Công văn 2646/CT-TTHT của Cục Thuế tỉnh Quảng Bình về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Kính gửi: Cảng hàng không Đồng Hới - Chi nhánh Tổng Công ty Cảng

hàng không Việt Nam - CTCP

Cục Thuế tỉnh Quảng Bình nhận được công văn số 385/CHKĐH ngày 13/06/2019 về việc sử dụng hóa đơn điện từ (HÐÐT) tại Cảng hàng không Đồng Hới - Chi nhánh Tổng Công ty Cảng hàng không Việt Nam – CTCP (Cảng hàng không Đồng Hới). Về vấn đề này, Cục Thuế tỉnh Quảng Bình có ý kiến như sau:

1. Về miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên HĐĐT:

Tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn của hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

“...

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

…

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có dây đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính."

Tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hưởng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử như sau:

“Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,.. thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.”

Căn cứ quy định nêu trên, khi lập HĐĐT cho người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua thì trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán yêu cầu phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn).

2. Về tiêu thức chữ ký và dấu của người bán trên HÐÐT chuyển đổi sang giấy:

Tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định nguyên tắc chuyển đổi:

“… Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đối một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này..."

Tại điểm b Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Täi chính quy định:

“...Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục Thuế xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức "dấu của người bán"

Tại điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“....d) Tiêu thức "người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn..."

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Cảng hàng không Đồng Hới khi thực hiện chuyển đổi HÐÐT sang giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, nếu người đại diện theo pháp luật không ký trên HĐĐT chuyển đổi thì được ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn chuyển đổi ra giấy. Đồng thời, trên HÐÐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.

3. Về xác định ngày lập HÐĐT để thực hiện kê khai thuế

Tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn: thời điểm xác định thuế GTGT đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Tại Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn: "Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định danh hóa đơn đã được xác định".

Tại điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn HĐĐT phải có nội dung:

“...ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn…”

Căn cứ quy định nêu trên, HĐÐT được thiết lập đầy đủ các thông tin theo quy định và thời điểm lập HĐÐT đối với hoạt động cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành cung ứng dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Cảng hàng không Đồng Hới căn cứ väo ngày tạo lập hóa đơn điện tử để thực hiện kê khai thuế GTGT và thuế TNDN theo quy định.

4. Về xử lý HĐĐT đã lập có sai sót chưa thông báo, chưa gửi cho bên mua

Trường hợp HĐÐT đã lập chưa thông báo, chưa gửi cho bên mua, nếu phát hiện có sai sót thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ dữ liệu phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.

5. Về xử lý HĐÐT đã lập có sai sót đã thông báo, gửi cho bên mua

Đề nghị Cảng hàng không Đồng Hới căn cứ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính để thực hiện.

6. Về việc lập HĐÐT có số dòng nhiều hơn một trang:

Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

… Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”

Tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

“... Cục Thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Cảng hàng không Đồng Hới được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Cục Thuế tỉnh Quảng Bình trả lời để Cảng hàng không Đồng Hới - Chi nhánh Tổng Công ty Cảng hàng không Việt Nam - CTCP được biết và thực hiện./.