Quyết định 1913/2005/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng
- Thuộc tính
- Nội dung
- VB gốc
- Tiếng Anh
- Hiệu lực
- VB liên quan
- Lược đồ
- Nội dung MIX
- Tổng hợp lại tất cả các quy định pháp luật còn hiệu lực áp dụng từ văn bản gốc và các văn bản sửa đổi, bổ sung, đính chính…
- Khách hàng chỉ cần xem Nội dung MIX, có thể nắm bắt toàn bộ quy định pháp luật hiện hành còn áp dụng, cho dù văn bản gốc đã qua nhiều lần chỉnh sửa, bổ sung.
- Tải về
Đây là tiện ích dành cho thành viên đăng ký phần mềm.
Quý khách vui lòng Đăng nhập tài khoản LuatVietnam và đăng ký sử dụng Phần mềm tra cứu văn bản.
thuộc tính Quyết định 1913/2005/QĐ-NHNN
Cơ quan ban hành: | Ngân hàng Nhà nước Việt Nam | Số công báo: Số công báo là mã số ấn phẩm được đăng chính thức trên ấn phẩm thông tin của Nhà nước. Mã số này do Chính phủ thống nhất quản lý. | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Số công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
Số hiệu: | 1913/2005/QĐ-NHNN | Ngày đăng công báo: | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Ngày đăng công báo. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! |
Loại văn bản: | Quyết định | Người ký: | Vũ Thị Liên |
Ngày ban hành: Ngày ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua hoặc ký ban hành. | 30/12/2005 | Ngày hết hiệu lực: Ngày hết hiệu lực là ngày, tháng, năm văn bản chính thức không còn hiệu lực (áp dụng). | Đang cập nhật |
Áp dụng: Ngày áp dụng là ngày, tháng, năm văn bản chính thức có hiệu lực (áp dụng). | Tình trạng hiệu lực: Cho biết trạng thái hiệu lực của văn bản đang tra cứu: Chưa áp dụng, Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Hết hiệu lực 1 phần; Đã sửa đổi, Đính chính hay Không còn phù hợp,... | Đã biết Vui lòng đăng nhập tài khoản gói Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao để xem Tình trạng hiệu lực. Nếu chưa có tài khoản Quý khách đăng ký tại đây! | |
Lĩnh vực: | Tài chính-Ngân hàng |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Nội dung tóm tắt đang được cập nhật, Quý khách vui lòng quay lại sau!
tải Quyết định 1913/2005/QĐ-NHNN
Nếu chưa có tài khoản, vui lòng Đăng ký tại đây!
QUYẾT
ĐỊNH
CỦA
THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
SỐ 1913/2005/QĐ-NHNN
NGÀY 30 THÁNG 12 NĂM 2005 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ
ĐỘ LƯU TRỮ
TÀI LIỆU KẾ TOÁN TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG
THỐNG
ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
Căn cứ Luật
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/997/QH10 ngày
12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một
số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước
Việt Nam số l0/2003/QH11 ngày 17/6/2003;
Căn cứ Luật Các Tổ
chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Các Tổ chức tín dụng số
20/2004/QH11 ngày 15/6/2003;
Căn cứ Luật
Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/200;
Căn cứ Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày
04/4/2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc
hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam;
Căn cứ Nghị
định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân
hàng Nhà nước;
Căn cứ Nghị
định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính
phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Kế toán áp
dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
Căn cứ Nghị
định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính
phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Kế toán áp
dụng trong hoạt động kinh doanh;
Xét đề nghị
của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1.
Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ
lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng".
Điều
2.
Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể
từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết
định số 63/QĐ-NH2 ngày 22/3/1997 của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về
bảo quản chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà
nước.
Điều
3.
Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài
chính, Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng
Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi
nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,
Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng
Giám đốc (Giám đốc) Tổ chức tín dụng,
Văn phòng đại diện của tổ chức tín
dụng nước ngoài, tổ chức không phải là
tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
TM. Thống
đốc
Phó Thống
đốc
Vũ Thị
Liên
CHẾ
ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN
ngày 30 tháng 12 năm 2005 của Thống đốc Ngân hàng
Nhà nước)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
Chế độ này quy định việc lưu
trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng. Tài liệu
kế toán theo Chế độ này là các tài liệu phản
ánh tình hình tài sản và các mặt hoạt động kinh
tế, tài chính của mỗi Ngân hàng từ Hội sở
chính đến các chi nhánh và là công cụ để kiểm
tra, giám sát và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính
của mỗi ngân hàng, từng hệ thống ngân hàng, bao
gồm:
1. Chứng từ kế toán
3. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị
4. Tài
liệu kế toán khác có liên quan đến kế toán ngoài
các tài liệu quy định ở khoản 1, 2, 3
Điều này, bao gồm: các loại hợp đồng,
các tài liệu liên quan đến kinh phí, vốn, quỹ; tài
liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế
đối với Nhà nước; tài liệu liên quan
đến kiểm.kê và đánh giá tài sản; các tài liệu
liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; các tài
liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia,
tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động,
chuyển đổi hình thức sở hữu; biên bản
tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên
quan đến kế toán.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Đối tượng áp dụng Chế độ này
bao gồm:
2. Các Tổ chức tín dụng được phép
hoạt động tại Việt Nam;
4. Các tổ chức không phải là Tổ chức tín
dụng có hoạt động ngân hàng; (sau đây gọi
tắt là Ngân hàng).
Điều
3. Tài liệu kế toán
được thể hiện dưới dạng dữ
liệu điện tử
Các tài liệu kế toán quy định tại
Điều 2 nếu được thể hiện
dưới dạng dữ liệu điện tử
được ghi chép trên vật mang tin như băng
từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán
phải được phân loại và sắp xếp theo quy
định tại Điều 6 của Quy định này.
Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế
toán thể hiện dưới dạng dữ liệu
điện tử phải thực hiện đúng các quy
định hiện hành của nhà nước và của
ngành về bảo quản, lưu trữ dữ liệu
điện tử.
Điều
4. Tổ chức lưu trữ tài liệu
kế toán
Tài liệu kế toán được lưu trữ
phải là bản chính hoặc bản sao chụp theo quy
định tại Điều 16 Chế độ này và
phải được bảo quản đầy
đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu
trữ. Người đại diện theo pháp luật của
Ngân hàng phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo
quản, lưu trữ tài liệu kế toán đảm
bảo sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp
của tài liệu kế toán.
Chương
II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều
5. Thời hạn lưu trữ tài
liệu kế toán
1.
Loại lưu trữ tối thiểu 5 năm.
2. Loại lưu trữ tối thiểu 10 năm.
3. Loại lưu
trữ vĩnh viễn.
Điều
6. Phân loại tài liệu kế
toán
Tài liệu kế toán sau khi sử dụng phải
được chuyển giao toàn bộ cho người làm
kế toán phụ trách làm thủ tục bảo quản tài
liệu kế toán. Khi nhận tài liệu, người
phụ trách làm thủ tục bảo quản tài liệu
kế toán phải kiểm soát lại các tài liệu kế
toán và đảm bảo tập hợp đầy
đủ tài liệu kế toán và tiến hành phân loại
tài liệu kế toán theo thời hạn lưu trữ:
1. Loại lưu
trữ tối thiểu 5 năm, bao gồm:
a) Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều
hành thường xuyên của Ngân hàng không sử dụng
trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo
cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm
tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như
phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán
của phòng kế toán.
b) Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý,
điều hành và chứng từ kế toán khác không
trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài
chính.
2. Loại lưu trữ tối thiểu 10 năm, bao
gồm:
a) Chứng từ kế toán sử dụng trực
tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài
chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các
sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng
hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm của Ngân hàng, báo
cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế
toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi
sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo
kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.
b) Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài
sản cố định.
c) Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán
năm và tài liệu kế toán về Báo cáo quyết toán
vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban
quản lý dự án, đơn vị chủ đầu
tư (không thuộc dự án nhóm A).
d) Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập,
chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi
hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt
hoạt động, phá sản Ngân hàng.
đ) Tài liệu kế toán khác của Ngân hàng sử
dụng trong một số trường hợp mà pháp
luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm
thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
e) Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính
của cơ quan Kiểm toán Nhà nước, các tổ
chức kiểm toán độc lập.
3. Loại lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
a) Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu
tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
b) Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý
nghĩa quan trọng về kinh tế, chính trị và
lịch sử liên quan lâu dài đến hoạt động
của Ngân hàng.
Việc xác định tài liệu kế toán phải
lưu trữ vĩnh viễn do Người đại
diện theo pháp luật của Ngân hàng quyết định
căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng
của tài liệu, thông tin để quyết định
cho từng trường hợp cụ thể và giao cho
bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu
trữ dưới hình thức bản gốc. Thời
hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời
hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài
liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên
hoặc được tiêu huỷ theo quyết định
của người đại diện theo pháp luật
của Ngân hàng.
4. Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu
trữ nhưng có liên quan đến các vụ kiện, tranh
chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét
xử thì không áp dụng thời hạn lưu trữ theo
Chế độ này mà áp dụng theo thời hạn quy
định của pháp luật hiện hành có liên quan
hoặc theo quyết định của người có
thẩm quyền.
Điều
7. Sắp xếp tài liệu kế
toán
1. Các tài liệu kế
toán trước khi đóng thành tập phải
được sắp xếp theo từng loại tài
liệu (chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo
tài chính,...), theo thứ tự thời gian phát sinh theo
mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp
lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
2. Riêng đối với chứng từ kế toán
phải được tập hợp đầy
đủ, kịp thời toàn bộ chứng từ phát
sinh (bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ
gốc và các phụ kiện kèm theo) và đóng thành tập
riêng "Nhật ký chứng từ" theo từng ngày phát
sinh.
Các chứng từ trước khi đóng thành tập
nhật ký phải được sắp xếp theo
loại giao dịch (các chứng từ về tiền
mặt, các chứng từ thanh toán điện tử, các
chứng từ nội bộ, các chứng từ
điều chỉnh, các chứng từ ngoại bảng,v.v...).
Với mỗi loại phải lập "Bảng kê các
chứng từ phát sinh..." đóng
kèm theo các chứng từ được sắp xếp theo
số thứ tự giao dịch trong ngày. Các chứng
từ gốc phải được đóng kèm theo
chứng từ ghi sổ.
Tập nhật ký chứng từ được
sắp xếp theo trật tự:
a. Bảng kê tổng hợp chứng từ các loại
b. Nhật ký quỹ (đóng ngay trên chứng từ
tiền mặt)
c. Bảng kê chứng từ phát sinh (loại giao
dịch) kèm các chứng từ loại đó phát sinh trong
ngày.
3. Đối với các loại tài liệu kế toán
quan trọng có thời hạn lưu trữ vĩnh
viễn có liên quan đến việc ghi sổ kế toán
được photocopy thêm một bản (kể cả tài
liệu đi kèm). Bản photocopy được đóng vào
tập nhật ký chứng từ để đảm
bảo tính liên tục theo quy định tại
Điều 7 Chế độ này. Trên bản photocopy
phải có chữ ký xác nhận sao y bản chính của
kế toán trưởng hoặc người phụ trách
kế toán (sau đây gọi tắt là kế toán
trưởng) và người phụ trách làm thủ tục
bảo quản tài liệu kế toán.
Điều
8. Đóng gói tài liệu kế toán
1. Các tài liệu kế toán sau khi đã sắp xếp
theo trật tự trên, người phụ trách làm thủ
tục bảo quản tài liệu kế toán chịu trách
nhiệm đóng tài liệu kế toán thành từng tập
chắc chắn, gọn gàng. Ngoài cùng của tập tài
liệu kế toán phải có bìa ghi rõ các nội dung chủ
yếu: tên đơn vị, tên tài liệu kế toán, ngày
phát sinh, người đóng và đánh số.
2. Chứng từ kế toán được đóng
thành tập chứng từ theo từng ngày phát sinh. Tất
cả chứng từ trong tập (bao gồm cả
Bảng kê tổng hợp chứng từ các loại,
Bảng kê chứng từ phát sinh (loại giao dịch),
chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc,v.v...)
phải được ghi số thứ tự liên tục
từ 01 trở đi. Bìa ngoài cùng của tập chứng
từ ngoài những nội dung trên phải ghi rõ tập
nhật ký chứng từ này gồm có: ...chứng từ
được đánh số từ 01 đến...
Trường
hợp số lượng chứng từ kế toán phát
sinh trong ngày nhiều thì có thể chia và đóng thành
nhiều tập nhỏ, trên bìa ngoài cùng của tập
chứng từ phải ghi rõ Tập số.../tổng
số tập trong ngày...
Trường hợp số lượng chứng
từ kế toán phát sinh hàng ngày ít thì được
đóng nhiều ngày thành một tập nhưng giữa các
ngày phải có bìa ngăn cách, trên bìa ngoài cùng của tập
chứng từ phải ghi rõ nhật ký chứng từ
từ ngày... đến
ngày...
3. Trước khi chuyển giao tài liệu kế toán
cho bộ phận lưu trữ, bộ phận kế toán
phải đóng gói các tập tài liệu thành bó (hoặc bao,
hòm, thùng) theo từng loại tài liệu, thời hạn
bảo quản. Ngoài mỗi bó (hoặc bao, hòm, thùng) tài
liệu phải ghi rõ các nội dung chủ yếu: tên
đơn vị, tên tài liệu kế toán, tổng số
tập trong bó (hoặc bao, hòm, thùng), niên độ kế
toán, số lưu trữ, thời hạn lưu trữ,
ngày hết hạn lưu trữ, người đóng gói.
Điều
9. Giao nhận tài liệu kế
toán
Việc
giao nhận tài liệu kế toán giữa bộ phận
kế toán và bộ phận lưu trữ được
thực hiện giao theo bó (hoặc bao, hòm, thùng) và phải
có biên bản giao nhận tài liệu kế toán lưu
trữ. Biên bản phải ghi chi tiết theo từng
nội dung, có chữ ký của bên giao và bên nhận. Biên
bản phải được lập làm 2 bản, mỗi
bên giữ một bản.
Điều
10.
Sổ theo dõi tài liệu
kế toán lưu trữ
Tại
kho lưu trữ của Ngân hàng phải mở "Sổ
theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" để ghi
chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán của Ngân
hàng đang lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kế
toán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu:
Loại tài liệu lưu trữ, số lưu trữ, ngày
tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng khi
đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ,
ngày hết hạn lưu trữ.
Điều
11.
Nơi lưu trữ tài
liệu kế toán
1. Tài
liệu kế toán của Ngân hàng nào được lưu
trữ tại kho lưu trữ của Ngân hàng đó. Kho
lưu trữ tài liệu kế toán phải được
bố trí gần địa bàn nơi Ngân hàng đóng
trụ sở, phải có đầy đủ trang
thiết bị bảo quản và điều kiện
bảo quản, bảo đảm an toàn trong quá trình lưu
trữ theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp Ngân hàng không tổ chức
bộ phận hoặc kho lưu trữ tại Ngân hàng thì
phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực
hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ
sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy
định của pháp luật.
3. Tài liệu kế toán của Ngân hàng có vốn
đầu tư nước ngoài, chi nhánh và Văn phòng
đại diện của Ngân hàng nước ngoài hoạt
động tại Việt Nam trong thời gian hoạt
động tại Việt Nam theo Giấy phép thành lập
và hoạt động, Giấy phép mở chi nhánh, hoặc
Giấy phép mở văn phòng đại diện
được cấp (gọi chung là Giấy phép), phải
được lưu trữ tại Ngân hàng hoạt động
trên lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam. Khi Ngân hàng kết thúc hoạt
động tại Việt Nam thì tài liệu kế toán
được lưu trữ tại nơi theo quyết
định của cơ quan cấp Giấy phép.
4. Tài liệu kế toán của Ngân hàng chấm dứt
hoạt động, giải thể, phá sản bao gồm
tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm
đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu
kế toán liên quan đến việc chấm dứt
hoạt động, giải thể, phá sản
được lưu trữ tại nơi theo quyết
định của cơ quan có thẩm quyền quyết
định chấm dứt hoạt động, giải
thể, phá sản.
5. Tài liệu kế toán của Ngân hàng cổ phần
hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao
gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán
năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài
liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá,
chuyển đổi hình thức sở hữu được
lưu trữ tại Ngân hàng là chủ sở hữu
mới hoặc lưu trữ tại nơi theo
quyết
định của cơ quan có thẩm quyền quyết
định cổ phần hoá, chuyển đổi hình
thức sở hữu.
6. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán
năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của
các Ngân hàng bị chia, tách thành hai hay nhiều Ngân hàng
mới:
a) Nếu tài liệu kế toán phân chia được
cho Ngân hàng mới thì phân chia và lưu trữ tại Ngân hàng
mới;
b) Nếu tài liệu kế toán không phân chia
được thì lưu trữ tại Ngân hàng bị chia
hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo
quyết định của cơ quan có thẩm quyền
quyết định chia, tách Ngân hàng.
c) Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì
lưu trữ tại các Ngân hàng mới chia, tách.
7. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán
năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài
liệu kế toán liên quan đến sáp nhập các Ngân hàng
thì lưu trữ tại Ngân hàng nhận sáp nhập.
Điều
12.
Trách nhiệm của các bộ
phận liên quan đối với tài liệu kế toán
lưu trữ
1. Đối với
bộ phận kế toán: người làm kế toán và người phụ trách làm thủ tục bảo
quản chứng từ chịu trách nhiệm bảo
quản tài liệu kế toán đầy đủ, nguyên
vẹn, an toàn tại chỗ mình, không được cung
cấp tài liệu nếu không được sự
đồng ý của kế toán trưởng. Kế toán
trưởng chịu trách nhiệm về sự an toàn,
đầy đủ cũng như tính hợp lệ, hợp
pháp của tài liệu kế toán và tính chính xác của các
nội dung ghi trên tập, bó (hoặc bao, hòm, thùng) tài
liệu kế toán lưu trữ.
2.
Đối với bộ phận lưu trữ: có trách
nhiệm quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ
việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ,
phải chịu trách nhiệm đối với việc
tổ chức trình tự trong phòng lưu trữ do mình
quản lý. Không được phép cho bất cứ tổ
chức, cá nhân nào xem, sử dụng tài liệu kế toán
lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng
văn bản của người đại diện theo
pháp luật của Ngân hàng hoặc người được
uỷ quyền. Trường hợp có nguy cơ hoặc
phát hiện tài liệu kế toán lưu trữ bị
mất, mối mọt, hư hỏng, bộ phận
lưu trữ phải báo cáo ngay cho người đại
diện theo pháp luật của Ngân hàng để kịp
thời có biện pháp xử lý, khắc phục. Bộ
phận lưu trữ chịu trách nhiệm trước
người dại diện theo pháp luật của Ngân hàng,
trước pháp luật về sự mất mát, hư
hỏng, bị làm giả, đánh tráo, sửa đổi,
hoặc sự cố khác đối với tài liệu
kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra.
3. Đối với người đại diện
theo pháp luật của Ngân hàng: trong phạm vi quyền
hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo công tác
lưu trữ và việc ứng dụng khoa học và công
nghệ để hiện đại hoá công tác lưu
trữ, nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ và
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Người đại diện theo pháp luật của Ngân
hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật về
sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài
liệu kế toán của Ngân hàng đang lưu trữ.
Điều
13.
Khai thác, sử dụng, cung
cấp tài liệu kế toán lưu trữ
Ngân hàng
có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho
cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực
hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra,
kiểm toán theo quy định của pháp luật. Việc
cung cấp thông tin, tài liệu kế toán này do người
đại diện theo pháp luật của Ngân hàng quyết
định theo quy định của pháp luật.
Việc khai thác, sử dụng các
tài liệu kế toán lưu trữ phải được
sự đồng ý bằng văn bản của
người đại diện theo pháp luật của Ngân
hàng hoặc người được ủy quyền.
Điều
14. Niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài
liệu kế toán
1. Khi cơ quan nhà
nước có thẩm quyền quyết định niêm
phong tài liệu kế toán theo quy định của pháp
luật thì Ngân hàng và người đại diện
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực
hiện nhiệm vụ niêm phong tài liệu kế toán
phải lập "Biên bản niêm phong tài liệu kế
toán". Biên bản niêm phong tài liệu kế toán phải
ghi rõ: lý do, số lượng, chủng loại, kỳ
kế toán của tài liệu kế toán bị niêm phong.
Người đại diện theo pháp luật của Ngân
hàng và người đại diện của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền niêm phong tài liệu kế
toán phải ký tên và đóng dấu vào Biên bản niêm phong tài
liệu kế toán.
2. Trường hợp cơ quan nhà nước có
thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài
liệu kế toán thì Ngân hàng và người đại
diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
thực hiện nhiệm vụ tạm giữ, tịch thu
tài liệu kế toán phải lập "Biên bản giao
nhận tài liệu kế toán". Biên bản giao nhận
tài liệu kế toán phải ghi rõ: lý do, loại tài
liệu, số lượng từng loại tài liệu,
hiện trạng của từng loại tài liệu bị
tạm giữ hoặc bị tịch thu; nếu tạm
giữ thì ghi rõ thời gian sử dụng, thời gian
trả lại tài liệu
kế toán. Người đại diện theo pháp luật
của Ngân hàng và người đại diện của
cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ,
tịch thu tài liệu kế toán phải ký tên và đóng
dấu vào Biên bản giao nhận tài liệu kế toán,
đồng thời, phải sao chụp tài liệu kế
toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký,
đóng dấu xác nhận của người đại
diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên
tài liệu kế toán sao chụp. Đối với tài
liệu kế toán được thể hiện
dưới dạng dữ liệu điện tử thì
Ngân hàng in ra giấy và thực hiện các thủ tục quy
định đối với tài liệu kế toán
trước khi tạm giữ hoặc tịch thu.
Điều
15.
Trường hợp tài liệu
kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại
Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất
hoặc bị hủy hoại, Ngân hàng phải thành lập
Hội đồng phục hồi, xử lý tài liệu
kế toán do Người đại diện theo pháp
luật của Ngân hàng làm Chủ tịch Hội
đồng, Kế toán trưởng và đại diện bộ
phận có liên quan là thành viên. Hội đồng phải
thực hiện các công việc sau:
1. Kiểm tra, xác
định và lập biên bản về số lượng,
hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị
mất hoặc bị hủy hoại và thông báo cho tổ chức,
cá nhân có liên quan và cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền. Biên bản này phải được lưu
trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định
đối với tài liệu bị hư hỏng, bị
mất.
2. Tổ chức phục hồi lại, bảo toàn các
tài liệu kế toán bị hư hỏng có thể
phục hồi được.
3. Liên hệ với cá nhân, tổ chức có giao
dịch tài liệu, số liệu kế toán để
được sao chụp hoặc xác nhận lại tài
liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy
hoại.
4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan
đến tài sản nhưng không thể phục hồi
bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và
khoản 3 Điều này thì phải kiêm kê tài sản
để lập lại tài liệu kế toán bị
mất hoặc bị hủy hoại.
Điều
16.
Tài liệu kế toán sao
chụp
Tài liệu kế toán sao chụp phải
được chụp từ bản chính và phải có
chữ ký xác nhận của người đại
diện theo pháp luật của Ngân hàng nơi lưu bản
chính hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu
kế toán trên tài liệu sao chụp. Tài liệu kế toán
sao chụp được thực hiện theo quy
định của pháp luật trong các trường hợp
sau đây:
1. Trường hợp
nêu tại khoản 2 Điều 14, khoản 3 Điều
15 Chế độ này.
2. Trường hợp tài liệu kế toán chỉ có
một bản chính nhưng cần phải lưu trữ
cả ở 2 nơi thì một trong hai nơi
được lưu trữ bản chứng từ sao
chụp.
3. Các trường
hợp khác theo quy định của phát luật.
Điều
17.
Thời điểm tính
thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
1.
Đối với tài liệu kế toán quy định
tại khoản 1, các tiết a, b, đ khoản 2 và
khoản 3 Điều 6: được tính từ ngày
kết thúc kỳ kế toán năm.
2. Đối với tài liệu kể toán quy
định tại tiết c khoản 2 Điều 6:
được tính từ ngày Báo cáo quyết toán vốn
đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.
3. Đối với tài liệu kế toán quy
định tại tiết d, và tài liệu, hồ sơ
kiểm toán quy định tại tiết e khoản 2
Điều 6: được tính từ ngày kết thúc công
việc.
Điều
18. Thời hạn đưa tài liệu
kế toán vào lưu trữ
1. Tài
liệu kế toán của niên độ kế toán đã
kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ
kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo,
đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể
từ ngày kết thúc niên độ kế toán.
2. Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán
vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải
đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể
từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư
dự án hoàn thành được duyệt.
3. Tài liệu kế toán liên quan đến chấm
dứt hoạt động, giải thể, phá sản,
cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở
hữu, chia tách, đưa vào lưu trữ chậm
nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công
việc nói trên.
Điều
19.
Tiêu huỷ tài liệu kế
toán hết thời hạn lưu trữ
1. Tài liệu kế toán
đã hết thời hạn lưu trữ theo quy
định trừ trường hợp có quy định
khác của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì
thực hiện tiêu huỷ theo quyết định của
Người đại diện theo pháp luật của Ngân
hàng.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của Ngân hàng
nào thì Ngân hàng đó thực hiện tiêu huỷ.
3. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của
mỗi Ngân hàng để thực hiện tiêu huỷ tài
liệu kế toán bằng một trong các hình thức
như: đốt cháy hoặc cắt, xé, nghiền nhỏ,
đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu huỷ
sẽ không thể sử dụng lại được các
thông tin, số liệu trên đó.
Điều
20.
Thủ tục tiêu huỷ tài
liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ
1. Định kỳ
hàng năm, Người đại diện theo pháp luật
của Ngân hàng quyết định thành lập "Hội
đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết
thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội
đồng gồm: 01 đại diện Ban Giám đốc
Ngân hàng, Kế toán trưởng, đại diện bộ
phận kiểm soát và đại điện bộ
phận lưu trữ.
2.
Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán
phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo
từng loại tài liệu kế toán, lập "Danh
mục tài liệu kế toán tiêu huỷ", và "Biên bản
tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn
lưu trữ".
3. "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán
hết thời hạn lưu trữ" phải lập
ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán. Biên bản tiêu
huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu
trữ phải ghi rõ các nội dung chủ yếu: loại
tài liệu kế toán, số lượng đã tiêu huỷ,
thời hạn lưu trữ của mỗi loại
(từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết
luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng
tiêu hủy.
Chương
III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều
21.
Thủ trưởng các đơn vị Ngân hàng nhà
nước trong phạm vi trách nhiệm của mình tổ
chức thực hiện Chế độ này.
Chủ tịch Hội đồng quản trị,
Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín
dụng, Văn phòng đại diện của tổ
chức tín dụng nước ngoài, tổ chức không
phải là tổ chức tín dụng có hoạt động
ngân hàng chịu trách nhiệm tổ chức thực
hiện Chế độ này trong đơn vị mình.
Điều
22.
Mọi hành vi làm huỷ hoại, làm hư hỏng hoặc
mất tài liệu kế toán lưu trữ, tuỳ theo tính
chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử
phạt hành chính hoặc bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
Điều
23.
Việc sửa đổi, bổ sung Chế độ này
do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết
định.
KT. Thống
đốc
Phó thống
đốc
Vũ Thị
Liên