Thông tư 3-TM/PC của Bộ Thương mại hướng dẫn thực hiện Quy chế Đặt và hoạt động của Văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt nam

Thuộc tính Nội dung VB gốc Tiếng Anh Hiệu lực VB liên quan Lược đồ Nội dung MIX Tải về
LuatVietnam.vn độc quyền cung cấp bản dịch chính thống Công báo tiếng Anh của Thông Tấn Xã Việt Nam

THÔNG TƯ

CỦA BỘ THƯƠNG MẠI SỐ 3-TM/PC NGÀY 10-2-1995 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY CHẾ ĐẶT VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC KINH TẾ
NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM.

 

Căn cứ Nghị định số 82-CP ngày 2-8-1994 của Chính phủ ban hành Quy chế Đặt và hoạt động của Văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam và Nghị định số 179-CP ngày 2-11-1994 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Quy chế nói trên (sau đây gọi tắt là Quy chế).

Sau khi trao đổi ý kiến với một số ngành, địa phương liên quan và được Thủ tướng Chính phủ thông qua (Công văn số 372-QHQT ngày 23-1-1995), Bộ Thương mại hướng dẫn cụ thể về một số điểm trong Quy chế để thi hành thống nhất như sau:

 

I. ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC XÉT CẤP GIẤY PHÉP ĐẶT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CẤP GIẤY PHÉP ĐẶT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

 

1. Đối tượng được xét cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện:

Tổ chức kinh tế nước ngoài quy định tại Điều 1 của Quy chế được hiểu là tổ chức được lập ra nhằm mục đích hoạt động kinh doanh sinh lợi (dưới đây gọi tắt là Công ty) nếu có yêu cầu đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam để thiết lập các mối quan hệ kinh tế, thương mại với các doanh nghiệp Việt Nam và nếu có đủ điều kiện quy định tại Điều 2 của Quy chế và Thông tư này, đều được xét cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Một Công ty có thể lựa chọn:

- Xin phép đặt nhiều Văn phòng đại diện độc lập trực thuộc Công ty, với tên gọi thống nhất là Văn phòng đại diện của Công ty tại tỉnh, thành phố của Việt Nam và mỗi Văn phòng đại diện phải có người phụ trách riêng.

- Xin phép đặt một Văn phòng đại diện tại một tỉnh, thành phố và đặt nhiều Chi nhánh của Văn phòng này tại các tỉnh, thành phố khác của Việt Nam.

2. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện:

- Bộ Thương mại chịu trách nhiệm xét cấp, gia hạn, bổ sung, thu hồi hoặc huỷ bỏ giấy phép cho các Công ty nước ngoài (trừ các tổ chức tín dụng và ngân hàng) đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam;

- Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm xét cấp, gia hạn, bổ sung, thu hồi hoặc huỷ bỏ giấy phép cho các tổ chức tín dụng và ngân hàng đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

II. ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC XÉT CẤP GIẤY PHÉP ĐẶT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

 

1. Các điều kiện để Công ty được cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam quy định tại Điều 2 của Quy chế được hiểu như sau:

- Công ty thành lập phù hợp với pháp luật của nước họ (nước thành lập Công ty);

- Đã hoạt động ở nước thành lập Công ty không dưới 5 năm;

- Có dự án đầu tư, thương mại được phía Việt Nam quan tâm và có khả năng thực hiện nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, thương mại của Việt Nam cụ thể bao gồm:

+ Các dự án đầu tư đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép;

+ Các hợp đồng kinh tế, khoa học kỹ thuật và/hoặc chuyển giao công nghệ mới phù hợp với pháp luật Việt Nam;

+ Các hợp đồng chuyên nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam, nhất là nhập khẩu hàng hoá do Việt Nam khuyến khích xuất khẩu.

Riêng các Công ty xin đặt Văn phòng đại diện để xúc tiến lập các dự án đầu tư hoặc giải quyết thủ tục xin cấp giấy phép đầu tư tại Việt Nam thì cũng được xét cho đặt Văn phòng đại diện với thời hạn phù hợp với thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc nói trên nhưng không quá 3 năm kể từ ngày cấp giấy phép.

2. Các Công ty được giảm nhẹ điều kiện và được ưu tiên xét cấp giấy phép theo quy định tại khoản 2 Điều 2 của Quy chế là:

- Công ty tuy mới thành lập và chưa đủ 5 năm hoạt động nhưng có dự án đầu tư được cấp giấy phép với số vốn từ 10 triệu USD trở lên; hoặc hợp đồng nhập khẩu hàng hoá sản xuất chế biến tại Việt Nam thuộc các mặt hàng do Việt Nam khuyến khích xuất khẩu như hàng thủ công mỹ nghệ, thuỷ hải sản, nông sản...;

- Các Tập đoàn hoặc Công ty đã thành lập và hoạt động ở nước ngoài không dưới 5 năm, nay thành lập Công ty mới để hợp tác kinh tế thương mại với Việt Nam thì cũng được xét cấp giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

 

III. THỦ TỤC XÉT CẤP GIẤY PHÉP ĐẶT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

 

1. Công ty có yêu cầu đặt Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh Văn phòng đại diện tại một tỉnh, thành phố của Việt Nam cần gửi Bộ Thương mại một bộ hồ sơ gồm có:

- Đơn xin đặt Văn phòng đại diện gồm 1 bản bằng tiếng Việt Nam, 1 bản bằng tiếng Anh;

- Giấy chứng nhận thành lập Công ty (1 bản gốc bằng tiếng Anh hoặc sao chụp có công chứng ở nước thành lập Công ty và 1 bản dịch ra tiếng Việt);

- Một bản tự giới thiệu tóm tắt về Công ty (một bản tiếng Anh và một bản tiếng Việt);

- Giấy chứng nhận về tình trạng tài chính của Công ty trong năm gần nhất do cơ quan Kiểm toán của nước thành lập Công ty cấp (1 bản gốc tiếng Anh hoặc sao chụp có công chứng ở nước thành lập Công ty và 1 bản dịch ra tiếng Việt);

- Giấy phép đầu tư hoặc dự án đầu tư chưa được cấp giấy phép; hợp đồng thương mại hoặc hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật cần chứng minh (bản sao chụp).

Hồ sơ nói trên, Công ty cần gửi trực tiếp tới Bộ Thương mại (tại Hà Nội), Văn phòng Bộ Thương mại sẽ ký nhận vào phiếu gửi hồ sơ của Công ty. Nếu không có điều kiện gửi hồ sơ trực tiếp Công ty có thể uỷ quyền (bằng văn bản) cho một tổ chức kinh doanh dịch vụ được thành lập theo pháp luật Việt Nam thay mặt mình quan hệ với Bộ Thương mại trong việc này.

2. Khi nhận được hồ sơ do Công ty gửi đến:

- Bộ Thương mại gửi văn bản trao đổi ý kiến với Bộ quản lý Nhà nước có liên quan về lĩnh vực chuyên ngành và với Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện sẽ đóng trụ sở.

- Trong thời hạn 20 (hai mươi) ngày làm việc, kể từ ngày gửi văn bản trao đổi ý kiến, nếu chưa nhận được văn bản trả lời của các cơ quan liên quan, Bộ Thương mại vẫn xem xét, quyết định cấp hay không cấp giấy phép cho Công ty lập Văn phòng đại diện để đảm bảo thời hạn quy định tại Điều 6 của Quy chế.

3. Giấy phép đặt Văn phòng đại diện được cấp một bản chính cho Công ty và 1 bản sao gửi Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở.

 

IV. VỀ NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

 

1. Khi nhận giấy phép (cấp lần đầu, cấp bổ sung nội dung hoạt động, gia hạn), Công ty phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính Việt Nam quy định. Ngoài lệ phí chính thức, Nhà nước Việt Nam không thu thêm khoản phí nào khác.

2. Văn phòng đại diện không được kinh doanh (sản xuất, mua bán hàng hoá và dịch vụ) sinh lợi tại Việt Nam; không được cho thuê lại trụ sở, nhà ở và không được thực hiện chức năng đại diện cho các công ty khác tại Việt Nam.

3. Trưởng Văn phòng đại diện và nhân viên làm việc tại Văn phòng đại diện không có thẩm quyền ký Hợp đồng thương mại với các doanh nghiệp Việt Nam, trừ trường hợp có giấy uỷ quyền hợp pháp của người đứng đầu Công ty.

4. Văn phòng đại diện được thuê trụ sở (tại mỗi tỉnh, thành phố chỉ được thuê một địa điểm để đặt trụ sở), nhà ở và các phương tiện phục vụ hoạt động và sinh hoạt theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Văn phòng đại diện phải đăng ký với Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở về số người nước ngoài vào Việt Nam làm việc tại Văn phòng đại diện (bao gồm người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài) theo số lượng quy định tại giấy phép; và số người tuyển dụng tại Việt Nam làm việc tại Văn phòng đại diên (bao gồm công dân Việt Nam và người nước ngoài định cư ở Việt Nam) theo Bộ Luật Lao động của Việt Nam và có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho những người làm việc tại Văn phòng đại diện thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân theo luật định.

6. Văn phòng đại diện phải mua các loại bảo hiểm bắt buộc theo quy định tại Điều 14 của Quy chế và hướng dẫn của Bộ Tài chính Việt Nam.

7. Văn phòng đại diện được mở một tài khoản chuyên chi (bằng ngoại tệ hoặc tiền Việt Nam có gốc ngoại tệ) tại một Ngân hàng được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam để chi tiêu hành chính; không được sử dụng tài khoản này vào mục đích kinh doanh, dịch vụ thu lợi hoặc mang tính chất tài khoản trung chuyển (nhận tiền Việt Nam nhập vào tài khoản để chuyển đổi ngoại tệ chuyển ra nước ngoài hoặc thanh toán tiền hàng tại Việt Nam).

8. Văn phòng đại diện được nhập khẩu vào Việt Nam các vật dụng cần thiết cho nhu cầu công tác và sinh hoạt, nhưng phải nộp thuế theo Luật Thuế xuất khẩu, nhập khẩu hiện hành của Việt Nam và phải làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của Tổng cục Hải quan.

9. Văn phòng đại diện được khắc con dấu riêng ghi rõ đại diện cho công ty nào, đặt trụ sở tại tỉnh, thành phố.....? theo kích thước, khuôn mẫu do Bộ Nội vụ Việt Nam quy định và chỉ được sử dụng con dấu trong giao dịch hành chính tại Việt Nam.

 

V. VỀ VIỆC ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

 

1. Trong thời hạn chậm nhất là 90 ngày (giấy phép cấp lần đầu) hoặc 15 ngày (trường hợp gia hạn, bổ sung giấy phép) kể từ ngày được cấp giấy phép, Công ty phải gửi tới Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở, hồ sơ đăng ký hoạt động gồm có:

- Giấy đăng ký hoạt động;

- Hợp đồng và các văn bản liên quan đến việc thuê nhà tại Việt Nam;

- Hợp đồng và các văn bản liên quan đến việc thuê (tuyển) lao động tại Việt Nam;

- Văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện của người đứng đầu Công ty;

- Sơ yếu lý lịch của Trưởng Văn phòng Đại diện, của những người tuyển dụng từ nước ngoài và tuyển dụng tại Việt Nam vào làm việc trong Văn phòng đại diện.

2. Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở có trách nhiệm chuẩn y đăng ký hoạt động trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký của Công ty.

3. Sau khi chuẩn y đăng ký hoạt động cho Văn phòng đại diện, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố phải gửi 1 bản sao giấy đăng ký cho Bộ Thương mại để theo dõi, kiểm tra thực hiện.

 

VI. VỀ VIỆC THAY ĐỔI TÊN GỌI, GIA HẠN, BỔ SUNG GIẤY PHÉP VÀ CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

 

1. Thay đổi tên gọi Văn phòng Đại diện: Văn phòng đại diện chỉ được đổi tên trong trường hợp Công ty đã thay đổi tên gọi phù hợp với pháp luật của nước thành lập Công ty

Các trường hợp sáp nhập, giải thể hoặc góp vốn để thành lập một pháp nhân với tên gọi và chức năng, nhiệm vụ mới, nếu có yêu cầu đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam thì Công ty mới phải làm thủ tục từ đầu theo quy định hiện hành.

2. Gia hạn giấy phép đặt Văn phòng đại diện: Khi giấy phép sắp hết hạn, nếu có yêu cầu gia hạn, Công ty cần gửi đến Bộ Thương mại 30 ngày trước ngày giấy phép hết hạn một bộ hồ sơ gồm có:

- Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép của Công ty;

- Báo cáo tóm tắt hoạt động của Văn phòng đại diện trong thời gian giấy phép có hiệu lực;

- Ý kiến của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở về việc gia hạn này.

3. Bổ sung giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện:

a) Sửa đổi, bổ sung nội dung hoạt động: Văn phòng đại diện chỉ được đề nghị sửa đổi, bổ sung nội dung hoạt động trong trường hợp các sửa đổi, bổ sung này phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Công ty hoặc chức năng, nhiệm vụ của Công ty có thay đổi theo pháp luật của nước thành lập Công ty và phù hợp với pháp luật Việt Nam;

b) Bổ sung thêm số người làm việc tại Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện chỉ được bổ sung thêm số người tuyển từ nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam khi có văn bản chấp thuận của Bộ Thương mại. Về số người tuyển dụng tại Việt Nam, Văn phòng đại diện chỉ cần làm thủ tục đăng ký với Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố và không bị hạn chế về số lượng.

4. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện:

a) Trong các trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm 2, điểm 3 Điều 10 của Quy chế, Bộ Thương mại có văn bản thông báo cho Công ty và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở biết 30 ngày trước khi chấm dứt hoạt động.

Riêng trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo điểm 2 Điều 10 của Quy chế, Công ty phải gửi văn bản đề nghị đến Bộ Thương mại trước 60 ngày dự định chấm dứt hoạt động khi có văn bản chấp thuận của Bộ Thương mại.

b) Văn phòng đại diện có thể bị thu hồi giấy phép trong trường hợp vi phạm pháp luật Việt Nam tới mức bị phạt tiền từ 20.000 USD trở lên (không kể tái phạm).

c) Trong các trường hợp Văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở là cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ của Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 11 của Quy chế.

 

VII. VỀ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, KIỂM TRA VÀ BÁO CÁO ĐỊNH KỲ

 

1. Trách nhiệm quản lý, kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước Việt Nam:

a) Bộ Thương mại có trách nhiệm:

- Thống nhất quản lý hành chính Nhà nước đối với mọi hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

- Làm đầu mối phối hợp với các cơ quan và địa phương có liên quan tổ chức kiểm tra về mọi hoạt động của Văn phòng đại diện trong những trường hợp xét thấy cần thiết và/hoặc theo đề nghị của các Bộ, ngành và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố có liên quan.

b) Các Bộ, ngành liên quan có trách nhiệm:

- Quản lý Nhà nước về lĩnh vực chuyên ngành theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ, ngành mình và kịp thời trao đổi ý kiến với Bộ Thương mại và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở về các vấn đề phát sinh có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện để phối hợp chỉ đạo;

- Tham gia với Bộ thương mại và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở trong việc kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện và kiến nghị với Bộ Thương mại và/hoặc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố ra quyết định xử lý các vi phạm theo thẩm quyền.

c) Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đóng trụ sở có trách nhiệm:

- Quản lý hành chính đối với các Văn phòng đại diện trên địa bàn lãnh thổ, bao gồm việc quản lý và các thủ tục hành chính như việc cho thuê nhà, tuyển dụng (thuê) lao động, đăng ký theo quy định và mọi hoạt động của Văn phòng đại diện tại địa phương;

- Định kỳ (hàng năm) hoặc đột xuất chủ trì phối hợp các cơ quan có liên quan tổ chức kiểm tra tại địa phương về mọi hoạt động của Văn phòng đại diện theo quyết định bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố.

- Trong những trường hợp xét thấy cần thiết, đề nghị Bộ Thương mại chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện tại địa phương theo văn bản quyết định của Bộ Thương mại.

2. Về báo cáo định kỳ:

- 6 tháng 1 lần, Văn phòng đại diện gửi báo cáo bằng văn bản (tiếng Việt và tiếng Anh - nếu cần) đến Bộ Thương mại và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở về các hoạt động của mình (báo cáo 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 15 tháng 7, báo cáo cả năm gửi trước ngày 20 tháng 1 năm tiếp theo).

- Trong các trường hợp cần thiết, Bộ Thương mại và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đóng trụ sở có thể yêu cầu Văn phòng đại diện báo cáo đột xuất ngoài báo cáo định kỳ nói trên.

 

VIII. THỜI HẠN HIỆU LỰC

 

Thông tư này thay thế Thông tư số 4-TN/PC ngày 6-5-1991 của Bộ Thương nghiệp và có hiệu lực thi hành từ ngày ký.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh những vấn đề mới, đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố phản ánh kịp thời cho Bộ Thương mại biết để giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

 

Thuộc tính văn bản
Thông tư 3-TM/PC của Bộ Thương mại hướng dẫn thực hiện Quy chế Đặt và hoạt động của Văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt nam
Cơ quan ban hành: Bộ Thương mại Số công báo: Đang cập nhật
Số hiệu: 3-TM/PC Ngày đăng công báo: Đang cập nhật
Loại văn bản: Thông tư Người ký: Mai Văn Dâu
Ngày ban hành: 10/02/1995 Ngày hết hiệu lực: Đang cập nhật
Áp dụng: Đã biết Tình trạng hiệu lực: Đã biết
Lĩnh vực: Doanh nghiệp
Tóm tắt văn bản
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Nội dung văn bản đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem VB liên quan.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Hiệu lực.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!

THE MINISTRY OF TRADE
-------
SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom – Happiness
--------
No: 3-TM/PC
Hanoi, February 10, 1995

 
CIRCULAR
GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE STATUTE ON THE ESTABLISHMENT AND OPERATION OF REPRESENTATIVE OFFICES OF FOREIGN ECONOMIC ORGANIZATIONS IN VIETNAM
Pursuant to Decree No.82-CP on the 2nd of August 1994 of the Government promulgating the Statute on the Establishment and Operation of the Representative Offices of Foreign Economic Organizations in Vietnam, and Decree No.179-CP on the 2nd of November 1994 of the Government on the amendments and supplements to the above-mentioned Statute (hereunder referred to as Statute).
After exchanging views with a number of branches and localities concerned, and with the approval of the Prime Minister (official dispatch No.372/QHQT on the 23rd of January 1995), the Ministry of Trade gives the following concrete guidance on the implementation of a number of points in the Statute:
I. OBJECTS ELIGIBLE FOR CONSIDERATION AND GRANTING OF LICENSES TO SET UP REPRESENTATIVE OFFICES, AND THE AGENCIES AUTHORIZED TO GRANT LICENSES FOR SETTING UP REPRESENTATIVE OFFICES:
1/ Object eligible for consideration and granting of licenses to set up Representative Offices:
Those foreign economic organizations mentioned in Article 1 of the Statute are organizations established to conduct business for profit (hereunder referred to as Companies). If they wish to set up Representative Offices in Vietnam to establish economic and trading relations with Vietnamese businesses and if they meet the conditions stipulated in Article 2 of the Statute and this Circular, they are eligible for consideration and granting of licenses to set up Representative Offices in Vietnam.
A company can:
-Either apply for the establishment of many independent Representative Offices under its direct management, all called Representative Office of the Company, in various provinces and cities of Vietnam; each Representative Office must have its own chief;
- Or apply for the establishment of only one Representative Office in a province or a city, and set up many branch offices of this Representative Office in other provinces and cities of Vietnam.
2/ The agencies authorized to grant licenses to set up Representative Offices:
- The Ministry of Trade is responsible for considering, granting, extending, supplementing, withdrawing or nullifying licenses for foreign companies (except credit organizations and banks) to set up Representative Offices in Vietnam;
- The State Bank is responsible for considering, granting, extending, supplementing, withdrawing or nullifying licenses for credit organizations and banks to set up Representative Offices in Vietnam.
II.- ELIGIBILITY FOR CONSIDERATION AND GRANTING OF LICENSES TO SET UP REPRESENTATIVE OFFICES:
1/ Companies to be considered and granted licenses to set up Representative Offices in Vietnam as stipulated in Article 2 of the Statute must fill these conditions:
- Companies established in accordance with the laws of their countries (the countries where the companies are established);
- They have operated in their own countries for no less than 5 years;
- They have investment and trading projects in which Vietnam is interested and are able to implement these projects to help promote economic and commercial development of Vietnam, notably:
+ Their investment projects have been licensed by the authorized agency of Vietnam;
+ They have signed economic, scientific and technical contracts and/or contracts on the transfer of new technologies in conformity with Vietnam's law;
+ They have signed contracts to import Vietnam's goods, particularly goods the exportation of which is encouraged by Vietnam;
Companies which apply for the establishment of Representative Offices in order to speed up the drawing up of investment projects or to carry out the procedure to apply for investment license in Vietnam, will also be considered for the establishment of Representative Offices within the time-limit necessary to complete the above-mentioned work, but not beyond 3 years from the date they are granted a license.
2/ Companies which enjoy relief in eligibility and are given priority in the consideration and granting of licenses as stipulated in Point 2, Article 2, of the Statute, are:
+ Companies newly established which have operated for less than 5 years, but which have an investment project licensed with a capital equal to 10 million USD or more; or which have a contract to import goods produced or processed in Vietnam and the exportation of which is encouraged by Vietnam, such as arts and crafts, aquatic products, farm products...;
+ Business groups or companies which have been established and have operated in a foreign country for no less than 5 years, but which now establish a new company to have economic and commercial cooperation with Vietnam, are also eligible for consideration and granting of licenses to set up their Representative Offices in Vietnam.
III.- PROCEDURE FOR CONSIDERING AND GRANTING LICENSES TO SET UP REPRESENTATIVE OFFICES :
1/ Companies which wish to set up a Representative Office or a branch office of their Representative Office in a province or city of Vietnam, must send to the Ministry of Trade a dossier including :
- An application for setting up a Representative Office, one copy in Vietnamese and one copy in English;
- A certificate on the establishment of the Company (the original copy in English or a photocopy of it notarized by the country where the Company was established, and one copy of the Vietnamese version);
- A brief resume of the Company (one copy in English and one copy in Vietnamese);
- A certificate of the Company's state of finance in the latest year granted by the audit organization of the country where the Company was established (original copy in English or a photocopy of it notarized by the country where the Company was established, and one copy of the Vietnamese version);
- Investment license or investment project not yet licensed; the commercial contract or the contract on economic, scientific and technical cooperation to be verified (photocopy).
The company must send this dossier directly to the Ministry of Trade (in Hanoi), and the Office of the Ministry of Trade shall sign a receipt to the company's dossier. If the company is unable to send the dossier directly to the Ministry of Trade, it can empower (in writing) a business or service organization established in accordance with Vietnam's law to forward the dossier to the Ministry of Trade on its behalf.
2/ After receiving the dossier from the Company:
- The Ministry of Trade must send a paper exchanging opinions with the State managing ministry concerned in the specialized branch, and with the People's Committee of the province or city where the Representative Office is to be established.
- Within 20 (twenty) working days after this paper is sent, if the Ministry of Trade does not yet receive a reply from the offices concerned, it shall consider the dossier and decide to grant or not to grant a license for the Company, to set up its Representative Office in order to meet the deadline set at Article 6 of the Statute.
3/ The original copy of the license for setting up a Representative Office shall be granted to the Company concerned, and a photocopy of it shall be sent to the People's Committee of the province or city where the Representative Office is located.
IV.- ON THE OBLIGATIONS AND RIGHTS OF REPRESENTATIVE OFFICES :
1/ Upon receiving the license (granted for the first time, granted with supplements to the contents of its activity, or extended), the Company concerned must pay a fee as stipulated by the Ministry of Finance of Vietnam. The Vietnamese State shall collect no other fee than the official fee.
2/ Representative Offices shall not conduct business (production, buying and selling of goods and services) for profit in Vietnam; shall not sublet their office and housing space, and shall not perform the function of representative of other companies in Vietnam.
3/ The Chief of a Representative Office and its staff have no right to sign any trading contract with Vietnamese businesses, unless they have a legal mandate from the Company's Director.
4/ The Representative Office can lease office space (only one location for office space in each province or city), housing space and facilities for its operation and living as stipulated by Vietnam's law.
5/ The Representative Office must register, with the People's Committee of the province or city where it is located, the number of foreigners entering Vietnam to work at its office (including foreigners and Vietnamese residing in foreign countries) according to the size of the staff stipulated in the license; and the number of staff members recruited in Vietnam to work at its office (including Vietnamese citizens and foreigners residing in Vietnam) in accordance with Vietnam's Labor Law, and is obliged to create favorable conditions for its staff members to pay fully their income tax as stipulated by law.
6/ The Representative Office must buy the compulsory insurances as stipulated in Article 14 of the Statute and according to the guidance of the Ministry of Finance of Vietnam.
7/ The Representative Office can open a bank account for expenditure (in foreign currencies or in Vietnamese Dong originating from foreign currencies) at a bank which is established and operates in accordance with Vietnam's law, for administrative expenditure; it shall not use this account for business purpose, for profit gaining services, or as a transaction account (to deposit Vietnamese Dong into its account and then change it into a foreign currency for transfer abroad or to pay for goods in Vietnam).
8/ The Representative Office can import into Vietnam the necessary things for its work and living, but must pay tax according to the Law on Export-Import Tariff currently in force in Vietnam, and must go through the import procedure as stipulated by the General Customs Department of Vietnam.
9/ A Representative Office can have its own seal indicating the Company it represents and the province or city where it is located... according to the format and form stipulated by the Ministry of the Interior of Vietnam, and can use the seal only in its administrative relations in Vietnam.
V/ About the registration of operation by Representative Offices :
1/ Within 90 days at the latest (regarding the license granted for the first time) or 15 days (for an extended or supplemented license) from the date when the license is granted, the company concerned must send to the People's Committee of the province or city where its Representative Office is located a dossier to register its operation, including:
- The register of operation;
- The contract and other documents on the lease of housing space in Vietnam;
- The contract and other documents concerning the hire (recruitment) of labor in Vietnam;
- A document appointing the Chief of the Representative Office by the Company's Director;
- The resumes of the Chief of the Representative Office and of the persons recruited abroad and the persons recruited in Vietnam for work at the Representative Office.
2/ The People's Committee of the province or city where the Representative Office is located shall have to ratify the register of operation of the Company within 15 days after receiving its full dossier.
3/ After ratifying the register of operation of a Representative Office, the People's Committee of the province or city concerned must send a photocopy of the register to the Ministry of Trade for supervision and inspection.
VI. ON THE CHANGE OF NAME, THE EXTENSION AND SUPPLEMENTATION OF LICENSES, AND THE TERMINATION OF OPERATION OF REPRESENTATIVE OFFICES :
1/ Changing the name of a Representative Office : A Representative Office can change its name only when the Company has changed its name in accordance with the law of the country where it is established.
In case of merger, dissolution or pooling of capital to establish a juridical person with a new name and new function and task, the new Company, which wants to set up a Representative Office in Vietnam, must go through the procedure from the beginning, in accordance with the law in force.
2/ Extending licenses to set up Representative Offices : When a license is going to expire, if the Company wants to have it extended, it must send to the Ministry of Trade 30 days before the expiry date a dossier including :
- An application to extend the Company's license;
- A brief report on the activities of the Representative Office during the time the license is in effect;
- A paper recording the opinion of the People's Committee of the province or city where the Representative Office is located, about the extension.
3/ Supplementing the licenses of Representative Offices :
a/ Amending and supplementing the contents of activity : A Representative Office can request amendment and supplementation to the contents of its activity only if these amendments and supplementations conform to the function and task of the Company, or if there are changes in the function and task of the Company in accordance with the law of the country where it is established and in conformity with Vietnam's law;
b/ Broadening the staff of a Representative Office : a Representative Office can increase the number of persons recruited abroad to its staff working in Vietnam only after it has received a written approval from the Ministry of Trade. On the number of persons recruited in Vietnam, the Representative Office concerned has only to register it with the People's Committee of the province or city, and no limit is imposed on this number.
4/ Terminating the operation of Representative Offices :
a/ In case a Representative Office ceases its operation as stipulated in Points 2 and 3, Article 10 of the Statute, the Ministry of Trade shall issue a notice to the Company and the People's Committee of the province or city where it is located 30 days before the cessation of its operation.
In case a Representative Office ceases its operation as stipulated in Point 2, Article 10 of the Statute, the Company must send its request to the Ministry of Trade 60 days before the scheduled date of termination and can only cease its operation after receiving a written approval from the Ministry of Trade.
b/ A Representative Office may have its license revoked if it violates Vietnam's law and is fined from 20,000 USD upwards (not counting recidivism).
c/ In any case, when a Representative Office ceases its operation, the People's Committee of the province or city where it is located is the agency authorized to supervise, inspect and urge the Representative Office concerned in discharging its obligation as stipulated in Article 11 of the Statute.
VII. ON THE RESPONSIBILITY OF MANAGEMENT, SUPERVISION AND PERIODICAL REPORTING :
1/ The responsibility of management and supervision of managing offices of the Vietnamese State :
a/ The Ministry of Trade shall have to :
- Exercise unified State administrative management of all activities of Representative Offices in Vietnam;
- Act as a center of coordination for the public offices and localities concerned to organize supervision of all activities of Representative Offices when necessary, and/or at the proposal of the ministries and branches, and/or the People's Committees of provinces or cities concerned.
b/ The ministries and branches concerned shall have to :
- Exercise State management in the specialized branch in accordance with their function, task and powers, and promptly exchange opinions with the Ministry of Trade and/or the People's Committee of the province or city where the Representative Office concerned is located, on questions arising from the activities of Representative Offices in order to coordinate their direction;
Join the Ministry of Trade and/or the People's Committee of the province or city where the Representative Office is located, in supervising the activities of the Representative Office, and advise the Ministry of Trade and/or the People's Committee of the province or city concerned, to issue decision to handle violations with their juridiction.
c/ The People's Committee of the province or city where the Representative Office is located shall have to :
- Exercise administrative management over the Representative Offices in its locality, including the management of related administrative procedures as leasing housing space, recruiting (hiring) labor, registering their operations as stipulated, and all activities of the Representative Offices in the locality;
- Periodically (every year), or whenver necessary, cooperate with the public offices concerned in organizing inspection of all activities of the Representative Offices in the locality, by a written decision of the President of the People's Committee of the province or city.
When the need arises, propose to the Ministry of Trade to cooperate with the public offices concerned to organise inspection of the activities of the Representative Offices in the locality by a written decision of the Ministry of Trade.
2/ On periodical reporting :
- Once every 6 months, a Representative Office must send a report (in Vietnamese and in English if necessary) to the Ministry of Trade and the People's Committee of the province or city where it is located, on its activities (the report on the first 6 months of the year must be sent before the 15th of July, and the annual report before the 20th of January of the following year).
- In cases of necessity, the Ministry of Trade and the People's Committee of the province or city where the Representative office is located, can request the Representative Office to file in an urgent report apart from the periodical reports as mentioned above.
VIII. - EFFECTIVE TIME:
This Circular replaces Circular No.04 TN/PC issued on the 6th of May 1991 by the Ministry of Trade, and takes effect from the date of its signing.
In the process of implementing this Circular, if any difficulty or problem arises, the Ministries, the Ministerial-level Agencies, the Agencies attached to the Government, and the People's Committees of provinces or cities should promptly report it to the Ministry of Trade for solution in accordance with its powers, or for submission to the Prime Minister for instruction.
 

 
FOR THE MINISTER OF TRADE
VICE-MINISTER




Mai Van Dau

 
Vui lòng Đăng nhập tài khoản gói Nâng cao để xem đầy đủ bản dịch. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng Anh
Bản dịch tham khảo
* Lưu ý: Để đọc được văn bản tải trên Luatvietnam.vn, bạn cần cài phần mềm đọc file DOC, DOCX và phần mềm đọc file PDF.
Văn bản này chưa có chỉ dẫn thay đổi

Tải App LuatVietnam miễn phí trên Android tại đây trên IOS tại đây. Xem thêm

Văn bản cùng lĩnh vực
Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Lược đồ.
Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây!