Chỉ thị 04/2003/CT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước về việc tăng cường công tác kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước

CHỈ THỊ

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC SỐ 04/2003/CT-NHNN
NGÀY 18 THÁNG 6 NĂM 2003 VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM TOÁN NỘI BỘ NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Trong những năm gần đây, công tác kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước đã từng bước đi vào nề nếp, ổn định và có chất lượng, tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước. Thủ trưởng các đơn vị đã nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ nên đã có sự quan tâm và tổ chức triển khai tốt hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình. Vụ Tổng kiểm soát với chức năng là đơn vị tham mưu cho Thống đốc trong lĩnh vực kiểm soát, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước đã thường xuyên chỉ đạo nghiệp vụ, kiểm soát nội bộ tại các đơn vị, chi nhánh và làm tốt công tác kiểm toán nội bộ, đảm bảo cho các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước tuân thủ đúng pháp luật, chấp hành tốt các chế độ chính sách của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước, hạn chế rủi ro thất thoát tài sản, nâng cao trách nhiệm của từng đơn vị và mỗi cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Cán bộ làm công tác kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ tại các đơn vị, chi nhánh cũng đã có nhiều nỗ lực thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, thời gian qua công tác kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước cũng đã bộc lộ một số tồn tại: Một số đơn vị còn xem nhẹ công tác tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ, dẫn đến việc chưa tuân thủ đúng quy định của pháp luật, cơ chế chính sách của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước, chưa chấp hành tốt quy chế, quy trình nghiệp vụ; Công tác kiểm tra của cán bộ cấp trên, đặc biệt là cấp trên trực tiếp đối với công việc của cấp dưới chưa đầy đủ thường xuyên; Trách nhiệm tự kiểm soát của cán bộ đối với công việc chưa cao, việc kiểm tra, kiểm soát công việc lẫn nhau của cán bộ chưa được chú trọng; Một số nghiệp vụ tiềm ẩn rủi ro cao nhưng chưa có văn bản hướng dẫn kịp thời, đầy đủ hoặc chưa thực hiện nghiêm túc các quy định về đảm bảo an toàn nên đã dẫn đến vi phạm, có khả năng xảy ra thất thoát tài sản như: vi phạm nguyên tắc bảo mật trong quản lý và sử dụng mật khẩu truy cập chương trình thanh toán chuyển tiền điện tử NHNN, chương trình tin học ứng dụng trong nghiệp vụ kho quỹ, vi phạm các quy định an toàn, chế độ ra vào kho quỹ. Tại một số đơn vị, chi nhánh, Thủ trưởng đơn vị, Giám đốc chi nhánh không quan tâm đúng mức và chưa trực tiếp chỉ đạo công tác kiểm soát nội bộ nên đã hạn chế kết quả hoạt động kiểm soát nội bộ của đơn vị.

Để kịp thời khắc phục những tồn tại trên, nâng cao chất lượng công tác kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước trong thời gian tới, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước chỉ thị:

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao tổ chức triển khai công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình đầy đủ, thường xuyên, có hiệu quả theo quy định tại Chương II, Quy chế kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước ban hành theo Quyết định 486/2003/QĐ-NHNN ngày 19/5/2003 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, cơ chế chính sách của Nhà nước, quy chế, quy trình nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước, ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra trong tất cả các mặt hoạt động tại đơn vị. Thủ trưởng đơn vị, Giám đốc chi nhánh trực tiếp phụ trách công tác kiểm soát nội bộ và chịu trách nhiệm trước Thống đốc về chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình.

2. Thủ trưởng các đơn vị, Giám đốc chi nhánh phải xây dựng môi trường tự kiểm soát đảm bảo an toàn hoạt động tại đơn vị, bao gồm: Ban hành quy chế làm việc của Ban lãnh đạo đơn vị, ủy quyền và phân cấp trách nhiệm kiểm soát nội bộ đến từng phòng ban trong đơn vị; Phân công trách nhiệm của các phòng ban và từng cá nhân trong đơn vị dựa trên nguyên tắc kiểm soát kép, đảm bảo mọi công việc đều có người thực hiện và người kiểm tra lại; Lãnh đạo từng cấp phải đánh giá mức độ rủi ro của từng nghiệp vụ để đề ra các biện pháp kiểm soát phù hợp; Phổ biến thường xuyên, kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan đến hoạt động ngân hàng, quy chế, quy trình nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước đến tất cả cán bộ trong đơn vị; Quy định chế độ thông tin báo cáo nội bộ, chế độ dân chủ và công khai tài chính trong đơn vị; Cán bộ quản lý từng cấp tại đơn vị phải thực hiện đầy đủ quy trình kiểm tra của người lãnh đạo khi xử lý công việc;

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố chỉ đạo các bộ phận chức năng của đơn vị mình tổ chức thực hiện thường xuyên, có nề nếp hoạt động tự kiểm soát trong xử lý công việc của cán bộ; Chỉnh sửa nghiêm túc, kịp thời những tồn tại, thiếu sót phát hiện qua công tác kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ; Không để xảy ra tình trạng lặp lại những thiếu sót, tồn tại đã phát hiện và kiến nghị qua kiểm soát, kiểm toán nội bộ. Giám đốc Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố quy định cụ thể thời hạn sử dụng, thay đổi chữ ký điện tử trong thanh toán điện tử liên ngân hàng.

4. Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể thời hạn thay đổi mật khẩu truy cập, mã khoá bảo mật trong thanh toán chuyển tiền điện tử nhằm nâng cao tính an toàn, bảo mật trong quản lý và sử dụng hệ thống chuyển tiền điện tử Ngân hàng Nhà nước.

5. Cục Công nghệ Tin học Ngân hàng quy định cụ thể thời hạn sử dụng mã khoá bảo mật trong thanh toán điện tử liên ngân hàng; Nghiên cứu áp dụng các giải pháp kỹ thuật để mật khẩu truy cập, mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử tự động mất hiệu lực sau một thời gian sử dụng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, buộc người có thẩm quyền cấp phải cấp lại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử, buộc người sử dụng phải thay đổi mật khẩu truy cập chương trình để đảm bảo an toàn, hạn chế rủi ro trong giao dịch kế toán, thanh toán điện tử ngân hàng.

6. Cục Phát thanh và kho quỹ có trách nhiệm thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định về đảm bảo an toàn trong hoạt động kho quỹ thường xuyên, đặc biệt là chế độ ra vào kho quỹ. Kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện quy định quản lý và sử dụng mật khẩu vận hành phần mềm tin học ứng dụng trong nghiệp vụ kho quỹ.

7. Vụ Tổng kiểm soát cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ đối với tất cả các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước nhằm đảm bảo việc tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước, của Ngân hàng Nhà nước, quản lý an toàn, hiệu quả tài sản tiền vốn, tài chính tại các đơn vị và toàn hệ thống Ngân hàng Nhà nước. Phòng (bộ phận kiểm soát nội bộ) tại các chi nhánh tỉnh, thành phố, Cục quản trị, Sở Giao dịch, Văn phòng đại diện Ngân hàng Nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh thực hiện kiểm soát nội bộ mọi lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phương pháp và quy trình hướng dẫn của Vụ Tổng kiểm soát, đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ đúng quy định hiện hành, ngăn ngừa hạn chế rủi ro. Trong trường hợp phát hiện có những vi phạm nghiêm trọng gây thất thoát tài sản nhà nước, Kiểm soát viên có quyền báo cáo trực tiếp Thống đốc thông qua Vụ Tổng kiểm soát.

8. Chỉ thị này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo.

Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm nghiên cứu quán triệt và triển khai thực hiện tốt Chỉ thị này, báo cáo kết quả thực hiện về Ngân hàng Nhà nước Trung ương theo hướng dẫn của Vụ Tổng kiểm soát. Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và tổng hợp kết quả thực hiện của các đơn vị báo cáo Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.