Dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Luật Công chứng

THÔNG TƯ
Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng

Căn cứ Luật công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp,

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về thủ tục đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, đăng ký hành nghề, cấp Thẻ công chứng viên; đào tạo nghề công chứng, khoá bồi dưỡng nghề công chứng, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm; tổ chức và hoạt động công chứng; một số mẫu giấy tờ trong hoạt động công chứng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan.

Chương II

ĐỀ NGHỊ BỔ NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN, ĐĂNG KÝ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG, CẤP THẺ CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 3. Đề nghị bổ nhiệm công chứng viên

1. Người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại khoản 1 Điều 12 của Luật công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi người đó đã đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

2. Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 1 Điều 10 của Luật công chứng là một trong các giấy tờ sau đây:

a) Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên hoặc Giấy chứng minh thẩm phán, Giấy chứng minh kiểm sát viên, Giấy chứng nhận điều tra viên kèm theo giấy tờ chứng minh đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;

b) Quyết định bổ nhiệm chức danh Giáo sư, Phó giáo sư chuyên ngành luật; bằng tiến sĩ luật;

c) Quyết định bổ nhiệm thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát, chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật;

d) Giấy xác nhận của Ban chủ nhiệm Đoàn luật sư về thời gian hành nghề luật sư;

đ) Các giấy tờ khác chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Luật công chứng.

Các giấy tờ quy định tại khoản này là bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu.

3. Người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên chịu trách nhiệm về tính chính xác, xác thực của các giấy tờ và thông tin đã khai trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên và có trách nhiệm giải trình, chứng minh về các giấy tờ, thông tin đó trong trường hợp được Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp yêu cầu.

Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp trực tiếp tiến hành xác minh hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức có liên quan xác minh thông tin trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên trước khi xem xét, quyết định việc bổ nhiệm.

Điều 4. Đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên

1. Tổ chức hành nghề công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viên của tổ chức mình đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên;

b) Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu);

c) 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp ảnh);

d) Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên của Hội công chứng viên; trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên thì nộp giấy tờ chứng minh đã là hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam;

đ) Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở;

e) Giấy tờ chứng minh đã chấm dứt hành nghề đối với người đang hành nghề luật sư, đấu giá, thừa phát lại hoặc công việc thường xuyên khác; giấy tờ chứng minh đã xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức hành nghề công chứng trước đó hoặc cam kết chưa đăng ký hành nghề công chứng kể từ khi được bổ nhiệm công chứng viên.

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, Sở Tư pháp phải đăng tải thông tin về họ, tên của công chứng viên, số và ngày cấp Thẻ công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên được đăng ký hành nghề trên Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp, đồng thời gửi Bộ Tư pháp bản sao các quyết định để theo dõi chung.

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm về việc không đăng tải, đăng tải không đầy đủ hoặc không đúng thời hạn nêu trên.

3. Công chứng viên chỉ được ký văn bản công chứng sau khi được Sở Tư pháp cấp Thẻ công chứng viên.

4. Phôi Thẻ công chứng viên do Bộ Tư pháp phát hành. 

Điều 5. Tạm đình chỉ hành nghề công chứng

1. Sở Tư pháp nơi công chứng viên đăng ký hành nghề quyết định tạm đình chỉ hành nghề của công chứng viên trong các trường hợp sau đây:

a) Các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật công chứng;

b) Công chứng viên bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

c) Công chứng viên bị tạm đình chỉ tư cách hội viên Hội công chứng viên hoặc hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

2. Thời gian và thủ tục tạm đình chỉ hành nghề công chứng thực hiện theo quy định tại Điều 14 của Luật công chứng.

Điều 6. Xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên

1. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày quyết định miễn nhiệm công chứng viên có hiệu lực thi hành hoặc trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng về việc công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức, Sở Tư pháp nơi công chứng viên đăng ký hành nghề ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên, gửi quyết định này cho người bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ, tổ chức hành nghề công chứng nơi người đó hành nghề và Bộ Tư pháp, đồng thời đăng tải thông tin về việc xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ trên Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp. Thông tin được đăng tải bao gồm họ và tên của công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, thời điểm công chứng viên bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên.

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm về việc không đăng tải, đăng tải không đầy đủ hoặc không đúng thời hạn nêu trên.

2. Phòng công chứng chuyển đổi, giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a, điểm c khoản 1 Điều 31 của Luật công chứng thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp để ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ cho công chứng viên theo quy định tại khoản 1 Điều này khi làm thủ tục chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng hoặc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 của Luật công chứng thì Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên theo quy định tại khoản 1 Điều này đồng thời với quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Công chứng viên bị khai trừ khỏi Hội công chứng viên thì Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên theo quy định của khoản 1 Điều này trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo và quyết định của Hội công chứng viên.

3. Thẻ công chứng viên không còn giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ có hiệu lực. Người bị xóa đăng ký hành nghề phải nộp lại Thẻ công chứng viên cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ có hiệu lực.  

Điều 7. Cấp lại Thẻ công chứng viên

1. Công chứng viên đề nghị cấp lại Thẻ công chứng viên theo quy định tại khoản 2 Điều 36 của Luật công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi mình đăng ký hành nghề.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị cấp lại Thẻ công chứng viên;

b) 01 ảnh chân dung cỡ 2 cm x 3 cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp ảnh);

c) Thẻ công chứng viên đang sử dụng (trong trường hợp Thẻ bị hỏng).

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp cấp lại Thẻ cho công chứng viên; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Thẻ công chứng viên cấp lại được giữ nguyên số Thẻ đã cấp trước đây.    

Chương III

ĐÀO TẠO NGHỀ CÔNG CHỨNG, KHÓA BỒI DƯỠNG NGHỀ

CÔNG CHỨNG, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CÔNG CHỨNG HÀNG NĂM

Mục 1

ĐÀO TẠO NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 8. Cơ sở đào tạo nghề công chứng, chương trình khung đào tạo nghề công chứng

1. Cơ sở đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Điều 9 của Luật công chứng là Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp.

2. Việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chương trình khung đào tạo nghề công chứng do Học viện Tư pháp chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp và Hiệp hội công chứng viên Việt Nam thực hiện, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.

Điều 9. Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài

1. Người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong các trường hợp sau đây:

a) Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài thuộc phạm vi áp dụng của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam đã ký kết hoặc là thành viên;

b) Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài mà chương trình đào tạo nghề công chứng đã được cơ quan kiểm định chất lượng của nước đó công nhận hoặc được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cho phép thành lập và được phép cấp văn bằng.

2. Văn bằng thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này được công nhận theo quy định của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam đã ký kết hoặc là thành viên. Người có văn bằng không phải làm thủ tục công nhận tương đương theo quy định của Thông tư này.

3. Người có văn bằng thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này có yêu cầu công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đến Bộ Tư pháp.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng;

b) Bản dịch đã được công chứng hoặc chứng thực văn bằng đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 1 Điều này.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Mục 2

KHÓA BỒI DƯỠNG NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 10. Đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng

1. Người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Luật công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đăng ký tham gia khoá bồi dưỡng nghề công chứng đến Học viện Tư pháp.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đăng ký tham gia khóa bồi dưỡng nghề công chứng;

b) Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư này.

2. Học viện Tư pháp tiếp nhận hồ sơ đăng ký và thông báo danh sách người đủ điều kiện tham gia khóa bồi dưỡng chậm nhất là 30 ngày trước ngày khai giảng; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều 11. Nội dung bồi dưỡng nghề công chứng

1. Kỹ năng hành nghề công chứng, bao gồm việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng, xác định nhân thân, xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng và kỹ năng nghiệp vụ khác thuộc thẩm quyền của công chứng viên.

2. Kiến thức pháp luật liên quan đến hành nghề công chứng, bao gồm các quy định pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.

3. Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

4. Kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành hoạt động tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 12. Trách nhiệm của Học viện Tư pháp

1. Chủ trì, phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp và Hiệp hội công chứng viên Việt Nam xây dựng, sửa đổi, bổ sung chương trình bồi dưỡng nghề công chứng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.

2. Tổ chức ít nhất 01 (một) khoá bồi dưỡng mỗi năm. 

3. Cấp Giấy chứng nhận hoàn thành bồi dưỡng nghề công chứng.

Mục 3

BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CÔNG CHỨNG HÀNG NĂM

Điều 13. Nội dung, hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm

1. Tùy thuộc vào yêu cầu bồi dưỡng bắt buộc hàng năm, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm bao gồm một hoặc một số vấn đề sau đây:

a) Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

b) Cập nhật, bổ sung kiến thức pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng hành nghề công chứng; kỹ năng giải quyết các vấn đề vướng mắc trong quá trình hành nghề công chứng;

d) Kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành hoạt động tổ chức hành nghề công chứng.

2. Việc bồi dưỡng được tổ chức theo hình thức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.

Điều 14. Tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm

1. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

2. Hội công chứng viên.

3. Học viện Tư pháp.

Điều 15. Thời gian tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm và quy đổi thời gian tham gia bồi dưỡng

1. Thời gian tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng tối thiểu là 02 ngày làm việc/năm (16 giờ/năm).

2. Công chứng viên được tính quy đổi thời gian tham gia bồi dưỡng trong năm đó khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Viết bài nghiên cứu pháp luật công chứng và pháp luật có liên quan đến công chứng đăng trên các tạp chí chuyên ngành luật trong nước hoặc nước ngoài; viết sách, giáo trình được xuất bản về kiến thức pháp luật, kỹ năng hành nghề công chứng hoặc quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

b) Tham gia giảng dạy về pháp luật công chứng, kỹ năng hành nghề công chứng, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại Học viện Tư pháp; tham gia giảng bài tại các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng do các tổ chức quy định tại Điều 14 của Thông tư này thực hiện;

c) Tham gia các khóa bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công chứng và hành nghề công chứng ở nước ngoài;

d) Là báo cáo viên hoặc tham gia các chương trình tập huấn, hội thảo, tọa đàm về các nội dung quy định tại Điều 13 của Thông tư này do Cục Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp tổ chức.

3. Công chứng viên thuộc các trường hợp quy định tại điểm a, b, c  khoản 2 Điều này thì một lần tham gia và hoàn thành được tính bằng 16 giờ thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng.

Công chứng viên thuộc trường hợp quy định tại điểm d khoản 2 Điều này nếu tham gia ít nhất 01 ngày được tính là 08 giờ thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng; tham gia từ 02 ngày trở lên được tính là 16 giờ thực hiện nghĩa vụ bồi dưỡng.

Điều 16. Miễn thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm

1. Những người sau đây được miễn thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng trong năm:

a) Công chứng viên nữ đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi;

b) Công chứng viên từ đủ 70 tuổi trở lên và đã có trên 20 năm hành nghề công chứng;

c) Công chứng viên phải điều trị dài ngày tại cơ sở khám chữa bệnh đối với những bệnh thuộc danh mục bệnh chữa trị dài ngày theo quy định của Bộ Y tế từ 03 tháng trở lên có giấy chứng nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.

2. Công chứng viên thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm nộp giấy tờ chứng minh cho Hội công chứng viên mà mình là hội viên. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy tờ chứng minh, Ban chấp hành Hội công chứng viên xem xét, quyết định việc miễn thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng cho công chứng viên; trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản. Trong trường hợp địa phương chưa thành lập Hội công chứng viên thì công chứng viên nộp giấy tờ chứng minh cho Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều 17. Giấy tờ xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng

1. Giấy chứng nhận tham gia bồi dưỡng theo mẫu TP-CC-11 do tổ chức quy định tại Điều 14 của Thông tư này cấp.

2. Tạp chí, sách, giáo trình đã được xuất bản theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 15 của Thông tư này.

3. Văn bản xác nhận hoặc giấy tờ chứng nhận đã tham gia các hoạt động quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản 2 Điều 15 của Thông tư này.

Điều 18. Chi phí thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm

Tổ chức thực hiện bồi dưỡng thu chi phí thực hiện bồi dưỡng của công chứng viên tham gia bồi dưỡng theo nguyên tắc lấy thu bù chi, không vì mục đích lợi nhuận và phù hợp với quy định của pháp luật về tài chính.

Điều 19. Quyền, nghĩa vụ của công chứng viên

1. Yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang hành nghề tạo điều kiện cho mình thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng.

2. Lựa chọn lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng và tổ chức thực hiện bồi dưỡng phù hợp với điều kiện và nhu cầu bồi dưỡng của mình.

3. Tham gia đầy đủ thời gian bồi dưỡng theo quy định tại Điều 15 của Thông tư này.

4. Nộp một trong các giấy tờ quy định tại Điều 17 của Thông tư này cho Hội công chứng viên mà mình là thành viên chậm nhất là ngày 15/12 hàng năm; trường hợp địa phương chưa thành lập Hội công chứng viên thì nộp các giấy tờ nêu trên cho Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

5. Các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của Thông tư này và Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều 20. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng

1. Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình hoàn thành nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng.

2. Bảo đảm cho công chứng viên của tổ chức mình thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng theo quy định của Thông tư này.

Điều 21. Trách nhiệm của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên

1. Trách nhiệm của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam:

a) Chủ trì, phối hợp với Học viện Tư pháp hướng dẫn nội dung trọng tâm bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;

b) Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng hàng năm của Hiệp hội theo nội dung đã hướng dẫn.

Kế hoạch bồi dưỡng phải bao gồm dự kiến về số lượng lớp bồi dưỡng tổ chức trong năm, thời gian, địa điểm tổ chức từng lớp bồi dưỡng, nội dung bồi dưỡng, số lượng tham gia, nguồn chi phí và các nội dung cần thiết khác.

c) Hướng dẫn theo dõi, tổng kết, đánh giá việc thực hiện bồi dưỡng của Hiệp hội và các Hội công chứng viên. Tổng hợp, gửi Bộ Tư pháp báo cáo kết quả bồi dưỡng trong năm trên phạm vi toàn quốc và kế hoạch bồi dưỡng của năm tiếp theo của Hiệp hội và các Hội công chứng viên trước ngày 31 tháng 12 hàng năm.

d) Đăng tải trên trang thông tin điện tử của Hiệp hội kế hoạch bồi dưỡng hàng năm của Hiệp hội và các Hội công chứng viên trước ngày 15 tháng 01, đăng tải kế hoạch tổ chức từng lớp bồi dưỡng chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức. Trong trường hợp có sửa đổi, bổ sung kế hoạch bồi dưỡng, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam báo cáo Bộ Tư pháp và đăng tải trên trang thông tin điện tử của Hiệp hội chậm nhất là 30 ngày trước ngày thực hiện bồi dưỡng.

đ) Chuẩn bị nội dung, chương trình, các điều kiện cần thiết khác và tổ chức bồi dưỡng theo đúng kế hoạch đã đăng tải; cấp giấy chứng nhận bồi dưỡng theo mẫu quy định của Thông tư này; thu, quản lý, sử dụng chi phí thực hiện bồi dưỡng theo quy định của Thông tư này và phù hợp với pháp luật về tài chính;

e) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo quy định của pháp luật;

g) Các trách nhiệm khác theo quy định của Thông tư này.

2. Trách nhiệm của Hội công chứng viên:

a) Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng của hội viên;

b) Gửi Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Sở Tư pháp địa phương báo cáo kết quả thực hiện bồi dưỡng trong năm và kế hoạch bồi dưỡng của năm tiếp theo trước ngày 15/12 hàng năm;

c) Đăng tải trên trang thông tin điện tử của Hội công chứng viên và Hiệp hội kế hoạch bồi dưỡng hàng năm của Hội trước ngày 15 tháng 01, đăng tải kế hoạch tổ chức từng lớp bồi dưỡng chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức. Trong trường hợp có sửa đổi, bổ sung kế hoạch bồi dưỡng hàng năm, Hội công chứng viên báo cáo Hiệp hội, Sở Tư pháp và đăng tải trên trang thông tin điện tử của Hội và Hiệp hội về nội dung sửa đổi, bổ sung chậm nhất là 30 ngày trước ngày thực hiện bồi dưỡng.

d) Chuẩn bị nội dung, chương trình, các điều kiện cần thiết khác và tổ chức bồi dưỡng theo đúng kế hoạch đã đăng tải; cấp giấy chứng nhận hoàn thành lớp bồi dưỡng theo mẫu quy định của Thông tư này; thu, quản lý, sử dụng chi phí thực hiện bồi dưỡng theo quy định của Thông tư này và phù hợp với pháp luật về tài chính;

đ) Xử lý kỷ luật công chứng viên vi phạm nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng;

e) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về bồi dưỡng của công chứng viên theo quy định của pháp luật;

g) Các trách nhiệm khác theo quy định của Thông tư này.

Điều 22. Trách nhiệm của Học viện Tư pháp

1. Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng hàng năm, báo cáo Bộ Tư pháp và tổ chức thực hiện bồi dưỡng đúng kế hoạch; cấp giấy chứng nhận tham gia bồi dưỡng theo mẫu quy định của Thông tư này; thu, quản lý, sử dụng chi phí thực hiện bồi dưỡng theo quy định của Thông tư này và phù hợp với pháp luật về tài chính.

2. Đăng tải trên trang thông tin điện tử của Học viện kế hoạch bồi dưỡng hàng năm, đăng tải kế hoạch tổ chức từng lớp bồi dưỡng chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức. Trong trường hợp có sửa đổi, bổ sung kế hoạch bồi dưỡng hàng năm, Học viện Tư pháp báo cáo Bộ Tư pháp và đăng tải trên trang thông tin điện tử của Học viện về nội dung sửa đổi, bổ sung chậm nhất là 30 ngày trước ngày thực hiện bồi dưỡng.

3. Gửi Bộ Tư pháp báo cáo kết quả thực hiện bồi dưỡng trong năm và kế hoạch bồi dưỡng của năm tiếp theo trước ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Điều 23. Xử lý công chứng viên vi phạm nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm

Công chứng viên vi phạm nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và bị xử phạt vi phạm hành hành chính theo quy định của pháp luật.

Điều 24. Xử lý vi phạm đối với tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm

Tổ chức thực hiện bồi dưỡng vi phạm quy định của Thông tư này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. 

 Chương IV

 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Điều 25. Chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng

1. Công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng trong các trường hợp sau đây:

a) Theo nguyện vọng cá nhân;

b) Đã có quyết định miễn nhiệm công chứng viên;

c) Bị Tòa án tuyên bố mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;

d) Đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết;

đ) Bị khai trừ khỏi Văn phòng công chứng theo quy định của điều lệ của Văn phòng công chứng.

2. Việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này được thực hiện như sau:

a) Công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này phải thông báo bằng văn bản cho các thành viên hợp danh khác và Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở chậm nhất là 06 tháng trước thời điểm dự kiến chấm dứt; chỉ được rút vốn vào thời điểm kết thúc năm tài chính và báo cáo tài chính của năm đó đã được thông qua.

b) Công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này thì phần vốn góp của công chứng viên đó được trả lại cho công chứng viên sau khi trừ đi phần nợ thuộc trách nhiệm của công chứng viên đó;

c) Công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều này thì thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Luật công chứng;

d) Các trường hợp chấm dứt tư cách thành viên theo Điều lệ của Văn phòng công chứng thì việc giải quyết quyền lợi của công chứng viên được thực hiện theo Điều lệ.

3. Trong thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a, điểm b và điểm đ khoản 1 Điều này, người đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ tài chính của Văn phòng công chứng đã phát sinh trước thời điểm chấm dứt tư cách thành viên hợp danh.

4. Công chứng viên bị cản trở, từ chối quyền chấm dứt tư cách thành viên hợp danh có quyền khiếu nại, khởi kiện theo quy định của pháp luật.

Điều 26. Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 24 của Luật công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng  đăng ký hoạt động.

Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (bản chính) và một hoặc một số giấy tờ sau đây tùy thuộc vào nội dung đăng ký hoạt động được đề nghị thay đổi:

a) Trường hợp bổ sung công chứng viên: Văn bản thỏa thuận về việc bổ sung công chứng viên hợp danh hoặc hợp đồng lao động với công chứng viên và hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên được bổ sung cho Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 4 của Thông tư này.

b) Trường hợp công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc chấm dứt hợp đồng lao động: Văn bản thỏa thuận hoặc thông báo về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên; quyết định miễn nhiệm công chứng viên; giấy tờ chứng minh công chứng viên của Văn phòng công chứng chết, bị Tòa án tuyên bố là đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự; hoặc văn bản thanh lý hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động;

c) Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng: Văn bản thỏa thuận của các thành viên hợp danh về việc thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng và giấy tờ chứng minh công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên;

d) Trong trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi địa chỉ trụ sở: Giấy tờ chứng minh về trụ sở mới;

đ) Trong trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi: Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng có thêm chữ ký của các công chứng viên hợp danh của Văn phòng.

2. Văn phòng công chứng nhận sáp nhập quy định tại Điều 14, Văn phòng công chứng được chuyển nhượng quy định tại Điều 15 của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động.

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, trụ sở hoặc Trưởng Văn phòng công chứng; trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi danh sách công chứng viên thì ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp Sở Tư pháp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Giấy đăng ký hoạt động cấp lại được giữ nguyên số đã cấp trước đó; việc đăng ký con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 27. Bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp phải chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ

1. Trong trường hợp Sở Tư pháp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng của Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại khoản 5 Điều 64 của Luật công chứng thì việc chỉ định phải được thực hiện trước khi có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

2. Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng.

Việc bàn giao hồ sơ phải có sự tham gia của đại diện Sở Tư pháp, bên giao hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng nhận hồ sơ và Hội công chứng viên tại địa phương. Biên bản bàn giao hồ sơ phải có chữ ký của các bên quy định tại khoản này; trường hợp bên giao hồ sơ không ký thì ghi rõ vào biên bản.

3. Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bàn giao hồ sơ không thực hiện bàn giao hoặc không thể bàn giao vì lý do chính đáng thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ cho tổ chức được chỉ định. Việc bàn giao hồ sơ phải có sự tham gia của đại diện Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng nhận hồ sơ và Hội công chứng viên tại địa phương và các cơ quan được Sở Tư pháp mời.

Điều 28. Cộng tác viên phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng

1. Cộng tác viên phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định tại khoản 1 Điều 61 của Luật công chứng.

Trong trường hợp cộng tác viên phiên dịch đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm cộng tác viên thì có thể ký trước vào bản dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của cộng tác viên phiên dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

2. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng:

a) Ký hợp đồng với cộng tác viên phiên dịch, trong đó xác định rõ trách nhiệm của cộng tác viên phiên dịch đối với nội dung, chất lượng bản dịch, thù lao, quyền và nghĩa vụ của các bên;

b) Thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở danh sách cộng tác viên phiên dịch chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng với cộng tác viên;

c) Trả thù lao phiên dịch theo thỏa thuận với cộng tác viên phiên dịch;

d) Niêm yết công khai danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức mình;

đ) Bồi thường thiệt hại và yêu cầu cộng tác viên phiên dịch bồi hoàn theo quy định tại Điều 38 của Luật công chứng;

e) Các quyền, nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với cộng tác viên phiên dịch hoặc theo quy định của pháp luật.

3. Quyền và nghĩa vụ của cộng tác viên phiên dịch

a) Nhận thù lao phiên dịch theo thỏa thuận với tổ chức hành nghề công chứng;

b) Chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện;

c) Hoàn trả số tiền mà tổ chức hành nghề công chứng đã bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra theo quy định tại Điều 38 của Luật công chứng;

d) Chấp hành các quy định của pháp luật về dịch thuật, nội quy làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;

đ) Các quyền, nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với tổ chức hành nghề công chứng hoặc theo quy định của pháp luật.

Điều 29. Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên, các Sở, ban, ngành có liên quan tham mưu, trình Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định xây dựng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương.

2. Cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng phải bảo đảm an toàn, bảo mật, thuận tiện khi khai thác, sử dụng, có khả năng kết nối với hệ thống thông tin đất đai, nhà ở và các cơ sở dữ liệu khác có liên quan.

Kinh phí xây dựng cơ sở dữ liệu được bố trí từ nguồn ngân sách địa phương, đóng góp của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các nguồn kinh phí xã hội hóa khác.

3. Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phải quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu, việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu và chi phí khai thác, sử dụng.

Điều 30. Lời chứng của công chứng viên

1. Lời chứng là bộ phận cấu thành của văn bản công chứng.

2. Mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này bao gồm:

a) Lời chứng chung đối với hợp đồng (giao dịch); Lời chứng đối với văn bản thỏa thuận hủy bỏ/sửa đổi/bổ sung hợp đồng (giao dịch); Lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng; Lời chứng đối với di chúc; Lời chứng đối với văn bản hủy bỏ di chúc; Lời chứng đối với văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Lời chứng đối với văn bản khai nhận di sản; Lời chứng đối với văn bản từ chối nhận di sản; Lời chứng đối với văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân; Lời chứng đối với văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung vợ chồng sau khi ly hôn.

b) Lời chứng đối với bản dịch.

3. Căn cứ vào quy định tại khoản 1 Điều 46, khoản 3 Điều 61 của Luật công chứng, các mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này, công chứng viên ghi lời chứng phù hợp với từng hợp đồng, giao dịch cụ thể.

Công chứng viên không được đưa vào lời chứng những nội dung nhằm trốn tránh, giảm bớt trách nhiệm của mình hoặc nội dung trái quy định pháp luật, trái đạo đức xã hội.

Điều 31. Sổ công chứng và số công chứng

1. Sổ công chứng dùng để theo dõi, quản lý các việc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng phải sử dụng nhiều quyển sổ công chứng trong một năm thì số thứ tự các quyển sổ công chứng bắt đầu từ số 01 đến hết năm.

Mỗi quyển sổ công chứng phải được đánh số trang từ số 01 cho đến hết sổ, viết liên tiếp theo thứ tự từng trang từ 01 cho đến hết sổ, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ theo quy định pháp luật về việc đóng dấu giáp lai và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm; người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Sổ công chứng được lập theo mẫu, bao gồm sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và sổ công chứng bản dịch.

2. Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, kèm theo quyển số, năm thực hiện công chứng và ký hiệu loại việc công chứng (hợp đồng, giao dịch; bản dịch). Số thứ tự trong sổ công chứng phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước.

Số ghi trong văn bản công chứng là số tương ứng với số công chứng đã ghi trong sổ công chứng.

3. Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc công chứng thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ công chứng. Định kỳ hàng tháng, tổ chức hành nghề công chứng phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai. Tổ chức hành nghề công chứng căn cứ vào lượng việc công chứng được thực hiện để ghép sổ theo tháng, theo một số tháng, theo quý hoặc theo năm. Việc lập sổ, ghi sổ công chứng và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.

Điều 32. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

a) Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, sổ công chứng bản dịch quy định tại Điều 30 của Thông tư này;

b) Sổ theo dõi việc sử dụng lao động.

Sổ theo dõi việc sử dụng lao động phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối;

c) Sổ văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Việc lập, bảo quản, lưu trữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, thống kê, thuế, tài chính, pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều 33. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng

1. Định kỳ hàng năm, Ủy ban nhân nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm báo cáo Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương.

Báo cáo gồm những nội dung chính sau đây:

a) Tình hình tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương: Số lượng công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng; việc đăng ký hành nghề, cấp Thẻ công chứng viên; việc xóa đăng ký hành nghề, thu hồi Thẻ công chứng viên; kết quả hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng (tổng số việc công chứng, chứng thực, số phí, thù lao công chứng và các chi phí khác);

b) Việc thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng, cho phép thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng trên địa bàn (nếu có);

c) Những thuận lợi, khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức và hoạt động công chứng;

d) Đánh giá công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương; những đề xuất, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước.

2. Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Điều 34. Kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Bộ Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2. Cục Bổ trợ tư pháp có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại các địa phương.

3. Việc kiểm tra định kỳ phải được lập kế hoạch; thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho đối tượng kiểm tra chậm nhất là 10 ngày làm việc trước khi tiến hành kiểm tra.    

Điều 35. Thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng

1. Cục Bổ trợ tư pháp, Thanh tra Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương.

3. Việc thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về thanh tra, pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 36. Biểu mẫu kèm theo  

Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu giấy tờ, sổ sau đây:

1. Giấy đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng (Mẫu TP-CC-01).

2. Giấy đăng ký tham gia bồi dưỡng nghề công chứng (Mẫu TP-CC-02).

3. Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-03).

4. Đơn đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-04).

5. Đơn đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên (Mẫu TP-CC-05).

6. Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên (Mẫu TP-CC-06).

7. Giấy đề nghị cấp lại Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-07).

8. Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-08).

9. Đơn đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-09).

10. Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-10).

11. Giấy chứng nhận tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng (mẫu TP-CC-11).

12. Quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-12).

13. Quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-13).

14. Quyết định cho phép chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-14).

15. Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-15).

16. Quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-16).

17. Quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-17).

18. Quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-18).

19. Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-19).

20. Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng TP-CC-20).

21. Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch (Mẫu TP-CC-21).

22. Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch (Mẫu TP-CC-22).

23. Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch (Mẫu TP-CC-23).

24. Sổ công chứng bản dịch (Mẫu TP-CC-24).

25. Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-25).

Điều 37. Điều khoản chuyển tiếp

1. Người đã hoàn thành tập sự hành nghề công chứng trước ngày 01 tháng 01 năm 2015 thì không phải nộp bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên.

2. Người đã được miễn nhiệm công chứng viên theo nguyện vọng cá nhân hoặc chuyển làm công việc khác trước ngày 01 tháng 01 năm 2015 thì được xem xét bổ nhiệm lại công chứng viên theo quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 16 của Luật công chứng. Người đề nghị bổ nhiệm lại nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi đã đề nghị bổ nhiệm công chứng viên.

Người bị miễn nhiệm công chứng viên trước ngày 01 tháng 01 năm 2015 có nguyện vọng bổ nhiệm lại công chứng viên phải thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 16 của Luật công chứng. Người đề nghị bổ nhiệm lại nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính 01 (một) bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

3. Công chứng viên đã được bổ nhiệm trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành có nhu cầu thay đổi nơi hành nghề thì tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên chuyển đến thực hiện thủ tục đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viên đó theo quy định tại Điều 4 của Thông tư này và không phải đề nghị điều chỉnh lại Quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

Công chứng viên của Phòng công chứng đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng không quá một năm vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có thể tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc hành nghề tại Văn phòng công chứng đang hoạt động. Thời hạn không quá một năm được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu hoặc cho thôi việc đến ngày Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viên đó theo quy định tại Điều 4 của Thông tư này.

4. Thẻ công chứng viên do Bộ Tư pháp cấp tiếp tục có giá trị sử dụng. Trong trường hợp công chứng viên thay đổi nơi hành nghề thì tổ chức hành nghề công chứng nơi chuyển đến đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên đó theo quy định tại Điều 4 của Thông tư này; trường hợp công chứng viên không thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhưng bị mất, bị hỏng Thẻ thì công chứng viên đề nghị cấp lại Thẻ theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này. Thẻ công chứng viên được cấp hoặc cấp lại theo số Thẻ của Sở Tư pháp.

Quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên của Sở Tư pháp phải ghi rõ việc thu hồi Thẻ công chứng viên do Bộ Tư pháp cấp trước đây; công chứng viên nộp lại Thẻ công chứng viên đã được cấp, trừ trường hợp Thẻ đã bị mất.

Điều 38. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày     tháng     năm 2019.

2. Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.