Công văn 766/QLCL-KĐCLGD 2018 hướng dẫn tự đánh giá cơ sở giáo dục đại học

I. KHÁI QUÁT VỀ TỰ ĐÁNH GIÁ CƠ SỞ GIÁO DỤC

1. Khái niệm về tự đánh giá cơ sở giáo dục

Tự đánh giá CSGD là quá trình CSGD dựa trên các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CSGD do Bộ GDĐT ban hành để tự xem xét, báo cáo về tình trạng chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân lực, cơ sở vật chất và các vấn đề liên quan khác, làm căn cứ để CSGD tiến hành điều chỉnh các nguồn lực và quá trình thực hiện nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục.

2. Ý nghĩa và mục đích tự đánh giá cơ sở giáo dục

a) Là một khâu quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và xây dựng văn hóa chất lượng bên trong nhà trường.

b) Giúp CSGD tự rà soát, xem xét, đánh giá thực trạng; xây dựng và triển khai các kế hoạch hành động nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng đào tạo; từ đó điều chỉnh mục tiêu cho giai đoạn kế tiếp theo hướng cao hơn.

c) Là điều kiện cần thiết để CSGD đăng ký đánh giá ngoài và đề nghị công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng với một tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục.

d) Thể hiện tính tự chủ và tính tự chịu trách nhiệm của CSGD trong toàn bộ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, phục vụ cộng đồng theo chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với sứ mạng và mục tiêu đã được xác định.

3. Các yêu cầu của việc tự đánh giá cơ sở giáo dục

a) Trong quá trình tự đánh giá CSGD, căn cứ vào từng tiêu chuẩn và tiêu chí, CSGD phải tập trung thực hiện những việc sau:

- Xác định giai đoạn tự đánh giá;

- Có cơ sở dữ liệu kiểm định chất lượng giáo dục;

- Mô tả, làm rõ thực trạng của CSGD;

- Phân tích, giải thích, so sánh, đối chiếu và đưa ra những nhận định; chỉ ra những điểm mạnh, tồn tại và những biện pháp khắc phục;

- Lập kế hoạch hành động để cải tiến, nâng cao chất lượng CSGD.

b) Tự đánh giá CSGD là một quá trình liên tục, đòi hỏi nhiều công sức, thời gian và phải có sự tham gia của nhiều cá nhân trong CSGD.

c) Hoạt động tự đánh giá CSGD đòi hỏi tính khách quan, trung thực, công khai và minh bạch. Các giải thích, nhận định, kết luận đưa ra trong quá trình tự đánh giá phải dựa trên các minh chứng cụ thể, rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy. Việc tự đánh giá phải đảm bảo đánh giá đầy đủ các tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CSGD do Bộ GDĐT ban hành.

1. Thành lập Hội đồng tự đánh giá

a) Thành lập Hội đồng tự đánh giá

- Thực hiện theo các khoản 1, 2 và 3 Điều 32 của Thông tư 12/2017;

- Thủ trưởng CSGD ra quyết định thành lập Hội đồng tự đánh giá và Ban thư ký giúp việc cho Hội đồng tự đánh giá;

- Số lượng các thành viên Hội đồng tự đánh giá là số lẻ, từ 11 đến 29 thành viên. Các thành viên là trưởng phòng, ban, khoa, tổ bộ môn được lựa chọn từ một số đơn vị, không nhất thiết phải có đủ tất cả các đơn vị;

- Thành viên Ban Thư ký bao gồm các cán bộ của đơn vị (bộ phận) chuyên trách về đảm bảo chất lượng và các cán bộ khác do Hội đồng tự đánh giá tuyển chọn;

- Các thành viên của Hội đồng tự đánh giá và Ban Thư ký được tổ chức thành các nhóm công tác chuyên trách. Mỗi nhóm công tác có 4-5 người, phụ trách 4-5 tiêu chuẩn và do một thành viên của Hội đồng tự đánh giá phụ trách. Mỗi thành viên của Ban Thư ký không tham gia quá 2 nhóm công tác chuyên trách (Phụ lục 1 và 2).

b) Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng tự đánh giá

- Thực hiện theo các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 32 của Thông tư 12/2017;

- Các đơn vị liên quan trong CSGD có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ các nhóm công tác của Hội đồng tự đánh giá để triển khai tự đánh giá.

2. Xây dựng kế hoạch tự đánh giá

a) Thực hiện theo Điều 33 của Thông tư 12/2017.

b) Hội đồng tự đánh giá xây dựng kế hoạch tự đánh giá nhằm sử dụng có hiệu quả thời gian và các nguồn lực của CSGD để đảm bảo đạt được mục đích của đợt tự đánh giá. Thiết lập thời gian biểu rõ ràng để xây dựng báo cáo tự đánh giá (Phụ lục 2).

c) Tìm hiểu các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá chất lượng CSGD.

3. Phân tích tiêu chí, thu thập thông tin và minh chứng

a) CSGD nghiên cứu Hướng dẫn đánh giá theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục đại học, phân tích nội hàm của tiêu chí trong điều kiện cụ thể của CSGD, tiến hành thu thập thông tin và minh chứng (Phụ lục 3 - lưu ý các minh chứng cần có đối với từng tiêu chí). Thông tin và minh chứng thu được không chỉ phục vụ cho mục đích đánh giá mức độ đạt của tiêu chí mà còn nhằm mô tả thực trạng các hoạt động của CSGD để người đọc hiểu hơn, qua đó làm tăng tính thuyết phục của báo cáo tự đánh giá:

- Khi thu thập thông tin và minh chứng, Hội đồng tự đánh giá cần kiểm tra độ tin cậy, tính xác thực, mức độ phù hợp và liên quan đến tiêu chí. Hội đồng tự đánh giá phải luôn đặt câu hỏi về các thông tin thu được: Nếu người khác đi thu thập thông tin đó thì có thu được kết quả tương tự như thế không? Liệu những thông tin đó có mang lại những hiểu biết mới, rõ ràng và chính xác về thực trạng các hoạt động của CSGD không?

- Trong trường hợp không thể tìm được thông tin, minh chứng cho một tiêu chí nào đó, nhóm công tác phải làm rõ lý do và ghi vào phiếu đánh giá tiêu chí (Phụ lục 4) để báo cáo Hội đồng tự đánh giá thảo luận, thông qua;

- Trong quá trình thu thập thông tin và minh chứng, phải chỉ rõ nguồn gốc của chúng. Lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp bảo vệ các thông tin và minh chứng đó. Khuyến khích sử dụng công nghệ thông tin để số hóa các minh chứng, thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.

b) CSGD phải có các cơ sở dữ liệu sau đây để có thông tin và minh chứng phục vụ cho việc viết báo cáo tự đánh giá:

- Báo cáo cuối học kỳ 1 và cuối năm về việc người học đánh giá hoạt động giảng dạy của giảng viên khi kết thúc môn học, bao gồm quy trình, công cụ và kết quả;

- Báo cáo hằng năm về việc người học đánh giá chất lượng đào tạo của CSGD trước khi tốt nghiệp; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả;

- Báo cáo hằng năm kết quả khảo sát tình hình việc làm của người học sau khi tốt nghiệp; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả;

- Báo cáo hằng năm kết quả hoạt động kết nối và phục vụ cộng đồng;

- Báo cáo hằng năm kết quả khảo sát về mức độ đáp ứng của thư viện, phòng thí nghiệm, thực hành, hệ thống công nghệ thông tin và các dịch vụ khác so với yêu cầu sử dụng của cán bộ, giảng viên và người học; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả;

- Cơ sở dữ liệu kiểm định chất lượng CSGD (Phụ lục 8).

4. Xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được

a) Một số thông tin có thể sử dụng ngay để làm minh chứng nhưng một số thông tin khác phải qua xử lý, phân tích, tổng hợp mới có thể sử dụng để làm minh chứng cho các nhận định đưa ra trong báo cáo tự đánh giá. Ví dụ, hầu hết thông tin thu được sau các cuộc điều tra, khảo sát phải xử lý thành dạng số liệu tổng hợp mới có thể đưa vào làm minh chứng cho báo cáo tự đánh giá.

b) Một số thông tin cũng cần xử lý để tránh làm ảnh hưởng đến các đơn vị hoặc cá nhân cung cấp thông tin.

c) Thông tin, minh chứng thu được liên quan đến mỗi tiêu chí được trình bày trong Phiếu đánh giá tiêu chí theo các nội dung dưới đây:

- Mô tả và phân tích các hoạt động của CSGD liên quan đến tiêu chí;

- So sánh với yêu cầu của tiêu chí (mặt bằng chung), với chính CSGD trong những năm trước, với các CSGD khác có cùng lĩnh vực tương ứng hay với các quy định hiện hành để thấy được hiện trạng của CSGD;

- Đưa ra những nhận định về điểm mạnh và những vấn đề cần phát huy, chỉ ra những tồn tại, giải thích nguyên nhân;

- Xác định những vấn đề cần cải tiến chất lượng và đề ra những biện pháp để cải tiến những vấn đề đó;

- Xác định mức độ đạt được của tiêu chí. Với mỗi tiêu chí, nếu có đầy đủ minh chứng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chí thì xác nhận tiêu chí đó đạt yêu cầu theo mức đánh giá tương ứng (quy định tại Điều 30 của Thông tư 12/2017).

d) Với những tiêu chí không có minh chứng để chứng minh mức độ đạt được của tiêu chí đó thì ghi: Không có minh chứng.

Trong quá trình xử lý, phân tích, nếu một số thông tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả nghiên cứu, đánh giá ở trong và ngoài CSGD đã được công bố trước đó thì Hội đồng tự đánh giá có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin và minh chứng đó, giải thích lý do không phù hợp.

đ) Phiếu đánh giá tiêu chí là tài liệu ghi nhận kết quả làm việc của mỗi nhóm công tác theo từng tiêu chí và là cơ sở để tổng hợp thành báo cáo theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn. Vì vậy, mỗi nhóm công tác phải đảm bảo độ chính xác, trung thực và sự nhất quán của các Phiếu đánh giá tiêu chí trong mỗi tiêu chuẩn.

5. Viết báo cáo tự đánh giá

a) Báo cáo tự đánh giá là văn bản trình bày toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động tự đánh giá của CSGD theo các tiêu chuẩn, tiêu chí; là một bản ghi nhớ quan trọng nhằm cam kết thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng của CSGD.

b) Báo cáo tự đánh giá cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và đầy đủ các hoạt động của CSGD, trong đó phải chỉ ra những điểm mạnh, những tồn tại, khó khăn và kiến nghị các giải pháp cải tiến chất lượng, kế hoạch thực hiện, thời hạn hoàn thành.

c) Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để xác định các thông tin, minh chứng nhằm chứng minh sự đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn. Có thể sử dụng chu trình PDCA, phương pháp Tiếp cận - Triển khai - Kết quả - Cải tiến (Approach - Deployment - Results - Improvement: ADRI) hoặc các câu hỏi Tại sao, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Ai và Như thế nào (5Ws và 1H); Sử dụng sơ đồ hoặc biểu đồ để minh họa rõ ràng cách thức và kết quả thực hiện; các nhận định liên quan đến mức độ đạt được của tiêu chí phải ngắn gọn và có minh chứng phù hợp. Phần các tiêu chuẩn về kết quả (các tiêu chuẩn từ 22 đến 25) yêu cầu đưa ra các kết quả để chứng minh sự tiến triển (xu hướng thực hiện), thành tích (mức độ thực hiện so với các mục tiêu đề ra) và so sánh việc thực hiện với các đối thủ cạnh tranh và/ hoặc so chuẩn đối sánh.

d) Kết quả tự đánh giá được trình bày lần lượt theo các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CSGD (Phụ lục 7).

đ) Dự thảo báo cáo tự đánh giá cuối cùng phải được chuyển cho những người cung cấp thông tin và minh chứng để xác minh lại các thông tin, minh chứng đã được sử dụng và mức độ chính xác của các nhận định rút ra từ đó. Các nhóm công tác chịu trách nhiệm rà soát lại phần báo cáo có liên quan đến các tiêu chí, tiêu chuẩn được giao. Các thành viên Hội đồng tự đánh giá ký xác nhận vào bản báo cáo tự đánh giá sau khi đã đọc và nhất trí với nội dung báo cáo tự đánh giá.

6. Thể thức, kỹ thuật trình bày

a) Báo cáo tự đánh giá được trình bày trên khổ giấy A4; phông chữ Times New Roman, Unicode; cỡ chữ 13-14; các thể thức và kỹ thuật trình bày khác thực hiện theo các quy định về văn bản hiện hành.

b) Bản báo cáo tự đánh giá được đóng quyển cẩn thận để có thể sử dụng, lưu trữ lâu dài (cùng với file điện tử).

7. Cấu trúc bản báo cáo tự đánh giá

Báo cáo tự đánh giá gồm: trang bìa chính, trang bìa phụ (Phụ lục 5); danh sách và chữ ký các thành viên Hội đồng tự đánh giá; mục lục; danh mục các chữ viết tắt (nếu có) và 3 phần nội dung chính:

a) Phần I. Hồ sơ về CSGD: Phần này mô tả và trình bày tổng quan về cơ cấu tổ chức của CSGD (cơ sở chính và các cơ sở thành viên, nếu có), hội đồng quản trị, nguồn nhân lực, các chương trình đào tạo (CTĐT), các hoạt động nghiên cứu khoa học và phục vụ cộng đồng chính, môi trường hoạt động và những cơ hội, thách thức,... (Phụ lục 6).

b) Phần II. Tự đánh giá về chất lượng CSGD: Phần này bao gồm: các mô tả, phân tích, đánh giá về mức độ CSGD đáp ứng các yêu cầu của các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CSGD; Bảng tổng hợp kết quả tự đánh giá CSGD (Phụ lục 7).

c) Phần III. Phụ lục: Phần này gồm:

- Cơ sở dữ liệu kiểm định chất lượng CSGD (Phụ lục 8);

- Các tài liệu liên quan: Các quyết định thành lập Hội đồng tự đánh giá, Ban Thư ký,… (Phụ lục 1, 2); Kế hoạch tự đánh giá (Phụ lục 3); các bảng biểu tổng hợp, thống kê,…;

- Danh mục minh chứng sử dụng trong quá trình tự đánh giá và viết báo cáo tự đánh giá (Phụ lục 9).

8. Các hoạt động sau khi hoàn thành đợt tự đánh giá

a) Sau khi hoàn thành đợt tự đánh giá, Hội đồng nộp dự thảo báo cáo tự đánh giá cho Thủ trưởng CSGD để:

- Công bố dự thảo báo cáo tự đánh giá trong nội bộ CSGD để các thành viên liên quan (cán bộ, giảng viên, nhân viên, người học,...) có thể đọc và cho ý kiến trong vòng ít nhất 2 tuần (trưng bày báo cáo tự đánh giá ở thư viện/phòng truyền thống/phòng tư liệu CSGD hay gửi các đơn vị trong CSGD);

- Thu thập và xử lý các ý kiến thu được sau khi công bố dự thảo báo cáo tự đánh giá, hoàn thiện bản báo cáo tự đánh giá.

b) Báo cáo tự đánh giá sau khi hoàn thiện:

- Được Thủ trưởng CSGD ký tên, đóng dấu, được lưu trữ cùng toàn bộ hồ sơ liên quan trong quá trình xây dựng và hoàn thiện;

- Bản sao báo cáo tự đánh giá được để trong thư viện/phòng tư liệu của CSGD; báo cáo tự đánh giá được phép mượn và sử dụng theo quy định của Thủ trưởng CSGD. Khuyến khích đưa báo cáo tự đánh giá (file pdf) lên trang thông tin điện tử của CSGD để công khai, minh bạch các kết quả tự đánh giá;

- CSGD tổ chức lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp để bảo vệ các thông tin và minh chứng đó;

- CSGD nên thành lập một nhóm độc lập để rà soát báo cáo tự đánh giá và công tác đảm bảo chất lượng của nhà trường để đưa ra các khuyến nghị giúp CSGD hoàn thiện báo cáo tự đánh giá, cải tiến chất lượng (trong điều kiện cho phép) trước khi thực hiện việc báo cáo kết quả công tác tự đánh giá tới các bên liên quan và chuẩn bị cho đánh giá ngoài.

c) CSGD chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch hành động trong báo cáo tự đánh giá.

d) CSGD tổ chức duy trì, cập nhật cơ sở dữ liệu tự đánh giá hằng năm.

9. Báo cáo cơ quan chủ quản và Bộ Giáo dục và Đào tạo

a) CSGD có trách nhiệm gửi dữ liệu về tự đánh giá và việc cải tiến chất lượng sau đánh giá vào hệ thống quản lý của Bộ GDĐT theo hướng dẫn cụ thể (trong thời gian tới).

b) Sau khi hoàn thành báo cáo tự đánh giá, CSGD gửi báo cáo tự đánh giá cho cơ quan chủ quản kèm theo công văn đề nghị cơ quan chủ quản quan tâm, hỗ trợ trong quá trình thực hiện cải tiến, nâng cao chất lượng đào tạo theo các kế hoạch hành động đã nêu trong báo cáo tự đánh giá.

c) CSGD gửi các công văn và báo cáo tự đánh giá (bản điện tử) về Cục QLCL, Bộ GDĐT qua e-mail: [email protected], cụ thể:

- Công văn thông báo về việc đã hoàn thành báo cáo tự đánh giá (file văn bản word và pdf). Trong đó nêu rõ:

+ Giai đoạn đánh giá;

+ Thời gian tiến hành tự đánh giá;

+ Việc tự đánh giá đã được thực hiện theo đúng quy trình và báo cáo tự đánh giá được viết theo đúng hướng dẫn của Bộ GDĐT;

+ Tổng hợp kết quả đánh giá;

+ Dự kiến thời gian đánh giá ngoài.

- Báo cáo tự đánh giá (file văn bản word và pdf).

d) Thống nhất cách đặt tên file văn bản (word và pdf) như sau (ví dụ: đối với Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, hoàn thành báo cáo tự đánh giá năm 2018):

- File công văn: têntrườngkhôngdấu_cv_nămhoànthành (ví dụ: dhsphanoi_cv_2018);

- File báo cáo tự đánh giá: têntrườngkhôngdấu_bctdg_nămhoànthành (ví dụ: dhsphanoi_bctdg_2018.doc);

Trường hợp báo cáo tự đánh giá được lưu vào nhiều file thì ghi thêm số thứ tự của file vào cuối cụm chữ bctdg (ví dụ: dhsphanoi_bctdg1_2018; dhsphanoi_bctdg2_2018 );

đ) Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày CSGD gửi e-mail, Cục QLCL có trách nhiệm phản hồi CSGD về việc đã nhận được e-mail và cập nhật tên CSGD vào danh sách các CSGD đã hoàn thành báo cáo tự đánh giá theo từng chu kỳ kiểm định (nếu báo cáo tự đánh giá đáp ứng các quy định).

e) Báo cáo tự đánh giá là căn cứ để thực hiện các kế hoạch cải tiến chất lượng đào tạo hằng năm. Trường hợp CSGD đăng ký đánh giá ngoài để công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục, ngay sau khi ký hợp đồng đánh giá ngoài với tổ chức KĐCLGD, CSGD gửi về Cục QLCL file văn bản thông báo việc đã ký hợp đồng đánh giá ngoài, kèm theo file văn bản word và pdf Báo cáo tự đánh giá (đã được tổ chức KĐCLGD thẩm định, chuẩn bị cho đánh giá ngoài) như đã nêu ở ý c và d mục này.

Trên đây là hướng dẫn tự đánh giá CSGD, Cục QLCL đề nghị các CSGD và các cá nhân có liên quan xác định rõ ý nghĩa và mục đích của công tác này để nghiêm túc triển khai thực hiện.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có những vướng mắc hoặc đề xuất cần liên hệ với Phòng Kiểm định chất lượng giáo dục, Cục QLCL, địa chỉ: 35 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trưng, Hà Nội; điện thoại (024)39747108; email: [email protected]./.