Quyết định 7689/QĐ-KBNN 2023 về quy trình kiểm soát, thanh toán chi phí quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công qua hệ thống Kho bạc Nhà nước

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình kiểm soát, thanh toán chi phí quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công qua hệ thống Kho bạc Nhà nước”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Vụ trưởng Vụ Kiểm soát chi, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước, Giám đốc Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Giám đốc Kho bạc Nhà nước huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy trình này quy định về việc kiểm soát, thanh toán trong nội bộ hệ thống KBNN đối với chi phí quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công qua hệ thống Kho bạc Nhà nước theo quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 của Chính phủ quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công và Thông tư số 108/2021/TT-BTC ngày 08/12/2021 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, sử dụng các khoản thu từ hoạt động tư vấn, quản lý dự án của các chủ đầu tư, ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy trình này áp dụng cho các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; KBNN huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây viết tắt là Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch) và công chức được phân công nhiệm vụ liên quan đến công tác kiểm soát chi phí quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công qua hệ thống Kho bạc Nhà nước, bao gồm:

- Lãnh đạo và công chức các đơn vị thuộc KBNN;

- Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước tỉnh, Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước huyện;

- Lãnh đạo phòng Kiểm soát chi, Kế toán trưởng/ủy quyền Kế toán trưởng (đối với KBNN huyện) gọi chung là Lãnh đạo phòng;

- Giao dịch viên.

Điều 3. Giải thích từ ngữ và viết tắt

1. BQLDA: Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực;

2. CĐT: Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng một dự án;

3. Chủ dự án: người sử dụng dự án được quy định tại Nghị định số 114/2021/NĐ-CP ngày 16/12/2021 của Chính phủ về quản lý và sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài;

4. GDV: Giao dịch viên;

5. KBNN: Kho bạc Nhà nước;

6. KHV: Kế hoạch vốn;

7. KLHT: Khối lượng hoàn thành;

8. NSNN: Ngân sách nhà nước;

9. QLDA: Quản lý dự án;

10. TKTG: Tài khoản tiền gửi;

11. XDCB: Xây dựng cơ bản;

12. Nghị định số 99/2021/NĐ-CP: Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 của Chính phủ quy định về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công;

13. Nghị định số 60/2021/NĐ-CP: Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21/6/2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập;

14. Nghị định số 11/2020/NĐ-CP: Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước;

15. Thông tư số 62/2020/TT-BTC: Thông tư số 62/2020/TT-BTC ngày 22/6/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước;

16. Thông tư số 108/2021/TT-BTC: Thông tư số 108/2021/TT-BTC ngày 08/12/2021 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, sử dụng các khoản thu từ hoạt động tư vấn, quản lý dự án của các chủ đầu tư, ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công;

17. Thông tư số 18/2020/TT-BTC: Thông tư số 18/2020/TT-BTC ngày 31/3/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước;

18. Thông tư số 56/2022/TT-BTC: Thông tư số 56/2022/TT-BTC ngày 16 tháng 9 năm 2022 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập; xử lý tài sản, tài chính khi tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập;

19. Quyết định số 890/QĐ-KBNN: Quyết định số 890/QĐ-KBNN ngày 02/3/2022 của Kho bạc Nhà nước về việc ban hành quy trình kiểm soát, thanh toán dự án sử dụng vốn đầu tư công qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.

Điều 4. Mở tài khoản

1. CĐT, BQLDA mở tài khoản dự toán để tiếp nhận vốn đầu tư công phân bổ cho dự án, trong đó bao gồm chi phí quản lý dự án.

2. Đối với các khoản thu, chi từ hoạt động quản lý dự án của dự án đầu tư công được giao quản lý: CĐT, BQLDA trực tiếp quản lý nhiều dự án mở tài khoản tiền gửi chi phí quản lý dự án tại Kho bạc Nhà nước nơi thuận tiện giao dịch để quản lý.

Đối với nguồn thu từ hoạt động tư vấn, quản lý dự án cho dự án khác và các nguồn thu khác không thuộc dự án được giao quản lý: BQLDA mở tài khoản tiền gửi khác của Ban quản lý dự án tại Kho bạc Nhà nước hoặc mở tài khoản tại ngân hàng thương mại để quản lý theo quy định cụ thể đối với từng nguồn thu.

3. Thủ tục mở tài khoản tại KBNN thực hiện theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 11/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 18/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Điều 5. Nguyên tắc kiểm soát chi phí quản lý dự án

1. Thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP.

2. Hồ sơ, thủ tục kiểm soát chi phí quản lý dự án thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ; việc kiểm soát thanh toán thực hiện theo quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 108/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và quy định của pháp luật có liên quan.

3. GDV thực hiện tiếp nhận chính thức hồ sơ hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho Chủ đầu tư, Ban QLDA không muộn hơn tám giờ làm việc kể từ khi hệ thống dịch vụ công trực tuyến KBNN ghi nhận hồ sơ đã gửi đến KBNN tiếp nhận theo đúng quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Quá trình tiếp nhận, kiểm soát, xử lý hồ sơ chứng từ của Chủ đầu tư, Ban QLDA tại KBNN phải bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện, đúng quy định. Việc hướng dẫn và yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu có) chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

4. Quy trình quản lý thông tin dự án; quản lý kế hoạch vốn; quản lý thông tin hạng mục, tiết mục; kiểm soát yêu cầu thanh toán vốn trong nước và vốn nước ngoài giải ngân theo cơ chế tài chính trong nước; quy trình kiểm soát xác nhận vốn ngoài nước; quy trình nộp trả kinh phí; quy trình điều chỉnh số liệu đối với chi phí quản lý dự án trên Chương trình quản lý các dự án đầu tư trong hệ thống KBNN, thực hiện theo Quyết định số 1408/QĐ-KBNN ngày 30/3/2022 của Kho bạc Nhà nước ban hành kèm theo quy trình nghiệp vụ quản lý, kiểm soát các dự án đầu tư công trên chương trình quản lý các dự án đầu tư trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

Điều 6. Thời hạn tạm ứng, thanh toán vốn hằng năm

1. Về thời hạn tạm ứng vốn. Chi phí quản lý dự án thuộc vốn kế hoạch hằng năm của dự án được tạm ứng đến hết ngày 31 tháng 12 năm kế hoạch.

2. Về thời hạn thanh toán khối lượng hoàn thành.

Chi phí quản lý dự án thuộc vốn kế hoạch hằng năm của dự án được thanh toán cho khối lượng hoàn thành đã nghiệm thu đến hết ngày 31 tháng 12 năm kế hoạch, thời hạn thanh toán khối lượng hoàn thành đến hết ngày 31 tháng 01 năm sau năm kế hoạch (trong đó có thanh toán để thu hồi vốn tạm ứng).

Chương II QUY ĐỊNH CHI TIẾT

Điều 7. Nguyên tắc tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào tài khoản tiền gửi

- Việc tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG được thực hiện trên cơ sở dự án đã được giao kế hoạch vốn đầu tư công hằng năm, dự toán chi phí quản lý dự án năm được duyệt theo quy định của pháp luật hoặc định mức chi phí được cấp thẩm quyền phê duyệt (trường hợp không lập dự toán chi phí quản lý dự án), đề nghị của Chủ đầu tư, Ban QLDA và trong thời hạn thanh toán vốn của dự án. KBNN căn cứ nguyên tắc, quy định nêu trên để thực hiện tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG của CĐT, BQLDA mở tại KBNN.

- Kinh phí QLDA được tạm ứng, chuyển vào TKTG không được vượt dự toán chi phí QLDA đã được chủ đầu tư hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt hằng năm và kế hoạch vốn hằng năm của dự án.

- Việc tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG chỉ áp dụng đối với vốn đầu tư công (nguồn vốn trong nước) hoặc nguồn vốn ngoài nước của dự án (được sử dụng thanh toán chi phí QLDA theo thỏa thuận quy định trong Hiệp định) đã được chuyển vào TKTG của chủ dự án mở tại KBNN.

- Trường hợp, CĐT, BQLDA (kể cả trường hợp CĐT, BQLDA được giao quản lý từ 02 dự án trở lên) nếu có đủ hồ sơ, chứng từ chi phí quản lý dự án phù hợp với dự toán chi phí QLDA đã được phê duyệt và đã xác định được nội dung chi của dự án, KBNN nơi giao dịch thực hiện kiểm soát thanh toán chi phí QLDA trực tiếp từ tài khoản dự toán của dự án (theo quy định tại Khoản 5 Điều 10 và Khoản 2 Điều 11 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 của Chính phủ), không thực hiện tạm ứng để trích chuyển kinh phí QLDA vào TKTG.

- Trong thời gian chỉnh lý quyết toán, không thực hiện việc tạm ứng để chuyển kinh phí QLDA vào TKTG.

Điều 8. Hồ sơ kiểm soát, thanh toán

Hồ sơ pháp lý và hồ sơ tạm ứng, thanh toán được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP ngày 11/11/2021 của Chính phủ. Cụ thể:

1. Hồ sơ pháp lý (gửi một lần vào đầu năm hoặc khi có phát sinh, điều chỉnh, bổ sung)

- Kế hoạch đầu tư công hằng năm của cấp có thẩm quyền giao;

- Văn bản phê duyệt dự toán thu, chi quản lý dự án năm (trừ trường hợp không yêu cầu phải lập dự toán hằng năm); dự toán và văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền (trường hợp tự thực hiện);

- Quyết định giao quyền tự chủ tài chính của cấp có thẩm quyền (đối với đơn vị được giao quyền tự chủ tài chính mà chưa quy định trong quyết định thành lập đơn vị); Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị;

- Quyết định thành lập ban quản lý dự án hoặc văn bản quy định về tổ chức biên chế ban quản lý dự án của cấp có thẩm quyền hoặc văn bản phê duyệt chi tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu (đối với các công việc phải thực hiện thông qua ký kết hợp đồng); Phụ lục bổ sung hợp đồng trong trường hợp thay đổi các nội dung của hợp đồng (nếu có).

2. Hồ sơ kiểm soát tạm ứng để trích chuyển kinh phí quản lý dự án từ tài khoản dự toán vào tài khoản tiền gửi

Ngoài hồ sơ pháp lý gửi theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Quy trình này, khi dự án được giao kế hoạch vốn năm, để thực hiện trích chuyển kinh phí QLDA vào TKTG của CĐT, BQLDA; Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ, tài liệu do CĐT, BQLDA gửi đến, gồm các hồ sơ theo mẫu biểu quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, cụ thể như sau:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu 04.a/TT);

- Chứng từ chuyển tiền (Mẫu 05/TT).

Trong đó, ghi rõ nội dung kinh phí và số tiền từng nội dung được trích vào TKTG, là chi phí QLDA hay chi phí tư vấn do CĐT, BQLDA được phép tự thực hiện của từng dự án;

Trường hợp CĐT, BQLDA quản lý nhiều dự án và dự án đầu tư được thanh toán trên nhiều tỉnh thì KBNN nơi giao dịch đề nghị CĐT, BQLDA gửi hồ sơ, tài liệu nói trên đến KBNN nơi giao dịch để KBNN nơi giao dịch thực hiện tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG của CĐT, BQLDA.

Trường hợp khi có bảng phân bổ chi phí quản lý dự án hoặc quyết toán dự án hoàn thành đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, khi CĐT, Ban QLDA gửi hồ sơ đến KBNN nơi giao dịch để thực hiện kiểm soát thanh toán, KBNN thực hiện kiểm soát chi từ tài khoản dự toán mà không thực hiện tạm ứng.

3. Hồ sơ kiểm soát tạm ứng, thanh toán chi phí QLDA từ TKTG

Ngoài hồ sơ pháp lý gửi đến KBNN làm căn cứ kiểm soát, thanh toán theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Quy trình này, Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán do CĐT, BQLDA gửi đến KBNN theo mẫu biểu quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, bao gồm:

a) Hồ sơ tạm ứng từ tài khoản tiền gửi:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT);

- Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT);

b) Hồ sơ thanh toán từ tài khoản tiền gửi:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT);

- Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT);

- Giấy đề nghị thu hồi vốn (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT) (nếu có);

- Bảng kê giá trị khối lượng công việc hoàn thành, có chữ ký và đóng dấu của chủ đầu tư. Chủ đầu tư không phải gửi chứng từ chi, hóa đơn mua sắm đến cơ quan kiểm soát, thanh toán và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng và giá trị đề nghị thanh toán theo dự toán được duyệt.

- Tùy theo nội dung chi mà CĐT, BQLDA gửi đến KBNN hồ sơ, chứng từ theo quy định của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước đối với hồ sơ kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên của ngân sách nhà nước từ tài khoản dự toán của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có).

c) Hồ sơ thu hồi tạm ứng từ tài khoản tiền gửi về tài khoản dự toán

- Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT);

- Giấy đề nghị thu hồi vốn (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT);

- Bảng phân bổ chi phí quản lý dự án đề nghị thanh toán hoàn tạm ứng chi phí quản lý dự án (Mẫu số 11/QLDA) đối với trường hợp ban quản lý dự án, chủ đầu tư trực tiếp quản lý nhiều dự án; định kỳ hằng quý hoặc 06 tháng và hết năm kế hoạch, chủ đầu tư phân bổ chi phí quản lý dự án (khối lượng công việc hoàn thành theo dự toán) cho từng dự án.

- Tùy theo nội dung chi mà CĐT, BQLDA gửi đến KBNN hồ sơ, chứng từ theo quy định của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước đối với hồ sơ kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên của ngân sách nhà nước từ tài khoản dự toán của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có).

4. Hồ sơ kiểm soát thanh toán chi phí Ban QLDA đối với trường hợp thanh toán từ tài khoản dự toán

Áp dụng đối với các CĐT, BQLDA được giao quản lý 01 dự án. Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ, tài liệu do CĐT, BQLDA gửi đến theo mẫu biểu quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, như sau:

a) Hồ sơ tạm ứng

Ngoài hồ sơ pháp lý gửi lần đầu theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Quy trình này, bao gồm cả hồ sơ điều chỉnh, bổ sung (nếu có), Giao dịch viên nhận hồ sơ do CĐT, BQLDA gửi đến theo mẫu biểu quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, như sau:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu 04.a/TT);

- Chứng từ chuyển tiền (Mẫu 05/TT).

Tùy theo nội dung tạm ứng, CĐT, BQLDA gửi KBNN hồ sơ, chứng từ theo quy định của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước đối với hồ sơ kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên của ngân sách nhà nước từ tài khoản dự toán của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có).

b) Hồ sơ thanh toán

- Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu 04.a/TT);

- Giấy đề nghị thu hồi vốn (đối với trường hợp thu hồi vốn tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT);

- Chứng từ chuyển tiền (Mẫu 05/TT);

- Bảng kê giá trị khối lượng công việc hoàn thành, có chữ ký và đóng dấu của chủ đầu tư, theo quy định tại điểm c, Khoản 5, Điều 10 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ.

Ngoài ra, tùy theo nội dung chi mà CĐT, BQLDA còn gửi đến KBNN hồ sơ, chứng từ theo quy định của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước đối với hồ sơ kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên của ngân sách nhà nước từ tài khoản dự toán của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có).

Lưu ý: Trường hợp trong 01 lần đề nghị thanh toán có nhiều khoản chi phí khác nhau thì liệt kê chi tiết các khoản trên Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu 04.a/TT).

5. Hồ sơ kiểm soát, thanh toán chi phí tư vấn do Chủ đầu tư, BQLDA được phép tự thực hiện

Trường hợp CĐT, BQLDA được phép tự thực hiện một số công việc tư vấn (ghi trong quyết định phê duyệt dự án, quyết định thành lập BQLDA, hoặc có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện công việc tư vấn).

Hồ sơ thanh toán theo mẫu biểu quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, gồm:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT);

- Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT);

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu số 03.a/TT), Bảng kê chứng từ thanh toán (chủ đầu tư lập và chịu trách nhiệm) theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 9 Nghị định số 99/2021/NĐ-CP.

- Dự toán chi phí QLDA được duyệt (nếu đã tổng hợp chi phí tư vấn vào dự toán chi phí QLDA).

6. Hồ sơ kiểm soát, thanh toán chi phí QLDA đối với trường hợp CĐT, BQLDA không đủ điều kiện thực hiện, CĐT, BQLDA được thuê tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực theo quy định thực hiện một phần công việc QLDA

Hồ sơ kiểm soát thanh toán như đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng trong hoạt động xây dựng theo quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ và Quyết định số 890/QĐ-KBNN ngày 02/3/2022 của Kho bạc Nhà nước và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi (nếu có).

Điều 9. Nội dung, trình tự kiểm soát, thanh toán chi phí BQLDA

1. Nội dung kiểm soát

- Nội dung kiểm tra, đối chiếu: Giao dịch viên thực hiện kiểm soát sự đầy đủ, tính logic, tính hợp pháp, hợp lệ theo quy định của hồ sơ pháp lý, hồ sơ tạm ứng, hồ sơ thanh toán. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu, hoặc chưa đảm bảo tính pháp lý, GDV yêu cầu chủ đầu tư gửi bổ sung, hoàn chỉnh 01 lần, không yêu cầu bổ sung nhiều lần.

- Nội dung kiểm tra hồ sơ:

GDV thực hiện kiểm tra nguyên tắc tạm ứng, mức vốn đề nghị tạm ứng, có phù hợp với quy định, đối chiếu số vốn đề nghị thanh toán không vượt số dư kế hoạch vốn trên văn bản giao kế hoạch vốn của cấp có thẩm quyền và hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (hệ thống TABMIS), kiểm tra điều kiện tạm ứng, thanh toán trong hợp đồng và kiểm tra dự toán được duyệt (đối với trường hợp chỉ định thầu).

+ Kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ thanh toán (bao gồm việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký đối với trường hợp gửi hồ sơ trực tiếp tại KBNN), phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, mục lục ngân sách, đầy đủ và thống nhất các chỉ tiêu ghi trên các hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán.

+ Kiểm tra nhiệm vụ, dự án đã được giao kế hoạch vốn năm theo quyết định của cấp có thẩm quyền (bao gồm: theo nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn) và phù hợp với dự toán đã được phân bổ trên hệ thống TABMIS theo quy định.

Ngoài ra, cần kiểm tra, nắm vững các thông tin ghi trên văn bản giao kế hoạch vốn của cấp có thẩm quyền. Trường hợp phát hiện văn bản giao kế hoạch vốn của cấp có thẩm quyền chưa đúng mẫu quy định, hoặc còn thiếu thông tin, Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch được phép từ chối, không nhận hồ sơ và có văn bản yêu cầu Chủ đầu tư báo cáo cấp có thẩm quyền để điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định của pháp luật.

+ Đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với giá hợp đồng, các điều kiện tạm ứng, thanh toán trong hợp đồng và theo dự toán được duyệt (đối với trường hợp chỉ định thầu).

- Lưu ý đối với một số nội dung kiểm soát chi. Cụ thể:

(1) Đối với chi lương, phụ cấp theo lương: Giao dịch viên cần phải kiểm tra kỹ các chỉ tiêu như:

- Đối với các khoản chi lương và phụ cấp theo lương; tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, tiền phụ cấp và trợ cấp khác của viên chức, lao động hợp đồng, KBNN căn cứ Giấy đề nghị thanh toán vốn, Chứng từ chuyển tiền – Mẫu 05/TT, văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt và Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng theo mẫu số 09 ban hành kèm theo Phụ lục II Nghị định số 11/2020/NĐ-CP để kiểm soát, thanh toán cho đơn vị, đảm bảo:

- Không vượt dự toán được cấp có thẩm quyền giao;

- Kiểm tra, đối chiếu về mặt số học tại Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng, đảm bảo khớp đúng tổng số tiền với Giấy rút vốn đã được thủ trưởng đơn vị ký duyệt;

- Ngoài ra, KBNN thực hiện kiểm soát các chỉ tiêu trên Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng như sau:

+ Đối với cột Tổng số (cột số 4): KBNN kiểm soát tổng số tiền thực nhận của đối tượng thụ hưởng sau khi đã trích trừ các khoản phải khấu trừ vào lương. Đối với các khoản phải khấu trừ vào lương, đơn vị sử dụng ngân sách chịu trách nhiệm trích trừ theo đúng quy định và được thể hiện đầy đủ trên Giấy đề nghị thanh toán vốn, Chứng từ chuyển tiền – Mẫu 05/TT.

+ Đối với lương và các khoản phụ cấp theo lương (cột số 5): KBNN kiểm soát đảm bảo phù hợp với tổng số biên chế được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

+ Tổng số tiền được hưởng của từng người phải phù hợp, khớp đúng với tổng số tiền do đơn vị đề nghị thanh toán (ghi tại cột tổng số của bảng lương và ghi trên Chứng từ chuyển tiền – Mẫu 05/TT), không vượt quỹ lương của đơn vị.

- Đối với BQLDA chuyên ngành, BQLDA khu vực: tùy theo mức độ tự chủ của các Ban quản lý dự án để thực hiện chi thu nhập tăng thêm theo quy định tại Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21/6/2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập và các văn bản hướng dẫn.

(2) Đối với các khoản chi bằng tiền mặt phải đảm bảo theo đúng đối tượng được chi bằng tiền mặt và theo đúng nguyên tắc quản lý và nội dung chi tiền mặt theo quy định tại Thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước; Thông tư số 136/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính.

2. Trình tự các bước công việc và thời gian kiểm soát thanh toán

- GDV thực hiện tiếp nhận hồ sơ CĐT, BQLDA gửi đến trực tiếp tại KBNN hoặc gửi trực tuyến qua hệ thống Dịch vụ công.

- Trình tự các bước công việc và thời gian kiểm soát thanh toán thực hiện theo quy định tại Điều 6, Điều 7 Quyết định số 890/QĐ-KBNN và Quyết định số 1408/QĐ-KBNN của Tổng Giám đốc KBNN.

- Đối với trường hợp chi từ TKTG thì chứng từ sẽ đi từ hệ thống Dịch vụ công qua hệ thống TABMIS để thanh toán cho đối tượng thụ hưởng.

Điều 10. Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu

- KBNN nơi giao dịch tổ chức thực hiện sắp xếp, lưu trữ hồ sơ dự án, hồ sơ kiểm soát, thanh toán chi phí quản lý dự án, theo nguyên tắc: Đối với hồ sơ, tài liệu trích chuyển chi phí quản lý dự án từ tài khoản dự toán sang tài khoản tiền gửi, KBNN nơi giao dịch tự quyết định việc lưu trữ đối với hồ sơ này nhằm tạo thuận lợi, chủ động cho công tác theo dõi, kiểm soát, thanh toán, thu hồi chi phí quản lý dự án và công tác kiểm soát, thanh toán của toàn bộ dự án.

- Hồ sơ kiểm soát, thanh toán chi phí BQLDA lưu cùng với hồ sơ kiểm soát, thanh toán của dự án đầu tư, bao gồm cả Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký, các Mẫu biểu thực hiện trong quá trình tiếp nhận và trả kết quả ban hành kèm theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ do GDV lập (nếu có); hồ sơ pháp lý của dự án (kể cả bổ sung, điều chỉnh nếu có); hồ sơ tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; hồ sơ thanh toán khi dự án, công trình hoàn thành được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán;

- Việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ thực hiện theo quy định tại Quyết định số 858/QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành hệ thống TABMIS và Quyết định số 3519/QĐ-KBNN ngày 30/6/2020 của Tổng Giám đốc KBNN ban hành Quy trình xử lý, luân chuyển hồ sơ, chứng từ các khoản chi NSNN tại Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh; Quyết định số 2899/QĐ-KBNN ngày 15/6/2018 của Tổng Giám đốc KBNN ban hành quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước cấp huyện không có tổ chức phòng.

Điều 11. Xử lý cuối năm

1. Kết thúc niên độ ngân sách hằng năm, KBNN nơi giao dịch chịu trách nhiệm đối chiếu và xác nhận với chủ đầu tư, Ban QLDA kinh phí đã thanh toán trong năm, kinh phí còn dư theo dự toán theo Bảng đối chiếu dự toán và tình hình sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước, bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước (nếu có) tương ứng theo Mẫu số 20a, 20c, 20e, 20f và 19 ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Dự toán thu, chi QLDA được phê duyệt năm nào thì được sử dụng để thanh toán trong niên độ ngân sách năm đó. Việc lập và phê duyệt dự toán thu, chi quản lý dự án được thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, các văn bản hướng dẫn Luật Ngân sách nhà nước và quy định tại Điều 3 Thông tư số 108/2021/TT-BTC.

3. Việc chuyển nguồn kinh phí còn dư sang năm sau và việc trích lập các quỹ của CĐT, BQLDA thực hiện theo quy định của Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn Luật Ngân sách nhà nước; quy định tại Nghị định số 60/2021/NĐ-CP của Chính phủ; Thông tư số 56/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính; Thông tư số 108/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và văn bản hướng dẫn hằng năm của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước.

Chương III TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN

Điều 12. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân có liên quan

Các đơn vị và cá nhân tham gia quy trình có trách nhiệm thực hiện đúng quy định của Quy trình này; cụ thể:

1. Trách nhiệm của Giao dịch viên

- Thực hiện kiểm soát hồ sơ, chứng từ chi phí quản lý dự án đảm bảo theo đúng quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 108/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, KBNN, quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy trình này.

- Hạch toán kế toán chi phí quản lý dự án theo đúng quy định của chế độ kế toán NSNN và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, KBNN.

- Kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng theo đúng mẫu đã đăng ký với KBNN (đối với trường hợp giao dịch trực tiếp).

- Sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, Giao dịch viên thông báo kết quả cho đơn vị trong trường hợp số vốn chấp nhận thanh toán chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho đơn vị và thực hiện báo Nợ, báo Có cho đơn vị (trường hợp giao dịch qua Hệ thống Dịch vụ công).

- Chịu trách nhiệm đối chiếu số liệu của dự án/đơn vị được giao quản lý với đơn vị giao dịch và phòng nghiệp vụ liên quan. Thực hiện điều chỉnh sai lầm (nếu có) đối với các tài khoản, nghiệp vụ trong phạm vi quản lý.

- Giao dịch viên chịu trách nhiệm kiểm soát hồ sơ, tài liệu và các nội dung khác khi thực hiện thanh toán bằng hình thức Dịch vụ công trực tuyến như đối với trường hợp giao dịch trực tiếp.

- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định.

2. Trách nhiệm của Lãnh đạo phòng

- Lãnh đạo phòng được phân công phụ trách chịu trách nhiệm chung về việc kiểm soát chi phí quản lý dự án thuộc thẩm quyền, đảm bảo việc kiểm soát chi chặt chẽ, kịp thời, đúng quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 108/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy trình này.

- Lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm về việc kiểm soát, đối chiếu con dấu đóng trên chứng từ (nếu có), chữ ký của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng theo đúng chức danh trên chứng từ thanh toán và đăng ký với Kho bạc Nhà nước do Giao dịch viên trình (đối với trường hợp giao dịch trực tiếp), Giao dịch viên trình Lãnh đạo phòng hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản theo quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP của Chính phủ và thực hiện kiểm soát kiểm mẫu, đối chữ ký của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng theo quy định tại Thông tư số 18/2020/TT-BTC ngày 31/3/2020 của Bộ Tài chính, Công văn số 3546/KBNN-KTNN ngày 01/7/2020 của KBNN; chịu trách nhiệm kiểm soát chi thuộc thẩm quyền, đảm bảo việc kiểm soát chi đúng quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy trình này.

- Lãnh đạo phòng thực hiện báo Nợ, báo Có cho đơn vị (trường hợp giao dịch qua Hệ thống Dịch vụ công).

- Chỉ đạo công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công tác đối chiếu số liệu đảm bảo theo đúng quy định.

3. Trách nhiệm của Lãnh đạo KBNN tỉnh, KBNN huyện

Lãnh đạo KBNN tỉnh, KBNN huyện được phân công phụ trách chịu trách nhiệm toàn diện về việc kiểm soát chi phí quản lý dự án thuộc thẩm quyền và phạm vi, nhiệm vụ kiểm soát chi được giao phụ trách, đảm bảo việc kiểm soát chi chặt chẽ, kịp thời, đúng quy định tại Nghị định số 99/2021/NĐ-CP của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy trình này.

Điều 13. Trách nhiệm của các đơn vị KBNN

1. Thủ trưởng các đơn vị Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm tổ chức nghiên cứu, phổ biến, quán triệt và chỉ đạo thực hiện đầy đủ các nội dung của Quy trình này.

2. Quản lý, tổ chức phân công công chức làm công tác kiểm soát chi đảm bảo đúng quy định và phù hợp với thực tiễn của đơn vị.

3. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy trình này tại các đơn vị thuộc và trực thuộc.

Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký.

2. Các đơn vị liên quan thuộc KBNN, Giám đốc KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Giám đốc KBNN huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy trình này.

3. Trong quá trình thực hiện, trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dẫn chiếu tại Quy trình này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có) thì được áp dụng theo các văn bản mới ban hành.

4. Trường hợp có khó khăn, vướng mắc trong triển khai thực hiện, đề nghị các đơn vị KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phản ánh kịp thời về KBNN (Vụ Kiểm soát chi) để phối hợp, nghiên cứu giải quyết hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.