Công văn 13203/NBI-QLDN3 2026 của Thuế tỉnh Ninh Bình về việc xử lý hóa đơn điện tử bị hủy do thao tác sai khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT

Thuế tỉnh Ninh Bình nhận được Công văn số CV0226-APV ngày 22/9/2026 về việc Hoá đơn gửi nhầm thông báo hoá đơn điện tử có sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT dẫn đến hoá đơn bị huỷ của Công ty cổ phần Tập đoàn An Pha Việt (gọi tắt là “Công ty”). Vấn đề này Thuế tỉnh Ninh Bình có ý kiến sau:

Căn cứ theo quy định tại khoản 10, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, có quy định sau:

“Điều 3 Giải thích từ ngữ

…

10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng...”

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 10 và khoản 2 Điều 24 Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính như sau:

“Điều 10. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;

b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”

Điều 24. Quy định chuyển tiếp

…

2. Kể từ thời điểm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn đã lập sai thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập sai và cập nhật đầy đủ thông tin hóa đơn bị thay thế. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). Đối với hóa đơn đã lập theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

… … … … …..

Căn cứ các quy định trên, Thuế tỉnh Ninh Bình hướng dẫn về nguyên tắc như sau:

Trường hợp Công ty huỷ nhầm hoá đơn điện tử được cấp mã cơ quan thuế đã gửi người mua thì hoá đơn này không còn giá trị sử dụng theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Công ty thực hiện lập hóa đơn mới “Thay thế” hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại khoản 1 Điều 10 và khoản 2 Điều 24 Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính.

Đề nghị Công ty căn cứ tình hình thực tế, nghiên cứu các quy định trích dẫn nêu trên, đối chiếu với các văn bản pháp luật về thuế để thực hiện theo đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Công ty liên hệ phòng Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp số 3 - ☎ 02293.899.444 để được hỗ trợ giải quyết.

Thuế tỉnh Ninh Bình trả lời để Công ty biết và thực hiện./.