Quyết định 3240/QĐ-BNG 2026 về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Ngoại giao triển khai cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công

II. Nội dung cụ thể của Thủ tục cấp Chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công

1. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân đăng nhập trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử; tiến hành hoàn thiện hồ sơ điện tử theo hướng dẫn; chuẩn bị hồ sơ theo quy định.

Bước 2:

- Trường hợp đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công dạng bản giấy, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại:

a) Tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Bộ Ngoại giao:

Địa chỉ: 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội

Thời gian nộp hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

Thời gian trả hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần, trừ thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

 b) Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).

Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, phường Sài Gòn, thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian nộp hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

Thời gian trả hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần, trừ thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

c) Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh; được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Chi nhánh Tổng công ty Bưu điện Việt Nam – Bưu điện thành phố Hà Nội (VN-POST/hotline: 02438255948).

- Trường hợp đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công dạng bản điện tử: Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao theo quy định của pháp luật về giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Bước 3: Các cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

- Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, cơ quan có thẩm quyền thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một lần. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hướng dẫn, người đề nghị có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Thời gian này không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan có thẩm quyền trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ công thì cơ quan có thẩm quyền tạm dừng việc giải quyết đối với giấy tờ có nghi vấn, thông báo cho người đề nghị về việc xác minh, nêu rõ lý do, thời gian dự kiến xác minh và gửi văn bản đề nghị xác minh đến cơ quan, tổ chức cấp giấy tờ công. Cơ quan được đề nghị xác minh có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị; trường hợp phức tạp, thời hạn không quá 10 ngày làm việc và phải thông báo lý do cho cơ quan đã gửi đề nghị. Sau thời hạn 30 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị xác minh mà không nhận được kết quả trả lời, cơ quan có thẩm quyền trả lại hồ sơ cho người đề nghị, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, cơ quan có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả đúng thời gian quy định.

Bước 4:

- Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn hình thức nhận kết quả theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận trả kết quả giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ. 

2. Cách thức thực hiện:

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, hoặc

- Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao;

- Nộp hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính.

3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

3.1. Thành phần hồ sơ:

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp và qua dịch vụ bưu chính (đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với văn bản giấy)

- 01 Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn; đăng tải kèm theo bản quét (scan) giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostillle;

- Giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille.

- 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch đề nghị cấp chứng nhận Apostille, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan.

Trường hợp nộp hồ sợ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao.

- Cung cấp thông tin theo biểu mẫu Tờ khai điện tử tương tác trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn.

- Đăng tải bản điện tử giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3.2. Số lượng  hồ sơ: Một (01) bộ.

4. Thời hạn giải quyết:

Đối với đề nghị cấp chứng nhận Apostille bản giấy

- 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công;

- 02 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;

- 04 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

Đối với đề nghị cấp chứng nhận Apostille bản điện tử

- 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;

- 03 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, cá nhân, tổ chức.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Chứng nhận Apostille (bản giấy hoặc bản điện tử) trên giấy tờ, tài liệu được đề nghị.

Lưu ý: Chứng nhận Apostille điện tử chỉ cấp 01 bản đối với 01 giấy tờ, tài liệu bản điện tử.

8. Phí:

*Trường hợp nộp hồ sơ, nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, người đề nghị cấp chứng nhận Apostille trả cước phí bưu chính.

*Trường hợp hồ sơ đã bị trả lại do hết thời hạn xác minh và người đề nghị nộp lại hồ sơ theo quy định điểm c khoản 5 Điều 15 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, hồ sơ nộp lại được tiếp tục giải quyết trên cơ sở hồ sơ và phí đã nộp.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

- Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille (Mẫu APO/TK);

- Biểu mẫu điện tử tương tác đề nghị cấp chứng nhận Apostille (Mẫu APO/TKĐT).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

10.1. Các giấy tờ, tài liệu thuộc diện cấp chứng nhận Apostille là giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, bao gồm:

- Giấy tờ do cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án lập, ban hành hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật qua các thời kỳ, gồm: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.

- Giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật, gồm: giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác; các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật.

-Văn bản công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng qua các thời kỳ, gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.

- Văn bản chứng thực do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật chứng thực, gồm: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

10.2. Các giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi hoặc không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille

10.2.1. Các giấy tờ sau đây không thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille:

- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế;

- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ giấy tờ mà trước ngày Công ước Apostille có hiệu lực đối với nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Bộ Ngoại giao xác định cụ thể giấy tờ quy định tại điểm này tại danh mục quy định tại khoản 7 Điều 30 Nghị định này;

- Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật và chưa được công chứng, chứng thực;

- Giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận.

10.2.2. Các giấy tờ sau đây không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille:

- Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung trái phép;

- Giấy tờ có căn cứ xác định là giả mạo;

- Giấy tờ mà kết quả xác minh theo quy định tại Điều 15 Nghị định này xác định cơ quan có thẩm quyền không cấp giấy tờ đó, hoặc con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền trên giấy tờ không xác thực, không đúng thẩm quyền, không phải con dấu gốc, chữ ký gốc hoặc không phù hợp với mẫu đã đăng ký;

- Giấy tờ công đã bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi, hủy bỏ hoặc bị xác định là được cấp trái pháp luật theo quyết định, bản án hoặc văn bản có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Giấy tờ công thuộc diện không được đưa ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Giấy tờ công của Việt Nam ở dạng dữ liệu điện tử không có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền hoặc chữ ký số không đáp ứng định dạng kỹ thuật theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Giấy tờ công đã được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế khác mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille)

- Thông tư số 12/2026/TT-BNG ngày 11/9/2026 quy định về cơ quan thực hiện, phân cấp thẩm quyền và biểu mẫu sử dụng trong công tác cấp chứng nhận Apostille

- Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.