Tiêu chuẩn TCVN 11041-4:2017 Yêu cầu với tổ chức chứng nhận sản phẩm hữu cơ

TCVN                                                           TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

DT 3 - TCVN 11041-4:2017

Xuất bản lần 1

NÔNG NGHIỆP HỮU CƠ -

PHẦN 4: YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ VÀ

CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG SẢN XUẤT VÀ CHẾ BIẾN

SẢN PHẨM HỮU CƠ

Organic agriculture -

Part 4: Requirements for bodies providing audit and certification
of organic production and processing system

HÀ NỘI - 2017

Mục lục

Lời nói đầu

Lời giới thiệu

1 Phạm vi áp dụng

2 Tài liệu viện dẫn

3 Thuật ngữ và định nghĩa

4 Nguyên tắc

4.1 Khái quát

4.2 Khách quan

4.3 Năng lực

4.4 Trách nhiệm

4.5 Công khai

4.6 Bảo mật

4.7 Đáp ứng khiếu nại

4.8 Tiếp cận theo rủi ro

5 Yêu cầu chung

5.1 Các vấn đề pháp lý và hợp đồng

5.2 Quản lý tính khách quan

5.3 Trách nhiệm pháp lý và tài chính

5.4 Điều kiện không phân biệt đối xử

6 Yêu cầu về cơ cấu

6.1 Cơ cấu tổ chức và lãnh đạo cao nhất

6.2 Kiểm soát hoạt động

7 Yêu cầu về nguồn lực

7.1 Năng lực của nhân sự

7.2 Nhân sự tham gia vào hoạt động chứng nhận

7.3 Sử dụng chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật bên ngoài với tư cách cá nhân

7.4 Hồ sơ nhân sự

7.5 Thuê ngoài

8 Yêu cầu về thông tin

8.1 Thông tin công khai

8.2 Tài liệu chứng nhận

8.3 Viện dẫn chứng nhận và sử dụng dấu

8.4 Bảo mật

8.5 Trao đổi thông tin giữa tổ chức chứng nhận và khách hàng

9 Yêu cầu về quá trình

9.1 Yêu cầu chung

9.2 Hoạt động trước chứng nhận

9.3 Chứng nhận lần đầu

9.4 Tiến hành đánh giá

9.5 Duy trì chứng nhận

9.6 Yêu cầu xem xét lại

9.7 Khiếu nại

9.8 Hồ sơ khách hàng

10 Yêu cầu về hệ thống quản lý đối với tổ chức chứng nhận

10.1 Các lựa chọn

10.2 Lựa chọn A: Yêu cầu chung về hệ thống quản lý

10.3 Lựa chọn B: Yêu cầu về hệ thống quản lý theo ISO 9001

Phụ lục A_(Quy định)_Nhóm các loại hình sản phẩm nông nghiệp hữu cơ

Phụ lục B_(Quy định)_Năng lực đối với chuyên gia đánh giá

Phụ lục C_(Quy định)_Năng lực đối với cán bộ xem xét hợp đồng

Phụ lục D_(Quy định)_Năng lực đối với Chuyên gia kỹ thuật/pháp lý

Phụ lục E_(Quy định)_Năng lực đối với cán bộ thẩm xét, người ra quyết định chứng nhận

Phụ lục F_(Quy định)_Dấu chứng nhận

Lời nói đầu

DT 3 - TCVN 11041-4:2017 do Tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC/F3/SC1 Sản phẩm nông nghiệp hữu cơ biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố;

Bộ tiêu chuẩn TCVN 11041 Nông nghiệp hữu cơ gồm các phần sau đây:

- TCVN 11041-1:2017 Nông nghiệp hữu cơ - Phần 1: Yêu cầu chung đối với sản xuất, chế biến, ghi nhãn sản phẩm nông nghiệp hữu cơ;

- TCVN 11041-2:2017 Nông nghiệp hữu cơ - Phần 2: Trồng trọt hữu cơ;

- TCVN 11041-4:2017 Nông nghiệp hữu cơ - Phần 3: Chăn nuôi hữu cơ;

- TCVN 11041-4:2017 Nông nghiệp hữu cơ - Phần 4: Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá, chứng nhận hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ.

Lời giới thiệu

Chứng nhận hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ (OPPS) cho một tổ chức là phương thức mang lại sự đảm bảo rằng tổ chức đó đã thực hiện hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ theo chính sách của tổ chức.

Chấp nhận một hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ là quyết định chiến lược đối với tổ chức, việc này có thể giúp tổ chức sản xuất thực phẩm nông nghiệp theo phương pháp hữu cơ dựa vào các tài nguyên có thể hồi phục, giảm thiểu sử dụng tài nguyên không hồi phục, duy trì được chất đất, nâng cao năng suất sinh học của đất và tăng cường đa dạng sinh học.

Các yêu cầu đối với OPPS có thể từ nhiều nguồn, tiêu chuẩn này được xây dựng để hỗ trợ việc chứng nhận OPPS đáp ứng được các yêu cầu của TCVN 11041:2017, hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ - Yêu cầu đối với các tổ chức trong sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Nội dung của tiêu chuẩn này cũng có thể được sử dụng để hỗ trợ việc chứng nhận OPPS được xây dựng dựa trên tập hợp các yêu cầu quy định khác về OPPS.

Tiêu chuẩn này dùng cho các tổ chức tiến hành đánh giá và chứng nhận OPPS. Tiêu chuẩn này cung cấp các yêu cầu chung để các tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá và chứng nhận trong lĩnh vực hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Các tổ chức này được hiểu là các tổ chức chứng nhận. Cách diễn đạt này không gây cản trở việc sử dụng tiêu chuẩn này của các tổ chức có chức danh khác đảm trách các hoạt động thuộc phạm vi của tiêu chuẩn này. Thực tế, mọi tổ chức liên quan đến việc đánh giá OPPS đều có thể sử dụng tiêu chuẩn này.

Hoạt động chứng nhận bao gồm việc đánh giá OPPS của một tổ chức. Hình thức xác nhận OPPS của một tổ chức phù hợp với một tiêu chuẩn về OPPS cụ thể (Ví dụ: TCVN 11041:2017) hoặc với các yêu cầu quy định khác thường là một văn bản chứng nhận hoặc giấy chứng nhận.

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA                                  DT 3 - TCVN 11041-4:2017

Nông nghiệp hữu cơ -

Phần 4: Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá, chứng nhận

hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ

Organic agriculture -

Part 4: Requirements for bodies providing audit and certification

of organic production and processing system

1 Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định các nguyên tắc áp dụng cho việc đánh giá và chứng nhận hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ (sau đây viết tắt là OPPS) phù hợp với các yêu cầu của TCVN 11041:2017 (hoặc nhóm các yêu cầu quy định khác đối với OPPS). Tiêu chuẩn này cũng cung cấp thông tin và sự tin cậy cần thiết cho khách hàng về cách thức mà nhà cung cấp của họ được chứng nhận.

Việc chứng nhận OPPS là hoạt động đánh giá sự phù hợp của bên thứ ba (như quy định trong TCVN ISO/IEC 17000:2007, 5.5), do đó các tổ chức tiến hành hoạt động này là tổ chức đánh giá sự phù hợp bên thứ ba.

CHÚ THÍCH 1: Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ “sản phẩm” giống với định nghĩa “sản phẩm” nêu trong TCVN ISO/IEC 17000.

CHÚ THÍCH 2: Tiêu chuẩn này có thể được dùng làm chuẩn mực cho việc công nhận hoặc đánh giá đồng đẳng giữa các tổ chức chứng nhận nhằm được thừa nhận năng lực chứng nhận OPPS phù hợp với TCVN 11041:2017. Tiêu chuẩn này cũng nhằm sử dụng làm chuẩn mực cho các cơ quan quản lý và các tập đoàn công nghiệp tham gia vào hoạt động thừa nhận trực tiếp các tổ chức chứng nhận OPPS phù hợp với TCVN 11041:2017. Một số yêu cầu của tiêu chuẩn này cũng thích hợp cho các tổ chức khác tham gia vào hoạt động đánh giá sự phù hợp của các tổ chức chứng nhận nói trên và vào việc đánh giá sự phù hợp của các tổ chức chứng nhận sự phù hợp của OPPS với các tiêu chí bổ sung hoặc khác với các tiêu chí trong TCVN 11041:2017.

Việc chứng nhận OPPS không xác nhận tính an toàn hoặc sự phù hợp của sản phẩm của tổ chức trong chuỗi hành trình sản phẩm (CoC). Tuy nhiên, TCVN 11041-4:2017 đòi hỏi tổ chức phải đáp ứng tất cả các yêu cầu luật định và chế định hiện hành liên quan đến sản xuất và chế biển sản phẩm hữu cơ.

CHÚ THÍCH 3: Việc chứng nhận một OPPS theo TCVN 11041:2017 là chứng nhận quá trình sản xuất và chế biển sản phẩm hữu cơ kết hợp lấy mẫu thử nghiệm sản phẩm khi cần.

Các tổ chức áp dụng OPPS khác có thể dùng các khái niệm và yêu cầu trong tiêu chuẩn này với điều kiện các yêu cầu được thay đổi cho phù hợp khi cần.

2 Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN ISO/IEC 17000:2007, Đánh giá sự phù hợp - Từ vựng và các nguyên tắc chung;

TCVN ISO/IEC 17065:2013, Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận sản phẩm, quá trình, dịch vụ

TCVN ISO/IEC 17021-1:2015, Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý - Phần 1: Các yêu cầu

TCVN ISO 9000:2007 (ISO 9000:2005), Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

Quy định IFOAM đối với sản xuất và chế biến hữu cơ - Phần IV - Yêu cầu công nhận IFOAM đối với tổ chức chứng nhận sản xuất và chế biển hữu cơ.

3 Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN ISO/IEC 17000, TCVN ISO/IEC 17065, tiêu chuẩn IFOAM và các thuật ngữ và định nghĩa dưới đây.

3.1

Cân đối Đầu vào/Đầu ra

Việc đánh giá để kiểm tra đầu ra của sản phẩm hữu cơ so với việc cung cấp nguyên liệu hoặc trong trường hợp của các hoạt động thương mại thì đánh giá khối lượng bán so với với khối lượng mua.

3.2

Cân đối Sản xuất/Bán hàng

Hoạt động đánh giá để kiểm tra doanh số của sản phẩm hữu cơ so với khối lượng sản xuất.

3.3

Cấp phép

Một thỏa thuận hoặc hợp đồng cấp cho nhà sản xuất được chứng nhận quyền sử dụng giấy chứng nhận hoặc dấu hiệu chứng nhận phù hợp với các yêu cầu của chương trình đó.

3.4

Chấp nhận chứng nhận sản phẩm khác

Thủ tục mà theo đó một tổ chức chứng nhận chấp nhận được chứng nhận của một sản phẩm bởi một tổ chức chứng nhận khác, từ đó tạo điều kiện cho việc sử dụng, hoặc chế biến tiếp theo bởi các nhà sản xuất của chính tổ chức chứng nhận.

3.5

Chủ chương trình

Cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì chương trình chứng nhận

CHÚ THÍCH: Chủ chương trình có thể là chính tổ chức chứng nhận, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, hiệp hội thương mại, nhóm các tổ chức chứng nhận hoặc các tổ chức khác.

3.6

Chứng nhận

Thủ tục mà một nhà sản xuất hoặc một nhóm các nhà sản xuất nhận được xác nhận đáng tin cậy bằng văn bản rằng một quá trình xác định đã được áp dụng có phương pháp để đánh giá việc các nhà sản xuất đang sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu hoặc tiêu chuẩn cụ thể.

3.7

Chứng nhận về sự phù hợp

Văn bản được phát hành bởi một tổ chức chứng nhận, tuyên bố rằng một nhà sản xuất là phù hợp với các tiêu chuẩn sản xuất, chế biến hữu cơ.

3.8

Chuỗi hành trình sản phẩm

Các kênh mà qua đó các sản phẩm được phân phối từ nguồn gốc đến sử dụng cuối cùng, bao gồm cả sản xuất ban đầu, chế biến, xử lý, lưu trữ, buôn bán và các giai đoạn vận chuyển.

3.9

Chương trình chứng nhận

Một hệ thống với các yêu cầu, thủ tục và quản lý được quy định mà tổ chức chứng nhận vận hành để thực hiện chứng nhận sự phù hợp với một tiêu chuẩn cụ thể.

3.10

Công nhận

Thủ tục mà một cơ quan có thẩm quyền đưa ra một sự thừa nhận chính thức rằng một tổ chức có đủ năng lực để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.

3.11

Dấu chứng nhận

Dấu chứng nhận hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ xác định (các) sản phẩm đã được chứng nhận phù hợp với các yêu cầu của một chương trình chứng nhận được thực hiện bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng nhận.

3.12

Đa chứng nhận

Sự chứng nhận cho một hoạt động bởi nhiều hơn một tổ chức chứng nhận.

3.13

Đánh giá

Đánh giá có hệ thống dựa trên tất cả thông tin liên quan thu được để nhằm đưa ra quyết định chứng nhận.

3.14

Đánh giá nội bộ

Là hoạt động đánh giá và xem xét định kỳ một cách có hệ thống của tổ chức chứng nhận đối với các mục tiêu và hiệu lực của một chương trình

3.15

Đánh giá truy xuất nguồn gốc

Xác nhận rằng một sản phẩm hoặc các thành phần của sản phẩm đó có thể truy xuất được đến nhà cung cấp ban đầu.

3.16

Giai đoạn chuyển đổi

Khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu quản lý theo hình thức hữu cơ đến khi cấp giấy chứng nhận các hoạt động trồng trọt và/hoặc chăn nuôi theo phương pháp hữu cơ.

3.17

Giám sát

Hoạt động kiểm soát tiếp theo việc tuân thủ của nhà sản xuất với các tiêu chuẩn và yêu cầu chứng nhận.

3.18

Giấy chứng nhận giao dịch

Giấy tờ được ban hành bởi tổ chức chứng nhận hoặc bởi nhà sản xuất, tuyên bố rằng lô hàng hóa cụ thể được chứng nhận.

3.19

Hành động phòng ngừa

Các cải tiến một cách chủ động đối với các quá trình của một tổ chức được thực hiện nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hoặc các tình huống không mong muốn khác.

3.20

Hành động khắc phục

Cải tiến các quá trình của một tổ chức được thực hiện để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp hoặc các tình huống không mong muốn khác.

3.21

Hệ thống chất lượng

Các thủ tục được thành lập thành văn bản, được thiết lập, thực hiện, và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng quá trình sản xuất, sơ chế, quản lý, chứng nhận, công nhận và các hệ thống khác đáp ứng yêu cầu cụ thể và kết quả đầu ra theo các quy trình chuẩn hóa đang tuân theo.

3.22

Hệ thống kiểm soát nội bộ

Một phần của một hệ thống đảm bảo chất lượng được văn bản hóa cho phép tổ chức chứng nhận bên ngoài ủy quyền việc kiểm tra định kỳ hang năm của các thành viên nhóm đơn lẻ cho một tổ chức/đơn vị trong hoạt động chứng nhận.

3.23

Khách hàng

Tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm đối với tổ chức chứng nhận về việc đảm bảo rằng các yêu cầu chứng nhận, gồm cả yêu cầu đối với sản phẩm được thực hiện.

CHÚ THÍCH: Trong tiêu chuẩn này, khi thuật ngữ “khách hàng” được sử dụng thì nó áp dụng cho cả “bên đăng ký chứng nhận” và “khách hàng”, trừ khi có quy định khác.

3.24

Khiếu nại

Yêu cầu của một nhà sản xuất về việc xem xét lại của bất kỳ quyết định bất lợi được đưa ra bởi tổ chức chứng nhận liên quan đến tình trạng chứng nhận của mình.

3.25

Kiểm tra

Một cuộc đánh giá hiện trường để xác minh rằng hiệu lực của một hoạt động phù hợp với các yêu cầu.

3.26

Kiểm tra viên

Một người đủ điều kiện để thực hiện công tác kiểm tra một hoạt động.

3.27

Không phù hợp

Một trường hợp mà một tiêu chuẩn hoặc yêu cầu cụ thể không được đáp ứng.

3.28

Kỹ thuật di truyền

Một tập hợp các kỹ thuật sinh học phân tử (chẳng hạn như DNA tái tổ hợp) mà theo đó các vật liệu di truyền của cây trồng, vật nuôi, vi sinh vật, các tế bào và các đơn vị sinh học khác được thay đổi theo những cách hoặc với kết quả mà không thể thu được bằng phương pháp giao phối tự nhiên và sinh sản hoặc tái tổ hợp tự nhiên. Kỹ thuật của kỹ thuật di truyền bao gồm, nhưng không giới hạn: DNA tái tổ hợp, dung hợp tế bào, tiêm vi mô và vi tiêm. Sinh vật biến đổi gen này không bao gồm các sinh vật phát sinh từ các kỹ thuật như tiếp hợp, tải nạp và lai tạo tự nhiên.

3.29

Nhà sản xuất

Một cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp kinh doanh, chịu trách nhiệm đảm bảo rằng quá trình sản xuất đáp ứng, và liên tục đáp ứng, các yêu cầu chứng nhận.

3.30

Ngoại lệ

Sự cho phép một nhà sản xuất bởi một tổ chức chứng nhận được loại trừ sự cần thiết phải tuân thủ các yêu cầu.

3.31

Phản hồi

Sự phản đối về chính sách, thủ tục hoặc hoạt động của tổ chức chứng nhận. Sự khiếu nại cũng có thể là một sự phản đối liên quan đến việc tuân thủ của bên được chứng nhận gửi tới tổ chức chứng nhận bởi một bên thứ ba.

3.32

Phạm vi chứng nhận

Việc nhận biết về:

- (các) sản phẩm hoặc quá trình được cấp chứng nhận,

- (các) tiêu chuẩn và tài liệu quy định khác, gồm cả ngày ban hành, theo đó đánh giá sự phù hợp (các) sản phẩm, quá trình.

3.33

Quá trình

Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

CHÚ THÍCH: Tương ứng định nghĩa 3.4.1, TCVN ISO 9000:2007.

3.34

Sản phẩm

Kết quả của một quá trình.

CHÚ THÍCH 1: Sản phẩm gồm cả kết quả của các quá trình tự nhiên, như sự sinh trưởng của thực vật hay sự hình thành tài nguyên thiên nhiên khác.

CHÚ THÍCH 2: Tương ứng định nghĩa 3.3, TCVN ISO/IEC 17000:2007.

3.35

Sản xuất riêng rẽ/phân tách

Nơi mà một phần của trang trại hoặc khu chế biến là hữu cơ. Các phần còn lại có thể (a) phi hữu cơ; hoặc (b) trong chuyển đổi. Xem thêm sản xuất song song.

3.36

Sản xuất song song

Bất kỳ hoạt động sản xuất mà cùng đơn vị đang nuôi trồng, chăn nuôi, sơ chế hoặc chế biến cùng một sản phẩm trong một hệ thống hữu cơ và phi hữu cơ. Tình huống sản xuất “hữu cơ” và “trong giai đoạn chuyển đổi” của cùng một sản phẩm cũng là sản xuất song song. Sản xuất song song là một trường hợp đặc biệt của sản xuất riêng rẽ/phân tách.

3.37

Sinh vật biến đổi gen (GMO)

Thực vật, động vật, hoặc vi khuẩn bị biến đổi bởi kỹ thuật di truyền.

3.38

Tái kiểm tra

Hoạt động kiểm tra bên ngoài của các thành viên nhóm đơn lẻ được thực hiện bởi kiểm tra viên của tổ chức chứng nhận trong trường hợp chứng nhận nhóm

3.39

Tiền lệ

Một quyết định chứng nhận liên quan đến một tình huống hoặc tập hợp các tình huống mới có thể làm hướng dẫn cho các quyết định trong tương lai.

3.40

Tiêu chuẩn

Quy tắc quy định cách thức một sản phẩm phải được sản xuất và chế biến. Đối với mục đích của tài liệu này, tiêu chuẩn được sử dụng để xác định việc thực hành sản xuất hữu cơ

3.41

Tính khách quan

Sự thể hiện của tính vô tư.

CHÚ THÍCH 1: Vô tư có nghĩa là không có xung đột lợi ích hoặc xung đột lợi ích được giải quyết sao cho không ảnh hưởng bất lợi đến các hoạt động của tổ chức.

CHÚ THÍCH 2: Các thuật ngữ khác có thể dùng để diễn giải tính khách quan là: độc lập, không có xung đột lợi ích, không thiên lệch, không thành kiến, trung lập, công bằng, cởi mở, không thiên vị, tách bạch, cân bằng.

3.42

Thầu phụ sản xuất hoặc chế biến

Việc các nhà sản xuất sử dụng bên thứ ba để thực hiện các hoạt động sản xuất, chế biến cụ thể trên danh nghĩa nhà sản xuất.

3.43

Tổ chức chứng nhận

Tổ chức đánh giá sự phù hợp bên thứ ba triển khai chương trình chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Tổ chức chứng nhận có thể là tổ chức thuộc chính phủ hoặc tổ chức phi chính phủ (có hoặc không có thẩm quyền quản lý).

3.44

Tổ chức kiểm tra

Một tổ chức thực hiện dịch vụ kiểm tra.

3.45

Tư vấn

Dịch vụ hoặc tư vấn tương ứng theo yêu cầu của một nhà sản xuất cụ thể nhằm đạt được phù hợp với các yêu cầu chứng nhận.

3.46

Xem xét đánh giá

Sự kết hợp các chức năng lựa chọn và xác định của hoạt động đánh giá sự phù hợp.

CHÚ THÍCH: Các chức năng lựa chọn và xác định được quy định tại A.2 và A.3. TCVN ISO/IEC 17000:2007

3.47

Xung đột lợi ích

Một tập hợp các tình huống tạo ra một rủi ro mà hành động hoặc hành vi nghề nghiệp liên quan hoạt động chứng nhận sẽ bị ảnh hưởng quá mức bởi một lợi ích thứ cấp.

3.48

Xử phạt

Các biện pháp được thực hiện đối với các nhà sản xuất đã không tuân thủ các tiêu chuẩn hoặc các yêu cầu khác của tổ chức chứng nhận.

3.49

Yêu cầu chứng nhận

Yêu cầu quy định, gồm cả yêu cầu đối với sản phẩm được khách hàng thực hiện làm điều kiện cho việc thiết lập hoặc duy trì chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Yêu cầu chứng nhận bao gồm các yêu cầu tổ chức chứng nhận đặt ra cho khách hàng [thường thông qua thỏa thuận chứng nhận để đáp ứng tiêu chuẩn này và cũng có thể bao gồm các yêu cầu đặt ra cho khách hàng thông qua chương trình chứng nhận hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. “Yêu cầu chứng nhận” được sử dụng trong tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu đặt ra cho tổ chức chứng nhận thông qua chương trình chứng nhận.

VÍ DỤ: Dưới đây là các yêu cầu chứng nhận chứ không phải là yêu cầu đối với sản phẩm.

- hoàn thiện thỏa thuận chứng nhận;

- thanh toán phí;

- cung cấp thông tin về những thay đổi đối với sản phẩm được chứng nhận;

- cho tiếp cận sản phẩm được chứng nhận trong hoạt động giám sát.

3.50

Yêu cầu đối với sản phẩm

Yêu cầu liên quan trực tiếp tới sản phẩm, được quy định trong tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định khác xác định trong chương trình chứng nhận.

4 Nguyên tắc

4.1 Khái quát

4.1.1 Những nguyên tắc nêu trong điều này là cơ sở cho việc thực hiện cụ thể và các yêu cầu mô tả trong tiêu chuẩn này. Tiêu chuẩn này không đưa ra các yêu cầu cụ thể cho tất cả các trường hợp có thể xảy ra. Những nguyên tắc này cần được áp dụng như là hướng dẫn cho việc ra quyết định có thể cần trong các trường hợp ngoài dự tính. Các nguyên tắc không phải là yêu cầu.

4.1.2 Mục đích tổng thể của việc chứng nhận là mang lại sự tin cậy cho tất cả các bên rằng quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ đáp ứng các yêu cầu quy định. Giá trị của việc chứng nhận là mức độ tin cậy của công chúng và lòng tin được thiết lập thông qua việc đánh giá khách quan và chuyên nghiệp của bên thứ ba. Các bên quan tâm đến chứng nhận gồm, nhưng không giới hạn ở:

a) khách hàng của tổ chức chứng nhận;

b) khách hàng của tổ chức có quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được chứng nhận;

c) cơ quan có thẩm quyền thuộc chính phủ;

d) các tổ chức phi chính phủ;

e) người tiêu dùng và các thành phần xã hội khác.

4.1.3 Các nguyên tắc thúc đẩy sự tin cậy và nguyên tắc nông nghiệp hữu cơ:

Các nguyên tắc thúc đẩy sự tin cậy

- khách quan;

- năng lực;

- trách nhiệm;

- công khai;

- bảo mật;

- đáp ứng khiếu nại;

- tiếp cận theo rủi ro.

CHÚ THÍCH: Tiêu chuẩn này đưa ra các nguyên tắc chứng nhận trong Điều 4; các nguyên tắc tương ứng liên quan đến đánh giá có thể được nêu trong Điều 4, TCVN ISO 19011:2013 (ISO 19011:2011).

4.2 Khách quan

4.2.1 Điều cần thiết đối với tổ chức chứng nhận là phải khách quan và được cảm nhận là khách quan để đưa ra chứng nhận mang lại sự tin cậy. Điều quan trọng là tất cả nhân sự nội bộ và bên ngoài đều nhận thức được sự cần thiết đối với tính khách quan.

4.2.2 Phải thừa nhận rằng, nguồn thu nhập của tổ chức chứng nhận là do khách hàng trả cho việc chứng nhận và đó là nguy cơ tiềm ẩn đối với tính khách quan.

4.2.3 Để đạt được và duy trì sự tin cậy, điều thiết yếu là các quyết định của tổ chức chứng nhận phải dựa trên bằng chứng khách quan về sự phù hợp (hay không phù hợp) mà tổ chức chứng nhận thu được và các quyết định của tổ chức không bị ảnh hưởng bởi các lợi ích hoặc các bên quan tâm khác.

4.2.4 Các nguy cơ ảnh hưởng đến tính khách quan bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

a) Tư lợi: nguy cơ nảy sinh từ cá nhân hoặc tổ chức hành động vì lợi ích riêng của mình. Trong hoạt động chứng nhận, tính tư lợi về tài chính là nguy cơ ảnh hưởng đến tính khách quan.

b) Tự xem xét: nguy cơ nảy sinh từ việc chính cá nhân hoặc tổ chức xem xét công việc mình thực hiện. Khi đánh giá quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng mà tổ chức chứng nhận cung cấp hoạt động tư vấn về hệ thống quản lý cũng có thể là một nguy cơ tự xem xét.

c) Thân quen (hoặc tin tưởng): nguy cơ nảy sinh từ cá nhân hoặc tổ chức quá quen thuộc hoặc tin tưởng vào người khác thay cho việc tìm kiếm bằng chứng đánh giá.

d) Bị đe dọa: nguy cơ nảy sinh từ cá nhân hoặc tổ chức có nhận thức về việc bị ép buộc công khai hoặc kín đáo, như nguy cơ bị thay thế hoặc báo cáo với người giám sát.

4.3 Năng lực

4.3.1 Năng lực nhân sự của tổ chức chứng nhận ở tất cả các chức năng tham gia vào hoạt động chứng nhận là điều cần thiết để đưa ra chứng nhận mang lại sự tin cậy.

4.3.2 Năng lực cũng cần được hỗ trợ bởi quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức chứng nhận.

4.3.3 Vấn đề quan trọng trong quản lý của tổ chức chứng nhận là phải có quá trình được thực hiện để thiết lập chuẩn mực năng lực đối với nhân sự tham gia vào hoạt động đánh giá và hoạt động chứng nhận khác và thực hiện xem xét đánh giá theo chuẩn mực đó.

4.4 Trách nhiệm

4.4.1 Khách hàng chứng nhận, chứ không phải là tổ chức chứng nhận, có trách nhiệm trong việc đạt được một cách nhất quán các kết quả dự kiến từ việc thực hiện tiêu chuẩn về quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ và sự phù hợp với các yêu cầu chứng nhận.

4.4.2 Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm đánh giá bằng chứng khách quan đầy đủ làm cơ sở cho quyết định chứng nhận. Dựa trên các kết luận đánh giá, tổ chức đưa ra quyết định cấp chứng nhận nếu có đủ bằng chứng về sự phù hợp, hoặc không cấp chứng nhận nếu không có đủ bằng chứng về sự phù hợp.

CHÚ THÍCH: Mọi đánh giá đều dựa trên cơ sở lấy mẫu trong phạm vi quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức và vì vậy không đảm bảo phù hợp 100 % với các yêu cầu.

4.5 Công khai

4.5.1 Tổ chức chứng nhận cần tạo sự tiếp cận công khai, hoặc đưa ra thông tin thích hợp và kịp thời về quá trình đánh giá và quá trình chứng nhận của mình, cũng như tình trạng chứng nhận (nghĩa là cấp chứng nhận, mở rộng, duy trì, cấp mới, đình chỉ, thu hẹp phạm vi hoặc hủy bỏ chứng nhận) của tổ chức bất kỳ, để đạt được sự tin cậy về tính toàn vẹn và tin cậy của chứng nhận. Tính công khai là nguyên tắc để tiếp cận, hoặc công khai thông tin thích hợp.

4.5.2 Để đạt được hoặc duy trì sự tin cậy trong chứng nhận, tổ chức chứng nhận cần tạo sự tiếp cận thích hợp hoặc công khai những thông tin không bí mật về kết luận của các đánh giá cụ thể (ví dụ như các đánh giá về việc đáp ứng khiếu nại) cho các bên quan tâm cụ thể.

4.6 Bảo mật

Để có quyền truy cập thông tin cần thiết đối với tổ chức chứng nhận để đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu về chứng nhận thích hợp, điều cần thiết là tổ chức chứng nhận không được tiết lộ bất kỳ thông tin bí mật nào.

4.7 Đáp ứng khiếu nại

Các bên tin tưởng vào chứng nhận đều mong muốn các khiếu nại được điều tra và nếu thấy những khiếu nại này là đúng đắn, thì cần có sự tin tưởng rằng các khiếu nại đó sẽ được xử lý một cách phù hợp cũng như sẽ có nỗ lực hợp lý để giải quyết các khiếu nại. Khả năng đáp ứng có hiệu lực các khiếu nại là phương tiện quan trọng bảo vệ cho tổ chức chứng nhận, khách hàng của tổ chức cũng như những người sử dụng chứng nhận khác khỏi các sai lỗi, thiếu sót hay hành vi không hợp lý. Sự tin cậy trong các hoạt động chứng nhận được bảo đảm khi các khiếu nại được xử lý một cách thích hợp.

CHÚ THÍCH: Cần có sự cân bằng thích hợp giữa các nguyên tắc công khai và bảo mật, bao gồm cả khả năng đáp ứng khiếu nại, để chứng tỏ tính toàn vẹn và tin cậy cho tất cả mọi người sử dụng chứng nhận.

4.8 Tiếp cận theo rủi ro

Tổ chức chứng nhận cần tính đến các rủi ro liên quan đến việc cung cấp chứng nhận có năng lực, nhất quán và khách quan. Những rủi ro có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, rủi ro liên quan tới:

- các mục tiêu đánh giá;

- việc lấy mẫu được sử dụng trong quá trình đánh giá;

- tính khách quan trên thực tế và được cảm nhận;

- các vấn đề pháp lý, quản lý và trách nhiệm pháp lý;

- tổ chức của khách hàng được đánh giá và môi trường hoạt động của tổ chức;

- tác động của việc đánh giá tới khách hàng và hoạt động của khách hàng;

- sức khỏe và an toàn cho đoàn đánh giá;

- cảm nhận của các bên quan tâm;

- tuyên bố sai lệch của khách hàng được chứng nhận;

- việc sử dụng dấu.

5 Yêu cầu chung

5.1 Các vấn đề pháp lý và hợp đồng

5.1.1 Trách nhiệm pháp lý

Tổ chức chứng nhận phải là một pháp nhân hoặc một bộ phận xác định của một pháp nhân, như vậy tổ chức mới có thể chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động chứng nhận của mình. Tổ chức chứng nhận thuộc chính phủ được coi là pháp nhân trên cơ sở địa vị chính phủ của mình.

5.1.2 Thỏa thuận chứng nhận

Tổ chức chứng nhận phải có thỏa thuận được ràng buộc về mặt pháp lý đối với việc cung cấp hoạt động chứng nhận với khách hàng. Ngoài ra, nếu tổ chức chứng nhận có nhiều văn phòng hoặc khách hàng có nhiều địa điểm, thì tổ chức chứng nhận phải đảm bảo có thỏa thuận được ràng buộc về mặt pháp lý giữa tổ chức chứng nhận cấp chứng nhận, ban hành giấy chứng nhận và tất cả các địa điểm thuộc phạm vi chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Một thỏa thuận chứng nhận có thể đạt được thông qua nhiều thỏa thuận viện dẫn hoặc liên hệ lẫn nhau.

5.1.3 Trách nhiệm đối với quyết định chứng nhận

Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm và phải duy trì thẩm quyền đối với những quyết định của mình liên quan đến chứng nhận, bao gồm việc cấp, duy trì, cấp mới, mở rộng, thu hẹp, đình chỉ hoặc hủy bỏ chứng nhận.

5.2 Quản lý tính khách quan

5.2.1 Hoạt động đánh giá sự phù  hợp phải được thực hiện một cách khách quan. Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm đối với tính khách quan trong hoạt động đánh giá sự phù hợp của mình và không được phép để các áp lực về thương mại, tài chính hoặc các áp lực khác làm tổn hại tới tính khách quan.

5.2.2 Tổ chức chứng nhận phải có cam kết của lãnh đạo cao nhất về tính khách quan trong các hoạt động chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Tổ chức chứng nhận phải có một tuyên bố công khai rộng rãi rằng tổ chức hiểu được tầm quan trọng của tính khách quan trong việc tiến hành các hoạt động chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, cũng như quản lý được xung đột về lợi ích và đảm bảo tính khách quan trong hoạt động chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ.

5.2.3 Tổ chức chứng nhận phải có quá trình để nhận biết, phân tích, định mức, xử lý, theo dõi và lập thành văn bản các rủi ro liên quan tới xung đột lợi ích nảy sinh từ việc cung cấp chứng nhận, bao gồm mọi xung đột nảy sinh từ các mối quan hệ của tổ chức, một cách liên tục. Khi có nguy cơ bất kỳ đối với tính khách quan, thì tổ chức chứng nhận phải lập thành văn bản và chứng tỏ cách loại trừ hoặc giảm thiểu nguy cơ đó và lập thành văn bản các rủi ro tồn đọng. Việc chứng tỏ phải bao trùm tất cả các nguy cơ tiềm ẩn được nhận biết, cho dù những nguy cơ này nảy sinh trong phạm vi của tổ chức chứng nhận hay từ các hoạt động của những cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan khác.Khi một mối quan hệ có nguy cơ không thể chấp nhận với tính khách quan (như công ty con thuộc sở hữu hoàn toàn của tổ chức chứng nhận yêu cầu chứng nhận từ công ty mẹ), thì không được cung cấp chứng nhận.

Lãnh đạo cao nhất phải xem xét mọi rủi ro tồn đọng để xác định xem rủi ro đó có nằm trong mức rủi ro có thể chấp nhận được hay không.

Quá trình đánh giá rủi ro phải bao gồm việc nhận diện và tham vấn của các bên quan tâm thích hợp để tư vấn về các vấn đề ảnh hưởng đến tính khách quan gồm cả tính công khai và cảm nhận của công chúng. Việc tham vấn các bên quan tâm thích hợp phải cân bằng và không có bên nào chiếm ưu thế lợi ích.

CHÚ THÍCH 1: Các nguồn đe dọa tính khách quan của tổ chức chứng nhận có thể dựa trên cơ sở quan hệ sở hữu, sự điều hành, quản lý, nhân sự, chia sẻ nguồn lực, tài chính, hợp đồng, marketing và chi trả hoa hồng bán hàng hay sự thuyết phục khác cho sự chuyển đến của khách hàng mới,...

CHÚ THÍCH 2: Bên quan tâm có thể bao gồm nhân sự và khách hàng của tổ chức chứng nhận, khách hàng của tổ chức có quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được chứng nhận, đại diện của các hiệp hội thương mại ngành nghề, đại diện cơ quan quản lý nhà nước hoặc dịch vụ khác của nhà nước hay đại diện của các tổ chức phi chính phủ, gồm cả tổ chức người tiêu dùng.

CHÚ THÍCH 3: Một cách để thực hiện yêu cầu về tham vấn nêu ở điều này là sử dụng ban bao gồm các bên quan tâm.

5.2.4 Một tổ chức chứng nhận không được chứng nhận về quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ chất lượng cho một tổ chức chứng nhận khác.

5.2.5 Tổ chức chứng nhận, bộ phận bất kỳ của cùng một pháp nhân, thực thể bất kỳ dưới sự kiểm soát về mặt tổ chức của tổ chức chứng nhận [xem 9.5.1.2, điểm b)] đều không được đề nghị hoặc cung cấp tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Điều này cũng áp dụng cho bộ phận công quyền có vai trò là tổ chức chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Điều này không ngăn cấm khả năng trao đổi thông tin (ví dụ diễn giải các phát hiện hoặc làm rõ các yêu cầu) giữa tổ chức chứng nhận và khách hàng của mình.

5.2.6 Việc tổ chức chứng nhận và bộ phận bất kỳ của cùng một pháp nhân thực hiện đánh giá nội bộ cho khách hàng được chứng nhận của mình là mối nguy đáng kể đối với tính khách quan. Vì vậy, tổ chức chứng nhận, bộ phận bất kỳ của cùng một pháp nhân, thực thể bất kỳ dưới sự kiểm soát về mặt tổ chức của tổ chức chứng nhận [xem 9.5.1.2, điểm b)] đều không được đề nghị hoặc cung cấp đánh giá nội bộ cho khách hàng được chứng nhận của mình. Việc giảm nhẹ được thừa nhận đối với nguy cơ này là tổ chức chứng nhận không được chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ mà mà mình đã cung cấp đánh giá nội bộ ít nhất là hai năm sau khi hoàn thành các cuộc đánh giá nội bộ đó.

CHÚ THÍCH: Xem chú thích 1 ở 5.2.3.

5.2.7 Khi khách hàng được tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ bởi tổ chức có mối quan hệ với tổ chức chứng nhận, thì đây cũng là mối nguy đáng kể đối với tính khách quan. Việc giảm nhẹ được thừa nhận đối với nguy cơ này là tổ chức chứng nhận không được chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ ít nhất là hai năm sau khi kết thúc việc tư vấn.

CHÚ THÍCH: Xem chú thích 1 ở 5.2.3.

5.2.8 Tổ chức chứng nhận không được thuê đánh giá bên ngoài từ tổ chức tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ vì điều này chứa đựng nguy cơ không thể chấp nhận đối với tính khách quan của tổ chức chứng nhận (xem 7.5). Điều này không áp dụng với các cá nhân được ký hợp đồng làm chuyên gia đánh giá đề cập trong 7.3.

5.2.9 Tổ chức chứng nhận không được tiếp thị hoặc chào hàng các hoạt động của mình cùng với các hoạt động của tổ chức tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Tổ chức chứng nhận phải có hành động điều chỉnh các tuyên bố không thích hợp của mọi tổ chức tư vấn nêu hoặc ám chỉ rằng việc chứng nhận có thể đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng hơn hoặc chi phí thấp hơn khi sử dụng tổ chức chứng nhận. Tổ chức chứng nhận không được tuyên bố hoặc ám chỉ rằng việc chứng nhận có thể đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng hơn hoặc chi phí thấp hơn nếu sử dụng tổ chức tư vấn xác định.

5.2.10 Để đảm bảo không có xung đột về lợi ích, tổ chức chứng nhận không được sử dụng người đã tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, bao gồm cả những người hoạt động trong ban quản lý, để tham gia vào đánh giá hoặc hoạt động chứng nhận khác nếu họ có liên quan đến việc tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ cho khách hàng. Việc giảm nhẹ được thừa nhận đối với nguy cơ này là không được sử dụng nhân sự tối thiểu là hai năm sau khi kết thúc việc tư vấn.

5.2.11 Tổ chức chứng nhận phải thực hiện hành động ứng phó với mọi nguy cơ đối với tính khách quan nảy sinh từ các hành động của những cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan khác.

5.2.12 Tất cả nhân sự, nội bộ hay bên ngoài, hoặc các ban của tổ chức chứng nhận có ảnh hưởng đến hoạt động chứng nhận, phải làm việc một cách khách quan và không được để các áp lực về thương mại, tài chính hoặc các áp lực khác làm tổn hại đến tính khách quan.

5.2.13 Tổ chức chứng nhận phải yêu cầu nhân sự, nội bộ và bên ngoài, thông báo mọi trường hợp được biết có thể dẫn đến việc họ hoặc tổ chức chứng nhận vướng phải những xung đột về lợi ích. Tổ chức chứng nhận phải ghi nhận và sử dụng thông tin này làm đầu vào để nhận biết các nguy cơ ảnh hưởng đến tính khách quan nảy sinh từ hoạt động của nhân sự này hoặc các tổ chức thuê họ, đồng thời không được sử dụng nhân sự nội bộ hoặc bên ngoài này, trừ khi họ có thể chứng tỏ rằng không có xung đột về lợi ích.

5.3 Trách nhiệm pháp lý và tài chính

5.3.1 Tổ chức chứng nhận phải có khả năng chứng tỏ rằng đã đánh giá những rủi ro nảy sinh từ các hoạt động chứng nhận của mình cũng như có những sắp xếp thích hợp (ví dụ như bảo hiểm hoặc biện pháp dự phòng) để thực hiện các trách nhiệm pháp lý nảy sinh từ những hoạt động trong từng lĩnh vực và khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động.

5.3.2 Tổ chức chứng nhận phải đánh giá về tài chính và các nguồn thu nhập và chứng tỏ rằng ngay từ đầu cũng như tiếp theo đó, các áp lực về thương mại, tài chính hay các áp lực khác không làm tổn hại đến tính khách quan của tổ chức.

5.4 Điều kiện không phân biệt đối xử

5.4.1 Các chính sách và thủ tục theo đó tổ chức chứng nhận triển khai hoạt động cũng như việc quản trị các chính sách và thủ tục này không được mang tính phân biệt đối xử. Ngoài các yêu cầu đưa ra trong tiêu chuẩn này, không được sử dụng các thủ tục để gây trở ngại hoặc ngăn cấm việc tiếp cận của bên đăng ký chứng nhận.

5.4.2 Tổ chức chứng nhận phải tạo khả năng tiếp cận dịch vụ cho tất cả các bên đăng ký chứng nhận có hoạt động nằm trong phạm vi hoạt động của tổ chức.

5.4.3 Không được đặt điều kiện cho việc tiếp cận quá trình chứng nhận theo quy mô của khách hàng hay quan hệ thành viên của hiệp hội hoặc nhóm bất kỳ, cũng như điều kiện cho việc chứng nhận theo số lượng chứng nhận đã cấp. Không được có các điều kiện tài chính hay những điều kiện phi lý khác.

CHÚ THÍCH: Tổ chức chứng nhận có thể từ chối chấp nhận đăng ký hay duy trì một hợp đồng chứng nhận đối với khách hàng nếu có cơ sở hay lý lẽ chứng tỏ được, ví dụ như khách hàng tham gia vào các hoạt động phi pháp, có quá khứ lặp lại sự không tuân thủ các yêu cầu chứng nhận/yêu cầu đối với sản phẩm hoặc những vấn đề tương tự liên quan đến khách hàng.

5.4.4 Tổ chức chứng nhận phải giới hạn các yêu cầu, việc xem xét đánh giá, thẩm xét, quyết định và giám sát (nếu có) của mình ở những vấn đề liên quan cụ thể đến phạm vi chứng nhận.

6 Yêu cầu về cơ cấu

6.1 Cơ cấu tổ chức và lãnh đạo cao nhất

6.1.1 Tổ chức chứng nhận phải lập thành văn bản cơ cấu tổ chức của mình, trong đó chỉ rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo và nhân sự khác tham gia vào chứng nhận và các ban bất kỳ. Khi tổ chức chứng nhận được xác định là bộ phận của một pháp nhân, thì cơ cấu tổ chức phải bao gồm cả phạm vi quyền hạn và mối quan hệ với các bộ phận khác trong cùng pháp nhân.

6.1.2 Hoạt động chứng nhận phải được tổ chức và quản lý sao cho đảm bảo tính khách quan.

6.1.3 Tổ chức chứng nhận phải xác định lãnh đạo cao nhất (ban, nhóm người hoặc cá nhân) có quyền hạn và trách nhiệm chung đối với từng công việc sau đây:

a) xây dựng các chính sách và thiết lập các quá trình, thủ tục liên quan đến hoạt động của tổ chức;

b) giám sát việc áp dụng các chính sách, quá trình và thủ tục;

c) đảm bảo tính khách quan;

d) giám sát tài chính của tổ chức;

e) xây dựng các dịch vụ và chương trình chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ;

f) thực hiện các đánh giá, chứng nhận và đáp ứng các khiếu nại;

g) quyết định việc chứng nhận;

h) ủy quyền cho ban hoặc cá nhân, khi cần thiết, thay mặt thực hiện các hoạt động xác định;

i) thỏa thuận hợp đồng;

j) cung cấp nguồn lực thỏa đáng cho hoạt động chứng nhận.

6.1.4 Tổ chức chứng nhận phải có các quy tắc chính thức đối với việc bổ nhiệm, các điều lệ và hoạt động của tất cả các ban tham gia vào hoạt động chứng nhận.

6.2 Kiểm soát hoạt động

6.2.1 Tổ chức chứng nhận phải có quá trình để kiểm soát một cách có hiệu lực các hoạt động chứng nhận của các văn phòng chi nhánh, đối tác, hãng, đại diện,... bất kể tình trạng pháp lý, quan hệ hay vị trí địa lý của các đơn vị này. Tổ chức chứng nhận phải xem xét rủi ro của các hoạt động này đối với năng lực, tính nhất quán và tính khách quan của tổ chức chứng nhận.

6.2.2 Tổ chức chứng nhận phải xem xét mức độ và phương pháp thích hợp để kiểm soát các hoạt động được thực hiện bao gồm cả các quá trình của tổ chức, các lĩnh vực kỹ thuật của hoạt động của tổ chức, năng lực của nhân sự, dòng/chuỗi kiểm soát quản lý, việc lập báo cáo và tiếp cận từ xa các hoạt động bao gồm cả hồ sơ.

7 Yêu cầu về nguồn lực

7.1 Năng lực của nhân sự

7.1.1 Các xem xét tổng thể

Tổ chức chứng nhận phải có các quá trình để đảm bảo rằng nhân sự của mình có kiến thức và kỹ năng thích hợp liên quan đến từng nhóm, phân nhóm cụ thể (theo phụ lục A) và khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động.

7.1.2 Xác định tiêu chí năng lực

Tổ chức chứng nhận phải có quá trình xác định tiêu chí năng lực nhân sự tham gia vào quản lý và thực hiện đánh giá Hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Phải xác định các tiêu chí năng lực theo những yêu cầu của tiêu chuẩn hay quy định kỹ thuật cho từng nhóm, phân nhóm cụ thể (theo phụ lục A) và từng chức năng trong quá trình chứng nhận. Kết quả của quá trình này phải là tiêu chí dạng văn bản về kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện một cách hiệu lực các nhiệm vụ đánh giá và chứng nhận cần hoàn thành nhằm đạt được kết quả dự kiến. Phụ lục B, C, D, E quy định các kiến thức và kỹ năng mà tổ chức chứng nhận phải xác định cho các chức năng cụ thể.

7.1.3 Quá trình đánh giá

Tổ chức chứng nhận phải có các quá trình được lập thành văn bản đối với việc đánh giá năng lực ban đầu và việc theo dõi liên tục năng lực cũng như việc thực hiện của mọi cá nhân tham gia vào việc quản lý, thực hiện đánh giá và các hoạt động chứng nhận Hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, áp dụng các tiêu chí năng lực xác định. Tổ chức chứng nhận phải chứng tỏ rằng phương pháp đánh giá của mình là có hiệu lực. Phải sử dụng đầu ra của các quá trình này để nhận biết nhân sự chứng tỏ được năng lực cần thiết đối với các chức năng khác nhau của quá trình đánh giá và chứng nhận. Năng lực phải được chứng tỏ trước khi cá nhân đảm nhận trách nhiệm thực hiện hoạt động của mình trong phạm vi của tổ chức chứng nhận.

CHÚ THÍCH 1: Có thể dùng một số tiêu chí nêu trong Phụ lục B, C, D, E để đánh giá năng lực.

7.1.4 Các xem xét khác

Tổ chức chứng nhận phải tiếp cận với các chuyên gia kỹ thuật cần thiết để chỉ dẫn về những vấn đề liên quan trực tiếp đến việc chứng nhận cho tất cả các phân nhóm và khu vực địa lý mà tổ chức chứng nhận hoạt động. Những chỉ dẫn này có thể có từ bên ngoài hoặc bởi chính nhân sự của tổ chức chứng nhận.

7.2 Nhân sự tham gia vào hoạt động chứng nhận

7.2.1 Tổ chức chứng nhận phải có đủ nhân sự có năng lực để quản lý và hỗ trợ loại hình và phạm vi của chương trình đánh giá Hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ cũng như công việc chứng nhận khác được thực hiện.

7.2.2 Tổ chức chứng nhận phải tuyển dụng, hoặc tiếp cận với số lượng đầy đủ các chuyên gia đánh giá, bao gồm trưởng đoàn đánh giá, chuyên gia kỹ thuật để có thể bao quát tất cả các hoạt động của tổ chức và xử lý khối lượng công việc đánh giá cần thực hiện.

7.2.3 Tổ chức chứng nhận phải làm cho mỗi cá nhân liên quan biết rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình.

7.2.4 Tổ chức chứng nhận phải có các quá trình đối với việc lựa chọn, đào tạo, giao quyền chính thức cho chuyên gia đánh giá Quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ sản phẩm hữu cơ và việc lựa chọn, làm quen cho các chuyên gia kỹ thuật được sử dụng trong hoạt động chứng nhận.

7.2.5 Tổ chức chứng nhận phải có quá trình để đạt được và chứng tỏ việc đánh giá có hiệu lực, bao gồm cả việc sử dụng các chuyên gia đánh giá và trưởng đoàn đánh giá có kỹ năng và kiến thức chung về đánh giá, cũng như kỹ năng và kiến thức phù hợp để đánh giá trong từng phân nhóm cụ thể.

7.2.6 Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng các chuyên gia đánh giá (và, khi cần, các chuyên gia kỹ thuật) hiểu rõ về quá trình đánh giá, các yêu cầu chứng nhận và các yêu cầu liên quan khác. Tổ chức chứng nhận phải để chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật tiếp cận bộ thủ tục dạng văn bản cập nhật cung cấp các hướng dẫn đánh giá và mọi thông tin liên quan đến hoạt động chứng nhận.

7.2.7 Tổ chức chứng nhận phải nhận biết nhu cầu đào tạo và phải cung cấp hoặc tạo sự tiếp cận với việc đào tạo cụ thể để đảm bảo các chuyên gia đánh giá, chuyên gia kỹ thuật và nhân sự khác tham gia vào hoạt động chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ sản phẩm hữu cơ có đủ năng lực cho chức năng mà họ thực hiện.

7.2.8 Nhóm hoặc cá nhân quyết định cấp, từ chối, duy trì, cấp mới, đình chỉ, khôi phục, hủy bỏ chứng nhận, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận phải hiểu rõ tiêu chuẩn áp dụng và các yêu cầu chứng nhận, đồng thời phải thể hiện được năng lực xem xét đánh giá kết quả của quá trình đánh giá bao gồm cả các khuyến nghị liên quan của đoàn đánh giá.

7.2.9 Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo tất cả nhân sự liên quan đến hoạt động đánh giá và chứng nhận Hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ thực hiện đúng đắn công việc của mình. Phải có quá trình bằng văn bản đối với việc theo dõi năng lực và kết quả thực hiện của mọi cá nhân liên quan, dựa trên tần suất sử dụng nhân sự và mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động của họ. Cụ thể là, tổ chức chứng nhận phải xem xét và lưu hồ sơ năng lực nhân sự của mình trên cơ sờ kết quả thực hiện công việc của họ nhằm nhận biết nhu cầu đào tạo.

7.2.10 Tổ chức chứng nhận phải theo dõi thường xuyên năng lực của chuyên gia đánh giá. Quá trình theo dõi dạng văn bản đối với chuyên gia đánh giá phải bao gồm cả việc xem xét đánh giá tại hiện trường, xem xét báo cáo đánh giá và phản hồi của khách hàng hoặc thị trường. Phải thiết kế việc theo dõi này sao cho giảm thiểu sự xáo trộn các quá trình chứng nhận bình thường, đặc biệt là từ góc độ của khách hàng.

7.2.11 Tổ chức chứng nhận phải định kỳ đánh giá việc thực hiện tại hiện trường của từng chuyên gia đánh giá. Tần suất xem xét đánh giá tại hiện trường phải dựa trên nhu cầu được xác định từ tất cả các thông tin theo dõi sẵn có.

7.3 Sử dụng chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật bên ngoài với tư cách cá nhân

Tổ chức chứng nhận phải yêu cầu chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật bên ngoài có thỏa thuận bằng văn bản, trong đó họ tự cam kết tuân thủ các chính sách thích hợp và thực hiện các quá trình do tổ chức chứng nhận quy định. Thỏa thuận này phải đề cập tới các khía cạnh liên quan đến tính bảo mật và khách quan, đồng thời phải yêu cầu chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật bên ngoài thông báo cho tổ chức chứng nhận về tất cả các mối quan hệ hiện có hoặc trước đây với tổ chức bất kỳ mà họ được phân công đánh giá.

CHÚ THÍCH: Việc sử dụng chuyên gia hoặc nhân viên của tổ chức khác được ký hợp đồng với tư cách cá nhân làm chuyên gia đánh giá hoặc chuyên gia kỹ thuật bên ngoài không được coi là thuê ngoài.

7.4 Hồ sơ nhân sự

Tổ chức chứng nhận phải duy trì hồ sơ nhân sự được cập nhật, bao gồm trình độ chuyên môn, quá trình đào tạo, kinh nghiệm, tình trạng thành viên, tình trạng nghề nghiệp và năng lực liên quan. Ngoài những người thực hiện hoạt động chứng nhận, hồ sơ này còn gồm cả nhân sự quản lý và quản trị.

7.5 Thuê ngoài

7.5.1 Tổ chức chứng nhận phải có quá trình trong đó mô tả các điều kiện diễn ra hoạt động thuê ngoài (việc ký hợp đồng thầu phụ với tổ chức khác để cung cấp một phần hoạt động chứng nhận với tư cách của tổ chức chứng nhận). Tổ chức chứng nhận phải có thỏa thuận được ràng buộc về mặt pháp lý đề cập đến mọi sự sắp xếp, bao gồm cả tính bảo mật và xung đột lợi ích, với từng tổ chức cung cấp dịch vụ thuê ngoài.

7.5.2 Các quyết định cấp, từ chối, duy trì chứng nhận, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận, cấp mới, đình chỉ, khôi phục hoặc hủy bỏ chứng nhận không được phép thuê ngoài.

7.5.3 Tổ chức chứng nhận phải:

a) Có trách nhiệm với tất cả các hoạt động thuê ngoài từ tổ chức khác;

b) Đảm bảo rằng tổ chức cung cấp dịch vụ thuê ngoài và các cá nhân mà tổ chức đó sử dụng tuân thủ các yêu cầu của tổ chức chứng nhận cũng như các điều khoản thích hợp của tiêu chuẩn này, bao gồm năng lực, tính khách quan và tính bảo mật;

c) Đảm bảo rằng tổ chức cung cấp dịch vụ thuê ngoài và các cá nhân mà tổ chức đó sử dụng không liên quan, trực tiếp hoặc thông qua tổ chức khác mà họ phục vụ, tới tổ chức được đánh giá, theo cách làm tổn hại đến tính khách quan.

7.5.4 Tổ chức chứng nhận phải cỏ quá trình phê duyệt và theo dõi tất cả các tổ chức cung cấp dịch vụ thuê ngoài sử dụng cho hoạt động chứng nhận và phải đảm bảo duy trì hồ sơ năng lực của tất cả nhân sự tham gia vào hoạt động chứng nhận.

CHÚ THÍCH 1: Trong các điều từ 7.5.1 đến 7.5.4, khi tổ chức chứng nhận thuê các cá nhân hoặc nhân viên của tổ chức khác để cung cấp nguồn lực hoặc chuyên môn bổ sung, những cá nhân này không được coi là thuê ngoài với điều kiện họ được ký hợp đồng riêng biệt để thực hiện theo quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức chứng nhận (xem 7.3).

CHÚ THÍCH 2: Trong các điều từ 7.5.1 đến 7.5.4, các thuật ngữ “thuê ngoài” và “thầu phụ” được coi là đồng nghĩa.

8 Yêu cầu về thông tin

8.1 Thông tin công khai

8.1.1 Tổ chức chứng nhận phải duy trì (thông qua các ấn phẩm, phương tiện truyền thông điện tử và phương tiện khác) và công khai ở tất cả các khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động, thông tin về:

a) Quá trình đánh giá cho quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ sản phẩm hữu cơ cho một tổ chức;

b) Quá trình cấp, từ chối, duy trì, cấp mới, đình chỉ, khôi phục hoặc hủy bỏ chứng nhận; mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận Quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ sản phẩm hữu cơ;

c) Việc sử dụng tên tổ chức chứng nhận, dấu và biểu tượng chứng nhận;

d) Quá trình xử lý các yêu cầu về thông tin, khiếu nại và yêu cầu xem xét lại;

e) Chính sách đối với tính khách quan.

8.1.2 Khi có yêu cầu, tổ chức chứng nhận phải cung cấp thông tin về:

a) Khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động;

b) Tình trạng của chứng nhận được cấp;

c) Tên, tài liệu quy định liên quan, phạm vi và vị trí địa lý (thành phố và quốc gia) đối với khách hàng cụ thể được chứng nhận.

CHÚ THÍCH 1: Trong trường hợp ngoại lệ, theo yêu cầu của khách hàng có thể hạn chế việc tiếp cận các thông tin nhất định (ví dụ vì lý do an ninh).

CHÚ THÍCH 2: Tổ chức chứng nhận cũng có thể công khai các thông tin nêu ở 8.1.2 mà không cần có yêu cầu theo cách mình lựa chọn, ví dụ trên trang tin điện tử của tổ chức.

8.1.3 Thông tin do tổ chức chứng nhận cung cấp cho khách hàng bất kỳ hoặc cho thị trường, bao gồm cả việc quảng cáo, phải chính xác và không dẫn đến hiểu lầm.

8.2. Tài liệu chứng nhận

8.2.1 Tổ chức chứng nhận phải cung cấp các tài liệu chứng nhận cho khách hàng được chứng nhận theo cách bất kỳ do tổ chức lựa chọn.

8.2.2 (Các) tài liệu chứng nhận phải đề cập tới các thông tin sau:

a) Tên và vị trí địa lý của từng khách hàng được chứng nhận (hoặc vị trí địa lý của trụ sở chính và mọi địa điểm trong phạm vi chứng nhận nhiều địa điểm);

b) Ngày có hiệu lực đối với việc cấp, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận hay cấp mới chứng nhận không được trước ngày ra quyết định liên quan đến chứng nhận;

CHÚ THÍCH: Tổ chức chứng nhận có thể giữ ngày chứng nhận đầu tiên trên giấy chứng nhận nếu giấy chứng nhận đã trôi qua một khoảng thời gian với điều kiện:

- chu kỳ chứng nhận hiện thời bắt đầu và thời hạn được chỉ rõ;

- thời hạn hiệu lực của chu kỳ chứng nhận trước đó được chỉ rõ cùng với ngày đánh giá chứng nhận lại.

a) Thời hạn hoặc ngày đến hạn chứng nhận lại theo chu kỳ chứng nhận lại;

b) Mã nhận diện duy nhất;

c) Tiêu chuẩn và/hoặc tài liệu quy định khác, bao gồm cả dấu hiệu nhận biết tình trạng ban hành (ví dụ ngày sửa đổi hoặc lần sửa đổi) dùng để đánh giá khách hàng được chứng nhận;

d) Phạm vi chứng nhận liên quan đến loại hình hoạt động, sản phẩm và dịch vụ áp dụng với từng địa điểm mà không gây hiểu lầm hoặc không rõ ràng;

e) Tên, địa chỉ và dấu chứng nhận; các dấu hiệu khác (ví dụ như biểu tượng công nhận, biểu tượng của khách hàng) có thể sử dụng với điều kiện là chúng không gây nhầm lẫn hoặc không rõ ràng;

f) Mọi thông tin khác theo yêu cầu của tiêu chuẩn và/hoặc tài liệu quy định khác được dùng để chứng nhận;

g) Phương thức để phân biệt tài liệu được sửa đổi với mọi tài liệu lỗi thời trước đó, trong trường hợp ban hành tài liệu chứng nhận sửa đổi bất kỳ.

8.3 Viện dẫn chứng nhận và sử dụng dấu

8.3.1 Tổ chức chứng nhận phải có các quy tắc quản lý dấu chứng nhận mà tổ chức cho phép khách hàng được chứng nhận sử dụng. Bên cạnh những nội dung khác, những quy tắc này phải đảm bảo khả năng truy nguyên đến tổ chức chứng nhận. Không được có sự không rõ ràng về dấu hoặc văn bản kèm theo về những gì đã được chứng nhận và tổ chức chứng nhận nào đã cấp chứng nhận. Phụ lục F quy định về mẫu dấu chứng nhận tổ chức chứng nhận cho phép khách hàng được chứng nhận sử dụng.

8.3.2 Tổ chức chứng nhận phải có các quy tắc quản lý việc sử dụng các tuyên bố trên bao bì sản phẩm hoặc trong thông tin kèm theo sản phẩm rằng khách hàng được chứng nhận có quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được chứng nhận. Bao bì sản phẩm là thứ có thể bị bỏ ra mà không làm hư hại hoặc mất đi sự toàn vẹn của sản phẩm. Thông tin kèm theo được coi là sẵn có một cách riêng biệt hoặc có thể tách ra dễ dàng. Nhãn in hoặc biển nhận biết được coi là một phần của sản phẩm. Tuyên bố này không được thực hiện theo cách hàm ý rằng sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ được chứng nhận. Tuyên bố phải bao gồm viện dẫn đến:

- dấu hiệu nhận biết (ví dụ nhãn hiệu hoặc tên) khách hàng được chứng nhận;

- tiêu chuẩn áp dụng;

- tổ chức cấp giấy chứng nhận.

8.3.3 Tổ chức chứng nhận phải thông qua thỏa thuận ràng buộc pháp lý để yêu cầu khách hàng được chứng nhận:

a) Tuân thủ các yêu cầu của tổ chức chứng nhận khi viện dẫn về tình trạng chứng nhận của mình trên phương tiện truyền thông như internet, tờ giới thiệu hoặc quảng cáo hay các tài liệu khác;

b) Không đưa ra hoặc không cho phép tuyên bố sai lệch về chứng nhận của minh;

c) không sử dụng hoặc cho phép sử dụng tài liệu chứng nhận hoặc bất cứ phần nào trong tài liệu chứng nhận theo cách sai lệch;

d) Ngay khi hủy bỏ chứng nhận, ngừng sử dụng tất cả các hình thức quảng cáo có đề cập đến chứng nhận, theo chỉ dẫn của tổ chức chứng nhận;

e) Sửa đổi tất cả các nội dung quảng cáo khi phạm vi chứng nhận đã bị thu hẹp;

f) Không cho phép sử dụng việc viện dẫn chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ theo cách hàm ý là tổ chức chứng nhận cấp chứng nhận cho toàn bộ quá trình tạo sản phẩm nếu đơn vị được chứng nhận chỉ áp dụng một hoặc vài quá trình trong chuỗi tạo sản phẩm;

g) Không được hàm ý là chứng nhận áp dụng cho các hoạt động và địa điểm nằm ngoài phạm vi chứng nhận;

h) Không được sử dụng chứng nhận theo cách có thể làm cho tổ chức chứng nhận và/hoặc hệ thống chứng nhận mang tiếng xấu và mất lòng tin với công chúng.

8.3. Tổ chức chứng nhận phải thực hiện kiểm soát thích hợp quyền sở hữu và phải thực hiện hành động để xử lý việc viện dẫn không đúng tình trạng chứng nhận hoặc sử dụng sai các tài liệu, dấu chứng nhận hoặc báo cáo đánh giá chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Hành động này có thể bao gồm các yêu cầu khắc phục và hành động khắc phục, đình chỉ, hủy bỏ chứng nhận, công bố vi phạm và hành động pháp lý nếu cần.

8.4 Bảo mật

8.4.1 Tổ chức chứng nhận, thông qua các thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý, phải có trách nhiệm quản lý tất cả các thông tin thu được hoặc tạo ra trong quá trình thực hiện các hoạt động chứng nhận ở tất cả các cấp trong cơ cấu của tổ chức, bao gồm các ban và các tổ chức hoặc các cá nhân bên ngoài hành động với danh nghĩa của tổ chức.

8.4.2 Tổ chức chứng nhận phải thông báo trước cho khách hàng các thông tin mà tổ chức dự kiến sẽ công khai. Tất cả các thông tin khác, ngoại trừ thông tin được khách hàng công khai, phải được coi là thông tin bảo mật.

8.4.3 Ngoài các quy định nêu trong tiêu chuẩn này, không được cung cấp cho bên thứ ba thông tin về khách hàng được chứng nhận hoặc cá nhân cụ thể mà không có sự nhất trí bằng văn bản của khách hàng được chứng nhận hoặc cá nhân liên quan.

8.4.4 Trong trường hợp tổ chức chứng nhận được yêu cầu theo pháp luật hoặc được cho phép theo thỏa thuận hợp đồng (ví dụ như với tổ chức công nhận) cung cấp thông tin bảo mật, thì khách hàng hoặc cá nhân liên quan phải được thông báo trước về các thông tin được cung cấp, trừ khi pháp luật ngăn cấm.

8.4.5 Thông tin về khách hàng từ các nguồn không phải là khách hàng (ví dụ như bên khiếu nại, cơ quan quản lý) phải được xử lý như thông tin bảo mật, phù hợp với chính sách của tổ chức chứng nhận.

8.4.6 Nhân sự, bao gồm cả thành viên của các ban, nhà thầu, nhân sự của tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài hoạt động với danh nghĩa của tổ chức chứng nhận, phải bảo mật tất cả các thông tin thu được hoặc tạo ra trong quá trình thực hiện các hoạt động của tổ chức chứng nhận trừ khi có yêu cầu của luật pháp.

8.4.7 Tổ chức chứng nhận phải có các quá trình và khi thích hợp cả thiết bị và phương tiện để đảm bảo xử lý an toàn các thông tin bảo mật.

8.5 Trao đổi thông tin giữa tổ chức chứng nhận và khách hàng

8.5.1 Thông tin về hoạt động và các yêu cầu chứng nhận

Tổ chức chứng nhận phải cung cấp và cập nhật cho khách hàng các thông tin sau:

a) Bản mô tả chi tiết về hoạt động chứng nhận lần đầu và chứng nhận sau đó, gồm cả việc áp dụng, đánh giá lần đầu, đánh giá giám sát và quá trình cấp, từ chối, duy trì chứng nhận, mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận, chứng nhận lại, đình chỉ hoặc khôi phục, hủy bỏ chứng nhận;

b) Các yêu cầu quy định về chứng nhận;

c) Thông tin về phí đăng ký, chứng nhận lần đầu và chứng nhận sau đó;

d) Các yêu cầu của tổ chức chứng nhận đối với khách hàng về việc:

- tuân thủ các yêu cầu chứng nhận,

- thực hiện mọi sắp xếp cần thiết để tiến hành đánh giá, bao gồm cung cấp tài liệu để kiểm tra, tiếp cận tất cả các quá trình và khu vực, hồ sơ cũng như nhân sự phục vụ cho chứng nhận lần đầu, giám sát, chứng nhận lại và giải quyết khiếu nại;

- có quy định, khi có thể, để tạo điều kiện cho sự tham gia của các quan sát viên (ví dụ như chuyên gia đánh giá công nhận hoặc chuyên gia đánh giá tập sự);

e) Tài liệu quy định quyền và nghĩa vụ của khách hàng được chứng nhận, gồm cả các yêu cầu   khi

viện dẫn chứng nhận của mình bằng loại hình truyền thông bất kỳ phù hợp với các yêu cầu ở 8.3;

f) Thông tin về quá trình xử lý khiếu nại và yêu cầu xem xét lại.

8.5.2 Thông báo về các thay đổi của tổ chức chứng nhận

Tổ chức chứng nhận phải thông báo cho khách hàng được chứng nhận về mọi thay đổi trong các yêu cầu chứng nhận của mình. Tổ chức chứng nhận phải kiểm tra xác nhận rằng mọi khách hàng được chứng nhận tuân thủ theo các yêu cầu mới này.

8.5.3 Thông báo về các thay đổi của khách hàng

Tổ chức chứng nhận phải có thỏa thuận ràng buộc pháp lý để đảm bảo rằng khách hàng được chứng nhận thông báo không chậm trễ cho tổ chức chứng nhận các vấn đề có thể ảnh hưởng đến khả năng của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ trong việc tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn sử dụng để chứng nhận. Điều này bao gồm, ví dụ, các thay đổi liên quan đến:

a) tình trạng pháp lý, thương mại, tổ chức hoặc quyền sở hữu; tổ chức và quản lý (ví dụ nhân viên quản lý chính, người ra quyết định hoặc nhân viên kỹ thuật);

b) địa chỉ liên hệ và các địa điểm;

c) phạm vi hoạt động trong quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ thực phẩm hữu;

d) những thay đổi chính về quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ thực phẩm hữu cơ và các quá trình.

Tổ chức chứng nhận phải thực hiện các hành động thích hợp khi có các thay đổi.

9 Yêu cầu về quá trình

9.1 Yêu cầu chung

Tổ chức chứng nhận phải sử dụng Phụ lục A để xác định phạm vi liên quan đến tổ chức đăng ký chứng nhận. Tổ chức chứng nhận không được loại trừ các hoạt động, quá trình, sản phẩm hoặc hoặc dịch vụ ra khỏi phạm vi chứng nhận khi các hoạt động, quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ này có ảnh hưởng tới sản phẩm hữu cơ trong phạm vi chứng nhận.

9.2 Hoạt động trước chứng nhận

9.2.1 Đăng ký

Tổ chức chứng nhận phải yêu cầu tổ chức đăng ký cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến các quá trình sản xuất từ thời điểm gieo trồng/nhập giống đến thời điểm thu hoạch, bản đánh giá rủi ro và số lượng các người làm việc.

Tổ chức chứng nhận phải yêu cầu đại diện có thẩm quyền của tổ chức đăng ký cung cấp thông tin cần thiết để có thể thiết lập:

a) Phạm vi chứng nhận mong muốn, bao gồm nhưng không giới hạn: danh mục sản phẩm, diện tích, địa điểm sản xuất, thu hái, chăn nuôi, chế biến.

b) Thông tin chi tiết liên quan của tổ chức đăng ký theo yêu cầu của chương trình chứng nhận cụ thể, bao gồm tên, (các) địa chỉ của (các) địa điểm, các quá trình và hoạt động, nguồn lực con người và kỹ thuật, các chức năng, mối quan hệ cũng như mọi nghĩa vụ pháp lý liên quan;

c) Nhận biết các quá trình sử dụng nguồn bên ngoài của tổ chức có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu;

d) Các tiêu chuẩn hoặc các yêu cầu khác mà tổ chức đăng ký mong muốn chứng nhận;

e) Có sử dụng tư vấn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ hay không và nếu có chỉ rõ bên tư vấn.

9.2.2 Xem xét đăng ký

9.2.2.1 Tổ chức chứng nhận phải tiến hành xem xét đăng ký và các thông tin bổ sung về chứng nhận để đảm bảo rằng:

a) Thông tin về tổ chức đăng ký và quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức đủ để xây dựng chương trình đánh giá;

b) Mọi khác biệt đã biết trong cách hiểu giữa tổ chức chứng nhận và tổ chức đăng ký đều được giải quyết;

c) Tổ chức chứng nhận có năng lực và khả năng thực hiện hoạt động chứng nhận;

d) Phạm vi chứng nhận mong muốn, (các) địa điểm hoạt động của tổ chức đăng ký, thời gian cần thiết để hoàn thành các cuộc đánh giá và các điểm bất kỳ khác ảnh hưởng đến hoạt động chứng nhận (ngôn ngữ, điều kiện an toàn, nguy cơ ảnh hưởng đến tính khách quan,...) đều được tính đến;

9.2.2.2 Sau khi xem xét đăng ký, tổ chức chứng nhận phải chấp nhận hoặc từ chối đăng ký chứng nhận. Nếu xem xét đăng ký của tổ chức chứng nhận dẫn đến việc từ chối đăng ký chứng nhận, thì phải lập thành văn bản và làm rõ cho khách hàng lý do từ chối.

9.2.2.3 Dựa vào xem xét này, tổ chức chứng nhận phải xác định các năng lực cần thiết trong đoàn đánh giá của mình và năng lực cần thiết để quyết định chứng nhận.

9.2.3 Chương trình đánh giá

9.2.3.1 Phải xây dựng chương trình đánh giá cho một chu kỳ chứng nhận đầy đủ để xác định rõ ràng những hoạt động đánh giá cần thiết để chứng tỏ quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng đáp ứng các yêu cầu chứng nhận theo (những) tiêu chuẩn hay tài liệu quy định khác được lựa chọn. Chương trình đánh giá cho một chu kỳ chứng nhận phải bao gồm các yêu cầu đầy đủ đối với quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ.

Nhiệm vụ xem xét đánh giá có thể bao gồm các hoạt động như xem xét thiết kế và tài liệu, lấy mẫu, thử nghiệm, giám định và đánh giá.

9.2.3.2 Chương trình đánh giá cho chứng nhận lần đầu phải bao gồm đánh chứng nhận, đánh giá giám sát trong năm đầu tiên và năm thứ hai sau quyết định chứng nhận và đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ ba trước khi hết hạn chứng nhận. Chu kỳ chứng nhận ba năm bắt đầu bắt đầu bằng quyết định chứng nhận. Chu kỳ tiếp theo bắt đầu bằng quyết định chứng nhận lại (xem 9.6.3.2.3). Việc xác định chương trình đánh giá và mọi điều chỉnh sau đó phải tính đến quy mô của khách hàng, phạm vi và mức độ phức tạp của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, các sản phẩm và quá trình cũng như mức độ chứng tỏ tính hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ và kết quả của các lần đánh giá trước đó.

CHÚ THÍCH 1: Danh mục dưới đây bao gồm các hạng mục bổ sung có thể được xem xét khi xây dựng hoặc sửa đổi chương trình đánh giá, các hạng mục này cũng có thể cần được đề cập khi xác định phạm vi đánh giá hoặc xây dựng kế hoạch đánh giá.

- khiếu nại tổ chức chứng nhận nhận được về khách hàng;

- đánh giá kết hợp, tích hợp hoặc đồng đánh giá;

- những thay đổi về yêu cầu chứng nhận;

- những thay đổi về yêu cầu pháp lý;

- những thay đổi về yêu cầu công nhận;

- dữ liệu về việc thực hiện của tổ chức (ví dụ dữ liệu về mức độ lỗi, chỉ số chính đánh giá việc thực hiện);

- mối quan ngại của các bên quan tâm;

CHÚ THÍCH 2: Với một số sản phẩm đặc thù có vòng đời trên 3 năm, tổ chức chứng nhận phải cân nhắc khi thiết lập chương trình đánh giá.

9.2.3.3 Phải tiến hành đánh giá giám sát ít nhất mỗi năm một lần, trừ năm chứng nhận lại. Thời gian cuộc đánh giá giám sát đầu tiên sau chứng nhận lần đầu không được quá 12 tháng tính từ ngày quyết định chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Có thể cần điều chỉnh tần suất đánh giá giám sát để thích hợp với các yếu tố như mùa hoặc chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ trong khoảng thời gian giới hạn (ví dụ địa điểm xây dựng tạm thời).

9.2.3.4 Khi tổ chức chứng nhận xem xét chứng nhận đã cấp cho khách hàng và đánh giá được thực hiện bởi tổ chức chứng nhận khác, tổ chức phải đạt được và lưu giữ đủ bằng chứng như báo cáo và tài liệu về các hành động khắc phục đối với mọi sự không phù hợp. Tài liệu này phải hỗ trợ việc thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Tổ chức chứng nhận phải lý giải và lưu hồ sơ về mọi điều chỉnh đối với chương trình đánh giá hiện tại và theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục liên quan đến mọi sự không phù hợp trước đó, trên cơ sở thông tin thu được.

9.2.4 Xác định thời gian đánh giá

Tổ chức chứng nhận phải có quá trình lựa chọn ngày, thời điểm, mùa đánh giá sao cho đoàn đánh giá có cơ hội đánh giá hoạt động trọn vẹn chu kỳ sản xuất của tổ chức theo loại hình và khu vực đại diện trong phạm vi đánh giá.

9.2.4.1 Tổ chức chứng nhận phải có các thủ tục bằng văn bản để xác định thời gian đánh giá và đối với mỗi khách hàng tổ chức chứng nhận phải xác định thời gian cần thiết để lập kế hoạch và hoàn thành cuộc đánh giá hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng hoàn chỉnh và hiệu lực. Thời gian đánh giá do tổ chức chứng nhận xác định và căn cứ để xác định phải được lưu hồ sơ.

9.2.4.2 Khi xác định thời gian đánh giá, tổ chức chứng nhận phải xem xét, bên cạnh các nội dung khác, các khía cạnh sau đây:

a) Các yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ liên quan;

b) Mức độ phức tạp của khách hàng và quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng;

c) Điều kiện công nghệ và quy định;

d) Việc thuê ngoài bất kỳ hoạt động nào thuộc phạm vi của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ;

e) Kết quả của mọi đánh giá trước đó;

f) Quy mô và số địa điểm, vị trí địa lý của các địa điểm và quy định xem xét nhiều địa điểm;

g) Các rủi ro gắn với sản phẩm, quá trình hay hoạt động của tổ chức;

h) Các đánh giá được kết hợp, đồng đánh giá hay tích hợp;

i) Thời điểm thu hoạch sản phẩm;

CHÚ THÍCH 1: Thời gian để di chuyển giữa các địa điểm được đánh giá không được tính vào thời lượng đánh giá quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ.

9.2.4.3 Phải lưu hồ sơ về thời lượng đánh giá quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ và việc điều chỉnh thời lượng.

9.2.4.4 Không được tính cả thời gian sử dụng của những thành viên trong đoàn không được chỉ định làm chuyên gia đánh giá (nghĩa là chuyên gia kỹ thuật, người biên dịch, phiên dịch, quan sát viên, chuyên gia đánh giá tập sự) vào thời lượng đánh giá quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được lập ở trên.

CHÚ THÍCH: Việc sử dụng biên dịch, phiên dịch có thể cần thêm thời gian đánh giá.

9.2.5 Lấy mẫu đa điểm

Nếu sử dụng lấy mẫu đa điểm để đánh giá hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng bao quát cùng một hoạt động ở các vị trí khác nhau, tổ chức chứng nhận phải xây dựng chương trình lấy mẫu để đảm bảo đánh giá đúng hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Căn cứ cho phương án lấy mẫu phải được lập thành văn bản cho từng khách hàng.

CHÚ THÍCH: Nếu có nhiều địa điểm không cùng sản xuất một loại thực phẩm thì việc lấy mẫu là không thích hợp và phải đánh giá tại tất cả các địa điểm sản xuất.

CHÚ THÍCH: Điều 9.2.5 này chỉ nhằm áp dụng cho các hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất thực phẩm hữu cơ mà không áp dụng cho các địa điểm điều hành riêng nào.

9.2.5.1 Một tổ chức có nhiều địa điểm là tổ chức có chức năng trung tâm xác định (dưới đây gọi là văn phòng trung tâm - nhưng không nhất thiết là trụ sở của tổ chức) tại đó các hoạt động của hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ nhất định được hoạch định, kiểm soát hoặc quản lý, và mạng lưới các địa điểm tại đó các hoạt động này được thực hiện đầy đủ hoặc một phần. Ví dụ về tổ chức nhiều địa điểm có thể là:

- Tổ chức làm việc có nhượng quyền;

- Công ty sản xuất có một hoặc nhiều địa điểm sản xuất và một mạng lưới văn phòng bán hàng;

- Tổ chức có nhiều chi nhánh;

- Tổ chức có nhiều thành viên ví dụ hợp tác xã, tổ hợp tác, nhóm hộ

9.2.5.2 Tổ chức chứng nhận có thể chứng nhận cho một tổ chức có nhiều địa điểm theo một hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, với điều kiện là áp dụng các điều kiện dưới đây:

a) Tất cả các địa điểm vận hành theo một hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được kiểm soát và điều hành tập trung như quy định ở tiêu chuẩn hữu cơ tương ứng, hoặc tương đương với các hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ khác;

b) Việc đánh giá nội bộ được thực hiện ở từng địa điểm trong vòng một năm trước khi chứng nhận;

c) Những phát hiện đánh giá của từng địa điểm phải được coi là sự thể hiện của toàn bộ hệ thống và việc khắc phục phải được thực hiện phù hợp.

9.2.5.3 Sử dụng lấy mẫu ở nhiều địa điểm chỉ áp dụng cho các loại hình cơ sở sản xuất có nhiều địa điểm cho cùng chủng loại sản phẩm và đối với các tổ chức có hơn 20 địa điểm hoạt động cùng chủng loại sản phẩm. Điều này áp dụng cho cả việc chứng nhận lần đầu, đánh giá giám sát và chứng nhận lại. Tổ chức chứng nhận phải lý giải quyết định của mình đối với việc lấy mẫu trong chứng nhận nhiều địa điểm.

Khi cho phép lấy mẫu nhiều địa điểm thì sau khi chứng nhận, chương trình đánh giá nội bộ hàng năm phải bao gồm tất cả các địa điểm của tổ chức.

CHÚ THÍCH: Khi xác định lấy mẫu thì cần xem xét xét rủi ro và có thể tăng mức mẫu được chỉ ra ở Bảng 1.

9.2.5.4 Khi tổ chức chứng nhận lấy mẫu nhiều địa điểm, tổ chức chứng nhận phải sử dụng một chương trình lấy mẫu để đảm bảo việc đánh giá có hiệu lực hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, trong đó:

a) Đối với tổ chức có ít hơn hoặc bằng 20 địa điểm thì tất cả các địa điểm phải được đánh giá. Việc lấy mẫu cho hơn 20 địa điểm phải theo tỷ lệ 1 trên 5 địa điểm. Tất cả các địa điểm phải được chọn lựa ngẫu nhiên, sau khi đánh giá, không có địa điểm được lấy mẫu nào không phù hợp).

b) Ít nhất mỗi năm phải thực hiện một cuộc đánh giá hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ tại văn phòng trung tâm bởi tổ chức chứng nhận.

c) Ít nhất mỗi năm phải thực hiện các cuộc đánh giá giám sát bởi tổ chức chứng nhận trên số lượng địa điểm lấy mẫu cần thiết.

d) Các phát hiện đánh giá ở các địa điểm được lấy mẫu phải được coi là sự thể hiện của toàn bộ hệ thống và việc khắc phục phải được thực hiện phù hợp.

Bảng 1 đưa ra các ví dụ về số lượng các địa điểm phải đánh giá khi áp dụng việc lấy mẫu.

Bảng 1 - Ví dụ về số lượng địa điểm được đánh giá khi sử dụng lấy mẫu nhiều địa điểm

9.3 Hoạch định đánh giá

9.3.1 Xác định mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá

9.3.1.1 Tổ chức chứng nhận phải xác định các mục tiêu đánh giá, thiết lập phạm vi và chuẩn mực đánh giá, gồm cả mọi thay đổi, sau khi trao đổi với khách hàng.

9.3.1.2 Mục tiêu đánh giá phải mô tả những việc cần đạt được trong cuộc đánh giá và phải bao gồm việc:

a) Xác định sự phù hợp của một phần hay toàn bộ quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng với chuẩn mực đánh giá;

b) Xác định khả năng của hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ nhằm đảm bảo tổ chức khách hàng đáp ứng các yêu cầu luật định, chế định và hợp đồng thích hợp;

CHÚ THÍCH: Đánh giá chứng nhận hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ không phải là đánh giá sự tuân thủ pháp lý.

c) Xác định hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ để đảm bảo khách hàng có thể mong đợi một cách hợp lý việc đạt được các mục tiêu xác định của mình;

d) Khi thích hợp, nhận biết các khu vực có tiềm năng cải tiến của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ thực phẩm hữu cơ.

9.3.1.3 Phạm vi đánh giá phải quy định mức độ và các ranh giới đánh giá, như là các địa điểm, các đơn vị của tổ chức, các hoạt động và quá trình được đánh giá. Nếu quá trình chứng nhận lần đầu hoặc chứng nhận lại gồm nhiều hơn một cuộc đánh giá (ví dụ đánh giá ở các địa điểm khác nhau), thì phạm vi của các đánh giá riêng lẻ có thể không bao trùm toàn bộ phạm vi chứng nhận, tuy nhiên toàn bộ các đánh giá phải nhất quán với phạm vi trong tài liệu chứng nhận.

9.3.1.4 Chuẩn mực đánh giá phải được dùng làm chuẩn xác định sự phù hợp và phải bao gồm:

- Các yêu cầu của tài liệu quy định xác định về hệ thống quản lý thực phẩm hữu cơ;

- Các quá trình và tài liệu xác định của hệ thống quản lý do khách hàng xây dựng.

9.3.2 Lựa chọn và chỉ định đoàn đánh giá

9.3.2.1 Khái quát

9.3.2.1.1 Tổ chức chứng nhận phải có một quá trình lựa chọn và chỉ định đoàn đánh giá, bao gồm trưởng đoàn đánh giá và chuyên gia kỹ thuật nếu cần, trong đó có tính đến năng lực cần thiết để đạt được mục tiêu đánh giá và yêu cầu đối với tính khách quan. Trong trường hợp chỉ có một chuyên gia đánh giá thì chuyên gia này phải có năng lực thực hiện các nhiệm vụ của trưởng đoàn đánh giá phù hợp với cuộc đánh giá đó. Đoàn đánh giá phải có năng lực tổng thể, do tổ chức chứng nhận xác định như nêu ở 9.1.2.3, để thực hiện đánh giá

9.3.2.1.2 Khi quyết định quy mô và thành phần đoàn đánh giá, phải đưa ra xem xét các vấn đề sau:

a) Mục tiêu, phạm vi, chuẩn mực đánh giá và thời gian đánh giá dự kiến;

b) Đánh giá này là đánh giá kết hợp, tích hợp hay đồng đánh giá;

c) Năng lực tổng thể cần thiết của đoàn đánh giá để đạt được các mục tiêu đánh giá (xem Bảng A.1);

d) Các yêu cầu chứng nhận (gồm mọi yêu cầu luật định, chế định hay hợp đồng);

e Ngôn ngữ và văn hóa;

CHÚ THÍCH: Trưởng đoàn đánh giá của các cuộc đánh giá kết hợp hoặc tích hợp được mong đợi có kiến thức sâu về ít nhất một trọng các tiêu chuẩn và biết về các tiêu chuẩn khác sử dụng cho đánh giá cụ thể đó.

9.3.2.1.3 Kiến thức và kỹ năng cần thiết của trưởng đoàn đánh giá và chuyên gia đánh giá có thể được bổ sung nhờ các chuyên gia kỹ thuật, phiên dịch và biên dịch, những người này phải hoạt động dưới sự điều hành của chuyên gia đánh giá. Khi sử dụng phiên dịch hay biên dịch, phải lựa chọn sao cho họ không gây ảnh hưởng quá mức tới đánh giá.

CHÚ THÍCH: Tiêu chí lựa chọn chuyên gia kỹ thuật được xác định theo từng trường hợp trên cơ sở nhu cầu của đoàn đánh giá và phạm vi đánh giá.

9.3.2.1.4 Chuyên gia đánh giá tập sự có thể tham gia đánh giá với điều kiện chỉ định một chuyên gia đánh giá làm người xem xét đánh giá. Người này phải có năng lực thực hiện mọi nhiệm vụ và chịu trách nhiệm cuối cùng với các hoạt động và phát hiện đánh giá của chuyên gia đánh giá tập sự.

9.3.2.1.5 Trưởng đoàn đánh giá qua trao đổi với đoàn đánh giá phải phân công trách nhiệm cho từng thành viên của đoàn đối với việc đánh giá các quá trình, chức năng, địa điểm, lĩnh vực hay hoạt động cụ thể. Việc phân công này phải tính đến nhu cầu về năng lực, việc sử dụng có hiệu lực và hiệu quả đoàn đánh giá cũng như vai trò và trách nhiệm khác nhau của chuyên gia đánh giá, chuyên gia đánh giá tập sự và chuyên gia kỹ thuật. Có thể thay đổi việc chỉ định công việc trong tiến trình đánh giá để đảm bảo đạt được các mục tiêu đánh giá.

9.3.2.2 Quan sát viên, chuyên gia kỹ thuật và người hướng dẫn

9.3.2.2.1 Quan sát viên

Trước khi tiến hành đánh giá, tổ chức chứng nhận và khách hàng phải thống nhất với nhau về sự có mặt và lý giải về các quan sát viên trong hoạt động đánh giá. Đoàn đánh giá phải đảm bảo rằng các quan sát viên không gây ảnh hưởng hoặc can thiệp quá mức vào quá trình đánh giá hay kết quả đánh giá.

CHÚ THÍCH: Quan sát viên có thể là thành viên của tổ chức khách hàng, tư vấn, nhân sự của tổ chức công nhận đánh giá chứng kiến, cơ quan quản lý hoặc cá nhân hợp lý khác.

9.3.2.2.2 Chuyên gia kỹ thuật

Vai trò của chuyên gia kỹ thuật trong hoạt động đánh giá phải được tổ chức chứng nhận và khách hàng thống nhất trước khi tiến hành đánh giá. Chuyên gia kỹ thuật không được hành động như một chuyên gia đánh giá trong đoàn đánh giá. Chuyên gia kỹ thuật phải đi cùng với chuyên gia đánh giá.

9.3.2.2.3 Người hướng dẫn

Mỗi chuyên gia đánh giá phải có một người hướng dẫn đi cùng, trừ khi có thỏa thuận khác giữa trưởng đoàn đánh giá và khách hàng. (Những) người hướng dẫn được chỉ định cho đoàn đánh giá giúp tạo thuận lợi cho cuộc đánh giá. Đoàn đánh giá phải đảm bảo rằng người hướng dẫn không gây ảnh hưởng hoặc can thiệp vào quá trình đánh giá hay kết quả đánh giá.

CHÚ THÍCH 1: Trách nhiệm của người hướng dẫn có thể bao gồm:

a) Thiết lập liên hệ và thời gian phỏng vấn;

b) Bố trí các chuyến thăm các bộ phận cụ thể của cơ sở hoặc tổ chức;

c) Đảm bảo các nguyên tắc liên quan đến các thủ tục về an toàn và an ninh của địa điểm đều được được các thành viên của đoàn đánh giá hiểu và tuân thủ;

d) Chứng kiến cuộc đánh giá với tư cách khách hàng;

e) Làm rõ hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu của chuyên gia đánh giá.

CHÚ THÍCH 2: Khi thích hợp, người được đánh giá cũng có thể là người hướng dẫn.

9.3.3 Kế hoạch đánh giá

9.3.3.1 Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo thiết lập kế hoạch đánh giá trước mỗi cuộc đánh giá được nhận biết trong chương trình đánh giá để tạo cơ sở cho thỏa thuận liên quan đến việc tiến hành và lập lịch trình cho các hoạt động đánh giá.

CHÚ THÍCH: Không mong đợi rằng tổ chức chứng nhận sẽ xây dựng kế hoạch đánh giá cho từng cuộc đánh giá khi chương trình đánh giá được thiết lập.

9.3.3.2 Chuẩn bị kế hoạch đánh giá

Kế hoạch đánh giá phải phù hợp với mục tiêu và phạm vi đánh giá. Kế hoạch đánh giá ít nhất phải bao gồm hoặc viện dẫn tới:

a) Mục tiêu đánh giá;

b) Chuẩn mực đánh giá;

c) Phạm vi đánh giá, gồm việc nhận biết các đơn vị tổ chức và chức năng hay các quá trình được đánh giá;

d) Ngày và địa điểm tiến hành hoạt động đánh giá tại chỗ, bao gồm việc thăm các địa điểm tạm thời và các hoạt động đánh giá từ xa, khi thích hợp;

e) Khoảng thời gian dự kiến của hoạt động đánh giá tại chỗ;

f) Vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong đoàn đánh giá cũng như những người đi cùng như quan sát viên hoặc phiên dịch.

CHÚ THÍCH 1: Thông tin về kế hoạch đánh giá có thể được bao gồm trong nhiều tài liệu.

9.3.3.3 Trao đổi thông tin về nhiệm vụ của đoàn đánh giá

Nhiệm vụ của đoàn đánh giá phải được xác định và phải yêu cầu đoàn đánh giá

a) Kiểm tra và xác nhận cơ cấu, chính sách, quá trình, thủ tục, hồ sơ và tài liệu liên quan của khách hàng liên quan đến tiêu chuẩn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ;

b) Xác định rằng các nội dung này thỏa mãn tất cả các yêu cầu liên quan đến phạm vi chứng nhận dự kiến;

c) Xác định rằng các quá trình và thủ tục được thiết lập, áp dụng và duy trì một cách hiệu lực, tạo cơ sở cho sự tin cậy vào quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng;

d) Trao đổi thông tin với khách hàng, về hoạt động của đoàn đánh giá, mọi sự không nhất quán giữa chính sách, mục tiêu và mục đích của khách hàng.

9.3.3.4 Trao đổi thông tin về kế hoạch đánh giá

Kế hoạch đánh giá phải được trao đổi và ngày đánh giá phải được thỏa thuận trước với khách hàng.

9.3.3.5 Trao đổi thông tin liên quan đến thành viên đoàn đánh giá

Tổ chức chứng nhận phải cung cấp tên và, khi có yêu cầu, tạo sự sẵn có của thông tin cơ bản về từng thành viên của đoàn đánh giá, với thời gian đủ để tổ chức khách hàng phản đối việc chỉ định thành viên bất kỳ của đoàn đánh giá cụ thể, cũng như để tổ chức chứng nhận cơ cấu lại đoàn để đáp ứng mọi sự phản đối hợp lệ.

9.4 Chứng nhận lần đầu

9.4.1 Đánh giá chứng nhận lần đầu

9.4.1.1 Khái quát

Việc đánh giá chứng nhận lần đầu một hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ phải được thực hiện theo hai giai đoạn: giai đoạn 1 và giai đoạn 2.

9.4.1.2 Giai đoạn 1

9.4.1.2.1 Việc hoạch định phải đảm bảo rằng mục tiêu của giai đoạn 1 có thể được đáp ứng và khách hàng phải được thông tin về các hoạt động bất kỳ tại cơ sở trong giai đoạn 1.

CHÚ THÍCH: Giai đoạn 1 không yêu cầu chương trình đánh giá chính thức (xem 9.2.3).

9.4.1.2.2 Mục tiêu của đánh giá giai đoạn 1 là đưa ra trọng tâm cho việc hoạch định đánh giá giai đoạn 2 bằng việc có được sự thông hiểu về hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức và tình trạng sẵn sàng của tổ chức cho cho giai đoạn 2, bằng cách xem xét mức độ mà:

a) Tổ chức đã nhận biết các đánh giá rủi ro thích hợp với hoạt động (ví dụ các yêu cầu luật định, chế định, yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu của chương trình nhận),

b) Hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ bao gồm đầy đủ các quá trình và phương pháp thích hợp để nhận biết và đánh giá các mối nguy liên quan tới sản phẩm hữu cơ của tổ chức, sự lựa chọn và phân loại sau đó các biện pháp kiểm soát (sự kết hợp các biện pháp kiểm soát)

c) Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến sản phẩm hữu cơ được thực thi,

d) Hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được thiết kế để đạt được chính sách sản phẩm hữu cơ của tổ chức,

e) Chương trình thực hiện hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ chứng minh sự tiến tới đánh giá (giai đoạn 2),

f) Việc xác nhận giá trị sử dụng của các biện pháp kiểm soát, kiểm tra xác nhận các hoạt động và chương trình cải tiến phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn về hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ,

g) Có các tài liệu và sự sắp đặt của hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ cho việc trao đổi thông tin nội bộ và với với các nhà cung ứng, khách hàng cũng như các bên quan tâm, và

h) Có mọi tài liệu bổ sung cần được xem xét và/hoặc thông tin cần chuẩn bị trước.

Trong trường hợp tổ chức thực hiện phối hợp các biện pháp kiểm soát được xây dựng bên ngoài thì giai đoạn 1 phải xem xét văn bản có trong hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ để xác định xem việc phối hợp của các biện pháp kiểm soát có:

- Thích hợp với tổ chức;

- Được xây dựng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hữu cơ; và

- Được cập nhật hay không.

Tính khả dụng của các giấy phép liên quan phải được kiểm tra khi thu thập thông tin liên quan đến sự tuân thủ với các khía cạnh quản lý

9.4.1.2.3 Kết quả bằng văn bản về việc thực hiện mục tiêu của giai đoạn 1 và sự sẵn sàng cho giai đoạn 2 phải được trao đổi với khách hàng, bao gồm cả việc nhận biết mọi khu vực quan tâm có thể phân loại là không phù hợp trong giai đoạn 2.

Tổ chức chứng nhận phải cung cấp một báo cáo bằng văn bản cho mỗi cuộc đánh giá. Đoàn đánh giá được phép nhận biết các cơ hội cải tiến nhưng không được đưa ra các giải pháp cụ thể. Quyền sở hữu báo cáo đánh giá phải thuộc về tổ chức chứng nhận.

Báo cáo phải bao gồm thông tin về đánh giá rủi ro mà tổ chức sử dụng, phương pháp phân tích mối nguy được sử dụng, ý kiến của nhóm sản phẩm hữu cơ và các vấn đề khác liên quan đến hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ

CHÚ THÍCH: Kết quả đầu ra của giai đoạn 1 không cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của báo cáo (xem 9.4.8).

9.4.1.2.4 Khoảng thời gian giữa đánh giá giai đoạn 1 và giai đoạn 2 không được quá 6 tháng. Cần lặp lại đánh giá giai đoạn 1 nếu cần có khoảng thời gian dài hơn. Khi xác định khoảng thời gian giữa giai đoạn 1 và giai đoạn 2, phải cân nhắc đến nhu cầu của khách hàng để giải quyết các khu vực quan tâm được nhận biết trong giai đoạn 1. Tổ chức chứng nhận cũng có thể cần sửa đổi các sắp xếp của mình cho giai đoạn 2. Khi có những thay đổi đáng kể ảnh hưởng tới quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, tổ chức chứng nhận phải xem xét nhu cầu lặp lại tất cả các phần của giai đoạn 1. Khách hàng phải được thông báo rằng kết quả của giai đoạn 1 được phép dẫn đến việc hoãn hoặc hủy bỏ giai đoạn 2.

Tất cả các phần của hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được đánh giá ở giai đoạn 1 và được xác định là thực hiện đầy đủ, có hiệu lực và phù hợp với các yêu cầu, có thể không cần thiết phải đánh giá lại trong đánh giá giai đoạn 2. Tuy nhiên, tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng các phần đã được đánh giá của hệ thống sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ vẫn phù hợp với các yêu cầu chứng nhận. Trong trường hợp này, báo cáo đánh giá phải gồm có những phát hiện này và phải ghi rõ là sự phù hợp đã được thiết lập trong đánh giá giai đoạn 1.

9.4.1.3 Giai đoạn 2

Mục đích của giai đoạn 2 là đánh giá việc áp dụng, bao gồm cả tính hiệu lực, của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng. Giai đoạn 2 phải thực hiện tại (các) địa điểm của khách hàng. Giai đoạn 2 ít nhất phải bao gồm việc đánh giá:

a) Thông tin và bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định thích hợp khác về quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ;

b) Theo dõi, đo lường, báo cáo và xem xét việc thực hiện theo các mục tiêu và chỉ tiêu thực hiện chính (phù hợp với mong đợi trong các tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định thích hợp khác về quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ);

c) Khả năng và việc thực hiện quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng trong việc đáp ứng các yêu cầu luật định, chế định và hợp đồng;

d) Kiểm soát việc thực hiện các quá trình của khách hàng;

e) Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo;

f) Trách nhiệm của lãnh đạo đối với các chính sách của khách hàng;

9.4.1.4 Kết luận đánh giá chứng nhận lần đầu

Đoàn đánh giá phải phân tích tất cả các thông tin và bằng chứng đánh giá thu được trong giai đoạn 1 và giai đoạn 2 để xem xét các phát hiện đánh giá và thống nhất về các kết luận đánh giá.

9.5 Tiến hành đánh giá

9.5.1 Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải có một quá trình tiến hành đánh giá tại hiện trường. Quá trình này phải bao gồm một cuộc họp khai mạc khi bắt đầu đánh giá và một cuộc họp kết thúc khi kết luận đánh giá.

Khi một phần bất kỳ của cuộc đánh giá được thực hiện bằng phương pháp điện tử hoặc khi địa điểm được đánh giá qua máy tính/trực tuyến, thì tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện bởi nhân sự có năng lực thích hợp. Bằng chứng thu được từ đánh giá như vậy phải đủ để giúp chuyên gia đánh giá thực hiện quyết định đúng đắn về sự phù hợp với yêu cầu liên quan.

CHÚ THÍCH: Đánh giá “tại hiện trường” có thể bao gồm việc tiếp cận từ xa (các) địa điểm điện tử chứa thông tin liên quan đến việc đánh giá quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Có thể đưa ra xem xét việc sử dụng các phương tiện điện tử để tiến hành đánh giá.

9.5.2 Tiến hành cuộc họp khai mạc

Phải tổ chức một cuộc họp khai mạc chính thức với lãnh đạo của khách hàng và khi thích hợp với những người chịu trách nhiệm về các chức năng hay quá trình được đánh giá. Cuộc họp khai mạc thường phải do trưởng đoàn đánh giá tiến hành với mục đích đưa ra diễn giải ngắn gọn về cách thức triển khai các hoạt động đánh giá. Mức độ chi tiết phải thích hợp với mức độ hiểu biết của khách hàng với quá trình đánh giá và phải bao gồm việc:

a) Giới thiệu về những người tham gia, gồm cả sơ lược về vai trò của họ;

b) Xác nhận phạm vi chứng nhận;

c) Xác nhận kế hoạch đánh giá (gồm loại và phạm vi đánh giá, các mục tiêu và chuẩn mực), mọi thay đổi và các sắp xếp khác liên quan tới khách hàng, như ngày và giờ họp kết thúc, các cuộc họp tạm thời giữa đoàn đánh giá và lãnh đạo của khách hàng;

d) Xác nhận các kênh trao đổi thông tin chính thức giữa đoàn đánh giá và khách hàng;

e) Xác nhận rằng các nguồn lực và cơ sở vật chất cần thiết sẵn có cho đoàn đánh giá;

f) Xác nhận các vấn đề liên quan đến bảo mật;

g) Xác nhận các thủ tục liên quan đến an toàn lao động, tình trạng khẩn cấp và an ninh đối với đoàn đánh giá;

h) Xác nhận sự sẵn có, vai trò và danh tính của người hướng dẫn và quan sát viên;

i) Phương pháp báo cáo, bao gồm cả việc phân loại các phát hiện đánh giá;

j) Thông tin về các điều kiện có thể kết thúc sớm cuộc đánh giá;

k) Xác nhận rằng trưởng đoàn đánh giá và đoàn đánh giá đại diện cho tổ chức chứng nhận chịu trách nhiệm về cuộc đánh giá và phải chịu sự kiểm soát khi thực thi kế hoạch đánh giá bao gồm các hoạt động đánh giá và cách thức/hướng dẫn đánh giá;

l) Xác nhận tình trạng các phát hiện của đánh giá hoặc xem xét trước đó, khi thích hợp;

m) Phương pháp và thủ tục dùng để tiến hành đánh giá trên cơ sở lấy mẫu;

n) Xác nhận ngôn ngữ sử dụng trong quá trình đánh giá;

o) Xác nhận rằng trong suốt quá trình đánh giá khách hàng sẽ được thông tin về tiến trình đánh giá cũng như mọi vấn đề quan tâm;

p) Cơ hội để khách hàng đưa ra câu hỏi.

9.5.3 Trao đổi thông tin trong quá trình đánh giá

9.5.3.1 Trong suốt quá trình đánh giá, đoàn đánh giá phải định kỳ đánh giá tiến trình cuộc đánh giá và trao đổi thông tin. Nếu cần, trưởng đoàn đánh giá phải phân công lại công việc giữa các thành viên trong đoàn đánh giá và định kỳ thông tin với khách hàng về tiến triển của cuộc đánh giá cũng như mọi vấn đề quan tâm.

9.5.3.2 Khi có bằng chứng đánh giá chỉ ra rằng không thể đạt được các mục tiêu đánh giá hoặc gợi ra sự xuất hiện của một rủi ro lớn trước mắt (ví dụ như sự an toàn), trưởng đoàn đánh giá phải báo cáo điều này cho khách hàng và khi có thể cho tổ chức chứng nhận để xác định hành động thích hợp. Hành động này có thể bao gồm việc xác nhận lại hay điều chỉnh kế hoạch đánh giá, thay đổi về mục tiêu hay phạm vi đánh giá hoặc kết thúc cuộc đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá phải báo cáo kết quả của hành động được thực hiện với tổ chức chứng nhận.

9.5.3.3 Trưởng đoàn đánh giá phải xem xét cùng khách hàng mọi nhu cầu thay đổi về phạm vi đánh giá khi nó trở nên rõ ràng trong tiến trình hoạt động đánh giá tại chỗ và phải báo cáo điều này cho tổ chức chứng nhận.

9.5.4 Thu thập và xác minh thông tin

9.5.4.1 Trong suốt cuộc đánh giá, các thông tin liên quan đến mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá (gồm cả thông tin liên quan đến những phần chung giữa các chức năng, hoạt động và quá trình) phải thu được bằng phương pháp lấy mẫu thích hợp và được xác minh để trở thành bằng chứng đánh giá.

9.5.4.2 Phương pháp thu nhận thông tin phải bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

a) Phỏng vấn;

b) Quan sát các quá trình và hoạt động;

c) Xem xét hệ thống tài liệu và hồ sơ.

9.5.5 Nhận biết và lập hồ sơ các phát hiện đánh giá

9.5.5.1 Phải nhận biết, phân loại và lập hồ sơ về các phát hiện đánh giá nêu tóm tắt sự phù hợp và chi tiết sự không phù hợp để có thể ra quyết định chứng nhận một cách đúng đắn hoặc duy trì chứng nhận.

9.5.5.2 Có thể nhận biết và lập hồ sơ về các cơ hội cải tiến, trừ khi các yêu cầu của chương trình chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ không cho phép. Tuy nhiên, các phát hiện đánh giá là sự không phù hợp không được được ghi nhận thành các cơ hội cải tiến.

9.5.5.3 Phát hiện về sự không phù hợp với yêu cầu cụ thể phải được lập hồ sơ và phải bao gồm tuyên bố rõ ràng về sự không phù hợp, nhận biết chi tiết bằng chứng khách quan là cơ sở của sự không phù hợp. Phải trao đổi với khách hàng về sự không phù hợp để đảm bảo rằng bằng chứng là chính xác và sự không phù hợp được hiểu rõ. Tuy nhiên, chuyên gia đánh giá không được gợi ý về nguyên nhân hoặc giải pháp cho sự không phù hợp.

9.5.6 Chuẩn bị các kết luận đánh giá

Dưới trách nhiệm của trưởng đoàn đánh giá và trước khi họp kết thúc, đoàn đánh giá phải:

a) Xem xét các phát hiện đánh giá và mọi thông tin thích hợp khác thu được trong quá trình đánh giá theo các mục tiêu đánh giá, chuẩn mực đánh giá và phân loại sự không phù hợp;

b) Thống nhất về các kết luận đánh giá, có tính đến sự không chắc chắn vốn có của quá trình đánh giá;

c) Thống nhất về mọi hành động cần thiết tiếp theo;

d) Xác nhận sự phù hợp của chương trình đánh giá hoặc nhận biết mọi thay đổi cần thiết cho các cuộc đánh giá sau này (ví dụ phạm vi chứng nhận, thời gian đánh giá, tần suất giám sát, năng lực của đoàn đánh giá).

9.5.7 Tiến hành cuộc họp kết thúc

9.5.7.1 Phải tổ chức một cuộc họp kết thúc chính thức với lãnh đạo của khách hàng và khi thích hợp với những người chịu trách nhiệm đối với chức năng hay quá trình được đánh giá, phải lập hồ sơ về sự tham gia họp của mọi người. Cuộc họp kết thúc thường do trưởng đoàn đánh giá tiến hành với mục đích trình bày các kết luận đánh giá, gồm cả khuyến nghị liên quan đến chứng nhận. Phải trình bày mọi sự không phù hợp sao cho chúng được thông hiểu và phải thống nhất về khuôn khổ thời gian trả lời.

CHÚ THÍCH: “Thông hiểu” không nhất thiết có nghĩa là sự không phù hợp được khách hàng chấp nhận.

9.5.7.2 Cuộc họp kết thúc cũng phải gồm các yếu tố dưới đây trong đó mức độ chi tiết phải tương ứng với sự am hiểu của khách hàng với quá trình đánh giá.

a) Chỉ dẫn cho khách hàng rằng bằng chứng đánh giá thu được dựa trên một mẫu thông tin, do đó sẽ có yếu tố không chắc chắn;

b) Phương pháp và khuôn khổ thời gian cho việc báo cáo, gồm cả phân loại các phát hiện đánh giá;

c) Quá trình xử lý sự không phù hợp của tổ chức chứng nhận, gồm cả mọi hệ quả liên quan     đến tình trạng chứng nhận của khách hàng;

d) Khuôn khổ thời gian để khách hàng đưa ra một kế hoạch khắc phục và hành động khắc phục cho mọi sự không phù hợp được xác định trong quá trình đánh giá;

e) Hoạt động sau đánh giá của tổ chức chứng nhận;

f) Thông tin về quá trình xử lý khiếu nại và yêu cầu xem xét lại.

9.5.7.3 Phải cho khách hàng cơ hội để đặt câu hỏi. Phải trao đổi và giải quyết mọi ý kiến bất đồng liên quan đến phát hiện hay kết luận đánh giá giữa đoàn đánh giá và khách hàng khi có thể. Mọi ý kiến bất đồng chưa được giải quyết phải được lưu hồ sơ và chuyển đến tổ chức chứng nhận

9.5.8 Thông tin để cấp chứng nhận lần đầu

9.5.8.1 Thông tin đoàn đánh giá cung cấp cho tổ chức chứng nhận để quyết định chứng nhận tối thiểu phải bao gồm:

a) Báo cáo đánh giá;

b) Ý kiến về sự không phù hợp và, khi thích hợp, việc khắc phục và hành động khắc phục do khách hàng thực hiện;

c) Xác nhận thông tin cung cấp cho tổ chức chứng nhận đã được dùng để xem xét đăng ký (xem 9.1.2);

d) Xác nhận rằng đã đạt được các mục đích đánh giá;

e) Khuyến nghị việc có cấp chứng nhận hay không, cùng với các điều kiện hoặc các lưu ý.

9.5.8.2 Khi tổ chức chứng nhận không thể xác minh việc thực hiện khắc phục và hành động khắc phục của mọi sự không phù hợp nặng trong vòng 6 tháng sau ngày cuối cùng của giai đoạn 2, thì tổ chức chứng nhận phải tiến hành đánh giá giai đoạn 2 khác trước khuyến nghị chứng nhận.

9.5.8.3 Khi dự tính việc chuyển chứng nhận từ tổ chức chứng nhận này sang một tổ chức chứng nhận khác, tổ chức chứng nhận chấp nhận kết quả phải có quá trình để thu được thông tin đầy đủ nhằm thực hiện quyết định chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Chương trình chứng nhận có thể có các quy tắc cụ thể về việc chuyển chứng nhận.

9.5.8.4 Danh mục sản phẩm được chứng nhận

Tổ chức chứng nhận phải duy trì thông tin về các sản phẩm được chứng nhận, bao gồm ít nhất:

a) Việc nhận dạng sản phẩm;

b) (các) tiêu chuẩn và tài liệu quy định khác dùng để chứng nhận sự phù hợp;

c) Nhận biết khách hàng.

Những phần thông tin này cần được công khai hoặc sẵn có khi được yêu cầu dưới dạng một danh mục (thông qua các ấn phẩm, phương tiện điện tử hoặc phương tiện khác) theo quy định của (các) chương trình liên quan. Ít nhất tổ chức chứng nhận phải cung cấp thông tin về hiệu lực của chứng nhận được cấp khi có yêu cầu.

9.5.9 Thông tin cấp chứng nhận lại

Tổ chức chứng nhận phải ra quyết định về việc cấp chứng nhận lại dựa trên các kết quả đánh giá chứng nhận lại, cũng như các kết quả xem xét hệ thống trong toàn bộ giai đoạn chứng nhận và những khiếu nại nhận được từ người sử dụng chứng nhận.

9.6 Duy trì chứng nhận

9.6.1 Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải duy trì chứng nhận trên cơ sở chứng tỏ được rằng khách hàng luôn thỏa mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn về quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Điều này cho phép duy trì chứng nhận của khách hàng trên cơ sở kết luận tích cực của trưởng đoàn đánh giá mà không cần thêm các xem xét và quyết định độc lập sau đó, với điều kiện:

a) Đối với mọi sự không phù hợp nặng hoặc tình huống khác cho phép dẫn đến việc đình chỉ hoặc hủy bỏ chứng nhận, tổ chức chứng nhận đều có hệ thống yêu cầu trưởng đoàn đánh giá báo cáo tổ chức chứng nhận nhu cầu thực hiện xem xét bởi nhân sự có năng lực (xem 7.2.8) không phải là người thực hiện đánh giá, để xác định chứng nhận có thể được duy trì hay không;

b) Nhân sự có năng lực của tổ chức chứng nhận theo dõi hoạt động giám sát của tổ chức, bao gồm cả theo dõi việc lập báo cáo của chuyên gia đánh giá để xác nhận rằng hoạt động chứng nhận được triển khai có hiệu lực.

9.6.2 Hoạt động giám sát

9.6.2.1 Khái quát

9.6.2.1.1 Tổ chức chứng nhận phải triển khai hoạt động giám sát sao cho các khu vực và chức năng đại diện thuộc phạm vi của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được theo dõi thường xuyên và có tính đến những thay đổi đối với khách hàng được chứng nhận và quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng.

9.6.2.1.2 Hoạt động giám sát phải bao gồm đánh giá tại hiện trường để đánh giá sự thỏa mãn các yêu cầu quy định của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng được chứng nhận với tiêu chuẩn chứng nhận. Các hoạt động giám sát khác có thể bao gồm:

a) Yêu cầu của tổ chức chứng nhận đối với khách hàng được chứng nhận về các khía cạnh chứng nhận;

b) Xem xét mọi tuyên bố của khách hàng được chứng nhận về các hoạt động của mình (ví dụ tài liệu quảng cáo, trang tin điện tử);

c) Yêu cầu khách hàng được chứng nhận cung cấp thông tin dạng văn bản (bản giấy hoặc phương tiện điện tử);

d) Các biện pháp khác để theo dõi việc thực hiện của khách hàng được chứng nhận.

9.6.2.2 Đánh giá giám sát

Đánh giá giám sát là đánh giá tại hiện trường, nhưng không nhất thiết là đánh giá toàn bộ hệ thống và phải được hoạch định cùng với các hoạt động giám sát khác sao cho tổ chức chứng nhận có thể duy trì sự tin cậy rằng quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng được chứng nhận luôn thỏa mãn các yêu cầu giữa các lần đánh giá chứng nhận lại. Từng lần giám sát theo tiêu chuẩn quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ liên quan phải bao gồm:

a) Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo;

b) Xem xét các hành động được thực hiện đối với sự không phù hợp được xác định trong lần đánh giá trước đó;

c) Xử lý khiếu nại;

d) Hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ trong việc đạt được các mục tiêu của khách hàng được chứng nhận và kết quả dự kiến của (các) quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ tương ứng;

e) Sự tiến triển của các hoạt động được hoạch định để cải tiến liên tục;

f) Kiểm soát liên tục hoạt động;

g) Xem xét các thay đổi bất kỳ;

h) Sử dụng dấu và/hoặc mọi viện dẫn khác tới chứng nhận.

9.6.3 Chứng nhận lại

9.6.3.1 Hoạch định đánh giá chứng nhận lại

9.6.3.1.1 Mục đích của việc đánh giá chứng nhận lại là để xác nhận sự phù hợp liên tục và hiệu lực của toàn bộ quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ cũng như tính thích hợp liên tục và khả năng áp dụng đối với phạm vi chứng nhận. Việc đánh giá chứng nhận lại phải được hoạch định và tiến hành nhằm đánh giá sự đáp ứng liên tục tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định khác có liên quan về quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ. Việc này phải được hoạch định và tiến hành đúng kỳ hạn để có thể cấp chứng nhận lại kịp thời trước khi hết hạn chứng nhận.

9.6.3.1.2 Hoạt động chứng nhận lại phải bao gồm việc xem xét các báo cáo đánh giá giám sát trước đó và xem xét việc thực hiện của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ trong toàn bộ chu kỳ chứng nhận hiện thời.

9.6.3.1.3 Hoạt động đánh giá chứng nhận lại có thể cần đánh giá giai đoạn 1 trong các trường hợp có thay đổi đáng kể đối với quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ, tổ chức hoặc bối cảnh vận hành của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ (ví dụ như những thay đổi về luật).

CHÚ THÍCH: Những thay đổi này có thể xảy ra ở thời điểm bất kỳ của chu kỳ chứng nhận và tổ chức chứng nhận có thể cần thực hiện đánh giá đặc biệt (xem 9.6.4) có thể là đánh giá hai giai đoạn hoặc có thể không phải là đánh giá hai giai đoạn.

9.6.3.2 Đánh giá chứng nhận lại

9.6.3.2.1 Đánh giá chứng nhận lại phải bao gồm đánh giá tại hiện trường đề cập tới:

a) Hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ trong tổng thể khi có các thay đổi bên trong và bên ngoài cũng như tính thích hợp liên tục và khả năng áp dụng đối với phạm vi chứng nhận;

b) Thể hiện rõ cam kết để duy trì hiệu lực và cải tiến quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ nhằm nâng cao việc thực hiện tổng thể;

c) Hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ trong việc đạt được mục tiêu của khách hàng được chứng nhận và kết quả dự kiến của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ tương ứng.

9.6.3.2.2 Với mọi sự không phù hợp nặng, tổ chức chứng nhận phải xác định giới hạn thời gian cho việc khắc phục và hành động khắc phục. Những hành động này phải được thực hiện và kiểm tra xác nhận trước khi hết hạn chứng nhận.

9.6.3.2.3 Khi hoạt động chứng nhận lại được hoàn thành trước thời hạn của chứng nhận hiện thời thì ngày hết hạn của chứng nhận mới có thể dựa trên ngày hết hạn của chứng nhận hiện thời. Ngày cấp giấy chứng nhận mới phải đúng hoặc sau ngày quyết định chứng nhận lại.

9.6.3.2.4 Khi tổ chức chứng nhận chưa hoàn thành đánh giá chứng nhận lại hoặc không thể kiểm tra xác nhận việc thực hiện khắc phục và hành động khắc phục đối với mọi sự không phù hợp nặng (xem 9.5.2.1) trước thời hạn của chứng nhận, thì không được kiến nghị việc chứng nhận lại và không được gia hạn hiệu lực của chứng nhận cũ. Khách hàng phải được thông báo và các hệ quả phải được diễn giải.

9.6.3.2.5 Sau khi hết hạn chứng nhận, tổ chức chứng nhận có thể khôi phục chứng nhận trong vòng 6 tháng với điều kiện hoạt động chứng nhận lại đã hoàn thành hoặc ít nhất giai đoạn 2 phải được thực hiện. Ngày hiệu lực của giấy chứng nhận phải đúng hoặc sau ngày quyết định chứng nhận lại và ngày hết hạn phải dựa trên chu kỳ chứng nhận trước đó.

9.6.4 Đánh giá đặc biệt

9.6.4.1 Mở rộng phạm vi

Để trả lời đăng ký mở rộng phạm vi của chứng nhận đã cấp, tổ chức chứng nhận phải thực hiện việc xem xét đăng ký và xác định mọi hoạt động đánh giá cần thiết để quyết định có hoặc không được phép cấp mở rộng. Được phép tiến hành việc này kết hợp với một cuộc đánh giá giám sát.

9.6.4.2 Đánh giá đột xuất

Tổ chức chứng nhận có thể cần tiến hành đánh giá đột xuất hoặc không thông báo cho khách hàng được chứng nhận để điều tra về các khiếu nại hay đáp ứng với các thay đổi hoặc giám sát khách hàng bị đình chỉ. Trong những trường hợp này:

a) Tổ chức chứng nhận phải mô tả và làm rõ trước cho khách hàng được chứng nhận (ví dụ trong tài liệu nêu ở 8.5.1) các điều kiện tiến hành các cuộc đánh giá này;

b) Tổ chức chứng nhận phải chú ý hơn trong việc chỉ định đoàn đánh giá vì khách hàng không có cơ hội phản đối thành viên đoàn đánh giá.

9.6.5 Đình chỉ, hủy bỏ hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận

9.6.5.1 Tổ chức chứng nhận phải có chính sách và (các) thủ tục dạng văn bản đối với việc đình chỉ, hủy bỏ hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận và phải quy định các hành động tiếp theo của tổ chức chứng nhận.

9.6.5.2 Tổ chức chứng nhận phải đình chỉ chứng nhận trong các trường hợp, ví dụ:

- Quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được chứng nhận của khách hàng không thỏa mãn một cách liên tục hoặc nghiêm trọng các yêu cầu chứng nhận, bao gồm cả các yêu cầu đối với hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ;

- Khách hàng được chứng nhận không tuân thủ việc tiến hành đánh giá giám sát hoặc đánh giá chứng nhận lại theo tần suất yêu cầu;

- Khách hàng được chứng nhận tự nguyện yêu cầu đình chỉ.

9.6.5.3 Trong thời gian đình chỉ, chứng nhận quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của khách hàng tạm thời không còn giá trị.

9.6.5.4 Tổ chức chứng nhận phải khôi phục lại chứng nhận bị đình chỉ khi vấn đề dẫn đến việc đình chỉ đã được giải quyết. Khi không giải quyết được những vấn đề dẫn đến đình chỉ trong thời gian mà tổ chức chứng nhận đã thiết lập, thì phải hủy bỏ hoặc thu hẹp phạm vi chứng nhận.

CHÚ THÍCH: Trong hầu hết các trường hợp, việc đình chỉ không được vượt quá 6 tháng.

9.6.5.5 Tổ chức chứng nhận phải thu hẹp phạm vi chứng nhận để loại trừ các phần không đáp ứng yêu cầu, khi khách hàng được chứng nhận không thỏa mãn một cách liên tục hoặc nghiêm trọng các yêu cầu chứng nhận đối với các phần thuộc phạm vi chứng nhận đó. Việc thu hẹp này phải phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn dùng để chứng nhận.

9.7 Yêu cầu xem xét lại

9.7.1 Tổ chức chứng nhận phải có quá trình dạng văn bản về việc tiếp nhận, đánh giá và ra quyết định đối với yêu cầu xem xét lại.

9.7.2 Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm về tất cả các quyết định ở mọi cấp của quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại. Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng những người tham gia vào quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại không phải là những người tiến hành đánh giá và ra quyết định chứng nhận.

9.7.3 Việc đệ trình, điều tra và quyết định về yêu cầu xem xét lại không được dẫn đến bất kỳ hành động phân biệt đối xử nào đối với bên yêu cầu xem xét lại.

9.7.4 Quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại ít nhất phải bao gồm các yếu tố và phương pháp sau:

a) Phác thảo quá trình tiếp nhận, xác định hiệu lực và điều tra yêu cầu xem xét lại, cũng như quyết định các hành động cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu xem xét lại, có tính đến kết quả của các yêu cầu xem xét lại tương tự trước đó;

b) Theo dõi và lập hồ sơ các yêu cầu xem xét lại, gồm cả các hành động được thực hiện để giải quyết yêu cầu này;

c) Đảm bảo thực hiện mọi sự khắc phục và hành động khắc phục thích hợp.

9.7.5 Tổ chức chứng nhận tiếp nhận yêu cầu xem xét lại phải chịu trách nhiệm thu thập và xác minh mọi thông tin cần thiết để xác định hiệu lực của yêu cầu xem xét lại.

9.7.6 Tổ chức chứng nhận phải ghi nhận là đã nhận được yêu cầu xem xét lại và phải cung cấp cho bên yêu cầu xem xét lại báo cáo tiến độ và kết quả của yêu cầu xem xét lại.

9.7.7 Quyết định được truyền đạt tới bên yêu cầu xem xét lại phải do (những) người trước đó không liên quan đến vấn đề yêu cầu xem xét lại đưa ra hoặc xem xét và phê chuẩn.

9.7.8 Tổ chức chứng nhận phải thông báo chính thức cho bên yêu cầu xem xét lại việc kết thúc quá trình xử lý yêu cầu xem xét lại.

9.8 Khiếu nại

9.8.1 Tổ chức chứng nhận phải chịu trách nhiệm về tất cả các quyết định ở mọi cấp của quá trình xử lý khiếu nại.

9.8.2 Việc đệ trình, điều tra và quyết định về khiếu nại không được dẫn đến bất kỳ hành động phân biệt đối xử nào đối với bên khiếu nại.

9.8.3 Khi nhận được khiếu nại, tổ chức chứng nhận phải xác nhận xem khiếu nại đó có liên quan đến hoạt động chứng nhận mà mình chịu trách nhiệm hay không và nếu có thì phải xử lý khiếu nại. Nếu khiếu nại liên quan đến khách hàng được chứng nhận, thì việc kiểm tra khiếu nại phải xét đến hiệu lực của quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ được chứng nhận.

9.8.4 Mọi khiếu nại đúng về khách hàng được chứng nhận đều phải được tổ chức chứng nhận chuyển cho khách hàng được chứng nhận có liên quan ở thời điểm thích hợp.

9.8.5 Tổ chức chứng nhận phải có quá trình dạng văn bản đối với việc tiếp nhận, đánh giá và ra quyết định về các khiếu nại. Quá trình này phải tuân thủ các yêu cầu về bảo mật, vì nó liên quan đến bên khiếu nại và vấn đề khiếu nại.

9.8.6 Quá trình xử lý khiếu nại ít nhất phải bao gồm các yếu tố và phương pháp sau:

a) Phác thảo quá trình tiếp nhận, xác định hiệu lực và điều tra khiếu nại, cũng như quyết định các hành động cần thực hiện để đáp ứng khiếu nại;

b) Theo dõi và lập hồ sơ khiếu nại, gồm cả các hành động được thực hiện để đáp ứng khiếu nại;

c) Đảm bảo thực hiện mọi sự khắc phục và hành động khắc phục thích hợp.

CHÚ THÍCH: TCVN ISO 10002 đưa ra hướng dẫn về việc xử lý khiếu nại.

9.8.7 Tổ chức chứng nhận tiếp nhận khiếu nại phải có trách nhiệm thu thập và xác minh mọi thông tin cần thiết để xác định hiệu lực khiếu nại.

9.8.8 Bất kỳ khi nào có thể, tổ chức chứng nhận phải ghi nhận là đã nhận được khiếu nại và phải cung cấp cho bên khiếu nại báo cáo tiến độ và kết quả khiếu nại.

9.8.9 Quyết định được truyền đạt cho bên khiếu nại phải do (những) người trước đó không liên quan đến vấn đề khiếu nại đưa ra hoặc xem xét và phê chuẩn.

9.8.10 Bất kỳ khi nào có thể, tổ chức chứng nhận phải thông báo chính thức cho bên khiếu nại việc kết thúc quá trình xử lý khiếu nại.

9.8.11 Tổ chức chứng nhận phải xác định cùng với khách hàng được chứng nhận và bên khiếu nại, xem có công khai vấn đề khiếu nại và việc giải quyết khiếu nại hay không và nếu có thì ở mức độ nào.

9.9 Hồ sơ khách hàng

9.9.1 Tổ chức chứng nhận phải duy trì hồ sơ về các hoạt động đánh giá và chứng nhận khác của tất cả các khách hàng, bao gồm tất cả các tổ chức nộp đăng ký và các tổ chức được đánh giá, được chứng nhận hoặc bị đình chỉ hoặc hủy bỏ chứng nhận.

9.9.2 Hồ sơ về khách hàng được chứng nhận phải bao gồm:

a) Thông tin đăng ký và các báo cáo đánh giá lần đầu, đánh giá giám sát và đánh giá chứng nhận lại;

b) Thỏa thuận chứng nhận;

c) Lý giải về phương pháp được sử dụng để lấy mẫu địa điểm, khi thích hợp;

CHÚ THÍCH: Phương pháp lấy mẫu bao gồm việc lấy mẫu sử dụng để đánh giá quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ cụ thể và/hoặc để lựa chọn địa điểm trong trường hợp đánh giá nhiều địa điểm.

d) Lý giải về việc xác định thời gian cho chuyên gia đánh giá (xem 9.1.4);

e) Kiểm tra xác nhận việc khắc phục và hành động khắc phục;

f) Hồ sơ các khiếu nại và yêu cầu xem xét lại, cũng như mọi sự khắc phục hoặc hành động khắc phục tiếp theo;

g) Các xem xét và quyết định của ban, nếu thích hợp;

h) Tài liệu về các quyết định chứng nhận;

i) Các tài liệu chứng nhận, gồm cả phạm vi chứng nhận liên quan đến sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ, khi thích hợp;

j) Các hồ sơ liên quan cần thiết để thiết lập sự tin cậy của chứng nhận, như bằng chứng về năng lực của chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật;

k) Chương trình đánh giá.

9.9.3 Tổ chức chứng nhận phải giữ an toàn cho các hồ sơ về bên đăng ký và khách hàng để đảm bảo giữ bảo mật thông tin. Hồ sơ phải được vận chuyển, chuyển hoặc truyền sao cho đảm bảo duy trì tính bảo mật.

9.9.4 Tổ chức chứng nhận phải có chính sách và thủ tục dạng văn bản về việc lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ về khách hàng được chứng nhận và khách hàng được chứng nhận trước đó phải được lưu trong suốt chu kỳ hiện tại cộng với một chu kỳ chứng nhận đầy đủ.

CHÚ THÍCH: Trong một số văn bản pháp lý, luật quy định rằng cần duy trì hồ sơ trong khoảng thời gian dài hơn.

10 Yêu cầu về hệ thống quản lý đối với tổ chức chứng nhận

10.1 Các lựa chọn

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập, lập thành văn bản, áp dụng và duy trì quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ có khả năng hỗ trợ và chứng tỏ việc đạt được nhất quán các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Ngoài việc đáp ứng các yêu cầu từ điều 5 đến điều 9, tổ chức chứng nhận phải áp dụng hệ thống quản lý phù hợp với:

a) Các yêu cầu chung về hệ thống quản lý (xem 10.2); hoặc

b) Các yêu cầu về hệ thống quản lý theo TCVN ISO 9001 (xem 10.3).

10.2 Lựa chọn A: Yêu cầu chung về hệ thống quản lý

10.2.1 Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập, lập thành văn bản, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý có khả năng hỗ trợ và chứng tỏ việc đạt được nhất quán các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức chứng nhận phải thiết lập và lập thành văn bản các chính sách và mục tiêu cho các hoạt động của tổ chức. Lãnh đạo cao nhất phải đưa ra bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các chính sách được thấu hiểu, áp dụng và duy trì ở tất cả các cấp tổ chức của tổ chức chứng nhận.

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức chứng nhận phải phân công trách nhiệm và quyền hạn đối với việc:

a) Đảm bảo rằng các quá trình và thủ tục cần thiết đối với hệ thống quản lý được thiết lập, áp dụng và duy trì;

b) Báo cáo lãnh đạo cao nhất về việc thực hiện hệ thống quản lý cũng như mọi nhu cầu cải tiến.

10.2.2 Sổ tay hệ thống quản lý

Tất cả những yêu cầu thích hợp của tiêu chuẩn này phải được đề cập trong sổ tay hoặc các tài liệu kèm theo. Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo khả năng tiếp cận sổ tay và các tài liệu liên quan kèm theo cho tất cả nhân sự liên quan.

10.2.3 Kiểm soát tài liệu

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập các thủ tục đối với việc kiểm soát tài liệu (nội bộ và bên ngoài), liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn này. Các thủ tục này phải xác định những kiểm soát cần thiết để:

a) Phê duyệt tính thích hợp của tài liệu trước khi ban hành;

b) Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu;

c) Đảm bảo nhận biết những thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện tại của tài liệu;

d) Đảm bảo các phiên bản liên quan của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng;

e) Đảm bảo rằng các tài liệu rõ ràng và dễ nhận biết;

f) Đảm bảo nhận biết và kiểm soát được việc phân phối của các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài;

g) Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và sử dụng dấu hiệu nhận biết thích hợp cho các tài liệu này khi chúng được lưu giữ vì mục đích bất kỳ.

CHÚ THÍCH: Tài liệu có thể ở dạng hay loại phương tiện truyền thông bất kỳ.

10.2.4 Kiểm soát hồ sơ

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập các thủ tục để xác định những kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn này.

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập thủ tục lưu giữ hồ sơ trong khoảng thời gian phù hợp với quy định pháp lý và theo hợp đồng. Việc tiếp cận các hồ sơ này phải phù hợp với các thỏa thuận về bảo mật.

CHÚ THÍCH: Đối với các yêu cầu về hồ sơ khách hàng được chứng nhận, xem thêm 9.9.

10.2.5 Xem xét của lãnh đạo

10.2.5.1 Khái quát

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức chứng nhận phải thiết lập thủ tục xem xét hệ thống quản lý của mình theo các khoảng thời gian được hoạch định để đảm bảo duy trì sự phù hợp, thỏa đáng và hiệu lực, gồm cả các chính sách và mục tiêu được công bố liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn này. Việc xem xét phải được tiến hành ít nhất mỗi năm một lần.

10.2.5.2 Đầu vào của xem xét

Đầu vào của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm thông tin liên quan đến:

a) Kết quả đánh giá nội bộ và bên ngoài;

b) Phản hồi từ khách hàng và các bên quan tâm;

c) Việc đảm bảo tính khách quan;

d) Tình trạng của các hành động khắc phục;

e) Tình trạng của các hành động giải quyết rủi ro;

f) Hành động tiếp theo từ các xem xét của lãnh đạo trước đó;

g) Việc thực hiện các mục tiêu;

h) Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý;

i) Yêu cầu xem xét lại và khiếu nại.

10.2.5.3 Đầu ra của xem xét

Đầu ra từ xem xét của lãnh đạo phải gồm các quyết định và các hành động liên quan đến:

a) Việc cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý và các quá trình của hệ thống;

b) Việc cải tiến dịch vụ chứng nhận liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn này;

c) Các nhu cầu về nguồn lực;

d) Việc sửa đổi chính sách và mục tiêu của tổ chức.

10.2.6 Đánh giá nội bộ

10.2.6.1 Tổ chức chứng nhận phải thiết lập thủ tục đối với các cuộc đánh giá nội bộ để kiểm tra xác nhận rằng tổ chức thỏa mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn này và hệ thống quản lý được áp dụng và duy trì một cách hiệu lực.

CHÚ THÍCH: TCVN ISO 19011 đưa ra hướng dẫn đối với việc tiến hành đánh giá nội bộ.

10.2.6.2 Chương trình đánh giá phải được hoạch định, có tính đến tầm quan trọng của các quá trình và khu vực cần đánh giá cũng như kết quả của những lần đánh giá trước.

10.2.6.3 Việc đánh giá nội bộ phải được thực hiện ít nhất 12 tháng một lần. Tần suất các lần đánh giá nội bộ có thể giảm nếu tổ chức chứng nhận có thể chứng tỏ rằng quá trình sản xuất và chế biến sản phẩm hữu cơ của tổ chức vẫn được áp dụng một cách hiệu lực theo tiêu chuẩn này cũng như chứng tỏ được sự ổn định.

10.2.6.4 Tổ chức chứng nhận phải đảm bảo rằng:

a) Các cuộc đánh giá nội bộ được tiến hành bởi nhân sự có năng lực, am hiểu về chứng nhận, đánh giá và các yêu cầu của tiêu chuẩn này;

b) Các chuyên gia đánh giá không đánh giá công việc của mình;

c) Nhân sự chịu trách nhiệm với khu vực được đánh giá được thông báo về kết quả đánh giá;

d) Mọi hành động từ kết quả đánh giá nội bộ được thực hiện một cách thích hợp và kịp thời;

e) Mọi cơ hội cải tiến được nhận biết.

10.2.7 Hành động khắc phục

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập thủ tục đối với việc nhận biết và quản lý sự không phù hợp trong hoạt động của mình. Khi cần, tổ chức chứng nhận cũng phải thực hiện hành động để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa việc tái diễn. Hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của vấn đề gặp phải. Các thủ tục này phải xác định yêu cầu đối với việc:

a) Nhận biết sự không phù hợp (ví dụ từ các khiếu nại đúng và đánh giá nội bộ);

b) Xác định các nguyên nhân của sự không phù hợp;

c) Khắc phục sự không phù hợp;

d) Đánh giá nhu cầu đối với các hành động để đảm bảo không tái diễn sự không phù hợp;

e) Xác định và thực hiện kịp thời các hành động cần thiết;

f) Lập hồ sơ kết quả của các hành động được thực hiện;

g) Xem xét hiệu lực của hành động khắc phục.

10.3 Lựa chọn B: Yêu cầu về hệ thống quản lý theo ISO 9001

10.3.1 Khái quát

Tổ chức chứng nhận phải thiết lập và duy trì hệ thống quản lý, phù hợp với các yêu cầu của TCVN ISO 9001, có khả năng hỗ trợ và chứng tỏ việc đạt được nhất quán các yêu cầu của tiêu chuẩn này được mở rộng thêm ở 10.3.2 đến 10.3.4.

10.3.2 Phạm vi

Để áp dụng các yêu cầu của TCVN ISO 9001, phạm vi của hệ thống quản lý phải bao gồm việc thiết kế và phát triển các yêu cầu đối với các dịch vụ chứng nhận của tổ chức.

10.3.3 Hướng vào khách hàng

Để áp dụng các yêu cầu của TCVN ISO 9001, khi xây dựng hệ thống quản lý của mình, tổ chức chứng nhận phải xem xét tính tin cậy của chứng nhận và phải chú ý tới những nhu cầu của tất cả các bên (như nêu ở 4.1.2) tin tưởng vào dịch vụ đánh giá và chứng nhận của tổ chức, chứ không chỉ là khách hàng của tổ chức.

10.3.4 Xem xét của lãnh đạo

Để áp dụng các yêu cầu của TCVN ISO 9001, tổ chức chứng nhận phải đưa vào đầu vào xem xét của lãnh đạo thông tin về các yêu cầu xem xét lại và khiếu nại liên quan của người sử dụng hoạt động chứng nhận và xem xét tính khách quan.

Phụ lục A

(Quy định)

Nhóm các loại hình sản phẩm nông nghiệp hữu cơ

Phụ lục B

(Quy định)

Năng lực đối với chuyên gia đánh giá

Phụ lục C

(Quy định)

Năng lực đối với cán bộ xem xét hợp đồng

Phụ lục D

(Quy định)

Năng lực đối với Chuyên gia kỹ thuật/pháp lý

Phụ lục E

(Quy định)

Năng lực đối với cán bộ thẩm xét, người ra quyết định chứng nhận

Phụ lục F

(Quy định)

Dấu chứng nhận

Mẫu dấu chứng nhận được sử dụng trong tiêu chuẩn này như sau: