Công văn 3660/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh về việc quản lý sử dụng hóa đơn

Kính gửi: Các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh

Theo quy định tại các Luật thuế và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện hiện hành, thì các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ phải thực hiện chế độ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật, làm căn cứ xác định doanh thu tính thuế, chi phí được trừ khi kê khai thuế

Để giúp các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh thực hiện đúng trách nhiệm và quyền lợi trong việc sử dụng hóa đơn, Cục thuế Thành Phố thông báo một số quy định về việc quản lý sử dụng hóa đơn (đính kèm)

Đề nghị các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh nghiên cứu, phổ biến đến các bộ phận, nhân viên có liên quan để thực hiện đúng quy định

MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

1) CÁC LOẠI HOÁ ĐƠN THEO QUY ĐỊNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH

- Hoá đơn giá trị gia tăng - mẫu 01 GTGT

- Hoá đơn bán hàng thông thường - mẫu 02 GTTT

- Hoá đơn cho thuê tài chính - mẫu 05 TTC

- Hoá đơn do Cơ sở kinh doanh tự in theo văn bản chấp thuận của Tổng Cục thuế, Cục Thuế, đã đăng ký sử dụng theo quy định

2) ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

- Tất cả các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc mọi thành phần kinh tế khi bán, trao đổi hàng hoá dịch vụ phải lập và giao hoá đơn hợp pháp cho khách hàng. Nếu không lập và giao hoá đơn hoặc lập và giao hoá đơn không hợp pháp cho khách hàng là hành vi trốn thuế .

- Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, dịch vụ hoặc trao đổi sản phẩm có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán hàng lập và giao hoá đơn hợp pháp để sử dụng

3) THỜI ĐIỂM LẬP HOÁ ĐƠN

- Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Việc lập hoá đơn có thể viết bằng tay, đánh máy 1 lần in sang các liên có nội dung như nhau

4) HOÁ ĐƠN HỢP PHÁP

Hoá đơn được dùng để khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT, tính chi phí được trừ, thanh toán phải là

- Hoá đơn mua hàng hoá dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng)

- Hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhầu nát

- Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hoá đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xoá, sửa chữa

5) SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

- Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách quyển, cách số, không được ghi lùi ngày.

- Sử dụng hoá đơn do Bộ Tài Chính phát hành phải ghi (đóng dấu) tên, địa chỉ, mã sô thuế trên liên 2 (liên giao khách hàng), ghi đúng, đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng, tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán. Giá tính thuế GTGT là giá bán chưa có thuế GTGT, giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT. Trường hợp Cơ sở kinh doanh niêm yết giá bán không ghi rõ giá gồm thuế hay không bao gồm thuế GTGT, thì khi lập hoá đơn, giá niêm yết là giá gồm thuế. Cơ sở kinh doanh không được tính thêm thuế GTGT trên giá niêm yết .

- Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị dưới 100.000 đồng mỗi lần thu tiền, nếu người mua không yêu cầu lập và giao hoá đơn thì không bắt buộc phải lập hóa đơn, nhưng phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Cuối ngày, phân loại hàng hóa dịch vụ theo từng nhóm hàng hóa dịch vụ có cùng thuế suất, tổng hợp doanh thu, thuế GTGT lập một hóa đơn chung làm căn cứ kê khai thuế. Nếu người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định.

- Trường hợp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ có giá trị từ 100.000 đồng trở lên dù người mua không yêu cầu, người bán hàng vẫn phải xuất hoá đơn cho khách hàng theo quy định.

- Các Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh kê khai nộp thuế, các đơn vị thụ hưởng tiền từ Ngân sách nhà nước cần phải hạch tóan kế tóan thì khi mua hàng hóa dịch vụ có giá trị thấp vẫn phải yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn theo đúng quy định để làm cơ sở kê khai tính thuế, thanh toán tiền.

6) BÁO CÁO MẤT HOÁ ĐƠN

Các tổ chức, cá nhân bị mất hoá đơn (Kể cả hoá đơn mua của Cơ quan Thuế và hoá đơn tự in) phải báo cáo ngay Cơ quan Thuế nơi mua hoá đơn hoặc nơi đăng ký hoá đơn tự in

7) BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN, THANH QUYẾT TOÁN SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

Các tổ chức, cá nhân có sử dụng hoá đơn do Bộ Tài Chính phát hành, hoá đơn tự in phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng tháng chậm nhất vào ngày thứ 20 của tháng tiếp sau tháng sử dụng, Báo cáo thanh quyết toán sử dụng hoá đơn hàng năm gởi Cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước ngày 25/02 năm sau

8) LƯU TRỮ BẢO QUẢN HOÁ ĐƠN

- Hóa đơn chưa sử dụng hoặc đã sử dụng phải được bảo quản an tòan, không để mất mát, hư hỏng.

- Hoá đơn đã sử dụng phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian sử dụng và lưu trữ theo quy định về lưu trữ của Nhà nước (tối thiểu là 5 năm). Trường hợp tháo rời hoá đơn để đánh máy hoặc in hoá đơn trên máy vi tính, các liên lưu của hoá đơn phải được đóng thành quyển theo số thứ tự để lưu giữ bảo quản.

9) HOÁ ĐƠN ĐƯỢC COI LÀ KHÔNG HỢP PHÁP

- Mua, bán hoá đơn chưa ghi nội dung theo quy định , trừ trường hợp mua hoá đơn do Cơ quan thuế phát hành

- Mua, bán, sử dụng hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng không phát sinh việc mua bán hàng hoá, dịch vụ kèm theo

- Mua, sử dụng hoá đơn gỉa, hoá đơn của Cơ sở kinh doanh khác để bán ra, để hợp thức hoá hàng hoá, dịch mua vào không có chứng từ hoặc hàng hoá, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hoá nhưng không kê khai nộp thuế

- Mua, bán, sử dụng hoá đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hoá, dịch vụ giữa các liên của hoá đơn

- Mua, bán, sử dụng hóa đơn đã hết giá trị sử dụng

- Hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ mà thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trước ngày xác định Cơ sở kinh doanh bỏ trốn theo Thông báo của Cơ quan thuế nhưng Cơ quan Thuế, Cơ quan Công An và các Cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là các hóa đơn bất hợp pháp

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mà tại thời điểm mua hàng hóa dịch vụ phát sinh tuy chưa có Thông báo của Cơ quan thuế về việc Cơ sở kinh doanh bỏ trốn, nhưng Cơ quan Thuế, Cơ quan Công An và các Cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là các hóa đơn bất hợp pháp

10) CÁC HÀNH VI NGHIÊM CẤM

- Bán hàng không lập và giao hóa đơn hoặc lập và giao hóa đơn bất hợp pháp cho khách hàng

- Lập hóa đơn không đầy đủ nội dung, chỉ tiêu quy định

- Hủy bỏ hóa đơn không đúng quy định

- Không báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định

- In hóa đơn giả để sử dụng hoặc bán cho người khác sử dụng

- Mua hóa đơn không phải từ Cơ quan thuế để bán hàng hoặc thanh tóan tài chính

- Tự in hóa đơn chưa được sự chấp thuận của Cơ quan thuế có thẩm quyền hoặc in không đúng mẫu hóa đơn đã được Cơ quan Thuế chấp thuận

- Sử dụng hóa đơn khống

- Sử dụng hóa đơn của Tổ chức, cá nhân khác

- Lập hóa đơn chênh lệch giá trị giữa liên 1 và liên 2 cho khách hàng

- Làm mất hóa đơn