Quyết định 2276/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Đề án giấy tờ, sổ hộ tịch

BỘ TƯ PHÁP _____________ Số: 2276/QĐ-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _____________________ Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2015

 

 

QUYẾT ĐỊNH

Về việc phê duyệt Đề án giấy tờ, sổ hộ tịch

^{__________________}

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

 

Căn cứ Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

Căn cứ Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

Căn cứ Quyết định số 896/QĐ-TTg ngày 08 tháng 6 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tổng thể đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013 - 2020;

Nhằm tạo thuận tiện cho các cơ quan tư pháp địa phương,

Xét đề nghị của Giám đốc Nhà xuất bản Tư pháp và Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực,

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án giấy tờ, sổ hộ tịch.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016.

Điều 3. Giám đốc Nhà xuất bản Tư pháp, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Cục Công nghệ thông tin, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Thanh tra Bộ Tư pháp, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc Sở Tư pháp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng (để biết); - Lưu: VT, NXBTP, Cục HT, QT, CT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Khánh Ngọc

 

ĐỀ ÁN

GIẤY TỜ, SỔ HỘ TỊCH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2276 /QĐ-BTP ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

A. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. Tầm quan trọng của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch

Đăng ký và quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng luôn được các quốc gia quan tâm thực hiện. Thông qua hoạt động này, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước công nhận và bảo hộ quyền con người, quyền, nghĩa vụ công dân, đồng thời có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, phục vụ thiết thực cho xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của đất nước.

Công tác hộ tịch trong thời gian qua đã góp Phần tích cực trong quản lý nhà nước, phục vụ đắc lực cho các cấp, các ngành hữu quan trong hoạch định và xây dựng các chính sách và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và an ninh quốc phòng của đất nước phù hợp, sát với tình hình thực tế như các chính sách về dân số, phân bổ dân cư, chia tách, sáp nhập địa giới hành chính. Ngoài ra, số liệu đăng ký hộ tịch cũng là cơ sở để các cấp chính quyền địa phương xây dựng kế hoạch đầu tư kết cấu hạ tầng như xây dựng trường học, công trình phúc lợi...

Trong những năm qua, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở nước ta đã có những bước phát triển ổn định, đạt được những kết quả quan trọng cả về thể chế, tổ chức, bộ máy làm công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, cả về cơ chế đăng ký, hệ thống cơ sở dữ liệu, công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của người dân, cơ quan, tổ chức về vai trò, tầm quan trọng của đăng ký hộ tịch.

Ngày 20 tháng 11 năm 2014, tại Kỳ họp thứ 8, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật hộ tịch. Luật hộ tịch là đạo luật quan trọng liên quan đến việc bảo đảm thực hiện quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân đã được ghi nhận trong Hiến pháp năm 2013. Đây là lần đầu tiên Việt Nam có văn bản ở tầm Luật để Điều chỉnh riêng về lĩnh vực hộ tịch, sau hơn 60 năm Điều chỉnh bằng các Nghị định của Chính phủ và Thông tư của các Bộ; là bước hoàn thiện khá căn bản về thể chế đăng ký và quản lý hộ tịch của Việt Nam, với nhiều quy định mới, mang tính đột phá, cách mạng.

II. Thực trạng công tác in và phát hành biểu mẫu và sổ hộ tịch

In, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với công tác quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp về công tác hộ tịch. Trong những năm qua, các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch không ngừng hoàn thiện tạo hành lang pháp lý bảo đảm cho sự quản lý của Nhà nước về công tác hộ tịch; Tạo sự thống nhất trong toàn quốc và các Cơ quan đại diện trong việc thực hiện các văn bản pháp luật về hộ tịch đồng thời bảo đảm công khai, minh bạch về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch. Nhờ vậy, tạo Điều kiện thuận lợi cho công dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch. Song song với việc tạo hành lang pháp lý trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch được hoàn thiện tạo Điều kiện thuận lợi cho các cơ quan tư pháp địa phương thực hiện đăng ký hộ tịch.

Hiện nay, Bộ Tư pháp in, phát hành 05 loại sổ hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ đăng ký việc giám hộ/nhận cha, mẹ, con) và 05 loại biểu mẫu bản chính (Giấy khai sinh- bản chính, Giấy chứng nhận kết hôn - bản chính, Giấy chứng tử - bản chính và Giấy chứng nhận kết hôn - bản chính , Quyết định công nhận cha, mẹ, con - bản chính sử dụng để đăng ký việc kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài).

Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp 64 biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn bao gồm:

a) 40 biểu mẫu hộ tịch sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và Nghị định số 06/2012/NĐ-CP;

b) 09 biểu mẫu hộ tịch sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 24/2013/NĐ-CP;

c) 15 biểu mẫu tờ khai sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch.

Quá trình in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch có nhiều thuận lợi, song cũng có không ít khó khăn, cụ thể là:

Thuận lợi:

- Bộ Tư pháp cung cấp kịp thời, bảo đảm số lượng và chất lượng các biểu mẫu, sổ hộ tịch thuộc thẩm quyền cho các cơ quan tư pháp địa phương phục vụ nhu cầu đăng ký hộ tịch của công dân.

- Các cơ quan tư pháp địa phương nắm bắt tương đối sát nhu cầu đăng ký hộ tịch tại địa phương từ đó tham mưu Lãnh đạo cơ quan kịp thời trong việc đăng ký mua biểu mẫu, sổ hộ tịch theo quy định của pháp luật đảm bảo kịp thời, tiết kiệm, về cơ bản khắc phục được tình trạng biểu mẫu tồn đọng lâu ngày giảm chất lượng, lãng phí khi có sự thay đổi mẫu mã.

- Biểu mẫu hộ tịch in màu, có hoa văn bảo đảm cả về hình thức và chất lượng đã nâng cao vị thế của công tác hộ tịch; giúp các cơ quan tiếp nhận giấy tờ hộ tịch dễ dàng phát hiện được giấy tờ hộ tịch giả, góp Phần hình thành nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.

Khó khăn:

- Một số cơ quan tư pháp tự in biểu mẫu, sổ hộ tịch trái với quy định của Bộ Tư pháp về thẩm quyền in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch tại Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch và Thông tư số 09b/2013/TT-BTP ngày 20 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tư pháp Sửa đổi, bổ sung một số Điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch và Thông tư số 05/2012/TT-BTP ngày 23 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số Điều của Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP.

- Số lượng biểu mẫu bao gồm bản chính, bản sao, tờ khai để đăng ký các sự kiện hộ tịch phát hành quá nhiều (64 loại) được thiết kế riêng cho từng cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc cơ quan được giao thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật (Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao) gây khó khăn cho công tác quản lý của Nhà nước và không đáp ứng yêu cầu của nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.

- Một số địa phương có Điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt là vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo chưa có mạng internet, thiết bị tin học lạc hậu nên việc in và cấp các loại mẫu bản sao gặp khó khăn.

- Một số loại biểu mẫu, sổ hộ tịch sử dụng ít, không thường xuyên khi phân cấp cho địa phương tự in để sử dụng thì giá thành cao do số lượng in không nhiều. Vì vậy, một số địa phương, cơ quan đại diện ngoại giao đã quay trở lại đặt Nhà xuất bản in để đảm bảo chất lượng, tiết kiệm. Ngược lại, có một số loại sổ sử dụng khá phổ biến như Sổ cấp giấy chứng sinh sau khi chuyển Bộ Y tế quản lý và phân cấp các cơ sở y tế tự in thì chất lượng không đảm bảo, mẫu mã không thống nhất nên nhiều cơ sở y tế lớn cũng quay trở lại đặt mua của Nhà xuất bản Tư pháp.

Trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, hội nhập quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng, công tác hộ tịch trở thành nguồn nội lực rất quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội với Mục tiêu đưa nước ta trở thành một nước công nghiệp, dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Vì vậy, công tác hộ tịch nói chung, công tác in và phát hành nói riêng đòi hỏi phải thực hiện ngày càng khoa học, chặt chẽ, bảo đảm hiệu lực, hiệu quả, bảo đảm thống nhất thực hiện trong toàn quốc. Ngoài ra, yêu cầu về cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch nhằm bảo đảm thuận lợi cho người dân thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ công dân, đồng thời nhằm tạo cơ sở pháp lý lâu dài, ổn định, thống nhất cho công tác hộ tịch. Do vậy, việc ban hành Đề án giấy tờ, sổ hộ tịch là cần thiết.

B. MỤC TIÊU, QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO XÂY DỰNG ĐỀ ÁN VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. Mục tiêu

Việc xây dựng Đề án giấy tờ, sổ hộ tịch nhằm các Mục tiêu sau đây:

- Nhằm tạo sự ổn định, thống nhất, lâu dài cho công tác quản lý hộ tịch trong đó có công tác in, phát hành sổ, giấy tờ hộ tịch ở nước ta theo hướng từng bước chuyên nghiệp, hiện đại đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển công nghệ thông tin, bảo đảm một cách thuận lợi cho người dân thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch theo quy định của Bộ luật Dân sự, các luật chuyên ngành khác, góp Phần quản lý dân cư trong giai đoạn phát triển mới của đất nước.

- Phân định trách nhiệm in, phát hành từng loại sổ, giấy tờ hộ tịch cụ thể đối với Bộ Tư pháp, cơ quan tư pháp địa phương.

- Nhằm thống nhất quy cách, kích thước, chất lượng, giá thành giấy tờ, sổ hộ tịch góp Phần nâng cao vị thế, tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước về công tác hộ tịch.

- Thực hiện việc in, phát hành giấy tờ, sổ hộ tịch cung cấp cho các cơ quan tư pháp địa phương bảo đảm đầy đủ, kịp thời, bảo đảm chất lượng theo quy định của Bộ Tư pháp.

II. Quan điểm chỉ đạo xây dựng Đề án

- Việc xây dựng và triển khai Đề án phải dựa trên chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính, nhất là cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch theo hướng đơn giản, minh bạch, tiết kiệm.

- Bảo đảm sự phù hợp với các quy định có liên quan của Hiến pháp năm 2013, sự đồng bộ, thống nhất với các luật liên quan như Bộ luật Dân sự, Luật quốc tịch, Luật nuôi con nuôi, Luật hôn nhân và gia đình. Góp Phần tích cực vào việc bảo vệ quyền con người, quyền công dân trong lĩnh vực hộ tịch.

- Bảo đảm tối đa lợi ích của người dân khi thực hiện quyền đăng ký hộ tịch đồng thời nâng cao chất lượng thực thi công vụ, trách nhiệm của các đơn vị liên quan.

- Việc xây dựng Đề án được tiến hành trên cơ sở tổng kết thực tiễn trong những năm qua, khắc phục những tồn tại, bất cập, hạn chế; tạo Điều kiện thuận lợi để Nhân dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của công dân về đăng ký hộ tịch.

- Tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, tương xứng hơn cho công tác quản lý hộ tịch, đồng thời bảo đảm sự đồng bộ, thống nhất in, phát hành giấy tờ, sổ hộ tịch.

III. Căn cứ pháp lý của Đề án

1. Văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước

- Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam

- Chiến lược phát triển kinh tế xã hội 2011-2020

- Quyết định số 59/QĐ-TTg ngày 15 tháng 01 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật hộ tịch

2. Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

3. Luật và các văn bản quy phạm pháp luật

- Luật hộ tịch số 06/2014/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 20 tháng 11 năm 2014

- Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày ngày 14 tháng 6 năm 2005

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch

- Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch

4. Văn bản chỉ đạo của Bộ Tư pháp

Quyết định số 333/QĐ-BTP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật hộ tịch của Bộ Tư pháp.

C. NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN

I. Giấy tờ hộ tịch

1. Số lượng giấy tờ hộ tịch

Cải cách thủ tục hành chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Mục tiêu cải cách hành chính của các nước nói chung, đặc biệt ở nước ta cải cách thủ tục hành chính được Đảng và Nhà nước ta hết sức coi trọng. Cải cách thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch, rút ngắn thủ tục rườm rà, chồng chéo gây khó khăn cho Nhân dân. Trong năm qua, Bộ Tư pháp không ngừng đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của Bộ, trong đó có công tác hộ tịch. Mẫu hóa thống nhất các loại giấy tờ, sổ hộ tịch được Bộ Tư pháp quan tâm và đưa vào thực hiện nhiều năm qua. Đặc biệt, Luật hộ tịch có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016 được đánh giá là một “bước tiến dài” trong đăng ký và quản lý hộ tịch. Với Mục tiêu tăng cường cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, số lượng, thủ tục in, phát hành sổ, giấy tờ hộ tịch đã có những cải cách đáng kể so với trước đây, cụ thể:

Tổng số Giấy tờ hộ tịch gồm: 42 loại, cụ thể:

- Giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp in và phát hành gồm 2 loại (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn);

- Giấy tờ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tự in, sử dụng gồm 21 loại (20 trích lục bản chính và bản sao; 01 mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân);

- Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch và người dân tự in, sử dụng gồm 19 loại tờ khai;

Như vậy, tổng số giấy tờ hộ tịch bao gồm in màu, hoa văn do Bộ Tư pháp in và phát hành và giấy tờ hộ tịch đen trắng đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp là 42 loại (trước đây 64 loại)

2. Công tác thiết kế

- Đối với 02 loại giấy tờ in màu, có hoa văn: Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn: Nhà xuất bản Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thiết kế mẫu chuẩn đăng trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp lấy ý kiến Nhân dân trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

- Đối với 40 mẫu giấy tờ còn lại (bao gồm 19 mẫu Tờ khai đăng ký việc hộ tịch; 20 mẫu Trích lục hộ tịch (bản chính và bản sao); Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân): Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thiết kế mẫu chuẩn, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp để người đăng hộ tịch và cơ quan đăng ký hộ tịch truy cập để in và sử dụng miễn phí.

3. Thẩm quyền quản lý in, phát hành

3.1. Thẩm quyền quản lý in, phát hành của Bộ Tư pháp

Bộ Tư pháp có trách nhiệm in, phát hành thống nhất 02 loại giấy tờ in màu, có hoa văn Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn trên toàn quốc.

Lý do Bộ Tư pháp in, phát hành thống nhất 02 giấy tờ nêu trên là:

Thứ nhất, Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn là hai loại giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, có ý nghĩa trong suốt cuộc đời con người, là văn bản công nhận các sự kiện hộ tịch, từ đó làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của cá nhân, chứng minh tình trạng nhân thân cơ bản của mỗi cá nhân.

Thứ hai, xuất phát từ tầm quan trọng của Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn, nhằm nâng cao giá trị của giấy tờ này, tránh bị làm giả nên cần in bằng chất liệu giấy tốt, công nghệ in hiện đại để sử dụng lâu dài, trường tồn.

Thứ ba, yêu cầu mẫu hóa giấy tờ hộ tịch, thống nhất quy cách, chất lượng, kích thước, mẫu mã, màu sắc của Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn trên phạm vi toàn quốc nhằm bảo đảm công tác quản lý nhà nước về công tác hộ tịch.

Thứ tư, ở nhiều địa phương đặc biệt khu vực miền núi, chưa có cơ sở in hoặc cơ sở in quy mô nhỏ, công nghệ và kỹ thuật in không đáp ứng yêu cầu in giấy tờ hộ tịch bảo đảm chất lượng. Mặt khác, nếu in với số lượng ít, giá thành của giấy tờ hộ tịch cao, ảnh hưởng tới nguồn ngân sách cấp cho công tác hộ tịch và hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch.

Thứ năm, giấy tờ hộ tịch in màu, có hoa văn thống nhất bảo đảm hình thức và chất lượng góp Phần nâng cao vị thế của công tác hộ tịch; giúp các cơ quan tiếp nhận giấy tờ hộ tịch dễ dàng phát hiện được giấy tờ hộ tịch giả, góp Phần hình thành nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.

Thứ sáu, Bộ Tư pháp in và phát hành sẽ bảo đảm thống nhất giá của giấy tờ hộ tịch trong toàn quốc, tránh tình trạng ép giá, nâng giá ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân.

Do vậy, Bộ Tư pháp in, phát hành thống nhất 02 giấy tờ hộ tịch (Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn) sử dụng thống nhất tại cơ quan đăng ký hộ tịch, theo đó Bộ Tư pháp quản lý thống nhất về quy cách, chất lượng, giá thành, kích thước, mẫu mã của giấy tờ hộ tịch.

3.1.1. Giấy khai sinh

Bộ Tư pháp trực tiếp in và phát hành hai mẫu Giấy khai sinh in màu, có hoa văn, cụ thể:

a) Giấy khai sinh (Có nội dung)

b) Giấy khai sinh (Phôi, không có nội dung)

Căn cứ nhu cầu sử dụng tại địa phương, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ động liên hệ, đăng ký với Nhà xuất bản Tư pháp để mua Giấy khai sinh.

Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch đã ứng dụng công nghệ thông tin, có Phần mềm đăng ký hộ tịch bảo đảm việc in nội dung thông tin hộ tịch theo đúng tiêu chuẩn về kích thước, chi tiết kỹ thuật quy định tại Khoản 2 Điều 17 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP và được Bộ Tư pháp công nhận thì trên cơ sở nhu cầu sử dụng tại địa phương, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương liên hệ với Nhà xuất bản Tư pháp để được cung cấp Giấy khai sinh (phôi, không có nội dung) để tự in.

3.2.2. Giấy chứng nhận kết hôn

Tương tự như đối với Giấy khai sinh, Bộ Tư pháp trực tiếp in và phát hành hai mẫu Giấy chứng nhận kết hôn in màu, có hoa văn

a) Giấy chứng nhận kết hôn (Có nội dung)

b) Giấy chứng nhận kết hôn (Phôi, không có nội dung)

Căn cứ nhu cầu sử dụng tại địa phương, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chủ động liên hệ, đăng ký với Nhà xuất bản Tư pháp để mua Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch đã ứng dụng công nghệ thông tin, có Phần mềm đăng ký hộ tịch bảo đảm việc in nội dung thông tin hộ tịch theo đúng tiêu chuẩn về kích thước, chi tiết kỹ thuật quy định tại Khoản 2 Điều 17 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP và được Bộ Tư pháp công nhận thì trên cơ sở nhu cầu sử dụng tại địa phương, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương liên hệ với Nhà xuất bản Tư pháp để được cung cấp Giấy chứng nhận kết hôn (phôi, không có nội dung) để tự in.

3.2. Bộ Tư pháp đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn) 19 loại mẫu tờ khai đăng ký việc hộ tịch, 20 loại Trích lục hộ tịch (bản chính và bản sao) và 01 mẫu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Các mẫu giấy tờ hộ tịch được in trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), đen trắng, không hoa văn.

Lý do Bộ Tư pháp lựa chọn phương án đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp 40 mẫu giấy tờ nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, tránh kéo dài thời gian giải quyết do chờ đợi mẫu giấy tờ hộ tịch, tạo thuận lợi cho người dân và cơ quan đăng ký hộ tịch.

- Riêng các mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch, người yêu cầu đăng ký hộ tịch được truy cập trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để tự in và sử dụng. Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không thể tự in được thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm in và phát miễn phí cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

- Mẫu Trích lục hộ tịch (bản chính và bản sao) được ban hành theo Danh Mục quy định tại điểm c Khoản 1 Điều 17 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP và mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch được ban hành theo Danh Mục quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 17 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp thì cơ quan đăng ký hộ tịch được truy cập và tự in để sử dụng.

Đối với những địa phương chưa có Điều kiện sử dụng internet hoặc hệ thống trang thiết bị máy in, máy tính không bảo đảm thì có thể chủ động liên hệ đăng ký với Nhà xuất bản Tư pháp để mua các loại mẫu giấy tờ này.

4. Nội dung, kích thước, quy cách, chất lượng của giấy tờ hộ tịch

4.1. Nội dung

Biểu mẫu hộ tịch được cơ quan đăng ký hộ tịch dùng để cấp cho người đi đăng ký hộ tịch gọi là giấy tờ hộ tịch. Giấy tờ hộ tịch là bằng chứng công nhận các sự kiện hộ tịch, từ đó làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của cá nhân. Giấy tờ hộ tịch còn được dùng để chứng minh về tình trạng nhân thân cơ bản của mỗi cá nhân, gắn với mỗi cá nhân trong suốt cuộc đời (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn).

a. Giấy khai sinh

- Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

- Nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản như sau:

i) Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; nơi sinh; quê quán; số định danh cá nhân;

ii) Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm, tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

iii) Thông tin người đi khai sinh: Họ, chữ đệm, tên người đi khai sinh, giấy tờ tùy thân, nơi đăng ký khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký

iv) Người ký giấy khai sinh (ký, ghi rõ họ, tên, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu)

Mặt sau Giấy khai sinh là bảng “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này”.

b. Giấy chứng nhận kết hôn

- Giấy chứng nhận kết hôn là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho hai bên nam, nữ khi đăng ký kết hôn.

- Nội dung Giấy chứng nhận kết hôn bao gồm các thông tin cơ bản như sau:

i) Thông tin vợ, chồng (Họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; giấy tờ tùy thân)

ii) Ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân;

iii) Nơi đăng ký kết hôn

iv) Phần chữ ký của vợ, chồng (ghi rõ họ, chữ đệm, tên) và Phần ký của người ký giấy chứng nhận kết hôn (ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu).

Mặt sau Giấy chứng nhận kết hôn là bảng “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này”.

4.2. Kích thước, quy cách, yêu cầu chất lượng của giấy tờ

a) Kích thước, quy cách

Để thuận lợi cho các cơ quan tư pháp địa phương áp dụng tin học hóa trong quản lý hộ tịch cũng như rút kinh nghiệm những vướng mắc, bất cập phát sinh trước đây khi áp dụng các biểu mẫu hộ tịch có kích thước khác nhau, Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn được in theo kích thước chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm) theo khổ dọc (Orientation - Portrait), nền hoa văn chìm 04 màu.

b) Yêu cầu chất lượng

Trên cơ sở thực tiễn sử dụng các loại giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch, yêu cầu chung đối với chất lượng Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn quy định cụ thể như sau:

Giấy khai sinh: thiết kế hoa văn chìm, được in trên giấy trắng định lượng 120gsm, khổ giấy A4 (210 x 297mm), in offset 4 màu, 02 mặt

Giấy chứng nhận kết hôn: Thiết kế hoa văn chìm, được in trên giấy trắng định lượng 120gsm, khổ giấy A4 (210 x 297mm), in offset 4 màu, 02 mặt

Lý do Bộ Tư pháp lựa chọn khổ giấy, chất liệu giấy và yêu cầu chất lượng nêu trên là: Giấy chứng nhận kết hôn và Giấy khai sinh in trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), khổ dọc có chất liệu giấy tốt, độ dày, độ trắng phù hợp bảo đảm cho công tác lưu trữ, bảo quản, sử dụng lâu dài của người dân. Ngoài ra, 02 loại giấy tờ hộ tịch được thiết kế có các Khoảng cách dòng và nội dung thuận tiện áp dụng Phần mềm hộ tịch và thiết bị tin học hiện tại của cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa và tin học hóa về quản lý thủ tục hành chính.

5. Giá bán

Giao Nhà xuất bản Tư pháp xây dựng và quyết định giá bán 02 mẫu giấy tờ hộ tịch trên cơ sở tính toán biến động giá thị trường, báo giá của các nhà in.

II. Sổ hộ tịch

1. Số lượng sổ hộ tịch

Tổng số sổ hộ tịch phát hành là 10 (Sổ đăng ký khai sinh; Sổ đăng ký kết hôn; Sổ đăng ký khai tử; Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Sổ ghi chú ly hôn; Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch)

So với trước đây số lượng sổ hộ tịch tăng thêm 05 sổ (từ 05 sổ tăng 10 sổ)

Mặc dù tăng thêm 05 loại sổ so với trước đây nhưng về thủ tục hành chính đã giảm, cụ thể:

Căn cứ Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch “Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép), 01 quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ tịch; 01 quyển chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện”;“Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép). 01 quyển lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, nơi đăng ký hộ tịch; 01 quyển chuyển lưu tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự). Đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập 01 quyển và lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài”.

Khoản 1, Điều 58 Luật hộ tịch quy định“Mỗi loại việc hộ tịch phải được ghi vào 01 quyển sổ, các trang phải đóng giáp lai; Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật”. Với Mục đích tăng cường quản lý chặt chẽ các hồ sơ gốc, sổ hộ tịch là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, Điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, do vậy, việc bổ sung thêm sổ để xác nhận và ghi các sự kiện hộ tịch là cần thiết.

Ngoài ra, để thuận lợi cho các cơ quan địa phương chủ động trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, Bộ Tư pháp thực hiện phân cấp in, phát hành 07 loại sổ hộ tịch cho các cơ quan đăng ký hộ tịch tự in và sử dụng.

2. Công tác thiết kế

Nhà xuất bản Tư pháp phối hợp với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, thiết kế 03 loại sổ hộ tịch (thuộc thẩm quyền in và phát hành của Bộ Tư pháp) đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp lấy ý kiến Nhân dân trước khi trình Lãnh đạo Bộ Tư pháp phê duyệt.

3. Thẩm quyền in, phát hành sổ hộ tịch

3.1. Thẩm quyền in, phát hành của Bộ Tư pháp

Bộ Tư pháp in, phát hành thống nhất 03 loại sổ hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn và Sổ đăng ký khai tử) được sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch khai sinh, kết hôn, khai tử tại các cơ quan đăng ký hộ tịch.

Lý do Bộ Tư pháp in, phát hành thống nhất 03 loại sổ hộ tịch nêu trên là:

Thứ nhất, Sổ hộ tịch là tài sản quốc gia, được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ; là hồ sơ gốc liên quan đến khai sinh, khai tử, kết hôn, có ý nghĩa lớn trong quản lý nhà nước để phục vụ công tác tra cứu, cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người dân có yêu cầu; sổ hộ tịch còn là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, Điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, do đó 03 loại sổ hộ tịch này (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn và Sổ đăng ký khai tử) cần được thống nhất về mẫu, nội dung, cách ghi và yêu cầu về chất lượng của sổ hộ tịch phải được đặt lên hàng đầu để bảo đảm cho việc lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước.

Thứ hai, xuất phát từ vai trò quan trọng của Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn và Sổ đăng ký khai tử đối với công tác lưu trữ, bảo quản, sử dụng lâu dài nên yêu cầu in loại sổ này phải sử dụng bìa cứng, giấy chất lượng tốt sẽ khó khăn đối với một số địa phương, đặc biệt là các tỉnh miền núi do không có cơ sở in lớn nên không bảo đảm yêu cầu về chất lượng của sổ hộ tịch. Mặt khác, nếu in với số lượng ít, giá thành của sổ hộ tịch cao, ảnh hưởng tới nguồn ngân sách chi cho công tác hộ tịch và hiệu quả quản lý nhà nước không đạt hiệu quả.

Thứ ba, để bảo đảm thống nhất quy cách, chất lượng, kích thước, mẫu mã, giá của sổ hộ tịch trên phạm vi toàn quốc nhằm bảo đảm công tác quản lý nhà nước về công tác hộ tịch và nâng cao vị thế của công tác hộ tịch.

Xuất phát từ các lý do nêu trên, Bộ Tư pháp in và phát hành 03 loại sổ hộ tịch để sử dụng thống nhất tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc.

3.2. Thẩm quyền in và phát hành của cơ quan tư pháp địa phương

07 mẫu Sổ hộ tịch được ban hành theo Danh Mục quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 17 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP (Phụ lục 4 Thông tư số 15/2015/TT- BTP) được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch được truy cập và tự in để sử dụng.

Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước không thể tự in được, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương căn cứ theo mẫu và mô tả chi tiết của Bộ Tư pháp có trách nhiệm in và phát hành cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn để sử dụng.

Lý do Bộ Tư pháp phân cấp in, phát hành 07 loại sổ hộ tịch cho các cơ _{quan đăng ký hộ tịch là:}

Thứ nhất, thực hiện yêu cầu cải cách hành chính theo hướng đơn giản hóa quy trình, tránh kéo dài thời gian giải quyết do chờ đợi sổ hộ tịch, giảm bớt chi phí cho các cơ quan tư pháp đăng ký mua sổ hộ tịch, bảo đảm Mục tiêu cải cách hành chính Luật hộ tịch đã đề ra.

Thứ hai, bảo đảm cho các cơ quan tư pháp chủ động công tác in, phát hành 07 loại sổ hộ tịch Bộ Tư pháp đã phân cấp.

Tuy nhiên, trên cơ sở xác định tầm quan trọng của sổ đăng ký hộ tịch là hồ sơ gốc, là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch từ sổ hộ tịch và cấp xác nhận về hộ tịch; do đó, yêu cầu về chất lượng của sổ hộ tịch phải được đặt lên hàng đầu để bảo đảm cho việc lưu trữ và sử dụng lâu dài. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước không thể tự in được, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm in và phát hành cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn để sử dụng. Trong trường hợp Sở Tư pháp không tự in 07 sổ hộ tịch nêu ở trên vì chưa có cơ sở in hoặc in ít giá thành cao, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể liên hệ và ký hợp đồng mua bán trực tiếp với Nhà xuất bản Tư pháp, Bộ Tư pháp.

4. Nội dung, kích thước, quy cách, chất lượng của sổ hộ tịch

4.1. Nội dung

Sổ hộ tịch là tài liệu gốc để cơ quan đăng ký hộ tịch xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch; là căn cứ pháp lý để cấp bản sao trích lục hộ tịch; là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, Điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; do đó, sổ hộ tịch phải được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

a) Sổ đăng ký khai sinh: thông tin về người được đăng ký khai sinh (Họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số định danh cá nhân, nơi sinh, quê quán, dân tộc, quốc tịch); thông tin về cha, mẹ người được đăng ký khai sinh (Họ, chữ đệm và tên cha, mẹ, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú), thông tin người đi khai sinh (Họ, chữ đệm, tên người đi khai sinh, giấy tờ tùy thân), thông tin người ký Giấy khai sinh; chữ ký, họ, chữ đệm, tên của người đi khai sinh và người thực hiện.

b) Sổ đăng ký kết hôn: thông tin vợ (Họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; giấy tờ tùy thân), thông tin chồng (Họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; giấy tờ tùy thân), ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân; Họ, chữ đệm, tên, chức vụ của người ký Giấy chứng nhận kết hôn; chữ ký, chữ đệm, tên, của vợ, chồng; chữ ký người thực hiện.

c) Sổ đăng ký khai tử: thông tin về người chết (Họ, chữ đệm, tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân, giới tính, dân tộc, quốc tịch, thời gian chết, nơi chết, nguyên nhân chết, giấy báo tử/giấy tờ thay thế giấy báo tử) thông tin về người đi đăng ký khai tử (họ, chữ đệm, tên, giấy tờ tùy thân, quan hệ với người chết); thông tin về người ký trích lục khai tử (Họ, chữ đệm, tên, chức vụ), chữ ký của người đi khai tử và người thực hiện.

4.2. Kích thước, quy cách, chất lượng của sổ hộ tịch

4.2.2. Kích thước, quy cách, chất lượng của 03 loại sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành

- Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch, kích thước, quy cách của các sổ hộ tịch được thống nhất sử dụng Sổ có kích thước tương đương khổ giấy A4 (210mm x 297mm), có bìa cứng, cán láng, Các trang trong Sổ được in trên giấy trắng, khổ A4, định lượng 70msg, sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, in 01 màu.

- Để bảo đảm hiệu quả và tiết kiệm phù hợp với nhu cầu sử dụng của các cơ quan đăng ký hộ tịch, Sổ đăng ký khai sinh và Sổ đăng ký kết hôn được in thành 3 phiên bản, có số trang là: 50, 100 và 200 trang; Sổ đăng ký khai tử được in thành 2 phiên bản, có số trang là: 50, 100 trang.

4.2.3. Kích thước, quy cách, chất lượng của 07 loại sổ hộ tịch do cơ quan đăng ký hộ tịch, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương in, phát hành

- 07 loại Sổ có kích thước tương đương khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

- Sổ được đóng thành quyển, bảo đảm chắc chắn, có khả năng sử dụng lâu dài, không bị bong gáy, bung trang.

- Sổ có bìa cứng, trên bìa có in tên của sổ bằng chữ in hoa đậm, màu đen, cỡ chữ 35pt; tên cơ quan đăng ký hộ tịch, quyển số, ngày, tháng, năm mở sổ, khóa sổ.

- Các trang trong Sổ được in trên giấy trắng, khổ A4, định lượng từ 70msg trở lên, sử dụng font chữ Times New Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 12pt, in 01 màu.

5. Giá bán

Giao Nhà xuất bản Tư pháp xây dựng và quyết định giá bán 03 sổ hộ tịch trên cơ sở tính toán biến động giá thị trường, báo giá của các nhà in.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp

1.1. Trách nhiệm của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực

- Bảo đảm nội dung sổ, giấy tờ hộ tịch trước khi in, phát hành;

- Chủ trì, phối hợp Cục Công nghệ thông tin đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp 40 mẫu giấy tờ hộ tịch đen trắng, không có hoa văn để người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch truy cập để in và sử dụng các biểu mẫu hộ tịch và 07 loại sổ hộ tịch Bộ Tư pháp đã phân cấp cho cơ quan đăng ký hộ tịch, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tự in và phát hành;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan, phát hiện và khắc phục kịp thời những hạn chế, vướng mắc phát sinh trong quá trình in, phát hành sổ, giấy tờ hộ tịch.

1.2. Trách nhiệm của Nhà xuất bản Tư pháp

- Phối hợp cùng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thiết kế mẫu 02 giấy tờ hộ tịch và 03 loại sổ hộ tịch;

- Tổ chức in, phát hành 02 giấy tờ và 03 sổ hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp theo đúng các quy định hiện hành. Bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của địa phương về số lượng, chất lượng 02 giấy tờ và 03 sổ hộ tịch;

- Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động in, phát hành giấy tờ, sổ hộ tịch thuộc thẩm quyền trước các cơ quan chức năng theo quy định;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan phát hiện và khắc phục kịp thời những hạn chế, vướng mắc phát sinh trong quá trình in, phát hành giấy tờ, sổ hộ tịch thuộc thẩm quyền.

1.3. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

Bảo đảm đăng tải đầy đủ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp 40 mẫu giấy tờ, 07 loại sổ hộ tịch để các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuận tiện trong việc truy cập khi có yêu cầu cũng như để chủ động in, phát hành phục vụ công tác đăng ký hộ tịch của các cơ quan hộ tịch. Tạo Điều kiện thuận tiện để các cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể tự truy cập để in và sử dụng miễn phí các giấy tờ hộ tịch đen trắng, không có hoa văn.

1.4. Trách nhiệm của Thanh tra Bộ Tư pháp

Giúp Lãnh đạo Bộ Tư pháp kiểm tra, thanh tra các cơ quan đăng ký hộ tịch, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, công tác in, phát hành các loại sổ, giấy tờ hộ tịch.

2. Trách nhiệm của Ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

2.1. Bố trí đủ kinh phí cho việc in, phát hành sổ hộ tịch thuộc thẩm quyền, kinh phí mua 02 giấy tờ hộ tịch, 03 loại sổ hộ tịch. Đối với những địa phương chưa có Điều kiện sử dụng Internet thì bố trí kinh phí để in các giấy tờ hộ tịch đen trắng, không có hoa văn, đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng giấy tờ hộ tịch của địa phương;

2.2. Chỉ đạo Sở Tư pháp rà soát và nắm rõ tình hình sử dụng internet trong phạm vi địa phương. Đối với những địa phương đã có Điều kiện sử dụng internet, thì hướng dẫn chung Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã trong địa phương cách thức truy cập mạng internet để in và sử dụng các giấy tờ hộ tịch đen trắng, không có hoa văn; đối với những địa phương chưa có Điều kiện sử dụng internet, thì Sở Tư pháp chủ động tổ chức in, phát hành các mẫu giấy tờ hộ tịch này, đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng giấy tờ hộ tịch trong địa phương.

3. Trách nhiệm của các Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

3.1. Dự báo kịp thời nhu cầu sử dụng (02 mẫu giấy tờ hộ tịch và 03 loại sổ hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp) của các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương gửi Nhà xuất bản Tư pháp; bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ yêu cầu sử dụng giấy tờ, sổ hộ tịch của các cơ quan đăng ký hộ tịch trong địa phương;

3.2. Bảo đảm sử dụng đúng Mục đích Khoản kinh phí được cấp cho việc in, mua sổ, giấy tờ hộ tịch để cấp phát cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trong địa phương; hướng dẫn thống nhất việc cấp miễn phí (không thu tiền) cho người dân các giấy tờ hộ tịch, kể cả các việc hộ tịch có thu lệ phí (lệ phí bao gồm tiền mua giấy tờ hộ tịch);

3.3. Bảo đảm thanh toán kịp thời tiền mua giấy tờ, sổ hộ tịch thuộc thẩm quyền in và phát hành của Bộ Tư pháp với Nhà xuất bản Tư pháp;

3.4. Kiểm tra việc phát hành, sử dụng sổ, giấy tờ hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trong địa phương; kịp thời giải quyết vướng mắc và uốn nắn những thiếu sót (nếu có) trong quá trình thực hiện;

3.5. Chịu trách nhiệm về việc sử dụng giấy tờ, sổ hộ tịch được in, phát hành không đúng quy định của Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

5. Thời gian thực hiện

Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, Bộ Tư pháp thực hiện in và phát hành 02 giấy tờ hộ tịch in màu, hoa văn (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn) và 03 sổ hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử) theo mẫu thiết kế quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Các cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thống nhất sử dụng giấy tờ, sổ hộ tịch mới (thay thế các giấy tờ và sổ hộ tịch hiện hành). Trên cơ sở nhu cầu đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đăng ký mua giấy tờ, sổ hộ tịch với Nhà xuất bản Tư pháp, Bộ Tư pháp./.