English
- Tổng quan
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
-
Nội dung hợp nhất
Tính năng này chỉ có tại LuatVietnam.vn. Nội dung hợp nhất tổng hợp lại tất cả các quy định còn hiệu lực của văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính... trên một trang. Việc hợp nhất văn bản gốc và những văn bản, Thông tư, Nghị định hướng dẫn khác không làm thay đổi thứ tự điều khoản, nội dung.
Khách hàng chỉ cần xem Nội dung hợp nhất là có thể nắm bắt toàn bộ quy định hiện hành đang áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Công văn 115/VTLTNN-QLI 2025 về quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy
Ngày cập nhật: Thứ Sáu, 11/09/2026 10:15 (GMT+7)
| Cơ quan ban hành: | Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước |
Số công báo:
Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý.
|
Đang cập nhật |
| Số hiệu: | 115/VTLTNN-QLI | Ngày đăng công báo: | Đang cập nhật |
| Loại văn bản: | Công văn | Người ký: | Đặng Thanh Tùng |
| Trích yếu: | Về việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy | ||
|
Ngày ban hành:
Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành.
|
19/02/2025 |
Ngày hết hiệu lực:
Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng).
|
Đang cập nhật |
|
Áp dụng:
Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng).
|
Đã biết
|
Tình trạng hiệu lực:
Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,...
|
Đã biết
|
| Lĩnh vực: | Hành chính | ||
TÓM TẮT CÔNG VĂN 115/VTLTNN-QLI
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Công văn 115/VTLTNN-QLI PDF (Bản có dấu đỏ) Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng hiệu lực: Đã biết
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /VTLTNN-QLI
Hà Nội, ngày tháng năm 2025
V/v quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ
và con dấu của cơ quan, tổ chức khi
sắp xếp tổ chức bộ máy
Kính gửi:
- Vụ Hành chính, Văn phòng Quốc hội;
- Vụ Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao;
- Văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Văn phòng Kiểm toán Nhà nước;
- Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước;
- Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Để bảo đảm công tác quản lý văn thư và lưu trữ trong quá trình tổ chức thực
hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 của Ban Chấp hành Trung
ương Đảng khóa XII về một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy
của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước đề nghị các cơ quan, tổ chức căn cứ chức năng, nhiệm vụ chỉ đạo, hướng
dẫn các đơn vị một số nội dung sau:
I. VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Yêu cầu chung
a) Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm
tài liệu giấy, tài liệu điện tử, nghe nhìn…) phải được quản lý theo nguyên tắc tập
trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được
thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Các cơ quan, tổ chức
kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ.
b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và
bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.
c) Mọi cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép
hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.
115
19
02
2
d) Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của pháp
luật lưu trữ. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu hoặc
hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có).
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức
bộ máy hoặc kết thúc hoạt động
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ,
thống kê, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Lưu trữ cơ quan thống kê, lập danh mục toàn bộ tài liệu để bàn giao, bao
gồm hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý (số lượng Mục lục hồ sơ, số lượng hồ sơ…) và tài
liệu chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh (loại hình tài liệu, số mét tài liệu…).
Tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong bàn giao cho cơ quan, tổ chức được
giao tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định
của cơ quan có thẩm quyền.
c) Đối với tài liệu điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các công việc đã giải quyết xong trên
Hệ thống được đóng gói tin AIP_hoso (đối với hồ sơ) hoặc AIP_tailieu (đối với tài
liệu chưa lập hồ sơ) theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Công
văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử
vào Lưu trữ lịch sử), được kết xuất từ Hệ thống và lưu vào thiết bị lưu trữ để thực
hiện nộp về lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan theo quy định.
Hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong
trên Hệ thống được cố định trên Hệ thống hoặc được kết xuất và lưu vào ổ cứng máy
tính của cá nhân (trường hợp cá nhân đó tiếp tục được giao giải quyết công việc sau
khi sắp xếp tổ chức bộ máy), hoặc được kết xuất và lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ
quan, đơn vị để bàn giao cho cá nhân khác có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc.
d) Lưu trữ cơ quan thực hiện đóng gói, niêm phong, vận chuyển tài liệu đến
địa điểm bàn giao và thực hiện bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
tiếp nhận theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy
a) Chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị và các điều kiện cần thiết để tiếp nhận và
bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
3
b) Chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận và quản lý tài liệu theo quyết định của cơ
quan có thẩm quyền; trong quá trình bàn giao, tiếp nhận cần đối chiếu thực tế tài liệu
với danh mục tài liệu, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tài liệu (nếu có); bàn giao tài liệu
giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên vật mang tin khác; lập biên bản giao nhận hồ sơ,
tài liệu đầy đủ.
Trường hợp chưa bố trí được kho để bảo quản tài liệu, các cơ quan, tổ chức
thực hiện thủ tục bàn giao, tiếp nhận tài liệu và niêm phong phòng kho hiện đang
bảo quản tài liệu cho đến khi cơ quan, tổ chức bố trí được kho lưu trữ mới.
c) Xây dựng phương án, kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận, quản lý hồ sơ,
tài liệu, cơ sở dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu tiếp nhận.
4. Trách nhiệm của Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
a) Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm ban hành
hoặc tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố ban hành văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn việc quản lý văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức khi kết thúc hoạt động,
chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, thành lập mới theo Nghị quyết số 18-NQ/TW cho phù
hợp với thực tế của địa phương.
b) Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử tỉnh tăng cường hướng dẫn, phối hợp, tạo điều kiện
thuận lợi để các cơ quan, tổ chức hoàn thiện và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử.
II. VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt
động cần rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm
tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công
an nơi đăng ký mẫu dấu.
2. Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức hình thành sau khi sắp xếp tổ chức bộ
máy ban hành quy chế công tác văn thư, trong đó lưu ý quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản, lập sổ đăng ký và quản lý văn bản mới; mở mới hệ thống
số, kí hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01.
III. THU CON DẤU HẾT GIÁ TRỊ SỬ DỤNG CỦA CÁC CƠ QUAN,
TỔ CHỨC VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Lưu trữ lịch sử các cấp phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu để tiếp
nhận con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau khi thu hồi theo quy
4
định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10 tháng 5 năm 2019 của Thủ tướng
Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức,
chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trân trọng gửi các cơ quan, tổ chức để thực hiện./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng Bộ Nội vụ (để b/c);
- Thứ trưởng Cao Huy (để b/c);
- Cục trưởng;
- Các Phó Cục trưởng;
- Phòng QLVTLTII;
- Các TTLTQG;
- Lưu: VT, QLI.
CỤC TRƯỞNG
Đặng Thanh Tùng
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Công văn 115/VTLTNN-QLI của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy
văn bản tiếng việt
văn bản TIẾNG ANH
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài
phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Bạn chưa Đăng nhập thành viên.
Đây là tiện ích dành cho tài khoản thành viên. Vui lòng Đăng nhập để xem chi tiết. Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
Yêu cầu hỗ trợ