị định 31/CP của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước
Cơ quan ban hành: Chính phủ Số công báo: Đang cập nhật
Số hiệu: 31/CP Ngày đăng công báo: Đang cập nhật
Loại văn bản: Nghị định Người ký: Phan Văn Khải
Ngày ban hành: 18/05/1996 Ngày hết hiệu lực: Đã biết
Áp dụng: Đã biết Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Lĩnh vực: Tư pháp-Hộ tịch
Tóm tắt văn bản
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Nội dung văn bản đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem VB liên quan.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Hiệu lực.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

THE GOVERNMENT
-----
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom – Happiness
-------
No. 31-CP
Hanoi, May 18, 1996

DECREE
ON THE ORGANIZATION AND OPERATION OF THE STATE NOTARIZATION
THE GOVERNMENT
Pursuant to the Law on Organization of the Government of September 30, 1992;
With a view to strengthening the administrative-judicial work and the management of society by law;
At the proposal of the Minister of Justice,
DECREES:
Chapter I
GENERAL PROVISIONS
Article 1.- Notarization is the certification of the authenticity of the contracts and documents in accordance with the provisions of law with a view to protecting the legitimate rights and interests of the citizens and State agencies, economic and social organizations (hereafter referred to as organizations), and contributing to the prevention of violation of law and the strengthening of the socialist law enforcement.
The contracts and documents which have been certified by the State Notary Public or the authorized People�s Committee shall be legally valid unless declared void by the People�s Court.
Article 2.- In providing the notarization, the notary public has to comply with the principles, work order and procedures specified in this Decree, the other provisions of law and International Conventions which the Socialist Republic of Vietnam has acceded to or signed.
Article 3.- The language and script to be employed in the notarized documents shall be the Vietnamese language and script.
Foreigners who want their documents to be notarized and who are not fluent in Vietnamese must solicit assistance from translators.
Article 4.- The notaries public and other clerks of the State Notarization Office shall, in the discharge of their duties, be just and lawful, responsible for maintaining secrets concerning the persons who request notarization, the content of the notarized documents and the knowledge of the business-related activities of the notarization requesters, except for cases otherwise provided by law.
Article 5.- The citizens and organizations may request notarization at any State Notarization Office, except for cases the notarization of which shall by provisions of law be administered by a designated State Notarization Office.
Notarization shall be done at a State Notarization Office unless the requester cannot go there for a plausible reason or otherwise prescribed by law.
Article 6.- The notarization requester must be a person with capacity required by law, and must produce all the legal papers and documents of action for notarization.
Article 7.- The content of the notarization must be presented clearly and in accordance with the unified form set by the Ministry of Justice.
The notarized documents must bear the signature of the notary public, be sealed and be logged in the Notarization Logbook.
Article 8.- The notarization requester must pay a notarization fee for the notarization.
The Ministry of Finance and the Ministry of Justice shall set the fee for each type of notarization and lay down the regime for management and use of the notarization fees.
Chapter II
STATE MANAGEMENT OF NOTARIZATION
Article 9.- The Government shall exert unified State management over the notarization work throughout the country.
The Ministry of Justice shall exercise State management over notarization work and has the following tasks:
1. To submit to the Government for the issue or, within its jurisdiction, to issue itself the documents providing guidance on the organization and operation of the notarization work;
2. To guide and direct the notarization work in terms of organization and operation;
3. To appoint the notaries public at the proposal of the Director of the provincial of Justice Service, and to issue the notary card;
4. To train and foster the notaries public on professional matters;
5. To issue the model documents of notarization and notarization logbooks. To set regulations on the printing and circulating of these model documents;
6. To control and inspect the organization and operation of the notaries public;
7. To carry out cooperation in notarization.
Article 10.- The Presidents of the People’s Committees of the provinces and cities directly under the Central Government have the following powers and tasks:
1. To make decision on establishing the State Notarization Office under the Provincial of Justice Service; to appoint and dismiss the heads of these offices. In the cities directly under the Central Government and large provinces where the requests for public notarization are numerous, a number of State Notarization Offices under the Provincial Justice Service may be established.
2. To determine the payrolls of the Notarization Offices within their localities and ensure the material basis and operational instruments for the work of the State Notarization Offices.
Article 11.- The Director of the Provincial Justice Service has the following powers and tasks:
1. To submit to the President of the People’s Committee of the province or city directly under the Central Government the proposal for establishing the State Notarization Office under the Provincial Justice Service and to recommend the appointment and dismissal of the Head of such Office;
2. To appoint and dismiss the Deputy Heads of the State Notarization Office;
3. To manage and control the organization and operation of the State Notarization Office;
4. To ensure the regimes and policies toward the notaries public and other staff members of the Notarization Office;
5. To settle complaints lodged by the organizations and individuals concerning the execution of the professional duties of the notaries public;
6. Half-yearly and yearly to report on the notarization work to the Ministry of Justice and the provincial People’s Committee.
Chapter III
ORGANIZATION OF THE STATE NOTARIZATION SYSTEM
Article 12.- The State Notarization Office under the Provincial Justice Service has the status of a legal person and a seal and bank account as provided for by the Government.
Article 13.- The State Notarization Office has a Head, Deputy Heads, notaries public and other staff members.
The Head and Deputy Heads of the State Notarization Office are selected and appointed from among the notaries public.
Article 14.- The Head of the State Notarization Office is responsible for conducting its operation and has the following powers and tasks:
1. To draw up the work plan of the Notarization Office and direct its implementation;
2. To conduct the daily operation of the Notarization Office;
3. Half-yearly and yearly report on the organization and operation of the Notarization Office to the Director of the Provincial Justice Service.
In conducting the notarization work, the Head and Deputy Heads of the State Notarization Office shall sign the notarized documents in their capacity as a notary public.
Article 15.- The People’s Committees of the districts, towns and provincial cities (hereafter referred to as the district level) shall notarize the affairs specified in Item 1, Article 19, of this Decree and other affairs provided for by law.
Article 16.- The diplomatic representative or consular office of the Socialist Republic of Vietnam shall perform notarization at the request of Vietnamese citizens and organizations overseas as provided for in the Ordinance on Consular Work.
Chapter IV
THE NOTARY PUBLIC
Article 17.- A Vietnamese citizen who is residing in Vietnam and meets the following criteria may be considered for selection and appointment as a notary public:
1. Having good political and moral quality, transparency, honesty, diligence and the sense of objectivity;
2. Having graduated from the Law University;
3. Having 5 years or more of experience in legal work;
4. Having passed a refresher training course on notarization work.
The notary public shall work full time and shall not assume any other work at a State agency or economic organization, and shall not be party to any free enterprise.
Article 18.- The State Notarization Office shall carry out the following tasks:
1. To certify economic contracts, contracts for auction of fixed assets, contracts for keeping of properties, civil contracts with foreign elements; to certify the minutes of the Council for pricing of properties used as initial investments of private entrepreneurs; certify the presentation of protests on maritime transport; certify the translations of the affidavits, verdicts and civil rulings of Foreign Courts, and of the awards of Foreign Arbitrators concerning Vietnamese citizens or organizations for consideration by Vietnamese Courts for recognition and execution in Vietnam; certify the translations of the documents in foreign languages concerning the marriage of a foreigner to a Vietnamese citizen, the recognition of a Vietnamese as a child out of wedlock, the adoption of a Vietnamese child and the provision of sponsorship to a Vietnamese; and certify the translations of wills in foreign languages into Vietnamese.
2. To certify the undertakings which by provision of law must be notarized.
3. To certify affairs at the request of the concerned parties, as required by law that the notary public shall certify them or the People’s Committee of the authorized level shall verify them.
Article 19.- The People’s Committees of the districts and provincial towns shall verify the affairs which must by law be verified and verify the authenticity of copies made on original documents, except for the affairs provided for in Items 1 and 2, Article 18, of this Decree.
The People’s Committees of the communes, wards and townships shall verify the authenticity of the refusals of inherited properties, of the wills and other affairs as required by law.
Article 20.- The agencies and organizations which are authorized to issue the originals of the documents such as birth certificates, marriage registration certificates, diplomas, certificates and other papers are also authorized to issue duplicates of the originals to the concerned persons.
Article 21.- In performing the notarization, the notary public has the tasks:
1. To inform the concerned parties of the procedure and proceedings of the notarization as required by law;
2. To receive and check the documents and papers presented by the concerned persons;
3. To directly perform the notarization, sign the notarized documents and take responsibility before law for the notarization administered by him/her.
4. To explain to the notarization requester the legitimate rights, obligations and interests, and the legal significance of the notarization work.
Article 22.- In performing the notarization, the notary public has the rights:
1. To request the concerned persons to produce all the necessary documents and papers required by the notarization;
2. To request the professional agency to provide expertise or consultancy when the need arises;
3. To refuse notarization in the cases specified in Article 23 of this Decree.
Article 23.- The notary public shall not give any certification in one of the following cases:
1. The affair does not come within the sphere of activity of the notary public;
2. The request for notarization is against the law;
3. The affairs is related to the notary public him/herself or to members of his/her family: spouse; siblings (including siblings of the spouse and adopted siblings), parents (including parents of the spouse and adopted parents), paternal and maternal grand-parents, children (including adopted and in-law children); and grand-children (children of their own sons, daughters and adopted children).
Article 24.- The Executive Vice President of the District People’s Committee or the member of the District People’s Committee who is also the Director of the Office of the District People’s Committee shall give the certification in line with the provisions of Item 1, Article 19 of this Decree, and seal it with the seal of the District People’s Committee. The Bureau of Justice at the district level shall assist the Vice President and Director of the Office of the District People’s Committee in performing this task.
The Executive Vice President of the District People’s Committee or the member of the District People�s Committee who is also the Director of the Office of the District People’s Committee shall give certification in accordance with the provisions of Articles 21, 22 and 23 of this Decree.
Article 25.- The official who is assigned the task of giving certification at the overseas diplomatic representative or consular office of Vietnam must comply with the provisions of Articles 21, 22 and 23 of this Decree.
The documents which are certified by an overseas diplomatic representative or consular office of Vietnam shall have the same validity as those notarized and certified in Vietnam.
Chapter V
PROCEDURE AND PROCEEDINGS FOR NOTARIZATION
Article 26.- The notary public shall give certification to the agreements on the contents of the contracts for sales of dwelling houses, sales and purchase of auctioned properties, exchanging or donating properties, renting dwelling houses, leasing properties, keeping of properties and mandating.
The certifying of the contracts for changing property ownership must be conducted before changing the owner�s name in the registration record.
The contracts for changing real estate ownership must be certified at the State Notarization Office or the People’s Committee of the district where the real estate is located.
In requesting notarization of a contract which is related to a property the ownership of which by law must be registered, the concerned person must submit his/her identity card and the certificate of his/her ownership of that property.
Article 27.- The notary public shall certify documents which are used as mortgage, pledge and guaranty.
With regard to property the ownership of which is registered, the certification of the documents which are used as mortgage, pledge and guaranty shall be conducted at the State Notarization Office at the locality where the property is registered.
Article 28.- The notary public shall certify the will of the citizen at the request of that very person only, not through a representative.
The will maker shall declare the content of the will to the notary public. The notary public shall take note of the content of the will as declared by the will maker. The will maker shall sign or finger-print the will after verifying that the will has been recorded accurately and manifest correctly his/her will. The notary public shall put his/her signature to the will.
The will maker may request the notary public to come to his/her residence to witness the making of the will. The notary public shall take part in the writing of the will at the residence of the will maker only in the presence of at least two witnesses.
In case the will maker requests a change, supplement, replacement or removal of a part or the whole of the will which has been notarized, a re-notarization shall be needed.
Article 29.- The person who requests the notary public to certify the refusal of an inherited property shall have to hand in an application and the other required documents to the State Notarization Office.
Upon a written verification of the death of the property owner and the status of the inheritor in the inheritance order, the notary public shall certify the concerned person�s refusal to accept the inheritance in accordance with the provisions of the law on inheritance.
Article 30.- The will maker may request the State Notarization Office to keep his/her will. In taking possession of the will, the notary public has to record the act in two copies of the same content, one of which shall be handed to the will maker and the other kept in the archive of the State Notarization Office.
In case the will is to be kept at the State Notarization Office, the notary public shall be the announcer of the will. The announcement of the will shall be recorded in writing. Upon the opening of the inheritance, the notary public has to send duplicates of the will to all the persons concerned with its content. All the duplicates must be noratized by the notary public.
Article 31.- The notary public shall only certify the minutes of the Council for Pricing of the Property used as initial investment of a private entrepreneur when the private entrepreneur requests such a certification and produce papers to verify his/her ownership of the property.
The Pricing Council established by decision of the President of the People’s Committee of the province or city directly under the Central Government is composed of:
- A representative of the State management agency in charge of pricing of the province or city directly under the Central Government, who shall serve as Chairman of the Council.
- Experts in pricing the property to be priced, who shall serve as members.
- A representative of the agency which issues the business license to the private enterprise, who shall serve as a member.
The Notary Public shall not seat in the Pricing Council.
Article 32.- The translation of the affidavits and civil verdicts and rulings of the Foreign Court and the awards of the Foreign Arbitrators which are related to Vietnamese citizens or organizations for consideration by the Vietnamese Court for recognition and execution in Vietnam, the translations of the documents from foreign languages concerning the marriage of foreigners to Vietnamese citizens, the recognition of Vietnamese as children out of wedlock, the adoption of Vietnamese children, the tutoring of Vietnamese, the translations of wills and documents from foreign languages into Vietnamese or from Vietnamese into foreign languages, shall be handled by translators of university-level training in those foreign languages or by people with university-level training in law who are fluent in those foreign languages.
The requester of notarization who is fluent in the said foreign language may make the translation by himself/herself and requests the notary public to certify the translation.
The translators who are listed as permanent assistants to the Notarization Office shall be recognized by the Director of the Provincial Justice Service at the recommendation of the Head of the Notarization Office.
The translator has to sign the translation and take responsibility for its precision. The notary public shall certify the signature of the translator in the translation.
Article 33.- The notary public shall receive the maritime protest filed by the vessel captain concerning a happenstance during the vessel travel on the sea or its anchoring at the port.
Upon considering the maritime protest and hearing clarifications from the captain and maybe two more witnesses on the vessel (one in the vessel command and the other among the sailors), the notary public shall certify the reception of the maritime protest.
At the proposal of the captain, the notary public may request the professional agency to conduct the expertizing.
Article 34.- The People’s Committees of the district level and the communal, ward and township level shall, in certifying the documents as specified in the provisions of Article 19 of this Decree, comply with the procedures and proceedings provided for in Chapter V of this Decree and shall be allowed to take fees as provided for the certification made by the Notary Public.
The agencies and organizations authorized to issue duplicates of the documents are also allowed to take fees as provided for by the Ministry of Finance and the Ministry of Justice.
Chapterr VI
FINAL PROVISIONS
Article 35.- Citizens and organizations have the right to lodge complaints against the Head of the Notarization Office about his/her refusal to administer the notarization or about the content of the notarization administered by the notary public, and against all other acts of notarization in violation of law.
The complaints and denunciations against notarization shall be examined and handled in accordance with the provisions of law on complaints and denunciations.
Article 36.- Any notary public who violates the law while conducting his/her duty in administering notarization shall, depending on the degree of seriousness of his/her violation, be subject to disciplinary measure or examined for penal liability; and if the violation incurs material losses, he/she shall have to pay compensation.
Article 37.- This Decree takes effect on the date of its signing and shall replace Decree No.45-HDBT of February 27, 1991, of the Council of Ministers on organization and operation of the State Notary Public.
Article 38.- The Minister of Justice is responsible for providing guidance for the implementation of this Decree.
Article 39.- The Ministers, the Heads of the ministerial-level Agencies, the Heads of the Agencies attached to the Government, and the Presidents of the People’s Committees of the provinces and cities directly under the Central Government are responsible for the implementation of this Decree.

  
ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
FOR THE PRIME MINISTER
DEPUTY PRIME MINISTER




Phan Van Khai

Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng Anh
Bản dịch LuatVietnam
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Văn bản đã hết hiệu lực. Quý khách vui lòng tham khảo Văn bản thay thế tại mục Hiệu lực và Lược đồ.
Để được giải đáp thắc mắc, vui lòng gọi
1900.6192 hoặc gửi câu hỏi tại đây

Tải ứng dụng LuatVietnam Miễn phí trên

Văn bản cùng lĩnh vực
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!