Quyết định 552 NN-VP/QĐ 1996 tiếp nhận, xử lý, quản lý và ban hành văn bản của Bộ

QUYẾT ĐỊNH

Quy định về việc tiếp nhận, xử lý, quản lý và ban hành văn bản của Bộ

^{________________}

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ vào Nghị định số 73 ngày 01/11/1995 của của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn.

Căn cứ Quyết định số 116 NN-VP/QĐ ngày 2 tháng 2 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ban hành quy định tạm thời về quy chế làm việc của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Căn cứ nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành về Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.

Căn cứ Thông tư số 33/BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng chính phủ về hướng dẫn xây dựng và ban hành các văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước.

Xét đề nghị của ông Chánh Văn Phòng Bộ.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1 - Nay ban hành quy định về việc tiếp nhận, xử lý, quản lý và ban hành văn bản của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Điều 2: Các ông Chánh Văn phòng,Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY ĐỊNH

Về việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản

của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

(Ban hành kèm theo quyết định số 552 NN-VP/QĐ ngày 07/05/1996

của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn )

Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn phòng, phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ, nay quy định sự tiếp nhận, xử lý và ban hành các văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:

I. TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 1. Tất cả các loại văn bản gửi đến cơ quan Bộ, Lãnh đạo Bộ (công văn, tài liệu, bản fax, đơn thư khiếu tố, kể cả các văn bản do cán bộ chuyên nhận trực tiếp... gọi chung là văn bản đến) ... đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại Văn thư (thuộc phòng Hành chính của Văn phòng Bộ), vào SỔ VĂN BẢN ĐẾN. Văn bản sau khi được tiếp nhận,Văn phòng có trách nhiệm xem xét ngay trong ngày,chuyển giao đến người hoặc đơn vị phụ trách lĩnh vực để xử lý kịp thời.

Những bì công văn thuộc loại mật, tối mật và những bì có ghi "Chỉ người có tên mới được bóc", Văn thư không được bóc, chỉ vào Sổ văn bản đến và chuyển ngay cho người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Những đơn thư khiếu tố, phải giữ cả bì để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.

Tài liệu phục vụ các buổi họp của Bộ, đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị cần gửi sớm cho Phòng Hành Chính để chuyển cho các thành viên dự họp nghiên cứu.

Điện mật đến, Văn thư chuyển ngay cho Chánh Văn Phòng để trình Lãnh đạo Bộ hoặc chuyển cho đơn vị liên quan xử lý. Sau khi xử lý xong, chuyển lại Văn thư, để trả lại Cơ yếu Trung ương bảo quản theo chế độ mật.

Điều 2. Phân loại và chuyển giao văn bản đến:

2.1 Phân loại văn bản đến: Trưởng phòng hành chính xem xét các văn bản đã tiếp nhận, phân loại:

A. Loại văn bản Phòng hành chính trả lại nơi gửi gồm các văn bản không đúng thủ tục hành chính, nhầu nát khó đọc, văn bản không đúng chức năng và thẩm quyền giải quyết của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

B. Loại văn bản gửi trực tiếp cho các đơn vị thuộc Bộ, Văn thư vào sổ theo dõi riêng và chuyển mục đến địa chỉ đã ghi.

C. Loại văn bản chỉ vào sổ theo dõi số hiệu của văn bản, cơ quan phát hành gồm các bì văn bản thuộc loại mật, tuyệt mật, văn bản gửi cho Ban cán sự Đảng, đơn thư khiếu tố.

D. Các loại văn bản còn lại được vào sổ theo dõi số hiệu của văn bản, cơ quan phát hành, trích yếu nội dung công văn, để quản lý và theo dõi quá trình xử lý và báo cáo hàng ngày trình Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phòng.

2.2 Chuyển giao văn bản đến:

+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ: Phòng Hành chính trả lại nơi gửi các văn bản loại A, chuyển các văn bản loại B cho các đơn vị (có ký nhận trên sổ theo dõi công văn), trình Chánh Văn phòng (hay Phó chánh văn phòng được phân công xử lý văn bản đến - sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) các văn bản thuộc loại C và D để xử lý tiếp. Loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn cấp phải được chuyển ngay đến Lãnh đạo phòng để xử lý.

+ Chánh văn phòng được thừa lệnh Bộ trưởng xem xét và phần chuyển trách nhiệm xử lý văn bản, ghi rõ địa chỉ giao chuyển văn bản về văn thư, vào sổ theo dõi và chuyển đến các địa chỉ đã ghi.

+ Các văn bản chuyển đến lãnh đạo Bộ, sau khi có ý kiến chỉ đạo.Thư ký Tổng hợp giúp việc Lãnh đạo Bộ trả lại văn thư ghi sổ theo dõi và chuyển đến địa chỉ để xử lý.

+ Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm xem tất cả các văn bản nhận được trong ngày gửi đến đơn vị mình, xử lý các văn bản kịp thời hạn quy định. Đặc biệt những văn bản mà Lãnh đạo Bộ quy định thời hạn thì đơn vị phải trình Bộ đúng hạn. Bộ phận Tổng hợp phải có quyển sổ theo dõi riêng từng văn bản riêng thuộc loại này. Những văn bản Văn phòng chuyển không đúng người hay đơn vị có trách nhiệm xử lý, đề nghị trả ngày cho phòng hành chính để chuyển đúng người, đơn vị có trách nhiệm xử lý kịp thời, không chuyển trực tiếp từ đơn vị này sang đơn vị khác.

+ Việc ghi sổ theo dõi tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến được hỗ trợ bằng máy tính với quy trình do Trung tâm tin học hướng dẫn.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị nhận văn bản đến, sau khi nghiên cứu nội dung, nếu thấy chưa đủ điều kiện xử lý, làm phiếu báo để phòng hành chính trả lại nơi gửi thực hiện đúng quy chế làm việc của Bộ. Những văn bản đủ điều kiện, làm thủ tục trình giải quyết như sau:

3.1 Đối với các văn bản gửi đến lãnh đạo Bộ:

Chuyên viên Tổng hợp/Thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ lập phiếu trình đính kèm hồ sơ trình. Phiếu trình ghi rõ ràng, sạch sẽ, tóm tắt nội dung văn bản, yêu cầu giải quyết và đề xuất ý kiến xử lý. Hồ sơ trình gồm: văn bản trình mới nhất, đủ thủ tục hành chính (có dấu nhận công văn, chuyên viên không được tự ý ghi ý kiến riêng vào công văn trình), các văn bản cần thiết khác có liên quan được sắp xếp khoa học theo trình tự dẫn giải của vấn đề trình.

Sau khi có ý kiến Lãnh đạo Bộ, chuyển văn bản về bộ phận Tổng hợp đề tập hợp theo dõi và chuyển lại Văn thư để gửi đơn vị được giao trách nhiệm xử lý.

3.2 Đối với các văn bản giao cho các đơn vị nghiên cứu để trình lãnh đạo Bộ giải quyết:

+ Đơn vị lập Phiếu trình đính kèm theo Hồ sơ trình. Phiếu trình ghi rõ ràng, sạch sẽ, tóm tắt nội dung của văn bản, yêu cầu cần giải quyết, tóm tắt ý kiến các đơn vị liên quan (nếu cần), đề xuất ý kiến và xử lý của Thủ trưởng đơn vị.

Hồ sơ đính kèm phiếu trình gồm: văn bản trình mới nhất,đủ thủ tục hành chính (có dấu nhận công văn, chuyên viên không được tự ý ghi ý kiến riêng vào công văn trình), ý kiến của các đơn vị liên quan (nếu cần thiết); các văn bản khác có liên quan tới vấn đề trình và được sắp xếp khoa học theo trình tự dẫn giải của vấn đề trình.Văn bản thuộc đơn vị nào chủ trì thì đơn vị đó phối hợp với các đơn vị khác để lấy ý kiến và nhận trả lời bằng văn bản trong thời hạn do đơn vị chủ trì đề nghị.

Phiếu trình và Hồ sơ trình chuyển cho bộ phận Tổng hợp để trình Lãnh đạo Bộ trong thời gian ngắn nhất.

+ Sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Bộ, bộ phận Tổng hợp sẽ chuyển lại đơn vị phụ trách công việc, để xử lý hoặc dự thảo văn bản trình Bộ ban hành.

Điều 4. Văn bản đến cần xử lý kịp thời, nhanh chóng. Thời gian xử lý tính từ ngày Văn thư đóng dấu nhận văn bản đến ngày ban hành văn bản giải quyết. Đối với các vấn đề cấp bách không quá 2 ngày: các vấn đề thông thường, thời gian xử lý không quá 5 ngày: các vấn đề phức tạp cần trao đổi với các đơn vị liên quan, không quá 10 ngày. Nếu không bảo đảm được thời gian quy định trên, đơn vị được xử lý để báo cáo lãnh đạo Bộ và thông báo cho cơ quan/cá nhân đề nghị biết lý do và những việc cần hoàn chỉnh tiếp.

Bộ phận Tổng hợp phối hợp với văn thư/tổng hợp các đơn vị, theo dõi quá trình xử lý văn bản đến hàng ngày, hàng tuần, báo cáo kết quả xử lý với lãnh đạo Bộ và báo cáo trong phiên họp giao ban hàng tháng.

II. XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 5. Xử lý các văn bản do Lãnh đạo Bộ ký:

Lãnh đạo đơn vị dự thảo văn bản chịu trách nhiệm về bản thảo, ký trình và chuyển sang bộ phận Tổng hợp soát xét. Hình thức, thể thức các loại văn bản Bộ ban hành thực hiện theo Thông tư 33/BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn xây dựng và ban hành văn bản hành chính Nhà nước.

Các văn bản có tính pháp quy (Quyết định về tổ chức bộ máy, Chỉ thị, Thông tư hướng dẫn, dự thảo Dự án luật/ Nghị định của Chính phủ/Quyết định của Thủ tướng Chính phủ), trả lời chất vấn của Quốc Hội, phải được Tổ chuyên viên pháp chế của Bộ xem xét góp ý về nội dung, hình thức và tính pháp lý trước khi trình ký.

Chánh văn phòng xem xét lần cuối và cùng ký trình Lãnh đạo Bộ. Các văn bản về nhân sự của Vụ tổ chức Cán Bộ do Vụ chịu trách nhiệm trình.

+ Bản thảo đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, bộ phận tổng hợp chuyển lại đơn vị soạn thảo để đánh máy bản chính. Đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm rà soát nội dung và hình thức văn bản, chuẩn bị Phiếu yêu cầu phát hành, chuyển bản thảo, bản chính và phiếu yêu cầu phát hành, chuyển bản thảo, bản chính và phiếu yêu cầu phát hành cho bộ phận Tổng hợp soát lại.