Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 10577:2014 Mã số mã vạch vật phẩm-Mã toàn cầu phân định hàng gửi (GSIN) và hàng kí gửi (GINC)-Yêu cầu kỹ thuật

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 10577:2014

MÃ SỐ MÃ VẠCH VẬT PHẨM – MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH HÀNG GỬI (GSIN) VÀ HÀNG KÍ GỬI (GINC) – YÊU CẦU KĨ THUẬT

Article numbering and barcoding – Global Shipment Identification Number (GSIN) and Global Identification Number for Consignment (GINC) – Specifications

Lời nói đầu

TCVN 10577:2014 được biên soạn trên cơ sở tham khảo Quy định kĩ thuật chung của tổ chức mã số mã vạch quốc tế (GS1 General Specification).

TCVN 10577:2014 do Tiểu Ban kĩ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/JTC1/SC31 Thu thập dữ liệu tự động biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

Ngành công nghiệp vận tải và logistic liên quan đến sự vận chuyển hàng thông qua việc sử dụng nhiều mô hình vận tải như đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đường biển và một loạt các bên như người gửi, người nhận hàng, hãng chuyển phát hàng hóa và hãng vận tải cũng như các cơ quan chính quyền như hải quan và bên có thẩm quyền ở cảng. Sự kết hợp các kênh, các bên về logistic nhằm đơn giản hóa việc phân định tài sản, hàng gửi thông qua việc sử dụng các mã số phân định của GS1, thông qua việc chia sẻ thông tin giữa hãng vận tải và các nhà cung cấp dịch vụ khác.

Mã toàn cầu phân định hàng gửi GSIN tạo thuận lợi cho việc phân định các đơn vị vận tải đã được phân nhóm và chuyển đi theo một vận đơn thương mại từ nơi xuất xứ của hàng hóa đến nơi nhận hàng. Mã GSIN đáp ứng hoàn hảo các yêu cầu về mã tham chiếu đơn nhất hàng hóa kí gửi (UCR - Unique Consignment Reference) của Tổ chức hải quan thế giới (World Customs Organization - WCO) và được sử dụng như một chuẩn chính của WCO để giúp các bên trong chuỗi cung ứng đáp ứng được yêu cầu phân định hàng hóa gửi đi. Mã GSIN đã được tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Standards Organization - ISO) chấp nhận và quy định trong tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 15459-8:2009 về Công nghệ thông tin – Mã phân định đơn nhất – Phần 8: Nhóm các đơn vị vận tải. Tiêu chuẩn này cũng đã được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia TCVN 8021-8:2013 tương ứng.

Mã toàn cầu phân định hàng hóa kí gửi GINC do hãng chuyển phát hàng hóa (hay các hãng vận tải có chức năng như hãng chuyển phát hàng hóa) ấn định để phân định mọi đơn vị logistic trong đó gồm có một món hàng hóa kí gửi sẽ được cùng chuyển đi. Mỗi đơn vị logistic được phân định bằng một mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri riêng và mã GINC được sử dụng thêm để kết nối tất cả các đơn vị này lại trong cùng một đơn ủy thác gửi hàng.

MÃ SỐ MÃ VẠCH VẬT PHẨM - MÃ TOÀN CẦU PHÂN ĐỊNH HÀNG GỬI (GSIN) VÀ HÀNG KÍ GỬI (GINC) - YÊU CẦU KĨ THUẬT

Article numbering and barcoding – Global Shipment Identification Number (GSIN) and Global Identification Number for Consignment (GINC) – Specification

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này đề cập đến hai nhóm khác nhau là hàng gửi và hàng kí gửi, được sử dụng trong ngành công nghiệp vận tải và logistic. Tiêu chuẩn này quy định việc phân định đơn nhất hai nhóm hàng này.

CHÚ THÍCH 1 Hàng gửi và hàng kí gửi là hai thuật ngữ có thể được sử dụng thay thế cho nhau trong phạm vi lĩnh vực vận tải và logistic. Tuy nhiên, để rõ ràng, khi đề cập đến việc phân định nhiều đơn vị logistic cho mục đích thương mại, hệ thống GS1 sử dụng thuật ngữ “hàng gửi”. Khi đề cập đến việc phân định nhiều đơn vị logistic cho mục đích vận tải, hệ thống GS1 sử dụng thuật ngữ “hàng hóa kí gửi”.

Phụ lục C nêu ví dụ về một mô hình áp dụng các khóa phân định của GS1 trong ngành vận tải và logistic.

2. Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau:

2.1

Hệ thống GS1 (GS1 system)

Các quy định kĩ thuật, các tiêu chuẩn và hướng dẫn do GS1 quản trị.

[TCVN 9086:2011, điều 2.93]

2.2

Mã quốc gia GS1 (GS1 prefix)

Mã số gồm hai hay nhiều chữ số, do GS1 quản trị để cấp cho các tổ chức thành viên của GS1 hoặc để làm mã số lưu chuyển hạn chế.

[TCVN 9086:2011, điều 2.91]

2.3

Mã doanh nghiệp GS1 (GS1 company prefix)

Một phần của mã số phân định thuộc hệ thống GS1 bao gồm mã quốc gia GS1, số phân định doanh nghiệp, cả hai mã này đều do tổ chức thành viên của GS1 cấp. Các tổ chức thành viên của GS1 cấp mã doanh nghiệp GS1 cho các thực thể quản trị việc cấp các mã số phân định thuộc hệ thống GS1.

VÍ DỤ Những thực thể nêu trên có thể là các công ty thương mại, các văn phòng chính phủ, các đơn vị kinh doanh trong phạm vi một tổ chức.

Các tổ chức thành viên của GS1 tự thiết lập chuẩn cứ để xét tư cách được cấp Mã doanh nghiệp GS1.

[TCVN 9086:2011, điều 2.75]

2.4

Mã số toàn cầu phân định thương phẩm (GTIN - global trade item number)

Khóa phân định của GS1 được dùng để phân định thương phẩm. GTIN bao gồm mã doanh nghiệp GS1, số phân định vật phẩm và số kiểm tra.

[TCVN 9086:2011, điều 2.70]

2.5

Đơn vị logistic (logistic unit)

Vật phẩm tổ hợp bất kì được thiết lập để vận chuyển và/ hoặc lưu kho cần được quản lý suốt chuỗi cung ứng. Đơn vị hậu cần được phân định bằng mã côngtenơ vận chuyển theo xêri SSCC (Serial shipping container code).

[TCVN 9086:2011, điều 2.124]

2.6

Mã côngtenơ vận chuyển theo xêri SSCC (Serial shipping container code)

Khóa phân định của GS1 để phân định các đơn vị logistic. SSCC gồm một con số mở rộng, mã doanh nghiệp GS1, số tham chiếu theo xê-ri và số kiểm tra.

[TCVN 9086:2011, điều 2.158]

2.7

Lập nhóm các đơn vị vận tải (grouping of transport items)

Nhiều đơn vị vật phẩm tạo thành một chuyến hàng gửi riêng từ người gửi hàng và được xem là một nhóm riêng phù hợp với các yêu cầu của hải quan và phù hợp với các yêu cầu của việc gửi hàng khác.

2.8

Hàng gửi (Shipment)

Nhóm các đơn vị logistic và vận tải được bên bán (bên gửi) hàng tập hợp lại và phân định theo một giấy báo vận tải hàng hóa và/ hoặc vận đơn tới một khách hàng (bên nhận).

[TCVN 9086:2011, điều 2.160]

2.9

Mã toàn cầu phân định hàng gửi (Global Shipment Identification Number - GSIN)

Khóa phân định của GS1 được dùng để phân định một nhóm hợp lý các đơn vị logistic hay các đơn vị vận chuyển được bên gửi hàng hóa (bên bán) tập hợp lại để gửi đi từ bên gửi đến bên nhận (bên mua) có tham chiếu giấy báo vận tải hàng hóa và/ hoặc vận đơn BOL (bill of lading). Mã GSIN bao gồm mã doanh nghiệp GS1, số tham chiếu nhà xuất khẩu và số kiểm tra.

[TCVN 9086:2011, điều 2.68]

2.10

Hàng kí gửi (Consignment)

Một nhóm các đơn vị logistic hoặc các đơn vị vận chuyển được tập hợp lại bởi nhà chuyển tiếp hàng hoặc nhà vận tải, được vận chuyển đi theo vận đơn.

[TCVN 9086:2011, điều 2.25]

2.11

Mã toàn cầu phân định hàng kí gửi (Global Identification Number for Consignment – GINC)

Khóa phân định của GS1 được dùng để phân định một nhóm hợp lý các đơn vị logistic hay các đơn vị vận chuyển được tập hợp lại để vận chuyển theo vận đơn. Mã GINC bao gồm mã doanh nghiệp GS1 và số phân định vận chuyển của bên chuyển hay bên chở hàng.

[TCVN 9086:2011, điều 2.63]

2.12

Mã tham chiếu đơn nhất hàng kí gửi UCR (Unique Consignment Reference)

Mã tham chiếu do tổ chức hải quan thế giới WCO thiết lập cho các chuyến hàng gửi xuyên biên giới, được ấn định vào giai đoạn sớm nhất có thể trong chuỗi cung cấp hàng kí gửi và được các cơ quan quản trị hải quan sử dụng làm khóa truy cập dữ liệu cho mục đích đánh giá, theo vết hàng kí gửi, hợp nhất và hài hòa thông tin.

2.13

Phương pháp kí hiệu GS1-128 (GS1-128 symbology)

Bộ con của mã 128, được sử dụng riêng cho các kết cấu dữ liệu của hệ thống GS1. [TCVN 9086:2011, điều 2.95]

2.14

Số phân định ứng dụng GS1 (GS1 AI – GS1 application identifier)

Trường gồm hai hay nhiều con số đứng ở đầu chuỗi yếu tố, định rõ một cách đơn nhất định dạng và ý nghĩa của chuỗi đó.

[TCVN 9086:2011, điều 2.71]

2.15

Bên chuyển hàng (Freight forwarder, forwarder, forwarding agent)

Bên thu xếp việc chở hàng, bao gồm các dịch vụ kèm theo và/ hoặc các thủ tục đi kèm, nhân danh bên gửi hoặc nhận hàng.

[TCVN 9086:2011, điều 2.56]

CHÚ THÍCH 1 Bên chuyển hàng hợp đồng với nhà vận tải để vận chuyển hàng. Hãng chuyển phát hàng hóa không vận chuyển hàng hóa nhưng hành động như một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng.

2.16

Người/ vật mang (carrier)

Bên cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa hay một cơ cấu điện tử hoặc vật lý có mang dữ liệu.

[TCVN 9086:2011, điều 2.18]

2.17

Bên nhận và bên gửi (Consignee/ recipient and Consignor/sender)

Bên nhận là bên mà hàng gửi sẽ được chuyển đến. Bên gửi là bên chuyển vật phẩm đến bên nhận thông qua dịch vụ chuyển phát.

2.18

Nhà cung cấp dịch vụ logistic (LSP-Logistics Service Providers/ 3PL-third-party logistics provider) Hãng cung cấp cho khách hàng các phần dịch vụ về logistic hoặc tất cả chức năng quản lý chuỗi cung ứng của họ.

CHÚ THÍCH 2 Nhà cung cấp dịch vụ logistic thường chuyên môn hóa vào hoạt động hợp nhất, lưu kho và dịch vụ vận tải – các hoạt động này có thể so sánh được với nhau và tùy biến theo yêu cầu của khách hàng dựa vào điều kiện thị trường, nhu cầu, yêu cầu về dịch vụ chuyển phát sản phẩm và nguyên vật liệu.

3 Yêu cầu chung

3.1 Thẩm quyền cấp mã

3.1.1 Mỗi tổ chức khi đã được cấp mã doanh nghiệp GS1 đều có thể tự lập mã GINC để phân định hàng hóa kí gửi hoặc mã GSIN để phân định hàng gửi thuộc phạm vi quản lý của mình.

3.1.2 Mã GINC được ấn định cho hàng kí gửi bởi hãng chuyển phát hàng hóa hoặc nhà vận tải (có chức năng như hãng chuyển phát hàng hóa) hoặc bên gửi hàng (chỉ khi đã có thỏa thuận trước của hãng chuyển phát hàng hóa).

3.1.3 Mã GSIN được ấn định cho hàng gửi bởi bên gửi hàng hóa làm chủ mã doanh nghiệp GS1.

3.2 Nguyên tắc cấp mã GINC

3.2.1 Mã GINC được sử dụng để phân định một nhóm hợp lý các đơn vị logistic. Các đơn vị logistic này đã được tập hợp lại và đã được gửi đến hãng chuyển phát hàng hóa để cùng được vận chuyển đi theo hợp đồng vận chuyển.

3.2.2 Mỗi đơn vị hàng hóa kí gửi chỉ được ấn định một GINC, mã này tồn tại suốt vòng đời của hàng hóa kí gửi hoặc các đơn vị vận tải đã được ấn định GINC.

3.2.3 Không được cấp lại mã GINC trong vòng 01 năm kể từ ngày ấn định GINC. Tuy nhiên, căn cứ vào sự điều chỉnh hiện hành hoặc các yêu cầu đặc thù của tổ chức công nghiệp mà giai đoạn này có thể được kéo dài.

3.3 Nguyên tắc cấp mã GSIN

3.3.1 Mã GSIN được sử dụng để phân định một nhóm các đơn vị logistic được gửi từ nhà cung cấp đến khách hàng và có liên quan đến đơn đặt hàng.

3.3.2 Mỗi đơn vị hàng gửi chỉ được ấn định một mã GSIN, mã này tồn tại suốt vòng đời của một nhóm các đơn vị logistic hoặc các đơn vị vận tải đã được ấn định GSIN.

3.3.3 Không được cấp lại mã GSIN trong vòng 10 năm kể từ ngày ấn định GSIN theo quy định của WCO đối với hàng hóa lưu thông quốc tế. Đối với hàng hóa lưu thông trong phạm vi một nước (vận chuyển nội địa), có thể cấp lại GSIN sau khi hết vòng đời của hàng 4 năm.

3.4 Nguyên tắc sử dụng mã GINC

3.4.1 Hàng kí gửi có thể gồm một hoặc nhiều đơn vị logistic. Mỗi đơn vị logistic phải được phân định bằng một mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC riêng. Mã GINC được sử dụng thêm để liên kết tất cả các đơn vị logistic này lại trong cùng một đơn vị hàng hóa kí gửi.

VÍ DỤ Khi đọc mã GINC, một thông điệp sẽ được phát ra và phản ánh đơn vị thương mại này phải đi cùng tất cả các đơn vị thương mại khác có cùng mã GINC.

3.4.2 Mã GINC thường xuất hiện làm thuộc tính cho mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC để phân định đơn nhất từng đơn vị logistic. Có thể kết hợp cùng vận đơn của hãng buôn (HWB - House Way Bill) làm yếu tố tham chiếu hàng kí gửi.

3.4.3 Mã GINC có thể được tất cả các bên sử dụng làm tham chiếu thông tin trong chuỗi vận chuyển.

VÍ DỤ Trong các gói tin về trao đổi dữ liệu điện tử, mã GINC có thể được sử dụng làm tham chiếu đến hàng hóa kí gửi và/ hoặc danh mục hàng chuyên chở của hãng chuyển phát hàng hóa.

3.5 Nguyên tắc sử dụng mã GSIN

3.5.1 Hàng gửi có thể gồm một hoặc nhiều đơn vị logistic. Mỗi đơn vị logistic phải được phân định bằng một mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC riêng. Hàng gửi được xác định như một giao dịch thương mại. Mã GSIN sẽ trở thành số phân định bổ sung, tạo thuận lợi cho các bên liên quan phân định tất cả các hàng kí gửi khác nhau là một phần của cùng một món hàng gửi đã biết.

VÍ DỤ Khi đọc mã số hàng gửi, một thông điệp sẽ được phát ra và phản ánh đơn vị thương mại này phải đi cùng tất cả các đơn vị thương mại khác có cùng mã số phân định hàng gửi.

3.5.2 Mã GSIN có thể được tất cả các bên sử dụng làm tham chiếu thông tin trong chuỗi vận chuyển.

VÍ DỤ Trong các gói tin về trao đổi dữ liệu điện tử, mã GSIN có thể được sử dụng làm tham chiếu đến hàng gửi và/ hoặc danh mục hàng chuyên chở của bên gửi.

3.5.3 Mã GSIN phải giữ nguyên không thay đổi suốt quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến hãng chuyển phát hàng hóa đến người nhận (khách hàng).

3.6 Yêu cầu về việc chọn mã vạch thể hiện

3.6.1 Mã vạch được dùng để mã hóa mã GINC và mã GSIN là GS1-128.

3.6.2 Để tạo thuận lợi cho việc quét mã vạch, phải in mã vạch GS1-128 theo kích thước X trong khoảng 0,25 mm (0,00984 in.) và 1,016 mm (0,040in.) và có chiều cao tối thiểu 13mm (0,5 in.) như được quy định trong TCVN 6755.

4 Yêu cầu kĩ thuật

4.1 Kết cấu vùng dữ liệu của mã toàn cầu phân định hàng hóa kí gửi GINC trong máy vi tính

4.1.1 Mã GINC bao gồm mã doanh nghiệp GS1 và mã tham chiếu hàng hóa kí gửi. Cấu trúc của mã GINC được nêu trong Hình 1.

trong đó:

N thể hiện một con số.

X thể hiện các kí tự chữ, số và kí tự đặc biệt như quy định trong Phụ lục A.

Mã doanh nghiệp GS1 là dãy số do GS1 quốc gia cấp cho hãng chuyển phát hàng hóa, đảm bảo tính đơn nhất trên phạm vi toàn cầu của mã GINC.

Mã tham chiếu hàng hóa kí gửi là dãy kí tự được người chủ mã doanh nghiệp GS1 ấn định để phân định đơn nhất mỗi hàng hóa kí gửi.

Tổng chiều dài của mã doanh nghiệp GS1 và mã tham chiếu hàng hóa kí gửi không quá 30 kí tự.

Hình 1 – Cấu trúc của mã GINC

4.1.2 Khi sử dụng, mã GINC thường đứng sau số phân định ứng dụng AI (401), cấu trúc số phân định ứng dụng AI được quy định trong TCVN 6754. Đặt sau số phân định ứng dụng AI (401), kết cấu vùng dữ liệu của mã GINC trong máy vi tính được tạo thành từ mã doanh nghiệp GS1 của hãng chuyển phát hàng hóa và mã tham chiếu hàng hóa kí gửi. Kết cấu vùng dữ liệu AI (401) của mã GINC được nêu trong Hình 2.

trong đó: AI (401) chỉ ra trường dữ liệu chứa mã GINC.

Hình 2 – Kết cấu vùng dữ liệu AI (401) của mã GINC

4.1.3 Khi biểu thị vùng dữ liệu AI (401) của GINC trong phần diễn giải không đọc được bằng mắt thường trên nhãn mã vạch, phải sử dụng tiêu đề dữ liệu: GINC.

4.2 Kết cấu vùng dữ liệu của mã toàn cầu phân định hàng gửi GSIN trong máy vi tính

4.2.1 Mã GSIN bao gồm mã doanh nghiệp GS1 và số tham chiếu hàng gửi. Cấu trúc của mã GSIN được nêu trong Hình 3.

trong đó:

N thể hiện một con số.

Mã doanh nghiệp GS1 là dãy số do GS1 quốc gia cấp cho bên gửi hàng, đảm bảo tính đơn nhất trên phạm vi toàn cầu của mã GSIN.

Số tham chiếu hàng gửi là dãy số được người chủ mã doanh nghiệp GS1 ấn định theo thứ tự tăng dần để phân định đơn nhất hàng trên tàu.

Số kiểm tra là chữ số thứ 17 được tính từ 16 chữ số đứng trước theo thuật toán thống nhất như các bước nêu ở Phụ lục B.

Hình 3 – Cấu trúc của mã GSIN

4.2.2 Khi sử dụng, mã GSIN thường đứng sau số phân định ứng dụng AI (402), cấu trúc số phân định ứng dụng AI được quy định trong TCVN 6754. Đặt sau số phân định ứng dụng AI (402), kết cấu vùng dữ liệu của mã GSIN trong máy vi tính được tạo thành từ mã doanh nghiệp GS1 của bên gửi hàng và số tham chiếu hàng gửi. Kết cấu vùng dữ liệu AI (402) của mã GSIN được nêu trong Hình 4.

trong đó: AI (402) chỉ ra trường dữ liệu chứa mã GSIN.

Hình 4 – Kết cấu vùng dữ liệu AI (402) của mã GSIN

4.2.3 Khi biểu thị vùng dữ liệu AI (402) của GSIN trong phần diễn giải không đọc được bằng mắt thường trên nhãn mã vạch, phải sử dụng tiêu đề dữ liệu: GSIN.

Phụ lục A

(quy định)

Bộ kí tự mã hóa theo ISO/IEC 646

Phụ lục B

(quy định)

Cách tính số kiểm tra tiêu chuẩn cho các cấu trúc dữ liệu của GS1

Thuật toán này là thống nhất cho tất cả các cấu trúc dữ liệu của GS1 có chiều dài số ký tự cố định cần có chữ số kiểm tra.

Ví dụ cách tính số kiểm tra cho trường gồm 18 ký tự

Phụ lục C

(tham khảo)

Mô hình áp dụng các khóa phân định của GS1 trong ngành vận tải và logistic

Trong ngành vận tải và logistic thường có nhiều bên tham gia (hãng vận tải hàng hóa, bên gửi, bên nhận, hải quan. v.v...) và mỗi bên đều có địa điểm hoạt động cụ thể. Đối tượng cần quản lý của ngành này thường là tài sản (phương tiện thu xếp, vận chuyển hàng hóa), đơn vị logistic và hàng hóa.

Để tạo thuận lợi cho việc phân định, quản lý và đảm bảo tính minh bạch của các đối tượng trong chuỗi vận tải và logistic, mô hình này khuyến nghị sử dụng các khóa phân định GS1 sau:

- Mã toàn cầu phân định địa điểm GLN - Global Location Number (xem TCVN 7199): để phân định các địa điểm mang tính vật chất (như nhà kho) và các thực thể pháp nhân (như bên giao hàng);

- Mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng GRAI - Global Returnable Asset Identifier (xem TCVN 7639) để phân định tài sản có thể quay vòng: thực thể thuộc sở hữu của một công ty và được dùng để vận chuyển hay lưu giữ hàng (như thiết bị bao gói hay vận chuyển có giá trị và có thể quay vòng như két bia, bình gas, palet v.v...);

- Mã toàn cầu phân định tài sản riêng GIAI - Global Individual Asset Identifier (xem TCVN 7639) để phân định tài sản riêng: thực thể thuộc một phần trong bản kiểm kê hàng hóa của một công ty (như máy vi tính, v.v...);

- Mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC – Serial Shipping Contener Code (xem TCVN 7200) để phân định các đơn vị Logistic: vật phẩm có cấu trúc bất kì được thiết lập để vận chuyển và/ hoặc lưu kho, cần được quản lý suốt chuỗi cung ứng (như pallet, hòm, v.v...);

- Mã toàn cầu phân định thương phẩm GTIN - Global Trade Item Number (xem TCVN 6384; 6512, 6939) để phân định thương phẩm;

- Mã toàn cầu phân định hàng gửi GSIN và mã toàn cầu phân định hàng kí gửi GINC để phân định các nhóm hàng được thiết lập cho mục đích vận tải và logistic cụ thể trong hình 5.

Hình 5 – Mô hình điển hình về việc áp dụng các khóa phân định GS1 trong ngành vận tải và logistic

C.1 Hướng dẫn áp dụng mã toàn cầu phân định hàng gửi GSIN

C.1.1 Hàng gửi thể hiện việc vận chuyển hàng trọn gói giữa nhà cung cấp và khách hàng. Hàng gửi là nhóm hợp lý một hay nhiều đơn vị logistic, mỗi đơn vị được phân định bằng một mã SSCC riêng, mã này đi cùng giấy báo vận tải hàng hóa và/ hoặc vận đơn.

C.1.2 Nhà buôn chở hàng bằng tầu sẽ chọn một hoặc nhiều đơn vị logistic để vận chuyển đến người nhận. Mã GSIN được ấn định cho nhóm các đơn vị logistic này để phân định chúng như một món hàng gửi nhằm:

- Phân định và trao đổi việc chuyển hàng đến người mua;

- Chỉ dẫn cho nhà kho và nhà cung cấp dịch vụ vận tải bên thứ ba các hướng dẫn về xử lý bằng tay và về việc vận chuyển;

- Có tác dụng như mã đơn nhất tham chiếu hàng kí gửi UCR trong các giao dịch quốc tế, phục vụ quá trình xuất nhập khẩu.

C.1.3 Tất cả các bên liên quan trong chuỗi vận tải có thể sử dụng mã GSIN làm khóa lấy lại dữ liệu liên quan đến các nhóm sau:

- Người nhận hoặc người mua – kiểm tra xác nhận liệu việc chuyển hàng có được trao đổi trong giấy báo vận tải hàng hóa phù hợp với đơn đặt hàng đã biết hay không.

- Nhà vận tải – xử lý vật phẩm theo hướng dẫn về xử lý bằng tay.

- Các cơ quan có thẩm quyền của ngành hải quan – lấy lại các tờ khai hải quan phù hợp cho hàng xuất hay nhập khẩu.

C.1.4 Mã GSIN là số tham chiếu trong nhiều gói tin điện tử chứa thông tin giao dịch cho tất cả các bên liên quan trong chuỗi vận tải. Vì vậy, tính đơn nhất và nhất quán của mã này là cốt yếu. Mã GSIN còn đáp ứng hoàn hảo các yêu cầu của mã đơn nhất tham chiếu hàng kí gửi UCR. Kết quả là, các cơ quan có thẩm quyền của ngành hải quan yêu cầu duy trì tính đơn nhất của mã GSIN tối thiểu trong vòng 10 năm.

C.1.5 Vì một món hàng gửi xác định được liên kết với giao dịch thương mại nên mã GSIN phải giữ nguyên không thay đổi suốt quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến nhà buôn chở hàng bằng tầu đến người nhận (khách hàng). Theo cách này, mã GSIN sẽ liên kết đơn đặt hàng và giấy báo vận tải hàng hóa. Nếu không thể đáp ứng đơn đặt hàng trong một món hàng gửi riêng mà cần một vài lần vận chuyển, thì phải phân định mỗi lần vận chuyển bằng một mã GSIN khác nhau.

C.2. Hướng dẫn áp dụng mã toàn cầu phân định hàng kí gửi GINC

C.2.1 Cấp hàng kí gửi được áp dụng khi các món hàng gửi được vận chuyển đi cùng nhau theo từng phần chuyến đi của chúng, theo một hợp đồng vận tải riêng biệt.

VÍ DỤ Hàng kí gửi là một tập hợp nhiều món hàng gửi được chuyển đến hãng chuyển phát hàng hóa để côngtenơ hóa và gửi qua đại dương. Trong những trường hợp như vậy, hàng kí gửi chỉ áp dụng cho chuyến đi đường biển, không có điểm đến cuối cho từng món hàng gửi (Xem phần C.3.2 Hàng gửi hợp nhất để có thêm thông tin về các ví dụ liên quan đến việc hợp nhất hàng gửi). Việc hợp nhất tương tự được sử dụng trong hoạt động đường bộ và đường ray với các trung tâm nơi mà hàng gửi được hợp nhất và tháo dỡ.

C.2.2 Ứng dụng của mã GINC và mã GSIN được thể hiện trong hình 6.

Hình 6 – Ứng dụng của mã GINC và mã GSIN

C.3 Các trường hợp cụ thể

C.3.1 Hàng gửi cơ bản

C.3.1.1 Gửi và nhận hàng hiệu quả: Có 3 palet được vận chuyển như một món hàng gửi riêng từ nhà sản xuất đến khách hàng. Mỗi palet được phân định bằng một mã SSCC riêng. Nhãn GS1 phải được gán vào hai mặt liền kề của palet để đảm bảo có thể trông thấy được nhãn. Hình 7 nêu ví dụ về nhãn GS1.

Hình 7 – Nhãn hàng hóa với mã GTIN và mã SSCC

CHÚ THÍCH 4 Trong giấy báo vận tải hàng hóa do nhà sản xuất gửi đến khách hàng có chứa (các) mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC và có liên quan đến thông tin về thương phẩm. Việc này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình nhận hàng hiệu quả.

C.3.1.2 Quản lý vận tải: Hướng dẫn vận tải do nhà sản xuất gửi đến nhà vận tải có chứa mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri SSCC và thông tin bổ sung như trọng lượng và dung lượng để đảm bảo lập kế hoạch thích hợp. Bên vận tải thu thập palet và quét mã SSCC để đảm bảo việc bốc đúng palet.

C.3.1.3 Quản lý tài sản: Nhà cho thuê palet cung cấp palet và áp dụng mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng (GRAI). Trước khi chất hàng, nhà sản xuất sẽ đăng kí số lượng palet mà nhà vận tải đã thuê. Trước khi phân phối hàng, nhà vận tải có thể đăng kí số lượng palet chuyển đi và số lượng palet trống thu về. Tùy vào quy định của nhà cho thuê palet mà sự di chuyển của loại tài sản này có thể cần được ghi lại.

C.3.2 Hàng gửi được hợp nhất (chuyển phát hàng)

Hình 8 – Tổ hợp các palet thành hàng gửi

C.3.2.1 Hai nhà sản xuất cùng có sản phẩm sẽ được vận chuyển đến khách hàng tại một thành phố ở nước ngoài. Mỗi nhà sản xuất sẽ chuẩn bị các sản phẩm này để tạo thành hàng gửi thông qua cách tổ hợp bốn palet thuần nhất. Một mã SSCC đơn nhất sẽ được cấp cho mỗi palet. Hình 8 minh họa trường hợp này.

C.3.2.2 Vì cả bốn palet (đơn vị logistic) sẽ được chuyển đến cùng một nơi nhận nên nhà sản xuất sẽ ấn định một mã GSIN cho nhóm hàng này và trao đổi nhóm hàng gồm các món hàng gửi trên 4 palet. Mỗi palet sẽ được phân định bằng một mã SSCC và mỗi món hàng gửi sẽ được phân định bằng một mã GSIN. Bên gửi sẽ hướng dẫn nhà vận tải gửi hàng đã được phân định bằng GSIN đến bên nhận riêng biệt. Bên vận tải thu thập các hàng này lại cùng với hàng từ các bên gửi khác và bắt đầu quá trình tối ưu hóa. Quá trình này cân nhắc loại hàng sẽ được vận tải đi, thời gian chuyển theo yêu cầu, mô hình vận tải theo yêu cầu và chi phí vận tải. Kết quả là một kế hoạch để vận tải các món hàng gửi này theo cách hiệu quả nhất có thể, căn cứ vào tất cả các yêu cầu mà người gửi đã đặt ra.

C.3.2.3 Hãng chuyển phát hàng hóa sẽ chuyển đi một côngtenơ và sẽ ấn định một mã GINC riêng cho tất cả các món hàng gửi trong côngtenơ - liên kết mã GINC với mã toàn cầu phân định tài sản riêng GIAI của côngtenơ đó.

C.3.2.4 Côngtenơ được gửi đến cảng dự định. Người xử lý nguyên vật liệu tại cảng có thể sử dụng mã toàn cầu phân định tài sản riêng GIAI để định vị côngtenơ chứa các món hàng gửi nhằm tạo thuận lợi cho quá trình chất dỡ hàng.

C.3.2.5 Hãng chuyển phát hàng hóa hướng dẫn cho bên cung cấp dịch vụ logistic thu thập côngtenơ tại cảng dự định (được phân định bằng mã toàn cầu phân định địa điểm) và chuyển hàng gửi (GSIN) đến các địa điểm của khách hàng (GLN). Côngtenơ trống cần được chuyển đến địa điểm xác định (GLN) hoặc lại mang các món hàng gửi mới (GSIN).

C.3.2.6 Mỗi món hàng gửi, đã được phân định bằng mã GSIN (chứa nhiều mã SSCC), sẽ được chuyển tới mỗi điểm đích cuối cùng.

Hình 9 - Khóa phân định GS1 cho hàng gửi được hợp nhất

C.3.2.7 Gửi và nhận: Mỗi palet được phân định bằng một SSCC riêng.

C.3.2.8 Quản lý vận tải: Mỗi món hàng gửi gồm nhiều palet cần được vận chuyển đi cùng nhau sẽ có một GSIN.

C.3.2.9 Quản lý tài sản: Các côngtenơ do hãng chuyển phát hàng hóa cung cấp được phân định bằng mã toàn cầu phân định tài sản riêng GIAI. Các palet do nhà cho thuê palet cung cấp được phân định bằng mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng và có thể được dùng cho các mục đích báo cáo.

C.4 Hàng gửi dạng bưu kiện

C.4.1 Gửi và nhận: Mỗi bưu kiện riêng được phân định bằng một SSCC và có một nhãn.

C.4.2 Quản lý vận tải: Không nên áp dụng GSIN vì về phía nhà buôn chở hàng bằng tàu không có việc tạo nhóm hàng gửi. Có thể sử dụng GINC cho một phần chuyến đi để tạo thuận lợi cho việc hợp nhất bưu kiện.

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. TCVN 6384 Mã số mã vạch vật phẩm – Mã UPC-A – Yêu cầu kĩ thuật;

2. TCVN 6512 Mã số mã vạch vật phẩm – Mã số đơn vị thương mại – Yêu cầu kĩ thuật;

3. TCVN 6939 Mã số vật phẩm – Mã số thương phẩm toàn cầu 13 chữ số – Quy định kĩ thuật;

4. TCVN 6754 Mã số mã vạch vật phẩm – Số phân định ứng dụng GS1;

5. TCVN 6755 Mã số mã vạch vật phẩm – Mã vạch EAN.UCC 128 – Quy định kĩ thuật;

6. TCVN 7199 Phân định và thu thập dữ liệu tự động – Mã số địa điểm toàn cầu GS1 – Yêu cầu kĩ thuật;

7. TCVN 7200 Mã số mã vạch vật phẩm – Mã côngtenơ vận chuyển theo xê-ri (SSCC) – Quy định kĩ thuật;

8. TCVN 7639 Mã toàn cầu phân định tài sản (GRAI, GIAI) – Yêu cầu kĩ thuật;

9. Tài liệu quy định kĩ thuật chung của GS1.

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Lời giới thiệu

1 Phạm vi áp dụng

2 Thuật ngữ và định nghĩa

3 Yêu cầu chung

4 Yêu cầu kĩ thuật

Phụ lục A (quy định) - Bộ kí tự mã hóa theo ISO/IEC 646

Phụ lục B (quy định) - Cách tính số kiểm tra tiêu chuẩn cho các cấu trúc dữ liệu của GS1

Phụ lục C (tham khảo) - Mô hình áp dụng các khóa phân định GS1 trong ngành vận tải và logistic

Tài liệu tham khảo