Thông tư 70/2019/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã

BỘ TÀI CHÍNH ------------- Số: 70/2019/TT-BTC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Hà Nội, ngày 03 tháng 10 năm 2019

 

THÔNG TƯ

Hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã

 

-----------------
 

Căn cứ Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán;

Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

 

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán;

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn danh mục, biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán; danh mục hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán tài khoản kế toán; danh mục mẫu sổ và phương pháp lập sổ kế toán; danh mục mẫu báo cáo, phương pháp lập và trình bày báo cáo tài chính của các đơn vị thuộc đối tượng áp dụng quy định tại Điều 2 Thông tư này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng
Thông tư này áp dụng đối với UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là xã) thuộc các quận, huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là huyện) của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi tắt là tỉnh) trong cả nước và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến công tác kế toán ngân sách và tài chính xã.

1. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

2. Các xã sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định tại Thông tư này.
- Đối với các chứng từ bắt buộc (ký hiệu là BB) trong quá trình thực hiện, các xã không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ đã quy định.
- Đối với các chứng từ hướng dẫn (ký hiệu là HD) trong quá trình thực hiện, các xã được phép sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

3. Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

4. Danh mục, mẫu và giải thích phương pháp lập các chứng từ kế toán quy định tại Phụ lục số 01 “Hệ thống chứng từ kế toán” kèm theo Thông tư này. Đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa có chứng từ kế toán quy định tại phụ lục 01, các xã lập chứng từ kế toán đảm bảo đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán.

1. Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các xã.

2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán:

a) Các tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Hệ thống Tài khoản kế toán trong bảng phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế, bao gồm 26 tài khoản cấp 1, trong đó một số tài khoản cấp 1 được chi tiết theo tài khoản cấp 2 phù hợp với yêu cầu quản lý.

b) Tài khoản ngoài bảng được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng gồm 02 tài khoản: TK 005- Dụng cụ lâu bền đang sử dụng và TK 008- Dự toán chi ngân sách. TK 008 liên quan đến ngân sách nhà nước được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước và theo niên độ ngân sách (năm trước, năm nay).

3. Vận dụng hệ thống tài khoản:

a) Các xã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để vận dụng tài khoản kế toán áp dụng phù hợp với hoạt động của xã.

b) Các xã được bổ sung tài khoản kế toán trong các trường hợp sau:
- Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 02) kèm theo Thông tư này để phục vụ yêu cầu quản lý của xã.
- Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản bổ sung tàỉ khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 02) kèm theo Thông tư này.

4. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán, giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán của xã quy định tại Phụ lục số 02 “Hệ thống tài khoản kế toán” kèm theo Thông tư này.

1. Các xã phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh của xã. Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan và quy định tại Thông tư này.

2. Các xã phải theo dõi nguồn thu, nhiệm vụ chi của xã theo mục lục ngân sách Nhà nước và quy định về tài chính, ngân sách phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán với ngân sách nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền.

3. Các loại sổ kế toán

a) Các xã chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

b) Mẫu sổ kế toán tổng hợp:
- Nhật ký - Sổ Cái áp dụng cho các xã thực hiện kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái, dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế trên các tài khoản kế toán, số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái phản ánh tổng hợp theo trình tự thời gian tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.
- Sổ Cái tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế trên tài khoản kế toán, số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.

c) Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh chi tiết, số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin
cụ thể phục vụ cho việc quản lý tại xã và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, xã được phép chi tiết thêm các chỉ tiêu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo yêu cầu quản lý.

4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

a) Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Nhân viên phụ trách việc giữ và ghi sổ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ.

b) Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, phụ trách kế toán xã phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ kế toán, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được phụ trách kế toán xã ký xác nhận.

c) Nhân viên giữ và ghi sổ kế toán phải ghi chép kịp thời sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của mẫu sổ kế toán. Thông tin, số liệu được ghi vào sổ kế toán phải đảm bảo chính xác, trung thực, căn cứ vào chứng từ kế toán tương ứng dùng để ghi sổ.

d) Việc ghi sổ kế toán phải thực hiện theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

5. Mở sổ kế toán

a) Nguyên tắc mở sổ kế toán
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của xã. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.
Số liệu thu, chi ngân sách xã thuộc năm trước phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán được ghi vào các sổ kế toán thu, chi ngân sách xã trong thời gian chỉnh lý theo dõi các tài khoản thu, chi, chênh lệch thu chi ngân sách xã trong thời gian chỉnh lý phục vụ lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước theo quy định. Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc năm hiện hành thì ghi sổ kế toán năm nay.

b) Trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy (thủ công), xã phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:
- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:
+ Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên xã, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, người phụ trách kế toán và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký tên, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.
+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang một (01) đến hết trang số cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã.
- Đối với sổ tờ rời:
+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên xã, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.
+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào số đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.
+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán, phải đảm bảo an toàn và dễ tra cứu.

c) Trường hợp lập sổ kế toán trên máy vi tính:
Các mẫu sổ kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Đối với sổ kế toán lưu trữ trên các phương tiện điện tử, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phải chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được dữ liệu trong thời hạn lưu trữ. Riêng đối với sổ kế toán tổng hợp phải in ra giấy, đóng thành quyển và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định nêu tại điểm b, khoản 5 Điều này.

6. Ghi sổ kế toán

a) Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh; phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.

b) Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 03 “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư này. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số lỉệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới.

c) Trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa.

7. Khoá sổ kế toán
Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

a) Kỳ khóa sổ kế toán
- Sổ quỹ tiền mặt phải được thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa số tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.
- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải được thực hiện khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.
- Xã phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, xã phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

b) Trình tự khoá sổ kế toán (1) Đối với ghi sổ kế toán trên giấy (thủ công): Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán - Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, kế toán thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan, đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu trong một sổ kế toán và giữa các sổ kế toán với nhau. Thực hiện cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết. - Căn cứ các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết đối với những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ. - Thực hiện cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái đảm bảo khớp đúng số liệu tổng hợp và chi tiết. Sau đó thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi xác định khớp đúng số liệu, thực hiện khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi số liệu khớp đúng. Bước 2: Khoá sổ - Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong kỳ” phía dưới dòng đã kẻ; - Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm); Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:

Số dư Nợ cuối kỳ	=	Số dư Nợ đầu kỳ	+	Số phát sinh Nợ trong kỳ	-	Số phát sinh Có trong kỳ
Số dư Có cuối kỳ	=	Số dư Có đầu kỳ	+	Số phát sinh Có trong kỳ	-	Số phát sinh Nợ trong kỳ

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có. - Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”; - Kẻ 2 đường kẻ liền nhau để kết thúc việc khoá sổ. - Đối với sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...), ghi số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”. Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán. (2) Đối với ghi sổ trên máy vi tính: Quy trình khóa sổ kế toán trên phần mềm kế toán cần được thiết lập đảm bảo và thể hiện các nguyên tắc khóa sổ đối với trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy (thủ công).

8. Danh mục sổ kế toán, mẫu sổ, hướng dẫn lập sổ kế toán theo Phụ lục số 03 “Hệ thống sổ kế toán” kèm theo Thông tư này.

1. Báo cáo quyết toán ngân sách xã dùng để tổng hợp tình hình thu, chi ngân sách xã, được trình bày chi tiết theo mục lục ngân sách Nhà nước để cung cấp cho Hội đồng nhân dân xã, báo cáo phòng tài chính huyện và cơ quan có thẩm quyền khác.

2. Các xã lập báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định tại Thông tư số 344/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016 của Bộ Tài chính quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn và các văn bản sửa đổi, bổ sung Thông tư số 344/2016/TT-BTC.

1. Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và các luồng tiền của xã. Sau khi kết thúc kỳ kế toán năm, các xã phải khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Thông tin báo cáo tài chính của xã là thông tin cơ sở để tổng hợp thông tin báo cáo tài chính nhà nước cho huyện.

2. Nguyên tắc, yêu cầu lập báo cáo tài chính

a) Nguyên tắc:
Việc lập báo cáo tài chính phải được căn cứ vào số liệu kế toán sau khi khóa sổ kế toán. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán, trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải có chữ ký của người lập, phụ trách kế toán xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân của xã. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.

b) Yêu cầu:
Báo cáo tài chính phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo biểu mẫu quy định về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và lưu chuyển tiền của xã.
Báo cáo tài chính phải được lập kịp thời, đúng thời gian quy định đối với xã, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, chính xác thông tin, số liệu kế toán.
Thông tin, số liệu báo cáo phải được phản ánh liên tục, số liệu của kỳ này phải kế tiếp số liệu của kỳ trước.

3. Kỳ lập báo cáo
Báo cáo tài chính được lập vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm theo quy định của Luật kế toán.

4. Trách nhiệm của các xã trong việc lập báo cáo tài chính
Các xã phải lập báo cáo tài chính năm theo mẫu biểu quy định tại Phụ lục số 04, kèm theo Thông tư này.

5. Nơi nộp và thời hạn nộp báo cáo tài chính

a) Nơi nộp:
Các xã nộp báo cáo tài chính cho Kho bạc Nhà nước cấp huyện nơi xã giao dịch, Hội đồng nhân dân xã, phòng tài chính huyện và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật.

b) Thời hạn nộp báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính năm của xã phải được nộp cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật về kế toán.

6. Công khai báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được công khai theo quy định của pháp luật về kế toán và các văn bản có liên quan.

7. Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo, giải thích phương pháp lập báo cáo tài chính nêu tại Phụ lục số 04 “Hệ thống Báo cáo tài chính”, kèm theo Thông tư này.

1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2020.

2. Thông tư này thay thế Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ tài chính về chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã và Thông tư số 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 cua Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ban hành kèm theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005.

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh những quy định trong Thông tư này.

2. Cục trưởng Cục quản lý giám sát kế toán, kiểm toán, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước, Chánh văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đon vị liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Thông tư này./. 

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc Hội; - Kiểm toán Nhà nước; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - UBND, Sở Tài chính các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính; - Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, Cục QLKT (40 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG         Đỗ Hoàng Anh Tuấn

                                         

III. GIẢI THÍCH NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
(Mẫu số C01-X)

 

1. Mục đích

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại dùng để tổng hợp các chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế phát sinh nhiều trong ngày, để làm căn cứ ghi vào Nhật ký - Số cái 1 dòng theo quan hệ đối ứng 1 Nợ đối ứng với 1 Có.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại do kế toán lập. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán có cùng nội dung kinh tế (cùng quan hệ đối ứng) để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Phải đánh số và ghi rõ: Ngày tháng, năm lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Loại chứng từ: Ghi rõ loại chứng từ được tập hợp trong bảng thuộc loại chứng từ nào như phiếu thu, phiếu chi,... (trong phiếu chi chia ra các phiếu chi tạm ứng, phiếu chi liên quan đến hạch toán chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN, phiếu thu các khoản thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN, phiếu thu các khoản thu hộ,... mỗi nội dung lập riêng một bảng).

Ghi rõ quan hệ đối ứng của loại chứng từ đó Nợ/Có.

Mỗi chứng từ được ghi một dòng.

- Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, số và ngày tháng của chứng từ.

- Cột D: Ghi nội dung của chứng từ.

- Cột 1: Ghi số tiền trên mỗi chứng từ

Dòng cộng cột 1 trên Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi vào Nhật ký - Sổ Cái.

 

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG, PHỤ CẤP
(Mẫu số C02-X)

 

1. Mục đích

Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp là chứng từ kế toán làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ chuyên trách và công chức cấp xã, khoản trợ cấp cho cán bộ đã nghỉ hưu nhưng làm việc cho xã vẫn được hưởng trợ cấp theo qui định hiện hành của Nhà nước và để kiểm tra việc thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ xã.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp được lập hàng tháng, mỗi cán bộ xã hưởng lương, phụ cấp được ghi 1 dòng.

Cột A, B : Ghi số thứ tự, họ và tên người được hưởng lương, phụ cấp.

Cột C: Ghi mã số ngạch lương của những công chức cấp xã được hưởng lương theo chức danh.

Cột 1: Ghi hệ số lương theo bảng lương qui định cho các chức danh chuyên môn.

Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp cho các chức danh chuyên môn theo qui định hiện hành của Nhà nước.

Cột 3: Cộng hệ số lương và hệ số phụ cấp (cột 3 = cột 1 + cột 2)

Cột 4: Ghi mức lương được hưởng: Mức lương = Hệ số x lương tối thiểu.

Cột 5, 6: Ghi các khoản phụ cấp khác ngoài các khoản phụ cấp theo lương chức danh đã ghi ở cột 2. VD số phụ cấp 5% mức lương chức vụ đối với các cán bộ chuyên trách của xã được tái cử hoặc các khoản phụ cấp cho cán bộ không chuyên trách.

Cột 7: Ghi tổng số lương, phụ cấp được hưởng (cột 7 = cột 4 + cột 6).

Cột 8: Ghi số tiền BHXH trả thay lương trong các trường hợp được hưởng BHXH theo qui định hiện hành của Nhà nước.

Cột 9, 10, 11: Ghi các khoản phải trừ (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải đóng, các khoản nợ nếu có) vào lương và phụ cấp và tính ra tổng số tiền phải trừ trong tháng.

Cột 12: Ghi tổng số tiền lương, phụ cấp còn lại được nhận của mỗi người

Cột 12 = Cột 7 - Cột 11

Hàng tháng, căn cứ vào danh sách cán bộ chuyên trách và công chức cấp xã, ở diện được hường lương và phụ cấp để lập Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp trình Chủ tịch UBND xã duyệt. Trên cơ sở đó lập lệnh chi tiền để rút tiền từ tài khoản ngân sách về xã để chi trả tiền lương và phụ cấp. Khi chi trả lương và phụ cấp lập phiếu chi để xuất quỹ chi trả lương, phụ cấp cho từng người. Khi nhận lương, phụ cấp từng người nhận phải ký tên vào bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp theo đúng dòng của mình (cột D). Người nào chưa ký là chưa nhận lương, phụ cấp.

Trường hợp xã còn nợ lương, phụ cấp của cán bộ thì cột D chưa có chữ ký của người nhận tiền.

Sau khi phát lương, phụ cấp xong bảng này được đóng thành quyển và lưu lại ở bộ phận kế toán.

 

BẢNG THANH TOÁN PHỤ CẤP
(Mẫu số C05- X)

 

1. Mục đích

Bảng thanh toán phụ cấp nhằm xác định khoản phụ cấp tháng hoặc quý được hưởng ngoài lương (Khoản phụ cấp này chưa được tính trong Bảng thanh toán tiền lương tháng của xã) của những cán bộ kiêm nhiệm nhiều việc cùng 1 lúc được hưởng phụ cấp theo chế độ, là cơ sở để thanh toán tiền phụ cấp cho cán bộ, công chức cấp xã được hưởng (Ví dụ: Phụ cấp cán bộ tham gia ban quản lý dự án).

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của Bảng thanh toán phụ cấp ghi rõ tên huyện, UBND xã và mã đơn vị có quan hệ với ngân sách đăng ký.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, họ và tên, chức vụ, địa chỉ cơ quan làm việc của từng người được nhận phụ cấp

Cột 1: Ghi mức lương đang hưởng (gồm cả phụ cấp trách nhiệm nếu có)

Cột 2: Ghi tỷ lệ (%) được hưởng phụ cấp theo quy định (nếu quy ước trả cố định hàng tháng theo mức lương chung thì cột này để trống).

Cột 3: Ghi số tiền phụ cấp từng người được hưởng theo tháng hoặc theo

quý.

Cột E: Từng người ký nhận khi nhận phụ cấp.

Bảng thanh toán phụ cấp được lập 1 bản theo tháng hoặc theo quý và phải có đầy đủ chữ ký theo quy định.

 

BIÊN LAI THU TIỀN
(Mẫu C27-X)

 

1. Mục đích

Biên lai thu tiền là chứng từ kế toán của đơn vị thu xác nhận với người nộp về số tiền đã nộp và làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ hoặc nộp tiền thẳng vào Kho bạc.

Biên lai thu tiền được dùng làm chứng từ ghi thu các khoản đóng góp của nhân dân khi Ủy ban nhân dân xã hoặc các cơ quan thu được cấp có thẩm quyền cho phép đứng ra huy động nhân dân đóng góp.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Phương pháp ghi:

- Ghi rõ tên đơn vị thu ở góc trên bên trái (tên cơ quan thu hoặc tên xã, phường, thị trấn), đóng dấu treo của đơn vị thu hoặc xã, phường, thị trấn.

- Ghi số, ngày, tháng, năm lập biên lai

- Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền

- Cột A: Ghi số thứ tự từng khoản thu

- Cột B: Ghi tên khoản thu (thu ủng hộ đồng bào bị bão lụt, thu quỹ phòng chống bão lụt, thu tiền lao động công ích...). Biên lai thu tiền có thể dùng để thu 1 khoản hoặc nhiều khoản cùng 1 lúc, mỗi khoản thu ghi 1 dòng.

- Cột 1: Ghi số tiền thu được của từng khoản thu.

- Cột C: Có thể ghi 1 số chỉ tiêu phục vụ cho cách tính số tiền của khoản thu hoặc các ghi chú cần thiết.

Sau khi lập và thu tiền xong, người nộp tiền và người thu tiền cùng ký và ghi rõ họ tên vào từng liên biên lai.

Biên lai thu tiền do người trực tiếp đi thu lập đủ 3 liên bằng cách đặt giấy than viết 1 lần. Nội dung, số tiền từng khoản thu và tổng số tiền thu viết bằng chữ trên biên lai của 3 liên phải như nhau:

- Liên 1: Lưu ở cuống

- Liên 2: Giao cho người nộp tiền

- Liên 3: Giao cho kế toán giữ để hạch toán.

Sau khi thu tiền, người thu tiền căn cứ tổng số tiền thu được, tổng hợp lập Bảng kê cho từng khoản thu để kế toán có căn cứ lập phiếu thu, người thu nộp tiền vào quỹ.

Đối với các số biên lai in hỏng (in không rõ, rách hoặc đóng thiếu liên) hoặc viết sai phải gạch chéo tất cả các liên và không được xé rời ra khỏi cuống.

Người đi thu phải sử dụng biên lai từ số nhỏ đến số lớn, sử dụng hết quyển này sang quyển khác. Sau khi sử dụng hết 1 quyển biên lai người đi thu phải nộp lại cuống biên lai (gồm các liên lưu và tất cả các số in hỏng, viết sai) cho kế toán để quyết toán biên lai với cơ quan tài chính.

Việc in, quản lý và phát hành biên lai thu tiền theo quy định hiện hành.

Biên lai đóng thành quyển, phải được đánh số hiệu quyển, trong mỗi quyển phải in số hiệu từng số biên lai liên tục từ đầu quyển đến cuối quyển bằng hình thức in số nhảy liên tục cho 1 seri. Trường hợp đơn vị không tự in thì khi nhận hoặc mua biên lai của cơ quan Tài chính về phải lập Phiếu nhập kho, ghi sổ kho và bảo quản như tiền, tránh để thất lạc biên lai. Trước khi sử dụng phải ghi rõ tên đơn vị sử dụng (xã, phường, thị trấn hoặc cơ quan thu) và đóng dấu treo của đơn vị mình (dấu của UBND xã, phường, thị trấn hoặc dấu của cơ quan thu) vào góc trên bên trái của liên 2. Khi phát biên lai ra sử dụng phải lập Phiếu xuất kho ghi rõ ký hiệu từng quyển, gồm từ số nào đến số nào (nên bố trí 1 người có thế nhận những quyển có số thứ tự liền nhau), sau khi phát biên lai phải ghi vào Sổ Theo dõi lĩnh biên lai và tiền đã thu để theo dõi đến khi thu hồi cuống biên lai.

- Thanh toán biên lai:

+ Người đi thu sau khi nhận biên lai phải giữ gìn biên lai cẩn thận, sử dụng xong phải thanh toán biên lai với xã về số biên lai đã nhận, đã sử dụng và số tiền đã thu, đã nộp cho xã.

+ Xã hoặc cơ quan thu phải thanh toán với cơ quan Tài chính về số biên lai đã nhận, số đã sử dụng, số biên lai hỏng, số tiền đã thu, đã nộp.

- Xử lý khi bị mất biên lai:

+ Trường hợp mất biên lai thu tiền, đơn vị, cá nhân làm mất phải báo cáo ngay với cơ quan Tài chính cấp biên lai và cơ quan Công an để có biện pháp truy tìm và ngăn chặn việc lợi dụng biên lai bị mất.

+ Biên lai thu tiền bị mất phải bồi hoàn bằng tiền cho mỗi số bằng số thu cao nhất của biên lai thu tiền cho quỹ cùng loại trong thời gian 1 tháng kể từ ngày phát hiện bị mất về trước tại địa bàn Huyện, Thị xã hoặc tương đương. Mức bồi thường vật chất thực hiện theo qui định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng gây thất thoát thì bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Ngoài ra, người để tổn thất biên lai thu tiền còn bị xét xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.

+ Trường hợp đã xử lý bồi thường vật chất, nếu phát hiện những biên lai bị mất mà đưa ra sử dụng thì phải truy xét và bắt bồi thường vật chất ở mức cao hơn trước tuỳ theo mức độ vi phạm.

+ Trường hợp tổn thất biên lai do khách quan như: Bão lụt, hoả hoạn bất ngờ, bị kẻ gian uy hiếp... hoặc vi phạm lần đầu mức độ thiệt hại ít, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, có thể được xét giảm hoặc miễn bồi thường vật chất.

+ Trường hợp mất biên lai đã sử dụng mà đương sự chứng minh được đầy đủ số tiền đã thu và nộp hết tiền vào quỹ thì được miễn bồi hoàn vật chất.

Thẩm quyền xử phạt được thực hiện theo qui định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.

 

BẢNG TỔNG HỢP BIÊN LAI THU TIỀN
(Mẫu số C28-X)

 

1. Mục đích

Bảng tổng hợp Biên lai thu tiền nhằm mục đích kê và phân loại, tổng hợp số thu trên Biên lai theo từng khoản thu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết thu của kế toán xã.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Bảng này do cán bộ xã đi thu lập ngay sau khi thu tiền và giao biên lai cho người nộp tiền.

Bảng tổng hợp biên lai thu tiền lập hàng ngày, ghi sổ và ngày, tháng, năm lập.

- Mỗi biên lai ghi 1 dòng

+ Cột A, B ghi số, ngày tháng của biên lai

+ Cột C: Ghi tên người nộp

+ Cột 1: Ghi tổng số tiền của cả biên lai

+ Từ cột 2 đến cột 5: Căn cứ vào số tiền thu được của từng khoản thu trên biên lai để ghi vào từng cột tương ứng.

- Ghi hết số biên lai này đến số biên lai khác (ghi liên tục từ số nhỏ đến số lớn)

- Cuối ngày cộng tổng số tiền của từng cột theo từng khoản thu và của tất cả các số biên lai đã thu trong ngày, số tiền tổng cộng trên Bảng tổng hợp phải khớp đúng với số tiền thực tế thu được.

- Căn cứ vào số liệu tổng cộng, kế toán lập phiếu thu để nhập quỹ. Trường hợp những xã, thị trấn ở gần kho bạc, kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp lập giấy nộp tiền vào ngân sách bằng tiền mặt hoặc giấy nộp tiền vào tài khoản để cán bộ thu nộp tiền mặt vào thẳng kho bạc (trường hợp này không phải nhập tiền mặt vào quỹ của xã). Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán có liên quan.

 

PHIẾU THU
(Mẫu số C40-X)

 

1. Mục đích

Nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi số quỹ, kế toán ghi sổ kế toán các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải lập Phiếu thu. Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Phiếu thu phải đóng thành quyển, số Phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.

Góc trên, bên trái của phiếu thu phải ghi rõ tên huyện, UBND xã và mã đơn vị có quan hệ với ngân sách.

Ghi rõ ngày, tháng, năm lập Phiếu; ngày, tháng, năm thu tiền.

- Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nộp tiền.

- Dòng “Nội dung”: Ghi rõ nội dung nộp tiền.

- Dòng “Số tiền”: Ghi số tiền nộp quỹ bằng số và bằng chữ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam.

- Dòng tiếp theo ghi chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu thu.

Kế toán lập Phiếu thu ghi đầy đủ các nội dung và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho phụ trách kế toán soát xét, chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào Phiếu thu trước khi ký tên.

Phiếu thu được lập thành 3 liên:

Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nộp tiền.

Trường hợp người nộp tiền là đơn vị hoặc cá nhân ở bên ngoài xã thì liên giao cho người nộp tiền phải đóng dấu xã.

Chú ý: Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam để ghi sổ.

 

PHIẾU CHI
(Mẫu số C41-X)

 

1. Mục đích

Nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Phiếu chi phải đóng thành quyển, số Phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.

Góc trên, bên trái của Phiếu chi ghi rõ tên huyện, UBND xã và mã đơn vị có quan hệ với ngân sách.

Ghi rõ ngày, tháng, năm lập Phiếu; ngày, tháng, năm chi tiền.

- Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền.

- Dòng “Nội dung”: Ghi rõ nội dung chi tiền.

- Dòng “Số tiền”: Ghi số tiền xuất quỹ bằng số và bằng chữ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam.

- Dòng tiếp theo ghi số hoặc loại chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu chi.

Kế toán lập Phiếu chi ghi đầy đủ các nội dung và ký vào từng liên, chuyển cho phụ trách kế toán soát xét và chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ để xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng số và bằng chữ, ký, ghi rõ họ tên vào Phiếu chi.

Phiếu chi được lập thành 3 liên:

Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán.

Liên 3 giao cho người nhận tiền.

Đối với liên dùng để giao dịch thanh toán với bên ngoài thì phải đóng dấu của xã.

Chú ý: Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam để ghi sổ.

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
(Mẫu số C43-X)

 

1. Mục đích

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi đề nghị thanh toán của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Góc trên, bên trái của giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ghi rõ tên huyện, UBND xã và mã đơn vị có quan hệ với ngân sách. Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, họ tên, bộ phận công tác hoặc địa chỉ của người thanh toán.

Căn cứ vào chỉ tiêu của cột A, kế toán ghi vào cột 1 như sau:

Phần I - Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết và số tạm ứng kỳ này.

Mục 1: Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Căn cứ vào dòng số dư tạm ứng tính đến ngày lập phiếu thanh toán trên sổ kế toán để ghi.

Mục 2: số tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng để ghi. Mỗi Phiếu chi ghi 1 dòng.

Phần II - Số tiền đề nghị thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm ứng để ghi. Mỗi chứng từ chi tiêu ghi 1 dòng.

Phần III - Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại: Ghi số không sử dụng hết, nộp lại xã.

Phần IV - Số thiếu đề nghị chi bổ sung: Ghi số tiền còn được thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng do kế toán lập, chuyển cho phụ trách kế toán soát xét và chủ tịch Ủy ban nhân dân xã duyệt. Người đề nghị thanh toán ký xác nhận trước khi nhận hoặc nộp trả lại tiền. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hoặc trừ vào lương. Phần chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng.

 

HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
(Mẫu số C52-X)

 

1. Mục đích

Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa UBND xã (người giao khoán) với người nhận khoán về công việc giao nhận khoán, khối lượng công việc, nội dung công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Hợp đồng giao khoán là cơ sở để UBND xã và người nhận khoán thực hiện thanh toán với nhau.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Ghi rõ tên huyện, xã và số hợp đồng giao khoán.

- Ghi rõ căn cứ những quy định của xã về nội dung giao khoán.

VD: Căn cứ vào Quyết định của xã số 05/UBND ngày 15 tháng 1 năm 2019 về việc giao khoán chăm sóc vườn cây ăn quả của xã.

- Ghi rõ ngày, tháng, năm và địa chỉ của nơi thoả thuận và lập hợp đồng giao khoán.

- Ghi rõ họ tên, chức vụ của bên đại diện bên giao khoán (bên A) và bên nhận khoán (bên B).

Điều 1: Ghi rõ tên công việc giao khoán, nội dung công việc, yêu cầu và điều kiện bên A giao khoán cho bên B; trách nhiệm của từng bên đối với nội dung công việc giao khoán.

VD: UBND xã giao khoán cho ông Nguyễn Văn A nhận khoán quản lý bến đò của xã với nội dung công việc và điều kiện, trách nhiệm như sau:

-...

-...

Điều 2: Thời gian thực hiện hợp đồng: Ghi rõ ngày, tháng, năm bắt đầu và ngày, tháng, năm kết thúc hợp đồng.

Điều 3: Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ mà bên giao khoán và bên nhận khoán phải thanh toán cho nhau theo các điều kiện hợp đồng ký kết.

Phương thức thanh toán: Ghi rõ phương thức thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng hiện vật quy theo giá trị tại thời điểm thanh toán.

- Thời hạn thanh toán: Ghi rõ thời gian thanh toán giá trị hợp đồng.

+ Thanh toán lần 1 vào thời gian:.............................

+ Thanh toán lần 2 vào thời gian:.............................

+ ...........................................................................

Điều 4: Trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên:

- Ghi rõ trách nhiệm và quyền lợi của bên giao khoán (bên A) như điều kiện làm việc, điều kiện để thanh toán, nội dung phạt hợp đồng.

- Ghi rõ trách nhiệm và quyền lợi của bên nhận khoán (bên B) như: Trách nhiệm thực hiện những điều đã ghi trong hợp đồng (phải nộp cho xã những khoản gì và chịu những khoản chi phí gì) và những quyền lợi được hưởng nếu thực hiện tốt những điều đã thoả thuận giữa 2 bên đã được ghi trong hợp đồng hoặc nội dung xử phạt nếu không thực hiện đúng những điều đã thoả thuận.

Điều 5: Những cam kết chung mà 2 bên phải thực hiện.

Hợp đồng lập xong đại diện bên giao khoán và bên nhận khoán cùng ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có)

Hợp đồng được lập thành 4 bản:

- Bên A giữ 2 bản

- Bên B giữ 2 bản.

 

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
(Mẫu số C53-X)

 

1. Mục đích

Biên bản thanh lý hợp đồng là chứng từ kế toán xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Ghi rõ số, ngày, tháng, năm của Quyết định thành lập Ban thanh lý hợp đồng và ghi số, ngày, tháng, năm của hợp đồng được thanh lý.

- Ghi rõ tên đơn vị ký, nhận hợp đồng; nếu hợp đồng giữa UBND xã với 1 cá nhân nào đó thì ghi rõ họ tên và địa chỉ của người ký hợp đồng đó.

Mục 1- Ban thanh lý hợp đồng

Ghi rõ họ tên, chức vụ của những người được đại diện cho bên giao khoán và bên nhận khoán.

Mục 2- Nội dung thanh lý

- Ghi rõ khối lượng của từng công việc thực hiện được đến thời điểm thanh lý hợp đồng.

- Ghi rõ giá trị hợp đồng thực hiện đến thời điểm thanh lý hợp đồng.

- Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ mà hai bên đã thanh toán cho nhau từ khi ký hợp đồng đến ngày thanh lý hợp đồng (chú ý ghi rõ đơn vị nào thanh toán cho đơn vị nào).

- Ghi rõ trách nhiệm của từng bên vi phạm hợp đồng và số tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng.

- Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ đơn vị này phải thanh toán cho đơn vị kia (theo tính toán trong hợp đồng, nghiệm thu công việc và số tiền đã thanh toán trước cho nhau) đến khi tất toán hợp đồng,

Mục 3- Kết luận của Ban thanh lý hợp đồng

Sau khi kiểm tra thực tế việc thực hiện hợp đồng, kết quả thực hiện hợp đồng, Ban thanh lý hợp đồng đưa ra ý kiến kết luận; Ý kiến kết luận rõ từng nội dung cụ thể về khối lượng thực hiện, đánh giá chất lượng thực hiện và kiến nghị.

Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán được lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản đính kèm với bản hợp đồng được thanh lý. Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán do bên giao khoán lập, phải có đầy đủ chữ ký của bên giao và bên nhận thực hiện hợp đồng mới có căn cứ pháp lý và đủ điều kiện để thanh lý hợp đồng.

 

BẢNG KÊ GHI THU, GHI CHI NGÂN SÁCH XÃ
(Mẫu số C60-X)

 

1. Mục đích

Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã dùng cho những xã có thu ngân sách bằng hiện vật, ngày công lao động và những xã ở xa Kho bạc đi lại khó khăn được phép giữ 1 số khoản thu ngân sách để lại chi ngân sách tại xã, làm chứng từ để Kho bạc ghi thu, ghi chi ngân sách xã tại Kho bạc. Đồng thời là chứng từ để kế toán xã chuyển các khoản thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN và khoản chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN sang hạch toán thu ngân sách xã và chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã có hai phần: Phần ghi thu ngân sách và phần ghi chi ngân sách. Tổng số tiền ở cột 1 ghi thu ngân sách trên phần ghi thu ngân sách phải bằng tổng số tiền ghi chi ngân sách ở cột 1 trên phần ghi chi ngân sách.

Bảng kê phải đánh số liên tục thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán của kế toán.

Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách do kế toán xã lập trên cơ sở các chứng từ như: Giấy báo ngày công lao động đóng góp, Bảng kê các khoản đóng góp bằng hiện vật, hoặc phiếu xuất hiện vật và các chứng từ khác,.., đã hạch toán vào thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN và chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.

2.1- Phần ghi thu:

- Mỗi chứng từ liên quan đến hạch toán thu ngân sách ghi 1 dòng. Các chứng từ được sắp xếp theo từng chương, mục, tiểu mục.

- Cột A, B, C: Căn cứ vào nội dung ghi trên chứng từ để ghi mã số chương, mục, tiểu mục theo mục lục ngân sách vào bảng kê.

- Cột D, E: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ hạch toán thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.

- Cột G: Ghi nội dung thu của chứng từ thu.

- Cột 1: Ghi số tiền thu trên chứng từ

Dòng cộng: Cộng chương, cộng mục, cộng tiểu mục nếu có nhiều chứng từ có cùng nội dung.

Dòng tổng cộng ở cột 1: Ghi tổng số tiền của tất cả các chương đã ghi trong phần ghi thu.

2.2- Phần ghi chi

Mỗi chứng từ liên quan đến hạch toán chi ngân sách được ghi một dòng. Các chứng từ được sắp xếp theo thứ tự chương, loại, khoản, mục, tiểu mục.

- Cột A, B, C, D, E: : Căn cứ vào nội dung ghi trên chứng từ chi ngân sách để ghi mã số của Chương, Loại, Khoản, Mục, Tiểu mục theo mục lục ngân sách.

- Cột G, H: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ chi đề nghị ghi chi ngân sách tại Kho bạc.

- Cột I: Ghi nội dung chi của từng chứng từ

- Cột 1: Ghi số tiền chi của từng chứng từ

Dòng cộng: Cộng chương, cộng loại, cộng khoản, cộng mục, cộng tiểu mục nếu có nhiều chứng từ có cùng nội dung.

Dòng tổng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả các chương đã ghi trong phần ghi chi.

Kế toán ghi rõ số tiền đề nghị ghi thu, ghi chi ngân sách bằng chữ.

Bảng kê được lập thành 2 liên, đặt giấy than viết 1 lần.

Sau khi lập xong Bảng kê, phụ trách kế toán và Chủ tịch UBND xã ký tên và đóng dấu để mang đến KBNN nơi xã mở tài khoản giao dịch làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách (cả phần ghi thu và phần ghi chi).

Kho bạc tiếp nhận Bảng kê chứng từ và tiến hành kiểm soát, đối chiếu chứng từ. Đối chiếu giữa nội dung ghi trên chứng từ với việc ghi mã số của Chương, Loại, Khoản, Mục, Tiểu mục ở Bảng kê. Sau khi đối chiếu đảm bảo chính xác và khớp đúng sẽ đóng dấu xác nhận vào tất cả các chứng từ, Giám đốc Kho bạc ký tên, đóng dấu vào cả 2 liên của Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã.

- 1 liên của Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã KBNN giữ để hạch toán vào thu, chi NSNN;

- 1 liên trả lại cho xã để kế toán xã hạch toán vào thu ngân sách xã hạch toán vào NSNN và chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN .

Để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu chứng từ trên Bảng kê của KBNN, mỗi hình thức thu ngân sách (thu bằng tiền được giữ lại để chi (tọa chi), thu bằng hiện vật, thu bằng ngày công lao động) lập 1 bảng kê riêng.

 

THÔNG BÁO CÁC KHOẢN THU CỦA XÃ
(Mẫu số C61-X)

 

1. Mục đích

Thông báo các khoản thu của xã do UBND xã lập để thông báo cho các hộ biết các khoản phải nộp cho xã trong năm và là căn cứ để các hộ thực hiện nộp các khoản thu cho xã.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Thông báo được đánh số liên tục theo số thứ tự phát sinh theo thời gian.

Ghi rõ họ tên, địa chỉ (Thôn, xóm, ấp hoặc bản)

- Cột A: Ghi số thứ tự từng khoản thu

- Cột B: Ghi tên từng khoản thu, (gồm cả các khoản năm trước còn thiếu và từng khoản phải nộp trong năm nay). Mỗi khoản thu được ghi một dòng.

- Cột C: Ghi căn cứ thu của từng khoản (khoản này thu theo hộ, khoản khác thu theo lao động hoặc nhân khẩu hay đầu sào...)

- Cột 1: Ghi mức thu (mức thu 1 sào, 1 lao động, 1 nhân khẩu, 1 hộ phải nộp bao nhiêu tiền 1 vụ hoặc 1 năm)

- Cột 2: Ghi số lượng để tính thu (số nhân khẩu, số lao động, số sào,... của hộ)

- Từ cột 3 đến cột 6: Ghi số tiền hoặc hiện vật hay ngày công mà hộ phải nộp.

+ Cột 3: Ghi các khoản phải thu bằng tiền mặt

+ Cột 4: Ghi số lượng hiện vật hoặc số ngày công phải nộp để làm căn cứ quy ra tiền.

+ Cột 5: Ghi đơn giá của hiện vật hoặc đơn giá ngày công để quy ra tiền.

+ Cột 6: Quy đổi số lượng hiện vật hoặc ngày công ra tiền để có căn cứ thu bằng tiền.

- Cột 7: Ghi số tiền từng khoản thu mà hộ phải nộp. Số liệu ghi vào cột 7 căn cứ vào số tiền ở cột 3 và cột 6 của từng khoản thu để ghi. (Cột 7 = Cột 3 + Cột 6)

Số liệu dòng cộng cột 3 phản ánh tổng số các khoản thu bằng tiền mặt, dòng cộng cột 6 phản ánh tổng số các khoản phải thu bằng hiện vật, ngày công đã qui ra tiền, tổng cộng cột 7 là tổng số tiền hộ phải nộp cho xã.

Thông báo của 1 hộ lập thành 2 bản, 1 bản giao cho chủ hộ giữ để thực hiện nghĩa vụ nộp, 1 bản giao cho cán bộ trực tiếp thu (cán bộ thu phụ trách khu vực hoặc trưởng thôn, trưởng xóm) giữ để theo dõi việc thu và tổng hợp, thanh toán thu với từng hộ.

 

GIẤY BÁO NGÀY CÔNG LAO ĐỘNG ĐÓNG GÓP
(Mẫu số C62-X)

 

1. Mục đích

Giấy báo ngày công lao động đóng góp là chứng từ kế toán để xác nhận số ngày công lao động đã huy động của nhân dân theo Quyết định của UBND xã, trên cơ sở đó tính ra giá trị ngày công lao động đóng góp để làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách giá trị ngày công tại Kho bạc.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Giấy báo ngày công huy động do tổ trưởng hoặc người đại diện của nhóm lao động lập.

- Căn cứ lập là bảng chấm công hàng ngày cho từng người tham gia lao động trên các công trình.

- Ghi số theo thứ tự thời gian phát sinh.

- Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, họ tên và địa chỉ của người lao động.

- Cột 1: Ghi số công thực tế đã làm. Số công được căn cứ vào bảng chấm công hoặc khối lượng khoán đã thực hiện để ghi. Số liệu cộng cột 1 là tổng số công của cả nhóm đã đóng góp cho từng công trình.

Giấy báo ngày công lao động đóng góp không sử dụng cho trường hợp người dân đóng góp bằng tiền thay cho việc đi lao động.

Sau khi lập xong người đại diện của nhóm lao động ký và ghi rõ họ tên, chuyển cho người đại diện giám sát kiểm tra công trình xác nhận. Sau đó chuyển cho kế toán tính ra giá trị ngày công lao động của nhân dân đóng góp làm căn cứ để làm thủ ghi thu, ghi chi ngân sách tại Kho bạc.

 

BẢNG KÊ CÁC KHOẢN ĐÓNG GÓP BẰNG HIỆN VẬT
(Mẫu số C63-X)

 

1. Mục đích

Bảng kê các khoản đóng góp bằng hiện vật là chứng từ kế toán để xác nhận các khoản đóng góp bằng hiện vật của nhân dân theo Quyết định của Ủy ban nhân dân xã, trên cơ sở đó tính ra giá trị đóng góp để ghi thu ngân sách hoặc làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách tại Kho bạc.

2. Phương pháp và trách nhiệm ghi

- Bảng kê các khoản đóng góp bằng hiện vật do cán bộ thu hoặc trưởng thôn hoặc người được giao nhiệm vụ trực tiếp thu nhận hiện vật lập.

- Căn cứ vào lượng hiện vật đóng góp của từng hộ, từng người để ghi.

- Ghi số theo thứ tự thời gian phát sinh.

- Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, họ tên và địa chỉ của người đóng góp.

- Cột D: Ghi tên hiện vật (trường hợp 1 người đóng 2, 3 loại hiện vật khác nhau thì mỗi hiện vật ghi 1 dòng, sau đó mới ghi sang tên người khác).

- Cột 1: Ghi số lượng hiện vật đóng góp.

- Cột E: Ký xác nhận của người đóng góp

- Cột 2, 3: Dành cho kế toán ghi để qui đổi hiện vật đóng góp ra tiền để ghi thu - ghi chi ngân sách xã

Sau khi lập xong cán bộ thu hoặc trưởng thôn, trưởng bản ký và ghi rõ họ tên, chuyển cho người giám sát công trình hoặc nhận hiện vật của xã xác nhận.

Bảng kê này được chuyển cho kế toán xã dùng làm căn cứ ghi thu, ghi chi ngân sách xã.

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ KBNN CHUYỂN SỐ KẾT DƯ NGÂN SÁCH XÃ
(Mẫu số C65-X)

 

1. Mục đích

Giấy đề nghi Kho bạc chuyển số kết dư ngân sách xã là chứng từ kế toán do xã lập đề nghị KBNN chuyển số kết dư ngân sách xã năm trước vào thu ngân sách năm nay. Chứng từ này là căn cứ để KBNN và xã ghi thu ngân sách xã năm nay.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Giấy đề nghị Kho bạc chuyển số kết dư ngân sách xã được lập sau khi HĐND phê chuẩn quyết toán năm và xác định kết dư ngân sách năm trước.

- Ghi rõ số, ngày tháng của HĐND xã đã phê chuẩn quyết toán ngân sách xã năm...

- Ghi số quyết toán thu, số quyết toán chi và số kết dư ngân sách xã năm trước.

Giấy đề nghị Kho bạc chuyển số kết dư ngân sách xã được lập thành 2 bản, sau khi lập xong phụ trách kế toán và Chủ tịch UBND xã ký tên đóng dấu mang đến Kho bạc nhà nước.

 

PHIẾU KẾT CHUYỂN SỐ LIỆU TÀI KHOẢN
(Mẫu số C66-X)

 

1. Mục đích

Phiếu kết chuyển số liệu tài khoản là chứng từ kế toán xác nhận việc kết chuyển số liệu từ tài khoản này sang tài khoản khác.

2. Phương pháp và trách nhiệm ghi

Phiếu kết chuyển số liệu tài khoản là chứng từ kế toán được lập khi kế toán thực hiện các bút toán chuyển số liệu từ tài khoản này sang tài khoản khác.

Phải ghi rõ nội dung kết chuyển, số hiệu tài khoản ghi Nợ, số hiệu tài khoản ghi Có của từng nội dung kết chuyển.

Số tiền ghi nợ, ghi có của từng khoản kết chuyển.

Chứng từ này do kế toán lập.

Phụ lục số 02

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

(Ban hành kèm theo Thông tư số 70/2019/TT-BTC ngày 03/10/2019
của Bộ Tài chính)

 

I. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ TÀI CHÍNH XÃ

Số TT	Số hiệu TK cấp 1	Số hiệu TK cấp 2	Tên tài khoản	Phạm vi áp dụng
				Bắt buộc	Hướng dẫn
A			CÁC TÀI KHOẢN TRONG BẢNG
			LOẠI 1 - TIỀN VÀ VẬT TƯ
1	111		Tiền mặt	X
2	112		Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc	X
		1121	Tiền ngân sách tại Kho bạc
		1122	Tiền gửi Ngân hàng
		1128	Tiền gửi khác
3	137		Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách Nhà nước	X
4	152		Vật liệu		X
			LOẠI 2 - TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
5	211		Tài sản cố định		X
6	214		Hao mòn tài sản cố định		X
7	241		Xây dựng cơ bản dở dang		X
		2411	Mua sắm tài sản cố định
		2412	Xây dựng cơ bản dở dang
		2413	Nâng cấp tài sản cố định
			LOẠI 3 - THANH TOÁN
8	311		Các khoản phải thu	X
9	331		Các khoản phải trả	X
10	332		Các khoản phải nộp theo lương	X
		3321	Bảo hiểm xã hội
		3322	Bảo hiểm y tế
		3323	Kinh phí công đoàn
		3324	Bảo hiểm thất nghiệp
11	333		Các khoản phải nộp nhà nước	X
12	334		Phải trả cán bộ, công chức	X
13	336		Các khoản thu hộ, chỉ hộ	X
		3361	Các khoản thu hộ
		3362	Các khoản chi hộ
14	337		Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách Nhà nước	X
			LOẠI 4 - NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC QUỸ TÀI CHÍNH NGOÀI NGÂN SÁCH
15	431		Các quỹ tài chính ngoài ngân sách	X
16	441		Nguồn kinh phí đầu tư XDCB		X
		4411	Nguồn ngân sách xã
		4412	Nguồn tài trợ
		4418	Nguồn khác
17	466		Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ		X
18	474		Kết dư ngân sách xã	X
			LOẠI 7 - THU NGÂN SÁCH XÃ VÀ THU SỰ NGHIỆP CỦA XÃ
19	711		Thu sự nghiệp		X
20	714		Thu ngân sách xã hạch toán vào ngân sách Nhà nước	X
21	715		Thu ngân sách xã trong thời gian chỉnh lý	X
			LOẠI 8 - CHI NGÂN SÁCH XÃ VÀ CHI SỰ NGHIỆP CỦA XÃ
22	811		Chi sự nghiệp		X
23	814		Chi ngân sách xã hạch toán vào ngân sách Nhà nước	X
24	815		Chi ngân sách xã trong thời gian chỉnh lý	X
			LOẠI 9 - CHÊNH LỆCH THU, CHI NGÂN SÁCH XÃ
25	914		Chênh lệch thu, chi ngân sách xã	X
26	915		Chênh lệch thu, chi ngân sách xã trong thời gian chỉnh lý	X
B			CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
1	005		Dụng cụ lâu bền đang sử dụng		X
2	008		Dự toán chi ngân sách	X
		0081	Năm trước
		00811	Tạm ứng
		00812	Thực chi
		0082	Năm nay
		00821	Tạm ứng
		00822	Thực chi

 

II. GIẢI THÍCH NỘI DƯNG, KẾT CẤU VÀ PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

 

A- CÁC TÀI KHOẢN TRONG BẢNG

 

TÀI KHOẢN LOẠI 1- TIỀN VÀ VẬT TƯ

 

Loại tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động các khoản tiền do xã quản lý, bao gồm: tiền mặt tại xã, tiền ngân sách tại Kho bạc, các khoản tiền gửi khác của xã; phản ánh các khoản chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách Nhà nước. Ngoài ra loại này còn phản ánh các loại vật tư cho các xã có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư qua kho.

Tài khoản loại 1 có 04 tài khoản:

+ Tài khoản 111- Tiền mặt;

+ Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc;

+ Tài khoản 137- Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN;

+ Tài khoản 152- Vật liệu.

 

TÀI KHOẢN 111
TIỀN MẶT

 

1- Nguyên tắc kế toán

1.1- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của xã bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ (nếu có).

Nội dung các khoản tiền mặt phản ánh vào tài khoản này là:

- Các khoản thu ngân sách ở xã bằng tiền mặt chưa nộp vào Kho bạc hoặc những xã ở xa Kho bạc được phép giữ lại một số khoản thu ngân sách xã để chi ngân sách tại xã.

- Tiền ngân sách rút từ Kho bạc về để chi.

- Các khoản tiền thu hộ huyện, tỉnh nhưng chưa làm thủ tục nộp lên huyện, tỉnh.

- Các khoản tiền mặt thuộc các quỹ tài chính ngoài ngân sách do nhân dân đóng góp chưa gửi vào tài khoản tại Kho bạc.

- Các khoản tiền mặt thuộc hoạt động tài chính khác của xã, phường.

1.2- Chỉ hạch toán vào tài khoản này số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ.

1.3- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người kiểm soát (phụ trách kế toán), người duyệt (Chủ tịch UBND xã), người giao, người nhận tiền, thủ quỹ tuỳ theo quy định của từng loại chứng từ kế toán. Nghiêm cấm việc xuất quỹ khi chưa có phiếu chi và chưa có chữ ký xét duyệt của Chủ tịch UBND trên phiếu chi.

1.4- Kế toán phải mở sổ Nhật ký thu, chi tiền mặt để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi và tính tồn quỹ cuối ngày của toàn quỹ và của từng loại quỹ.

1.5- Thủ quỹ phải mở Sổ quỹ tiền mặt để theo dõi việc nhập, xuất quỹ tiền mặt của toàn quỹ hàng ngày và chịu trách nhiệm quản lý số tiền mặt trong quỹ. Cuối ngày phải kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế và đối chiếu giữa số tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ quỹ, giữa số tồn quỹ trên sổ quỹ với số liệu trên sổ Nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt của kế toán. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý số chênh lệch đó. Cuối tháng sau khi thủ quỹ và kế toán đối chiếu đảm bảo khớp đúng sẽ ký xác nhận vào sổ quỹ tiền mặt và sổ nhật ký thu, chi tiền mặt về số tiền nhập, xuất quỹ trong tháng, số nhập xuất luỹ kế từ đầu năm và số tồn quỹ cuối tháng.

2- Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111- Tiền mặt

Bên Nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ nhập quỹ;

- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ xuất quỹ;

- Số tiền mặt thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

Số dư bên Nợ:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ còn tồn quỹ.

3- Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu

3.1- Hạch toán các khoản thu, chi ngân sách bằng tiền mặt tại quỹ tiền mặt ở xã:

a) Các khoản thu ngân sách tại xã bằng tiền mặt (chưa nộp vào Kho bạc) được nhập vào quỹ của xã, căn cứ vào phiếu thu, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 337- Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.

b) Các tổ chức, cá nhân nhận khoán (nhận thầu vườn cây, đầm ao, ruộng, đất công, đò, chợ, cầu phao, bến bãi,...) nộp tiền khoán cho xã.

• Nếu người nhận khoán nộp ngay cho xã bằng tiền mặt, căn cứ vào Hợp đồng giao khoán, lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ của xã, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 337- Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.

- Nếu người nhận khoán chưa nộp ngay một lần mà nộp làm nhiều lần theo thoả thuận trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt (số tiền thu ngay sau khi ký hợp đồng)

Nợ TK 311- Các khoản phải thu (số tiền giao khoán chưa thu được)

Có TK 337- Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.

- Khi thu được các khoản nợ về giao khoán, căn cứ vào phiếu thu, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 311- Các khoản phải thu (số tiền giao khoán đã thu được).

c) Xã làm thủ tục nộp tiền mặt thuộc ngân sách vào tài khoản ngân sách của xã tại Kho bạc Nhà nước.

Căn cứ vào phiếu chi lập giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt và căn cứ chứng từ của Kho bạc Nhà nước (một liên của giấy nộp tiền từ Kho bạc chuyển về), ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121)

Có TK 111-Tiền mặt

Đồng thời, căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách từ Kho bạc chuyển về, kế toán chuyển số thu ngân sách chưa hạch toán vào NSNN thành thu ngân sách hạch toán vào NSNN, ghi:

Nợ TK 337- Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN

Có TK 714- Thu ngân sách xã hạch toán vào NSNN.

d) Rút tiền ngân sách từ Kho bạc về nhập quỹ của xã để chí trả tiền lương, sinh hoạt phí và các khoản phụ cấp.

- Căn cứ vào Lệnh chi tiền, lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121).

- Xuất quỹ chi trả tiền lương, phụ cấp cho cán bộ xã, căn cứ vào phiếu chi, bảng thanh toán lương và sinh hoạt phí, ghi:

Nợ TK 814- Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN

Có TK 111-Tiền mặt

đ) Lập lệnh chi tạm ứng để chi cho hoạt động HCSN, rút tiền mặt tạm ứng từ tài khoản ngân sách tại Kho bạc về nhập quỹ của xã, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121)

e) Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho cán bộ xã đi công tác, đi mua vật tư, chi hội nghị, tiếp khách..., căn cứ vào phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng, ghi:

Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (chi tiết người nhận tạm ứng)

Có TK 111-Tiền mặt

g) Xuất quỹ tiền mặt thanh toán khối lượng cho người nhận thầu, căn cứ vào Hợp đồng nhận thầu xây dựng, Phiếu giá công trình hoặc biên bản nghiệm thu khối lượng, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (chi tiết người nhận thầu xây dựng cơ bản)

Có TK 111- Tiền mặt.

h) Khi xuất quỹ tiền mặt chi hội nghị, tiếp khách, mua sắm nhỏ,... (chi trực tiếp không qua tạm ứng), căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ kèm theo, ghi:

Nợ TK 137- Chi ngân sách xa chưa hạch toán vào NSNN

Có TK 111-Tiền mặt.

i) Xuất quỹ tiền mặt trả nợ cho người cung cấp, người nhận thầu và thanh toán các khoản nợ của các chứng từ được duyệt chi nhưng chưa có tiền thanh toán, căn cứ vào phiếu chi, ghi:

Nợ TK 331 - Các khoản phải trả

Có TK 111-Tiền mặt.

k) Xuất quỹ tiền mặt thuộc quỹ ngân sách mua tài sản cố định đưa ngay vào sử dụng (trường hợp không hình thành vốn đầu tư XDCB riêng)

Căn cứ vào phiếu chi và hoá đơn mua TSCĐ, ghi chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN, ghi:

Nợ TK 137- Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN

Có TK 111-Tiền mặt.

Đồng thời căn cứ vào hoá đơn mua TSCĐ, lập Biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi tăng tài sản và tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, ghi:

Nợ TK 211- Tài sản cổ định

Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

l) Làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc cho các trường hợp chi bằng tiền tạm ứng của Kho bạc ở các nghiệp vụ e, g, h, i, k. Căn cứ vào giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng đã được Kho bạc chấp nhận thanh toán, ghi:

Nợ TK 814- Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN (theo số liệu KB thanh toán)

Có TK 137- Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.

m)  Khi làm thủ tục nộp số tiền thu về bồi thường vào ngân sách nhà nước tại Kho bạc:

- Căn cứ vào phiếu chi, lập giấy nộp tiền mặt vào ngân sách, căn cứ giấy nộp tiền đã được Kho bạc xác nhận chuyển cho xã, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121)

Có TK 111-Tiền mặt.

- Căn cứ vào giấy nộp tiền đã được Kho bạc xác nhận, ghi thu ngân sách hạch toán vào NSNN trong năm, ghi:

Nợ TK 337- Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN

Có TK 714- Thu ngân sách xã hạch toán vào NSNN.

3.2- Hạch toán các khoản tiền mặt khác tại xã (các khoản tiền không thuộc quỹ ngân sách xã).

a) Ủy ban nhân dân xã đứng ra thu hộ các khoản đóng góp của dân cho cấp trên (thu quỹ phòng chống thiên tai, bão lụt, tiền lao động nghĩa vụ công ích, tiền đóng góp ủng hộ,...) căn cứ biên lai thu các khoản đóng góp của dân, lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt của xã số tiền thu được.

- Nhập quỹ tiền mặt tại xã, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 336- Các khoản thu hộ, chi hộ (3361) (chi tiết các khoản thu hộ của từng đối tượng nhờ thu hộ).

- Khi xã nộp tiền cho cấp trên, căn cứ vào phiếu chi và giấy nộp tiền vào tài khoản tại Kho bạc (trường hợp nộp tiền thẳng vào tài khoản của cấp trên), ghi:

Nợ TK 336- Các khoản thu hộ, chi hộ (chi tiết các khoản thu hộ tương ứng)

Có TK 111- Tiền mặt.

- Khi xã được cơ quan thuế hoặc cơ quan Thi hành án uỷ quyền giao cho thu một số khoản thuế, phí, lệ phí và một số khoản phải thu về thi hành án của các đối tượng trên địa bàn xã, ghi:

+ Khi thu được tiền nhập quỹ của xã, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 336- Các khoản thu hộ, chi hộ (3361) (chi tiết các khoản thu hộ).

+ Khi nộp tiền thanh toán với cơ quan thuế hoặc cơ quan Thi hành án, ghi:

Nợ TK 336- Các khoản thu hộ, chi hộ (chi tiết các khoản thu hộ tương ứng)

Có TK 111- Tiền mặt (số tiền mặt nộp cho cơ quan nhờ thu hộ)

Có TK 337- Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN (Số tiền thi hành án xã được hưởng đưa vào thu ngân sách xã)

b) Thu các khoản đóng góp của nhân dân để hình thành các quỹ tài chính ngoài ngân sách của xã theo qui định hiện hành của Chính phủ hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố.

- Khi thu các khoản đóng góp của nhân dân bằng tiền mặt để hình thành quỹ tài chính ngoài ngân sách của xã theo quy định hiện hành, căn cứ Biên lai thu tiền, lập Phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt và ghi tăng các quỹ tài chính ngoài ngân sách của xã, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 431- Các quỹ tài chính ngoài ngân sách (chi tiết theo từng quỹ).

- Khi nộp tiền mặt thuộc các quỹ tài chính ngoài ngân sách của xã vào tài khoản tiền gửi khác tại Kho bạc Nhà nước, căn cứ vào Phiếu chi lập Giấy nộp tiền vào tài khoản tại Kho bạc, ghi:

Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1128)

Có TK 111-Tiền mặt.

- Xuất quỹ tiền mặt thuộc các quỹ tài chính ngoài ngân sách của xã chi trực tiếp tại xã, căn cứ vào phiếu chi, ghi:

Nợ TK 431 - Các quỹ tài chính ngoài ngân sách (chi tiết theo từng quỹ)

Có TK 111-Tiền mặt.

c) Khi nhận được số tiền cơ quan BHXH cấp cho xã về số BHXH đã chi trả cho công chức, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương (3321).

d) Kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương (3323).

3.3- Hạch toán thu chi sự nghiệp bằng tiền mặt:

Phần này chỉ áp dụng đối với những xã có tổ chức hạch toán tập trung các khoản thu, chi sự nghiệp của các bộ phận sự nghiệp trong xã tại bộ phận kế toán xã.

- Khi thu tiền mặt của các hoạt động sự nghiệp nhập quỹ, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 711-Thu sự nghiệp.

- Xuất quỹ tiền mặt chi sự nghiệp, căn cứ vào Phiếu chi, ghi:

Nợ TK 811 - Chi sự nghiệp

Có TK 111-Tiền mặt.

3.4- Hạch toán kiểm kê quỹ tiền mặt:

a) Số thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 111-Tiền mặt

Có TK 331- Các khoản phải trả,

b) Số thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 311 - Các khoản phải thu

Có TK 111-Tiền mặt.

 

TÀI KHOẢN 112

TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, KHO BẠC

 

1- Nguyên tắc kế toán

1.1- Tài khoản 112 phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền ngân sách xã và các khoản tiền khác của xã gửi tại Ngân hàng, Kho bạc.

1.2- Căn cứ để hạch toán vào tài khoản “Tiền ngân sách tại Kho bạc” là các chứng từ liên quan đến việc ghi tăng, ghi giảm tiền ngân sách xã như: Giấy nộp tiền vào ngân sách, gỉấy báo Có, giấy báo Nợ, bảng kê thu ngân sách xã đã hạch toán vào NSNN... Đối với tài khoản “Tiền gửi khác” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của Kho bạc.

1.3- Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc phải mở 2 sổ chi tiết tiền gửi: sổ theo dõi tiền ngân sách tại Kho bạc và sổ theo dõi các khoản tiền khác của xã gửi tại Ngân hàng, Kho bạc để theo dõi tình hình tăng, giảm, còn lại của từng khoản tiền của xã trên tài khoản gửi Ngân hàng, Kho bạc. Định kỳ phải kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân hàng, Kho bạc quản lý, Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân hàng, Kho bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời.

1.4- Kế toán tiền gửi phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến Luật Ngân sách Nhà nước hiện hành.

2- Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Bên Nợ: Ghi tăng các khoản tiền của xã gửi tại Ngân hàng, Kho bạc khi gứi vào.

Bên Có: Ghi giảm các khoản tiền của xã gửi tại Ngân hàng, Kho bạc khi rút tiền từ tài khoản ra.

Số dư bên Nợ: số tiền của xã còn trên tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc.

Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc c&oac