Quyết định 2495/QĐ-TCHQ của Tổng cục Hải quan về việc phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Tổng cục Hải quan và Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan

  • Thuộc tính
  • Nội dung
  • VB gốc
  • Tiếng Anh
  • Hiệu lực
  • VB liên quan
  • Lược đồ
  • Nội dung MIX

    - Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…

    - Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.

  • Tải về
Mục lục
Mục lục
Tìm từ trong trang
Lưu
Theo dõi hiệu lực VB

Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.

Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.

Báo lỗi
Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Hiệu lực: Đã biết
Tình trạng: Đã biết

BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
---------------

Số: 2495/QĐ-TCHQ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN VÀ MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN

-------------------------

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15 tháng 01 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30 tháng 9 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg;

Căn cứ Quyết định số 1652/QĐ-BTC ngày 12 tháng 7 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1818/QĐ-BTC ngày 29 tháng 7 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng đối với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Tổng cục Hải quan (kèm theo) và Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan (kèm theo).
Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan công bố kèm theo Quyết định này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (http://www.customs.gov.vn và http://www.baohaiquan.vn).
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thực hiện quyết định này.
Trong quá trình thực hiện, có khó khăn hoặc vướng mắc, các đơn vị có thể gửi văn bản về Văn phòng Tổng cục để tổng hợp trình Tổng cục xem xét, điều chỉnh.

Nơi nhận:
- Bộ Tài chính (để b/c);
- Lãnh đạo Tổng cục (để b/c);
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VP.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG




Nguyễn Dương Thái

KẾ HOẠCH

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN

TCVN ISO 9001:2008 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ ngày 18/11/2011

của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

 

I. MỤC TIÊU, PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

1. Mục tiêu:

- Xây dựng Kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Quyết định số 1652/QĐ-BTC ngày 12/7/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của Bộ Tài chính, nhằm đảm bảo việc triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với mọi hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hải quan.

- Xây dựng, áp dụng các quy trình giải quyết công việc tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan đảm bảo các yêu cầu khoa học, tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy định của Tổng cục; phù hợp với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng, ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị điều hành, kiểm soát được toàn bộ quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị; đổi mới phương pháp làm việc, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong thực hiện công vụ, phục vụ tốt yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

- Đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, tất cả các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan đều phải áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, được tiến hành đánh giá và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các quy trình thủ tục hành chính dựa trên mô hình khung do Tổng cục Hải quan ban hành.

- Để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn nêu trên, các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan cần triển khai thực hiện Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của đơn vị mình.

2. Phạm vi áp dụng:

Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tập trung vào các quy trình giải quyết toàn bộ các thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp (Căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); quy trình xử lý công việc và các hoạt động quản lý nội bộ, hoạt động khác của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục.

3. Đối tượng thực hiện:

Các đối tượng thực hiện xây dựng, triển khai áp dụng và duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 gồm các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.

II. NỘI DUNG TRIỂN KHAI

Các bước triển khai:

1. Kiện toàn Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 bao gồm: Lãnh đạo Tổng cục là Trưởng ban, Chánh Văn phòng là Phó trưởng ban thường trực, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Vụ trưởng Vụ Tài vụ quản trị là thành viên, cán bộ thuộc Văn phòng Tổng cục là thư ký Ban chỉ đạo ISO.

a) Đối với các đơn vị thuộc Tổng cục có con dấu riêng và các đơn vị trực thuộc Tổng cục, thành lập Ban chỉ đạo ISO bao gồm: Lãnh đạo đơn vị là Trưởng ban, Trưởng phòng/Chánh Văn phòng là Phó trưởng ban thường trực, Trưởng phòng hoặc Thủ trưởng tương đương cấp phòng thuộc đơn vị là thành viên, Cán bộ hoặc chuyên viên Văn phòng/phòng Tổng hợp là thư ký Ban chỉ đạo ISO.

Các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục có con dấu riêng có thể đề nghị với Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục tham gia xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 như đối với các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục (không có con dấu riêng) nêu tại điểm b dưới đây.

b) Đối với các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục (không có con dấu riêng), Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan thành lập Tổ triển khai ISO bao gồm: 01 đồng chí Lãnh đạo Văn phòng là Tổ trưởng, 01 đồng chí Lãnh đạo Vụ Pháp chế là Tổ phó, 01 đồng chí Lãnh đạo các đơn vị liên quan là thành viên, 01 cán bộ thuộc Văn phòng Tổng cục là thư ký Tổ triển khai ISO.

c) Xây dựng quy chế hoạt động của Ban chỉ đạo ISO, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên của Ban chỉ đạo ISO.

2. Căn cứ Kế hoạch kèm theo Bộ khung HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (được áp dụng cho từng cấp), Mô hình khung HTQLCL đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan và tình hình thực tế cụ thể của từng đơn vị (về quy mô, phạm vi, yêu cầu …), Ban chỉ đạo ISO cần xây dựng và phê duyệt Kế hoạch triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại từng đơn vị, trong đó xác định cụ thể phạm vi áp dụng chủ yếu là các hoạt động mang tính thường xuyên, lặp đi lặp lại nhiều lần, có liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân và doanh nghiệp (căn cứ vào kết quả thực hiện Đề án 30); các hoạt động nội bộ, hoạt động cụ thể khác của đơn vị.

3. Ban chỉ đạo ISO cần nghiên cứu, lựa chọn và ký hợp đồng tư vấn, hợp đồng chứng nhận với tổ chức chứng nhận theo quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-KHCN ngày 25/02/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ về hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các cơ quan hành chính nhà nước đảm bảo chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

4. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng

Ban chỉ đạo ISO triển khai phối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành rà soát, đánh giá thực trạng hoạt động của đơn vị trên cơ sở đối chiếu với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Ban chỉ đạo ISO sẽ cùng với tổ chức tư vấn kiến nghị các nội dung liên quan đến việc thiết kế các quy trình phù hợp với tiêu chuẩn và hoạch định các công việc cần triển khai để đáp ứng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn và phù hợp với thực tế trước khi chính thức đưa vào áp dụng.

5. Đào tạo về tiêu chuẩn ISO và phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu

Ban chỉ đạo ISO phối hợp với tổ chức tư vấn tổ chức đào tạo về mô hình quản lý chất lượng, phân tích các yêu cầu của tiêu chẩn ISO; hướng dẫn cách thức soạn thảo các quy trình, văn bản, tài liệu để đáp ứng được yêu cầu quản lý công việc và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.

6. Soạn thảo hệ thống tài liệu ISO

Theo danh mục tài liệu và kế hoạch phân công viết quy trình đã được Trưởng Ban chỉ đạo ISO phê duyệt, tổ chức tư vấn sẽ trực tiếp làm việc với các cán bộ được phân công để tư vấn cụ thể cách thức xây dựng từng quy trình; các quy trình phải đảm bảo các nội dung về chính sách – mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình quản lý (bao gồm các quy trình tác nghiệp và quy trình hỗ trợ), các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu.

Ban chỉ đạo ISO của đơn vị phối hợp với tổ chức tư vấn thực hiện lấy ý kiến các đơn vị liên quan và chỉnh sửa cho phù hợp đối với những tài liệu nêu trên để đảm bảo chất lượng các tài liệu và sự đồng thuận trong đơn vị trước khi chính thức đưa vào áp dụng.

Ban chỉ đạo ISO trình cấp có thẩm quyền xem xét, ban hành để áp dụng chính thức.

7. Triển khai áp dụng

Sau khi các quy trình được cấp có thẩm quyền ký ban hành, Ban chỉ đạo ISO của đơn vị phối hợp với tổ chức tư vấn thực hiện phổ biến bộ tài liệu quản lý (quy trình làm việc, văn bản có liên quan) và phương pháp áp dụng cho từng bộ phận, cán bộ, công chức liên quan để thống nhất thực hiện.

Trong thời gian áp dụng, Ban chỉ đạo ISO phối hợp với tổ chức tư vấn thường xuyên kiểm tra việc áp dụng, hướng dẫn và giải thích để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu quả.

8. Đánh giá Hệ thống ISO

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cần phải được đánh giá để duy trì và cải tiến.

Đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ: Cán bộ đánh giá nội bộ cho cơ quan, đơn vị cần phải được đào tạo (Tổ chức tư vấn có trách nhiệm đào tạo cán bộ đánh giá nội bộ) để có đủ năng lực cần thiết cho việc đánh giá nội bộ tại các đơn vị, đồng thời hiểu và tổ chức tốt hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo duy trì được hệ thống chất lượng sau này. Đối tượng đào tạo là các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO, các cán bộ quản lý, chuyên viên có liên quan đến việc xây dựng và áp dụng quy trình ISO.

Đánh giá chất lượng nội bộ: Sau một thời gian áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và sau khi thực hiện khóa đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, Ban chỉ đạo ISO của đơn vị sẽ phối hợp với tổ chức tư vấn tiến hành đánh giá chất lượng từ 2 đến 3 lần. Lần 1, tổ chức tư vấn thực hiện đánh giá, cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị quan sát; các lần đánh giá sau, cán bộ đánh giá nội bộ của đơn vị cần chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của tổ chức tư vấn.

Khắc phục sau đánh giá: Sau mỗi đợt đánh giá, phải chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cơ sở những hành động khắc phục sẽ dần dần hoàn thiện các quy trình quản lý chất lượng.

9. Cấp chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Đơn vị làm việc với tổ chức chứng nhận, yêu cầu tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá. Nội dung đánh giá bao gồm đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá áp dụng. Tổ chức chứng nhận sau khi xem xét thấy thỏa mãn các yêu cầu quy định thì ra quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

10. Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận

Các đơn vị sau khi được cấp chứng nhận, có trách nhiệm duy trì hệ thống quản lý có hiệu quả. Tất cả tài liệu quản lý phải thường xuyên được áp dụng và cập nhật, các hoạt động theo dõi, đo lượng định kỳ hệ thống vẫn phải được tiến hành đầy đủ.

Các đơn vị thiết lập thông tin Ban chỉ đạo ISO với tổ chức tư vấn để kịp thời trợ giúp và giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình quản lý và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO, nhằm đảm bảo Hệ thống luôn hoạt động có hiệu quả.

11. Công tác tuyên truyền, hướng dẫn về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Các đơn vị triển khai công tác tuyên truyền về các hoạt động liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, nâng cao nhận thức về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các đơn vị.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Tiến độ thực hiện

Các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục tiến hành lựa chọn, triển khai việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo mô hình khung đã được Tổng cục Hải quan xây dựng trên cơ sở mô hình khung do Bộ Tài chính ban hành theo kết quả thực hiện đề án 30 của Chính phủ và kết quả triển khai xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục trong các năm trước, cụ thể:

- Danh mục các tài liệu nội bộ cơ quan Tổng cục Hải quan (Phụ lục I).

- Bộ khung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các Cục Hải quan (Phụ lục II).

- Bộ khung Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các Chi cục Hải quan (Phụ lục III).

Đến ngày 31 tháng 12 năm 2012, tất cả các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan phải hoàn thành việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo mô hình khung do Bộ Tài chính ban hành.

2. Trách nhiệm của các đơn vị

2.1. Các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục có trách nhiệm:

- Các đơn vị thuộc Tổng cục có con dấu riêng và các đơn vị trực thuộc Tổng cục thành lập/kiện toàn Ban chỉ đạo ISO theo nội dung tại điểm a, mục 1.1, phần II nêu trên.

- Các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục (không có con dấu riêng) thực hiện theo nội dung tại điểm b, mục 1.1, phần II nêu trên.

- Lựa chọn, đăng ký danh mục thủ tục hành chính phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO theo tiến độ quy định trình Ban chỉ đạo của đơn vị xem xét, phê duyệt.

- Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các công việc quy định tại phần II của kế hoạch này.

- Lựa chọn, ký kết hợp đồng với tổ chức tư vấn, tổ chức đánh giá theo quy định của pháp luật.

- Thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ để kiểm soát quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của đơn vị.

- Tổ chức đào tạo, nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ, công chức.

- Tổ chức, thực hiện chế độ báo cáo Tổng cục (Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan) về tiến độ và kết quả thực hiện của đơn vị như sau:

+ Danh sách Ban chỉ đạo ISO.

+ Kế hoạch triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

+ Hệ thống tài liệu quản lý của các đơn vị sau khi được phê duyệt.

+ Bản sao giấy chứng nhận.

+ Báo cáo đánh giá nội bộ hàng năm.

+ Báo cáo đánh giá theo dõi của tổ chức chứng nhận.

* Tổng cục Hải quan sẽ đưa Hệ thống tài liệu liên quan quy trình ISO của các đơn vị lên mạng Netoffice để chia sẻ và tham khảo. Do vậy, để giảm thiểu việc báo cáo giấy gây lãng phí và tiết kiệm thời gian, các đơn vị chỉ cần gửi báo cáo điện tử (bản scan) và Hệ thống tài liệu quản lý đã được cấp giấy chứng nhận (file mềm) vào hòm thư điện tử: vptc-bpth@customs.gov.vn.

- Phối hợp với Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Các đơn vị đã được đánh giá và cấp giấy chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thì tiếp tục duy trì thực hiện, chủ động liên hệ với tổ chức Chứng nhận để được đánh giá và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên cơ sở Bộ khung tài liệu áp dụng cho các đơn vị và đề xuất các biện pháp cải tiến, nâng cao hệ thống.

2.2. Vụ Tổ chức cán bộ, Văn phòng Tổng cục

Trình Tổng cục thành lập Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan. Trong đó có Tổ triển khai ISO giúp việc Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục Hải quan và triển khai công tác ISO tại các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục (bao gồm các đơn vị không có con dấu riêng). Thành viên Tổ triển khai ISO có từ 4 đến 5 người, là lãnh đạo cấp phòng hoặc chuyên viên của Văn phòng Tổng cục, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tài vụ quản trị.

2.3. Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục

- Căn cứ Kế hoạch của Tổng cục, Ban chỉ đạo ISO của Tổng cục có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng chi tiết và tổ chức thực hiện tại đơn vị mình. Danh mục thủ tục hành chính phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng căn cứ vào kết quả của việc thực hiện Đề án 30 của Bộ Tài chính.

- Kiểm soát quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; chịu trách nhiệm về hiệu lực, hiệu quả của việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Tổng cục Hải quan.

- Tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính theo quy định.

- Chuẩn bị nội dung và trình Trưởng Ban chỉ đạo ISO về việc thực hiện các cuộc họp Ban Chỉ đạo ISO của Tổng cục.

- Theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục.

- Tổ chức sơ kết, tổng kết, biểu dương và đề xuất khen thưởng đối với các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

- Tổ chức tuyên truyền việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Tổng cục Hải quan.

2.4. Cục Công nghệ thông tin và thống kê hải quan

Cập nhật các thông tin có liên quan đến việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thông qua website của Tổng cục Hải quan để phục vụ công tác tuyên truyền.

2.5. Vụ Tài vụ quản trị

Vụ Tài vụ quản trị có trách nhiệm tham mưu giúp Lãnh đạo Tổng cục bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước cho công tác triển khai xây dựng, thực hiện đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Các đơn vị lập dự toán kinh phí cho hoạt động này. Kinh phí dành cho việc triển khai xây dựng, thực hiện, đánh giá cấp giấy chứng nhận, duy trì và giám sát hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được thực hiện theo quy định tại Thông tư 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 của Bộ Tài chính quy định công tác quản lý tài chính đối với việc xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Các đơn vị có tài khoản riêng chủ động lập dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng năm của các đơn vị.

Các đơn vị không có tài khoản riêng hoặc có tài khoản riêng nhưng dự toán, sử dụng kinh phí trong dự toán chi hàng năm của Văn phòng Tổng cục thì do Văn phòng Tổng cục thực hiện.

PHỤ LỤC I

BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CƠ QUAN TỔNG CỤC
(Ban hành kèm theo Quyết định số    /QĐ-TCHQ ngày    tháng 11 năm 2011 của Tổng cục Hải quan)

 

TT

Tên tài liệu

Mã hiệu

Ngày hiệu lực

Ghi chú

1.

Chính sách chất lượng

CSCL

 

 

2.

Mục tiêu chất lượng

MTCL

 

 

3.

Sổ tay chất lượng

STCL

 

 

Quy trình chung của TCHQ

4.

Quy trình Quản lý tài liệu

QT.TCHQ.01

 

 

5.

Quy trình Quản lý Hồ sơ

QT.TCHQ.02

 

 

6.

Quy trình Cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng

QT.TCHQ.03

 

 

7.

Quy trình Xử lý văn bản tại các đơn vị

QT.TCHQ.04

 

 

 

 

 

 

 

8.

Thủ tục thành lập địa điểm làm thủ tục hải quan tại cảng nội địa

 

 

Danh mục thủ tục theo đề án 30

9.

Thủ tục xác nhận trước xuất xứ hàng nhập khẩu

 

 

10.

Thủ tục tiếp nhận và giải quyết đơn yêu cầu kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở hữu trí tuệ tại Tổng cục Hải quan

 

 

11.

Thủ tục gia hạn hiệu lực của đơn yêu cầu kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến sở hữu trí tuệ tại Tổng cục Hải quan

 

 

12.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay đổi; tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 02 Cục Hải quan

 

 

13.

Xét miễn thuế đối với trường hợp hàng quà biếu tặng có trị giá trên 30 triệu đồng tặng cho cơ quan hành chính sự nghiệp, cơ quan đoàn thể xã hội hoạt động bằng ngân sách nhà nước; quà biếu tặng mang mục đích nhân đạo, từ thiện, nghiên cứu khoa học

 

 

14.

Xác nhận thực hiện nghĩa vụ nộp thuế (trường hợp xác nhận để doanh nghiệp bổ sung hồ sơ giải thể, phá sản; trường hợp xác nhận nghĩa vụ số thuế đã nộp ngân sách Nhà nước)

 

 

15.

Xét miễn thuế đối với trường hợp hàng nhập khẩu phục vụ an ninh, quốc phòng, nghiên cứu khoa học, giáo dục đào tạo; hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo điều ước quốc tế.

 

 

16.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với trường hợp bị ảnh hưởng do gặp khó khăn khách quan đặc biệt.

 

 

17.

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở Tổng cục Hải quan

 

 

18.

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở đơn vị được kiểm tra

 

 

19.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Tổng cục Hải quan

 

 

20.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Tổng cục Hải quan

 

 

21.

Tư vấn cho công dân và doanh nghiệp về thủ tục hành chính hải quan

 

 

22.

Thủ tục công nhận doanh nghiệp ưu tiên

 

 

 

Văn phòng Tổng cục Hải quan

23.

Quy trình Thanh toán công tác phí

QT.09.01

 

 

24.

Quy trình Quản trị mạng công tác văn thư

QT.09.02

 

 

25.

Quy trình Tổ chức hội nghị, hội họp

QT.09.03

 

 

26.

Quy trình chỉnh lý hồ sơ lưu trữ

QT.09.04

 

 

27.

Quy trình Xây dựng, theo dõi chương trình công tác trọng tâm

QT.09.05

 

 

28.

Quy trình tổng hợp và báo cáo đột xuất phục vụ Lãnh đạo Tổng cục.

QT.09.06

 

 

29.

Quy trình mua sắm hàng hóa phục vụ hoạt động của cơ quan TC.

QT.09.07

 

 

30.

Quy trình Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị và cơ sở vật chất

QT.09.08

 

 

31.

Quy trình xử lý hồ sơ trình Lãnh đạo Tổng cục

QT.09.09

 

 

32.

Quy trình quản lý và điều hành xe ôtô

QT.09.10

 

 

33.

Quy trình xử lý vụ việc báo phản ánh

QT.09.11

 

 

34.

Quy trình Khen thưởng (định kỳ, đột xuất, khen cao)

QT.09.12

 

 

Cục Thuế XNK

35.

Quy trình xét miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu áp dụng tại Tổng cục Hải quan

QT.19.01

 

 

36.

Quy trình Gia hạn nộp tiền thuế, tiền phạt đối với hàng hóa XK, NK áp dụng tại TCHQ

QT.19.02

 

 

Cục giám sát quản lý về hải quan

37.

Quy trình xử lý công văn tại Cục giám sát quản lý về hải quan

QT.20.01

 

 

Vụ Tổ chức cán bộ

38.

Quy trình Bổ nhiệm cán bộ

QT.21.01

 

 

39.

Quy trình xử lý kỷ luật công chức

QT.21.02

 

 

40.

Quy trình Chọn cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng tại nước ngoài

QT.21.03

 

 

41.

Quy trình Giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội

QT.21.04

 

 

Vụ Tài vụ quản trị

42.

Quy trình Lập, thẩm định, giao và quản lý dự toán chi ngân sách ngành Hải quan.

QT.22.01

 

 

43.

Quy trình Thẩm định hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc ngành Hải quan

QT.22.02

 

 

Thanh tra Tổng cục

44.

Quy trình Thanh tra, kiểm tra trong ngành Hải quan

QT.23.01

 

 

45.

Quy trình Xử lý sau thanh tra

QT.23.02

 

 

46.

Quy trình Xử lý văn bản, tổng hợp báo cáo tại Thanh tra TCHQ

QT.23.03

 

 

Vụ Pháp chế

47.

Quy trình Thẩm định đối với các Chỉ thị, Quy trình nghiệp vụ, Quy chế trong ngành Hải quan

QT.26.01

 

 

Vụ Hợp tác quốc tế

48.

Quy trình Tổ chức đoàn ra, đoàn vào

QT.27.01

 

 

49.

Quy trình Lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm

QT.27.02

 

 

50.

Quy trình Xử lý văn bản (liên quan đến hội nhập quốc tế)

QT.27.03

 

 

51.

Quy trình Tổ chức hội nghị, hội thảo Quốc tế về Hải quan

QT.27.04

 

 

nhayBộ khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định 2495/QĐ-TCHQ được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Điều 1 Quyết định 2048/QĐ-TCHQ.nhay

PHỤ LỤC II

BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số    /QĐ-TCHQ ngày    tháng 11 năm 2011

 của Tổng cục Hải quan)

 

STT

Tên tài liệu

Ghi chú

I

Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng

 

II

Sổ tay chất lượng

 

III

Quy trình

 

 

1. Các quy trình chung và bắt buộc

 

1.

Quy trình kiểm soát tài liệu

 

2.

Quy trình kiểm soát hồ sơ

 

3.

Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

 

4.

Quy trình kiểm soát sự không phù hợp

 

5.

Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa

 

6.

Quy trình hành động phòng ngừa

 

 

2. Các quy trình tác nghiệp

 

7.

Thủ tục thành lập kho ngoại quan

 

8.

Thủ tục di chuyển, mở rộng, thu hẹp kho ngoại quan

 

9.

Thủ tục chấm dứt hoạt động kho ngoại quan

 

10.

Thủ tục thành lập địa điểm làm thủ tục hải quan ở cảng nội địa, địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu

 

11.

Thủ tục thành lập địa điểm kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu ở nội địa

 

12.

Thủ tục cấp thẻ ưu tiên thủ tục hải quan cho doanh nghiệp

 

13.

Thủ tục cấp thẻ nhân viên đại lý hải quan

 

14.

Thủ tục đăng ký, hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan

 

15.

Thủ tục đăng ký danh mục hàng hóa tạo tài sản cố định được miễn thuế nhập khẩu lần đầu cho dự án đầu tư

 

16.

Thủ tục chuyển đổi chủ kho ngoại quan

 

17.

Thủ tục mở rộng, thu hẹp kho CFS

 

18.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ đối với trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay đổi; tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 02 Chi cục Hải quan.

 

19.

Thủ tục hoàn thuế đối với các trường hợp được xét hoàn thuế theo Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06/12/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

 

20.

Đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế xuất khẩu, nhập khẩu được miễn thuế

 

21.

Xét miễn thuế đối với trường hợp các trường hợp miễn thuế hàng quà biếu, quà tặng, hàng mẫu nằm trong định mức thuế; thuốc chữa bệnh là quà biếu, quà tặng có trị giá vượt quá định mức miễn thuế nhưng do người Việt Nam định cư ở nước ngoài gửi về cho thân nhân tại Việt Nam là gia đình có công với cách mạng, thương binh, liệt sỹ, người già yếu không nơi nương tựa; hàng nhập khẩu để bán tại cửa hàng miễn thuế.

 

22.

Xét giảm thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bị hư hỏng, mất mát trong quá trình giám sát của cơ quan hải quan

 

23.

Thủ tục xóa nợ tiền thuế, tiền phạt (thực hiện theo Thông tư số 77/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số biện pháp xử lý nợ đọng thuế

 

24.

Xử lý tiền thuế nộp thừa (theo quy định tại Điều 47 Luật quản lý thuế)

 

25.

Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Cục Hải quan

 

26.

Thủ tục kéo dài thời hạn nộp thuế đối với nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu

 

27.

Kiểm tra sau thông qua tại trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố

 

28.

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp

 

29.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan

 

30.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Cục Hải quan

 

31.

Hồ sơ miễn thuế xuất khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu do nhà đầu tư xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài.

 

32.

Hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan để được xét hoàn thuế xuất khẩu đã nộp (nếu có) và không thu thuế nhập khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài, khi thanh lý hoặc kết thúc dự án nếu được nhập khẩu trở lại vào Việt Nam

 

nhayBộ khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các Cục Hải quan tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định 2495/QĐ-TCHQ được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Điều 1 Quyết định 2048/QĐ-TCHQ.nhay

PHỤ LỤC III

BỘ KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHO CÁC CHI CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số    /QĐ-TCHQ ngày    tháng 11 năm 2011

của Tổng cục Hải quan)

 

STT

Tên tài liệu

Ghi chú

I

Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng

 

II

Sổ tay chất lượng

 

III

Quy trình

 

 

1. Các quy trình chung và bắt buộc

 

1.

Quy trình kiểm soát tài liệu

 

2.

Quy trình kiểm soát hồ sơ

 

3.

Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

 

4.

Quy trình kiểm soát sự không phù hợp

 

5.

Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa

 

6.

Quy trình hành động phòng ngừa

 

 

2. Các quy trình tác nghiệp

 

7.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu thương mại

 

8.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu thương mại

 

9.

Thủ tục xem hàng hóa trước khi khai hải quan

 

10.

Thủ tục sửa chữa tờ khai, khai bổ sung hồ sơ hải quan

 

11.

Thủ tục thay tờ khai hải quan

 

12.

Thủ tục lấy mẫu, lưu mẫu, lưu ảnh hàng hóa nhập khẩu

 

13.

Thủ tục xác nhận thực xuất hàng hóa xuất khẩu

 

14.

Thủ tục hủy tờ khai hải quan

 

15.

Thủ tục nhập khẩu nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu

 

16.

Thủ tục đăng ký, điều chỉnh định mức nguyên liệu, vật tư và đăng ký sản phẩm xuất khẩu

 

17.

Thủ tục hải quan xuất khẩu sản phẩm làm từ nguyên liệu nhập khẩu

 

18.

Thủ tục thanh khoản tờ khai nhập nguyên liệu sản xuất nhập khẩu

 

19.

Thủ tục đối với trường hợp sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu bán cho doanh nghiệp khác để trực tiếp xuất khẩu

 

20.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập – tái xuất

 

21.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh chuyển khẩu

 

22.

Thủ tục đăng ký hợp đồng gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài

 

23.

Thủ tục nhập khẩu nguyên liệu, vật tư để gia công cho thương nhân nước ngoài

 

24.

Thủ tục đăng ký, điều chỉnh, kiểm tra định mức đối với hàng hóa gia công cho thương nhân nước ngoài

 

25.

Thủ tục xuất khẩu sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài

 

26.

Thủ tục thanh khoản hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài

 

27.

Thủ tục nhập khẩu sản phẩm đặt gia công ở nước ngoài

 

28.

Thủ tục xuất khẩu nguyên liệu đặt gia công ở nước ngoài

 

29.

Thủ tục đăng ký, kiểm tra định mức nguyên liệu đặt gia công ở nước ngoài

 

30.

Thủ tục đăng ký hợp đồng gia công ở nước ngoài

 

31.

Thủ tục thanh khoản hợp đồng đặt gia công ở nước ngoài

 

32.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai một lần

 

33.

Thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ

 

34.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu tạo tài sản cố định của các dự án đầu tư

 

35.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đưa vào, đưa ra cảng trung chuyển

 

36.

Thủ tục hải quan đối với hàng đưa vào, đưa ra khu phi thuế quan trong khu kinh tế, khu kinh tế cửa khẩu; phương tiện vận tải nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh qua khu phi thuế quan

 

37.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất

 

38.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đưa vào, đưa ra kho bảo thuế

 

39.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu chuyển cửa khẩu

 

40.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu chuyển cửa khẩu

 

41.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đưa vào kho CFS

 

42.

Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa đưa ra kho CFS

 

43.

Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa đưa vào kho ngoại quan

 

44.

Thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa đưa ra kho ngoại quan

 

45.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa là máy móc, thiết bị tạm nhập – tái xuất tạm xuất – tái nhập phục vụ thi công công trình, dự án đầu tư, tài sản đi thuê, cho thuê.

 

46.

Thủ tục đối với linh kiện, phụ tùng tạm nhập không có hợp đồng để phục vụ thay thế, sửa chữa tàu biển, tàu bay nước ngoài

 

47.

Thủ tục đối với linh kiện, phụ tùng tạm nhập để sửa chữa tàu biển, tàu bay theo hợp đồng ký giữa chủ tàu nước ngoài với nhà máy sửa chữa tại Việt Nam

 

48.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập dự hội chợ, triển lãm thực hiện theo quy định đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu thương mại

 

49.

Thủ tục hải quan đối với trường hợp tạm nhập, tạm xuất các phương tiện chứa hàng hóa theo phương thức quay vòng

 

50.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại

 

51.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đã nhập khẩu nhưng phải xuất trả lại cho khách hàng nước ngoài, tái xuất sang nước thứ ba hoặc tái xuất vào khu phi thuế quan

 

52

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là người xuất cảnh, quá cảnh  mua hàng miễn thuế tại cửa khẩu xuất cảnh

 

53.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là người chờ xuất cảnh mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành

 

54.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là hành khách trên tàu bay xuất cảnh mua hàng miễn thuế trên tàu bay

 

55.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là cơ quan, tổ chức, cá nhân được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành

 

56.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là người được hưởng chính sách ưu đãi về thuế theo quy định của Thủ tướng Chính phủ mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội thành

 

57.

Thủ tục bán hàng miễn thuế cho đối tượng là thuyền viên làm việc trên tàu biển vận tải quốc tế.

 

58.

Thủ tục hải quan đối với hàng bán tại cửa hàng miễn thuế, nhưng chuyển sang tái xuất

 

59.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa bán tại cửa hàng miễn thuế, nhưng được đưa vào bán ở thị trường nội địa

 

60.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu đã nộp thuế và hàng hóa sản xuất tại Việt Nam đưa vào bán tại cửa hàng miễn thuế

 

61.

Thủ tục thanh khoản hàng bán tại cửa hàng miễn thuế

 

62.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bán tại cửa hàng miễn thuế

 

63.

Thủ tục hải quan đối với bưu phẩm, bưu kiện, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ bưu chính và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh

 

64.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan

 

65.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ nội địa đưa vào kho ngoại quan

 

66.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ kho ngoại quan đưa ra nước ngoài

 

67.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa từ kho ngoại quan đưa vào nội địa

 

68.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa vận chuyển từ kho ngoại quan này sang kho ngoại quan khác trên lãnh thổ Việt Nam

 

69.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa chuyển quyền sở hữu trong kho ngoại quan

 

70.

Thủ tục thanh lý hàng hóa trong kho ngoại quan

 

71.

Thủ tục hải quan đối với mua bán, trao đổi hàng hóa cửa cư dân biên giới

 

72.

Thủ tục hải quan đối với xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa qua biên giới

 

73.

Thủ tục hải quan đối với hoạt động mua bán hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu

 

74.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa của người xuất cảnh, nhập cảnh và phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh qua biên giới

 

75.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa vận tải đa phương thức quốc tế vận chuyển từ nước ngoài đến Việt Nam và giao trả hàng hóa cho người nhận hàng ở ngoài lãnh thổ Việt Nam/ở trong lãnh thổ Việt Nam

 

76.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu không nhằm mục đích thương mại

 

77.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại

 

78.

Thủ tục hải quan đối với ôtô nước ngoài khi nhập cảnh (tạm nhập) với mục đích thương mại

 

79.

Thủ tục hải quan đối với ôtô nước ngoài khi xuất cảnh (tái xuất) với mục đích thương mại

 

80.

Thủ tục hải quan đối với ôtô Việt Nam khi xuất cảnh (tạm xuất), nhập cảnh (tái nhập) với mục đích thương mại

 

81.

Thủ tục hải quan đối với phương tiện vận tải thô sơ

 

82.

Thủ tục hải quan đối với ôtô xuất cảnh, nhập cảnh qua cửa khẩu biên giới không nhằm mục đích thương mại

 

83.

Thủ tục hải quan đối với các phương tiện vận tải khác (xe mô tô, thuyền, xuồng có gắn máy hoặc không gắn máy, ca-nô) tạm nhập – tái xuất; tạm xuất – tái nhập, không nhằm mục đích thương mại

 

84.

Quy định riêng cho các phương tiện vận tải của cá nhân, tổ chức ở khu vực biên giới thường xuyên qua lại khu vực biên giới, không nhằm mục đích thương mại

 

85.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển xuất cảnh

 

86.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển nhập cảnh

 

87.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển quá cảnh

 

88.

Thủ tục hải quan đối với tàu biển chuyển cảng

 

89.

Thủ tục sửa chữa, điều chỉnh bản khai hàng hóa (cargo declaration)

 

90.

Thủ tục hải quan đối với tàu bay xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, chuyển cảng

 

91.

Thủ tục hải quan đối với tàu bay xuất cảnh, nhập cảnh quốc tế kết hợp vận chuyển nội địa, tàu bay vận chuyển nội địa kết hợp vận chuyển hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

 

92.

Thủ tục hải quan đối với tàu liên vận quốc tế nhập cảnh bằng đường sắt

 

93.

Thủ tục hải quan đối với tàu liên vận quốc tế xuất cảnh bằng đường sắt

 

94.

Quy định tạm thời việc tin học hóa khai hải quan đối với dầu thô xuất khẩu

 

95.

Thủ tục hải quan đối với hàng chuyển cảng

 

96.

Thủ tục hải quan đối với hàng quá cảnh

 

97.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa, vật phẩm, xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh đường bộ

 

98.

Thủ tục hải quan đối với máy móc, thiết bị, dụng cụ nghề nghiệp tạm xuất, tạm nhập có thời hạn

 

99.

Thủ tục hải quan đối với tài sản di chuyển xuất khẩu, nhập khẩu

 

100.

Thủ tục hải quan đối với xăng dầu tạm nhập tái xuất

 

101.

Thủ tục hải quan đối với tái xuất xăng, dầu cho tàu bay

 

102.

Thủ tục hải quan đối với xuất khẩu, tái xuất xăng, dầu

 

103.

Thủ tục hải quan đối với nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất, chế biến xăng, dầu

 

104.

Thủ tục hải quan đối với ngoại hối, kim khí quý, đá quý, tiền Việt Nam xuất khẩu, nhập khẩu

 

105.

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phục vụ các yêu cầu cần khẩn cấp; hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu chuyên dùng trực tiếp phục vụ quốc phòng, an ninh.

 

106.

Thủ tục hải quan đối với hành lý ký gửi bị từ bỏ, thất lạc, nhầm lẫn tại sân bay quốc tế

 

107.

Thủ tục hải quan đối với hành lý xách tay, ký gửi cùng chuyến và không cùng chuyến của người nhập cảnh đường hàng không

 

108.

Thủ tục hải quan đối với hành lý xách tay, ký gửi cùng chuyến và không cùng chuyến của người xuất cảnh đường hàng không

 

109.

Thủ tục xác nhận tờ khai nguồn gốc xe ôtô, xe hai bánh gắn máy nhập khẩu

 

110.

Thủ tục hải quan nhập khẩu, tạm nhập xe gắn máy hai bánh không nhằm mục đích thương mại

 

111.

Thủ tục nhập khẩu kim cương thô

 

112.

Thủ tục xuất khẩu kim cương thô

 

113.

Thủ tục nhập khẩu xe ôtô đã qua sử dụng theo chế độ tài sản di chuyển của người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã hoàn tất thủ tục đăng ký thường trú tại Việt Nam

 

114.

Thủ tục xác định và kiểm tra xuất xứ hàng hóa nhập khẩu

 

115.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay nhập cảnh trường hợp tổ chức cá nhân là hãng hàng không

 

116.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay nhập cảnh trường hợp tổ chức cá nhân là đại lý giao nhận

 

117.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay xuất cảnh đối với tổ chức cá nhân là hãng hàng không

 

118.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu bay xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

 

119.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển nhập cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu

 

120.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển nhập cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

 

121.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu

 

122.

Thủ tục hải quan điện tử đối với tàu biển xuất cảnh trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

 

123.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải đường biển quá cảnh tại cảng nhập cảnh

 

124.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải đường biển quá cảnh tại cảng xuất cảnh

 

125.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đến trường hợp cá nhân, tổ chức là hãng hàng không, hãng tàu

 

126.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đến trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận

 

127.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đi trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý hãng tàu, đại lý hãng hàng không

 

128.

Thủ tục hải quan điện tử đối với phương tiện vận tải chuyển cảng tại cảng đi trường hợp tổ chức, cá nhân là đại lý giao nhận.

 

129.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký công nhận thương nhân ưu tiên đặc biệt

 

130.

Thủ tục hải quan điện tử thu hồi giấy công nhận thương nhân ưu tiên đặc biệt

 

131.

Thủ tục hải quan điện tử với thương nhân ưu tiên đặc biệt

 

132.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo hợp đồng mua bán

 

133.

Thủ tục hải quan điện tử chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa xuất khẩu

 

134.

Thủ tục hải quan điện tử chuyển cửa khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu

 

135.

Thủ tục hải quan điện tử bảo đảm đối với hình thức bảo đảm riêng

 

136.

Thủ tục hải quan điện tử bảo đảm đối với hình thức bảo đảm chung

 

137.

Thủ tục thuế điện tử

 

138.

Thủ tục hải quan điện tử kiểm tra sau thông quan

 

139.

Thủ tục hải quan điện tử ra quyết định trước

 

140.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký hợp đồng đối với hàng hóa đặt gia công ở nước ngoài

 

141.

Thủ tục hải quan điện tử nhập khẩu nguyên liệu, vật tư gia công

 

142.

Thủ tục hải quan điện tử đối với nguyên liệu, vật tư do bên nhận gia công tự cung ứng cho hợp đồng gia công

 

143.

Thủ tục hải quan điện tử nhập khẩu máy móc, thiết bị để thực hiện hợp đồng gia công

 

144.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh và kiểm tra định mức

 

145.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu sản phẩm gia công ra nước ngoài

 

146.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu/nhập khẩu tại chỗ đối với sản phẩm gia công

 

147.

Thủ tục hải quan điện tử giao/nhận sản phẩm gia công chuyển tiếp

 

148.

Thủ tục hải quan điện tử xuất trả nguyên liệu, vật tư gia công ra nước ngoài trong thời hạn thực hiện hợp đồng gia công do thay đổi mẫu mã gia công hoặc lý do khác

 

149.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng gia công đã xuất khẩu bị trả lại để sửa chữa, tái chế

 

150.

Thủ tục hải quan điện tử nhận sản phẩm gia công thay tiền gia công – trường hợp sản phẩm gia công xuất khẩu tại chỗ

 

151.

Thủ tục hải quan điện tử nhận sản phẩm gia công thay tiền gia công – trường hợp sản phẩm gia công nhập khẩu tại chỗ

 

152.

Thủ tục hải quan điện tử tiêu hủy phế liệu, phế phẩm

 

153.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký hợp đồng gia công đối với hàng hóa đặt gia công ở nước ngoài

 

154.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu nguyên liệu để đặt gia công ở nước ngoài

 

155.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh, kiểm tra định mức đặt gia công tại nước ngoài

 

156.

Thủ tục hải quan điện tử nhập khẩu sản phẩm gia công đặt gia công tại nước ngoài

 

157.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản hợp đồng đặt gia công tại nước ngoài

 

158.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, sửa đổi, bổ sung các danh mục nguyên liệu, vật tư nhập khẩu; danh mục sản phẩm xuất khẩu

 

159.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài

 

160.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh định mức, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư cho sản phẩm xuất khẩu

 

161.

Thủ tục hải quan điện tử xuất khẩu sản phẩm

 

162.

Thủ tục hải quan điện tử đối với nguyên liệu, vật tư tự cung ứng để sản xuất hàng xuất khẩu

 

163.

Thủ tục hải quan điện tử quản lý hàng tái xuất

 

164.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, sửa đổi, bổ sung các danh mục hàng hóa nhập vào doanh nghiệp chế xuất, danh mục hàng hóa xuất ra khỏi doanh nghiệp chế xuất

 

165.

Thủ tục hải quan điện tử đăng ký, điều chỉnh định mức, tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư cho sản phẩm xuất ra khỏi doanh nghiệp chế xuất

 

166.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đưa từ doanh nghiệp chế xuất vào nội địa

 

167.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đưa từ nội địa vào doanh nghiệp chế xuất

 

168.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đưa từ doanh nghiệp chế xuất này sang doanh nghiệp chế xuất khác (trong hoặc ngoài khu chế xuất)

 

169.

Thủ tục hải quan điện tử hủy nguyên vật liệu, sản phẩm, phế liệu, phế phẩm

 

170.

Thủ tục hải quan điện tử thanh lý hàng hóa là tài sản cố định và nộp thuế theo quy định

 

171.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản và kiểm tra hàng tồn kho đối với hàng hóa đưa vào, đưa ra doanh nghiệp chế xuất

 

172.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện các dự án đầu tư

 

173.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu tại chỗ

 

174.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa nhập khẩu tại chỗ

 

175.

Thủ tục hải quan điện tử thanh khoản hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài

 

176.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại (tạm nhập để tái chế)

 

177.

Thủ tục hải quan điện tử tái xuất hàng đã tái chế đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại.

 

178.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại (tạm nhập để tái chế) – xử lý sản phẩm tái chế hết thời hạn tái chế vẫn chưa tái xuất

 

179.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại – tái nhập hàng trả lại để tiêu thụ nội địa

 

180.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng bị trả lại – tái nhập hàng trả lại để tiêu hủy

 

181.

Thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa nhập khẩu nhưng phải xuất trả

 

182.

Thủ tục đăng ký tham gia hải quan điện tử

 

183.

Thủ tục tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bị nghi ngờ xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ tại Chi cục Hải quan

 

184.

Thủ tục gia hạn nộp thuế theo Điều 24 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007. Đối với trường hợp bị ảnh hưởng do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ; do di chuyển địa điểm kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; do chính sách thay đổi mà tiền thuế, tiền phạt phát sinh tại 01 Chi cục Hải quan;

 

185.

Thủ tục khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Điều 34 Luật quản lý thuế

 

186.

Thông báo nợ thuế và tiền phạt chậm nộp thuế (thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 106 Luật quản lý thuế)

 

187.

Xác nhận thực hiện nghĩa vụ nộp thuế (trong trường hợp doanh nghiệp đã nộp thuế nhưng hệ thống KT 559 vẫn có thông tin nợ thuế)

 

188.

Thu nộp tiền thuế vào tài khoản tạm thu (áp dụng đối với loại hình nhập khẩu nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu, hàng tạm nhập – tái xuất, hàng tạm xuất – tái nhập)

 

189.

Thu nộp tiền thuế (tiền thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng), tiền phí, lệ phí (lệ phí làm thủ tục hải quan, lệ phí phương tiện xuất nhập cảnh, phí lưu kho hải quan, lệ phí quá cảnh, lệ phí áp tải hải quan, phí, lệ phí khác) và các khoản thu khác bằng tiền mặt vào ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.

 

190.

Thủ tục kiểm tra, tham vấn, xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại Chi cục Hải quan

 

191.

Thủ tục áp dụng bảo lãnh số tiền thuế phải nộp cho 01 tờ khai hải quan (bảo lãnh riêng)

 

192.

Thủ tục khai nộp bổ sung tiền thuế thiếu trong trường hợp không đủ điều kiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Điều 34 Luật quản lý thuế

 

193.

Thu nộp tiền thuế (tiền thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng), tiền phí, lệ phí (lệ phí làm thủ tục hải quan, lệ phí phương tiện xuất nhập cảnh, phí lưu kho hải quan, lệ phí quá cảnh, lệ phí áp tải hải quan, phí, lệ phí khác) và các khoản thu khác bằng chuyển khoản vào ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.

 

194.

Thủ tục áp dụng bảo lãnh số tiền thuế phải nộp cho nhiều tờ khai (bảo lãnh chung)

 

195.

Thủ tục áp dụng thuế suất thuế ưu đãi đặc biệt theo quy định tại Thông tư số 45/2007/TT-BTC ngày 07/5/2007 của Bộ Tài chính 

 

196.

Người khai hải quan trì hoãn xác định trị giá tính thuế

 

197.

Thủ tục ấn định thuế

 

198.

Xét thời hạn nộp thuế (ân hạn nộp thuế)

 

199.

Thủ tục xóa nợ tiền thuế, tiền phạt theo quy định tại Điều 65 Luật quản lý thuế

 

200.

Thủ tục giải quyết khiếu nại lần một đối với quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan tại Chi cục Hải quan.

 

201.

Hồ sơ miễn thuế xuất khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu do nhà đầu tư xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài

 

202.

Hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan để được xét hoàn thuế xuất khẩu đã nộp (nếu có) và không thu thuế nhập khẩu đối với máy móc, thiết bị, bộ phận rời xuất khẩu ra nước ngoài để tạo tài sản cố định của dự án đầu tư tại nước ngoài, khi thanh lý hoặc kết thúc dự án nếu đã được nhập khẩu trở lại vào Việt Nam

 

203.

Thủ tục thí điểm tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử tàu biển nhập cảnh

 

204.

Thủ tục thí điểm tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử tàu biển xuất cảnh

 

nhayBộ khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xây dựng và áp dụng cho các Chi Cục Hải quan tại Phụ lục III ban hành kèm theo Quyết định 2495/QĐ-TCHQ được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Điều 1 Quyết định 2048/QĐ-TCHQ.nhay

 

 

BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN

 

 

 

MÔ HÌNH KHUNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 CHO CÁC LOẠI HÌNH CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC VÀ TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN

 

(Kèm theo Quyết định số 2495/QĐ-TCHQ ngày 18 tháng 11 năm 2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hà Nội, năm 2011

 

 

GIỚI THIỆU

VỀ MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 CHO CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC VÀ

 TRỰC THUỘC TỔNG CỤC HẢI QUAN

 

Trong những năm vừa qua, Chính phủ đã có nhiều nỗ lực trong việc đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính nhà nước (dưới đây viết tắt là CQHCNN). Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các CQHCNN. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, mô hình hệ thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là HTQLCL) được xác định như một công cụ quan trọng hỗ trợ cho các CQHCNN trong việc chuẩn hóa các phương pháp làm việc, cải cách phương thức làm việc với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của tổ chức, công dân có liên quan; xây dựng một HTQLCL công việc trong cơ quan để giảm phiền hà, nhũng nhiễu, minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, với chủ trương đẩy mạnh các nội dung cải cách hành chính, ngày 10/1/2007, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án Đơn giản hóa thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007 – 2010 (Đề án 30). Do đó, để kết nối các nội dung của Quyết định 144/2006/QĐ-TTg với nội dung, kết quả của Đề án 30, nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động cơ quan hành chính nhà nước, thống nhất triển khai trong cả nước, đáp ứng mục tiêu của Chính phủ nhằm xây dựng một nền hành chính văn minh, hiện đại, công khai minh bạch, ngày 30/9/2009, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (dưới đây viết tắt là Quyết định 118).

Quyết định 118 đã quy định rõ, trên cơ sở kết quả của Đề án 30, Tổng cục Hải quan xây dựng mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là MHK) cho từng loại hình cơ quan hành chính thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan. Mục đích của việc xây dựng MHK cho các CQHCNN thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan là việc quy định thành phần cơ bản của một HTQLCL trong các cơ quan, bao gồm phạm vi áp dụng HTQLCL trong CQHCNN theo kết quả của Đề án 30; những tài liệu cần xây dựng và áp dụng trong HTQLCL của cơ quan và quy định mẫu quy trình xử lý công việc cho CQHCNN.

Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan được xây dựng trên cơ sở kết quả Đề án 30 về đơn giản hóa các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Nhà nước của Tổng cục Hải quan và Quyết định số 1091/QĐ-BTC; 1902/QĐ-BTC; 1903/QĐ-BTC; 1904/QĐ-BTC; 1905/QĐ-BTC ngày 10/8/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công bố thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Hải quan.

Mô hình khung được xây dựng để áp dụng chung thống nhất đảm bảo phù hợp với đặc thù từng lĩnh vực chức năng quản lý và đảm bảo tính khả thi, việc lựa chọn quy trình, thủ tục xây dựng mô hình khung của Tổng cục Hải quan đảm bảo đáp ứng được các tiêu chí: (i) có tính phổ biến, (ii) có tần xuất thực hiện cao, liên quan nhiều tới người dân và doanh nghiệp; (iii) thuận lợi cho việc xây dựng.

MHK sẽ giúp cho các CQHCNN có thể dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu cách thức xây dựng HTQLCL tại cơ quan, qua đó giảm thiểu tối đa chi phí liên quan tới hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL. Dựa vào MHK được công bố, CQHCNN có thể hoàn toàn chủ động nghiên cứu để tự xây dựng HTQLCL thích hợp cho cơ quan.

Mô hình khung gồm 3 phần chính:

Phần 1: Các yêu cầu chung

Phần này bao gồm các tài liệu chung theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng.

Các nội dung chính trong Phần 1 gồm:

- Sổ tay chất lượng (bao gồm cả Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng);

- Mẫu 6 Quy trình bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

+ Quy trình Kiểm soát tài liệu;

+ Quy trình Kiểm soát hồ sơ;

+ Quy trình Đánh giá nội bộ;

+ Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp;

+ Quy trình Khắc phục;

+ Quy trình Phòng ngừa;

- Danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng (nếu cần);

+ Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo;

+ Quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến;

+ Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu;

+ Quy trình mua sắm, quản lý trang thiết bị;

+ Quy trình quản lý tài sản cố định;

+ Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo;

+ Quy trình quản lý xe ôtô;

+ Quy trình tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công chức;

+ Quy trình Thanh toán và tạm ứng;

+ Quy trình xét thi đua khen thưởng;

+ Quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật (nếu có);

- Yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc (nếu cần);

Phần 2: Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng HTQLCL

Nội dung chính của Phần 2 là hướng dẫn CQHCNN xác định phạm vi áp dụng HTQLCL theo kết quả của Đề án 30 (Danh mục các thủ tục hành chính – TTHC). CQHCNN có trách nhiệm căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, phân cấp tại các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương và địa phương ban hành và căn cứ danh mục TTHC được công bố theo kết quả của Đề án 30, xác định cụ thể các thủ tục hành chính thực hiện tại đơn vị mình phải xây dựng, áp dụng HTQLCL (phạm vi áp dụng).

TTHC phải xây dựng, áp dụng HTQLCL tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương bao gồm TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương quy định và TTHC do các cơ quan có thẩm quyền ở địa phương quy định.

Khi có sự thay đổi về TTHC như bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh, hủy bỏ … cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm cập nhật các nội dung thay đổi của TTHC vào HTQLCL của đơn vị mình để triển khai áp dụng.

Khi xác định phạm vi áp theo đề án 30, cơ quan hành chính lựa chọn những thủ tục hành chính liên quan trực tiếp, thường xuyên, liên tục giải quyết liên quan đến khách hàng thì tiến hành triển khai áp dụng ISO 9001:2008.

Phần 3: Tài liệu hướng dẫn xây dựng Hệ thống quy trình và Mẫu quy trình xử lý công việc

Nội dung chính của Phần 3 gồm hai loại tài liệu chính:

- Tài liệu hướng dẫn trình bày quy trình xử lý công việc:

Tài liệu này được xây dựng với mục đích hướng dẫn cho CQHCNN biết được những yêu cầu về hệ thống tài liệu mà tiêu chuẩn yêu cầu; cách viết một quy trình xử lý công việc và một số những lưu ý cho các cán bộ khi triển khai viết các quy trình. Trong đó, hình thức xây dựng một quy trình xử lý công việc được nhấn mạnh để đảm bảo sự vận dụng cách thức xây dựng hợp lý, phù hợp với trình độ năng lực của CQHCNN.

- Mẫu quy trình xử lý công việc cụ thể cho CQHCNN:

Tổng cục Hải quan xây dựng mẫu quy trình ISO, giúp cho các đơn vị thuộc và trực thuộc tham khảo, có thể lựa chọn phù hợp với đặc thù của từng đơn vị.

 

Bảng dưới đây mô tả sự tương ứng giữa MHK và các yêu cầu

của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

 

TT

Mô hình khung

Yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng

Ghi chú

Phần 1. Các tài liệu chung theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 và danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng.

Các nội dung chính trong Phần 1 bao gồm:

1.

Sổ tay Chất lượng

4; 5; 6; 7; 8

 

2.

Chính sách Chất lượng

5.3

 

3.

Mục tiêu chất lượng

5.4

 

4.

Mô tả vị trí công việc (Yêu cầu năng lực, trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh công việc)

5.5

 

5.

Quy trình Kiểm soát tài liệu

4.2.3

 

6.

Quy trình Kiểm soát hồ sơ

4.2.4

 

7.

Quy trình Đánh giá nội bộ

8.2.2

 

8.

Quy trình Kiểm soát sự không phù hợp

8.3

 

9.

Quy trình Khắc phục

8.5

 

10.

Quy trình Phòng ngừa

8.5

 

Danh mục các quy trình nội bộ cần xem xét xây dựng

11.

Quy trình xét thi đua khen thưởng

-

 

12.

Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo

5.6

 

13.

Quy trình tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công chức

6.2

 

14.

Quy trình quản lý công văn đi – đến

4.2.3

 

15.

Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu

4.2

 

16.

Quy trình quản lý xe ôtô

6.3

 

17.

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo

7.5

 

18.

Quy trình quản lý tài sản cố định

6.3

 

19.

Quy trình quản lý trang thiết bị

6.3

6.4

 

20.

Quy trình mua sắm trang thiết bị

7.4

 

21.

Quy trình xây dựng Văn bản quy phạm pháp luật

7.1; 7.5

 

22.

Quy trình thanh toán và tạm ứng

7.5

 

Phần 2. Hướng dẫn CQHCNN xác định phạm vi áp dụng                            4.1

(Danh mục TTHC theo kết quả của Đề án 30).

Phần 3. Tài liệu hướng dẫn trình bày quy trình xử lý công việc và mẫu quy trình xử lý công việc cụ thể.

 

TỔNG CỤC HẢI QUAN

Tên cơ quan HCNN ….

MẪU

 

 

 

 

 

 

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

 

 

Mã hiệu:                          STCL

Lần ban hành:                     01

Ngày ban hành: …../…../2011

Trang:                              1/14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

… Tên cơ quan
HCNN ...

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Mã hiệu:               STCL

Lần ban hành       01

Trang/Tổng trang  2/14

 

 

MỤC LỤC

 

1. GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Lịch sử hình thành

1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ

1.3. Thành tích đã đạt được

2. PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

3. NGOẠI TỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI

4. MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH

5. DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

6. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

 

 

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Họ tên

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn B

Nguyễn Văn C

Chữ ký

 

 

 

 

Chức vụ

……

Đại diện lãnh đạo

Lãnh đạo

 

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

 

Yêu cầu sửa đổi/bổ sung

Trang/Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần ban hành/Lần sửa đổi

Ngày ban hành

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG

 

Là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của cơ quan; các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng; danh mục các quy trình, thủ tục đã ban hành … để Lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của cơ quan làm cơ sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng của mình.

1.1. Lịch sử hình thành: (nêu tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan - căn cứ vào các văn bản, quyết định thành lập từ trước đến nay).

1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ:

1.2.1: Sơ đồ tổ chức:

 

1.2.2: Chức năng nhiệm vụ: (Liệt kê các chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan – Căn cứ vào quyết định về chức năng nhiệm vụ hiện hành của cơ quan)

1.3. Thành tích đã đạt được: (Nêu tóm tắt các thành tích mà cơ quan đã đạt được từ trước đến nay – Căn cứ vào các quyết định khen thưởng, Giấy khen, Bằng khen …)

 

PHẦN 2: PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

 

Ghi rõ những lĩnh vực, những công việc và những bộ phận, cá nhân nào trong Cơ quan phải tham gia thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng.

Tối thiểu phải thể hiện đầy đủ các thủ tục hành chính được thực hiện tại CQHCNN theo kết quả của đề án 30.

Ví dụ: Phạm vi áp dụng trong Sổ tay chất lượng của Cục Thuế như sau: “Hệ thống quản lý chất lượng trình bày trong Sổ tay chất lượng này được áp dụng trong các lĩnh vực chính sau đây về Quản lý Nhà nước về lĩnh vực thuế:

- Đăng ký thuế;

- Trao đổi thông tin đăng ký Doanh nghiệp giữa cơ quan thuế;

- Quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế;

- Miễn, giảm thuế; hoàn thuế; Quản lý thu nợ thuế; Cưỡng chế nợ thuế; Kiểm tra thuế; Thanh tra thuế;

 

PHẦN 3: NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI

 

Do đặc thù hoạt động của CQHCNN, không áp dụng các yêu cầu ở mục 7.3 (Thiết kế và phát triển) của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

Giải thích những ngoại tệ áp dụng, nếu có.

 

PHẦN 4: MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH

(xem phụ lục 1)

 

PHẦN 5: DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

(Danh mục tài liệu nội bộ)

 

STT

TÊN TÀI LIỆU

KÝ HIỆU

ĐIỀU KHOẢN TCVN ISO 9001:2008

1

Sổ tay chất lượng

STCL

4.2.2

2

Quy trình kiểm soát tài liệu

QT 01

4.2.3

3

Quy trình kiểm soát hồ sơ

QT 02

4.2.4

4

Quy trình đánh giá nội bộ

QT 03

8.2.2

5

Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

QT 04

8.3

6

Quy trình hành động khắc phục

QT 05

8.5.2

7

Quy trình hành động phòng ngừa

QT 06

8.5.3

8

……………

 

 

 

PHẦN 6: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

 

Điều khoản ISO

Tài liệu viện dẫn

4. Hệ thống quản lý chất lượng

4.1. Yêu cầu chung

• Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu

 

4.2.1. Khái quát

• Toàn bộ tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

• Các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

4.2.2. Sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng – STCL

4.2.3. Kiểm soát tài liệu

• Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ hệ thống tài liệu bao gồm: Tài liệu nội bộ (do CQHCNN ban hành) và Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài (các văn bản pháp quy và các tài liệu không do CQHCNN ban hành nhưng áp dụng cho các quá trình nghiệp vụ của CQHCNN)

• Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát tài liệu (QT 01)

4.2.4. Kiểm soát hồ sơ

• Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của HTQLCL

• Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT 02)

5. Trách nhiệm của Lãnh đạo

5.1. Cam kết của Lãnh đạo

Lãnh đạo CQHCNN cam kết về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống như:

• Truyền đạt cho mọi người về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức/công dân) cũng như yêu cầu của pháp luật.

• Xây dựng và phổ biến Chính sách chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên (Phụ lục 2)

• Xây dựng Mục tiêu chất lượng của CQHCNN và các đơn vị, phòng ban (dưới đây gọi tắt là các đơn vị) – Phụ lục 3, 4.

• Định kỳ tiến hành cuộc họp xem xét của Lãnh đạo.

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực.

5.2. Hướng vào khách hàng (Tổ chức/công dân)

Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng (Tổ chức/công dân)

Xem phần 7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Xem phần 8.2.1 Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.

5.3. Chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng của CQHCNN

5.4. Hoạch định

 

5.4.1. Mục tiêu chất lượng

• Mục tiêu chất lượng của CQHCNN và các bộ phận đảm bảo đo lường được và phù hợp với Chính sách chất lượng của CQHCNN (Phụ lục 3, 4)

• Báo cáo thực hiện Mục tiêu chất lượng (Phụ lục 5)

5.4.2. Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng

• Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)

• Hệ thống tài liệu nội bộ của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ). Khi hệ thống tài liệu có thay đổi thì vẫn luôn đảm bảo tính nhất quán như đã hoạch định.

5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin.

5.5.1. Trách nhiệm và quyền hạn

• Sơ đồ tổ chức của CQHCNN

• Quy định về trách nhiệm, quyền hạn của các cán bộ

5.5.2. Đại diện của Lãnh đạo

Quyết định phân công nhiệm vụ cho Đại diện chất lượng – Trưởng Ban ISO (Quyết định thành lập Ban ISO)

5.5.3. Trao đổi thông tin nội bộ

CQHCNN cam kết thực hiện và duy trì các cuộc họp nội bộ hoặc phương tiện điện tử để trao đổi thông tin nội bộ của các ban và các thông tin về hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng

5.6. Xem xét của Lãnh đạo

• Lãnh đạo của CQHCNN cam kết định kỳ tổ chức họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thỏa đáng có hiệu lực và qua đó đánh giá được các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm cả thay đổi về Chính sách và Mục tiêu chất lượng).

• Tài liệu liên quan: Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo (nếu có)

6. Quản lý nguồn lực

6.1. Cung cấp nguồn lực

Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của tổ chức/ cá nhân thông qua việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, thực hiện, duy trì và thường xuyên cải tiến HTQLCL như:

• Nguồn nhân lực,

• Cơ sở vật chất,

• Môi trường làm việc

6.2. Nguồn nhân lực

Lãnh đạo CQHCNN đảm bảo những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và có kỹ năng kinh nghiệm thích hợp.

6.2.2. Năng lực nhận thức và đào tạo

Công tác đào tạo hàng năm của CQHCNN liên quan đến kế hoạch hàng năm và của cơ quan cấp trên.

6.3. Cơ sở hạ tầng

CQHCNN đảm bảo cung cấp và duy trì cơ sở vật chất cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu về dịch vụ hành chính. Cơ sở vật chất bao gồm:

• Nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo.

• Trang thiết bị (phần cứng và phần mềm).

• Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển và trao đổi thông tin)

• Xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp với yêu cầu của sản phẩm.

6.4. Môi trường làm việc

7. Cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm)

7.1. Hoạch định việc cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm)

• CQHCNN triển khai các quá trình cần thiết đối với việc thực hiện các công việc và các quá trình đảm bảo có sự nhất quán.

• Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1)

• Các văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động của CQHCNN (Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài)

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

7.2. Các quá trình liên quan đến Tổ chức, người dân

 

7.2.1. Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

CQHCNN xác định:

• Yêu cầu hồ sơ đầu vào khách hàng nộp (bao gồm cả hoạt động trả kết quả và sau khi trả kết quả)

• Yêu cầu không được khách hàng công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng cụ thể hoặc sử dụng dự kiến khi đã biết.

• Yêu cầu về chế định và pháp luật liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ.

• Mọi yêu cầu khác do CQHCNN xác định

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng ban chuyên môn và văn bản pháp quy liên quan.

7.2.2. Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

CQHCNN xem xét đầy đủ các yêu cầu liên quan đến hồ sơ đầu vào để đảm bảo hồ sơ phù hợp trước khi cam kết về việc xử lý, thẩm định hồ sơ và trả kết quả cho khách hàng và đảm bảo rằng:

• Yêu cầu về sản phẩm được định rõ.

• Yêu cầu khác với quy định hoặc văn bản pháp quy phải được xử lý, giải quyết.

• CQHCNN có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định.

Hồ sơ của việc xem xét phải được lưu giữ.

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các phòng chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan.

7.2.3. Trao đổi thông tin với khách hàng

CQHCNN đảm bảo sắp xếp có hiệu quả việc trao đổi thông tin của khách hàng liên quan đến:

• Thông tin về sản phẩm

• Xử lý các yêu cầu của khách hàng khi có thay đổi.

• Phản hồi của khách hàng (kể cả các khiếu nại)

Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục của các đơn vị chuyên môn và các văn bản pháp quy liên quan.

7.3. Thiết kế và phát triển

Phần lớn các Cơ quan hành chính nhà nước tiến hành các công việc phải theo chức năng, nhiệm vụ do cấp trên giao và các công việc đó phải theo quy định trong hệ thống các văn bản pháp quy; nên không thực hiện việc thiết kế - triển khai công việc mới.

Trong trường hợp CQHCNN có thực hiện hoạt động này thì sẽ được kiểm soát chặt chẽ tuân thủ theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

7.4. Mua hàng

CQHCNN mua hàng theo đúng quy định của pháp luật

• CQHCNN đảm bảo kiểm soát việc mua hàng và dịch vụ quan trọng bên ngoài phục vụ cho giải quyết công việc của mình; đảm bảo hàng hóa và dịch vụ quan trọng mua ngoài phù hợp với yêu cầu đề ra.

• CQHCNN tìm hiểu, chọn lựa nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ quan trọng từ bên ngoài và chỉ chấp nhận các hàng hóa-dịch vụ đó sau khi đã kiểm tra, xác nhận là đạt yêu cầu. Hàng hóa hay dịch vụ quan trọng nào phát hiện có sai lỗi phải xử lý theo các hình thức thích hợp.

• Các kết quả theo dõi, đánh giá nguồn cung cấp và hàng hóa, dịch vụ mua vào được lưu giữ hồ sơ.

Lưu ý:

- Chỉ xem xét kiểm soát đối với các hàng hóa, dịch vụ quan trọng như thiết bị đo lường thí nghiệm – thông tin, sử dụng chuyên gia tư vấn, đào tạo ….;

- Phần này thường liên quan tới các Cơ quan hành chính Nhà nước thuộc khối sự nghiệp (nghiệp vụ - kỹ thuật);

- Những chỉ dẫn của cấp trên, những phần đóng góp theo chức năng của các cơ quan liên quan, những đóng góp của các Chuyên gia bên ngoài để giải quyết công việc của Cơ quan cũng như được coi như là dịch vụ bên ngoài phải được kiểm soát.

7.5. Cung cấp dịch vụ

 

7.5.1. Kiểm soát quá trình thực hiện và cung cấp dịch vụ công

• CQHCNN đảm bảo lập kế hoạch, tiến hành thực hiện và cung cấp dịch vụ công trong điều kiện được kiểm soát trên cơ sở:

- Có sẵn những thông tin về đặc điểm, yêu cầu của công việc;

- Có sẵn những Quy trình, Hướng dẫn công việc ứng với các quá trình và ở nơi cần thiết;

- Việc sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị, phương tiện kỹ thuật;

- Việc thực hiện các hoạt động theo dõi, kiểm tra, đánh giá;

- Thực hiện việc chuyển giao kết quả công việc cho khách hàng và việc tiếp tục xem xét, giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó (nếu có).

• Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng cùa CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

7.5.2. Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình cung cấp dịch vụ

Đối với những công việc mà kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận ngay được CQHCNN đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung sau:

• Xác định chuẩn mực để xem xét và phê duyệt các quá trình;

• Phê duyệt về thiết bị và trình độ con người để thực hiện công việc đó;

• Các phương pháp và thủ tục cụ thể phải thực hiện và các yêu cầu về hồ sơ được lưu giữ.

7.5.3. Nhận biết và xác định nguồn gốc

CQHCNN đảm bảo các yêu cầu sau:

• Khi cần thiết, có thể nhận biết văn bản/hồ sơ trong suốt quá trình thực hiện.

• Nội dung nhận biết là trạng thái của quá trình xử lý văn bản (như ký tắt, v.v.) tương ứng với các yêu cầu theo dõi và đo lường.

• Khi có yêu cầu, xác định nguồn gốc của văn bản/hồ sơ được thực hiện thông qua việc lưu trữ đầy đủ các hồ sơ công việc.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ).

• Các sổ theo dõi trong quá trình xử lý công việc.

7.5.4. Tài sản của khách hàng

• Trong quá trình tiếp nhận và xử lý các văn bản/hồ sơ của các tổ chức/công dân, CQHCNN đảm bảo, các đơn vị phải nhận biết, lưu giữ, bảo quản, bảo mật các thông tin trong văn bản/hồ sơ của tổ chức/công dân cung cấp. Nếu xảy ra trường hợp hồ sơ bị mất, bị hư hỏng thì CQHCNN sẽ phải thông báo cho tổ chức/công dân được biết và có cách khắc phục. Đồng thời, lập và lưu hồ sơ về các trường hợp xảy ra.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

7.5.5. Bảo toàn sản phẩm

Hồ sơ phải được bảo quản ngay từ khi được tiếp nhận, trong quá trình xử lý và lưu trữ.

Trong quá trình tiến hành giải quyết công việc hoặc sau khi giải quyết xong công việc, thì các hồ sơ, văn bản, v.v. điều phải được sắp xếp, lưu giữ và bảo quản đầy đủ và an toàn.

Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT 02)

7.6. Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

Trong những hoạt động hành chính nào đó mà có sử dụng phương tiện đo lường và theo dõi thì cần:

• Xác định rõ phương tiện đo và phép đo;

• Thực hiện việc hiệu chuẩn, kiểm định theo quy định của quản lý đo lường (đảm bảo tính thống nhất và đúng đắn);

• Được bảo quản không để xảy ra hư hỏng hoặc giảm giá trị (ảnh hưởng tới độ chính xác của các kết quả đo). Khắc phục kịp thời những sai hỏng, hiệu chuẩn hay kiểm định lại trước khi đưa ra sử dụng.

• Phần mềm được sử dụng để đo lường và theo dõi các yêu cầu nhất định phải được phê duyệt trước khi cho áp dụng.

• Lưu giữ hồ sơ và kiểm soát phương tiện đo lường.

8. Đo lường, phân tích và cải tiến

8.1. Khái quát

CQHCNN đảm bảo hoạch định và triển khai các quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để:

• Chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định

• Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp

• Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

8.2. Theo dõi và đo lường

 

8.2.1. Sự thỏa mãn của tổ chức/công dân

CQHCNN áp dụng các biện pháp thích hợp để theo dõi sự thỏa mãn của tổ chức/công dân đối với dịch vụ CQHCNN và có những biện pháp phù hợp để luôn luôn có được sự thỏa mãn từ phía tổ chức/công dân.

CQHCNN xây dựng và duy trì việc thực hiện quá trình này nhằm thu thập sự phản hồi của tổ chức/công dân (Hài lòng và chưa hài lòng) theo định kỳ mỗi năm một lần bằng việc lập Kế hoạch thực hiện (Phụ lục 6) và bảng câu hỏi (Phụ lục 7).

8.2.2. Đánh giá nội bộ

Định kỳ, CQHCNN tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ theo kế hoạch để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng:

• Phù hợp với các nội dung đã hoạch định (xem phần 7.1) đối với: yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, của pháp luật và do CQHCNN quy định.

• Hệ thống được áp dụng có hiệu lực và được duy trì.

Tài liệu liên quan: Đánh giá nội bộ

8.2.3. Theo dõi và đo lường các quá trình

• CQHCNN thực hiện việc theo dõi quá trình thực hiện, đo lường thời gian thực hiện các công việc và khi công việc không đạt kết quả theo hoạch định, CQHCNN sẽ tiến hành việc khắc phục và hành động khắc phục để đảm bảo công việc luôn phù hợp.

• Tài liệu liên quan:

- Các hướng dẫn thủ tục thực hiện tại các đơn vị chuyên môn.

- Các sổ theo dõi kết quả xử lý công việc tại các đơn vị chuyên môn (theo mẫu tại Phụ lục 9)

- Quy trình hành động khắc phục (QT 05)

- Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

8.2.4. Theo dõi và đo lường kết quả công việc

• CQHCNN thực hiện việc xem xét, thẩm định và chỉ thông qua khi các hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật.

• Tài liệu liên quan: Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của CQHCNN (Danh mục tài liệu nội bộ)

• Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc tại các đơn vị chuyên môn (theo mẫu tại Phụ lục 8)

8.3. Kiểm soát vấn đề không phù hợp

CQHCNN đảm bảo các tài liệu/hồ sơ không phù hợp, không hợp lệ (không đầy đủ về số lượng, chủng loại, nội dung không đảm bảo đúng quy định) được nhận biết và kiểm soát việc khắc phục như điều chỉnh, bổ sung, nhân nhượng hoặc trả lại và được kiểm tra sau đó để đảm bảo tài liệu/hồ sơ đáp ứng được các yêu cầu quy định của pháp luật.

Trường hợp vấn đề không phù hợp chỉ được thực hiện sau khi đã chuyển giao kết quả cho khách hàng (quyết định, kết quả thẩm định …) và khách hàng đã sử dụng các kết quả này thì CQHCNN sẽ có hành động thích hợp để tránh gây ra tác động hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp được phát hiện

Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp (QT 04)

8.4. Phân tích dữ liệu

CQHCNN đảm bảo xác định, thu thập và phân tích các dữ liệu tương ứng để chứng tỏ sự thích hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và đánh giá xem xét sự cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Việc lập báo cáo được các đơn vị thực hiện định kỳ 03 tháng/lần (mẫu Sổ thống kê kết quả thực hiện thủ tục hành chính - Phụ lục 10) và chuyển Ban ISO và Lãnh đạo để theo dõi thực hiện.

8.5. Cải tiến

 

8.5.1. Cải tiến thường xuyên

CQHCNN thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, các hành động khắc phục và phòng ngừa và kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá nội bộ (QT 03); Quy trình hành động khắc phục (QT 05); Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)

8.5.2. Hành động khắc phục

CQHCNN đảm bảo thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn lặp lại.

Tài liệu liên quan: Quy trình hành động khắc phục (QT 05)

8.5.3. Hành động phòng ngừa

CQHCNN đảm bảo thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện.

Tài liệu liên quan: Quy trình hành động phòng ngừa (QT 06)


Lưu ý: Dựa trên tình hình thực tế của đơn vị, CQHCNN diễn giải cách thức quản lý theo các điều của tiêu chuẩn hợp lý.

 

Phụ lục 1
 

 

Phụ lục 2

TỔNG CỤC HẢI QUAN
TÊN CƠ QUAN HCNN
-------------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Địa danh, ngày … tháng … năm 2011

 

 

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

 

 

Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của … tên CQHCNN … cam kết:

• …………….

• ……………

• ……………

 

 

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

 

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

 

Theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, Lãnh đạo cao nhất phải bảo đảm rằng chính sách chất lượng:

a) phù hợp với mục đích của tổ chức,

b) bao gồm việc cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng,

c) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng,

d) được truyền đạt và thấu hiểu trong cơ quan, và

e) được xem xét để luôn luôn thích hợp.

Do đó, khi lập chính sách chất lượng, Lãnh đạo cao nhất cần lưu ý đến:

- Mức độ và loại cải tiến trong tương lai cần thiết để cơ quan hoạt động thành công,

- Mức độ thỏa mãn của các tổ chức, công dân khi đến thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan,

- Sự phát triển của toàn bộ tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan,

- Nhu cầu và mong đợi của các tổ chức, cá nhân liên quan,

- Nguồn lực cần thiết để thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Ví dụ:

… TÊN CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC …

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

Với phương châm:

CÔNG KHAI, MINH BẠCH, ĐÚNG LUẬT, THUẬN LỢI,
HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ

Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của … tên CQHCNN … cam kết:

Đảm bảo các Thủ tục hành chính được xử lý theo đúng các yêu cầu văn bản pháp quy liên quan;

Không ngừng hướng tới sự hài lòng của Tổ chức, cá nhân thực hiện Thủ tục hành chính tại cơ quan thông qua việc thực hiện và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008;

• …

 

 

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

 

Phụ lục 3

TỔNG CỤC HẢI QUAN
TÊN CƠ QUAN HCNN
----------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Địa danh, ngày … tháng … năm 2011

 

 

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM …

 

Thông qua việc áp dụng, duy trì, cải tiến thường xuyên Hệ thống quản lý chất lượng, … tên CQHCNN … đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

1. ………….

2. ………….

3. …………..

 

 

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

 

 

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

 

Mục tiêu chất lượng được lập dựa trên cơ sở chính sách chất lượng của cơ quan. Lãnh đạo cao nhất cần thiết lập các mục tiêu này để dẫn tới sự cải tiến hoạt động của cơ quan. Mục tiêu chất lượng phải có khả năng đo được để tạo điều kiện cho việc xem xét của lãnh đạo có hiệu lực và hiệu quả. Khi lập các mục tiêu này, lãnh đạo cần chú ý đến:

- Nhu cầu hiện tại và tương lai của cơ quan và tổ chức, công dân - đối tượng thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan,

- Kết quả có liên quan của các cuộc xem xét của lãnh đạo,

- Hoạt động giải quyết các thủ tục hành chính hiện tại của cơ quan,

- Mức độ thỏa mãn của các tổ chức, cá nhân liên quan,

- Kết quả tự xem xét, đánh giá,

- Nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu.

Các mục tiêu chất lượng cần được truyền đạt đến mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan để mọi người có thể góp phần đạt được những mục tiêu đó. Cơ quan cần xác định rõ trách nhiệm triển khai mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng cần được xem xét một cách có hệ thống và được sửa đổi nếu cần.

Ví dụ:

… TÊN CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC …

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM …

1. Đảm bảo 100% thủ tục hành chính được xử lý đúng thời gian quy định tại Văn bản pháp quy liên quan;

2. Phấn đấu giảm tỷ lệ khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân về việc xử lý thủ tục hành chính so với năm trước;

3. …

 

 

…….., ngày … tháng … năm …
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn A

 

Phụ lục 4

Mẫu

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ

 

TỔNG CỤC HẢI QUAN
TÊN ĐƠN VỊ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

 

 

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG NĂM 20 …

 

 

STT

Mục tiêu chất lượng

Đo lường

Biện pháp thực hiện

Thời gian bắt đầu

Thời gian hoàn thành

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

…….., ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

 

Phụ lục 5

Mẫu

BÁO CÁO THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

 

TỔNG CỤC HẢI QUAN
TÊN ĐƠN VỊ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

 

BÁO CÁO THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

 

STT

Mục tiêu

Mức đo lường

Thực tế đạt được

Nguyên nhân không đạt mục tiêu

Hướng giải quyết trong thời gian tới

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

…….., ngày … tháng … năm 20 …
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

 

Phụ lục 6

Mẫu

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)

 

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CQHCNN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

 

 

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI

(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)

 

1. Mục tiêu khảo sát:

Nhằm giúp CQHCNN có thể nhìn nhận tổng thể hoạt động của chính mình thông qua việc nhận xét, góp ý của các đơn vị thụ hưởng những dịch vụ do cơ quan cung cấp, qua đó xác định được những cơ hội để cải tiến hệ thống chất lượng được tốt hơn.

2. Dịch vụ/Công việc

- …..

3. Phương pháp thu thập:

£ Fax                                               £ Gửi thư

£ Điện thoại                                     £ Khác:

4. Các đơn vị cần thăm dò:

 

STT

TÊN ĐƠN VỊ

NGƯỜI LIÊN HỆ

ĐỊA CHỈ

ĐIỆN THOẠI

FAX

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Thời gian tiến hành khảo sát:

6. Chi phí cần thiết cho cuộc khảo sát:

 


LÃNH ĐẠO CQHCNN

Ngày    tháng    năm 20 …
Người đề nghị

 

Phụ lục 7

MẪU CÂU HỎI
(đo lường sự thỏa mãn của khách hàng)

 

...TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN...
TÊN CQHCNN…
----------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

 

 

Kính gửi: ……………………………….

 

Để nhằm mục đích cải tiến cho công việc của CQHCNN ngày càng được hoàn thiện, đề nghị Đơn vị/Ông/Bà cho biết ý kiến đối với các dịch vụ hành chính công dưới đây:

- …………………………………….

- …………………………………….

Vui lòng khoanh tròn vào sự lựa chọn căn cứ vào:

(1) Tốt/Rất hài lòng        (2) Đạt yêu cầu/hài lòng       (3) Chưa đạt yêu cầu/Không hài lòng

1. Thái độ của CBNV … tên CQHCNN … đối với Đơn vị/Ông/Bà

 

Vui vẻ, quan tâm

1

2

3

 

Ý kiến khác/góp ý: ....................................................................................................

................................................................................................................................

 

2. Việc giữ gìn hồ sơ do Đơn vị/Ông/Bà nộp

 

Không thất lạc hồ sơ

1

2

3

 

Ý kiến khác/góp ý: ....................................................................................................

................................................................................................................................

3. Chất lượng xử lý hồ sơ của … tên CQHCNN … đối với các hồ sơ của Đơn vị/Ông/Bà nộp

 

Chính xác, khách quan

1

2

3

 

Ý kiến khác/góp ý: ....................................................................................................

................................................................................................................................

4. Thời gian … tên CQHCNN …  xử lý các hồ sơ của Đơn vị/Ông/Bà

 

Đúng thời gian đã cam kết

1

2

3

 

Ý kiến khác/góp ý: ....................................................................................................

................................................................................................................................

5. Góp ý chung:

................................................................................................................................

................................................................................................................................

Rất mong sự hợp tác của Đơn vị/Ông/Bà để … tên CQHCNN … luôn cải tiến được hoạt động của mình. Xin chân thành cảm ơn.

 

 

Ngày     tháng     năm 20 …
Lãnh đạo CQHCNN

 

Phụ lục 8

… Tên CQHCNN...

PHIẾU THEO DÕI QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Lĩnh vực xử lý: ………………..

 

I. Thông tin chung

 

Tên tổ chức/công dân: __________ Mã số hồ sơ: _____

Địa chỉ: ______________________ Điện thoại: ________

Tổng thời gian quy định:

xx ngày

Tổng thời gian thực tế:

xx ngày

 

2. Theo dõi quá trình xử lý

 

Bước

Trách nhiệm thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian quy định

Thời gian thực tế

Thời điểm giao nhận

Ký giao nhận

Người giao

Người nhận

1.

 

 

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

 

 

3.

 

 

 

 

 

 

 

4.

 

 

 

 

 

 

 

5.

 

 

 

 

 

 

 

6.

 

 

 

 

 

 

 

7.

 

 

 

 

 

 

 

8.

 

 

 

 

 

 

 

9.

 

 

 

 

 

 

 

10.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Đánh giá quá trình xử lý thủ tục hành chính (mức độ đáp ứng các yêu cầu pháp luật liên quan hoặc các yêu cầu nội bộ khác)

 

£ Đáp ứng yêu cầu

£ Không cần thực hiện hành động khắc phục

£ Không đáp ứng yêu cầu. Cụ thể:

£ Cần thực hiện hành động khắc phục. Số:

 

Ngày: ……./…../……………

 

Người đánh giá: Nguyễn Văn A

 

Phụ lục 9

 

… Tên CQHCNN …

SỔ THEO DÕI KẾT QUẢ XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Lĩnh vực xử lý: …………………
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …

 

TT

Mã số hồ sơ

Số Giấy chứng nhận/văn bản/Quyết định/ …

Người thẩm định

Người ký

Kết quả xử lý

Ghi chú

Đáp ứng thời gian

Đáp ứng VBPQ

1.

 

 

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

 

 

3.

 

 

 

 

 

 

 

4.

 

 

 

 

 

 

 

5.

 

 

 

 

 

 

 

6.

 

 

 

 

 

 

 

7.

 

 

 

 

 

 

 

8.

 

 

 

 

 

 

 

9.

 

 

 

 

 

 

 

10.

 

 

 

 

 

 

 

11.

 

 

 

 

 

 

 

12.

 

 

 

 

 

 

 

13.

 

 

 

 

 

 

 

14.

 

 

 

 

 

 

 

15.

 

 

 

 

 

 

 

16.

 

 

 

 

 

 

 

17.

 

 

 

 

 

 

 

18.

 

 

 

 

 

 

 

 

Phụ lục 10

 

… Tên CQHCNN …

SỔ THỐNG KÊ KẾT QUẢ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
từ ngày ….. tháng ….. năm … đến ngày … tháng … năm …

 

Thời gian

Số lượng Thủ tục hành chính

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Lĩnh vực

Tổng cộng

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Số lượng

Tỷ lệ

Tháng 1

Số lượng TTHC tiếp nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC đã giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC chưa giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tháng 2

Số lượng TTHC tiếp nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC đã giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC chưa giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tháng 3

Số lượng TTHC tiếp nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC đã giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC chưa giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tháng 4

Số lượng TTHC tiếp nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC đã giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC chưa giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tháng 5

Số lượng TTHC tiếp nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC đã giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC chưa giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tháng 6

Số lượng TTHC tiếp nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC đã giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC chưa giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tháng …

Số lượng TTHC tiếp nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC đã giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC giải quyết không đúng quy định

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Số lượng TTHC chưa giải quyết

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

 

 

 

 

 

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

 

 

 

Mã số                            QT 01

Lần ban hành                      01

Ngày ban hành    ……/…/2011

Trang                                  1/4

 

 

 

 

 

 

 

Soạn thảo

Soát xét

Phê duyệt

Chức vụ

 

 

 

Chữ ký

 

 

 

 

Họ tên

 

 

 

 

 

 

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MỤC LỤC

1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan.

2. PHẠM VI

Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Cơ quan

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

▪ Điều 4.2.3 - ISO 9001:2008

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

▪ Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ của Cơ quan liên quan đến HTQLCL.

▪ Tài liệu bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.

▪ Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu Cơ quan cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu.

▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ quan

▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo

▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

 

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Mô tả

5.1

Kiểm soát tài liệu nội bộ

5.1.1

Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu

Mọi cán bộ

Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành.

Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.

Khi thiết lập tài liệu phải được đánh mã số, cách đánh mã số thực hiện theo nguyên tắc sau:

+ Các quy trình chung của hệ thống và các quy trình tác nghiệp được lấy ký hiệu là …

+ Sổ tay chất lượng: ký hiệu là STCL

+ Mã số quy trình: QT xy.wz

- QT là chữ viết tắt của chữ Quy trình.

- xy là ký hiệu viết tắt của Cơ quan

- wz là số thứ tự của quy trình từ 01 -> 99.

Ví dụ: Quy trình Kiểm soát tài liệu là quy trình chung của hệ thống, được mang số hiệu là QT 01.

+ Mã số biểu mẫu: BM xy-wz

- BM là chữ viết tắt của chữ Biểu mẫu

- xy là số thứ tự của quy trình

- wz là số thứ tự của biểu mẫu từ 01÷99

5.1.2

Thiết lập/Sửa đổi tài liệu

Người được chỉ định

Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo nhu cầu

5.1.3

Xem xét và phê duyệt tài liệu

ĐDLĐ và/ hoặc Lãnh đạo CQHCNN

ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.

• Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt.

• Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất.

Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:

TT

Loại tài liệu

Thẩm quyền xem xét

Thẩm quyền phê duyệt

1

Sổ tay chất lượng

ĐDLĐ

Lãnh đạo

2

Thủ tục, quy trình

ĐDLĐ

Lãnh đạo

3

Thủ tục cấp phòng

Trưởng đơn vị/ĐDLĐ

ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo

4

Các Hướng dẫn công việc

Trưởng đơn vị

ĐDLĐ

 

5.1.4

Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu

Văn phòng

Văn thư Cơ quan cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Cơ quan và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo Cơ quan.

Văn thư cập nhật lần ban hành của tài liệu. Lần ban hành đầu tiên có số thứ tự là 01, với mỗi lần có sửa đổi, ban hành lại số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị.

Văn thư Phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu

5.1.5

Lưu giữ tài liệu

Các đơn vị liên quan

Trưởng các phòng ban/bộ phận đảm bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ.

Từng tập Tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04

5.1.6

Thu hồi tài liệu

Văn thư

Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo Cơ quan, Văn phòng thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.

Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời

5.2

Kiểm soát tài liệu bên ngoài

5.2.1

Thu thập các tài liệu liên quan

Mọi cán bộ

Mọi cán bộ, nhân viên khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho ĐDLĐ.

5.2.2

Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu

ĐDLĐ Văn thư

ĐDLĐ xem xét và quyết định những tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát.

ĐDLĐ chỉ đạo Văn thư lập BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài của Cơ quan đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các bộ phận, phòng ban và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu.

Từng tập tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04

5.2.3

Lưu giữ tài liệu

Các đơn vị liên quan

Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên ngoài được sử dụng ở đơn vị mình.

5.2.4

Thu hồi tài liệu

Văn thư

Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Văn phòng thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM .01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.

Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”.

 

6. HỒ SƠ

 

TT

Tên tài liệu cần lưu giữ

Trách nhiệm lưu

Thời gian lưu

1

Danh mục tài liệu nội bộ

Các đơn vị

Theo văn bản

2

Sổ Phân phối tài liệu

Văn thư

Lâu dài

3

Danh mục tài liệu bên ngoài

Các đơn vị

Theo văn bản

 

7. BIỂU MẪU

 

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

BM 01.01

Danh mục tài liệu nội bộ

2

BM 01.02

Sổ phân phối tài liệu

3

BM 01.03

Danh mục tài liệu bên ngoài

 

DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH
ĐƠN VỊ: ___________________________

STT

Tên tài liệu

Mã số

Lần ban hành

Ngày ban hành

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BM 01.01 -  Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ

Ngày ban hành:

 

SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

 

STT

Tên tài liệu

Mã số

Lần ban hành

Ngày ban hành

Nơi nhận

Ngày nhận

Người nhận

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BM 01.02 -  Sổ phân phối tài liệu

Ngày ban hành:

 

DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI HIỆN HÀNH
ĐƠN VỊ:
___________________________________

 

STT

Tên tài liệu

Mã số/ký hiệu

Nơi ban hành

Ngày ban hành

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BM 01.03 -  Danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài

Ngày ban hành:

 

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN

 

 

 

 

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT HỒ SƠ

 

 

 

Mã số                            QT 02

Lần ban hành                      01

Ngày ban hành    ……/…/201

Trang                                  1/4

 

 

 

 

 

 

 

 

Soạn thảo

Soát xét

Phê duyệt

Chức vụ

 

 

 

Chữ ký

 

 

 

 

Họ tên

 

 

 

 

 

 

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MỤC LỤC

1. MỤC ĐÍCH

Quy định cách thức kiểm soát hồ sơ trong việc nhận biết, truy xuất, bảo quản, hủy bỏ các hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan.

2. PHẠM VI

Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Cơ quan

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

▪ Điều 4.2.4 - ISO 9001:2008

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

▪ Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ là tài liệu ghi nhận các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.

▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ quan

▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo

▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

 

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Mô tả

5.1

Kiểm soát hồ sơ

5.1.1

Lập danh mục hồ sơ

Các đơn vị

Các đơn vị xác định và lập danh mục hồ sơ theo BM-…- 02.01 - Danh mục hồ sơ. Các hồ sơ cần lưu của các đơn vị phải được cập nhật và theo dõi theo danh mục này

5.1.2

Lưu giữ hồ sơ

Các đơn vị

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cần lưu tại Mục 7 của các Thủ tục/ Hướng dẫn, trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc lưu giữ các hồ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học.

Từng Hồ sơ phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04

Các hồ sơ liên quan tới việc xử lý các công việc sau một thời gian lưu trữ phải được chuyển cho một đơn vị có chức năng lưu trữ, quản lý hồ sơ để lưu trữ và quản lý hồ sơ theo quy định.

5.1.3

Mượn và trả hồ sơ

Các đơn vị

Khi cán bộ có nhu cầu mượn hồ sơ, đơn vị cho mượn có trách nhiệm hướng dẫn người mượn hồ sơ lập BM 02.02 - Yêu cầu mượn hồ sơ và theo dõi hồ sơ đó đến khi được trả lại.

5.1.4

Hủy hồ sơ

Các đơn vị

Hồ sơ thuộc phạm vi quản lý của đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm hủy hồ sơ bằng cách: xé, đốt, hoặc tái sử dụng hoặc tái chế. Khi hủy cần lập biên bản hủy hồ sơ theo BM 02.03

 

6. HỒ SƠ

 

TT

Tên tài liệu cần lưu trữ

Trách nhiệm lưu

Thời gian lưu

1

Danh mục hồ sơ

Các đơn vị

Theo hồ sơ

2

Mượn và trả hồ sơ

Các đơn vị

Theo hồ sơ

3

Hủy hồ sơ

Các đơn vị

Theo hồ sơ

 

7. BIỂU MẪU

 

TT

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

BM 02.01

Danh mục hồ sơ

2

BM 02.02

Mượn và trả hồ sơ

3

BM 02.03

Hủy hồ sơ

4

BM 02.04

Mẫu gáy Folder

 

DANH MỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

ĐƠN VỊ: ___________________________________

 

 STT

Tên hồ sơ

Mã số

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BM-...-02.01 -  Danh mục hồ sơ

Ngày ban hành:

 

 

PHIẾU MƯỢN HỒ SƠ

 

Họ và tên: ................................................................................................................

Đơn vị: .....................................................................................................................

Đề nghị đơn vị: .........................................................................................................

Vui lòng cho mượn những tài liệu - hồ sơ sau:

 

STT

Tên hồ sơ

Mã số

Thời gian trả

Mục đích sử dụng

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP

£ Chấp nhận           £ Không chấp nhận

Lý do không chấp nhận: ………………..

………………………………………………

………………………………………………

Ngày … tháng … năm 20 …
ĐƠN VỊ CUNG CẤP

Ngày … tháng … năm 20 …
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ

 

Tình trạng hồ sơ khi trả: £ Chấp nhận   £ Không chấp nhận

Ý kiến khác: ..............................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

 


ĐƠN VỊ CUNG CẤP

Ngày …. tháng ….. năm 20 …
ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ

 

BM 02.02 - Phiếu mượn hồ sơ

Ngày ban hành:

 

 

BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ

Số: …../20 …

 

Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20 …, tại: .............................................................

Chúng tôi gồm:

………………………………………………….., Chức danh: ...........................................

………………………………………………….., Chức danh: ...........................................

Kính đề nghị: ………………………………… cho phép hủy các loại hồ sơ sau:

 

STT

Tên hồ sơ

Mã số

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lý do: .......................................................................................................................

.................................................................................................................................

 


THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Ngày …. tháng ….. năm 20 …
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

 

Đã tiến hành hủy các loại hồ sơ được phép hủy nêu trên bằng phương pháp: ..............

Tại: ………………………………. lúc …… giờ ….. phút ngày …… tháng ….. năm 20 …

 

 

NGƯỜI HỦY

 

BM 02.03 -  Biên bản hủy hồ sơ

Ngày ban hành:

 

 

BM- ……-02.04

Lần ban hành: 01

 

Biểu mẫu tem đính trên file/cặp hồ sơ trên giá/tủ tài liệu

 

Tham khảo phương pháp làm tem như sau:

- XXXX: “Đơn vị quản lý hồ sơ” - là tên đơn vị thuộc trường như:

Phòng HC-QT, Phòng TC-CB, …

- : Logo của CQHCNN

- ZZZZ: “Tên nhóm hồ sơ/ Tài liệu” hoặc Tên hồ sơ

Nhóm hồ sơ là việc phân chia hồ sơ hình thành trong năm của từng đơn vị cụ thể thành từng nhóm như: nhóm hồ sơ tổng hợp (gồm các loại các báo cáo, tài liệu họp, hội nghị …); nhóm tài liệu văn bản quy phạm pháp luật, nhóm hồ sơ vụ việc …

- MS - 00: Mã số hồ sơ - “Viết tắt tên đơn vị quản lý hồ sơ” và số thứ tự hồ sơ theo danh mục tài liệu các đơn vị.

- Năm …: Năm hình thành hồ sơ/năm Lập hồ sơ.

 

 

TỔNG CỤC HẢI QUAN

TÊN CƠ QUAN QLHCNN
 

 

 

 

 

QUY TRÌNH

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ

 

 

 

Mã số                            QT 03

Lần ban hành                      01

Ngày ban hành    ……/…/201

Trang                                  1/7

 

 

 

 

 

 

 

 

Soạn thảo

Soát xét

Phê duyệt

Chức vụ

 

 

 

Chữ ký

 

 

 

 

Họ tên

 

 

 

 

 

 

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày

Vị trí

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MỤC LỤC

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định cách thức thực hiện chương trình đánh giá nội bộ nhằm xem xét tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng tại … tên đơn vị …..

2. PHẠM VI

Áp dụng cho các hoạt động trong HTQLCL của … tên đơn vị …

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

▪ Điều 8.2.2 - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008

▪ Sổ tay chất lượng

4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

Sự KPH nặng: Sự không phù hợp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu lực của hệ thống chất lượng trong việc đảm bảo chất lượng của dịch vụ. Những vấn đề sau đây có thể được coi là sự không phù hợp nặng:

- Hệ thống chất lượng hoàn toàn không đề cập đến một yêu cầu cần áp dụng trong tiêu chuẩn áp dụng.

- Một yêu cầu trong hệ thống chất lượng hoàn toàn không được thực hiện trong thực tế hoặc được thực hiện nhưng không có hiệu quả.

- Có nhiều sự không phù hợp nhẹ lặp lại một cách hệ thống (lặp lại qua các phòng hoặc lặp lại trong các quá trình)

- Có sự vi phạm những yêu cầu luật định áp dụng đối với việc cung cấp dịch vụ.

Sự KPH nhẹ: Về bản chất là sự không phù hợp xảy ra ngẫu nhiên, gây ảnh hưởng không nghiêm trọng trong hệ thống chất lượng. Sự không phù hợp nhẹ có thể được kết luận khi:

- Có khuynh hướng diễn biến xấu nhưng không có hành động khắc phục hoặc phòng ngừa.

- Yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc trong hệ thống tài liệu không được thực hiện nhất quán và liên tục.

- Xuất hiện một vài điểm không tuân thủ theo HTQLCL đã được thiết lập tuy nhiên chỉ xảy ra ở một hoặc một số nhỏ lượng thủ tục hành chính xử lý, không xảy ra ở số lượng nhiều, mang tính hệ thống.

Các điểm lưu ý: Những khiếm khuyết nhỏ chưa đến mức không phù hợp và không gây ảnh hưởng đáng kể tới các yêu cầu trong hệ thống chất lượng.

Đánh giá viên nội bộ: là cán bộ, nhân viên trải qua khóa huấn luyện về đánh giá nội bộ. Các đánh giá viên không được đánh giá công việc của mình, nhưng được phép đánh giá công việc của bộ phận của mình.

Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác.

Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn hay các tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.

▪ HĐKPPN: Hành động khắc phục/ Hành động phòng ngừa

▪ KPH: Không phù hợp

▪ HĐKP: Hành động khắc phục

▪ HĐPN: Hành động phòng ngừa

▪ QMR: Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

 

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Yêu cầu 

Biểu mẫu

5.1

Lập Chương trình đánh giá nội bộ

 

Thiết lập Chương trình đánh giá nội bộ và thành lập đoàn đánh giá nội bộ hàng năm

QMR

QMR có trách nhiệm đảm bảo thực hiện ít nhất 1 cuộc đánh giá nội bộ trong một năm

 

5.2

Chuẩn bị đánh giá

 

 

Đơn vị được giao/ QMR

Dựa vào kế hoạch đánh giá, đơn vị được giao nhiệm vụ trình QMR hoặc Trưởng đoàn đánh giá duyệt thông báo kế hoạch đánh giá theo biểu mẫu BM 03.01 - Kế hoạch đánh giá nội bộ

BM 03.01

5.2

Tiến hành đánh giá

5.3.1

Ghi chép đánh giá

Người được chỉ định

Đoàn đánh giá nội bộ thực hiện đánh giá theo kế hoạch và chương trình đề ra, các nội dung đánh giá được ghi nhận trong biểu mẫu BM 03.02 - Phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá.

Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá dựa trên:

▪ Xem xét hệ thống tài liệu được xây dựng

▪ Xem xét các hồ sơ của HTQLCL

▪ Quan sát thực tế hoạt động cung cấp dịch vụ

▪ Phỏng vấn

BM 03.02

Trong trường hợp phát hiện ra các điểm không phù hợp, đoàn đánh giá nội bộ đưa ra các điểm KPH theo biểu mẫu BM 03.03 - Báo cáo sự KPH

Bộ phận được đánh giá phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của HĐKP về khắc phục và thực hiện đúng thời gian quy định đề ra.

BM 03.03

5.3.2

Phân loại đánh giá

 

Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá dựa trên:

▪ Xem xét hệ thống tài liệu được xây dựng

▪ Xem xét các hồ sơ của HTQL

▪ Quan sát thực tế hoạt động trên hiện trường

Trong trường hợp phát hiện ra các điểm không phù hợp, đoàn đánh giá nội bộ đưa ra các điểm KPH theo biểu mẫu BM 03.03 - Báo cáo sự KPH

Bộ phận được đánh giá phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của HĐKP về khắc phục và thực hiện đúng thời gian quy định đề ra.

Trong trường hợp phát hiện ra các điểm lưu ý, đoàn đánh giá nội bộ ghi nhận các phát hiện theo biểu mẫu BM 03.04 - Các điểm lưu ý

BM 03.03

BM 03.04

5.4

Báo cáo đánh giá

5.4.1

Lập báo cáo đánh giá

Trưởng Đoàn đánh giá

Có trách nhiệm tập hợp các điểm không phù hợp và các điểm lưu ý của các thành viên và lập báo cáo đánh giá theo biểu mẫu BM 03.05 - Báo cáo đánh giá nội bộ

Kết quả đánh giá nội bộ được báo cáo với QMR và Lãnh đạo cao nhất của CQHCNN

BM 03.05

5.5.

Theo dõi kết quả thực hiện HĐKPPN

5.5.1

Thực hiện HĐKP

Người được chỉ định

Trưởng đoàn đánh giá phải theo dõi, xem xét việc thực hiện hành động khắc phục của các bộ phận có điểm KPH theo BM 03.03 - Báo cáo sự KPH

Nếu kết quả khắc phục không đạt thì phát phiếu yêu cầu hành động khắc phục lại.

Nếu kết quả khắc