English
- Tổng quan
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
-
Nội dung hợp nhất
Tính năng này chỉ có tại LuatVietnam.vn. Nội dung hợp nhất tổng hợp lại tất cả các quy định còn hiệu lực của văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính... trên một trang. Việc hợp nhất văn bản gốc và những văn bản, Thông tư, Nghị định hướng dẫn khác không làm thay đổi thứ tự điều khoản, nội dung.
Khách hàng chỉ cần xem Nội dung hợp nhất là có thể nắm bắt toàn bộ quy định hiện hành đang áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Lưu
Đây là tiện ích dành cho tài khoản
Tiêu chuẩn
hoặc
Nâng cao
. Vui lòng Đăng nhập tài khoản để xem chi tiết.
Theo dõi VB
Đây là tiện ích dành cho tài khoản
Tiêu chuẩn
hoặc
Nâng cao
. Vui lòng Đăng nhập tài khoản để xem chi tiết.
Báo lỗi
In
- Báo lỗi
- Gửi liên kết tới Email
- Chia sẻ:
-
Quyết định 2083/QĐ-UBND TP.HCM 2025 Đề án quản lý công tác văn thư lưu trữ 2026-2030
Ngày cập nhật: Thứ Ba, 14/10/2025 09:20 (GMT+7)
| Cơ quan ban hành: | Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh |
Số công báo:
Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý.
|
Đang cập nhật |
| Số hiệu: | 2083/QĐ-UBND | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
| Loại văn bản: | Quyết định | Người ký: | Nguyễn Mạnh Cường |
| Trích yếu: | Ban hành Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040 | ||
|
Ngày ban hành:
Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành.
|
13/10/2025 |
Ngày hết hiệu lực:
Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng).
|
Đang cập nhật |
|
Ngày áp dụng:
Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng).
|
Đã biết
|
Tình trạng hiệu lực:
Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,...
|
Đã biết
|
| Lĩnh vực: | Hành chính | ||
TÓM TẮT QUYẾT ĐỊNH 2083/QĐ-UBND
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Quyết định 2083/QĐ-UBND PDF (Bản có dấu đỏ) Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng hiệu lực: Đã biết
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
____________________________________________
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________________________________________________________________________
Số:
/QĐ
-UBND
Thành ph
ố Hồ Chí Minh, ngày
tháng
năm 2025
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030,
tầm nhìn đến năm 2040
________________
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;
Căn cứ Nghị quyết số 202/2025/QH15 ngày 12 tháng 6 năm 2025 của
Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh;
Căn cứ Nghị quyết số 1685/UBTVQH15 ngày 16 tháng 6 năm 2025 của
Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa XV về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã
của Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của
Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;
Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 18 tháng 4 năm 2025 của Ủy ban
nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư,
lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận
số 127-KL/TW ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị tại Thành phố
Hồ Chí Minh;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 5358/TTr-SNV ngày
24 tháng 9 năm 2025 và ý kiến thống nhất của các Thành viên Ủy ban nhân dân
Thành phố.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là Đề án quản lý về công tác
văn thư - lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030,
tầm nhìn đến năm 2040.
2
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ,
Thủ trưởng các sở, ngành Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã,
đặc khu và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- TTUB: CT, các PCT;
- Sở Nội vụ;
- Các sở, ban, ngành; ĐVSNCL;
- Tổng Công ty, Công ty thuộc TP;
- UBND các xã, phường, đặc khu;
- Các tổ chức Hội;
- VPUB: CVP, PCVP/VTHM;
- Phòng VX, HCQT;
- Lưu: VT, (VX/NgA).
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Mạnh Cường
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
________________________________________
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_____________________________________________________________________________
ĐỀ ÁN
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040
(Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày tháng năm 2025
của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh)
__________________
Phần I
SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN VÀ YÊU CẦU, PHẠM VI,
ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Sự cần thiết xây dựng Đề án
a) Thành phố Hồ Chí Minh có quy mô kinh tế lớn nhất nước, vai trò trọng yếu
trong phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh. Vì vậy, công tác văn thư,
lưu trữ cần được tăng cường quản lý nhà nước chặt chẽ để phục vụ hiệu quả
công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành. Việc quản lý tài liệu, hồ sơ, văn bản thuộc
thẩm quyền các cơ quan, tổ chức trên địa bàn phải tập trung, thống nhất, an toàn
theo từng phông lưu trữ nhằm bảo đảm công khai, minh bạch và thuận tiện tra cứu
sử dụng, tránh thất lạc, hư hỏng tài liệu. Số hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ
tài liệu, phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia, nâng cao hiệu quả quản trị
hành chính, quản lý thông tin và phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đề án sẽ giúp
cơ quan, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
Thành phố xây dựng các chương trình, kế hoạch trung và dài hạn phát triển các
mặt công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ, đồng thời hoàn thiện hệ thống kỹ thuật, phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ
điện tử hiệu quả và bảo mật. Có kế hoạch cụ thể thực hiện đồng bộ công tác văn thư,
lưu trữ trong bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy, đơn vị hành chính cũng như đáp ứng
yêu cầu phát triển bền vững đến năm 2040. Đảm bảo việc quản lý tài liệu lưu trữ
đúng pháp luật, tránh tình trạng chiếm giữ, chuyển giao, hủy tài liệu trái phép
hoặc làm thất lạc, hư hỏng tài liệu, kịp thời khai thác sử dụng phục vụ công tác
chỉ đạo điều hành của Thành phố.
b) Thời gian qua, được sự quan tâm của Lãnh đạo Trung ương, Bộ Nội vụ
và các cấp, các ngành, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh (Thành phố Hồ Chí Minh (cũ), tỉnh Bình Dương (cũ),
tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ)) đã đạt được một số kết quả cụ thể như sau: nhận thức
của lãnh đạo, công chức, viên chức và người lao động về tầm quan trọng của
công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng cao, góp phần khẳng định vị trí và vai trò
2
của đội ngũ làm công tác này; quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được đẩy mạnh
thông qua việc ban hành văn bản hướng dẫn, kiểm tra và đào tạo nghiệp vụ;
các cơ quan, tổ chức đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí và đào tạo
chuyên môn cho đội ngũ cán bộ. Tuy nhiên, công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại
một số cơ quan chưa được chú trọng, đặc biệt là việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu nào lưu trữ hiện hành; khối lượng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý
khá lớn, dẫn đến khó khăn trong tra cứu và khai thác; cơ sở vật chất, trang thiết bị
tại một số kho lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu; ứng dụng
công nghệ thông tin (CNTT) trong văn thư, lưu trữ còn hạn chế, chưa đồng bộ.
c) Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28 tháng 02 năm 2025 của
Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức
bộ máy của hệ thống chính trị; Kết luận số 130-KL/TW ngày 14 tháng 3 năm 2025
của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về chủ trương sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính
các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; phát huy
kết quả đã đạt và kịp thời khắc phục những hạn chế nêu trên, việc xây dựng Đề án
quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040
tại Thành phố Hồ Chí Minh là rất cần thiết.
2. Yêu cầu, phạm vi, đối tượng áp dụng
a) Yêu cầu
- Đánh giá thực trạng công tác quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
- Xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp, thời gian hoàn thành và
phân công trách nhiệm cụ thể trong việc thực hiện Đề án tại các cơ quan, tổ chức
có liên quan.
- Bảo đảm tính khả thi, khả năng áp dụng và hiệu quả của Đề án được
áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
b) Phạm vi, đối tượng áp dụng
- Đối tượng: Sở, ban, ngành, Tổng Công ty, Công ty thuộc Thành phố,
đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức Hội do Đảng và nhà nước giao nhiệm vụ,
Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu trên địa bàn Thành phố (sau đây gọi tắt là
cơ quan, tổ chức).
- Phạm vi: lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ
1. Văn bản của Trung ương
- Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018.
- Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018.
- Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024.
3
- Nghị quyết số 31-NQ/TW ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Bộ Chính trị
về phương hướng, nhiệm vụ phát triển Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2030,
tầm nhìn đến năm 2045.
- Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị
về đột phá, phát triển khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số
quốc gia.
- Nghị quyết số 202/2025/QH15 ngày 12 tháng 6 năm 2025 của Quốc hội
về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
- Nghị quyết số 1685/UBTVQH15 ngày 16 tháng 6 năm 2025 của Ủy ban
Thường vụ Quốc hội khóa XV về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã của
Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ
về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử.
- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng
Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước
giai đoạn 2020 - 2025”.
- Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2021 của Thủ tướng
Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia
phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ
về quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
- Nghị định số 150/2025/NĐ-CP ngày 12 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ
về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương và Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương.
- Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến
năm 2030.
- Quyết định số 2823/QĐ-BNV ngày 01 tháng 12 năm 2017 của Bộ Nội vụ
về phê duyệt chiến lược phát triển ngành Nội vụ đến năm 2025, tầm nhìn đến
năm 2035.
- Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
4
- Thông tư số 10/2025/TT-BNV ngày 19 tháng 6 năm 2025 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và lĩnh vực nội vụ của
phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương.
- Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19 tháng 3 năm 2025 của Bộ Nội vụ
về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức
bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.
- Công văn số 851/BNV-CVT<NN ngày 01 tháng 4 năm 2025 của
Bộ Nội vụ về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của
hệ thống chính trị.
- Công văn số 903/VTLTNN-QGII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu
hồ sơ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
2. Văn bản của Thành phố Hồ Chí Minh
- Quyết định số 5484/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban
nhân dân Thành phố về ban hành Kế hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ
Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025.
- Quyết định số 328/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2023 của Ủy ban
nhân dân Thành phố về việc phê duyệt chiến lược quản lý dữ liệu của Thành phố
Hồ Chí Minh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
- Quyết định số 414/QĐ-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2023 của Ủy ban
nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục và mã phông các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
- Quyết định số 3311/QĐ-UBND ngày 27 tháng 6 năm 2025 của Ủy ban
nhân dân Thành phố về cập nhật mã định danh điện tử của các đơn vị hành chính
cấp xã của Thành phố Hồ Chí Minh;
- Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 18 tháng 4 năm 2025 của Ủy ban nhân dân
Thành phố về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình
sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW
ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Bộ Chính trị tại Thành phố Hồ Chí Minh.
- Công văn số 94/UBND-VX ngày 08 tháng 7 năm 2025 của Ủy ban
nhân dân dân Thành phố về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sắp xếp đơn vị
hành chính, tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố.
Phần II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
5
I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
a) Thời gian qua, Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu Ủy ban nhân dân
Thành phố, đồng thời trực tiếp ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn,
triển khai đầy đủ, kịp thời, toàn diện, trong đó, có những văn bản mang tính
định hướng lâu dài đối với công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố như:
Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020; Đề án chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
giai đoạn 1975 - 2015; Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh
giai đoạn 2018 -2022; Kế hoạch số hóa hồ sơ tài liệu Kho Lưu trữ chuyên dụng
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 1 (2014 - 2015); Kế hoạch phát triển ngành
văn thư, lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025; Kế hoạch tăng cường
công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã,
thị trấn trên địa bàn Thành phố; Ban hành tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc,
thiết bị chuyên dùng đối với lĩnh vực lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh; xây dựng kế hoạch, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thực hiện Đề án, Kế hoạch đã được phê duyệt; hướng dẫn thực hiện công tác
bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
b) Triển khai thực hiện các văn bản của Trung ương, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ như: ban hành Kế hoạch triển khai
thi hành Luật Lưu trữ; triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03
tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án: Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025 trên địa bàn Thành phố
Hồ Chí Minh; hướng dẫn sử dụng dịch vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn Thành phố; hướng dẫn một số nội dung xây dựng, bố trí, cải tạo,
nâng cấp kho lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức; hướng dẫn về trách nhiệm
kiểm tra chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức,...
c) Với việc ban hành các văn bản triển khai thực hiện các nội dung có
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, Thành phố Hồ Chí Minh còn tổ chức
nhiều hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị chuyên đề về các nội dung nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ. Qua các hội nghị đã tạo chuyển biến mới trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời tại Hội nghị cũng là
dip trao đổi kinh nghiệm về những nội dung có liên quan đến đề xuất các giải pháp
nhằm góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước, thực hiện
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; góp phần giúp các cơ quan, tổ chức
chấn chỉnh những hạn chế, thiếu sót trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan,
tổ chức mình.
d) Tồn tại, hạn chế: Trong thời gian qua, Thành ủy, Ủy ban nhân dân
Thành phố đặc biệt quan tâm ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
6
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; qua đó, các cơ quan, tổ chức triển khai
áp dụng kịp thời và có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến tích cực
trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ về
vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ; tuy nhiên, còn một số cơ quan, tổ chức
chưa quan tâm triển khai các văn bản của cấp trên đến người làm công tác văn thư,
lưu trữ nên chưa nắm được chủ trương, định hướng và nội dung công việc
trọng tâm trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
2. Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức bộ máy và nhân sự cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố
Hồ Chí Minh, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố
quản lý nhà nước các lĩnh vực ngành Nội vụ; trong đó, có Phòng Quản lý Văn thư -
Lưu trữ tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ
lịch sử thực hiện nghiệp vụ về lưu trữ.
- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ là phòng chuyên môn thuộc Sở Nội vụ,
có chức năng tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;
Từ năm 2020 đến tháng 6 năm 2025, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ
được tổ chức như sau:
+ Tại Thành phố Hồ Chí Minh (cũ): Trước tháng 3 năm 2025 là Chi cục
Văn thư - Lưu trữ; từ ngày 01 tháng 3 năm 2025 là Phòng Quản lý Văn thư -
Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập theo Quyết định số 27/2025/QĐ-UBND
của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ): Ngày 12 tháng 11 năm 2020, Phòng
Cải cách hành chính - Văn thư, lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập theo
Quyết định số 3403/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
về việc hợp nhất phòng chuyên môn Sở Nội vụ.
+ Tại tỉnh Bình Dương (cũ): Trước tháng 01 năm 2022 là Chi cục Văn thư
- Lưu trữ; từ ngày 01 tháng 01 năm 2022, Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ
được thành lập theo Quyết định số 2941/QĐ-UBND ngày 22 tháng 12 năm 2021 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương về việc thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ
thuộc Sở Nội vụ.
Từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, sau khi hợp nhất 03 đơn vị hành chính cấp tỉnh
gồm Thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Bình Dương, tỉnh Bà Rịa - Vùng Tàu theo
Quyết định số 03/2025/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh
về ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ được
thành lập với tổng số 13 công chức gồm: 03 lãnh đạo và 10 công chức; trong đó,
7
có 04 trình độ Thạc sĩ chuyên ngành khác, 05 Cử nhân Lưu trữ và Quản trị
văn phòng và 04 Cử nhân chuyên ngành khác.
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố: hiện có 03 Trung tâm Lưu trữ lịch sử
được đóng trụ sở tại 03 khu vực gồm: Thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Bình Dương
(cũ) và tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ).
+ Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là
đơn vị sự nghiệp công lập được thành lập theo Quyết định số 878/QĐ-UBND
ngày 06 tháng 3 năm 2025 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tổ chức lại Trung tâm
Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc
Sở Nội vụ thành Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Sở Nội vụ
Thành phố Hồ Chí Minh, có chức năng lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động
dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trung tâm có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và
hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Về cơ cấu
tổ chức của Trung tâm: có 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, 03 Tổ công tác:
Tổ Hành chính và phục vụ phòng đọc tài liệu, Tổ Nghiệp vụ lưu trữ, Tổ Dịch vụ
lưu trữ. Số lượng người làm việc của Trung tâm hiện có 37 người.
+ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ): là đơn vị
sự nghiệp công lập được thành lập theo Quyết định số 2306/QĐ-UBND ngày 21
tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ
lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp
quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác,
sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ
lưu trữ theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành. Số lượng
người làm việc ở Trung tâm hiện có 13 người (10 viên chức và 03 hợp đồng
theo Nghị định 111).
+ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại tỉnh Bình Dương (cũ): là đơn vị sự nghiệp
công lập trực thuộc Sở Nội vụ được thành lập từ ngày 01 tháng 01 năm 2022
theo Quyết định số 2940/QĐ-UBND ngày 22 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban
nhân dân tỉnh, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ lịch sử của tỉnh; tổ chức thực hiện các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp dịch vụ về lưu trữ.
Trung tâm có 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc, 03 phòng ban chuyên môn:
Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Thu thập và Chỉnh lý tài liệu và Phòng Kho
và Khai thác tài liệu. Số lượng người làm việc tại Trung tâm hiện có 15 người
(tổng số biên chế được giao 25 biên chế (18 biên chế hưởng lương từ ngân sách
nhà nước và 07 biên chế hưởng lương từ thu sự nghiệp)) và 04 hợp đồng.
b) Nhân sự thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
- Các cơ quan, tổ chức bố trí công chức, viên chức, người lao động phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận hành chính, văn phòng.
8
- Bố trí đầy đủ kho lưu trữ và thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ,
tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
- Tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2024, nhân sự được bố trí làm công tác
văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố, như sau:
+ Nhân sự làm công tác văn thư:
TP.HCM
Tổng
số
Nữ
Chuyên
trách
Kiêm
nhiệm
Trình
độ trên
ĐH
(CN:
Chuyên
ngành)
Đại học
Cao
đẳng
Trung
cấp
Sơ
cấp
TP.HCM
(cũ)
2.199
1.605
457
1.742
56
(CN: 23)
1.348
(CN:
166)
328
(CN: 95)
467
(CN:
292)
–
BR-VT
(cũ)
514
315
156
360
–
272
(CN:
58)
44
(CN: 9)
158
(CN:
93)
40
Bình
Dương
(cũ)
530
423
81
449
19
(CN: 3)
400
(CN:
53)
19
(CN: 6)
44
(CN:
12)
48
+ Nhân sự làm công tác lưu trữ:
TP.HCM
Tổng
số
Nữ
Chuyên
trách
Kiêm
nhiệm
Trình
độ trên
ĐH
(CN:
Chuyên
ngành)
Đại học
Cao
đẳng
Trung
cấp
Sơ
cấp
TP.HCM
(cũ)
241
188
87
154
21
(CN: 2)
156
(CN: 32)
29
(CN:
14)
35
(CN: 32)
–
BR-VT
(cũ)
149
110
49
100
2
100
(CN: 21)
10
(CN: 3)
31
(CN: 9)
6
Bình
Dương
(cũ)
55
41
15
40
2
49
(CN: 11)
1
2
(CN: 1)
1
+ Độ tuổi nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ:
Nhóm tuổi
Văn thư (người)
Lưu trữ (người)
≤ 30 tuổi
691
112
31 - 40 tuổi
1.354
211
41 - 50 tuổi
854
95
9
51 - 55 tuổi
292
26
56 - 60 tuổi
53
1
> 60 tuổi
1
–
Tổng cộng:
3.245
445
Nhìn chung, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ được bố trí đầy đủ,
có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cơ bản đáp ứng yêu cầu đặt ra.
- Tồn tại, hạn chế: Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức còn chưa quan tâm
về công tác văn thư, lưu trữ; nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại một số
cơ quan, tổ chức chủ yếu là kiêm nhiệm, thường xuyên thay đổi vị trí công tác,
chuyên môn về văn thư, lưu trữ phần lớn chưa được đào tạo chuyên sâu. Mặt khác,
chế độ phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức, người làm công tác văn thư,
lưu trữ còn thấp, chưa tạo động lực để công chức, viên chức, người làm công tác
văn thư, lưu trữ an tâm và muốn gắn bó lâu dài với công việc.
3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
a) Tại các cơ quan, tổ chức
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm bố trí kho lưu trữ và đầu tư
trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng ngày càng tốt hơn
yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
b) Tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử
- Kho Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh:
quy mô 18 tầng (tổng diện tích sàn xây dựng 20.000m², diện tích đất 9.800m
2
).
Trang thiết bị bảo quản tài liệu hiện đại giúp tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ
lịch sử của Thành phố, với chiều dài giá, tủ bảo quản tài liệu là 19.453 mét giá
(trong đó, giá cố định: 3.360 mét giá, giá di động: 16.093 mét giá); camera
quan sát: 179; hệ thống chống đột nhập: 02; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động:
02; bình chữa cháy: 276; hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm: 02; máy điều hòa
nhiệt độ: 04; máy hút ẩm: 01; máy khử trùng: 01; máy scanner: 11, máy vi tính: 47,...
- Kho Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Bà Rịa - Vũng Tàu: quy mô 06 tầng
(tổng diện tích sàn xây dựng 8.300m², diện tích đất 6.698m
2)
. Trang thiết bị
bảo quản tài liệu gồm hệ thống chống đột nhập; hệ thống camera giám sát 24/24;
hệ thống máy lạnh phục vụ khu vực kho lưu trữ chuyên dụng; hệ thống phòng cháy
chữa cháy bằng khí và bằng nước; các loại máy móc, thiết bị chuyên dụng như:
296 kệ giá kệ lưu động và cố định; 19 máy hút ẩm; 01 máy khử axits; 01 máy
chải bụi, quét mốc; 59 máy lạnh; 09 cái quạt đảo; 119 bình PCCC…
- Kho Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Bình Dương: quy mô 09 tầng (tổng
diện tích sàn xây dựng 12.311m
2
, diện tích đất 9.024m
2
), đang bảo quản 23.660
mét tài liệu. Trang thiết bị bảo quản tài liệu hiện đại giúp tổ chức quản lý tốt
tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố, với chiều dài giá, tủ bảo quản tài liệu là
10
khoảng 25.146 mét giá (trong đó, giá cố định: 14.480 mét giá, giá di động:
10.666 mét giá); tủ lưu trữ bản đồ: 04 chiếc; camera quan sát: 34 chiếc; hệ thống
báo cháy, chữa cháy tự động: 01 hệ thống; bình chữa cháy: 106; hệ thống điều hòa
nhiệt độ trung tâm: 02 chiler; máy điều hòa nhiệt độ: 20; máy hút ẩm: 29; máy
khử trùng: 01; máy scanner: 11, máy vi tính: 36 bộ (Bao gồm cả máy bị hư),
thiết bị khử axit dùng máy nén khí: 01 bộ; giàn phơi tài liệu: 02 bộ; máy vệ sinh
tài liệu: 01 chiếc; bàn là tu bổ tài liệu: 03 chiếc; dụng cụ tu bổ sách: 01 bộ;
dụng cụ tách tài liệu dính sử dụng nhiệt: 01 bộ; bút kiểm tra độ PH: 03 chiếc;
bàn cắt tài liệu: 01 chiếc; đèn tia cực tím để kiểm tra tài liệu: 01 chiếc; bàn chải
tu bổ tài liệu: 01 bộ; bàn ép gáy sách để bàn: 01 chiếc; máy ép nóng dùng cho
Filmoplast: 01 chiếc; tủ chống ẩm (bảo quản băng từ): 06 chiếc.
Nhìn chung, cơ sở vật chất được trang bị hiện đại, phương tiện làm việc
đầy đủ đáp ứng nhu cầu làm việc của công chức, viên chức, người lao động,
cũng như đảm bảo công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố.
II. NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư
a) Kết quả đạt được
- Trong những năm qua, công tác văn thư đã có những bước phát triển
phù hợp với tình hình phát triển chung của Thành phố như: thực hiện tiếp nhận
văn bản đến, phát hành văn bản đi; lập hồ sơ công việc trên hệ thống quản lý văn bản
và hồ sơ công việc; công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ bản được
thực hiện theo quy định; công tác tham mưu văn bản đảm bảo đúng thể thức,
kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ban hành; việc quản lý và sử dụng con dấu được
thực hiện đúng quy định.
- Tại Thành phố Hồ Chí Minh (cũ): Từ năm 2020 đến nay, đa số cơ quan,
tổ chức đã thực hiện trao đổi, xử lý công việc trên môi trường điện tử (qua hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ công việc). Tổng dung lượng lưu trữ của các cơ quan
khoảng 106 TB (Terabyte).
- Tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ): Từ năm 2020 đến nay, đa số các cơ quan,
tổ chức đã thực hiện trao đổi, xử lý công việc trên môi trường điện tử (qua phần
mềm iDesk). Tổng dung lượng lưu trữ của các cơ quan khoảng 68 TB (Terabyte).
- Tại tỉnh Bình Dương (cũ): Từ năm 2017 đến nay, các cơ quan, tổ chức
tiếp nhận, xử lý công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc
của tỉnh. Tổng dung lượng lưu trữ của các cơ quan khoảng 70 TB (Terabyte).
- Việc quản lý văn bản mật được thực hiện theo quy định Luật Bảo vệ
bí mật nhà nước.
b) Tồn tại, hạn chế
- Công tác soạn thảo văn bản một số cơ quan, tổ chức còn chưa đảm bảo
thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
11
- Một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói,
tích đống gây khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu và
mất nhiều kinh phí chỉnh lý.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư vẫn chưa được
thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, tổ chức như: chưa thực hiện ký số của người
có thẩm quyền trong quy trình ban hành văn bản; ngoài ra vẫn còn trường hợp
chưa triển khai sử dụng hệ thống quản lý văn bản, còn cơ quan, tổ chức sử dụng
nhưng chủ yếu tiếp nhận văn bản đến, không sử dụng để phát hành văn bản đi.
2. Công tác lưu trữ
a) Về công tác thu thập, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
- Đối với Lưu trữ lịch sử: tính đến ngày 01 tháng 7 năm 2025, các Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tổ chức thu thập và bảo quản khối lượng tài liệu như sau:
Đơn vị
Phông
lưu trữ
Tổng số
(mét giá)
Đã chỉnh lý
(mét giá)
Chưa chỉnh
lý (mét giá)
Trung tâm Lưu trữ
Lịch sử Thành phố
18
4.948
4.217
731
Trung tâm Lưu trữ
Lịch sử Bà Rịa –
Vũng Tàu
116
1.511,64
1.046,35
465,29
Trung tâm Lưu trữ
Lịch sử Bình Dương
501
23.660
10.214
13.446,32
- Đối với Lưu trữ hiện hành:
Cơ quan,
tổ chức
Tổng khối lượng
(mét giá)
Đã chỉnh lý
(mét giá)
Chưa chỉnh lý
(mét giá)
Cấp tỉnh
132.114
54.270
77.844
Cấp huyện
114.183
59.052
55.131
Cấp xã
138.446
70.947
67.499
- Tài liệu lưu trữ luôn được các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
quan tâm, áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn, đảm bảo bí mật
thông tin trong tài liệu. Bố trí kho lưu trữ khoa học, đảm bảo đủ diện tích, ánh sáng,
tránh ẩm thấp và mối mọt. Sắp xếp tài liệu theo quy định giúp cho việc tra cứu,
tìm kiếm tài liệu được dễ dàng và nhanh chóng; trang bị các thiết bị phòng cháy
chữa cháy như bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động,... và thường xuyên
kiểm tra, bảo dưỡng để đảm bảo hoạt động tốt. Bên cạnh đó, việc tập huấn,
diễn tập phòng cháy chữa cháy cho cán bộ, công chức, viên chức cũng được
chú trọng thực hiện. Đồng thời, đã có cơ quan đầu tư mua sắm các trang thiết bị
12
bảo quản tài liệu hiện đại như giá di động, tủ, kệ, máy điều hòa, máy hút ẩm,...
để đảm bảo tài liệu được bảo quản trong môi trường tốt nhất. Tại các Trung tâm
Lưu trữ lịch sử định kỳ tổ chức kiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh
kho lưu trữ, trừ mối mọt định kỳ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tồn tại, hạn chế:
+ Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số cơ quan, tổ chức
bố trí phòng kho lưu trữ tài liệu chưa đảm bảo về diện tích, ẩm thấp, thiếu giá,
kệ và thiết bị phòng cháy, chữa cháy.
+ Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại các Trung tâm thực hiện
còn chậm; một số cơ quan, tổ chức chưa quan tâm thực hiện giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử Thành phố.
b) Về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
- Đối với Lưu trữ lịch sử:
+ Tại Thành phố Hồ Chí Minh: số lượng khai thác tài liệu từ năm 2020
đến nay có 935 lượt người với 8.057 văn bản; trong đó:
Năm
Lượt người khai thác
Số lượng văn bản
2020
174
2.000
2021
122
1.186
2022
137
1.120
2023
215
1.699
2024
189
1.407
6 tháng 2025
98
645
Tổng cộng
935
8.057
+ Tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ): số lượng khai thác tài liệu từ năm 2020
đến nay có 1.027 lượt người 6.040 văn bản; trong đó:
Năm
Lượt người khai thác
Số lượng văn bản
2020
165
978
2021
150
1.034
2022
220
1.508
2023
174
982
2024
155
861
6 tháng 2025
163
677
Tổng cộng
1.027
6.040
+ Tại tỉnh Bình Dương (cũ): số lượng khai thác tài liệu từ năm 2020 đến
nay có 555 lượt người 10.464 văn bản; trong đó:
13
Năm
Lượt người khai thác
Số lượng văn bản
2020
60
711
2021
45
466
2022
112
2.528
2023
144
2.849
2024
155
2.604
6 tháng 2025
39
1.306
Tổng cộng
555
10.464
Việc xây dựng các loại công cụ tra tìm và quản lý tài liệu gồm: Mục lục
hồ sơ, thẻ tra tìm, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và tra tìm tài liệu lưu trữ
trên máy tính,... đáp ứng yêu cầu công tác khai thác sử dụng.
Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử có nhiều
đổi mới, phát triển vượt bậc so với giai đoạn trước. Từ việc thuần túy là cung cấp
các bản sao, cấp chứng thực lưu trữ, phục vụ tại phòng đọc,…; trong những
năm qua, Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức đã phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ qua việc biên soạn lịch sử Thành phố, phụ vụ các sự kiện lịch sử, ngày
truyền thống, các hoạt động triễn lãm... Tất cả các hoạt động trên đã khẳng định
giá trị tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, góp phần
vào công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống cách mạng vẻ vang của Đảng,
của dân tộc; đồng thời đã nâng cao được vị thế của công tác lưu trữ đối với
xã hội.
- Đối với Lưu trữ hiện hành: Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được
các lãnh đạo cơ quan, tổ chức quan tâm, mang lại những hiệu quả rõ rệt. Luôn đặt
nhiệm vụ phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lên hàng đầu,
là nhiệm vụ trọng tâm trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Tồn tại, hạn chế:
+ Hình thức triển lãm chưa phong phú, đa dạng nên chưa thu hút khối lượng
lớn người dân tham gia;
+ Chưa công bố Danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện để người dân có
cơ sở để khai thác theo quy định.
c) Công tác số hóa tài liệu lưu trữ
- Đối với Lưu trữ lịch sử
+ Tại Thành phố Hồ Chí Minh (cũ): Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
đã số hóa được 204 mét giá hồ sơ, tài liệu (2.019.650 trang) thuộc phông của
Ủy ban nhân dân Thành phố.
+ Tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ): Chưa thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.
14
+ Tại tỉnh Bình Dương (cũ): Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã số hóa
được 192,375 mét giá hồ sơ, tài liệu (1.619.024 trang) thuộc phông của Ủy ban
nhân dân tỉnh.
- Đối với Lưu trữ hiện hành: Một số các cơ quan, tổ chức đã thực hiện
số hóa một phần hồ sơ, tài liệu (khoảng 1.500 mét giá và 14 triệu trang) của
Ủy ban nhân dân cấp huyện chấm dứt hoạt động như: Ủy ban nhân dân thành phố
Thủ Đức, Phú Mỹ, Vũng Tàu, Bà Rịa, Quận 10, Quận 12, quận Bình Thạnh,
huyện Bàu Bàng, huyện Phú Giáo…
- Tồn tại, hạn chế: Công tác số hóa đòi hỏi tài liệu phải được chỉnh lý và
lựa chọn những tài liệu có giá trị, tần suất khai thác sử dụng cao; đa số hồ sơ,
tài liệu của cấp huyện chấm dứt hoạt động và phường, xã, đặc khu chưa được
chỉnh lý hoàn chỉnh; kinh phí thực hiện số hóa rất lớn; quy trình đầu tư sử dụng
ngân sách để thực hiện số hóa, quyết toán ngân sách rất mất thời gian, rất khó để
các cơ quan, tổ chức có thực hiện.
d) Công tác chỉnh lý tài liệu
- Đối với Lưu trữ lịch sử: Từ năm 2020 đến nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tiếp nhận và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu như sau:
Địa phương
Tiếp nhận
(mét giá)
Chỉnh lý
(mét giá)
Ghi chú
Thành phố
Hồ Chí Minh
1.337
1.300
Chỉnh lý tài liệu Ủy ban nhân dân
Thành phố
Tỉnh Bà Rịa -
Vũng Tàu
300,43
Tỉnh Bình Dương
18.582,72
2.753,4
Thu thập theo kế hoạch: 855 mét giá
(37 cơ quan);
Thu thập khi sắp xếp tổ chức bộ máy:
17,727.72 mét giá (90 cơ quan,
09 huyện, Thành phố);
Xác định giá trị: 241.55 mét giá
- Đối với lưu trữ hiện hành: Các cơ quan, tổ chức quản lý khoảng 385.000
mét giá; trong đó, đã chỉnh lý 185.000 mét giá, chưa chỉnh lý 200.000 mét giá.
- Tồn tại, hạn chế: Khối lượng tài liệu tồn động lớn, kinh phí chỉnh lý nhiều
nên chưa được quan tâm bố trí kinh phí chỉnh lý toàn bộ tài liệu lưu trữ.
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG
1. Ưu điểm
a) Hệ thống văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác
văn thư, lưu trữ được ban hành tương đối đầy đủ, tạo cơ sở pháp lý cho việc
15
thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ thống nhất từ Thành phố đến xã,
phường, đặc khu.
b) Tại các cơ quan, tổ chức đa số bố trí người làm công tác lưu trữ
kiêm nhiệm công tác khác, vì vậy thời gian dành cho hoạt động lưu trữ hạn chế,
mặt khác chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, nên ảnh hưởng
đến hiệu quả, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
c) Công tác bồi dưỡng, tập huấn, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ được
quan tâm tổ chức thường xuyên; công tác phục vụ, khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định, đáp ứng được yêu cầu hoạt động
điều hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trên địa bàn Thành phố.
d) Công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu được lãnh đạo các cấp quan tâm
chỉ đạo thực hiện như Đề án chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1975 - 2015, Đề án
số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử và đề án chỉnh lý, số hóa của các
cơ quan, tổ chức.
2. Hạn chế, tồn tại
a) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành
chưa được thực hiện do Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc chưa
đáp ứng đầy đủ các tính năng.
b) Tại các cơ quan, tổ chức đa số bố trí người làm công tác lưu trữ
kiêm nhiệm công tác khác, vì vậy thời gian dành cho hoạt động lưu trữ hạn chế,
mặt khác chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, nên ảnh hưởng
đến hiệu quả, chất lượng công tác lưu trữ.
c) Các phòng kho lưu trữ tài liệu tại các sở, ngành, Ủy ban nhân dân
phường, xã, đặc khu đa số là kho tạm, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu;
chưa được xử lý mối mọt, côn trùng gây hại, nguy cơ về hư hại, cháy nổ rất lớn.
d) Tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn tồn đọng khá lớn, chưa được
lập hồ sơ; việc khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại các kho lưu trữ hiệu quả
chưa cao.
đ) Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố còn
chậm do đa số các cơ quan, tổ chức chưa quan tâm công tác giao nộp tài liệu vào
lưu trữ lịch sử sau khi hoàn thành chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Phần III
PHÁT TRIỂN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2026 - 2030,
TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2040
I. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN
1. Quan điểm
16
a) Phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ tốt công tác nghiên cứu
lịch sử và hoạt động thực tiễn; phục vụ Nhân dân và xã hội, đóng góp vào sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
b) Quản lý công tác văn thư, lưu trữ gắn với ứng dụng công nghệ thông tin
vào quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu tổ chức sử dụng và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
c) Xây dựng đội ngũ người làm công tác văn thư, lưu trữ nắm vững
nghiệp vụ, sử dụng thông thạo các ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin
hiện đại, đáp ứng yêu cầu cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư.
d) Phát huy mọi nguồn lực để phát triển công tác văn thư, lưu trữ trong nước
và quốc tế; phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040 phải tạo được nền tảng vững chắc
để kế thừa và tiếp tục phát triển trong các giai đoạn tiếp theo.
đ) Ưu tiên sử dụng nguồn lực xã hội hóa để phát triển công tác văn thư,
lưu trữ.
2. Mục tiêu
a) Mục tiêu tổng quát
- Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố;
bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
- Định hướng phát triển công tác văn thư, lưu trữ tại Thành phố giai đoạn
2026 - 2030 và tầm nhìn đến năm 2040 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm
căn cứ để các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực
cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Thành phố, qua đó, góp phần
thực hiện hiệu quả mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Thành phố
Hồ Chí Minh.
- Tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, hoàn chỉnh để quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ tại Thành phố; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức xây dựng
kế hoạch hằng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc huy động và sử dụng hiệu quả
các nguồn lực; tập trung triển khai thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ theo quy định.
b) Mục tiêu cụ thể
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của
Thành phố; tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ Thành phố đến phường, xã,
đặc khu đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý và hoạt động thống nhất về
công tác văn thư, lưu trữ.
17
- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm
công tác văn thư, lưu trữ chuẩn mực, có chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu
thực hiện các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa
và hội nhập; hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
- Bố trí kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của
Thành phố.
- Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa
công tác văn thư, lưu trữ và phục vụ khai thác trực tuyến hồ sơ điện tử; lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quy định.
- Mục tiêu cụ thể được chia thành 03 giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: 2026 - 2030;
+ Giai đoạn 2: 2031 - 2035;
+ Giai đoạn 3: 2036 - 2040.
* Giai đoạn 1 (2026 - 2030):
- Công tác văn thư:
+ 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động soạn thảo văn bản
đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
+ 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại các cơ quan,
tổ chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu tài liệu giấy và điện tử; thực hiện
giao nộp hồ sơ giấy và điện tử vào lưu trữ hiện hành theo quy định.
+ 100% cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tại các cơ quan,
tổ chức sử dụng Hộp thư công vụ phục vụ công việc được giao.
- Công tác lưu trữ:
+ 100% tài liệu được thu nộp vào lưu trữ hiện hành, 70% tài liệu vĩnh viễn
được thu nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố.
+ 100% tài liệu của các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện
(chấm dứt hoạt động) được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; tối thiểu 50% tài liệu
của Ủy ban nhân dân cấp xã được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; tối thiểu 50%
tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Thành phố chưa được chỉnh lý phải được chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu.
+ Tối thiểu 50% tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu có tần suất
khai thác, sử dụng cao được chọn lọc số hóa.
+ Tối thiểu 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng; 50% hồ sơ, tài liệu
được công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hằng năm, phục vụ
cho trên 3.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong đó 20% thông tin
18
của tài liệu lưu trữ được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư,
Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng.
+ 20% - 30% hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được khai thác
sử dụng, tài liệu được công bố, giới thiệu trong Nhân dân, bình quân hằng năm,
phục vụ cho khoảng 10.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Hoàn thiện công cụ tra tìm tài liệu và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở
dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu.
+ 100% cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước chủ trì, phối hợp
với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Nhân lực ngành văn thư, lưu trữ: 100% người làm công tác văn thư, lưu trữ
tại các cơ quan, tổ chức được bồi dưỡng nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Cơ sở vật chất: 100% cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích
để bảo quản an toàn tài liệu. Đầu tư trang thiết bị cơ bản bảo quản an toàn và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
* Giai đoạn 2 (2031 - 2035):
- Công tác văn thư: Tiếp tục duy trì các chỉ tiêu đã đạt 100% của giai đoạn 1;
đồng thời phát huy để nâng cao chất lượng thực hiện các chỉ tiêu này.
- Công tác lưu trữ:
+ Tiếp tục duy trì các chỉ tiêu đã đạt 100% của giai đoạn 1; đồng thời
phát huy để nâng cao chất lượng thực hiện các chỉ tiêu này.
+ 90% tài liệu vĩnh viễn được thu nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố.
+ 100% tài liệu của Ủy ban nhân dân cấp xã được chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu; 100% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Thành phố chưa được chỉnh lý phải
được chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.
+ Tối thiểu 80% tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu có tần suất
khai thác, sử dụng cao được chọn lọc số hóa.
* Giai đoạn 3 (2036 - 2040):
- Công tác văn thư: Tiếp tục duy trì các chỉ tiêu đã đạt 100% của giai đoạn
1 và 2; đồng thời phát huy để nâng cao chất lượng thực hiện các chỉ tiêu này.
- Công tác lưu trữ:
+ Tiếp tục duy trì các chỉ tiêu đã đạt 100% của giai đoạn 1 và 2; đồng thời
phát huy để nâng cao chất lượng thực hiện các chỉ tiêu này.
+ 100% tài liệu vĩnh viễn được thu nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố.
+ 100% tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu có tần xuất khai thác,
sử dụng cao được chọn lọc số hóa.
19
II. NỘI DUNG GIẢI PHÁP
1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
a) Xây dựng chương trình tuyên truyền, tổ chức các hội thảo, hội nghị,
chuyên đề về tầm quan trọng, nội dung, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ.
Đồng thời, sử dụng các phương tiện truyền thông như: báo chí, truyền hình, đài
phát thanh, internet để phổ biến rộng rãi trên toàn Thành phố. Đặc biệt chú trọng
việc xây dựng văn hóa công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức nhằm
lan tỏa và củng cố việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân trong
công tác văn thư, lưu trữ. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức và người lao động
phải nhận thức được việc quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là
nhiệm vụ hành chính, mà còn là một phần quan trọng trong việc bảo vệ thông tin,
duy trì tính liên tục và minh bạch trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
nhà nước.
b) Tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là
công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu giấy và điện tử vào Lưu trữ hiện hành,
Lưu trữ lịch sử.
2. Xây dựng và ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ
a) Rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế
của cơ quan, tổ chức như: các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; Quy chế văn thư,
lưu trữ; Bảng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; Danh mục
hồ sơ cơ quan; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ;…
b) Thực hiện nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc
đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn theo quy định.
c) Ban hành văn bản quy định danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và
ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới thuộc phạm vi quản lý.
3. Công tác quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a) Quán triệt cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thực hiện
nghiêm công tác lập hồ sơ công việc giấy, điện tử và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành theo quy định.
b) Tăng cường kiểm tra công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định pháp luật.
c) Đa dạng hóa các hình thức bồi dưỡng, các chuyên đề nghiệp vụ quản lý
văn bản điện tử, số hóa tài liệu, bảo quản tài liệu có giá trị đặc biệt,...
d) Nâng cao chế độ đãi ngộ, các chính sách phụ cấp, lương thưởng phù hợp
với đặc thù công việc đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.
đ) Tăng cường đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, máy móc, thiết bị trong
lĩnh vực quản lý tài liệu điện tử. Nâng cấp Hệ thống số hóa và Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành công việc dùng chung trên địa bàn Thành phố.
20
e) Xây dựng và phát triển Cổng thông tin tài liệu lưu trữ theo hướng điện tử,
tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu đã số hóa nhằm phục vụ hiệu quả nhu cầu tra cứu
trực tuyến.
g) Đẩy mạnh việc thu nộp tài liệu lưu trữ giấy, điện tử vào Lưu trữ lịch sử
Thành phố. Ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ tiên tiến
trong quản lý tài liệu lưu trữ.
h) Xây dựng Đề án chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
Thành phố giai đoạn 1975 - 2025; Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu của các cơ quan,
tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (Giai đoạn
tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30 tháng 6 năm 2025); Đề án tu bổ,
phục chế tài liệu lưu trữ; đề án tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
i) Ưu tiên phân bổ nguồn ngân sách cho công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt
là các đề án xử lý nghiệp vụ, dự án đầu tư xây dựng cải tạo nâng cấp kho lưu trữ
và mua sắm trang thiết bị bảo quản chuyên dụng.
k) Tăng cường kiểm tra, giám sát các cơ quan, tổ chức nhằm thực hiện
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và đúng quy định.
l) Tăng cường hợp tác trong nước và quốc tế trong việc trao đổi kinh nghiệm,
phối hợp nghiên cứu và khai thác tài liệu với các cơ quan lưu trữ trong và
ngoài nước.
m) Tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1, 2 và tổng kết 3 giai đoạn.
Phần IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Kế hoạch thực hiện
Đề án theo từng giai đoạn.
b) Tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố văn bản chỉ đạo, hướng dẫn,
kiểm tra việc thực hiện Đề án.
c) Hằng năm, chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan
xây dựng Kế hoạch kiểm tra và báo cáo kết quả kiểm tra về việc triển khai
thực hiện Đề án tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
d) Phối hợp Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức trình cấp có thẩm quyền
cân đối, bố trí ngân sách hằng năm để thực hiện các nội dung của Đề án.
đ) Phối hợp cùng các cơ quan, tổ chức triển khai, thực hiện Đề án; báo cáo
và tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án.
e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức giải quyết những khó khăn,
vướng mắc, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố những nội dung vượt thẩm quyền.
21
2. Sở Tài chính
Chủ trì, phối hợp Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu
Ủy ban nhân dân Thành phố bố trí nguồn kinh phí ngân sách hằng năm để thực hiện
các nội dung của Đề án.
3. Sở Khoa học và Công nghệ
a) Xây dựng kế hoạch hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương các
nội dung liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn Thành phố.
b) Nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc, đáp ứng
yêu cầu về quản lý an toàn tài liệu số theo quy định.
4. Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố
a) Chủ trì, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ từ phần mềm trước đây sang phần mềm số hóa dùng chung tại
lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử; cung cấp công cụ, tài khoản và tài liệu
hướng dẫn, sao lưu dữ liệu tài liệu lưu trữ.
b) Xây dựng phương án sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dùng chung,
kết nối liên thông trong hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
5. Các Sở, ban, ngành, Tổng Công ty, Công ty thuộc Thành phố, đơn vị
sự nghiệp công lập, các tổ chức Hội do Đảng và nhà nước giao nhiệm vụ, Ủy
ban nhân dân phường, xã, đặc khu trên địa bàn Thành phố
a) Xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện các nội dung, nhiệm vụ có
liên quan thuộc Đề án tại cơ quan, tổ chức.
b) Báo cáo kết quả triển khai thực hiện Đề án theo quy định.
Trên đây là Đề án Quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố
Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040./.
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Quyết định 2083/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040
văn bản tiếng việt
văn bản TIẾNG ANH
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài
phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Yêu cầu hỗ trợ